OHJE EXCEL-MAKRON LUOMISEKSI JA MAKRON KÄYTÖSTÄ

Transkriptio

1 OHJE EXCEL-MAKRON LUOMISEKSI JA MAKRON KÄYTÖSTÄ Tässä ohjeessa esitetään kuinka Excel-taulukkolaskentaan luodaan makro ja annetaan muutama vinkki makron käyttöön. Ohje koostuu seuraavasti: 1. Mikä makro on? 2. Mitä iloa makroista on? 3. Miten makro tehdään ja miten sitä käytetään? 3.1 Makron laatiminen nauhoittamalla 3.2 Makron tarkasteleminen 3.3. Makron liittäminen pikatyökaluriville 3.4 Makron liittäminen kuvakkeena työkirjaan 3.5 Makron poistaminen 4. VBA (Visual Basic for Applications) ohjelmointikieli 5. Lisätietoja makroista 1. Mikä makro on? Tekstinkäsittelyssä, taulukkolaskennassa ja esitysgrafiikassa käytössä oleva makro on kokoelma toimenpiteitä, jotka on koottu yhdeksi kokonaisuudeksi. Tässä esitellään makro osana taulukkolaskentaa. Makroksi voidaan käytännössä koota lähes kaikki toimenpiteet, joita taulukkolaskennalla pystytään tekemään. Makron mahdollisuudet ovat siis laajat, mutta makrojen havainnollistamiseksi tässä muutama esimerkki toiminnoista, joista voi tehdä makron: - Rivin lisääminen taulukkoon - Sarakkeen lisääminen taulukkoon - Taulukon suojaaminen - Taulukon suojauksen poistaminen, jonkun toiminnan tekeminen ja suojauksen aktivointi uudelleen 2. Mitä iloa makroista on? Yhteen makroon voidaan esimerkiksi koota toimenpiteitä, jotka vaativat normaalisti useassa valikossa liikkumista. Esimerkiksi taulukon suojauksen poistaminen, rivin ja sarakkeen lisääminen taulukkoon ja suojauksen aktivointi uudelleen on useita toimintoja, joissa liikutaan monissa eri valikoissa. Nämä voidaan koota makroksi, joka helpottaa työtä. Kun makro on tehty, makron käynnistetään jollain pikanäppäinkomennolla tai makrolle tehdystä kuvakkeesta. Näin vältytään eri valikoissa liikkumiselta.

2 3. Miten makro tehdään ja miten sitä käytetään? Makron voi tehdä käytännössä kahdella tavalla: 1) nauhoittamalla tai 2) kirjoittamalla makron Windows-ympäristössä toimivalla VBA-ohjelmointikielellä (VBA=Visual Basic for Applications). Seuraavassa kuvataan makron laatiminen nauhoittamalla. Sen jälkeen annetaan muutama vinkki makron käyttöön. Tämän ohjeistuksen lopussa on lyhyt katsaus makron laatimiseen VBAohjelmointikielellä. VBA-ohjelmointikieltä ei kuitenkaan tässä ohjeessa tarkemmin esitellä. 3.1 Makron laatiminen nauhoittamalla Tässä esimerkissä nauhoitetaan asiakirjan suojaus -toiminto makroksi. Tämä ohje on tehty Excel 2010 versioon, mutta käytännössä sama ohje toimii myös Excel 2007 versiossa. Makron nauhoittaminen sujuu näin: 1. Avaa Excel-taulukko ja mene Näytä -välilehdelle (View). 2. Valitse Nauhoita makro -painike (Record Macro). Näin avautuu ikkuna, jossa makrolle annetaan nimi (Name), määritetään pikanäppäin (Shortcut key), valitaan tallennuspaikka (Store macro in) ja halutessa kirjoitetaan makron toimintaa koskeva kuvaus (Description). Muutama huomio annettavista tiedoista: Nimen pitää alkaa kirjaimella, eikä se saa sisältää välilyöntejä. Jos haluat nimen muodostuvan erillisistä sanoista, erottele sanat alaviivalla (_) Voit määritellä makron käynnistämiseksi pikanäppäimen, mutta huomioi Excelin pikanäppäimet. Valitsemalla makron pikanäppäimeksi esimerkiksi Ctrl-s korvaa makro tallennuksen pikanäppäimen (Ctrl-s). Makron tallennuspaikaksi ohjelma tarjoaa oletusarvoisesti aktiivista työkirjaa. Jos haluat että nauhoitettava makro on käytettävissä kaikissa käytettävissä työkirjoissa, määritä sen tallennuspaikaksi Oma makrotyökirja (Personal Macro Workbook).

3 Kuva 1. Makron nauhoituksen valintaikkuna. 3. Paina OK painiketta. Makron nauhoitus käynnistyy. Kun makron nauhoitus on käynnissä, ruudun alalaidassa näkyy pieni sininen kuvake: Kuva 2. Kuvake, joka ilmoittaa makron nauhoituksen olevan päällä. 4. Tee asiakirjaan suojauksen aktivointiin liittyvät toiminnat normaalisti eli valitse Tarkista välilehdeltä (Review) toiminto Suojaa taulukko (Protect sheet), määritä halutessasi suojauksen salasana ja paina OK. 5. Kun olet tehnyt suojauksen aktivointiin liittyvät toiminnot, valitse uudelleen Näytä välilehti (View), Makrot (Macros) ja valitse Lopeta tallennus (Stop Recording). Makro on nyt valmis.

4 3.2 Makron tarkasteleminen Pääset tarkastelemaan tehtyjä makroja valitsemalla Näytä välilehdeltä (View) Makrot painikkeesta (Macros) Näytä makrot (View macros), jolloin avautuu tällainen valintaikkuna: Kuva 3. Valintaikkuna, jossa voi tarkastella nauhoitettua makroa ja muokata sitä. Ikkunan toiminnot ovat: Suorita painikkeella (Run) voit testata, että makro toimii suunnitellulla tavalla. Askel (Step) ja Muokkaa (Edit) painikkeet avaavat makron VBA-ikkunaan (ks. VBAohjelmointikieli tämän ohjeen lopusta). Poista-painikkeella (Delete) voit poistaa makron (ks. tarkemmin makron poistaminen) Asetukset painikkeella (Options) avautuu valintaikkuna, jossa voit määrittää uudelleen makron näppäinlyhenteen tai määrittää makrolle näppäinlyhenteen, jos et tehnyt sitä äänityksen alkuvaiheessa. Lisäksi tässä valintaikkunassa voit muokata makron kuvausta tai kirjoittaa kuvauksen, jos et tehty sitä äänityksen alkuvaiheessa.

5 3.3 Makron liittäminen pikatyökalurivin painikkeeksi Nauhoitetun makrokomennon (esimerkiksi ylläesiteyn Suojaus-makron) voi liittää Excelin pikatyökaluriviin: Kuva 4. Excelin pikatyökalurivi. Liittäminen pikatyökaluriville tapahtuu seuraavasti: 1. Avaa Office-painikkeesta ( ) Excelin asetukset (Excel options) ja valitse Mukauttaminen (Customize). Näin pääset Mukauta pikatyökaluriviä toimintoon (Customize the Quick Access Toolbar). 2. Valitse valintaikkunan Valitse kommennoista pudotusvalikosta (ks, kuva 5, Choose commands from) Makrot (Macros).

6 Kuva 5. Pudotusvalikko, josta valitaan ryhmä Makrot. 3. Poimi avautuvasta makrojen luettelosta haluamasi makro (tässä esimerkissä Suojaus-makro) ja paina Lisää-painiketta (Add). Makron nimi ilmestyy oikean puoleiseen luetteloon.

7 Kuva 6. Suojaus-makro on valittu ja lisätty Pikatyökaluriviin. 4. Valitse ikkunan alareunassa oleva Muokkaa painike (Modify). Näin saata auki ruudun, josta voit valita makrolle kuvakkeen. Kuvakkeen vihjeteksti kirjoitetaan Näyttönimi riville

8 5. Sulje valintaikkuna painamalla OK. Nyt suojaus-makro näkyy pikatyökalurivillä valittuna kuvakkeena. Kuva 7. Makron kuvake työkalurivillä. 3.4 Makron liittäminen kuvakkeena työkirjaan Makroon voidaan liittää painikkeeseen joka piirretään itse työkirjaan. Tällaista painiketta voi muokata melko vapaasti ja lisätä siihen haluamansa tekstin. 1. Avaa Lisää -välilehti (Insert) ja piirrä jokin Muodot-valikon (Shapes) objekti taulukkoon. 2. Käytä piirtotyökalujen Muotoile -välilehteä objektin ulkoasun muotoiluun. Objektin pikavalikon (hiiren oikea painike) Muokkaa teksti -komennolla (Edit Text) pääset kirjoittamaan painikkeelle nimen. 3. Kun painikkeen ulkoasu on valmis, valitse pikavalikosta Liitä makro (Assign Macro). 4. Valitse makron nimi valintaikkunasta ja klikkaa OK-painiketta. Kuva 8. Suojaus -makro valittuna luotavaan kuvakkeeseen.

9 5. Painikkeen päälle viety hiiren osoitin muuttuu hyperlinkkiosoittimeksi ja makro käynnistyy painiketta napsauttamalla. Mikäli painiketta on muokattava makron liittämisen jälkeen, klikkaa sitä Ctrl-painiketta painaen. 3.5 Makron poistaminen Mikäli haluat poistaa makron, avaa Makro-valintaikkuna Kehitystyökalut -välilehdeltä. Poista valittu makro Poista-painikkeella (Delete). Jos haluat poistaa omaan työkirjaan tallennetun makron, on sinun tuotava näkyviin PERSONAL.XLSB! -työkirja Näytä -välilehden (View) Näytäpainikkeella avautuvasta Tuo esiin valintaikkunasta. Makron poistamisen jälkeen oma makrotyökirja on hyvä piilottaa em. välilehdeltä löytyvällä Piilota-painikkeella (Hide). 4. VBA-ohjelmointikieli Ylläolevassa esimerkissä nauhoitettu Suojaus-makro on käytännössä VBA-ohjelmointikielellä toteutettu pieni ohjelmamoduli, komentoketju. VBA-kielelle käännettynä äskeinen Suojausmakro näyttää tältä: Nauhoituksen sijasta makron voi laatia VBA-kielellä. Myös olemassa olevaa makroa voi muuttaa muokkaamalla VBA-kielellä kirjoitettua makroa. Makroa pääsee muokkaamaan valitsemalla Makrot (Macros), Näytä makrot (View macros) ja Muokkaa (Edit). VBA-kielellä voi luoda myös oman funktion. Sekä VBA-kielellä laaditun makron ja oman funktion tekeminen vaatii jonkinlaista ohjelmointikielen tuntemusta. VBA-kieltä esitellään esimerkiksi seuraavissa Jyväskylän yliopiston verkkoartikkeleissa:

10 5. Lisätietoja makroista Tämän ohjeen tekemiseen on käytetty seuraavia lähteitä, joista löytyy myös lisätietoja makroista: Heinonen, Petri Luento 9 - Makrot, omat funktiot ja työkirjan ominaisuudet. Ekonoja, A., Lahtonen, T., Mäntynen, J Makrot. Lammi, O. Tietokoneen käyttötaito 2 - Office ohjelmille.