Excel. -taulukkolaskennan perusteet. TAMPEREEN KAUPUNKI Kasvatus- ja opetustoimiala

Transkriptio

1 TAMPEREEN KAUPUNKI Kasvatus- ja opetustoimiala Excel -taulukkolaskennan perusteet

2 Sisällys sivu 1 Excel työkirjan peruskäsitteitä 1 2 Kuinka käytän laskentataulukkoa 1 3 Työkirja Uuden työkirjan avaaminen Valmiin työkirjan avaaminen Työkirjan tallentaminen 3 4 Solu Aktiivinen solu ja täyttökahva Solujen kopiointi 4.3 Solussa olevan tiedon korjaaminen Solujen muotoilu 4 5 Sarakkeet ja rivit Sarakkeiden ja rivien lisääminen Sarakeleveyden ja rivikorkeuden muuttaminen Sarakkeen tai rivin aktivoiminen 5 6 Ylä- ja alatunnisteen tekeminen 5 7 Perusfunktioiden käyttö Summafunktio Erotus ja muut peruslaskutoimitukset Funktiot 6 8 Järjestäminen 7 9 Tiedon suodatus 7 10 Taulukon ja työkirjan suojaus 8 11 Kaavion luominen 9 12 Kaavion tulostaminen 10 Ohje päivitetty /TL

3 1 1 Excel työkirjan peruskäsitteitä Taulukkolaskentaohjelmissa on muutamia peruskäsitteitä, joiden tuntemus on välttämätöntä ohjelmaa käytettäessä. Työkirja = taulukkolaskentaohjelmalla Nimiruutu Kaavarivi Työkalurivit tehty dokumentti. Vrt. Wordin asiakirja. Valikkorivi Aktiivinen solu Saraketunnus Laskentataulukko Rivitunnus Excel-ohjelman työkalurivien sisältö on lähes samanlainen kuin muissakin Office-ohjelmissa. Mikäli jokin työkaluriveistä on suljettuna, saat avattua sen valinnoilla Näytä - Työkalurivit. 2 Kuinka käytän laskentataulukkoa Kun haluat syöttää laskentataulukkoon tietoa, näpäytä solua johon haluat tiedon tulevan ja ala kirjoittamaan. Excel tasaa tekstin automaattisesti solun vasempaan reunaan ja numerot (myös päiväys) oikeaan reunaan. Tiedon syöttäminen päätetään painamalla Enter-näppäintä tai näpäyttämällä hiirellä jossakin toisessa laskentataulukon solussa. Voit perua tiedon syöttäminen näpäyttämällä Esc-näppäintä. Tiedon voi myös "kumittaa" merkki kerralla Askelpalautin (BackSpace) -näppäimellä. Voit liikuttaa aktiivista solua työkirjassa käyttämällä nuolinäppäimiä. Aktiivisen solun osoite näkyy kaavarivin nimiruudussa. Nimiruudun avulla voit antaa soluille ja solualueille kuvaavia nimiä. Nimiruudun avulla voit myös siirtyä nopeasti haluamaasi soluun. Kirjoittamasi tieto näkyy kaavarivillä, josta voi myöhemmässä vaiheessa korjata tietoa seuraavasti: 1. Vie kursori kaavariville siihen kohtaan, johon haluat korjauksen tehdä. 2. Poista askelpalauttimella ne merkit, jotka haluat poistaa ja kirjoita tilalle uudet. 3. Hyväksy tekemäsi muutokset näpäyttämällä Enter-näppäintä tai klikkaamalla hiirellä jossakin toisessa solussa.

4 2 3 Työkirja 3.1 Uuden työkirjan avaaminen Kun haluat avata uuden työkirjan, toimi seuraavasti 1. Valitse Tiedosto - Uusi. 2. Valitse sitten työkirja, jota haluat käyttää, ja paina OK. 3.2 Valmiin työkirjan avaaminen Kun olet avannut Excel-taulukkolaskentaohjelman, eteesi avautuu työkirjan laskentataulukko. Jos haluat esiin jo valmiiksi tehdyn taulukon voit avata sen seuraavasti: 1. Valitse Tiedosto - Avaa tai näpäytä pikapainiketta 2. Valitse kohteeksi asema ja kansio, jossa avattava tiedosto sijaitsee. 3. Näpäytä Avaa-painiketta. 3.3 Työkirjan tallentaminen Muista tallentaa työkirja riittävän usein, ettei tietoa pääse katoamaan mahdollisen virhetilanteen sattuessa. Kun tallennat työkirjasi ensimmäisen kerran, toimi seuraavasti: 1. Valitse Tiedosto - Tallenna nimellä. 2. Valitse kohteeksi asema ja kansio, jonne haluat työkirjasi tallentaa. 3. Kirjoita työkirjallesi kuvaava nimi tiedostonimen kohdalle ja tarvittaessa valitse sopiva tallennusmuoto. Yleensä tallennusmuotoa ei tarvitse muuttaa, vaan oletusarvoinen Excel-työkirja sopii tallennusmuodoksi. 4. Näpäytä Tallenna-painiketta. Kun tallennat tiedoston uudelleen lisäysten/muutosten jälkeen samalla nimellä edellisen version päälle, toimi seuraavasti: 1. Valitse Tiedosto - Tallenna tai näpäytä pikapainiketta 4 Solu 4.1 Aktiivinen solu ja täyttökahva Kun työskentelet Excel-työkirjan taulukossa, niin ainakin yksi solu on aina aktiivinen. Toimenpiteet, joita suoritat, kohdistuu aktiiviselle solualueelle. Aktiivinen solu erottuu vahvemmista ääriviivoista. Aktiivinen solu

5 3 Täyttökahva on kätevä apuväline, kun täytät esim. viikonpäiviä, kuukausia, numerosarjoja tai kopioit tietoa vierekkäisiin soluihin. Täyttökahva Kursori muuttuu mustaksi plussaksi, kun viet sen täyttökahvan päälle. Täyttökahva toimii siten, että kun näpäytät hiiren painikkeen pohjaan sen päällä ja vedät hiirtä työkirjan riviä tai saraketta pitkin, työkirjan ko. rivi tai sarake täyttyy mallin mukaan lähtöruudun arvoa mukaillen. Esimerkkejä: 4.2 Solujen kopiointi Aktivoituna on ollut mustalla kehystetty alue. Huomaa siis numeroissa, että jos haluat täyttää soluja tietyllä numerolla, kirjoita yhteen soluun tämä numero. Jos taas haluat juoksevan numeroinnin, tee malli kahdesta numerosta. Voit kopioida solujen sisällön seuraavasti: 1. Aktivoi solu näpäyttämällä sen päällä hiirellä. Mikäli haluat kopioida useampia soluja kerralla, pidä hiiren painike pohjassa ja vedä kohdistin kopioitavan solualueen yli. 2. Valitse Muokkaa - Kopioi. 3. Näpäytä hiirellä nyt solua (solualueen vasenta ylänurkkaa), johon haluat kopioimasi solun (alueen vasemman ylänurkan), sijoittaa. 4. Valitse Muokkaa - Liitä. Voit käyttää kopioinnissa myös pikapainikkeita kopioi ja liitä Kopioida voi myös näppäimistöä käyttäen: Kopiointi: ctrl + c Leikkaaminen: ctrl + x Liittäminen: ctrl + v 4.3 Solussa olevan tiedon korjaaminen Kun haluat muuttaa solun tietoja, niin kaksoisnäpäytä muokattavaa solua. Kun solu on aktiivinen, vie kursori muokattavaan kohtaan ja tee muutokset. Hyväksy solun sisältö näpäyttämällä Enter-näppäintä.

6 4 4.4 Solujen muotoilu Solu (soluja) on helppo muotoilla. Voit vaihtaa kirjasintyyliä, kirjasimen kokoa ja lajia. Voit myös värittää solun, laittaa sille kehykset tai valita mitä lukumuotoa käytät. 1. Valitse solu (solut), joita haluat muotoilla. 2. Valitse Muotoile - Solut. 3. Valitse Muotoile solut -ikkunasta asia, jota kaluat muuttaa (esim. oheisessa kuviossa fontti). 4. Vaihda asetukset haluamiksesi ja hyväksy muutos näpäyttämällä OKpaniketta. 5 Sarakkeet ja rivit 5.1 Sarakeleveyden ja rivikorkeuden muuttaminen Kun haluat muuttaa rivikorkeutta tai sarakeleveyttä, vie hiiren kohdistin esim. sarakeleveyden muutoksessa saraketunnuksen oikeaan reunaan, jolloin hiiren osoitin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Tämän jälkeen voit muuttaa sarakkeen leveyttä vetämällä haluamaasi suuntaan pitämällä hiiren painike samanaikaisesti pohjassa. 5.2 Sarakkeen tai rivin aktivoiminen Kun haluat aktivoida koko sarakkeen, niin vie kohdistin sarakkeen nimen päälle ja näpäytä hiirellä. Koko sarake aktivoituu. Vastaavasti rivin aktivointi tapahtuu näpäyttämällä hiirellä rivinumeron päällä. Jos haluat aktivoida koko työkirjan, näpäytä hiirellä työkirjan vasemmassa yläkulmassa. Jos haluat perua työkirjan aktivoinnin (tai sarakkeen tai rivin aktivoinnin), näpäytä hiirellä missä työkirjan kohdassa tahansa.

7 5 5.3 Sarakkeiden ja rivien lisääminen Kun haluat lisätä sarakkeita tai rivejä, napauta se sarake tai rivi aktiiviseksi, jonka jälkeen haluat lisättävän sarakkeen tai rivin tulevan. Tämän jälkeen valitse Lisää - Rivi/Sarake. 6 Ylä- ja alatunnisteen Jos haluat antaa työkirjallesi nimen, päivämäärän, sivunumeroinnin tai tekijän nimen, se onnistuu helposti ylä- tai alatunnistetta käyttäen. 1. Valitse Näytä - Ylä- ja alatunniste. 2. Näpäytä ylätunnisteen valintakahvaa ja valitse sopiva ylätunniste. 3. Näpäytä alatunnisteen valintakahvaa ja valitse sopiva alatunniste. 4. Mikäli haluat luoda oman ylätunnisteen/alatunnisteen näpäytä Oma ylätunniste /Oma alatunniste -painiketta. 5. Määritä avautuvan tunnisteen eri osioihin haluamasi tunnisteet, esim. päiväys. 6. Näpäytä OK-painiketta kahdesti. 7 Perusfunktioiden käyttö 7.1 Summafunktio Kun haluat laskea nopeasti allekkain olevien tai vierekkäisten solujen summan, niin nopein tapa on käyttää summafunktiota, joka löytyy työkaluriviltä. Summafunktion näpäytys ehdottaa yhteenlaskettavaksi solualuetta aktiivisena olevan solun yläpuolelta. Jos se ei löydä numeerista tietoa solun yläpuolelta, niin silloin funktio etsii numeroita vaakasuunnassa olevista soluista aktiivisen solun ympäriltä. Tarvittaessa voit myös itse määrittää solualueen, jonka summan haluat laskea. Kun summafunktio on laskemassa haluamasi solualueen summan, hyväksy laskutoimitus Enter-näppäimellä. Huom! Jos haluat laskea summan esim. useista vierekkäisistä sarakkeista, riittää kun määrittelet summa-alueen yhteen sarakkeeseen. Loput summat saat laskettua kopioimalla summakaavan valintakahvasta vetäen. 7.2 Erotus ja muut peruslaskutoimitukset Vähennys-, kerto- ja jakolaskuissa täytyy käyttäjän itse huolehtia niiden käytöstä eli laskea kuten laskisi paperille. Niissä laskutoimituksissa käyttäjä kirjoittaa laskentakaavan itse soluun, jonka jälkeen hän hyväksyy laskutoimituksen Enter-näppäimellä.

8 6 Laskentakaava alkaa aina =-merkillä. Laskentakaava tehdään seuraavasti: 1. Näpäytetään =-merkkiä näppäimistöltä, kun solu B4 on aktiivisena. 2. Näpäytetään hiirellä solua B2. Tässä esimerkissä siinä on vähennettävän arvo (siis luku 47). 3. Näpäytetään --merkkiä näppäimistöltä. 4. Näpäytetään hiirellä solua B3. Tässä esimerkissä siinä on vähentäjän arvo (siis luku 23). 5. Näpäytetään Enter-näppäintä, niin Excel laskee soluun B2 laskentakaavan arvon eli solun B4 arvoksi tulee 24. Jos muutat vähennettävän (solu B2) tai vähentäjä (solu B3) arvoa, Excel laskee automaattisesti vähennyslaskulle uuden arvon. 7.3 Funktiot Kun haluat laskea mutkikkaampia laskutoimituksia, niin silloin voit käyttää apunasi funktio-toimintoja seuraavasti: 1. Aktivoi solu, johon haluat lopputuloksen viedä. 2. Valitse Lisää - Funktio. 3. Valitse avautuvasta ikkunasta funktioluokka ja funktionimi. 4. Näpäytä OK-painiketta. 5. Valitse avautuneesta ikkunasta solualue, josta laskenta tapahtuu. 6. Näpäytä OK-painiketta. Jos myöhemmin muutat arvoja solualueella, niin lopputulos muuttuu automaattisesti.

9 7 8 Järjestäminen 1. Aktivoi solualue, jonka haluat järjestää. 2. Valitse Tiedot - Lajittele. 3. Määrittele lajitteluperusteet ja näpäytä OK-näppäintä. Huom! Jos järjestät taulukkoa, jossa tietueen tietoja on vierekkäisillä sarakkeilla, muista aktivoida koko taulukko. Muutoin Excel järjestää vain aktivoidun alueen arvot. Siis jos esim. sarakkeessa A on sukunimet ja sarakkeessa B etunimet ja järjestät sukunimet aakkosjärjestykseen, aktivoi sekä sarake A että B, muutoin sukunimi ja etunimi eivät enää vastaa toisiaan aakkostamisen jälkeen! 9 Tiedon suodatus Pikasuodatuksella voi hakea tarkasteltaviksi vain määrätyn ehdon täyttävät tiedot. 1. Valitse yksi solu ja anna komento Tiedot Suodata - Pikasuodata. Jokaisen sarakeotsikon oikealle puolelle ilmestyy nuolipainikkeet. 2. Valitse nimi ja saat näkyviin tietueet, joissa nimi esiintyy. 3. Suodatusta voi tarkentaa Etunimi-sarakkeen avulla 1. Huom! Kun haluat palauttaa näkyviin koko luettelon, napauta suodatukseen käytetyn sarakkeen kohtaa Kaikki

10 8 Oma pikasuodatus toiminnolla voi määritellä suodatuksen tiettyjen ehtojen mukaisesti. Esimerkissä tietueet on suodatettu Ikä-sarakeotsikon mukaisesti. 1. Napauta haluamasi sarakeotsikon oikealla puolella olevaa nuolta ja valitse Ehdot. 2. Valitse ehdot ja määritä ruutuihin haluamasi vertailuluvut. 3. Napauta Ok. Koko luettelo saadaan uudelleen näkyviin valitsemalla Tiedot Suodata Näytä kaikki. Pikasuodatustilasta poistutaan valitsemalla Tiedot Suodata Näytä kaikki. 10 Taulukon ja työkirjan suojaus Taulukko on mahdollista suojata siten, että vain tiettyihin soluihin pääsee syöttämään tietoa. 1.Valitse solut, jotka suojataan muutoksilta. Pidä Ctrl-näppäin pohjassa. 2. Avaa pikavalikko hiiren oikealla painikkeella. 3. Valitse pikavalikosta Muotoile solut. 4. Valitse Suojausvälilehti ja poista Lukittuvalintamerkki. 5. Napauta Ok.

11 9 6. Valitse päävalikosta Työkalut Suojaus Suojaa taulukko. 7. Avautuvasta valintaikkunasta voit määritellä, mitä työkirjan käyttäjät voivat muokata. Taulukon suojauksen poistamiseen voi myös asettaa salasanan. 8. Napauta Ok. Tämän jälkeen lukittuja soluja ei voi muotoilla. Taulukon suojauksen voi poistaa valitsemalla päävalikosta Työkalut Suojaus Poista taulukon suojaus. 11 Kaavion luominen Excel-kaavio luodaan numerotietojen pohjalta. Kaavion avulla tiedot voidaan esittää graafisesti. Riviotsikosta tulee x-akselin otsikko, jos rivejä on enemmän kuin sarakkeita ja päinvastoin. 1. Valitse solualue, josta haluat luoda kaavion. Valitse Lisää/Kaavio tai pikapainike Ohjattu kaavion luominen.

12 10 2. Valitse kaaviolaji (pylväs, viiva, ympyrä jne.). 3. Napauta Seuraava-painiketta. Vaiheessa 3/4 voit määritellä kaavion asetuksia; esim. antaa kaaviolle otsikon. 4. Jos valitset vaiheessa 4/4 Uuteen taulukkoon, kaavio näkyy työkirjan erillisenä taulukkona (eri välilehdellä). 12 Kaavion tulostaminen Erillinen kaavio Erillisen kaavion tulostusasetuksia voit määritellä valitsemalla Tiedosto/Sivun asetukset. Jos valitset Kaaviovälilehdeltä Oman koon, voit säätää kaavion reunuksia vapaammin.

13 11 Reunuksetvälilehdellä pääset määrittelemään sivun reunamarginaalit ja kaavion keskittämisen vaaka- tai pystysuoraan. Huom.! Jotta voit keskittää kaavion, täytyy Sivuvälilehdellä valita Oma koko. Kun olet määritellyt sivun asetukset, napauta Esikatsele-painiketta. Esikatselutilassa voit vielä säätää sivun reunuksia tarttumalla hiirellä apuviivoista ja vetämällä. Kun tarvittavat sivun asetuksen on tehty, napauta Tulostapainiketta. Tarvittaessa voit vielä säätää tulostimen asetuksia Ominaisuudetpainikkeesta. Kaavio objektina 1. Objektiksi määritellyn kaavion tulostusmäärittely aloitetaan napauttamalla hiirellä kaavioalueen ulkopuolella. 2. Valitse sitten valikosta Näytä/Sivunvaihtojen esikatselu.

14 12 3. Katkoviiva osoittaa sivujen vaihtumisen paikan. 4. Napauta kaavio aktiiviseksi. Voit siirtää kaavion paikkaa tarttumalla hiirellä taulukosta ja vetämällä. Kaaviota voi myös pienentää vetämällä hiirellä kaavion kulmissa olevista valintakahvoista. Kun kaavio on aktivoitu, voit muuttaa kaavion asetuksia samalla tavalla kuin erillisen kaavionkin asetuksia. Siis valitsemalla Tiedosto/Sivun asetukset ja muuttamalla asetuksia.