Microsoft Excelin perusteita Keijo Salakari 7. Maaliskuuta 2006

Transkriptio

1 Microsoft Excelin perusteita Keijo Salakari 7. Maaliskuuta 2006

2 Microsoft Excel perusteita 2 (36) Sisältö 1 MS EXCEL OHJELMAN KÄYNNISTÄMINEN KÄYNNISTÄ-VALIKON KAUTTA TYÖPÖYDÄN PIKAKUVAKE RESURSSIENHALLINTA MS EXCEL KÄYTTÖLIITTYMÄ YLEISNÄKYMÄ TYÖKALURIVIT PIKAVALIKKO SIIRTYMINEN TAULUKOSSA KIRJOITTAMINEN SOLUIHIN TIEDON KIRJOITTAMINEN TEKSTI Harjoitus PÄIVÄMÄÄRÄ RISUAITA SOLUN SISÄLLÖN KORJAAMINEN TAULUKKOLASKENNAN PERIAATE SUORA VIITTAUS Harjoitus LUKITTU VIITTAUS harjoitus NIMETTY VIITTAUS TALLENTAMINEN ENSIMMÄINEN TALLENNUS MUUT TALLENNUKSET TULOSTAMINEN TULOSTUSALUE ESIKATSELU Esikatselun käyttöliittymä SIVUN ASETUKSET PAPERIN KOKO REUNUKSET ELI MARGINAALIT YLÄ- JA ALATUNNISTEET TAULUKKO MS EXCEL OHJELMAN LOPETTAMINEN TIEDOSTO-VALIKKO IKKUNAN SULKEMINEN ALUEEN VALINTA SARAKKEEN VALINTA RIVIN VALINTA KOKO TAULUN VALINTA MAALAAMALLA USEAN YKSITTÄISEN SOLUN VALINTA KOPIOINTI JA SIIRTÄMINEN KOPIOI - LIITÄ LEIKKAA LIITÄ TÄYTTÖKAHVA AUTOMAATTINEN SARJAN TÄYTTÖ... 24

3 Microsoft Excel perusteita 3 (36) 11 SOLUMUOTOILUT REUNAVIIVAT SOLUN TAUSTAVÄRI TEKSTIN VÄRI SOLUN LUOKKA LASKENTATAULUKON NIMEÄMINEN VALMIIT KAAVAT ELI FUNKTIOT SUMMA KESKIARVO PIENIN SUURIN KAAVION TEKEMISEN PERUSTEET TAULUKON TEKO KAAVIOLAJIN VALINTA TOLPPIEN KORKEUDEN VALINTA TOLPPIEN NIMIEN VALITSEMINEN KAAVION OTSIKKO KAAVION SELITE KAAVION SIJAINTI... 36

4 Microsoft Excel perusteita 4 (36) 1 MS Excel ohjelman käynnistäminen 1.1 Käynnistä-valikon kautta 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta käynnistä (start) painikkeen päällä 2) Osoita hiiren kohdistimella kaikki ohjelmat (all programs). Valikko avautuu itsestään. 3) Osoita hiiren kohdistimella Microsoft Office. Valikko avautuu itsestään. 4) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta Microsoft Office Excel ) Odota 1.2 Työpöydän pikakuvake 1) Kaksoisnapsauta työpöydän MS Excel kuvaketta 2) Odota Työpöydällä oleva Microsoft Excel kuva täytyy tehdä erikseen, mikäli sellaista ei ole tehty. HUOM! Työpöydän kuvakkeet kuluttavat käyttömuistia ja jos työpöytä on täynnä kuvakkeita, saattaa tietokoneen ohjelmien toiminta hidastua. 1.3 Resurssienhallinta Mikäli sinulla on olemassa valmis MS Excel taulukkolaskenta-ohjelmalla tehty tiedosto, voit etsiä tiedoston resurssienhallinnassa ja kaksoisnapsauttaa tiedostoa.

5 Microsoft Excel perusteita 5 (36) 2 MS Excel käyttöliittymä 2.1 Yleisnäkymä Kun Microsoft Excel taulukkolaskenta-ohjelma käynnistyy on MS Excel ikkuna alla olevan kuvan mukainen. Ikkunassa on seuraavat osat: 1) Otsikkorivi 2) Ikkunan hallinta: pienennys tehtäväpalkkiin, ikkunan koon pienentäminen tai suurentaminen, ikkunan (ohjelman) sulkeminen 3) MS Word pudotustyökalut 4) Vakio työkalurivi 5) Muotoilu työkalurivi 6) Kaavarivi 7) Saraketunnukset 8) Rivitunnukset 9) Pystyvierityspalkki 10) Vaakavierityspalkki 11) Taulukkovalitsimet MS Excel ikkunan oikeassa laidassa on myös tehtäväruutu (yllä olevassa kuvassa tehtäväruutu on suljettu). Tehtäväruudun sisältö vaihtelee tilanteen mukaan.

6 Microsoft Excel perusteita 6 (36) 2.2 Työkalurivit Kaikki MS Excel -ohjelman komennot löytyvät pudotustyökaluista. Avaamalla jonkin valikon, löytyy valikon alta usein myös alivalikoita. Alivalikot on merkattu komennon oikeassa reunassa olevalla pienellä mustalla kolmiolla jonka kärki osoittaa vasemmalle. Pudotusvalikoista katoaa välillä komentoja. Microsoft ohjelmat piilottavat sellaiset komennot joita ei käytetä jatkuvasti. Mikäli sinulla hukkuu komento tarkista, ettei pudotusvalikon alalaidassa ole lisää komentoja painiketta. Jotta sinun ei tarvitsisi käydä läpi kaikkia valikoita, on Microsoft tehnyt työkalurivejä, joissa on käytetyimpiä komentoja pikakuvakkeiden muodossa. Ensimmäinen ja käytetyin on vakiotyökalurivi. Vakiotyökalurivillä on normaalisti seuraavat painikkeet (vasemmalta oikealle numerojärjestyksessä) 1) uusi tiedosto 2) avaa tiedosto 3) tallenna 4) käyttöoikeudet 5) sähköposti 6) tulostus 7) esikatselu 8) oikoluku 9) oheistiedot 10) leikkaa 11) kopioi 12) liitä 13) muotoilusivellin 14) kumoa 15) tee uudelleen 16) valuutta 17) linkki 18) summa 19) aakkostus 20) öökköstys 21) kaavio 22) piirto 23) zoomaa 24) ohje

7 Microsoft Excel perusteita 7 (36) Toiseksi käytetyin työkalurivi lienee muotoilutyökalurivi. Muotoilutyökalurivillä on normaalisti seuraavat painikkeet (vasemmalta oikealle numerojärjestyksessä) 1) fontti eli kirjasin 2) fontin koko 3) lihavointi 4) kursivointi 5) alleviivaus 6) vasen tasaus 7) keskitys 8) oikea tasaus 9) yhdistä ja keskitä 10) valuutta 11) prosentti 12) erotinmuoto 13) euro 14) lisää desimaaleja Muitakin työkalurivejä on, mutta ne ovat harvemmin käytettyjä. 15) vähennä desimaaleja 16) pienennä sisennystä 17) isonna sisennystä 18) reunat 19) taustan väri 20) fontin väri Työkalurivien työkaluja voi poistaa, lisätä ja siirtää. Työkalurivejä voi tehdä omiakin. Työkalurivejä voi myös raahata (siirtää) hiiren kohdistimen avulla. Ota työkalurivin oikeassa päässä olevasta neljästä päällekkäisestä pisteestä kiinni, siirrät kohdistimen merkkien päälle ja painat hiiren aktiivi painikkeen pohjaan, raahaa työkalurivi haluamaasi kohtaan. Huomaa! Kun siirrät työkaluriviä eri kohtiin, käyttäytyy valikko hieman eri tavalla, jos vedät työkalurivin taulukon solujen päälle, muuttuu työkalurivi kelluvaksi. Jos taas raahaat työkalurivin toisen työkalurivin päälle, siirtyy alla oleva työkalurivi pois alta. 2.3 Pikavalikko Microsoft ohjelmissa toimii myös hiiren kakkospainike. Kun napsautat hiiren kakkospainiketta missä tahansa työpöydällä (kuvaruudulla) saat näkyviin pikavalikon. Pikavalikon sisältö muuttuu sen mukaan, että missä kohdassa hiiren kohdistin on napsautettaessa kakkospainiketta. Pikavalikosta löytyy siis tilanteeseen sopivat komennot. Samat komennot löytyvät kyllä pudotusvalikoistakin. Viereisessä kuvassa nähdään solun päällä avattu pikavalikko. 2.4 Siirtyminen taulukossa Voit siirtyä taulukoissa ja soluissa osoittamalla ja napsauttamalla hiiren ykköspainikkeella haluttua solua. Voit siirtyä solusta toiseen näppäimistön nuolinäppäimillä.

8 Microsoft Excel perusteita 8 (36) 3 Kirjoittaminen soluihin 3.1 Tiedon kirjoittaminen Kun valitset solun johon haluat jotain kirjoittaa, siirtyy kehys valitun solun kehykseksi. Kun olet valinnut solun, näkyy valitun solun soluosoite kaavarivin vasemmassa laidassa. Myös saraketunnus ja rivitunnus vaihtavat aktiivisen solun kohdalla väriä. Kun kirjoitat ensimmäisen kirjaimen tai numero, muuttuu kaavarivi ja aktiivinen solu erinäköiseksi. Ensimmäisenä muutoksena havaitaan, että numero on ilmestynyt kehystettyyn eli aktiiviseen soluun. Toisena huomataan, että kaavariville on ilmaantunut myös tuo kirjoitettu numero tai teksti. Lisäksi kaavarivin eteen on tullut näkyviin seuraavat painikkeet Tällä painikkeella voidaan keskeyttää tekstin, numeron tai kaavan kirjoittaminen. ESC painike tekee saman asian. Hyväksyy kirjoitetun sisällön. ENTER painike tai napsauttaminen toista solua tekee saman asian. Funktio painike. Tämän painikkeen takaa löytyy kaikki MS Excelissä valmiina olevat kaavat eli funktiot. Mikäli kirjoitat soluun pitkän tekstin tai haluat jostain syystä rivittää kirjoittamasi tiedon, voit painaa ALT + ENTER. MS Excel tunnistaa itse solun sisällön. Jos solun sisältönä on tekstiä, tasataan sisältö solun vasempaan laitaan ja jos sisältönä on numero, tekee MS Excel tasauksen solun oikeaan laitaan. Mikäli haluat, että numeroa käsitellään kuten tekstiä, voit painaa ennen numeron kirjoittamista merkin. Jos kirjoitat soluun tekstiä ja numeroita, tulkitsee MS Excel solun sisällön tekstiksi. 3.2 Teksti Taulukkolaskenta-ohjelmassa kirjoitetaan teksti suoraan yhteen soluun. Tämä tarkoittaa, että yhteen soluun kirjoitettu lause ON VAIN JA AINOASTAAN yhdessä solussa, vaikka se useammassa solussa näkyisikin. Pitkä teksti täyttää siis yhden solun. Jos viereinen solu on vapaa, jatkaa Excel automaattisesti kirjoitusta toisen solun päälle. Mikäli on tarve kirjoittaa pitkän tekstin viereiseen soluun, voidaan näin tehdä. Tällöin täytyy kuitenkin tarkistaa pitkän tekstinkin näkyminen, joko rivittämällä teksti tai leventämällä pitkän tekstin saraketta. Nämä molemmat toimenpiteet esitetään myöhemmin tässä oppaassa.

9 Microsoft Excel perusteita 9 (36) Harjoitus Mikäli kirjoitat pitkän tekstin yhteen soluun ja haluat rivittää tekstin useammalle riville, paina Alt + enter sopivassa rivinvaihtokohdassa. 1. Kirjoita soluun A1 otsikoksi Tekstin kirjoittaminen soluihin. 2. Kirjoita soluun A2 tekstiksi Saunan lämpötila. 3. Kirjoita soluun A3 tekstiksi sopiva. 4. Kirjoita soluun A4 tekstiksi Liian kuuma. 5. Kirjoita soluun B2 teksti astetta. 6. Kirjoita soluun B3 luvuksi Kirjoita soluun B4 luvuksi Taulukon pitäisi näyttää nyt tältä. Tämän esimerkin tarkoitus oli esittää, että teksti on vain yhdessä solussa. Vaikka huomaat, että otsikko on useammassa solussa, niin seuraavalla rivillä oleva saunan lämpötila ei olekaan kokonaan näkyvissä. Samoin voit huomata liian kuuma lauseen jäävän toisen solun tietojen taakse. 3.3 Päivämäärä Soluun voidaan kirjoittaa päivämäärä aivan kuten tekstikin. Päivämäärä, kuukausi ja vuosi erotetaan toisistaan pisteellä. Huomaa! Pistettä käytetään siis vain päivämäärissä. Mikäli kirjoitat desimaalilukuun pisteen, muuttuu kirjoittamasi luku päivämääräksi.

10 Microsoft Excel perusteita 10 (36) 3.4 Risuaita Mikäli onnistuit kirjoittamaan risuaidan soluun vaikka luulit kirjoittavasti soluun jotain muuta, tarkoittaa se, että solussa oleva luku on pidempi kuin mitä sarakkeen leveyteen mahtuisi. Levennä tällöin sarakkeen leveys sopivaksi. 3.5 Solun sisällön korjaaminen Jos kirjoitit soluun väärän luvun, voit korjata sen muutamalla erilaisella konstilla. 1) kirjoita luku kokonaan uudestaan, napsauttamalla hiirellä solun päällä ja kirjoittamalla luku uudestaan. Uuden luvun kirjoitus korvaa vanhan sisällön. 2) napsauttamalla solu aktiiviseksi ja napsauttamalla sen jälkeen kaavarivillä. Kaavarivillä voit muuttaa solun sisällön haluamaksesi.

11 Microsoft Excel perusteita 11 (36) 4 Taulukkolaskennan periaate Taulukkolaskentaohjelmassa lasketaan käyttämällä solujen viittauksia eli osoitteita. Taulukossa EI KOSKAAN kirjoiteta lukuja suoraan kaavoihin, koska on helpompikin tapa hoitaa vakioiden käsittely kaavoissa. Helpompi konsti on kirjoittaa vakiot kokonaan toiselle taulukolle ja nimetä taulukkovalitsin uudelleen. 4.1 Suora viittaus MS Excel käyttää suoraa viittausta solun osoitteeseen, kertomaan kaavassa, että mistä haetaan mikäkin laskettava luku. MS Excel hakee solun sisällä olevan tiedon ja käyttää kyseistä tietoa laskennassa Harjoitus Suora viittaus on solun osoite esim. A1, B3, jne. Kaava jossa on suora viittaus, on hankala kopioida täyttökahvasta. Täyttökahvan ominaisuushan on lisätä sarakkeen tai rivin tunnusta yhdellä, riippuen siitä, minne päin kulloinkin kehystä raahataan. Lasketaan paljonko plasmatelevision hinta on markkoina. 32 plasmatelevisio maksaa 2560,90 (verkkokauppa.com ). 37 plasmatelevisio maksaa 2934,90 (verkkokauppa.com ). 42 plasmatelevisio maksaa 2822,90 (verkkokauppa.com ). Yksi euro on 5,94573 markkaa. 1) Kirjoita soluun A1 otsikoksi plasmatelevisio 2) kirjoita plasmatelevisioiden koko tiedot A sarakkeeseen allekkain ja alkaen solusta A2 3) kirjoita hinnat B2 solusta eteenpäin allekkain 4) kirjoita C1 soluun 5, ) Siirry tyhjään soluun C2 6) Paina näppäimistöltä = -merkki. Tämä kertoo Excelille, että seuraavaksi tulee kaava 7) Paina näppäimistöltä *-merkki

12 Microsoft Excel perusteita 12 (36) 8) Osoita ja napsauta hiirellä solua C1 9) Paina ENTER, jolloin laskenta suoritetaan välittömästi 10) Nyt voit sitten jatkaa seuraavan kaavan kirjoittamista soluun C3. Tähän soluun lasketaan B3 ja C1 solujen sisältö 11) Soluun C4 voit kirjoittaa vastaavan kaavan eli osoittamalla ja napsauttamalla kaavaan kuuluvat solut

13 Microsoft Excel perusteita 13 (36) 4.2 Lukittu viittaus Lukittu viittaus toimii aivan samoin kuin toimii suora viittauskin. Lukittu viittaus ei kuitenkaan muutu, jos kaava kopioidaan täyttökahvasta raahaamalla harjoitus Lukittu viittaus osoittaa aina oikeaan soluun. Lasketaan mitä maksaa uusi LCD televisio markoissa. 30 LCD televisio maksaa 1499,90 (verkkokauppa.com ) 32 LCD televisio maksaa 1644,90 (verkkokauppa.com ) 37 LCD televisio maksaa 1899,90 (verkkokauppa.com ) Jatketaan samaan taulukkoa kuin edelläkin, mutta kirjoitetaan uusi otsikko LCD televisio soluun A6. Kirjoitetaan ruutujen koot kuten edellisessäkin eli ensimmäinen soluun A7. Taulu näyttää nyt yllä olevan kaltaiselta. Seuraavaksi laaditaan kaava 1) napsauta C7 solu aktiiviseksi 2) Aloita kaavan kirjoittaminen yhtäsuuruusmerkillä 3) Osoita ja napsauta ensimmäisen LCD -television hintaa 4) Paina * -merkki kertomerkiksi 5) Osoita ja napsauta solua jossa on kurssi eli C1

14 Microsoft Excel perusteita 14 (36) 6) Jotta viittaus soluun C1 saadaan lukittua, paina F4 painiketta. F4 lisää $- merkin sarakkeen ja rivintunnuksen eteen. Tämä $-merkki estää kummankin osoitteen muuttumisen kopioitaessa. 7) Paina enter 4.3 Nimetty viittaus Nimetty viittaus on samanlainen viittaus kuin on lukittu viittauskin. Nimetyssä viittauksessa ennen kaavan kirjoittamista nimetään se tai ne solut joissa on vakioita. Kun olet antanut nimen vakion sisältävälle solulle, voit käyttää kyseistä nimeä kaavassa. Edellisestä esimerkistä olisi voinut kirjoittaa kurssin sisällään pitävän solun nimeksi kurssi. Kaavoissa olisit sitten käyttänyt dollarimerkkien sijaan sanaa kurssi.

15 Microsoft Excel perusteita 15 (36) 5 Tallentaminen 5.1 Ensimmäinen tallennus Ensimmäinen tallennus tehdään seuraavasti 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta tiedosto -valikon päällä 2) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta tallenna nimellä - komennon päällä 3) valitse tiedoston tallennuskohde eli kansio johon haluat tiedoston tallentaa 4) kirjoita tiedostolle nimi 5) paina Ok Tallennettaessa tallennusmuoto valitaan automaattisesti ja se on silloin Microsoft Excel työkirja (*.xls). 5.2 Muut tallennukset Kun olet tehnyt ensimmäisen tallennuksen, voi sen jälkeen tallentaa tiedoston painamalla disketin kuvaa työkalurivillä valitsemalla tiedosto tallenna käyttämällä näppäimistön pikavalintapainikkeita eli CTRL + S

16 Microsoft Excel perusteita 16 (36) 6 Tulostaminen Kun taulukkosi on valmis tulostettavaksi, toimi seuraavasti 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta tiedosto valikon päällä 2) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta tulosta komennon päällä 3) tarkista avautuneesta ikkunasta asetukset kohdalleen eli valitse oikea tulostin, valitse mitä haluat tulostaa, joko kaikki tai haluamasi sivut. Aseta myös kopioiden määrä ja lajittelu päälle. 4) kun asetukset ovat kohdallaan, paina ok 6.1 Tulostusalue Kun haluat tulostaa jostain isommasta taulukosta osan, toimi seuraavasti 1) valitse ensin se alue tai ne solut, jotka haluat mukaan tulostettavaan alueeseen. 2) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta tiedosto valikon päällä 3) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta tulostusalue komennon päällä 4) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta määritä tulostusalue komennon päällä

17 Microsoft Excel perusteita 17 (36) 6.2 Esikatselu Asiakirjaa voidaan tarkastella myös esikatselussa. Esikatselu näyttää tulosteen samannäköisenä kuin se tulostuu paperille. Esikatselu voidaan käynnistää kahdesta paikasta. 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta Tiedosto 2) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta esikatselu Tai 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta Vakio työkaluriviltä esikatselukomennon painiketta Esikatselun käyttöliittymä Kun esikatselu aukeaa, käyttöliittymä on alla olevan kuvan näköinen. Valkoinen alue on valitsemasi sivu. Kun viet hiiren kohdistimen paperin päälle ja napsautat hiiren ykköspainiketta, saat paperin zoomattua eli paperi siirtyy lähemmäs sinua. Yllä olevassa kuvassa vasemmalla olevat harmaat painikkeet aktivoituvat, kun asiakirjassasi on useampia sivuja. Esikatseluikkunan ylälaidassa olevilla painikkeilla avautuu tiedosto valikosta sivun asetukset -ikkuna. Seuraavassa luvussa tutustutaan sivun asetuksiin.

18 Microsoft Excel perusteita 18 (36) 7 Sivun asetukset Sivun asetukset komento löytyy tiedosto valikosta. 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta tiedosto valikon päällä 2) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta sivun asetukset komennon päällä. 7.1 Paperin koko Avautuneesta ikkunasta näet ylälaidassa välilehdet Suunta kohdassa vaihdat paperin vaaka-asentoon tai pysty-asentoon. Normaalisti paperia käytetään pystyasennossa. Skaalaus kohdassa valitset, että muutetaanko taulukon kokoa tulostettavalle paperille. Paperikoko kohdassa valitset käytettävän paperin koon Suomessa koko on normaalisti A Reunukset eli marginaalit 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta reunukset välilehteä

19 Microsoft Excel perusteita 19 (36) Suomessa käytettävässä standardissa on määritelty, että ylä-, oikea- ja alareunan marginaalit ovat kooltaan 1 cm. Vasemman reunan marginaaliksi on määritelty 2 cm. Ylä- ja alatunnistekohdissa määrität tunnisteiden etäisyyden reunasta. Etäisyys on hyvä olla sama kuin marginaalien etäisyys reunasta. Keskitä kohdassa voi keskittää taulukon vaakasuunnassa ja pystysuunnassa käytettävän paperin keskelle. Tätä saatat tarvita, jos taulukkosi on pienempi kuin mitä paperin koko on 7.3 Ylä- ja alatunnisteet 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta ylä- tai alatunniste välilehden päällä, saat auki sivun, jossa voit käydä kirjoittamassa tulostettavien sivujen ylälaitaan tulostettavat tunnisteet 2) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta haluamasi tunnisteen painikkeen päällä, saat auki ikkunan, jossa asettelet ylä- tai alatunnisteen 3) Kirjoita avautuneeseen ikkunaan haluamasi tiedot 4) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta ok painikkeen päällä

20 Microsoft Excel perusteita 20 (36) 7.4 Taulukko 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta taulukko välilehden päällä. 2) Tulostusalue kohta on harmaana eli sitä ei voi tällä kerralla käyttää. Tulostusaluetta käytetään kun haluat tulostaa isommasta taulukosta jonkin pienemmän osan. 3) Tulostusotsikot ovat myös harmaana, tätäkään komentoa ei voida tällä kerralla käyttää. Tulostusotsikoksi valitaan yleensä jonkin ison taulukon rivi- tai sarakeotsikot, jotka halutaan toistuvan jokaisen tulostettavan sivun yläosassa. 4) Tulosta kohdasta löytyy ruudukko jos valitset tämän kohdan, tulostetaan asiakirjan käytetyn taulukon alueelle ruudut mustavalkoinen jos valitset tämän, kohdan ei väritulostimellakaan tulosteta kuin mustavalkoinen asiakirja vedoslaatu jos sinulla on paljon sivuja ja haluat tutkia, että tuleeko tulosteesta selkeä ja luettava, valitse tämä. Tällöin tulostetaan asiakirja huonompana tulosteena rivi ja sarakeotsikot jos valitset tämän, tulostetaan paperille myös rivin numerot ja sarakkeiden kirjaimet 5) sivujärjestyksessä valitaan, että missä järjestyksessä taulukko tulostetaan paperille

21 Microsoft Excel perusteita 21 (36) 8 MS Excel Ohjelman lopettaminen 8.1 Tiedosto-valikko Kun haluat sulkea eli lopettaa MS Excel taulukkolaskenta-ohjelman, valitse hiiren kursorilla: 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta tiedosto valikon päällä 2) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta lopeta komennon päällä. Jos sinulla on tiedosto tallentamatta, MS Excel kysyy, että tallennetaanko muutokset. 8.2 Ikkunan sulkeminen Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta Microsoft Excel ohjelma-ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa rastia. HUOMAA! Jos sinulla on useampia tiedostoja auki kun suljet Excelin, varmistetaan sinulta jokaisen tiedoston kohdalla, että haluatko tallentaa muutokset.

22 Microsoft Excel perusteita 22 (36) 9 Alueen valinta 9.1 Sarakkeen valinta Koko sarakkeen voit valita osoittamalla hiiren kohdistimella ja napsauttamalla hiiren ykköspainiketta saraketunnuksen päällä. Jos haluat valita useampia sarakkeita samanaikaisesti, niin pidä hiiren aktiivi painike pohjassa kun maalaat saraketunnusten yli. 9.2 Rivin valinta Rivien valinta tapahtuu aivan samalla tavalla kuin sarakkeidenkin. Tässä tapauksessa vain napsautellaan tai raahataan rivinumeroiden yli. 9.3 Koko taulun valinta Valitse koko taulukko osoittamalla hiiren kohdistimella ja napsauttamalla hiiren ykköspainiketta sarake- ja rivitunnusten väliin jäävän suorakaiteen muotoisen kohdan päällä. HUOMAA! Excel taulukossa on riviä ja 256 saraketta. 9.4 Maalaamalla 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta ensimmäisen haluamasi solun päällä. 2) Pidä hiiren ykkösnäppäin pohjassa ja raahaa hiiren kursori viimeisen solun päälle. 3) Vapauta hiiren ykköspainike 9.5 Usean yksittäisen solun valinta Hiirellä voit valita myös useampia yksittäisiä soluja. 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta haluamasi solun päällä 2) paina CTRL näppäin pohjaan 3) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta loppujen haluamiesi solujen päällä.

23 Microsoft Excel perusteita 23 (36) 10 Kopiointi ja siirtäminen 10.1 Kopioi - liitä 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta sen solun päällä jonka sisällön haluat kopioida 2) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta muokkaa komennon päällä 3) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta kopioi komennon päällä 4) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta solua johon haluat äskeisen tiedon kopioida 5) paina näppäimistöltä ENTER HUOMAA! Kopioi komennon voi valita useammalla erilaisella tavalla 1) muokkaa valikosta 2) hiiren oikealla avautuvasta pikavalikosta 3) vakiotyökaluriviltä 4) näppäimistön pikavalinnoista (CTRL + C) Myös liitä komennon voi valita useammasta paikasta 1) muokkaa valikosta 2) hiiren oikealla avautuvasta pikavalikosta 3) vakiotyökaluriviltä 4) näppäimistön pikavalinnoista (CTRL + V) Kopioinnissa alkuperäinen tieto jää alkuperäiselle paikalleen leikkaa liitä 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta sen solun päällä jonka sisällön haluat siirtää eli leikata 2) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta muokkaa komennon päällä 3) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta leikkaa komennon päällä 4) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta solua johon haluat äskeisen tiedon siirtää 5) paina näppäimistöltä ENTER HUOMAA! Leikkaa komennon voi valita useammalla erilaisella tavalla 1) muokkaa valikosta 2) hiiren oikealla avautuvasta pikavalikosta 3) vakiotyökaluriviltä 4) näppäimistön pikavalinnoista (CTRL + X) Leikkaamisessa alkuperäinen tieto siirtyy pois alkuperäisestä paikasta.

24 Microsoft Excel perusteita 24 (36) 10.3 Täyttökahva MS Excel ohjelmassa voidaan kopioida myös vetämällä aktiivisen solun kehystä. Kehyksen oikeassa alalaidassa on pieni neliö, jota kutsutaan täyttökahvaksi. 1) vie hiiren kursori täyttökahvan päälle, 2) paina hiiren ykköspainike pohjaan, 3) raahaa kehys haluamallesi alueelle. 4) päästä hiiren ykköspainikkeesta irti Täyttökahvan avulla voit kopioida kerrallaan vain yhteen suuntaan, vaakaan tai pystyyn Automaattinen sarjan täyttö Täyttökahvalla voidaan jatkaa sarjaa automaattisesti. Tehdään taulukko, jossa vasemmassa laidassa eli A sarakkeessa on päivämäärät alkaen ) Kirjoita ensimmäiseen soluun eli A1 soluun arvoksi ) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainiketta A1 solun päällä, tällöin solu aktivoituu. 3) Tartu hiiren kursorilla kiinni aktiivisen kehyksen oikeasta alalaidasta. Hiiren kursori muuttuu pieneksi mustaksi plus merkkiksi. 4) Raahaa hiirtä, ykköspainike pohjaan painettua, alaspäin, kunnes saat viimeisen haluamasi päivämäärän näkyviin keltaiseen laatikkoon kursorin kohdalle. 5) Vapauta hiiren ykköspainike. Tällöin Excel täyttää automaattisesti alueeksi valitut solut. Tällä konstilla voidaan täyttää kuukaudet, päivämäärät jne. Täyttökahvaan on lisätty Office 2003 versiossa uudeksi ominaisuudeksi automaattisen täytön asetukset (alla oleva kuva). Halutessasi voit muuttaa äskeistä automaattista täyttöä. Päivämäärien ollessa kyseessä automaattinen täyttö antaa seuraavat vaihtoehdot (viereinen kuva). HUOMAA! Jos haluat kopioida saman kuukauden päivän moneen eri soluun, ETKÄ halua, että arvot kasvavat, paina CTRL pohjaan ennen kuin päästät hiiren ykköspainikkeen irti.

25 Microsoft Excel perusteita 25 (36) 11 solumuotoilut 11.1 reunaviivat MS Excel antaa mahdollisuuden yksittäisen solun ja valitun solualueen kehystämiseen tai viivoittamiseen. Reunaviivat komento löytyy muotoilu työkaluriviltä. Reunaviivat painikkeen oikeassa reunassa on alaspäin osoittava kolmio, josta klikkaamalla saa näkyviin reunaviivojen mahdollisuudet. Harmaa pistekatkoviiva tarkoittaa, ettei sen kohdalla ole viivoitusta. Tumma yhtenäinen viiva tarkoittaa, että siinä kohdassa on reunaviiva. Jos painikkeessa oleva yhtenäinen viiva on vahvempi se tarkoittaa, että myös valitun alueen vastaavasta kohdasta tehdään vahvempi. Kun haluat lisätä johonkin soluun tai alueeseen reunaviivan, toimi seuraavasti 1) valitse hiiren kursorilla (ykköspainike pohjaan painettuna) haluamasi alue tai solu 2) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella reunaviivat komennon oikeassa reunassa olevaa kolmioita 3) valitse luettelosta se painike, jossa reunaviiva on mielestäsi sopivasti 11.2 solun taustaväri Solun taustaväri voidaan vaihtaa samaan tapaan kuin reunaviivan lisääminenkin. Tässä tapauksessa komennon nimi on täyttöväri. Komentopainikkeen oikeassa reunassa on kolmio, jota napsauttamalla saat auki tarjolla olevat värivaihtoehdot. Kun haluat lisätä tai vaihtaa johonkin soluun tai alueeseen täyttövärin, toimi seuraavasti 1) valitse hiiren kursorilla (ykköspainike pohjaan painettuna) haluamasi alue tai solu 2) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella täyttöväri komennon oikeassa reunassa olevaa kolmioita 3) valitse luettelosta se painike, jossa väri on mielestäsi sopivasti

26 Microsoft Excel perusteita 26 (36) 11.3 tekstin väri Tekstin väri voidaan vaihtaa samaan tapaan kuin täyttövärinkin vaihtaminen. Tässä tapauksessa komennon nimi on Fontin väri. Komentopainikkeen oikeassa reunassa on kolmio, jota napsauttamalla saat auki tarjolla olevat värivaihtoehdot. Kun haluat vaihtaa jonkin solun tai alueen fontin värin, toimi seuraavasti 1) valitse hiiren kursorilla (ykköspainike pohjaan painettuna) haluamasi alue tai solu 2) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella fontin väri komennon oikeassa reunassa olevaa kolmioita 3) valitse luettelosta se painike, jossa väri on mielestäsi sopivasti 11.4 solun luokka Tähän asti on tiedossa, että soluun voidaan kirjoittaa tekstiä, lukuja tai päiväyksiä. Lisäksi MS Excel tarjoaa solun luokan, jossa luokkina on yleinen, luku, valuutta, laskenta, päivämäärä, aika, prosentti, murtoluku, tieteellinen, teksti, erikoismuotoilu ja oma. Jos solulle ei valita luokkaa, on se normaalisti yleinen. Excel osaa kuitenkin vaihtaa luokkaa itsekseenkin. Tästä automaattisesta valinnasta seuraa muutamia hankaluuksia. Kun kirjoitat soluun päivämäärän, vaihtuu solun luokka automaattisesti päivämääräksi. Kun kirjoitat soluun prosenttiluvun ja painat luvun perään % -merkin, vaihtuu solun luokka prosentiksi Samoin käy jos painat luvun perään valuuttamerkin eli Suomessa normaalisti Euron merkin Tällaiseen soluun, josta luokka on vaihtunut, ei voi kirjoittaa muuta kuin luokan mukaisia lukuja. Esim. Jos yrität kirjoittaa päivämääräsoluun minkä tahansa luvun, vaihtaa Excel automaattisesti luvun päivämääräksi. Samoin tapahtuu valuutta ja prosenttisoluille. Jotta päivämääräsoluun voidaan kirjoittaa jotain muitakin tietoja täytyy vaihtaa solun luokka yleiseksi. Toimi seuraavasti: 1) Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella haluamaasi solua 2) valitse muotoile solut a) valitse muotoile solut b) napsauta solun päällä hiiren kakkospainiketta ja valitse pikavalikosta muotoile solut c) tai voi käyttää näppäimistöltä CTRL + 1 pikanäppäimiä

27 Microsoft Excel perusteita 27 (36) 3) valitse avautuneesta ikkunasta luokaksi yleinen 4) paina ok, jolloin ikkuna sulkeutuu Kun teet lomakkeita, jotka ovat esitäytettyjä, ja joissa käyttäjä saa kirjoittaa vain tiettyihin paikkoihin, kannattaa solujen luokat vaihtaa valmiiksi Laskentataulukon nimeäminen Laskentataulukko sisältää useampia taulukoita. Jokainen laskentataulukko voidaan nimetä tai poistaa. Laskentataulukoita voidaan tehdä lisääkin. Laskentataulukon alalaidassa on taulukkovalitsimia kolme kappaletta. Suomenkielisessä MS Excelissä taulukot on nimetty Taul 1, taul2, jne. Englannin - kielisessä MS Excelissä taulukot on nimetty Sheet 1, Sheet2, jne. Napsauttamalla taulukkovalitsimen päällä hiiren kakkospainikkeella, saadaan näkyviin pikavalikko. Pikavalikosta voidaan valita taulukkovalitsimeen kohdistuvat toimenpiteet, kuten Nimeä uudelleen, lisää, poista jne. Jos normaalit kolme taulukkoa ei riitä, voidaan laskentataulukoita lisätä tarpeellinen määrä.

28 Microsoft Excel perusteita 28 (36) 12 Valmiit kaavat eli funktiot 12.1 Summa Summa on sama kuin yhteenlasku. Yhteenlaskussa tosin joudut napsauttamaan jokaista lukua ja painamaan jokaisen napsautuksen jälkeen plus-merkin. Summa funktiossa valitaan halutut luvut mukaan ja MS Excel tietää mitä luvuille tehdään. 1. Kirjoita luvut allekkain. Jokainen luku omaan soluunsa 2. Siirrä kursori alueen alla tai oikealla puolella olevaan ensimmäiseen tyhjää soluun. 3. Klikkaa työkaluriviltä summa painiketta 10, 16, 13, 8 4. Mikäli katkoviivoilla kehystetty alue sisältää haluamasi luvut, voit painaa Enter 5. Enterin painalluksen jälkeen summaksi tulee Keskiarvo Keskiarvo lasketaan kahdessa vaiheessa. a) Ensin lasketaan kaikkien lukujen summa eli suoritetaan yhteenlasku. b) Yhteenlaskun summa jaetaan kaikkien mittausten lukumäärällä. MS Excel tarjoaa käyttöön valmiin funktion eli kaavan, jonka avulla keskiarvon laskeminen on helppoa. 1. Kirjoita luvut allekkain. Jokainen luku omaan soluunsa 2. Siirry soluun, johon haluat laskea keskiarvon. 3. Klikkaa summa painikkeen oikealla puolella olevaa pientä alaspäin osoittavaa kolmiota. 4. Siirrä hiiren kursori keskiarvo sanan päälle ja klikkaa hiiren vasemmalla painikkeella. 10, 16, 13, 8

29 Microsoft Excel perusteita 29 (36) 5. Mikäli katkoviivoilla kehystetty alue sisältää haluamasi luvut, voit painaa Enter 6. Enterin painalluksen jälkeen keskiarvoksi tulee 11,75. HUOM! Keskiarvoa laskettaessa täytyy huomata, että jos solun sisältönä on arvo nolla (0) lasketaan sekin mukaan tulokseen. Mikäli haluat, ettei jonkin solun sisältö vaikuta lopputulokseen poista kyseisestä solusta kaikki numerot Pienin Etsittäessä pienintä lukua, käytetään min-kaavaa. Minimi funktiolla haetaan esiintymien joukosta pienimmän arvon omaava esiintymä ja näytetään sen arvo. 1. Kirjoita luvut allekkain. Jokainen luku omaan soluunsa 2. Siirry soluun, johon haluat etsiä pienimmän arvon. 3. Klikkaa summa painikkeen oikealla puolella olevaa pientä alaspäin osoittavaa kolmiota. 4. Siirrä hiiren kursori min sanan päälle ja klikkaa hiiren vasemmalla painikkeella. 10, 16, 13, 8 5. Mikäli katkoviivoilla kehystetty alue sisältää haluamasi luvut, voit painaa Enter 6. Enterin painalluksen jälkeen minimin arvoksi tulee 8.

30 Microsoft Excel perusteita 30 (36) 12.4 suurin Etsittäessä suurinta arvoa, käytetään maks -kaavaa. Maksimi funktiolla haetaan esiintymien joukosta suurimman arvon omaava esiintymä ja tulostetaan sen arvo. 1. Kirjoita luvut allekkain. Jokainen luku omaan soluunsa 2. Siirry soluun, johon haluat etsiä suurimman arvon. 3. Klikkaa summa painikkeen oikealla puolella olevaa pientä alaspäin osoittavaa kolmiota. 4. Siirrä hiiren kursori maks sanan päälle ja klikkaa hiiren vasemmalla painikkeella. 10, 16, 13, 8 5. Mikäli katkoviivoilla kehystetty alue sisältää haluamasi luvut, voit painaa Enter 6. Enterin painalluksen jälkeen maksimin arvoksi tulee 16.

31 Microsoft Excel perusteita 31 (36) 13 kaavion tekemisen perusteet Kaaviolla tarkoitetaan esimerkiksi pylväsdiagrammia tai piirakkakaaviota. MS Excel taulukkolaskenta ohjelmassa voidaan tehdä valmiista taulukoista montaa erilaista kaaviota. Kaavion tekemiseen on monta erilaista tapaa ja jokainen niistä on oikein. Tässä käymme läpi sellaisen konstin, jolla saat varmasti kaavion oikein ensimmäisellä kerralla (kunhan vaan seuraat ohjeita) Taulukon teko 1. Kirjoita tiedot, joista haluat kaavion tehdä, taulukko muotoon 13.2 Kaaviolajin valinta Kun olet kirjoittanut taulukon valmiiksi, siirrä kehys C5 soluun 2. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella työkaluriviltä ohjattu kaavion luominen komento 3. Valitse ensi kaaviollesi laji ja kaaviovaihtoehto 4. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella seuraava -komentoa

32 Microsoft Excel perusteita 32 (36) 13.3 Tolppien korkeuden valinta 5. Vaiheessa kaksi valitaan kaavion tolppien korkeus. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella tietoalue kenttää. Jos MS Excel tarjoaa jotain aluetta valmiiksi, voit tyhjentää tietoalue kentän. 6. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella tietoalueen oikeassa laidassa olevaa painiketta 7. Valitse taulukosta ne luvut jotka haluat kaaviossa esittää hiiren kohdistimella valitsemalla (raahaa, hiiren ykköspainike pohjassa).

33 Microsoft Excel perusteita 33 (36) 8. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella ohjattu kaavion luominen ikkunan oikeassa laidassa olevaa pientä painiketta, jossa punainen nuoli osoittaa alaspäin. 9. Nyt pitäisi esikatselu ikkunassa näkyä jo tolpatkin 10. Valitse sarjojen suunta (riveillä tai sarakkeissa). Jos taulukossasi luvut ovat allekkain, ovat sarjat sarakkeissa. Jos taas taulukkosi luvut ovat vierekkäin, ovat sarjat Riveillä 13.4 Tolppien nimien valitseminen 11. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella sarja välilehti 12. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella luokkaakselin otsikot kenttää

34 Microsoft Excel perusteita 34 (36) 13. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella luokkaakselit kentän oikeassa laidassa olevaa painiketta 14. valitse ne nimet, jotka tolpille haluat otsikoiksi 15. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella ohjattu kaavion luominen ikkunan oikeassa laidassa olevaa pientä painiketta, jossa punainen nuoli osoittaa alaspäin. 16. nyt pitäisi näkyä tolppien alla jokaisella tolpalla oma nimensä 17. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella seuraava -komentoa

35 Microsoft Excel perusteita 35 (36) 13.5 Kaavion otsikko 18. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella seuraava komentoa 19. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella Otsikot välilehtivalitsinta 20. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella Kaavion otsikko -kenttää 21. Kirjoita haluamasi kaavion otsikko luokka-akseli (X) on kaaviossa vaaka-asennossa oleva suunta Arvoakseli (Y) on kaaviossa pystyasennossa oleva suunta 13.6 Kaavion selite 22. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella Selite välilehtivalitsinta Selitteitä ovat kaavion oikeassa reunassa olevat väriselitykset Jos käytät vain yhtä väriä, ei selitettä tarvitse näyttää, joten voit ottaa rastin pois kohdasta näytä selite Jos haluat selitteen eri paikkaa, missä se tällä hetkellä on, valitse sopiva kohta sijainti listasta

36 Microsoft Excel perusteita 36 (36) 13.7 Kaavion sijainti 23. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella seuraava komentoa uuteen taulukkoon valinta tekee uuden taulukon, johon kaavio sijoitetaan objektina valinta tekee kaavion avoinna olevaan taulukkoon kelluvana objektina 24. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella valmis komentoa