Taulukon käyttö...14 Kaavat...14 Kaavan kopiointi...15 Alueen kopiointi...15

Transkriptio

1

2 AB-ajokortti 2 Excel 97 Sisällys Taulukkolaskenta...4 Excel...5 Alueiden valinta...5 Automaattinen laskenta...6 Excelin käytön perusperiaatteita...6 Täyttökahva, aikasarjat, muut sarjat...7 Solun sisällön muokkaus...7 Solun sisällön tulkinta...7 Toiminnon peruutus ja toisto...8 Laskenta-arkin muotoilu...8 Sarakkeiden ja rivien lisäys ja poisto...8 Solujen tyhjennys...9 Muotoilut...9 Solun muotoilu...9 Ehdollinen muotoilu...10 Omat lukumuotoilut...10 Paikanvaraaja...11 Solun sisällön kohdistaminen...12 Tekstin jakaminen ja tasaaminen...13 Solualueen ääriviivat, solujen kuvio ja väri...13 Lisäyksiä laskenta-arkin päälle...14 Taulukon käyttö...14 Kaavat...14 Kaavan kopiointi...15 Alueen kopiointi...15 Viittaukset...15 Solujen lisäyksen ja poiston vaikutus kaavoihin...16 Solujen ja alueiden nimet...16 Funktiot...16 Työkirja ja laskenta-arkki...17 Linkitys...17 Tulostus...18 Esikatselu...18 Sivumäärittelyt...18 Ylä- ja alatunnisteet...18 Tulostusalue...19 Sivukatko...19 Tulostus...20 Kaaviot...20 Upotettu kaavio...20 Yksityiskohtien muokkaus...21 Laskenta...22 Kaavat ja funktiot...22 Kaavan kopiointi vetämällä...22 Kahden solun erotus...23 Ohjattu funktion kirjoittaminen...23 Lukumäärän laskenta...24 Kaavojen kirjoittaminen...24 Suorat ja suhteelliset viittaukset...25 Taulukon suojaus...25 Ensimmäisen osan lopuksi...26 excel, osa II...27 Työkirjan taulukot...27

3 AB-ajokortti 3 Excel 97 Taulukon uudelleen nimeäminen...27 Taulukon poisto ja lisäys...27 Taulukkoryhmä...28 Taulukon siirto ja kopiointi...28 Solujen nimeäminen ja matriisikaavat...28 Matriisikaavat...29 Solujen linkitys...29 Linkityksen periaate...29 Solujen linkitys...29 Summakaavoja...30 Funktiot...31 Jos -funktio...32 Laske.jos ja Summa.jos -funktiot...32 Excelin luettelo-ominaisuudet...34 Lajittelu ja suodatus...34 Pikasuodatus...34 Erikoissuodatus...35 Erikoissuodatus paikallaan...36 Erikoissuodatus toiseen taulukkoon...36 Pivot (yhteenveto)-taulukot...37 Yhteenvetotaulukon rakenne...37 Välisummat...39 Välisummarivien poistaminen...40 Tietolomake...40 Lisää funktioita...40 Rahoitusfunktiot...40 MAKSU, IPMT JA PPMT-funktiot...40 Tavoitteen haku ja Ratkaisin...42 Tavoitteen haku...42 Ratkaisin...42 PHAKU funktio...44 Kalenterifunktioita...45 Makrot...45

4 AB-ajokortti 4 Excel 97 TAULUKKOLASKENTA Mikrotietokoneiden yksi käytetyimmistä ohjelmista on taulukkolaskenta. Taulukkolaskenta on tehokas työväline numeroiden käsittelyyn. Ohjelmat soveltuvat jotakuinkin kaikkeen laskentaan, joka perinteisesti on hoidettu kynällä, laskukoneella ja paperilla. Tyypillisiä taulukkolaskennan käyttöalueita ovat ennakko- ja jälkilaskennat, budjetointi, investointilaskelmat, tuotannonsuunnittelu ja myynnin seuranta. Taulukkolaskenta soveltuu myös kirjanpitoon. Suurin käyttörajoitus on mielikuvituksen puute. Taulukkolaskentaohjelmia on markkinoilla useita. Taulukkolaskentaohjelmien perusperiaate on sama kaikissa ohjelmissa. Eroja on niiden käyttöliittymissä, mutta kun osaa yhden Windows ympäristössä toimivan taulukkolaskentaohjelman, pääsee helposti alkuun toisellakin. Ohjelmien syntaksissa, tavassa, jolla asiat ohjelmalle kerrotaan, on eroja, vaikka periaate sinänsä on sama. Tämä opas käsittelee Microsoftin tuottamaa Excel 97 taulukkolaskentaohjelmaa. Ohjelman voi ostaa erikseen, mutta se sisältyy myös Microsoft Office 97 ohjelmistoon. Tässä käsitellään ohjelman suomenkielistä versiota ja soveltuu myös Excelin versioiden 5.0 ja 7.0 opiskeluun. Excel on monikäyttöohjelma, joka soveltuu myös kortistojen ylläpitoon ja yritysgrafiikan tekoon. Se pystyy käsittelemään myös monien muiden laskentaohjelmien taulukkoja ja toisaalta Excelistä voi tallettaa taulukkoja muiden ohjelmien esitystapaa noudattaen, myös tietokantaohjelmien. Tekstinkäsittelyä ja tietoliikenneohjelmaa Exceliin ei sisälly, mutta se voi käyttää Windowsin yleisiä palveluita, joihin kuuluu sekä tekstinkäsittely (Wordpad) että tietoliikenne (Terminal). Microsoftin Word toimii hyvin Excelin kanssa, jopa niiden valikkorakenne on hyvin samanlainen. Myös muut Windows ohjelmat toimivat kohtuullisen hyvin yhteen Excelin kanssa. Kun kyseessä on Microsoft Office ohjelmat yhteensopivuus on todella hyvä. Opas on tarkoitettu käytettäväksi ajokorttikoulutuksessa kaikkien korttiperheeseen liittyvien korttien taulukkolaskennan opetuksen aineistona, mutta soveltuu myös itseopiskeluun. Opas on jaettu kahteen osaan siten, että ensimmäisessä osassa tutustutaan ohjelman peruskäyttöön ja toisessa osassa syvennetään jo opittua sekä opiskellaan Excelin vaativampaa käyttöä. Jako ei tältä osin kuitenkaan noudata ajokorttiperheen vaatimusten mukaista jakoa. Alkuaan opas on suunniteltu myös itsenäiseen etäopiskeluun siten, että lyhyen luokkaopetusjakson jälkeen kouluttajaan ollaan yhteydessä sähköpostin välityksellä. Opiskelija tekee saamansa harjoitukset itsenäisesti ja toimittaa ne sähköpostin liitetiedostona kouluttajalle, joka tarkastaa harjoitukset ja antaa palautteen ja uudet tehtävät sähköpostin liitetiedostona. Yhdistämällä luokkaopetus etäopetukseen saadaan tiiviissä muodossa oleva opas, jonka avulla saadaan luontevasti omassa työympäristössä omaan tahtiin opiskellen sujuva perusvalmius taulukkolaskentaohjelman käyttöön. Kun tämä valmius on hankittu, on helppo lähteä kehittämään taitojaan oman työympäristön vaatimaan suuntaan ja samalla hankitaan riittävä tietämys arvioida sitä, minkä verran pitää itse osata ja mikä osuus hankitaan ulkopuolelta. Toivotan menestystä ja hauskoja hetkiä taulukkolaskennan parissa Atalassa Matti Vuorikoski

5 AB-ajokortti 5 Excel 97 EXCEL Excel käynnistetään kuten mikä hyvänsä Windows ohjelma. Käynnistyksen jälkeen avautuva sovellusikkuna on normaali Windows-ikkuna, jota käsitellään kuten muitakin Windowsikkunoita. Alueiden valinta Suurin osa Excelin sovellusikkunasta on työtilaa, jossa on yksi tai useampi työikkuna. Työikkunassa on oma otsikkorivi, joka on jokseenkin samanlainen kuin sovellusikkunassa. Työikkuna voi olla enintään sovellusikkunan kokoinen. Mikäli työikkuna suurennetaan otsikkorivillä olevasta suurennuspainikkeesta, sen oma otsikkorivi häviää ja työikkunan nimi näkyy sovellusikkunan otsikkorivillä. Aivan vierityspalkkien päissä, oikealla ja ylhäällä vieritysnuolien jälkeen,. on pieni harmaa palkki. Palkki voidaan vetää hiirellä keskialueelle, jolloin ikkuna jakaantuu osiin. Tyhjässä työkirjassa on kolme on taulukkoa. Työkirja on tiedosto, jota käsittelet ja jonka nimi näkyy otsikkorivillä. Työkirjaan voi sisältyä useita taulukoita, joiden nimet näkyvät valitsimissa työ(kirja)ikkunan alalaidassa. Taulukko jakautuu soluihin, joissa sarake merkitään kirjaimella ja rivi numerolla, esimerkiksi A1, B5 jne. Rivinumerot ovat työikkunan vasemmassa ja kirjaimet yläreunassa. Alueet ilmoitetaan nurkkasolujen koordinaatteina, esimerkiksi C3:E7. Excelin komennot annetaan kuten missä hyvänsä Windows-ohjelmassa. Käytettävissä on sekä hiiri että näppäinyhdistelmät. Hiiren oikeinpuoleisella näppäimellä saadaan esiin kohteen pikavalikko. Esimerkiksi solun tai alueen sisällä tehty hiiren oikean näppäimen painallus avaa valikon, jossa on solun käsittelyyn liittyviä komentoja. Excelissä toimenpiteet toteutetaan yhdessä solussa, useassa solussa tai koko taulukossa. Yksi solu valitaan klikkaamalla sitä hiirellä. Useaan soluun kohdistuvia toimenpiteitä varten määritellään alue, johon kuuluviin soluihin toimenpide kohdistuu. Merkintä voidaan tehdä usealla eri tavalla. Hiirellä se tapahtuu joko vetämällä nurkasta vastapäiseen nurkkaan hiiren näppäin alhaalla tai klikkaamalla toisessa nurkassa ja Vaihto-näppäin painettuna toisessa nurkassa. Valittu alue näkyy korostettuna. Koko rivi aktivoidaan klikkaamalla rivin päässä olevaa numeroa ja sarake vastaavasti klikkaamalla sen tunnuskirjainta. Nuolinäppäimillä merkintä tehdään lukitsemalla aloitusnurkka funktionäppäimellä F8 siirtymällä vastapäiseen nurkkaan.

6 AB-ajokortti 6 Excel 97 Useita erillisiä alueita aktivoidaan maalaamalla ensimmäinen alue normaalisti ja seuraavan alueen maalaaminen tehdään Ctrl näppäin painettuna, jolloin aiempi merkintä ei peruunnu. Menettely toistetaan, kunnes haluttu määrä alueita on merkitty. Näin joudutaan toimimaan myös silloin, kun alue on yhtenäinen, mutta ei suorakaiteen (neliön) muotoinen. Koko työarkki valitaan klikkaamalla rivinumeron 1 yläpuolella olevaa harmaata ruutua Valinnat peruuntuvat hiirellä klikkaamalla. Klikkauksen voi tehdä myös valitulla alueella. Merkitty alue voidaan siirtää toiseen kohtaan tarttumalla hiirellä alueen reunaviivaan ja vetämällä se haluttuun kohtaan. Kopiointi tehdään pitämällä Ctrl näppäin painettuna vetämisen ajan. Automaattinen laskenta Kirjoita soluihin B1:B4 luvut 3, 2, 1 ja 4 ja valitse solualue B1:B4. Tuloksena näet tilarivin ruudusta Automaattinen laskenta valitun solualueen solujen summan. Automaattinen laskenta-ruudun pikavalikossa (ilmaantuu klikkaamalla hiiren kakkospainikkeella Automaattinen laskenta-ruutua) on muitakin laskutapoja, joista voit valita Automaattinen laskenta. haluamasi ja tulos näkyy tilarivillä. Tämä on uusi ominaisuus, joka on myös Excelin 7.0 versiossa, mutta ei versiossa 5.0. Excelin käytön perusperiaatteita Olemme jo tutustuneet Excelin näyttöön ja siinä liikkumiseen sekä alueiden valintaan. Nyt on aika tutustua Excel-ympäristössä tapahtuvan työskentelyn perusperiaatteisiin. Laskenta-arkin kukin solu on oma yksikkönsä. Haluttaessa sijoittaa johonkin soluun arvo, solu valitaan nuolinäppäimillä tai hiirellä, jolloin kursori osoittaa valitun solun. Solun sisällön kirjoittaminen tapahtuu aina samalla tavalla riippumatta siitä, onko solussa jo ennestään jotakin vai ei. Viimeksi kirjoitettu sisältö korvaa aina edellisen Solun sisällöksi voidaan kirjoittaa luku, teksti tai kaava. Mitään erillistä ilmoitusta sisällön tyypistä ei tarvita, ohjelma päättelee sen itse. Kaava tekee poikkeuksen, sillä se aloitetaan aina =- merkillä, josta ohjelma tietää kyseessä olevan kaava. Kun sisältö kirjoitetaan, se näkyy muokkausrivillä ja itse solussa. Pysyvästi soluun sisältö siirtyy painamalla Enteriä tai siirtymällä nuolinäppäimellä toiseen soluun tai klikkaamalla hiirellä jossakin solussa tai klikkaamalla kaavarivillä olevaa merkkiä (kaavarivin Enter). ESC näppäimen painalluksella tai hiiren klikkauksella kaavarivillä olevaan x merkkiin voidaan syöttö keskeyttää, jolloin solun entinen sisältö säilyy.

7 AB-ajokortti 7 Excel 97 Täyttökahva, aikasarjat, muut sarjat Aktiivisen solun oikeassa alakulmassa on pieni neliö, jota kutsutaan täyttökahvaksi. Tarttumalla hiirellä täyttökahvaan, voidaan solun sisältö kopioida. Näin voidaan myös helposti täyttää solualue vaikkapa samalla luvulla. Alkuperäisen solun sisällön lisäksi kopioituvat myös sen määrittelyt. Kirjoita soluun C1 luku 999 ja klikkaa kaavarivin Enteriä ( merkkiä). Vie hiiren osoitin solun C1 täyttökahvan kohdalle ja paina hiiren painike alas. Pidä painike alhaalla ja vedä täyttökahva täytettävän alueen yli esim. soluun C8. Vapauttaessasi hiiren painikkeen jokaiseen solualueen C1:C8 soluun tulee luku 999. Aikasarjat ovat tehomuunnos edellisestä. Excelissä on valmiina aikasarjat päivän ja kuukauden nimille ja niiden lyhenteille. Aikasarjan ei tarvitse alkaa viikon, kuukauden tai vuoden ensimmäisestä päivästä. Jos soluun syötetään esim. tammikuu ja solun täyttökahvasta vedetään vaikkapa alaspäin, näkyy soluissa tammikuu, helmikuu, maaliskuu jne. Kirjoitusmuoto on kaikissa sama kuin ensimmäiseen soluun kirjoittamassasi. Voit kuitenkin aloittaa kirjoittamalla esimerkiksi toukokuu. Kun nyt vedät täyttökahvasta alas tai oikealle, näkyy soluissa toukokuu, kesäkuu, heinäkuu jne. Jos taas vedät solun täyttökahvasta ylös tai vasemmalle näkyy soluissa toukokuu, huhtikuu, maaliskuu jne. Samalla tavalla voi syöttää myös muita sarjoja. Syötetään soluun B1 teksti Malli 15 ja soluun B2 teksti Malli 20. Valitaan solualue B1:B2 ja vedetään valitun solualueen täyttökahvasta kuten edellä vaikkapa alaspäin. Kun hiiren painike nyt vapautetaan, näkyy solualueella, jonka täytimme tekstit Malli 15, Malli 20, Malli 25, Malli 30, Malli 35 jne. Excel laskee sarjaan tulevan askeleen kahden ensimmäisen solun perusteella. Jos tässä esimerkissä olisi ollut vain teksti Malli 15 ensimmäisessä solussa ja olisimme käyttäneet täyttökahvaa olisimme täyttäneet alueen tekstillä Malli 15 aivan samoin kuin tapahtui ensimmäisen esimerkin luvulla 999. Solualue voidaan myös tyhjentää täyttökahvan avulla. Valitaan tyhjennettävä alue esimerkiksi D3:D10 ja tartutaan täyttökahvaan sekä vedetään tyhjennettävän alueen yli solun D3 yläreunaan. Älä kuitenkaan ohita valinta-alueen ensimmäistä saraketta eikä ylintä riviä. Valittu solualue muuttuu harmaaksi ja kun nyt vapautetaan hiiren painike, tyhjenee solualueen sisältö, mutta ko. alueen muotoilut ovat edelleen voimassa. Solun sisällön muokkaus Solun sisältö voidaan aina kirjoittaa kokonaan uudelleen. Aina sisältöä ei ole tarpeen kirjoittaa kokonaan uudelleen. Kun solu on valittu, näkyy sen sisältö muokkausrivillä. Klikkaamalla hiirellä muokkausriviä tai painamalla funktionäppäintä F2, siirrytään muokkaustilaan ja tehdään halutut muutokset. Muokkaus lopetetaan Enterillä. Solun sisällön tulkinta Solun sisältönä on a) luku, b) teksti tai c) kaava. Sisällön tyyppiä ei tarvitse erikseen ilmoittaa, Excel kykenee päättelemään sen itse. Ohjelma tunnistaa sisällön luvuksi aina, kun se on mahdollista. Esimerkiksi 1,34, -234, 1,3E6 (= ) ja (45 (=-45) ovat lukuja. Esitystapa riippuu Windowsissa määritellyistä maa-asetuksista. Luvuiksi tulkitaan myös päivämäärät. Esimerkiksi 12/3 on 12. Maaliskuuta eikä 4. Teksti on mikä tahansa sisältö, joka ei ole luku eikä ala merkillä = (yhtäläisyysmerkki), jolla alkavat Excelin kaavat.

8 AB-ajokortti 8 Excel 97 Toiminnon peruutus ja toisto Excelissä on varsin kattavat edellisen toiminnon peruutusmahdollisuudet. Kun viimeksi suoritettu komento halutaan perua, se onnistuu Muokkaa valikon komennolla Kumoa Komennon muoto määräytyy sen mukaan, mitä viimeksi on tehty. Jos viimeisin komento on Muokkaa Poista, on komento muotoa Kumoa Poista (siis myös poistaminen voidaan perua). Kesken komennon (ennen Enterin painallusta), toimenpide perutaan ESC näppäimellä tai klikkaamalla näytöllä olevasta keskusteluikkunasta. Kaikkia toimintoja ei voi peruuttaa, silloin valikossa lukee Ei voi kumota. Viimeinen toiminto voidaan myös toistaa antamalla komento Muokkaa Toista Ellei toistaminen ole mahdollista, on valikossa teksti Ei voi toistaa. Laskenta-arkin muotoilu Laskenta-arkkia voidaan muotoilla varsin monella tavalla. Voidaan muuttaa sarakkeen leveyttä, rivin korkeutta ja lisätä ja poistaa sekä sarakkeita että rivejä. Sarakkeen leveyttä muutetaan tarttumalla hiirellä sarakkeen oikeanpuoleiseen rajaviivaan, jolloin kursori muuttuu mustaksi kaksipäiseksi nuoleksi ja leveys voidaan vetää halutuksi. Useita sarakkeita saadaan samanlevyisiksi maalaamalla halutut sarakkeet otsikkokirjaimista ja vetämällä jonkin alueeseen kuuluvan sarakkeen leveys halutuksi. Toiminnot voidaan tehdä myös komennolla Muotoile Sarake Leveys. Näytölle ilmaantuvaan valintaikkunaan annetaan haluttu sarakeleveys. Voidaan myös valita vaihtoehto Sovita valintaan, joka sovittaa sarakkeiden leveyden sellaiseksi, että pisin sisältö mahtuu sarakkeeseen. Sarakkeen leveys saadaan nollaksi komennolla Piilota ja Tuo esiin palauttaa leveyden ennalleen. Luonnollisesti leveys voidaan vetää nollaksi myös hiirellä. Sarakkeiden ja rivien lisäys ja poisto Usein laskenta-arkille joudutaan lisäämään rivejä tai sarakkeita. Lisääminen tapahtuu komennolla Lisää Lisää rivejä tai Lisää - Lisää sarakkeita, sen mukaan kummasta on kyse. Ennen komentoa aktivoidaan koko rivi tai sarake klikkaamalla rivinumeroa tai sarakekirjainta. Ohjelma lisää uuden rivin aktiivisen rivin yläpuolelle ja sarakkeen aktiivisen sarakkeen vasemmalle puolelle. Useita rivejä tai sarakkeita saadaan lisättyä yhdellä kerralla aktivoimalla haluttu määrä rivejä tai sarakkeita. Nopein tapa lisätä rivi on klikata kakkospainikkeella rivinumeron päällä ja antaa avautuvasta pikavalikosta komento Lisää. Vastaavasti lisätään sarake klikkaamalla kakkospainikkeella sarakkeen nimen päällä. Poistettaessa toimitaan muuten samoin, mutta annetaan komento Poista. Alue (ei kokonaisia rivejä tai sarakkeita) lisätään maalaamalla alue ja antamalla komento Lisää Solut tai klikataan hiiren oikeanpuoleista näppäintä ja valitsemalla komento Lisää. Ilmaantuvassa valintaikkunassa ilmoitetaan siirretäänkö alle jäävät solut oikealle (Siirrä solut oikealle) vai alaspäin (Siirrä solut alaspäin). Koko rivi ja Koko sarake -valinnoilla voidaan tässä ilmoittaa, halutaanko lisätä koko rivejä tai sarakkeita. Poistot tehdään komennolla Muokkaa Poista. Aktivoinnit tehdään kuten lisättäessäkin. Aluetta poistettaessa näytölle tulee valintaikkuna, josta valitaan täytetäänkö poistettu alue siirtämällä soluja vasemmalta vai ylöspäin. Alueita lisäämällä ja poistamalla on mahdollista sekoittaa koko laskenta-arkki, joten ole tarkkana näiden komentojen kanssa. Muistathan, että virheellisen komennon tulokset saa välittömästi palautettua virheellistä toimintoa edeltäneeseen muotoon. Jos olet jo tehnyt uusia toimintoja, ei palautus enää onnistu. Tällöin voit sulkea laskenta-arkin tallentamatta sitä ja avata sen uudelleen, jolloin virheellinen toiminto ei ole mukana, mutta tällöin menetät myös kaikki muut viimeisimmän tallennuksen jälkeiset muutokset.

9 AB-ajokortti 9 Excel 97 Solujen tyhjennys Solu (myös alue) tyhjennetään, ei siis leikata kokonaan pois, aktivoimalla solu ja painamalla Del näppäintä, jolloin solu (tai alue) tyhjenee. Ohjelma ei kysy toimenpiteeseen varmistusta. Toiminto voidaan toteuttaa myös komennolla Muokkaa Tyhjennä, jolloin avautuvassa valikossa ilmoitetaan mitkä kohteet halutaan tyhjentää: * kaikki * sisältö * muotoilut * huomautukset Aktivoitu alue voidaan tyhjentää myös tarttumalla hiirellä alueen oikeassa alakulmassa olevaan täyttökahvaan. Pitämällä hiiren näppäintä pohjassa vedetään alueen sisällä, kunnes koko alue on harmaa. Kun hiiren näppäin vapautetaan, tyhjenee alue. MUOTOILUT Taulukkolaskentaohjelmaan kuuluu monenlaisia muotoilumahdollisuuksia, jotka kohdistuvat yksittäisestä solusta koko laskenta-arkkiin. Voidaan muotoilla numeeristen arvojen esittämistapaa, kirjasinlajeja, tekstityyppejä jne. Solun muotoilu Muotoilupainikkeet vasemmalta oikealle: - valuuttamuotoilu - prosenttimuotoilu - pilkkumuotoilu - lisää desimaaleja - vähennä desimaaleja Tietyt oletusmuotoilut tehdä nopeasti työkalurivin Muotoilu-työkaluilla. Desimaalien määrä säädetään sopivaksi painikkeilla, jotka vähentävät ja lisäävät desimaaleja yhden jokaisella klikkauksella. Desimaalien lisäksi voidaan määritellä luku valuuttamuotoon, prosenttimuotoon tai pilkkumuotoon (luvussa tuhaterottimet). Lisäksi Excelissä on valmiina lukuisia muitakin lukumuotoiluja, jotka löytyvät komennolla Muotoile Solut Luku. Samat komennot löytyvät myös valittujen solujen pikavalikosta. Soluja voidaan muotoilla solu kerrallaan, alueeseen kohdistuen tai koko laskenta-arkkia koskien. Liikkeelle lähdetään aktivoimalla alue, johon muotoilu kohdistuu. Koko arkki aktivoidaan klikkaamalla työikkunassa rivinumeron 1 yläpuolella olevaa ruutua. Sen jälkeen annetaan komento Muotoile Solut. Näytölle avautuu ikkuna, jossa on eri tarkoituksia varten oma välilehti. Lukujen esitysmuoto määritellään komennolla Muotoile Solut Luku. Valikon saa esiin myös hiiren oikealla näppäimellä. Näytölle avautuvan ikkunan vasemmassa reunassa on luettelo ominaisuuksista ryhmittäin. Valittaessa jokin muu kuin Kaikki, näytetään keskellä vain ko. ominaisuuden vaihtoehdot. Luvuille määritellään esitysmuoto poimimalla se valintalistasta. Kohdassa Oma esitysmuoto kuvataan käyt- Solujen muotoilu. tämällä merkkejä =, #, pilkku, piste, sulut jne. Näin voidaan määritellä muotoiluja. Esimerkiksi:

10 AB-ajokortti 10 Excel 97 Ehdollinen muotoilu desimaalien lukumäärä 0, 000 kolme desimaalia %-esitys 0,00% prosenttiluku, 2 desimaalia tuhansien erotin näkyviin #,##0,00 etunollia ei näytetä negatiivisen luvun esitysmuoto (#,##0) negatiiviset luvut suluissa valuutan yksikkö näkyviin $##0,00 eksponenttiesitys 0,00E+0 lukuun liittyvät tekstit voidaan kirjoittaa valintaikkunan tekstiriville lainausmerkeissä. Taulukossa oleviin soluihin voidaan liittää jokin väri tai taustasävy, joka riippuu soluun syötetystä arvosta. Ehdollinen muotoilu tehdään seuraavasti: 1. Valitaan muotoiltava solu tai solualue. 2. Anna komento Muotoile - Ehdollinen muotoilu. 3. Napsauta kohdassa Ehto 1 ensimmäiseen ruudun luettelopainikkeeseen ja Solun arvo. 4. Napsauta seuraavaan ruudun luettelopainikkeeseen ja valitse tarvittava vertailuehto. Omat lukumuotoilut 5. Kirjoita kolmanteen ruutuun arvo tai kaava (muistathan, että kaava alkaa yhtäläisyysmerkillä). 6. Napsauta Muotoile. 7. Valitse tarvittavat muotoilut valintaikkunassa ja napsauta sitten OK. Aina Excelissäkään ei löydy valmiina sopivaa lukujen esitystapaa. Tällöin voidaan käyttää omia muotoiluja. Omat muotoilut liittyvät vain siihen työkirjaan, jossa ne on luotu. Jos ne halutaan käyttöön yleisemmin, on käytettävä mallia, jossa nämä muotoilut ovat. Omat muotoilut määritetään seuraavasti: 1. Valitaan luku tai luvut, jotka muotoillaan. 2. Avataan soluihin liittyvä pikavalikko ja annetaan komento Muotoile solut Klikkaa luettelosta Luokka: esille muotoiluryhmä Oma. 4. Valitse välilehti Luku. 5. Valitse luettelosta Laji: koodi, joka on lähellä tarvitsemaasi muotoilua. Muokkaa koodia tai kirjoita se kokonaan itse.

11 AB-ajokortti 11 Excel 97 Paikanvaraaja Ruudun Laji: yläpuolella olevassa malliruudussa näet koko ajan, millaiselta luku näyttää koodisi mukaan muotoiltuna. Oma koodisi sijoitetaan luokkaan Oma viimeiseksi. Koodin voi tarvittaessa poistaa merkitsemällä sen luettelosta ja klikkaamalla Poista. Alkuperäisiä luokassa Oma olevia muotoilukoodeja ei voi poistaa. # on paikanvaraaja, joka ei näytä ylimääräisiä nollia. 0 (nolla) on paikanvaraaja, joka näyttää ylimääräiset nollat silloin, kun luvussa on vähemmän numeroita kuin muotoilukoodissa nollia. Koodi: näyttää luvun: muodossa: #,# 1234, ,6 #,00 8,9 8,90 #,0# 13 13,0 0,##,5 0,5 # välilyönti Päiväyskoodit Koodi: näyttää: k kuukaudet muodossa 1-12 kk kuukaudet muodossa kkk kuukaudet muodossa tammi-joulu kkkk kuukaudet muodossa tammikuu-jouluu p päivät muodossa 1-31 pp päivät muodossa ppp päivät muodossa ma-su pppp päivät muodossa maanantai-sunnuntai vv vuodet muodossa vvv vuodet muodossa Vastaavat koodit englanninkielisessä Excelissä ovat m, d ja y. Koodien kieli riippuu käyttöjärjestelmän maakohtaisista asetuksista. Koodi: näyttää päivän: muodossa: vv-kk-pp p kkkk vvvv tammikuu 1999 Kellonajat Koodi: näyttää: t tunnit muodossa 0-23 tt tunnit muodossa m minuutit muodossa 0-59 mm minuutit muodossa s sekunnit muodossa 0-59 ss sekunnit muodossa Jos haluat näyttää tunteja enemmän kuin 23 tai minuutteja ja sekunteja enemmän kuin 59, kirjoita koodi hakasulkujen sisään. Vastaavat englanninkielisen Excelin koodit ovat h, m ja s. Tekstit ja välilyönnit Tekstejä ja muita merkkkejä voi lisätä muotoiluihin kirjoittamalla ne koodiin lainausmerkkien ( ) sisään. Tämä ei kuitenkaan koske sellaisia merkkejä kuin mk, $, -, +, ) (,), : ja välilyönti. Koodi: näyttää syötön: muodossa: # kpl kpl Tänään on pppp =NYT() (=NOW()) Tänään on tiistai t tuntia mm min 15:45 15 tuntia 45 min

12 AB-ajokortti 12 Excel 97 Värit ja ehdot. Jokaisessa muotoilussa voi olla kolme numeerista osaa ja neljäs osa, joka kertoo tekstin käsittelytavan. Osat erotetaan toisistaan puolipisteellä (;). Jos osia on vain yksi, koskee se kaikkia lukuja. Jos muotoilussa on kaksi osaa, koskee ensimmäinen lukuja, jotka ovat suurempia tai yhtä suuria kuin nolla, ja toinen osa lukuja, jotka ovat pienempiä kuin nolla. Kolme numeerista osaa koskevat nollaa suurempia lukuja, nollaa pienempiä lukuja ja nollaa. Jos haluat hypätä jonkin osan yli määrittelemättä sitä, on osat toisistaan erottava puolipiste kuitenkin lisättävä koodiin. Edellä mainittuja sääntöjä voi kuitenkin muuttaa kirjoittamalla kohtiin ehtoja operaattoreilla <,>,=,<=,>= tai <>. Operaattori ja arvo kirjoitetaan hakasulkeisiin ennen koodia, joka kertoo esitystavan. Esimerkiksi: [>10] koskee vain lukuja, jotka ovat suurempia kuin 10. Tekstiväri määritellään seuraavalla tavalla ja koodi sijoitetaan ennen varsinaista esitystavan koodia: [Punainen], [Sininen], [Vihreä] tai [Keltainen] Koodi: näyttää arvon: muodossa:,0; [Punainen]-0,0 5 5, (punaisena) [>10] [Sininen]0,0; [Punainen]0, ,0 (sinisenä) 5 5,0 (punaisena) Solun sisällön kohdistaminen Oletusarvoisesti teksti sijoitetaan solun vasempaan ja luvut oikeaan reunaan. Tämä on usein hyvä valinta, mutta kohdistusta voidaan haluttaessa muuttaa komennolla Muotoile Solut Tasaus. Myös hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä saadaan valikko esiin. Avautuvasta ikkunasta voidaan valita vaaka- tai pystytasaus. Vaakatasauksen vaihtoehdot ovat: yleinen l. oletusarvo vasen l. sijoitus vasempaan reunaan keskitetty l. sijoitus keskelle täyttö l. solu täytetään syötetyillä tiedoilla molemmat reunat l. teksti sovitetaan solun leveyteen, tarvittaessa usealle riville keskitä vaakasuorassa valintaan l. sijoitus keskelle aluetta, jossa on valittu useita rinnakkaisia soluja muotoiltava soluu vasemmanpuoleisimpana. Pystytasauksessa teksti sijoitetaan pystysuunnassa ylös, keskelle tai alas. Tekstin rivityksessä pitkä teksti näytetään usealla rivillä, jolloin sarakkeen leveyttä ei ole tarvetta muuttaa esimerkiksi pitkän otsikkotekstin vuoksi. Teksti voidaan myös kääntää eri tavoin pystysuoraksi tekemällä ko. valinta. Myös kirjasinlajeja, niiden kokoja ja tehosteita voidaan muotoilla. Se tapahtuu komennolla Muotoile Solut Fontti. Avautuvasta valintaikkunasta valitaan kohdasta Fontti haluttu kirjasinlaji (kaikki Windows-ohjelmille ko. mikroon asennetut fontit ovat käytettävissä) ja kohdasta Tyyli haluttu tyyli. Myös kirjasimen väri voidaan valita. Kohdasta Vakiofontti voidaan ko. merk-

13 AB-ajokortti 13 Excel 97 kilaji määritellä ns. oletusmerkkilajiksi, jota käytetään ellei muuta määritelmää anneta. Excel 97:ssä voi samaan soluun sijoittaa eri kirjasinlajeilla tehtyjä merkkejä. Soluihin tai alueisiin voidaan lisätehostuksena tehdä viivoituksia, kehyksiä, varjostuksia jne. Tähän voidaan käyttää komentoja Muotoile Solut Reunaviiva ja Muotoile Solut Kuviot. Voidaan valita myös hiiren oikealla näppäimellä. Muotoile Tyyli komennolla voidaan määritellä valmiiksi kokonaisuuksia, joita voidaan liittää haluttuihin soluihin. Näihin kokonaisuuksiin voidaan valmiiksi liittää edellä kuvattuja ominaisuuksia (lukujen esitystapa, kirjasinlaji, sisällön kohdistus jne.). Klikkaamalla ruudun Tyylin nimi päässä olevaa nuolen kärkeä saadaan näkyviin olemassa olevien yhdistelmien nimet. Voit muokata näitä valmiita tyylejä tai antaa Tyylin nimi ruutuun uusi nimi, jolloin pääset tekemään täysin uuden oman tyylin. Kun Tyylien muotoilu. nimi on annettu, määritellään ominaisuudet kohdassa Tyyli sisältää olevien toimintojen avulla. Komento lisää tehdyt määrittelyt luetteloon. Poista valinta niiden muotoilujen valintaruuduista, joita et halua mukaan. Määrittely liitetään valittuun soluun joko klikkaamalla sovellusikkunassa olevalla työkalurivillä olevaa nuolta ja valitsemalla luettelossa määrittely tai vastaavalla komennolla Muotoile Tyyli. Tekstin jakaminen ja tasaaminen Muokkaa Täytä Molemmat reunat komentoa voidaan soveltaa tekstisoluihin, jolloin yhteen soluun kirjoitettu pitkä teksti saadaan jaettua useampaan solun. Teksti voi olla myös useaan soluun kirjoitettu, jolloin em. komento jakaa sen merkityn alueen soluihin. Mikäli alue on liian pieni tekstin sovittamiseksi siihen, antaa ohjelma varoituksen Teksti ulottuu alueen ulkopuolella. Jos kuitataan OK, tarvittava määrä lisäsoluja otetaan alueen alapuolelta. Mikäli siellä jo on tietoa, se tuhoutuu.. Muista, että Muokkaa Täytä Molemmat reunat muistuttaa komentoa Muotoile Solut Tasaus, mutta toimii eri tavalla. Solualueen ääriviivat, solujen kuvio ja väri Solulle tai solualueelle voidaan määritellä ääriviivat, jotka voivat olla tyyliltään ja väriltään hyvinkin monenlaisia. Myös solun tai solualueen väri ja kuvio voidaan määritellä. Näin voidaan korostaa haluttuja asioita hyvin monipuolisesti. Komennolla Muotoile - Solut avautuvasta ikkunasta löytyy välilehti Reunaviivat, josta pääsee muotoilemaan solun tai solualueen jokaista viivaa erikseen. Myös viivojen väri määritellään tältä välilehdeltä. Määrittelyt aloitetaan aina valitsemalla alue, johon viivat piirretään tai viivojen ominaisuuksia muutetaan. Muotoile solut - ikkunassa olevista havainnollisista painikkeista määritel-

14 AB-ajokortti 14 Excel 97 lään mihin viivat halutaan. Halutessasi muuttaa viivojen ominaisuuksia, valitse ensin alue, määrittele haluamasi ominaisuus (viivan tyyli, viivan väri jne.) ja valitse sen jälkeen mitä viivoja määrittely koskee. Muotoile solut -ikkunan keskellä olevasta esikatseluruudusta näet miltä valintasi näyttävät. Lopuksi painetaan OK-painiketta. Solualueen reunaviivoja pääsee piirtämään myös muotoilurivillä olevan painikkeen kautta. Sieltä pääsee vain piirtämään viivoja, mutta niiden tyyliä ja väriä voi muuttaa vain Muotoile - Solut -komennolla avautuvasta ikkunasta. Lisäyksiä laskenta-arkin päälle Laskenta-arkin varsinainen sisältö on soluissa olevia tietoja (lukuja, kaavoja, tekstejä). Laskentaarkilla, tarkasti ottaen sen päällä, voi Excelissä (kuten muissakin ohjelmissa) olla erilaisia työkaluvalikoita, painonappeja, kehyksiä ja grafiikkaa. Ne eivät sinänsä vaikuta varsinaiseen taulukkoon, joskin se saattaa jäädä osittain piiloon. Nämä laskenta-arkin päällä olevat välineet ovat siirrettäviä. Työkalurivien näkyminen näytöllä määritellään komennolla Näytä Työkalurivi. Laskenta-arkille voidaan myös kirjoittaa vapaamuotoista tekstiä ja piirtää. Sekä kuvat että teksti kannattaa sijoittaa graafisiin kehyksiin. Tarvittavat työvälineet ovat työkaluvalikolla Piirto, jonka saa esiin viemällä hiiren osoitin työkaluriville, painamalla hiiren oikeata näppäintä ja valitsemalla avautuvasta valikosta kohta Piirto 1. Saman voi tehdä valikkoriviltä TAULUKON KÄYTTÖ Piirto työkalurivi. komennolla Näytä Työkalurivi Piirto. Kaksoisklikkaamalla tarvittavaa työkalua, se saadaan käyttöön. Haluttaessa tekstiä (siis muutoin kuin soluun kirjoittamalla) valitaan tekstityökalu ja vedetään hiirellä, jolloin arkin alueelle avautuu ruutu, johon voi kirjoittaa. Klikkaamalla kerran kehyksen sisällä sen reunat aktivoituvat ja kehyksen kokoa voi muuttaa hiirellä vetämällä. Kaksoisklikkauksella päästään korjailemaan ja lisäämään kehyksen tekstiä. Vastaavasti kuva piirretään kuvatyökalulla omaan kehykseensä. Muokkaus tapahtuu samalla periaatteella kuin tekstikehyksenkin. Kaavat Laskenta-arkilla laskutoimitukset tehdään soluihin sijoitettavilla kaavoilla. Laskutoimituksia ei tehdä käsityönä silloinkaan, kun ne ovat helppoja. Kaavojen käytöllä varmistetaan, että tulos pysyy oikeana myös lähtötietojen muuttuessa. Kaavojen avulla arkilla olevista tiedoista lasketaan uusia lukuja ja muita tietoja. Excel kaava alkaa aina yhtäläisyysmerkillä (=, " sijoita tähän soluun "). Kaava voidaan aloittaa myös merkeillä +, Näissä tapauksissa Excel sijoittaa automaattisesti kaavan alkuun yhtäläisyysmerkin. Kaava voidaan kirjoittaa suoraan soluun tai kaavariville. Kirjoitus tapahtuu joko kokonaan käsin näppäilemällä tai käyttäen apuna funktiovelhoa (Function Wizard). Kaava muodostuu viittauksista muihin soluihin, laskentaoperaattoreista ja funktioista. Kaavoihin ei mielellään kirjoiteta lukuja (kaava kyllä toimii lukuarvoillakin), vaan luku sijoitetaan muualle ja viitataan ko. soluun. Kaava voi olla yksinkertaisesti vaikkapa kahden solun arvojen yhteenlasku, esimerkiksi D10 + D11, jolloin soluun tai kaavariville kirjoitetaan =D10+D11. Moniin toimintoihin on valmiita kaavoja, funktioita, jotka suorittavat laskutoimituksia tietyssä järjestyksessä olevien argumenttien (arvoja, joita funktio käyttää laskutoimitusten suorittamiseen) välillä. Esimerkiksi funktio SUMMA laskee solualueen arvot yhteen. Kaikilla funktioilla on sama perusrakenne: Funktion nimi(argumentti1;argumentti2; ). Funktion nimen perässä on aina sulkumerkit, joiden sisään argumentit sijoitetaan. Sulut on olta- 1 Työkalurivit ovat muokattavia, joten omalla näytölläsi välineet saattavat olla eri järjestyksessä.

15 AB-ajokortti 15 Excel 97 va silloinkin, kun funktiolla ei ole argumentteja. Argumentit erotetaan toisistaan puolipisteillä (suomalaiset asetukset). Otetaan esimerkki Summa funktiosta. Lasketaan yhteen soluissa H3 H9 olevat luvut käyttäen Summa funktiota. Soluun H10 (tai kaavariville) kirjoitetaan =SUMMA(H3: H9). Kyseessä on kaava, jolloin se alkaa yhtäläisyysmerkillä, funktion nimi on SUMMA ja argumentteja ovat yhteenlaskettavat solut H3 H9. Kaavan kopiointi Alueen kopiointi VIITTAUKSET Samanlaisia kaavoja ei tarvitse kirjoittaa kuin kerran, muihin kohtiin se voidaan kopioida. Kopiointi tehdään valitsemalla kopioitava solu. Annetaan komento Muokkaa Kopioi tai klikataan hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitaan Kopioi. Maalataan kohde ja painetaan Enteriä tai valitaan komento Muokkaa Liitä, jolloin leikepöydälle kopioitu sisältö ilmaantuu maalatun alueen (solu tai alue) sisällöksi. Kummankin menettelytavan lopputulos on sama, mutta jälkimmäinen jättää sisällön edelleen leikepöydälle, josta voidaan sijoittaa uudelleen haluttuun paikkaan. Suoraan alaspäin tai oikealle kopiointi voidaan tehdä myös siten, että maalataan alue niin, että kopioitava solu on ensimmäisenä ja valitaan komento Muokkaa Täytä Alas/Ylös tai Muokkaa Täytä Oikealle/Vasemmalle. Alue kopioidaan samalla tavalla kuin solukin. Maalataan alue ja annetaan komento Muokkaa Kopio. Kohdealuetta näytettäessä seuraavat säännöt on otettava huomioon. a) Jos näytetään yksi solu, se tulkitaan kohdealueen vasemmaksi ylänurkaksi, jonka mukaan kopioitava sisältö sijoitetaan. Lähellä olevien solujen sisältö saattaa vahingossa jäädä kopioitavan tiedon alle ja tuhoutua. b) Jos kohdealue maalataan, sen on oltava jokin monikerta. Aluehan täytetään kopioitavien solujen sisällöllä. c) Jos kohdealue on muodoltaan yhteen sopimaton lähtöalueen kanssa, ohjelma antaa virheilmoituksen Kopio ja kohdealue ovat eri muotoisia. Kohdealue voi koostua useasta erillisestä osasta, mutta jokaisen osan on täytettävä alueen muotoa koskevat ehdot. Viittaukset soluihin voivat olla absoluuttisia tai suhteellisia. Esimerkiksi muodossa B5 oleva viittaus on kaavaa kopioitaessa suhteellinen siihen soluun nähden, johon kaava on kirjoitettu. Tähän perustuu se, että kaavoja kopioitaessa viittaukset muuttuvat automaattisesti. Viittaus säilyy uuteen paikkaan nähden suhteellisesti samana kuin se oli kirjoitettaessa kaava alkuperäiseen soluun. Aina ei kuitenkaan ole toivottavaa, että osoite muuttuu kopioitaessa. Silloin ne on merkittävä absoluuttisiksi lisäämällä saraketta ilmaisevan kirjaimen tai rivinumeron tai molempien eteen merkki $. $F$8 Absoluuttinen osoite, solu pysyy samana kopioitaessa B$2 Absoluuttinen rivi, rivinumero säilyy kopioitaessa, sarake muuttuu $F8 Absoluuttinen sarake, solun rivinumero muuttuu, jos kopioidaan alaspäin, sarake säilyy sivusuunnassa kopioitaessa D5 Suhteellinen osoite, sekä rivi että sarake muuttuvat

16 AB-ajokortti 16 Excel 97 Absoluuttisesta viittauksesta käytetään myös nimitys suora viittaus. Tällöin edellä olevassa luettelossa ensimmäinen kohta on suora viittaus ja nimitykset siitä eteenpäin ensimmäinen sekaviittaus, toinen sekaviittaus ja suhteellinen viittaus. Merkinnät voi aina kirjoittaa kaavaan, mutta helpoimmin merkinnät saa tehtyä viemällä kursorin kaavarivillä olevaan kaavaan ko. soluun viittaavan kirjaimen eteen ja painamalla F4. Ensimmäiseksi tulee saat ensimmäisen sekaviittauksen (B$2). Aina kun painat uudelleen näppäintä F4, Excel muuttaa viittaustyyppiä järjestyksessä suhteellinen viittaus, suora viittaus, ensimmäinen sekaviittaus, toinen sekaviittaus jne. Solujen lisäyksen ja poiston vaikutus kaavoihin Lisättäessä tai poistettaessa rivejä, sarakkeita tai alueita laskenta-arkille tapahtuu erilaisia asioita. Mikäli lisäys tai poisto osuu alueeseen, johon kaavoissa viitataan, ohjelma korvaa kaavat siten, että viittaukset muutetaan uutta aluetta koskeviksi, jos kaavoissa on käytetty suhteellisia osoitteita. Solujen ja alueiden nimet Funktiot Yksittäiselle solulle ja alueille voidaan antaa nimi, jolloin voidaan viitata ko. nimeen. Valitse taulukosta solu, jonka haluat nimetä (esim. D5) ja napsauta hiirellä kaavarivin nimiruutua (ruutu, jossa soluosoite näkyy) ja kirjoita solulle asiaa kuvaava nimi. Hyväksy kirjoittamasi solun nimi Enterin painalluksella. Solualue nimetään valitsemalla solualue, jonka jälkeen napsautetaan hiirellä kaavarivin nimiruutua ja kirjoitetaan alueen nimi ja painetaan Enteriä. Nimiruudun vieressä olevaa nuolta napsauttamalla näet työkirjan kaikki nimetyt solut ja solualueet. Solunimi poistetaan antamalla komento Lisää Nimi Määritä nimi. Näytölle avautuvan ikkunan nimiluettelosta valitaan poistettava nimi ja napsautetaan Poista painiketta, lopuksi painetaan OK painiketta. Tätä kautta voidaan myös antaa valitulle solulle tai alueelle nimi kirjoittamalla nimi Nimet työkirjassa laatikkoon ja painetaan Lisää painiketta ja lopuksi OK. Kaavojen kirjoittamista helpottavat valmiit funktiot, joita Excelissä on lukuisa joukko valmiina. Funktiot voidaan jaotella seuraavasti: * rahoitus * kalenteri * matemaattiset ja trigonometriset * tilasto * haku * tietokanta * teksti * loogiset * erikois Kaikilla funktioilla on sama perusrakenne funktion nimi(argumentti1;argumentti2; ). Funktion perässä on aina sulkumerkit, joiden sisään argumentit sijoitetaan. Vaikka funktiolla ei olisikaan argumentteja, on sulut oltava. Argumentit erotetaan toisistaan puolipisteillä suomalaisia asetuksia käytettäessä. Amerikkalaisilla asetuksilla erotin on pilkku. Kaavan kirjoittaminen aloitetaan = -merkillä ja funktion nimi sen perään. Funktion voi aina kirjoittaa käsin, mutta helpommalla pääsee käyttämällä ohjattua funktion luomista. Yhteenlaskua varten vakiotyökalurivillä on Summa painike. Excel lisää automaattisesti summafunktion argumenteiksi lukuja sisältävän alueen, joka on summafunktiosolun ylä- tai vasemmalla puolella. Jos sekä yläpuolella että vasemmalla puolella on lukuja, valitsee Excel argumentiksi yläpuolella olevan alueen.

17 AB-ajokortti 17 Excel 97 Muut funktiot toteutetaan komennolla Lisää Funktio. Avautuvasta Liitä funktio ikkunasta valitaan vasemmasta valintalistasta funktioluokka ja oikeanpuoleisessa listassa näkyvät kaikki valitun luokan funktiot. Sama ikkuna avautuu vakiotyökalurivillä olevasta Liitä funktio painikkeesta. Seuraavassa joitakin esimerkkejä funktioista: SUMMA(alue), alueen lukujen summa KESKIARVO(alue), alueen lukujen keskiarvo (huomioon otetaan vain numeeriset arvot) ITSEISARVO(luku), luvun itseisarvo PÄIVÄYS(vuosi;kuukausi;päivä), muuntaa annetun päivämäärän juoksevaksi numeroksi. TYÖKIRJA JA LASKENTA-ARKKI Linkitys Sovelluksen laskenta-arkit (yksi tai useampia) muodostavat työkirjan, joka tallennetaan ja haetaan näytölle tarvittaessa. Työarkin talletus ja haku tapahtuvat tavanomaisesti Tiedosto valikon kautta ja voidaan tehdä myös työkalurivillä olevan painikkeen avulla. Excel 97 on kolmiulotteinen eli siinä on päällekkäin useita laskenta-arkkeja. Tallennettaessa kaikki laskenta-arkit tallentuvat samaan työkirjaan. Oletusarvoisesti laskenta-arkit on nimetty Taul1, Taul2 ja Taul3. Laskenta-arkit voi kuitenkin nimetä omien tarpeiden mukaisesti. On paljon miellyttävämpi käsitellä työkirjaa, jonka laskenta-arkeilla on niiden sisältöä/tehtävää kuvaava nimi. Nimeäminen tapahtuu klikkaamalla yksinkertaisesti klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella laskenta-arkin alareunassa olevaa kielekettä (Taul1 jne.) ja klikkaamalla avautuvan valintaikkunan Nimeä uudelleen komentoa ja kirjoittamalla haluttu nimi kielekkeeseen. Samasta valintaikkunasta voidaan myös määritellä muita ko. laskenta-arkin ominaisuuksia, mm. lisätä ja poistaa laskenta-arkkeja. Työkirjan lisäksi voidaan tallettaa työtila komennolla Tiedosto Tallenna työtila. Työn tallettaminen työtilana on hyödyllinen erityisesti silloin, kun samaan kokonaisuuteen kuuluu useita työkirjoja. Aloitettaessa työtä uudelleen ei tarvitse hakea yksittäisiä tiedostoja (työkirjoja), riittää että haetaan talletettu työtilatiedosto, jolloin ohjelma hakee automaattisesti kaikki tarpeelliset tiedostot ja sijoittaa ne paikoilleen näyttöön. Excelissä eri taulukoiden välinen tiedonsiirto on tehokasta. Voidaan viitata toisen taulukon solun arvoon, kun tiedetään sen osoite ja molemmat taulukot ovat työtilassa avoimina. Pääarkin kaavoissa voi siis olla viittauksia tukiarkin soluihin. Kun tukiarkin ko. solun arvoa muutetaan, vaikuttaa muutos kaavan kautta myös pääarkin solun arvoon. Pääarkki on se arkki, johon viitataan ja tukiarkki se, josta viitataan (josta tietoa siirretään). Jos työkirjassa on kaksi taulukkoa, voidaan kummastakin viitata kumpaankin ts. kumpikin arkki toimii sekä pää- että tukiarkkina. Linkitysosoite rakentuu arkin nimestä ja osoitteesta arkilla. Ensin kirjoitetaan arkin nimi ja huutomerkin jälkeen soluosoite. Esimerkiksi =tammik!tulot+helmik!tulot, jossa viitataan työarkin tammik tulot nimiseltä alueelta työarkin helmik saman nimiseen alueeseen. Aivan samoin viittaus tehdään yksittäiseen soluun. Viittaus voi tapahtua myös toiselle työkirjalle. Edellytyksenä on,

18 AB-ajokortti 18 Excel 97 että kaikki tukiarkit ovat avoimina työtilassa. Jos linkityksiä on työkirjojen välillä, kannattaa käyttää edellisessä luvussa kuvattua työkirjan talletusta. Tietoa voidaan siirtää myös leikepöydän kautta kopioimalla tai leikkaamalla. Kummassakaan tapauksessa ei muodostu linkkiä. Kyseessä on kertaluonteinen tiedonsiirto, tiedon muuttuminen tukiarkilla ei muuta pääarkin tietoja. TULOSTUS Excelin tulostus tapahtuu Windowsin palveluna, jolloin toimintaa ohjaa Windowsin tulostuspalvelija. Ennen tulostusta kannattaa kuitenkin tehdä joitakin määrittelyjä ja asetuksia halutun ulkonäön aikaansaamiseksi. Tulostusta ohjataan Tiedosto-valikon komennoilla Sivun asetukset, Tulostusalue, Esikatselu ja Tulosta Esikatselu Esikatselussa näet taulukon sivut sellaisena kuin ne tulostuvat. Jo näkymä tyydyttää, voit antaa suoraan esikatselussa komennon Tulosta tai komennolla Sulje palata työarkkiin ja antaa komennon Tiedosto - Tulosta. Yleensä on kuitenkin tarvetta muuttaa sivun asetuksia ja tällöin valitaan painike Asetukset. Saman toteuttaa komento Tiedosto - Sivun asetukset. Sivumäärittelyt Tulostuksen ulkoasuun vaikuttavat mm. marginaalit ja erilaiset tunnisteet. Sivunmäärittelyt tehdään komennolla Tiedosto Sivun asetukset. Avautuvasta valintaikkunasta kohdasta Sivu määritellään tulostussuunta (pysty, vaaka), tulostuksen laatu (vaikutus riippuu kirjoittimesta), skaalaus ym. Sivumarginaalit (vasen, oikea, ylä ja ala) asetetaan em. valintaikkunan välilehdeltä Reunukset.. Ylä- ja alatunnisteelle on omat kohtansa, joissa määritellään niiden etäisyys reunasta. Kohdassa Keskitä sivulle voidaan keskittää teksti sivulle sekä vaaka- että pystysuuntaan. Marginaaleissa on muistettava, että laserkirjoittimet eivät kirjoita koko sivulle, vaan niillä on oma, kirjoitinkohtainen marginaali, jota ei voida ohittaa ohjelman marginaaliasetuksilla. Ohjelman marginaaliasetukset ovat käytettävissä vain kirjoittimen sallimissa rajoissa. Asiasta ei yleensä koidu ongelmia. Ylä- ja alatunnisteet Sivulle voidaan määritellä jokaiselle sivulle tulostuvat ylä- ja alatunnisteet. Tämä tapahtuu valitsemalla komennolla Tiedosto Sivun asetukset avautuvasta valintaikkunasta kohta Ylä-/alatunniste. Klikkaamalla kohdassa Oma ylätunniste tai Oma alatunniste avautuu keskusteluikkuna, jossa tunnisteita voidaan muokata. Ikkunassa on kentät Vasen lohko, Keskilohko ja Oikea lohko, joilla määritellään tunnisteen sijainti paperilla vaakasuunnassa. Painona-

19 AB-ajokortti 19 Excel 97 Tulostusalue peista tunnistetekstin joukkoon voidaan valita ohjausmerkkejä, aikamerkintöjä ja avata tunnistetekstin kirjasimen (fontin) määrittelyikkuna. Ohjetoiminnosta näppäimellä F1 saat selvityksen ohjainmerkkien merkityksistä. Ennen varsinaista tulostusta kannattaa taas käyttää esikatselua, jolloin nähdään millaisena sivu tulee tulostumaan. Esikatseluun päästään komennolla Tiedosto Esikatselu tai Tiedosto Tulosta Esikatsele. SEUR/EDELL antaa seuraavan/edellisen sivun nähtäväksi ja ZOOMAA suurentaa näytön, toistettuna palauttaa ennalleen. Suurennettava kohta voidaan suurennuslasilla klikkaamalla hiirellä halutussa kohdassa. Esikatselussa voidaan määritellä mm. marginaalit. Komennolla Reunukset näytölle tulevat marginaaliasetuksia kuvaavat viivat, joiden päässä ovat mustat ruudut, samoin sarakkeiden viivojen kohdalla. Marginaaleja ja sarakeleveyksiä voidaan nyt muuttaa tarttumalla hiirellä mustaan ruutuun tai itse viivaan ja vetämällä haluttuun kohtaan. Zoomausta voi käyttää apuna. Tulostettaessa laskenta-arkkia, vaikuttavat marginaalit siihen, miten paljon sivulle tulostuu. Erilaisten asetusten vaikutus nähdään esikatselutilassa heti suoraan näytöllä. Ohjelman oletuksena on koko laskenta-arkin tulostus. Käytännössä koko arkin tulostamiseen on harvoin tarvetta, vaan tulostettava alue on arkkia pienempi. Tulostusalue määritellään maalaamalla tulostettava alue jonka jälkeen annetaan komento Tiedosto Tulostusalue. Tulostusalue poistetaan komennolla Tiedosto - Poista tulostusaluemääritys. Sivukatko Sivun asetukset -ikkunan välilehdellä Taulukko olevaan Tulostusalue: -laatikkoon voidaan antaa tulostettavan alueen koordinaatit tai klikata laatikon oikeassa päässä olevaan painikkeeseen, jolloin päästään työarkille, jossa maalataan tulostettava alue. Alueen koordinaatit ilmaantuvat näytöllä olevaan Tulostusalue -laatikkoon ja klikkaamalla laatikon oikeassa päässä olevaa painiketta palataan Sivun asetukset -ikkunaan ja koordinaatit näkyvät Tulostusalue -laatikossa. Normaalisti sarake- tai riviotsikot ovat ensimmäisellä sivulla ja tulostuvat vain sille. Kun taulukko ei mahdu yhdelle sivulle, ei sarake- tai riviotsikoita tulostu enää seuraaville sivuille, mikä hankaloittaa taulukon lukemista. Tulostusotsikot voidaan kuitenkin määritellä em. ikkunassa jokaiselle sivulle, sivun yläreunaan sarakeotsikot ja riviotsikot sivun vasempaan reunaan. Valinta tehdään samalla periaatteella kuin tulostusalueen määrittelykin. Samoin voidaan määritellä tulostetaanko taulukon ruudukko sekä se, tulostetaanko ko. taulukkoa alas ja sitten oikealle edeten vai oikealle ja sitten alas edeten. Automaattinen sivunvaihto määräytyy sivun pituuden mukaan. Työkalut- Asetukset Näkymä komennolla määritellään näkyvätkö automaattiset sivukatkot näytöllä. Paikka näkyy vaaleampana viivana, jos näyttö on valittu. Joskus automaattinen sivukatko ei ole halutussa paikassa, vaan halutaan itse määrätä sivukatkon paikka. Sivukatko tehdään viemällä kursori paikkaan, johon sivukatko halutaan ja annetaan komento Lisää Sivunvaihto. Kursorin yläreuna ja vasen reuna määräävät sivukatkon paikan, joka näkyy tummana viivana arkilla.

20 AB-ajokortti 20 Excel 97 Sivukatko poistetaan viemällä kursori poistettavan sivukatkon kohdalle ja antamalla komento Lisää Poista Sivunvaihto. Valintavaihtoehto tulee automaattisesti valikkoon kursorin ollessa sivukatkon kohdalla. Poistaa voi vain itse tehdyn sivukatkon. Tulostus Kun kaikki tarpeelliset määrittelyt on tehty, voidaan taulukko tulostaa. Tulostaminen tapahtuu Tiedosto - valikon komennolla Tulosta. Avautuvasta ikkunasta valitaan tulostettava sivualue. Voidaan tulostaa kaikki tai valitut sivut. Kohdasta Tulostetaan valitaan tulostetaanko valittu alue, valitut taulukot vai koko työkirja. Esimerkiksi valitaan tulostettavaksi sivualueeksi Kaikki (kuva) ja valitaan taulukosta vaikkapa alue A1 D22 ja valitaan Tulostetaan kohdasta kohta Valinta ja painetaan OK, jolloin tuloksena on alueen A1 D22 tulostuminen. Ennen tulostamista asia voidaan tarkistaa painamalla Esikatselu-painiketta, jolloin näemme millaisena valitsemme alue tulostuu. Tulostus-komennon voi antaa myös esikatselussa, joten ei tarvitse enää palata Tulosta -ikkunaan. Excelin vakiotyökalurivillä on myös Tulosta -painike. Se toimii samoin kuin kaikissa muissakin MS Office-ohjelmissa eli tulostaa koko työkirjan mitään kyselemättä. Kun kaikki määrittelyt ovat kunnossa ja tarkoituksena on tulostaa koko työkirja, menettely on nopea. KAAVIOT Upotettu kaavio Graafisten esitysten (kaavioiden) tekeminen laskenta-aineistosta on yksi taulukkolaskentaohjelman keskeisiä ominaisuuksia. Excel on tässäkin suhteessa varsin monipuolinen ja tehokas. Valmiita kuvatyyppejä on kymmeniä sekä 2- että 3-ulotteisille kuville. Lisäksi voi laatia omia versioita ja tekeminenkin on varsin helppoa. Kaavio voi olla omalla arkillaan tai laskenta-arkilla. Laskenta-arkilla se on arkin päällä (upotettu kuva) erillisenä oliona, jota voi muokata, kopioida, siirtää jne. kuvan alla olevien solujen säilyessä muuttumattomina. Ohjelma tekee kuvan linkittämällä tietoja laskenta-arkilta, joten kuvan on aina ajan tasalla. Tulostus tapahtuu samoin kuin laskenta-arkin. Taulukosta valitaan alue, josta graafinen esitys halutaan. Mahdollinen lukujen seliterivi otetaan mukaan. Uusi grafiikka-arkki avataan komennolla Lisää Kaavio tai klikkaamalla perustyökalurivin Ohjattu kaavion luominen-painiketta, joka käynnistää vaiheittain etenevän kuvan laatimisprosessin. Aluksi ilmoitetaan kuvattava alue, ellei sitä ole tehty jo aiemmin. Alue ilmoitetaan koordinaatteina tai maalataan hiirellä. Painetaan nappia Seuraava, jolloin siirrytään seuraavaan vaiheeseen ja valitaan kuvatyyppi. Excel ehdottaa oletusarvoisesti kaksiulotteista pylväsesitystä. Kun kuvatyyppi valitaan, siitä esitellään vaihtoehdot, joiden joukosta valitaan parhaiten sopiva ja jatketaan seuraavaan vaiheeseen. Excel esittää mallikuvan, jossa voidaan haluttaessa ilmoittaa ovatko sarjat, joista kaavio muodostetaan ri-