Taulukkolaskennan perusteet Taulukkolaskentaohjelmat

Transkriptio

1 Taulukkolaskennan perusteet Taulukkolaskentaohjelmat MS Excel ja LO Calc H6: Lomakkeen solujen visuaalisten ja sisältöominaisuuksien käsittely ja soluviittausten perusteet

2 Taulukkolaskennan perusteita Tehokas tapa työstää luvuista erilaisia tuloksia Taulukkolaskentaohjelmia esim. MS Excel, Corel Quattro, LibreOffice:n Calc perusperiaatteet samat ohjelmasta riippumatta Kehittyneet monipuolisiksi yleisohjelmiksi, niiden avulla voi mm. hoitaa pienen yrityksen myyntiä, laskutusta, budjetointia, ylläpitää kirjaa taloutesi tuloista ja menoista, tai yleisemmin käyttää niitä tietojen tallentamiseen ja erilaisten laskutoimitusten suorittamiseen tallennetuille tiedoille

3 Excel / Calc - peruselementit o Työkirja - lomake (taulukko, worksheet) o Solu, rivi, sarake soluun viittaaminen sarakeen ja rivin nimen avulla esim. ohessa B2 = 12 tiedon syöttäminen soluihin kirjoittamalla tieto suoraan soluun täyttökahvan käyttäminen, sarjat tiedon johtaminen muista soluista kaavojen avulla tietojen tuonti tekstitiedostosta solun muotoileminen (Format Cells) solun tietotyyppi solun visuaalinen ulkonäkö lomakkeen / yksittäisten solujen lukitseminen tai kaavan piilottaminen

4 Taulukkolaskennan monet kasvot Voidaan käyttää tieteelliseen analyysiin Voidaan käyttää pienen yrityksen tietojärjestelmänä - Varastokirjanpito - Laskutus Voidaan tehdä myös ei-laskennallisia tiedostoja - Lukujärjestykset - Kalenterit

5 Solujen valinta Voidaan valita maalaamalla - Tai koko rivi / sarake kerrallaan klikkaamalla rivi- / sarakeotsikkoa - Tai niin pitkälle, kuin sisältöä riittää Esim. End-näppäin ja nuolilla suunta, johon kuljetaan niin kauan, kuin sisältöä riittää - Tai yhdistelemällä valinta-alueita Ctrl näppäimen avulla, kuten aiemminkin

6 Täyttökahvan käyttäminen

7 Täyttökahvan käyttäminen

8 Täyttökahvan käyttäminen Täyttökahvan päällä voi myös tuplaklikata - Jatkaa täyttöä (kopio, sarja, kaava) niin pitkälle, kuin sisältöä riittää Kunhan sisältö on niin yksiselitteistä, että ohjelma osaa tulkita mennäänkö rivejä alaspäin vai sarakkeita sivulle

9 Solujen muotoileminen

10 Solujen muotoileminen Luku - Valitse solun arvon tyyppi. Luku, teksti, valuutta, desimaali, prosentti, - Voit rajata desimaalien määrän ( = 3.14) - Solu sisältää koko arvon, mutta siitä näytetään vain haluttu osuus - Laskukaavat saavat kuitenkin oikean arvon

11 Solujen muotoileminen Tasaus - Tekstin rivitys - Useamman solun yhdistäminen yhdeksi isommaksi soluksi - Vertikaalinen tasaus (teksti on solun alaosassa ->siirretään keskelle) - Tekstin piirtäminen kallelleen

12 Solujen muotoileminen Reunaviiva - Valitse ensin viivan tyyli ja valitse sitten mihin sivuun haluat reunaviivan - Ei mitään, ulkoreuna, sisäreuna (vain jos useita soluja valittuna) - Tai sitten yksitellen haluamasi reunat - Jokainen reuna voi olla erilainen

13 Solujen muotoileminen Täyttö - Valitse solulle taustaväri, -kuvio, tai kuva - Helpottaa solujen erottamista toisistaan - Helpottaa tärkeiden arvojen erottamista - Esimerkiksi: Huono tulos = punainen Hyvä tulos = vihreä

14 Solujen yhdistäminen

15 Solujen yhdistäminen Voidaan käyttää muotoilussa - Otsikkosolu, joka on yhtä leveä, kuin kaikki sisältösolut - Lukujärjestyksessä useampi tunti samaa ainetta - Paljon tekstiä yhdessä solussa

16 Kaavat Kaavat kirjoitetaan kaavariville kun haluttu solu on valittuna - Valittu solu on se, johon laskennan tulos halutaan sijoittaa

17 Soluun viittaminen ja kaavat Kaavarivin ensimmäinen merkki = solun sisällön laskea toisten solujen sisällöistä käyttäen kaavoja Muihin soluihin viitataan solun nimen avulla tai kaavaa kirjoittaessa napsauttamalla käytettävä solu hiirellä Suhteellinen viittaus (esim. A4) viittaus tapahtuu suhteessa viittaavaan soluun esim. suhteellinen viittaus solussa B5 soluun A4 viittaus sarake vasemmalla, yksi rivi ylöspäin sama viittaus kopioituna soluun C5 viittaisi siis soluun B4 hyödyllinen kaavoja kopioitaessa, kunhan ymmärtää periaatteen Absoluuttinen viittaus (esim. $A$4) viittaus pysyy aina paikallaan viittauksena ko. soluun käyttökelpoinen kaavoissa joissa viitataan soluissa oleviin vakioihin, joihin viittauksen halutaan pysyvän paikallaan esim. absoluuttinen viittaus solussa B5 soluun $A$4 sama viittaus kopioituna soluun C5 viittaa edelleen soluun A4

18 Soluun viittaaminen $-merkki kiinnittää siis joko sarakkeen tai rivin - $B4 = sarake kiinnitetty sarakkeeseen B, rivi muuttuu täyttökahvalla - B$4 = rivi kiinnitetty riviin 4, sarake muuttuu täyttökahvalla - $B$4 = sarake ja rivi kiinnitetty, viittaus ei muutu

19 Kaavojen käyttäminen Alkaa aina =-merkillä Seuraavaksi laskutoimitus (esim =SUM) Sitten sulut, joiden sisään laskentaan käytettävät arvot - Usein viittaukset soluihin, joissa arvot ovat Jos halutaan antaa yksittäisiä arvoja, käytetään ; -merkkiä solujen välissä - =SUM(B1;B2; ) Jos halutaan anataa useita peräkkäisiä soluja, käytetään :- merkkiä - =SUM(B1:B10) - Tämä laskee yhteen kaikki solut väliltä B1 B10

20 Excel ja Word Taulukoita voidaan tuoda Wordiin Jos vain Copy-Paste, niin saadaan vain Wordtaulukko - Menetetään kaavat, arvot eivät ole enää linkitetty Exceliin Voidaan tuoda myös Excel Objektina - Kaavat säilyvät, laskentataulukkoa voidaan muokata ja kaavoja käyttää