Excel-harjoitus 1. Tietojen syöttö työkirjaan. Taulukon muotoilu

Transkriptio

1 Excel-harjoitus 1 Tietojen syöttö työkirjaan Kuvitteellinen yritys käyttää Excel-ohjelmaa kirjanpidon laskentaan. He merkitsevät taulukkoon päivittäiset ostot, kunnostuskulut, tilapäistilojen vuokramenot, myyntimatkat ym. menot - Avaa Excel ohjelma. Laadi oheinen taulukko kirjoittamalla tiedot sarakkeittain. Aloita taulukon täyttö solusta A1. Kenties helpoin tapa syöttää tietoa on ylhäältä alaspäin. Hyväksy kirjoitus Enternäppäimellä, jolloin seuraava solu aktivoituu alapuolelta. Myös nuoli-näppäimellä voit siirtyä haluamaasi suuntaan kirjoituksen jälkeen. - Tallenna työkirja nimellä Kirjanpito. Taulukon muotoilu - Kuudentena päivänä ei ole tapahtumia. Poista rivi tarpeettomana taulukosta. o Klikkaa solu aktiiviseksi riviltä 6 ja valitse Aloitus-nauhalta Poista, Poista taulukon rivejä. o Poista-rivi käskyn saat myös klikkaamalla hiiren oikealla poistettavan rivin päällä - Myyntimatkoja on useita, joten lisää Vuokrat-sarakkeen jälkeen uusi tyhjä sarake o Klikkaa solu aktiiviseksi E-sarakkeesta ja valitse Aloitus-nauhalta Lisää, Lisää taulukon sarakkeita (tai hiiren oikea, Lisää - Koko sarake) o kirjoita otsikko Myyntimatka soluun E2

2 - Siirrä myyntimatkojen hinnat tähän uuteen sarakkeeseen Muut-sarakkeesta. Poista Myyntimatka-sanat Selitys sarakkeesta. o Aktivoi siirrettävä solu o Tartu hiirellä solun reunasta kiinni ja vedä oikeaan paikkaan o Maalaa tyhjennettävät solut ja paina Delete näppäimistöltä - Yhdistä ja keskitä pääotsikko Kirjanpito taulukon keskelle. Maalaa solut A1:G1. Valitse Yhdistä ja keskitä-painike. Muuta otsikon fontiksi Courier 24 pt ja lihavoi otsikko. - Lihavoi rivin 2 otsikot - Aseta harmaa täyttöväri solualueelle A1:G2 - Tasaa rivin 2 otsikot solun oikeaan reunaan ja lisää otsikoiden alle leveä alareuna (viiva) - Muotoile taulukon hinnat euroiksi ja muuta sarakkeiden leveys sopivaksi - Tallenna muutokset työkirjaan Malli muotoilujen jälkeen kaksoisklikkaa tai vedä leveys sopivaksi Huom! Näkyykö solussa risuaitaa? soluun. Levennä saraketta. Sarake on liian kapea ja luvut eivät mahdu

3 Laskenta summa ja vähennyslasku - Kirjoita soluun A18 tekstiksi TOTEUTUNUT - Laske soluihin B18:F18 summa yläpuolen sarakkeista. Laske vain solun B18 summa. Kopioi kaavaa tästä solusta muihin rivin soluihin täyttökahvalla. Laskentaohje: o klikkaa solu B18 aktiiviseksi ja valitse Summa-painike Aloitus-nauhalta o maalaa Ostot-sarakkeen solut =SUMMA(B3:B16) o hyväksy laskukaava Enterillä o Kopioi kaavaa tästä solusta oikealle muihin soluihin (F18 saakka) aktivoi solu - tartu kopiointikahvasta kiinni ja vedä oikealle reilusti - Kirjoita soluun A19 tekstiksi ENNUSTE ja lisää soluihin B19:F19 mallin mukaiset luvut. Luvut kuvaavat ennustetta, kuinka paljon rahaa oletettiin kuluvan ennen kuukauden ostoja ja menoja. - Kirjoita soluun A20 tekstiksi EROTUS - Laske soluihin B20:F20 toteutuneiden kustannusten ja ennusteen erotus vähennyslaskuna Laske vain solun B20 vähennyslasku. Kopioi kaavaa tästä solusta muihin rivin soluihin täyttökahvalla. Kaava = toteutunut - ennuste Vähennyslasku ohje: - klikkaa soluun B20 - kirjoita = merkki - klikkaa solua B18 - kirjoita miinus merkki - klikkaa solua B19 - hyväksy kaava enterillä - Muotoile rivien luvut euroiksi. Aseta harmaa täyttöväri ja kehystä mallin mukaan. MALLI

4 FUNKTIOT Keskiarvo, minimi ja maksimi Summa funktio onkin jo tullut tutuksi. Lasketaan taulukkoon tilastotietoja funktioilla Keskiarvo, Min (minimi) ja Maks (maksimi). Funktiot ovat ohjelman ennalta määritettyjä laskukaavoja, jotka suorittavat laskutoimituksia käyttämällä erityisiä arvoja eli argumentteja tietyssä järjestyksessä tai tietyssä rakenteessa. Funktioilla voi suorittaa sekä yksinkertaisia että monimutkaisia laskutoimituksia. - Lisää taulukkoon mallin mukaiset otsikot - Laske tilastotiedot Kunnostus-sarakkeesta (solualueelta C3:C16) käyttäen Keskiarvo, Min ja Maks funktioita. Katso tarvittaessa laskentaohje. - Kehystä uusi alue ja aseta haluamasi taustaväri. - Tallenna muutokset työkirjaan Laskentaohje Miten funktioita käytetään? Funktiot saat esille Summa-painikkeen pienestä nuolesta Keskiarvo: 1. Klikkaa solu B24 aktiiviseksi 2. Valitse Keskiarvo-funktio 3. Maalaa solut C3:C16 4. Hyväksy kaava Enterillä Laske Min (pienin) ja Maks (suurin) tilastotieto samalla tavalla soluihin B25 ja B26 Laskennan keskeytys Jos jokin menee pieleen laskennan aikana tai haluat jostain syytä keskeyttää kaavan rakentamisen, klikkaa kaavarivin edessä olevaa rastia. Toinen painike hyväksyy laskennan kun kaava on valmis. Tämä vastaa Enterin painallusta Tulostusasetukset Aseta tulostusasetukset siten, että työkirja mahtuu yhdelle A4-pystyarkille. Lisää myös työkirjan ylätunnisteeseen oma nimesi vasempaan lohkoon ja päivämäärä oikeaan lohkoon

5 Sivun asetukset, tunnisteet Jatka harjoitusta Kirjanpito. Työkirjan ulkonäkö normaalissa Excelin työtilassa poikkeaa huomattavasti siitä, miltä se tulostettuna näyttää. Siirry Normaali-näkymästä Sivun asettelu näkymään Työkirja jakaantuu hyvin usein usealle sivulle. Kuinka työkirja saataisiin tulostusvalmiiksi esimerkiksi yhdelle sivulle? Tässä harjoituksessa työkirjan saisi sovitettua yhdelle A4-pystyarkille vain sarakeleveyksiä muuttamalla, mutta oletetaan että on tehtävä enemmän työtä asettelussa. Ota esille Sivun asettelu-nauha. Tärkeimmät painikkeet ovat Reunukset. Voit kasvattaa tulostusaluetta muutaman sentin lisää muuttamalla reunuksia. Suunta. Voit kääntää arkin suunnan pysty/vaaka-arkiksi Tulostusalue.Voit määrittää työkirjasta vakioalueen, joka tulostuu kun painat tulosta-painiketta. Maalaa työkirjasta alue Tulostusalue, Määritä tulostusalue. Sovita ja mittakaava. Oletus koko on 100 %. Voit skaalata, pienentää tai suurentaa työkirjaa arkilla. Näytä-ruutu. Valinta tulostaa Excel-työkirjan ruudukon mukaan. Ylä- ja alatunniste. Sivun yläreunassa ja alareunassa on alue, jossa on kolme lohkoa. Ylä- ja alatunniste on osa, joka toistuu automaattisesti monisivuisessa tulosteessa jokaisella sivulla. Riittää siis, että lisäät ja kirjoitat tunnisteen yhdelle sivulle haluamasi kuvat ja tekstit, jolloin nämä kopioituvat automaattisesti jokaisen sivun ylä- tai alareunaan.