EXCEL - TAULUKKOLASKENTA...2 ALOITUS...2 PERUSTAULUKKO...3 TYÖKIRJA...3

Transkriptio

1 EXCEL - TAULUKKOLASKENTA...2 ALOITUS...2 PERUSTAULUKKO...3 TYÖKIRJA...3 SOLUJEN TÄYTTÄMINEN JA MUOKKAAMINEN...4 SOLUUN KIRJOITTAMINEN...4 TEKSTIEN JA LUKUJEN KORJAUS...5 TEKSTIEN JA LUKUJEN MUOKKAUS...5 SOLUN SISÄLLÖN POISTAMINEN...5 SOLUJEN VALINTA ELI MAALAAMINEN...6 SARAKKEIDEN JA RIVIEN MUOKKAUS...6 SARAKKEEN LISÄYS...6 SARAKKEEN POISTO...6 RIVIN LISÄÄMINEN...6 RIVIN POISTAMINEN...6 SARAKKEEN JA RIVIN KOON MUUTTAMINEN...7 PERUSKAAVAT...7 SUMMA - KAAVA...7 MUUT LASKUTOIMITUKSET...7 VALMIIT FUNKTIOT...8 TAULUKON SUOJAUS...10 TAULUKON AUTOMAATTINEN MUOTOILU...11 OHJATUT KAAVIOT...12 TYÖKIRJAN TALLENTAMINEN...13 TYÖKIRJAN TULOSTAMINEN Copyright Juha-Pekka Ruuska

2 Excel - taulukkolaskenta Excel on erittäin monipuolinen taulukkolaskentaohjelma. Sen avulla voit tehdä laskentataulukoita yksinkertaisista kodin budjettilaskelmista mitä monimutkaisimpiin taloushallinnollisiin laskelmiin. Lisäksi saat helposti näyttäviä graafisia kuvaajia ja kaavioita. Tässä oppaassa keskitytään aivan perusasioihin eli perustaulukoihin, kaavoihin ja kuvaajiin sekä solujen ja taulukoiden käsittelyyn. Aloitus Excel - taulukkolaskentaohjelman saat käyntiin muiden WINDOWS 95 - ohjelmien tapaan. Joko työpöydän pikakuvakkeesta, jos se on asennettu tai KÄYNNISTÄ - valikosta kohdasta OHJELMAT. Kolmas vaihtoehto on Microsoft Office paketin työkalupalkista joka on useimmiten sijoitettu näytön oikeaan laitaan. Tämä edellyttää luonnollisesti sitä, että tietokoneeseesi on asennettu Microsoft Office - paketti. Käynnistettyäsi ohjelman seuraavanlainen ikkuna tulee näytölle. Valikkorivi Vakiotyökalurivi Muotoilurivi Tilarivi Ikkunassa näet normaalit WINDOWS - ikkunan työkalut sekä Excel-ohjelman omat työkalut. 2 Copyright Juha-Pekka Ruuska

3 Perustaulukko Excel-taulukko koostuu riveistä joita on sekä sarakkeista joita on 256 kappaletta. Rivejä merkitään numeroilla ja sarakkeita kirjaimilla. Rivit ja sarakkeet muodostavat soluja joiden nimet ovat yksinkertaisesti muotoa A1, A2 jne. Aktiivisen solun tunnistaa sitä reunustavasta tummasta reunasta. Aktiivisen solun oikeassa alakulmassa on täyttökahva jonka avulla käsitellään solua kuten esim. kopioimiseen ja ns. sarjojen luomiseen. Kaavarivi Rivit Täyttökahva Solu Sarakkeet Työkirja Excel - tiedosto on itseasiassa työkirja eikä vain yksittäinen taulukko. Vanhoissa Excel-versioissa näin ei ollut. Työkirjassa on oletuksena 3 taulukkoa, mutta niiden määrää voidaan kasvattaa aina 256:n saakka. Samassa työkirjassa voi eri taulukoissa olla laskentatauluja ja kaavioita useammilta kuukausilta tai vuosilta ja voit luoda koontitaulukoita esim. vuosimyynnistä saman työkirjan eri tauluista. Kuvassa taulukoiden välillä liikkumiseen tarvittavat työkalut. Eri taulujen nimet Tilarivi Aktiivisen asiakirjan vaakavierityspalkki Taulujen välillä liikkuminen Taulujen nimissä voit käyttää enintään 31 merkkiä. Nimeäminen tapahtuu hiiren kakkospainikkeella ja Nimeä uudelleen - komennolla. 3 Copyright Juha-Pekka Ruuska

4 Solujen täyttäminen ja muokkaaminen Soluun kirjoittaminen Kun käynnistät ohjelman niin oletusarvoisesti solu A1 on aktiivisena. Aivan A - sarakkeen yläpuolella näkyy soluviittaus - laatikko jossa näkyy aktiivisen solun nimi. Liikkuessasi nuolinäppäimillä taulukossa solun nimi vaihtuu laatikossa. Koska taulukko on vielä tyhjä niin KAAVARIVILLÄ ei näy mitään. Aloitetaan kirjoittamalla soluun A1 laskentataulukon nimi BUDJETTILASKELMA. Kuten huomaat kaavariville ilmestyy sama teksti kuin soluun. Jos kuittaat kirjoituksesi ENTER - näppäimellä niin aktiivinen solu siirtyy pykälää alemmaksi. Voit kuitata kirjoituksen myös nuolinäppäimillä jolloin seuraava aktiivinen solu on seuraava solu nuolen suuntaan. Yksittäiseen soluun mahtuu merkkiä. Jos tekstisi menee yli solun reunan ja seuraavassa solussa ei ole mitään niin solujen raja häviää ja teksti valuu oikealle. Jos seuraavassa solussa on jotain niin ohjelma näyttää tekstin katkaistuna Vaikka teksti onkin useamman solun alueella niin sen paikka on se solu jossa se alkaa joten jos haluat esim. lihavoida tekstin niin riittää kun valitset ensimmäisen solun ja lihavoit. Kirjoita seuraavaksi taulukko. Huomaa, että oletusarvoisesti tekstit tasataan solun vasempaan reunaan ja luvut solun oikeaan reunaan. Solujen muotoilussa voit muuttaa tasauksen. 4 Copyright Juha-Pekka Ruuska

5 Tekstien ja lukujen korjaus Joskus tulee tarvetta korjata solujen sisältöä. Sen voi tehdä kahdella eri tavalla. Joko suoraan soluun tai kaavarivillä. Klikkaa haluamasi solu aktiiviseksi ja kirjoita uusi sisältö. Muista että korvaat tällöin koko solun sisällön. Halutessasi korjata ainoastaan pienen kirjoitusvirheen tai luvun pitkästä merkkijonosta kannattaa käyttää kaavariviä. Klikkaa kaavarivillä haluamaasi kohtaa ja suorita korjaukset ja kuittaa ne ENTER -näppäimellä. Kaavarivillä voit liikkua nuolinäppäimillä edestakaisin. Tekstien ja lukujen muokkaus Soluissa olevia arvoja ja merkkejä voi muokata ja korostaa lähes samanlaisen muotoilutyökalurivin avulla kuin tekstinkäsittelyohjelmissa. A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S A. Fontin tyyli B. Fontin koko C. Merkin lihavointi D. Merkin kursivointi E. Merkin alleviivaus F. Merkkien tai arvojen tasaus solun sisällä vasempaan reunaan G. Merkkien tai arvojen tasaus solun sisällä keskelle H. Merkkien tai arvojen tasaus solun sisällä oikeaan reunaan I. Yhdistää solut ja keskittää sisällön J. Arvojen valuuttamuoto K. Arvojen prosenttimuoto L. Arvojen pilkkumuoto M. Desimaalien lisääminen N. Desimaalien vähentäminen O. Pienentää sisennystä solun sisällä P. Suurentaa sisennystä solun sisällä Q. Solujen reunaviivat R. Solujen täyttöväri S. Fontin väri Solun sisällön poistaminen Aktivoi haluamasi solu hiirellä ja tyhjennä se painamalla DELETE -näppäintä. 5 Copyright Juha-Pekka Ruuska

6 Solujen valinta eli maalaaminen Yhden solun valinta tapahtui siis joko liikkumalla nuolinäppäimillä soluun tai napsauttamalla sitä hiirellä. Isompien alueiden valinta tapahtuu maalaamalla. Klikkaa hiirellä solussa ja nappia pohjassa pitämällä maalaat haluamasi alueen. Maalaamasi alueen ensimmäinen solu on normaalin värinen ja muut tummia. Kokonaisten sarakkeiden valinta tapahtuu klikkaamalla sarakkeen numerotunnuksen päällä jolloin koko sarake tule valituksi. Rivit voi aktivoida samaan tapaan klikkaamalla numerotunnuksen päällä. Yhdistettyjä valintoja voit suorittaa pitämällä CTRL - näppäintä alhaalla ja valitsemalla hiirellä haluamasi alueet. Koko laskentataulun saat klikkaamalla ykköspainikkeella taulun vasemmassa yläkulmassa olevaa nimetöntä harmaata painiketta. Sarakkeiden ja rivien muokkaus Joskus tulee tarvetta lisätä tai poistaa rivejä ja sarakkeita jo valmiista laskentatauluista tai muuttaa niiden kokoa. Sarakkeen lisäys Klikkaa hiiren KAKKOSPAINIKKEELLA sarakkeen kirjaintunnuksen päällä. Esiin tulee pikavalikko josta valitsemalla LISÄÄ saat lisättyä sarakkeen. Jos olet valinnut esim sarakkeen C niin sarakkeessa C olleet tiedot siirtyvät askeleen oikealle ja C-sarake on tyhjä. Sarakkeen poisto Poistaminen on aavistuksen vaarallisempaa. Jos haluat poistaa sarakkeen niin käytä edelleen hiiren kakkospainiketta ja valitse POISTA. Tällä kerralla sarakkeet hyppäävät askeleen vasemmalle ja tiedot jotka ehkä olivat poistettavassa sarakkeessa katoavat. Ole siis varovainen. Rivin lisääminen Napsauta hiiren kakkospainikkeella haluamasi rivin numerotunnusta ja valitse valikosta LISÄÄ. Rivin poistaminen 6 Copyright Juha-Pekka Ruuska

7 Valitse kakkospainikkeella haluamasi rivi ja valitse POISTA. Muista, että rivin tiedot katoavat samalla. Sarakkeen ja rivin koon muuttaminen Jos esim. luku on liian pitkä soluun ja näet solussa vain #########- merkkiä niin sinun täytyy leventää saraketta. Vie hiiren osoitin sarakkeiden välissä olevaan saumaan siten että osoitin muuttuu tämän näköiseksi ristiksi. Paina sen jälkeen ykköspainike pohjaan ja vie reuna haluamaasi paikkaan. Leventäminen ja kaventaminen onnistuu näin näppärästi. Muista että koko sarakkeen koko muuttuu. Rivin korkeutta voit muuttaa täsmälleen samalla tavalla Peruskaavat Summa - kaava Seuraavaksi teemme ensimmäisen laskentakaavan. Aloitamme yksinkertaisesta SUMMA - KAAVASTA. Yhteenlasku on niin yleinen toiminto, että sillä on jopa oma pikanäppäin Aloita valitsemalla solu johon haluat yhteenlasketun summan. Klikkaa sitä hiirellä. Valitse tämän jälkeen SUMMA-painike. Ohjelma rajaa katkoviivalla oletusarvoiset luvut. Jos ne ovat oikeat luvut niin kuittaa komento Enter - näppäimellä. Toinen tapa on maalata ensin hiirellä kaikki ne solut jotka haluaa summaan mukaan ja klikata sen jälkeen SUMMA-painiketta. Summa tulee seuraavaan soluun. Yht: Jos haluat summan soluista jotka eivät ole alekkain tai peräkkäin sinun täytyy kirjoittaa se käsin seuraavaksi neuvotulla tavalla. Muut laskutoimitukset Muita laskutoimituksia varten ei ole valmiita painikkeita, joten joudut kirjoittamaan ne käsin. Aloita valitsemalla se solu johon haluat kaavan. 7 Copyright Juha-Pekka Ruuska

8 Aloita kaava kirjoittamalla = - merkki Osoita solua jonka arvoon haluat viitata Kirjoita operaattori (/ * - +) Osoita seuraavaa solua jne. Hyväksy kaava painamalla Enter Jos kaava on oikein niin sen tulos ilmestyy soluun jonka valitsit alussa Huomaa että kaavan ollessa kyseessä niin solussa näkyy kaavan tulos ja kaavarivillä itse kaava. Voit kirjoittaa soluviittaukset kaavaan ( A1 + B3 + D7), mutta hiirellä osoittaminen on nopeampaa ja kirjoitusvirheitä ei synny. Yht. Tässä taulukossa halutaan laskea kuinka monta prosenttia Tammikuun myynti on koko vuoden myynnistä. Napsauta ensin solua johon haluat tuloksen ja kirjoita sen jälkeen =. Napsauta solua D4 kuten kaavassa näkyy ja valitse operaattori /. Valitse tämän jälkeen kokonaissumma (I 4) ja kertomerkki ja luku 100.Kuittaa kaava Enter. Jos haluat niin voit muokata saamasi luvut prosenttimuotoon. Tässä tapauksessa jaa ainoastaan luvut keskenään ja paina Enter. Tämän jälkeen klikkaa muotoiluriviltä % - painiketta. Tämä painike kertoo luvun sadalla ja lisää %-merkin. Jos kerrot luvut sadalla ja painat %-painiketta niin saat hurjia prosenttilukuja. Oletetaan että haluamme kaikkien muidenkin tuotteiden Tammikuun myyntiosuudet. Ei ole järkevää kirjoittaa kaikkia kaavoja erikseen joka riville. Kopioidaan ne. Ota valmiin kaavan solun täyttökahvasta kiinni ykköspainikkeella ja vedä alaspäin kunnes kaikki ne solut joihin haluat kaavan kopioida on maalattu ja päästä painike. Kaava on kopioitunut kaikkiin soluihin. Excel käyttää oletusarvoisesti ns. suhteellista osoitusta. Se tarkoittaa sitä että vaikka se kopioi kaavan solusta niin soluviittaukset kaavassa muuttuvat suhteessa kaavaan uuteen olinpaikkaan. Toinen tapa osoittaa soluja kaavassa on ns. absoluuttinen osoitus. Siinä soluviittaus ei muut vaikka kaava kopioitaisiin minne. Eli siis soluviittaus B3 pysyy B3:na vaikka kaava kopioitaisiin toiseen päähän taulukkoa. Absoluuttisen soluviittauksen saat lisäämällä $ - merkin solun sarake- ja rivitunnuksen eteen esim $b$5. Valmiit funktiot Excelissä on satoja valmiita funktioita. Toki voit kirjoittaa niitä itse vielä lisää. Etsitään seuraavassa mallitaulukollemme keskiarvo ja minimi- sekä maksimiarvot. 8 Copyright Juha-Pekka Ruuska

9 Klikkaa haluamassasi solussa hiirellä. Valitse sen jälkeen työkaluriviltä Ohjattu funktio niminen painike. Eteesi avautuu ohjattu funktio dialogi-ikkuna. Vasemmassa ikkunassa näet funktioluokat. Oikeassa ikkunassa on funktion nimiä alhaalla painikkeiden yläpuolella on kuvaus funktion toiminnasta. Valitaan funktio KESKIARVO Seuraat ohjeita ja painat OK - nappia. Tässä kohtaa sinun pitää maalata haluamasi solualue jolta keskiarvo lasketaan. Kun maalaus on valmis niin paina OK. Jos ikkuna on solualueen päällä niin voit siirtää sen pois tieltä hiirellä. Tältä näyttää lopputulos. Pientä muotoilua taulukko vielä kaipaa, mutta sen voi tehdä kukin itsekseen käyttämällä automaattista muotoilua joka opetellaan kohta. 9 Copyright Juha-Pekka Ruuska

10 Taulukon suojaus Joskus tulee tarvetta suojata joitain taulukon soluja tai koko taulukko vahingossa tapahtuvilta muutoksilta. Varsinkin jos olet luonut taulukon jossa on paljon kaavoja ja taulukkoa käyttävät muutkin kuin sinä niin kaavat kannattaa suojata muutoksilta. Excelissä solujen suojaus on toteutettu hieman erikoisesti. Ensin sinun pitää poista solujen lukitus niiltä soluilta joiden haluat olevan muokattavissa suojauksen jälkeen. Valitse siis hiirellä ne solut joita et halua suojata ja alasvetovalikko MUOTOILE - SOLUT. Näytölle tulee ns. lehdykkädialogi-ikkuna josta valitse kohdan SUOJAUS. Poista väkänen klikkaamalla kohtaa LUKITTU. Tämän jälkeen maalaamasi solut eivät ole lukittuja. Seuraavaksi valitse alasvetovalikko TYÖKALUT - SUOJAUS. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa. Voit suojat aktiivisena olevan taulukon tai koko työkirjan. Kun olet valinnut jommankumman vaihtoehdon niin Excel suojaa solut. Jos tämän jälkeen yrität muuttaa niiden solujen sisältöä joilta et poistanut lukitusta niin huomaat että se ei onnistu. Ainoastaan niitä soluja joiden lukitus poistettiin ennen suojausta voidaan muokata. Suojaus on kätevä keino varmistaa, että kukaan ei vahingossa poista vaivalla tekemiäsi kaavoja taulukosta. 10 Copyright Juha-Pekka Ruuska

11 Taulukon automaattinen muotoilu Edellä olemme käyneet läpi monia keinoja muotoilla taulukkoa käsin esim.solujen ja fontin muotoilu, lukumuotoilut jne. Usein näyttävän muotoilun saa kuitenkin kun antaa Excelin itsensä hoitaa asian. HUOMAA, ETTÄ SUOJATTUA TAULUKKOA EI VOI MUOTOILLA. Poista suojaus ennen muotoilua. Ohjelmasta löytyy useita erilaisia vaihtoehtoja. Valitse ensin koko taulukko tai yksi solu taulukon sisällä. Valitse sen jälkeen MUOTOILE - valikosta AUTOMAATTINEN MUOTOILU. Saat eteesi dialogi-ikkunan. Vasemmassa ikkunassa on lista muotoilutyyleis tä ja oikeassa näet mallin ja sitten ei muuta kuin rohkeasti kokeilemaan. Omani näyttää tältä. Tyylikästä helposti. 11 Copyright Juha-Pekka Ruuska

12 Ohjatut Kaaviot LUO OHJATTU KAAVIO-toiminnon avulla voit helposti havainnollistaa tekemäsi taulukon sanomaa. Voit upottaa kaavion joko samaan työkirjaan laskentataulun kanssa tai erilliseksi taulukoksi. Ensiksi valitaan taulukosta ne tiedot joita halutaan kuvata. Se onkin usein hankalin osa-alue. Alueen täytyy olla suorakaiteen muotoinen mutta kaikkien solujen ei tarvitse sisältää tietoa. Voit esimerkiksi valita otsikot yläriviltä ja yhteenvedot alariviltä. Tässä kaksi sallittua valintaa samasta taulukosta. Vaikka taulukko on sama niin kuvaajista tulee aivan erilaiset. Ylempi kuvaa autojen kuukausimyyntiä merkeittäin ja alempi kuvaa kaikkien autojen kokonaismyyntiä kuukausittain. Valitse seuraavaksi ohjattu kaavion luominen - painike. Saat välittömästi näkyviin ohjausikkunan jonka ohjeita seuraamalla saat askel askeleelta kaavion valmiiksi. Aina valinnan tehtyäsi painat SEURAAVA ja viimeisessä ikkunassa VALMIS. 12 Copyright Juha-Pekka Ruuska

13 Itse valitsin Pylväskaavion ja se näyttää tältä. Tämä on autojen myynti merkeittäin. Ja tässä on autojen kokonaismyynti ilman erittelyä. Autojen kokonaismyynti Kappalemäärä Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kuukausi Jos haluat kaavion erilliseen taulukkoon niin silloin sinun täytyy aloittaa kaavion luominen alasvetovalikosta LISÄÄ ja komento TAULUKKO OMANA TAULUKKONA. Muuten toiminta on samanlaista. Kaavion muokkaaminen jälkeenpäin on helppoa. Jokaista kaavion osaa voi muokata joko ykköspainikkeen kaksoisnapsautuksella tai kakkospainikkeen pikavalikoiden avulla. Työkirjan tallentaminen 13 Copyright Juha-Pekka Ruuska

14 Työkirjan tallentaminen on hyvä tehdä kaikkein ensimmäiseksi kun aloittaa uuden työkirjan. Avaa uusi työkirja ja kirjoita siihen esim. otsikko. Tämän jälkeen suorita ensimmäinen tallennus. Valitse TIEDOSTO - alasvetovalikko ja komento TALLENNA NIMELLÄ. Näkyviin tulee seuraavanlainen dialogi - ikkuna. Kuvassa on näkyvissä kovalevyllä olevia kansioita. Jos haluat tallentaa työsi levykkeelle tai verkkolevylle niin sinun pitää vaihtaa asematunnusta. Jos sinulla ei ole valmiiksi luotua kansiota niin voit luoda sen UUSI KANSIO - painikkeella. Aseman vaihtaminen Uusi kansio Tiedostonimi kohtaan tulee työkirjan nimi. Tallennusmuoto on *.xls. Valitse TALLENNA. Suoritettuasi ensimmäisen tallennuksen niin seuraavat tallennukset tapahtuvat näppärästi PIKATALLENNUS- painikkeella. MUISTA, ETTÄ VÄLITALLENNUS VOI SÄÄSTÄÄ SINULTA ISON VAIVAN, KUN SÄHKÖKATKOS TAI MUU ONGELMA YLLÄTTÄÄ. Työkirjan tulostaminen 14 Copyright Juha-Pekka Ruuska

15 Ennen työn tulostamista on järkevää käyttää esikatselua. Siellä näet mahdolliset virheet ennen taulukon tulostamista paperille. Pikapainikkeella pääset nopeasti esikatselutilaan. Jos sivun asetukset eivät miellytä voit valita painikkeen ASETUKSET ja voit muuttaa sivun asetuksia. TIEDOSTO - alasvetovalikko ja SIVUN ASETUKSET johtavat samaan paikkaan. Täällä voit muuttaa sivun kokoa, reunuksia, tulostussuuntaa, ylä- ja ala-tunnisteita ja muita tulostusasetuksia. Lisäksi voit määritellä tulostetaanko taulukon ruudukkoa ja rivi sekä sarakeotsikoita jne. Kun olet tyytyväinen niin poistu esikatselutilasta ja valitse PIKATULOSTUS - painike tai alasvetovalikko TIEDOSTO - TULOSTA. Oletusarvoisesti Excel tulostaa aktiivisen taulukon. Voit myös tulostaa kaikki työkirjan taulukot ja valita kuinka monta tulostetta haluat. 15 Copyright Juha-Pekka Ruuska