Taulukkolaskenta. Microsoft Excel 2007 SYVENTÄVÄ MATERIAALI. Kieliversio: suomi Materiaaliversio 1.0 päivitetty

Transkriptio

1 Taulukkolaskenta SYVENTÄVÄ MATERIAALI Microsoft Excel 2007 Kieliversio: suomi Materiaaliversio 1.0 päivitetty Tämän materiaalin kopioiminen ilman tekijän lupaa kielletään tekijänoikeuslain nojalla Copyright

2 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /25 Sisällysluettelo FUNKTIOITA... 3 PERUSFUNKTIOITA... 4 ITSEISARVO... 4 SUMMA.JOS... 4 PYÖRISTÄ... 5 LASKE, LASKE.JOS... 5 KETJUTA... 6 LOOGISIA FUNKTIOITA JA VERTAILUOPERAATTORIT... 7 JOS... 7 HAKUFUNKTIOT... 9 PHAKU (VLOOKUP)... 9 VHAKU (HLOOKUP) RAHOITUSFUNKTIOITA MAKSU Sisäkkäiset funktiot TULEVA.ARVO (FV) PÄIVÄMÄÄRIEN JA KELLONAIKOJEN KÄYTTÖ LASKENNASSA OMAT LUKUMUOTOILUT PÄIVÄMÄÄRISSÄ JA AJOISSA Päivämäärillä laskeminen Aika-arvoilla laskeminen TAULUKON SUOJAAMINEN JA LOMAKEPOHJAKSI TALLENTAMINEN TAULUKON SUOJAAMINEN TYÖKIRJAN TALLENTAMINEN MALLINA Mallin tallennuspaikka ISOJEN TAULUKOIDEN HALLINTA OTSIKKOJEN KIINNITTÄMINEN TULOSTUSOTSIKOIDEN MÄÄRITTÄMINEN VÄLISUMMIEN LASKEMINEN TULOSTUSALUEEN MÄÄRITTÄMINEN SIVUNVAIHTOJEN ESIKATSELU MUITA HYÖDYLLISIÄ TOIMINTOJA TIETOJEN KELPOISUUDEN TARKISTAMINEN Luettelo kelpoisuusehtona TAVOITTEEN HAKU -TOIMINTO NIMETYT SOLUALUEET KOMMENTTIEN LISÄÄMINEN SOLUIHIN... 25

3 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /25 PYÖRISTÄ Pyöristä-funktio pyöristää luvun haluttuun määrään desimaaleja. Käyttötapa PYÖRISTÄ(Luku;Kuinka_monta_desimaalia) =PYÖRISTÄ(3,1415;3) =PYÖRISTÄ(PII());3) Rahasummien käteispyöristys Kun yhden ja kahden sentin kolikoita ei ole käytössä, käteispyöristys lähimpään viiteen senttiin voidaan tehdä vaikka seuraavalla kaavalla (tarkka summa solussa A1): Tuloksena 3,142. Eli palauttaa ensimmäisenä argumenttina annetun luvun kolmen desimaalin tarkkuudella. Viimeinen desimaali 5 pyöristyy tavallisen pyöristyssäännön mukaan ylöspäin. Huomaa: Käytä PYÖRISTÄ-funktiota, kun haluat käyttää pyöristettyä arvoa laskennassa. Jos haluat ainoastaan näyttää luvun taulukossa tietyllä tarkkuudella, käytä solun lukumuotoiluja (perusmateriaalin sivu xx). LASKE, LASKE.JOS =PYÖRISTÄ(A1/0,5;1)*0,5 Eli käytetään tavallista Pyöristäfunktiota, mutta lisätään siihen oma kerroin. Käytetty funktio: =LASKE(A:A) =LASKE.JOS(D:D;"Nainen") =LASKE.JOS(D:D;"Mies") =LASKE.JOS(E:E;G7) =LASKE.JOS(E:E;G8) =LASKE.JOS(E:E;G9) Osallistujien yhteismäärään kätevä on tavallinen LASKE-funktio, joka laskee lukuja sisältävien solujen määrän. Näin sille voidaan antaa argumentiksi koko A-sarake (A:A), jolloin uudet osallistujat lasketaan automaattisesti mukaan, heti kun asiakasnumero (luku) syötetään. Muiden lukumäärien laskennassa käytetään LASKE.JOS-funktiota. Sille annetaan ensimmäiseksi argumentiksi käytettävä alue eli sukupuolijakauman laskennassa D-sarake. Toiseksi argumentiksi annetaan tässä tapauksessa etsittävä arvo ( Mies tai Nainen ).

4 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /25 Hakufunktiot PHAKU (VLOOKUP) PHAKU-funktiolla voidaan etsiä tietoa tietyltä pystysarakkeelta ja palauttaa samalta riviltä valittu arvo: PHAKU(Hakuarvo;Taulukko_matriisi;Sar_indeksi_nro;Alue_haku) ;Alue_haku) Isommassa hinnastotaulukossa ossa on kaikki yrityksen tuotteet. PHAKU-funktioilla voidaan helposti hakea tästä taulukosta tuotekoodin perusteella tietty tieto kyseisestä tuotteesta. PHAKU-funktiolle kerrotaan argumentiksi ehto (tuotekoodi), miltä alueelta etsitään (koko taulukko A-sarakkeesta E-sarakkeeseen) ja kuinka monennesta sarakkeesta (järjestysnumero) löytyy haluttu tieto (2. sarakkeesta nimi tai 5. sarakkeesta hinta). Tätä käytetäänkin hyväksi Tilauksen tiedot -taulukossa, jossa A-sarakkeeseen syötetään tilattu tuote ja D-sarakkeeseen tilattu kappalemäärä. Muut tiedot haetaan ja lasketaan automaattisesti. PHAKU-funktiolla haetaan ensin tuotteen nimi B-sarakkeeseen:

5 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /25 Laskelmaan syötetään asunnon hinta ja omat säästöt. Tarvittava lainapääoma on silloin Asunnon hinta - Säästöt. Kuukausierän voit tällöin laskea koron, laina-ajan ja lainapääoman perusteella seuraavilla argumenteilla: Lainakauden korkokanta: jaetaan vuosikorko luvulla 12, niin saadaan lainakauden eli kuukauden korko. Lainakausien lukumäärä eli vuosissa ilmoitettu laina-aika täytyy kertoa luvulla 12. Esimerkissä tämä on tehty jo taulukkoon valmiiksi soluun D5. Tarvittava lainapääoma (tulevien maksujen määrä tällä hetkellä). Sisäkkäiset funktiot Edellisessä esimerkissä sait kuukausittaisen lyhennyksen määrän, joka oli tässä tapauksessa negatiivinen arvo eli lainapääomasta vähennettävä määrä. Jos haluat käyttää tätä kuukausierää laskennassa positiivisena (esim. kuukausierä * lyhennyskuukaudet), voit poistaa etumerkin ympäröimällä MAKSU-funktion ITSEISARVO-funktiolla: MAKSU-funktio ja sen argumentit suluissa =ITSEISARVO(MAKSU(5,3%/12;25*12; )) ITSEISARVO-funktion sisään laitetaan argumentiksi uusi funktio (MAKSU). Muista myös ITSEISARVO-funktion loppusulku.

6 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /25 Aika-arvoilla laskeminen Edelliseen esimerkkiin voidaan ottaa myös kellonajat mukaan: Nykyinen ajanhetki saadaan helposti kirjoittamalla funktio =NYT() Huomaa, että vastaus saadaan desimaalilukuna. Ajoilla laskentaa voidaan hyödyntää mm. tuntikirjanpidossa: Päivän tuntimäärä: Työ alkoi - työ loppui - tauot eli =D5-C5-E5 Koska Excel tallentaa tuntimäärän desimaalilukuna (päivän osa), pitää yhteissumma vielä kertoa 24:llä! Muotoile samalla Lukumuotoon. Nyt yhteismäärää voidaan käyttää mm. viikon palkan laskemiseksi (tuntipalkka * tunnit yht). Taulukon suojaaminen ja lomakepohjaksi tallentaminen Taulukon suojaaminen Voit suojata taulukon niin, että vain tiettyihin soluihin pääsee kirjoittamaan. Oletuksena kaikki Excelin solut on lukittu, mutta taulukon suojausta ei ole laitettu päälle: 1. Vapauta siis ensin ne solut, jotka haluat jättää vapaasti täytettäväksi (CTRL-näppäin useiden solujen valintaan) 2. Avaa Muotoile solut -valintaikkuna ja Suojaus-välilehti:

7 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /25 3. Poista ruksi kohdasta Lukittu. 4. Ota taulukon suojaus käyttöön napsauttamalla Tiedot-välilehden Suojaa taulukko - painiketta: 5. Oletusasetukset kelpaavat useimmissa tapauksissa. Halutessasi voit antaa suojauksen poistamiseen tarvittavan salasanan: 6. Napsauta OK, niin vain kohdassa 1 valitsemiasi soluja voi muokata. Työkirjan tallentaminen mallina Monet paljon käytetyt lomakkeet on hyödyllistä tallentaa mallina. Tällöin kaikilla on käytössä yhtenäinen pohja, eikä alkuperäisen päälle vahingossa tallenneta. Myös mallin voi ennen tallentamista suojata edellä esitetyllä tavalla.

8 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /25 Muita hyödyllisiä toimintoja Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen Kelpoisuustarkistuksilla voidaan rajata arvoa, joka soluun on mahdollista syöttää. Vääränmuotoisen tiedon voi näin etukäteen pyrkiä estämään. Voit esimerkiksi rajata, että soluun ei pystytä syöttämään negatiivisia arvoja (>=0) tai että syötettävän korkoprosentin täytyy olla välillä 1% 6%: 1. Valitse solut, joihin syötettäviä arvoja haluat rajata. 2. Napsauta Tiedot-välilehden Datatyökalut-ryhmästä löytyvää Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen -painiketta: 3. Valitse Hyväksy-kohtaa desimaaliluku ja Tiedot-kohtaan on välillä. Syötä minimiarvoksi 0,01 ja maksimiarvoksi 0,06: Huomaa, että rajoitukset syötetään varsinaisina lukuarvoina eli esim. 1% muodossa 0,01 4. Napsauta OK, niin kohdassa 1 valittuihin soluihin voi syöttää vain määritellyt ehdot täyttäviä arvoja. Luettelo kelpoisuusehtona Kelpoisuuden tarkistamiseen liittyvä kätevä erikoistapaus on luettelon käyttäminen kelpoisuusehtona. Tällöin käyttäjälle tarjotaan solun kohdalla käyttöön avattava luetteloruutu (pudotusvalikko) halutuilla vaihtoehdoilla.