Joko taas, vastahan tästä selvittiin

Transkriptio

1 Joko taas, vastahan tästä selvittiin Näkökulmia muutoksen tukemisesta valtionhallinnossa Sakari Kinnarinen

2 Esityksen sisältö 1. Muutoksen suunnittelusta 2. Henkilöstötuesta 3. Muutosvalmennuksesta 4. Johtamisesta Esitysaineisto: tai

3 Muutoksen suunnittelusta Johdon linjaus: 1. Muutoksen oikeutus (ministeriö, virasto, laitos, työyhteisö) 2. Muutokseen käytettävä aika (oma aika) 3. Miten henkilöstöä kohdellaan Miten muutoksenhallintaa tuetaan: 1. Omien tarpeiden kartoitus 2. Oman osaamisen kartoitus 3. Oman kuormituksen keventäminen 4. Valtion henkilöstöpalvelut, yhteistyökumppanien tukimahdollisuudet 5. Lisäresurssien käyttö, asiallinen, ajallinen ja alueellinen rajaus 6. Ostopalveluiden selkeä toimeksianto 7. Budjetointi Laaditaan henkilöstön tukisuunnitelma ja sitä tukeva viestintäsuunnitelma

4 Muutoksen aikataulu, laitoksen lakkautus Perusteet Päätös, kokoonpanot Tehtäväsuunnitelma henkilöstösuunnitelma päätökset tiedoksi laitoksen lakkautus tehtävänkuvaukset Arviointi YT ilm työvoimatstoon neuvesitys 5 pv ennen väh 6 vkoa väh 2 neuvottelua Henkkoht YT neuvesitys 5 pv ennen neuvottelu vastineen anto 7 vrk Toimeenpano Virkojen ja vakanssien siirrot Työsopimukset, nimittämiset Irtisanomiset rekrytointi KESTO NOIN YKSI VUOSI (min)

5 Muutoksen aikataulu, henkilöstötuki Päätös perusteet henkilöstösuunnitelma laitoksen lakkautus Irtisanomisuhan alaiset irtisanotut YT ETUSIJAISUUS HAKUMENETTELYSSÄ PALKATON VIRKAVAPAA TUTUSTUMISMATKAT Henkkoht YT Toimeenpano MUUTOSTURVA VirkamL 20 PALKALLINEN VIRKAVAPAA HELI KOULUTTAUTUMISEN TUKI UUDELLEEN SIJOITTAMINEN UUSIEN TEHTÄVIEN ETSIMINEN IRTISANOUTUMISKORVAUS VIRKASIIRROT TAKAISINOTTO- VELVOLLISUUS 9/12 KK MUUTTOKUSTANNUSTEN KORVAUS YLIVAHVUUS- MAHDOLLSUUS ETÄTYÖMAHDOLLSUUS ELÄKEPUTKI

6 Muutos toteutetaan hyvän työnantajan tavoin. Puolustusvoimien Materiaalilaitos 2005 Tavoitteena on turvata vapautuvan henkilöstön palvelusuhteen jatkuvuus ja minimoida työttömäksi jäävien määrä. Henkilöstösuunnittelun ensisijaisena lähtökohtana on osaamisen varmistaminen, henkilöstön tasapuolinen kohtelu ja luontaisen poistuman hyödyntäminen. Muutos toteutetaan seuraavin periaattein: henkilöstö on etusijalla täytettäessä virastossa avautuvia tehtäviä, mikäli he koulutuksensa ja kokemuksensa perusteella ovat kelpoisia hoitamaan ko. tehtäviä vapautuvaa henkilöstöä kohdennetaan muihin tulosyksiköihin henkilöstöä kannustetaan täydentämään osaamistaan ja tuetaan uudelleenkouluttautumista henkilöstölle tarjotaan virastossa vapautuvia muita työtehtäviä tuetaan henkilöstön työllistymistä viraston ulkopuolella lievennetään eläke- ja eroamisiän saavuttavien asemaa ylivahvuusmenettelyllä noudatetaan avointa ja luotettavaa viestintää käytetään aktiivisesti koko osallistumisjärjestelmää ja luodaan neuvontavastuuorganisaatio henkilövalinnoissa noudatetaan avointa hakumenettelyä

7 Henkilöstön tukisuunnitelma 1. Henkilöstötuen menettely - Tavoite - Tehtävät ja vastuut 2. Henkilöstösuunnittelun periaatteet - Valtion henkilöstöpalvelut (yleiset periaatteet) - Ohjeet työsuhdeasioista muutoksessa - Tehtävien täyttämisen etusijaisuudet - Irtisanomisuhan alaisuus, määräaikaiset yms. - Prosessin eteneminen ja aika 3.Yhteistoimintamenettely ja osallistaminen

8 4. Viestintä 5. Muutosvalmennus ja henkinen tuki 6. Erityistukitoimet - Virkasiirrot - Siirto toisen työnantajan palvelukseen (VirkamL 20 ) - Kouluttautumisen tukeminen - Työllistymisen tukeminen virkavapauksin - Etätyömahdollisuus - Työpaikan hakemiseen liittyvä tuki - Siirtäminen ylivahvuuteen - Muuttokustannusten korvaaminen muutosten johtaminen ja muutosturva valtionhallinnossa

9 7. Uusien tehtävien etsiminen ( Heli) 8. Irtisanominen -Irtisanomisperusteet -Siirtymisvelvollisuus -Irtisanomissuojasopimus -Irtisanoutumiskorvaus -Uudelleensijoittaminen ja siihen liittyvä kouluttamisvelvoite -Työvoimahallinnon palvelut 9. Takaisinottovelvollisuus 10. Muutosturva 11. Budjetointi ja raportointi - Toimintamenot, sopeuttamismääräraha (VVM)

10 Henkilöstötuesta

11 Tukitoimien kartoitus oikeat toimet 1. Ikärakenne, lähtövaihtuvuus, eläkepoistuma 2. Eläkeputkimahdollisuus 3. Ylivahvuusmahdollisuus 4. Ilman hakumenettelyä organisaatioon jäävät 5. Irtisanomisuhan alaiset 6. Määräaikaiset 7. Riskiryhmät selviytyjät 8. Muualle kohdennettavat 9. Virkasiirtojen mahdollisuudet työssäkäyntialueella 10.VirkamL 20 :n mahdollisuudet työssäkäyntialueella 11.Koulutusaktiivisuus 12.Aktiivisuus poishakeutumiseen 13.Kipupisteet ja mieliala 14.Tiedonkulku (ml poissaolijat) 15.Paikkakunnan osaajat ja heidän valmiudet 16.Työterveyspalvelujen ja kriisituen saatavuus 17.Työsuhdeasuntojen saatavuus

12 Henkilöstötuen muodot Tiedollinen tuki Pyritään takaamaan tiedon saanti ja opastus. Taloudellinen tuki Turvataan ylimenovaiheen toimeentulo ja autetaan työsuhteen päättymiseen liittyvissä ongelmissa. Osallistuva tuki Lisätään hallinnan tunnetta ja osallistumisen mahdollisuuksia. Aktivoi omaehtoiseen ongelmanratkaisuun. Yhteistyö ja vahvistava palaute vähentävät haitallista stressiä. Psyykkis-emotionaalinen tuki Luodaan välittämisen ja turvallisuuden tunnetta. Ylläpidetään jaksamista.

13 6 kk:n virkavapaa ja Koulkustannusten korvaus Virkasiirrot, VirkamL 20 Muutosturva Irtisanoutumiskorvaus Muuttokust korvaus Sosiaaliturva * eläkkeet * työttömyyspvraha Opintotuki Toimintavarojen käyttö VM:n tukimääräraha YT, työslutmk, muut toimikunnat Muutosvalmennus, tukiryhmä Keskustelutilaisuudet Osallistuva suunnittelu R A H A A OSALLISTUMISTA HENKISTÄ TUKEA T I E T O A Työterveyshuolto, työslu Neuvontavastuuorganisaatio Tukiryhmät, terapia, sielunhoito Läsnäolo, kuuntelu, keskustelu Muutosvalmennus IRTISANOTTAVAT KOHDENNETTAVAT JÄÄVÄT Viestintä Neuvonta, neuvontapiste sähköinen ilmoitustaulu Muutosvalmennus Tarpeiden kartoitus HELI-järjestelmä Täydennys/uudelleenkoulutus Tutustumismatkat

14 Puolustusvoimien materiaalilaitos 2006 Esimerkkejä myönnetyistä koulutustuista v 2006 Koulutus Lähihoitajakoulutus 481 Varastonhoitajan ammattitutkinto 961 Tavaraliikenteen yrittäjäkurssi 1740 Hierontapöydän hankinta 865 Ammattiajolupa 890 Myynnin ammattitutkinto 558 Pienkoneyrityksen investointituki 9300 Sammutustyökurssi 124 Artesaanikoulutus 670 Kouluavustajan koulutus 1284 Palkallinen virkavapaa enintään 6 kk

15 Osallistumisjärjestelmän hyödyntäminen Osallistumisjärjestelmään kuuluva toimielin kartoittaa, analysoi ja tarvittaessa tekee esityksen uutta organisaatiota varten esim. seuraavista asiakokonaisuuksista: työterveyshuoltosopimukset ja käytännöt työpaikkaruokailu, työsuhdeasunnot sosiaali- ja virkistystilat, työpaikkaliikunta virkistystoiminnan käytännöt ja periaatteet paikkakuntakohtaiset tukitarpeet kerho-, yhdistys- ja harrastustoiminta kuntoutustarpeet ja mahdollisuudet toimikuntien mahdollinen yhdistyminen, yhteiskokouksista tukisuunnitelman valmistelu tutustumismatkat, ns. muuttajan mappi laitoksen hautajaiset, uuden laitoksen avajaiset

16 Muutosvalmennuksesta

17 Muutosvalmennus Henkilöstön valmennus yleinen muutosvalmennus (työpsykologi, pappi, tukihenkilö) yhteistoimintaelin (henkilöstöjohto, luottamushenkilöt)) kohdennettavien valmennus (tukihenkilö) eläkkeelle siirtyvien valmennus (työvoimatsto, Valtiokonttori) irtisanottavien valmennus (työvoimatsto) osallistumisjärjestelmän valmennus (henkilöstöjohto, tukihenkilö) vastaanottavan laitoksen henkilöstön valmennus Esimiesvalmennus yleinen muutosvalmennus (työpsykologi, konsultti) yhteistoimintamenettely (henkilöstöjohto, luottamushenkilöt) muutoksen johtaminen (konsultti) pelisäännöt (johto, henkilöstöjohto, tukihenkilö) Muutosvalmennuksessa keskitytään omaan laitoksen muutokseen

18 Muutoksen vaiheet ja tunnekäyrä tasapaino Uusi ajattelutapa alkuinnostus Järkytys, lamaantuminen Kieltäminen Todellisuuden näkeminen luopuminen vanhasta Uudet ratkaisut

19 Keskustelun aiheita Mikä muuttuu varmasti? Mikä muuttuu mahdollisesti? Mikä ei tule muuttumaan? Mihin ne vaikuttavat? Keitä ne koskevat? Miten ne koskevat minua? Keskustelu on usein helpompi aloittaa käytännön asioilla, joihin kaikki voivat ja haluavat ottaa kantaa (palkkaus, työajat, eläkkeet, työterveys, lomat yms.)

20 Tunteita tulee käsitellä Muutostilanteet tuovat tunteet pinnalle Työstämättömät tunteet vievät energiaa, joka on pois varsinaisesta tehtävästä Paras lääke tähän on keskustelu, asioiden purkaminen, prosessointi, kaksin tai joukolla

21 Muutoksen johtamisesta

22 Lähiesimiehen omalla toiminnallaan vahvistettava alaistensa tunnetta oikeudenmukaisesta johtamisesta tunnetta, että hänen työtään arvostetaan tunnetta oman työn hallinnasta ja vaikuttamisesta tunnetta siitä, että esimies on läsnä ja saatavilla Teema on esimiesten muutosvalmennuksen aihe

23 Työpaikan pelisäännöt muutoksen aikana Pidetään kerran viikossa keskustelutilaisuus, jossa kukin vuorollaan ottaa esille Itseään askarruttavia ja muutokseen liittyviä asioita Sovitaan, miten muutosta seurataan (kuka, keino ja tiedottaminen) Käydään kaikkien kanssa ylim. kehittämiskeskustelu Sovitaan puheeksi ottamisesta Selvitetään tukihenkilön ja työterveyshuollon palvelut Jokainen merkitsee kaikki tehdyt tunnit Sovitaan, mitä jätetään tekemättä Sovitaan periaate kuormituksen tasaamisesta Tarkistetaan sijaisuudet ja vuosilomat Sovitaan periaate esimiehen läsnäolosta ja saatavuudesta Pidetään muutosta käsittelevä tilaisuus Pidetään päätösbileet Vältetään kiroilua ja mustamaalauksia Ei tulla sairaana työhön Pidetään yhteiset kahvitauot Sovitaan käytännön asioista, joista jokainen voi pitää kiinni

24 Kuormituksen tasaaminen Jos kuormitus koetaan ongelmaksi arjessa, miten käy muutoksessa Kuormituksen merkit ja niiden tunnistaminen Kuormituksen tasaaminen Mitä jätetään tekemättä, mitkä tehdään Mitkä tehtävät siirretään Tehtävien uudelleen järjestelyt Delegointi Sijaisuudet Loma-ajat, työajat, urakat/talkoot Projektiapu, kiireapu Ostopalvelut Linkkejä:

25 Kuormituksen merkit Tunne-elämä ärtyneisyys, masennus hermostuneisuus Ajattelu hajamielisyys, keskittymisvaikeudet Vetäytyminen, ihmissuhdeongelmat Motivaatio haluttomuus aloitekyvyttömyys Fyysiset reaktiot Päihteet Epäsiisteys Huono työn jälki Viivästymiset,huolimattomuus Velvollisuuksien laiminlyönti

26 Puheeksi ottaminen Puheeksi ottamisen menettely on hyvä työkalu muutoksenhallinnassa Tavoitteena mahdollisimman aikainen havaitseminen ja ongelmatilanteeseen puuttuminen. Puheeksi ottamismenettely tulee kerrata esimiesvalmennuksessa Puheeksi ottaminen suora ja arvostava keskustelupyyntö keskustelupyyntö ja keskustelun aihe esitetään henkilökohtaisesti keskusteluun varataan riittävästi aikaa, rauhallinen paikka tarvittaessa joku ulkopuolinen mukaan keskusteluun esimies pitää keskustelun työhön liittyvissä asioissa ja kuuntelee aktiivisesti asianomaisen omia näkemyksiä keskustelussa painotus on tavoitteissa, ratkaisumahdollisuuksissa ei ongelmassa lopuksi sovitaan miten jatkossa edetään Linkkejä:

27 Esimiehen rooli ja paikka muutoksessa Esimies on yrityksen johtoryhmän jäsen, muutoksen edistäjä, omien alaistensa lähiesimies, kollegoiden yhteistyökumppani, jopa irtisanottava. Paikka on sopiva, kun sekä alaiset että johto antavat sopivassa määrin kriittistä palautetta! Teema on esimiesten muutosvalmennuksen aihe

28 Syntyikö muutosta? Muutoksen periaatteita on toistettava jonkin aikaa muutoksen toimeenpanon jälkeenkin, jottei palata takaisin vanhaan. Muutoksen arviointi, onnistuminen ja julistaminen Muutoksen jälkeen siirrytään jatkuvaan parantamiseen

29 Kiitos Myötäisiä tuulia