KEMIN KAUPUNGIN SISÄINEN VUOKRA JA VUOKRAJÄRJESTELMÄ 2013

Transkriptio

1 KEMIN KAUPUNGIN SISÄINEN VUOKRA JA VUOKRAJÄRJESTELMÄ 2013 Harri Isoniemi

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO KEMIN KAUPUNGIN SISÄISEN VUOKRIEN MÄÄRITYS RAPORTIN SISÄLTÖ TILAKUSTANNUKSET MIKSI TILALLA TULEE OLLA HINTA? SISÄISEN VUOKRAJÄRJESTELMÄN EDUT JA KESKEISET PERIAATTEET SISÄINEN VUOKRA KUNNAN TOIMINNASSA TILAKUSTANNUSTEN STEN KOMPONENTIT PÄÄOMAKUSTANNUKSET Tilojen arvostus YLLÄPITO- KÄYTTÖ- JA KÄYTTÄJÄPALVELUKUSTANNUKSET KEMIN KAUPUNGIN SISÄISTEN S VUOKRIEN MÄÄRITYS ÄRITYS SISÄISTEN VUOKRIEN SISÄLTÖ JA TEKIJÄT SISÄISTEN VUOKRIEN / TOIMITILAKUSTANNUSTEN MÄÄRITYS Rakennusten arvot, korjausvelka ja kuntoprofiili Pääomavuokra Rakennusten ylläpitovuokra Rakennusten sisäinen vuokra ja toimitilakustannukset Sisäisen vuokran toimintatapa SISÄISTEN VUOKRIEN TARKISTUS Vuokrakello Pääomavuokran tarkistus Ylläpitovuokra tarkistus YHTEENVETO LIITE 1: KÄSITTEITÄ LIITE 2: VUOKRIEN MÄÄRITTELYSSÄ ÄRITTELYSSÄ TUOTETTUJA T TIETOJA

3 1. JOHDANTO Muutamat julkisen sektorin yksiköt pohtivat tilahallinnon kehittämistä jo luvulla, mutta vasta 1990-luvun aikana julkinen sektori alkoi yleisemminkin kiinnittää huomiota kiinteistövarallisuuden käyttöön ja tehokkuuteen luvulle tultaessa julkisen kiinteistövarallisuuden hallinnassa on yhä voimakkaammin korostunut resurssi- sekä aktiivisen omistamisen näkökulma, eli rakennus on tuotannontekijä jota tulee käyttää tehokkaasti sekä omaisuutta, josta tulee huolehtia pitkällä aikavälillä. Ensimmäisissä luvulla tehdyissä julkisen sektorin tilahallinnon kehittämishankkeissa kävi selvästi ilmi, että kiinteistövarallisuus oli yleisesti ottaen verrattain tehottomassa käytössä. Julkinen sektori oli rakentanut tai rakennuttanut kiinteistöt palvelemaan omaa toimintaansa, jolloin kiinteistöjen käyttö sekä omistus ovat olleet samalla organisaatiolla. Kun kiinteistöt on otettu käyttöön niin, varsinainen omistajuus puuttui kokonaan. Omistajuuden puuttumisen seurauksena todellisiin kustannuksiin pohjautuvaa hintajärjestelmä puuttui, joka olisi siirtänyt tilojen käytön kustannukset omistajalta käyttäjälle. Hintajärjestelmän eli sisäisen vuokrajärjestelmän puuttuminen johti tilojen taloudellisesti tehottomaan käyttöön sekä omistajuuden selkeän vastuun puuttuessa riittämättömiin peruskorjaus- ja kunnossapitorahoihin. Lisäksi painopiste oli uusien rakennusten rakentamisessa ja vanhojen peruskorjauksista systemaattisesti tingittiin. Tämä johti siihen, että julkisen sektorin rakennukset olivat yleisesti ottaen verraten huonossa kunnossa sekä tehottomassa käytössä. Omaisuuden arvon turvaamisen, rakennusten kunnon paranta ntamisen sekä tilankäytön tehostamisen keskeisin työkalu on toimiva tilahallinto ja tilakustannusten oikea kohdistaminen tilojen käyttäjille. Toimivalla tilahallinnolla edistetään omaisuuden ja tilaresurssin hallintaa sekä oikeilla tilakustannuksella edistetään tilojen käytön tehokkuutta, kun käyttäjät voivat arvioida todellista tilantarvettaan suhteessa tilojen aiheuttamiin kustannuksiin. Oikea tilakustannus mahdollistaa myös tilaresurssin parhaan palvelukyvyn ydintoiminnalle. Käyttäjän ja omistajan roolin eriyttäminen sekä näiden aito vuorovaikutus ja tilojen todellisiin kustannuksiin pohjautuvan sisäinen vuokra ovat toimenpiteitä jotka tuottavat ratkaisuja kiinteistöjohtamisen järjestämiseen. Kiinteistöjohtamisen tavoitteena on tuottaa toimivia tiloja ja niihin liittyviä palveluita itse ydintoimintaan sekä mahdollistaa omistetun varallisuuden kunto pitkällä aikavälillä. 3

4 Kuva 1: Kiinteistöjohtamisen järjestämisen keskeiset taustatekijät Kemissä tilahallinta on keskitetty Teknisen palvelun Tilapalvelu-yksikköön. Nyt Kemin kaupungin omistamille ja käyttämille rakennuksille määriteltiin vuoden 2013 alusta käyttöönotettava aito sisäinen vuokra. 1.1 KEMIN KAUPUNGIN SISÄISEN VUOKRIEN MÄÄRITYS Kemin kaupungin vuoden 2011 Toimitilastrategiassa on päätetty uudistaa sisäisten vuokrine määritystapa. Tätä asiaa on käsitelty talous- ja henkilöstötoimikunnassa ja 43 ja Sisäisten vuokrien määrittelytyö aloitettiin kaksivaiheisena hankkeena, jossa ensimmäisessä erillisessä vaiheessa rakennuksille määriteltiin rakennusten tekniset - sekä jälleenhankinta-arvot sekä korjausvelka. Tässä tarkasteltiin Kemin kaupungin omistaman omaisuuden arvoa, korjausvelkaa sekä muita omaisuuden tunnuslukuja, jonka jälkeen toisessa erillisessä projektissa määriteltiin sisäisten vuokrien pääoma- ja ylläpitovuokran sisältö, rakenne ja hinnoitteluperiaatteet sekä tarkasteltiin sisäiseen vuokrajärjestelmään liittyviä muita elementtejä. Käytännössä hankkeen tavoitteena oli tuottaa järkevät yleisesti kuntien käytössä olevat sisäisen vuokran hinnoittelumekanismit, toimintatavat ja pelisäännöt, jotka antavat parhaan mahdollisen konsernijohtamisen työkalun Kemin kaupungille sekä tilojen käyttöön että niiden omistamiseen. 4

5 Projektin käytännön toteutuksesta, sisällöstä ja selvityksen tekemisestä on vastannut Trellum Consulting Oy ja Harri Isoniemi. 1.3 RAPORTIN SISÄLTÖ Varsinaisen vuokrajärjestelmän sekä tilakustannusten määrittelyn ja vuokrien laskemisen taustaksi ja perustaksi on tässä raportissa kuvattu myös sitä, miksi sisäisiä vuokria ja pääomakustannuksia lasketaan ja mistä ne koostuvat. Lisäksi raportissa on kuvattu nyt määriteltyjen vuokrien ja vuokrajärjestelmän keskeiset komponentit sekä niiden määrittelyperusteet. Tämän raportin toisessa luvussa tarkastellaan, miksi julkisen sektorin palvelutuotannon käytössä olevilla tiloilla tulee olla hinta. Kolmannessa luvussa puolestaan tarkastellaan, mistä tämä oikea hinta eli käyttäjän maksama tilakustannus muodostuu. Neljännessä luvussa varsinaisesti kuvataan nyt määriteltyjen sisäisten vuokrien perusperiaatteet ja käydään tarkemmin läpi vuokrien laskemiseen liittyviä tunnuslukuja. Luvussa viisi on lyhyt yhteenveto raportin sisällöstä. Varsinaisen raportin lopussa olevissa liitteissä kuvataan projektissa tuotettua materiaalia sekä keskeisiä kiinteistöjohtamiseen ja vuokrien määrittelyyn sekä sopimuksiin liittyviä käsitteitä. Raportin on kirjoittanut TkL VTM Harri Isoniemi Trellum Consulting Oy:stä. Raportin kirjoittaja on kirjoittanut myös Kuntaliitolle kirjan sisäisistä vuokrista, joka on julkaistu Kuntaliiton toimesta keväällä Trellum Consulting Oy on organisaatioiden kiinteistöjohtamisen kehittämiseen ja informaation tuottamiseen keskittynyt asiantuntijapalveluyritys. Trellum tuottaa ratkaisuja toimitila- ja kiinteistöjohtamiseen. 5

6 2. TILAKUSTANNUKSET Kemin kaupunki tarvitsee toimitiloja tuottaakseen palveluita kuntalaisille. Tilakustannusten tulee olla osa tuotettujen palveluiden hintaa. Hinnan asettaminen ja kustannusten kohdistaminen käyttäjille sisäisenä vuokrana toimii välineenä, jolla tehostetaan tilojen käyttöä sekä taataan asianmukaiset tilaresurssit varsinaiselle palvelutoiminnalle. 2.1 MIKSI TILALLA TULEE OLLA HINTA? Kuntien toiminta edellyttää toimitiloja. Toimitilojen tarkoituksena on mahdollistaa palvelujen tuottaminen palvelujen tarvitsijoille. Tilojen tehoton käyttö aiheuttaa turhia kustannuksia kuntien palvelutuotannolle. Tilan käytölle asetettava oikea ja tarkoituksenmukainen hinta eli kustannus edistää palvelutuotannon taloudellista ja tehokasta tuottamista sekä mahdollistaa rakennusten pitämisen kunnossa pitkällä aikavälillä. Oikeiden tilakustannusten kohdistaminen tilojen käyttäjille onkin keskeinen menetelmä tilojen käytön tehostamisessa sekä toimivien tilaresurssien tuottamisessa itse ydintoimintaan. Määriteltyj ääriteltyjen en sisäisen vuokrien perimmäisenä ajatuksena on taata Kemin kaupungin palvelutoiminnan tilojen tarvitsijoille asianmukaiset ja toimivat tilaresurssit varsinaiseen ydintoimintaan sekä kannustaa palvelutoimintaa tehokkaaseen ja taloudelliseen tilankäyttöön. Lisäksi aidot tilakustannukset edesauttavat palvelu lutuotantokustannusten yhdenmukaista vertailua, käsittelyä ja johtopäätösten tekoa koko kunnassa. Sisäinen vuokra tarjoaa myös välineen suunnitelmallisen kiinteistöjohtamisen toteuttamiseen niin käytön, omistamisen, investointie vestointien toteuttamisen kuin tilaan liittyvien palveluidenkin osalta. Taloudellisten ohjausvälineiden, kuten sisäisen vuokran, perimmäisenä tavoitteena on ohjata yksittäisiä tilankäyttäjiä siten, että niiden kannalta tehokkain toimintatapa on myös koko kunnan näkökulmasta tehokasta. Kun tilalla on selkeä hinta eli vuokra samoin kuin muillakin palvelutuotannon tuotannontekijöillä (esimerkiksi työvoimalla palkkakustannukset, koneilla ja laitteilla omat kustannukset jne.), voidaan tämän resurssin vaikutus palvelutoiminnan kokonaiskustannuksiin arvioida. Tiloja tarvitseva ja käyttävä palvelutoiminta voi määritellä todellisen tilantarpeensa ja arvioida, kuinka paljon tätä tuotantoresurssia on tarkoituksenmukaista käyttää, kun sen kustannus eli 6

7 vuokra tunnetaan. Käyttäjillä tulee luonnollisesti tällöin olla mahdollisuus luopua tarpeettomiksi käyneistä tiloistaan 1. Tilojen käyttäjän tulee arvioida tilojen hyöty-kustannus-suhdetta. Miten toiminta muuttuisi, jos tilaresursseihin satsattaisiin enemmän / vähemmän rahaa? Millainen hyöty tilakustannuksilla saadaan aikaan ja millä kustannustasolla hyötyä ei voida enää merkittävästi lisätä vaikka tilojen käyttöä lisättäisiinkin? Tällöin samalla rahamäärällä voidaan saada aikaan suurempi hyöty jossain muussa käytössä. Hinnan määrittämisen jälkeen, jokaisen tilankäyttäjäyksikön tulisi miettiä omaa tilatarvettaan toiminnan sisällön sekä toimintaan käytettävissä olevan rahoituksen kautta. Kiinteistöjohtamisen ja sisäisen vuokran toteuttamisella pyritään mahdollistamaan kaikkien toimijoiden kannalta paras mahdollinen lopputulos eli, palvelutuotannon rahoittajat ja asiakkaat eli Kemin kaupungin veronmaksajat saavat kunnan palvelut asianmukaisilla tilaresursseilla tehokkaasti ja taloudellisesti tuotettuina. 1 Sisäisen vuokrajärjestelmän tarkempiin pelisääntöihin palataan myöhemmin uudestaan. 7

8 2.2 SISÄISEN VUOKRAJÄRJESTELMÄN EDUT JA KESKEISET PERIAATTEET Sisäinen vuokra on menettely kustannustietoisuuden en kasvattamiseen sekä tilojen käytön tehostamiseen. Ennen kaikkea sisäinen vuokra mahdollistaa asianmukaisten ja toimivien tilaresurssien tuottamisen varsinaiseen palvelu- toimintaan. Kunnallisen palvelutuotannon tulee tapahtua tehokkaasti ja taloudellisesti. Palvelutuotannon todellisten kustannusten ml. tilakustannusten tulee olla päätöksentekijöiden tiedossa. Sisäinen vuokrajärjestelmä: 1. Auttaa kokonaisvaltaiseen ajatteluun palvelutuotannon todellisten kustannuksista. Kun kaikki kustannukset on laskettu palvelutuotantokustannuksiin (ml. aidot tilakustannukset), niin tällöin saadaan luotettava käsitys siitä, mitä kaupungin tuottamat palvelut oikeasti maksavat (ei piilossa olevia kustannuksia). 2. Kannustaa tilaomaisuuden tehokkaampaan käyttöön. Kun tilaa ei pidetä ilmaisena resurssina, niin sen käyttöön kiinnitetään enemmän huomioita. Tilaresursseja käytetään palvelutuotannon tarpeen ja maksuhalukkuuden mukaan. 3. Helpottaa kunnan/kuntien yksiköiden toiminnan taloudellisuuden arviointia ja vertailua, kun kaikki palvelutuotannon kustannuserät ovat tiedossa. Tämä mahdollistaa myös vertailut yksityisen ja julkisen palvelutuotannon välillä, koska yksityisellä sektorilla myös tilakustannukset on hinnoiteltu palveluiden kokonaishintoihin. 4. Antaa paremman mahdollisuuden vertailla myös muita vaihtoehtoisia tapoja tilojen hankintaan. Yleisesti tilaresurssit tehdään aina omina investointeina, jolloin investointien rahoitus-tarve on suuri. Kun vuokrajärjestelmä toimii aitona eli investoinnin kustannukset hinnoitellaan käyttäjille tuleviksi toimintamenoiksi, mietitään myös vaihtoehtoisia tilanhankintatapoja tarkemmin. 5. Selkeyttää budjetointia ja rahoitussuunnittelua. Kiinteistöjen omistaja tarkastelee sisäistä vuokraa pääoman sitomisena ja palvelujen tuottamisesta aiheutuvina kustannuksina sekä näistä (pääoma ja palvelut) saatuina tuloina ja käyttäjä puolestaan vuokrina ja muina tilankäytöstä aiheutuvina kuluina. 6. Tuottaa toimivat tilaresurssit ydintoiminnalle. Sisäisellä vuokralla kiinteistöjen omistaja pystyy sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä tuottamaan käyttökäyttökelpoiset tilaresurssit kaupungin varsinaiseen ydintoimintaan. 8

9 Sisäisessä vuokrassa korostuu lisäksi kaksi keskeistä periaatetta, jotka ovat 1. Kaikille kunnan palvelutuotannossa tarvitsemille tiloille sisäinen vuokra lasketaan samoin periaattein, jolloin vuokran hinnoittelussa ei näy mitään arvottamista eri toimintojen kesken kaikki palvelutuotannon toimijat ja tilankäyttäjän ovat samanarvoisia toiminnan arvottaminen ei näy määritellyissä vuokrahinnoissa, vaan arvopäätökset tehdään aina päätöksinä tilojen käytöstä ja niiden maksuhalukkuuden perusteella 2. Sisäinen vuokra näyttää oikeasti, mitä tilat ja rakennukset palveluineen oikeasti maksavat, kun niitä käytetään kunnan omassa palvelutuotannossa. palvelutoimen rahoituksen tulee aidosti näkyä talousarviossa, jolloin voidaan arvioida miten paljon eri palveluihin Kemin kaupunki oikeasti panostaa rahaa ja kuinka paljon ja mitä palveluita panostetuilla rahoilla saadaan aikaan ilmaisia tiloja ei ole olemassa, koska investointeihin käytetty raha maksaa aina, rakennukset kuluvat ja vaativat säännöllistä ylläpitoa, jotta niitä voidaan palvelutoiminnassa käyttää 2.3 SISÄINEN VUOKRA KUNNAN TOIMINNASSA Sisäinen vuokra vaatii aidosti toimiakseen riittävillä toimintavaltuuksilla toimivan tilayksikön, joka kunnan sisällä aidoimmillaan toimii itsenäisenä liikelaitoksena, mutta minimissää nettobudjetoituna yksikkönä Kiinteistöjohtamisen ja sisäisen vuokran tavoitteet eivät toteudu, mikäli tilayksiköllä ei ole riittäviä toimintaedellytyksiä kunnan hallinnossa. Alkuvaiheessa sisäinen vuokrajärjestelmä viedään kunnan talousarvioon ja toimintaan teknisenä muutoksena, koska alkuvaiheessa aitoihin tilakustannuksin siirtyminen yleensä kasvattaa huomattavasti kunnan talousarviota ja toimintamenoja, mutta myös tuloja. Tämän jälkeen jatkossa sisäiset vuokrat huomioidaan osana kunnan tuloja ja menoja, jolloin käytetyt toimitilat saadaan pääomana sekä palveluina huomioitua osaksi toiminnan menoja.. Tilahallinnan tulee istua kunnan hallintoon ja toiminnan pelisäännöt niin ylimmän johdon (kaupungin ylin virkamiesjohto, valtuusto, hallitus) kuin tilankäyttäjänä olevien hallintokuntien välillä tulee määritellä kohtuullisen täsmällisesti, jotta kiinteistöjohtaminen ja aito sisäinen vuokra toimii ja palvelee koko kunnan etua. Seuraavassa on kuvattu tarkemmin, sisäinen vuokran toimijat kaupungin sisällä. 9

10 Kuva 2: Sisäinen vuokrajärjestelmä kunnan toiminnassa 1. Toiminnan tavoitteiden määrittely Tilayksikkö 2. Sisäisten vuokrien määrittely, veloitus ja tarvittavien tilojen ja palveluiden tuotanto KUNNAN YLIN JOHTO (kv, kh ja virkamiesjohto) Sisäisen vuokran pelisäännöt 3. Sisäisten vuokrien käsittely osana käyttäjien toimintamenoja talousarvio/seuranta Liiketoiminta Toimitilojen käyttäjät/ hallintokunnat Lähtökohtaisesti 1. kaupungin ylimmässä johdossa määritellään tilayksikön toiminnan tavoitteet ja mittarit (omaisuuden kunto, tilayksikön tuottamat palvelut sekä hinnoittelun pelisäännöt/sisäiset vuokrat) 2. tilayksikkö määrittelee vuokrat halutulla sisällöllä sekä periaatteilla ja tuottaa sillä annetun tavoitteen mukaiset palvelut tilojen käyttäjinä toimiville hallintokunnille 3. tilakustannukset ovat osa hallintokuntien menoja ja samalla käyttäjille asetetaan tilankäyttöön liittyviä tavoitteita, jotka se pyrkii saavuttamaan yhteistyössä Tilayksikön kanssa Usein kunnissa tilahallinta keskitetään Tilayksikköön, jolloin tilayksikkö myös vuokraa rakennuksia markkinoilta perien myös nämä vuokrat osana sisäisten vuokrien järjestelmään tilojen käyttäjiltä. Osassa kuntia sisäisen vuokran piiriin tulee ainoastaan omat rakennukset. Kemin kaupungin sisäinen vuokra muodostetaan kaupungin suorassa omistuksessa oleville rakennuksille. Ennen varsinaista vuokrien muodostamista tarkastellaan, mistä käyttäjiltä perittävä sisäinen vuokra ja tilakustannus muodostuvat. 10

11 3. TILAKUSTANNUSTEN KOMPONENTIT Edellä kuvattiin karkeasti sisäisen vuokran toiminta ja vuokrasisältö kunnan toiminnassa. Varsinaiset vuokrat muodostetaan siten, että tilojen omistaja saa katettua kaikki omat ja rakennuksista aiheutuvat kulunsa vuokrana perimällään rahalla. Käyttäjän näkökulmasta tämä vuokra on toimit oimitilakustannus. ilakustannus. Tilalla on siis hinta samoin kuin muillakin tuotannontekijöillä. Tiloista aiheutuvat kustannukset voidaan jakaa kahteen erään: 1. Pääomakustannukset 2. Ylläpito- käyttö, ja käyttäjäpalvelukustannukset 3.1 PÄÄOMAKUSTANNUKSET Kemin kaupungin omistamat tilat ja rakennukset ovat käyttöomaisuutta. Käyttöomaisuudella tarkoitetaan omaisuutta, joka toimii kunnan tuotantoresurssina sen tuottaessa palveluita kuntalaisille. Toinen merkittävä käyttöomaisuuden erä ovat maa- ja vesialueet. Käyttöomaisuudesta aiheutuu pääomakustannuksia: Käyttöomaisuus kuluu ja kaupunki haluaa käyttöomaisuuteen sidotuille pääomalle tuoton. Tuotto on korvausta verorahojen käytöstä investointeihin/pääomaan tai sillä voidaan maksaa vieraanpääoman koron ja lyhennyksen kustannukset. Sisäiseen vuokraan sisällytettävät pääomakustannusten erät muodostuvat tavallisesti kolmesta tekijästä: 1. Poisto/korjausvastike 2. Korko 3. Maanvuokra Poisto kuvaa käyttöomaisuuden kulumisen kustannuksia ja poisto on kirjanpidon termi, jonka tehtävänä on jaksottaa hankintameno hyödykkeen pitoajalle. Käytännössä rakennusten taloudellinen pitoaika vaihtelee rakennustyypistä riippuen vuoteen. Korjausvastike puolestaan on kiinteistönpidon termi. Rakennukset kuluvat ja rappeutuvat, jolloin rakennusomaisuutta täytyy peruskorjata, jotta sitä voidaan edelleen käyttää. Korjausvastikkeen suuruisella rahamäärällä on tarkoitus korvata tai uusia rakennusta ja näin säilyttää sen käyttökelpoisuus pitkällä aikavälillä varsinaisessa palvelutoiminnassa. Korjausvastike kuvaa omaisuudesta aiheutuvaa elinkaarivastuuta omistajalle ja osana sisäistä vuokraa sen tehtävänä on rahoittaa rakennusten tulevat peruskorjaukset. Investoinneissa on syytä 11

12 erottaa peruskorjaus ja toiminnallinen muutos. Peruskorjauksessa rakennusosia uusitaan uuteen alkuperäiseen tasoon ja toiminnallisessa muutoksessa alkuperäistä tasoa puolestaan nostetaan tai rakennukseen viedään kokonaan uusia rakennusosia. Sisäisen vuokran korjausvastikkeella rakennusta voidaan siis peruskorjata ja korjausvastikkeena saadut rahat tulee kanavoida rakennuksiin takaisin, jolloin voidaan säilyttää rakennusten käyttökelpoisuus pitkällä aikavälillä. Korko on oleellinen osa aitoa tilakustannusta, vaikka julkisella sektorilla omistaminen perustuu aina palvelutuotantoon eikä kiinteistösijoittamiseen. Korkokustannus on omistajan määrittelemä korkotuottotavoite/vaatimus rakennusomaisuudelle, jolla investoinnit kytketään entistä tiukemmin osaksi kuntien vuosittaista talousarviota ja käyttötaloutta. Investointien toteutus tulisi tapahtua varsinaisen tilankäyttäjän käyttötalouden kannalta, johon osoitetaan ne rahalliset resurssit, joilla kunnan palvelutoimintaa toteutetaan. Tähän hallintokunnille tapahtuvaan raharesurssien jakoon kohdistuu kunnan varsinainen poliittinen päätöksenteko eikä siihen, että johonkin rakennetaan investointirahoilla talo. Investoinneilta ja omaisuudelta vaadittava korko voidaan käsitteellistää ns. vaihtoehtoiskustannuksen tai tuoton kautta. Mikäli palvelutoiminnan tarvitsemat kiinteistöinvestoinnit on rahoitettu kaupungin omalla pääomalla (verorahoilla) voidaan, vertailuksi ajatella, että mikäli kiinteistöjen arvoa vastaava rahamäärä olisi sijoitettu muuhun kohteeseen, esim. pankkitalletuksiin tai valtion obligaatioihin, saataisiin sille jonkinlainen tuotto. Tämä tuotto on sijoitetun rahan vaihtoehtoistuotto. Rakennuksen omistajan näkökulmasta rakennuksen tulisi siis tuottaa sen suuruinen ja kilpailukykyinen tuotto, että sijoitus näyttää järkevältä. Julkisella sektorilla tämä voidaan ajatella myös siten, että toinen vaihtoehto kiinteistön hankinnalle olisi vuokrata tai rakennuttaa vastaavat tilat markkinoilta. Tällöin kaupunki voi miettiä omaa verotustarvettaan siten, että kaupungin tulorahoitus (verorahat) kattaa investoinnin käytön aiheuttamat kustannukset eikä suurehkoa investoinnin hankintakustannusta. Tällöin kaupungin omien investointien koron/tuottovaatimuksen tasoon voi vaikuttaa se, että millä hinnalla (koron/tuottovaatimuksen tasolla) markkinat olisivat valmiita tuottamaan kaupungin tarvitsemat toimitilaresurssit. Tässä mielessä sisäisen vuokran asettaminen on aina jossain määrin sidoksissa markkinoihin ja sieltä saataviin tuottoihin/kustannuksiin. Koron tehtävänä on hinnoitella kaupungin omistama pääoma tilakustannuksiksi käyttäjille. Mikäli pääomaa ei ole hinnoiteltu, niin käyttöomaisuuden tuotto on heikko, tilakustannukset ja sisäiset set vuokrat eivät ohjaa tilojen tehokkaaseen käyttöön ja investointeja pyritään aina maksimoimaan, koska niiden käyttö on edullista. Maanvuokra on korvaus maahan sitoutuneen pääoman käytöstä. Maanvuokra tuo rakennuksen sijainnin vaikutuksen sisäiseen vuokraan. Kuntien 12

13 keskustassa maanarvo on korkeampi kuin reuna-alueilla, jolloin myös sijaintikysymyksissä vaihtoehtoistuotto/kustannusajattelu toteutuu. Mikäli esim. koulu sijaitsee kaupungin keskusta-alueella, sen maanvuokra on yleensä korkeampi kuin reuna-alueella (vaihtoehtoiskustannus). Toisaalta taas, mikäli koulu on keskusta-alueella kaupunki menettää mahdollisesti muualta saatavan tulon maan käytöstä (vaihtoehtoistuotto). Maanvuokran avulla sijaintiin liittyvät tekijät hinnoitellaan käyttäjien toimintamenoiksi Tilojen arvostus Oleellinen tekijä rakennusomaisuuden korkoa/tuottotavoitetta ja poistoa/korjausvastiketta määritettäessä on rakennusten arvot, eli mistä arvosta rakennusten pääomakustannukset lasketaan. Kuntien palvelutoimen tarvitsemia rakennuksia ei yleensä löydy vuokramarkkinoilta, jolloin sisäisten vuokrien määritys tapahtuu todellisiin kustannuksiin pohjautuvina, ei markkinoilta määräytyvinä vuokrina. Pääomakustannukset määritellään siis kustannuksittain eli päätettyinä prosentteina valitusta arvopohjasta. Tällöin eri menetelmin tuotetut arvot saattavat johtaa hyvinkin erilaisiin pääomakustannuksiin ja siksi on tärkeää huomioida vaaditut prosentit (korko- ja korjausvastike prosentit) tarkoituksenmukaiselle hintatasolle. Rakennukset voidaan arvostaa kolmella eri tavalla. Ne ovat 1. kirjanpitoarvo, 2. tekninen arvo tai 3. jälleenhankintahintainen arvo (uudishinta). Kirjanpitoarvo rvo pohjautuu tilojen todelliseen hankintahintaan, josta on vähennetty valtionosuudet sekä vuosittain vähennetty suunnitelman mukaiset poistot. Jälleenhankinta-arvo arvo puolestaan kuvaa samanlaisen rakennuksen rakentamisesta aiheutuvia kustannuksia, jos rakennukset pitäisi rakentaa tänä päivänä uudestaan. Päivänarvo eli tekninen arvo kuvaa jälleenhankinta-arvoa vähennettynä iän, käytön, käyttökelpoisuuden tai muun syyn johdosta tapahtuneella rakennuksen arvon alenemisella. Korjausvastikkeen tasoa tarkastellaan jälleenhankintahinta-arvosta ja korkokustannuksen tasoa puolestaan teknisestä nykyarvosta. Korkoa maksetaan siitä, missä toiminnallisessa ja teknisessä kunnossa rakennus on ja korjausvastiketta siitä, että rakennus voidaan teknisesti pitää käytettävässä kunnossa, pitkällä aikavälillä. Korkokustannus määräytyy nykykunnon mukaan ja korjausvastike määräytyy alkuperäisen investointikustannuksen elinkaarivastuusta tai reaalisesta kulumisesta. 13

14 3.2 YLLÄPITO- KÄYTTÖ- JA KÄYTTÄJÄPALVELUKUSTANNUKSET Palvelutuotannon rakennusten päivittäisestä käytöstä aiheutuu erilaisia menoja. Näiden menojen kohdistaminen tilojen käyttäjälle tai tilayksikölle on sopimusluontoinen asia. Varsin yleinen käytäntö Suomessa on, että tilayksikkö huolehtii ylläpitotehtävistä ja niiden kustannuksista. Tilayksikkö siis huolehtii ja järjestää käyttäjän tarvitsemat ylläpitotehtävät ja perii käyttäjältä niiden kustannukset osana maksettavaa vuokraa. Yleisesti tilayksikön eräänä keskeisimpänä tehtävä on taata Kemin kaupungin palvelutoiminnalle e asianmukaiset ja toimivat tilaresurssit, jolloin palvelutoiminta voi puhtaasti keskittyä omaan toimintaansa. Tällöin palvelutoiminnan kannalta tilaresursseihin liittyvät ylläpito-, käyttö ja käyttäjäpalveluiden järjestäminen on osa tilayksikön tehtäviä. Tärkeää myös on, että tilayksikkö ja käyttäjä voivat sopia näistä tehtävistä keskenään. Aidon sisäisen vuokran toimintaperiaatteeseen ei istu se, että ylin johto asettaa tiukat rahalliset raamit näiden tehtävien toteuttamiselle. Vuokrajärjestelmän kannalta tällainen johtaa erikoiseen tilanteeseen, jossa käyttäjät maksavat omista toimintarahoistaan haluamansa tilapalvel elut ut, mutta ylin johto asettaa tilayksikölle rajoitteet, kuinka paljon palveluihin saadaan käyttää rahaa. Tällöin tilankäyttäjän saama palvelu ei ole oikeassa suhteessa maksettuun hintaan nähden ja aikaa myöten tämä heikentää koko sisäistä vuokrajärjestelmää ja vie pohjan koko järjestelmän toiminnalta. Keskeistä vuokrajärjestelmälle on tilankäyttäjien tilojen- ja tilapalveluiden kysyntä, joka tapahtuu tilankäyttäjien omien määrärahojen kautta, jotka määrittelevät mitä resursseja käyttäjä tarvitsee toiminnan toteuttamiseen. Omistajalle tulevat ylläpito-, käyttö ja käyttäjäpalvelukustannukset sisältävät seuraavat erät 2 : 1. Hallintokustannukset 2. Käyttö- ja huoltokustannukset 3. Ulkoalueiden hoitokustannukset 4. Siivouskustannukset 5. Lämmityskustannukset 6. Vesi- ja jätevesikustannukset 7. Sähkö- ja kaasukustannukset 8. Jätehuoltokustannukset 9. Kiinteistö- ja vahinkovakuutukset 10. Vuokrat 11. Kiinteistövero 12. Muut hoitokulut 13. Korjaukset ja kunnossapito 2 Kirjanpitoasetuksen mukainen kustannusryhmittely ja nimikkeistö. 14

15 Nämä tehtävät ja niistä aiheutuvat kustannukset ja korvaukset sovitaan Tilakeskuksen ja käyttäjän välisissä neuvotteluissa. Elinkaarivastuu tilaomaisuudesta ja sen arvon säilymisestä on kuitenkin aina tilaresurssien tuottamiseen ja tarjoamiseen keskittyvällä tilayksiköllä. Käyttökustannukset muodostuvat käyttäjän tilojen käytöstä aiheutuvista muuttuvista kustannuksista. Käyttökustannuksia ovat esim. sähkön, veden ja jäteveden kulutus. Käyttäjäpalvelukustannukset täjäpalvelukustannukset puolestaan koostuvat niistä tiloihin liittyvistä palveluista, joita ei lueta ylläpito- tai käyttöpalveluihin. Käyttäjäpalveluita ovat mm. - siivous - turvapalvelut - vahtimestaripalvelut - viherkasvien hankinta ja hoito - ruokailu- ja ravintolapalvelut - postitus ja postinjakelu - puhelinpalvelut - aulapalvelut - tietoverkkopalvelut - kopiointipalvelut - pitopalvelut - sisustus- kalustus ja hankintapalvelut - muuttopalvelut sekä - lähetti- ja toimistopalvelut yms. Käyttäjäpalvelut voivat olla joko osa sisäistä vuokraa tai erikseen sovittavia ja veloitettavia palvelueriä. Sisäisten vuokrien määrittely ja sen periminen on keskeisin tilahallintaa toteuttavan yksikön toimista, sillä perityillä sisäisillä vuokrilla tilayksikön tulee kattaa kaikki omasta toiminnastaan aiheutuvat kustannukset. 15

16 4. KEMIN KAUPUNGIN SISÄISTEN VUOKRIEN MÄÄRITYS 4.1 SISÄISTEN VUOKRIEN SISÄLTÖ JA TEKIJÄT Vuoden 2013 alusta käyttöönotettava sisäinen vuokra koostuu 1) Pääomavuokrasta, joka puolestaan koostuu a. korkokustannuksesta ja b. korjausvastikkeesta sekä 2) Ylläpitovuokrasta, joka puolestaan muodostuu a. hallinnosta b. kunnossapidosta c. kiinteistönhoidosta ja d. käyttökuluista Sisäisen vuokran sisältö on eritelty tarkemmin seuraavassa kuvassa. Kuva 3: Sisäisen vuokran sisältö Pääomavuokra Ylläpitovuokra korko (tuottov.) korjausvastike ylläpitopalvelut hallinto/isännöinti kunnossapito yleishoito ja valvonta ulkoalueiden hoito laite- ja erityislaitehuolto jätehuolto käyttö palvelut lämmitys sähkö vesi ja jätevesi Rakennusten pääomavuokra koostuu rakennuksille määritellystä 3 %:n korkotuottovaatimuksesta tekniselle le arvolle sekä 2 % korjausvastik rjausvastikkeesta keesta jälleenhankinta inta-arvolle arvolle. Korkotuottovaatimus on pitkän aikavälin korko, jota käytetään investoitaessa rakennuksiin. Korkotuottovaatimusta (3 %) vaihtelee rakennuksen kunnon mukaan, eli mitä heikommassa kunnossa rakennus on sitä alhaisempi pääomavuokran korko. Korjausvastikkeena käytetään 2 % korjausvastiketta, joka vaihtelee siis rakennuksen arvioidun jälleenhankintaarvon mukaan. Mitä kalliimpi rakennus on rakentaa, sitä kalliimmaksi arvioidaan myös rakennuksen omistamisen kustannukset pitkällä aikavälillä. 16

17 Ylläpitovuokra sisältää ylläpito- ja käyttöpalvelut palvelut. Hallinnon ja kunnossapidon kustannukset tasoitettiin rakennuksille ja kiinteistönhoito, käyttökulut sekä käyttäjäpalvelut määriteltiin vuoden 2011 toteutuneiden ylläpitokustannusten pohjalta ja lisäämällä niihin vuodelle 2013 arvioitu ylläpitokustannusten nousu. Seuraavassa käydään sisäisten vuokrien sekä niihin liittyvien tekijöiden määritystä tarkemmin. 4.2 SISÄISTEN VUOKRIEN / TOIMITILAKUSTANNUSTEN MÄÄRITYS Rakennusten sisäisten vuokrien määritys toteutettiin seuraavasti. Kuva 4: Sisäisten vuokrien/tilakustannusten määrittelyprosessi Rakennusten arvot Jälleenhankinta- ja Tekniset arvot Korjausvelka ja kuntoprofiili Rakennusten pääomavuokra Pääomavuokran komponentit 1) Korko ja 2) Korjausvastike Rakennusten ylläpitovuokra Rakennusten tot.kust. Ylläpitovuokran komponentit Ylläpitopalvelut Käyttöpalvelut Käyttäjäpalv. Rakennusten sisäinen vuokra Vuokrat käyttäjittäin Toimitilakustannus Pääomavuokraa varten määriteltiin rakennusten arvot. Arvot muodostuivat jälleenhankinta - sekä teknisistä arvoista ja ne tuotettiin syksyn/alkutalven 2011 aikana. Arvojen pohjalta laskettiin rakennusten korjausvelka sekä muut omaisuuden tunnusluvut 3. Varsinaisessa vuokrien määritysprojektissa määriteltiin pääomavuokra, ylläpitovuokra, rakennusten sisäinen vuokra sekä Kemin kaupungin käyttämien toimitilojen toimitilakustannukset vuoden 2013 talousarvioon. Pääomavuokra muodostuu arvoihin määriteltyjen rakennusten korkotuottovaatimuksen ja korjausvastiketekijän avulla. Ylläpitovuokra puolestaan muodostuu pääosin rakennusten toteutuneiden kustannusten kautta ja kostuen ylläpito- sekä käyttöpalveluista. Tämän jälkeen pääoma- ja ylläpitovuokra lasketaan yhteen, jolloin saadaan laskettua vuoden 2013 rakennustasolla veloitettava sisäinen vuokra, joka lopuksi kohdistettiin kunnan 3 Arvonmääritys tehtiin omana erillisenä projektina, josta tuotettiin raportti Kemin kaupungin tekniset- ja jälleenhankinta-arvot - arvon määritys v

18 käyttäjille, jolloin saadaan laskettua kunnan hallintokuntien todellinen toimitilakustannus Rakennusten arvot, korjausvelka ja kuntoprofiili Arvojen määrityksestä tuotettiin erillinen raportti, mutta seuraavassa on lyhyesti kuvattu rakennusten pääomavuokrien pohjana olevat rakennusten arvot. Kemin kaupungilla on suorassa 4 omistuksessaan olevia rakennuksia kaikkiaan 100 kappaletta ja niiden pinta-ala on noin m2. Taulukko 1: Yhteenveto Kemin kaupungin suorassa omistuksessa olevista rakennuksista Trellum Arvotietojen yhteenveto 2011 lukumäärä 100 pinta-ala /m2 JHA Tekn. arvo Kuntoluokka 73,2 % Kuluminen /v, /m2/kk ,56 Kuluminen %/jha 1,75 % Kvelka 75% peruskorjaustarve <60% rakennukset tavoitetaso 90% perusparannustarve <60% rakennukset tavoitetaso 120% Arvon määrityksessä Kemin kaupungin omistamien rakennusten jälleenhankinta-arvo on noin 175 miljoonaa euroa ja keskimääräinen neliöhinta on noin /m2 5. Tekninen arvo puolestaan on noin 127,4 miljoonaa euroa ja teknisen arvon neliöhinta on noin /m2. Koko omaisuuden kuntoluokka on noin 73 % ja korjausvelkaa on noin 7,6 miljoonaa euroa, joka on noin 77 /m2. Välitön perusparannustarve huonokuntoisten rakennusten osalta on noin 11,2 miljoonaa euroa ja koko omaisuuteen suhteutettuna noin 113 /m2. Yhteenvetona todettakoon, että koko omaisuuden kuntoluokka kohtuullinen ja korjausvelka sekä välittömät perusparannustarpeet ovat kohtuulliset eli Kemin kaupungin omistamat rakennukset ovat tyydyttävässä kunnossa. Omaisuuden kuntoluokan korkeus selviää seuraavasta omaisuuden Trellum kuntoprofiilista. 4 Suorassa omistuksessa olevien rakennusten lisäksi arvonmäärityksessä oli mukana myös yksittäisiä osakehuoneistoja, jotka myös ovat mukana omaisuuden tunnusluvuissa. 5 Lähtötilanteessa rakennuksista oli saatavissa bruttoala, joka muutettiin huoneistoalaksi kertoimella 0,85. Vuokrien määrittelyssä pinta-aloja vielä tarkistettiin pohjakuvien ja tilaluetteloiden kautta. 18

19 Taulukko 2: Kemin kaupungin omistamien rakennusten Trellum kuntoprofiili Trellum kuntoprofiili 2011 Rakennuskannan kuntoprofiili 2011 Kunto Tilojen lkm Pinta-ala keskim.m2 %/kpl %/m2 < 50 % ,0 % 3,4 % 50 % - 60 % ,0 % 6,4 % 60 % - 75 % ,0 % 52,5 % 75 % - 90 % ,0 % 30,6 % > 90% ,0 % 7,1 % Yhteensä ,0 % 100,0 % Kuva 5: Kemin kaupungin rakennusten Trellum kuntoprofiili (m2) Pinta-ala 0 < 50 % 50 % - 60 % 60 % - 75 % 75 % - 90 % > 90% Kemissä on heikkokuntoisia eli alle 50 % rakennuksia koko omaisuuden pintaalasta reilut kolme prosenttia eli noin m2. Välttävässä kunnossa eli 50 % - 59 % rakennuksia on koko omaisuuden pinta-alasta reilut 6 %. Tyydyttävässä kunnossa eli 60 % - 74 % rakennuksia on kaikkiaan yli puolet koko omaisuuden pinta-alasta. Näissä rakennuksissa kuluneisuus näkyy ja rakennukset tulevat peruskorjausikään noin 3-15 vuoden sisällä. Hyvässä kunnossa eli 75 % - 89 % rakennuksia on koko omaisuuden pinta-alasta yli puolet eli noin kolmannes % ja erinomaisessa kunnossa eli 90 % % rakennuksia on koko omaisuuden pinta-alasta noin 7 %. Kun kaikkiaan hyväkuntoisia rakennuksia on koko omaisuudesta 37 % (kla >75 %) ja välittömän perusparannustarpeen piirissä (< 60 %) on noin 10 %, niin omaisuuden kuntoluokka ja välittömät investointitarpeet ovat kohtuulliset. Haasteita tulevaisuudessa aiheuttaa tyydyttävässä kunnossa olevan rakennusomaisuuden määrä, joka nykyisellään näkyy kohonneena kunnossapitotarpeena ja keskipitkällä aikavälillä investointitarpeen voimakkaana kasvuna. 19

20 4.2.2 Pääomavuokra Rakennusten pääomavuokrat 6 muodostettiin määriteltyihin arvopohjien avulla. Rakennuskohtainen pääomavuokra eri tekijöiden osalta lasketaan seuraavasti. 1) korkokustannus = tekninen arvo x 3,00 % korkotuottovaatimus 2) korjausvastike = jälleenhankinta-arvo x 2,00 % korjausvastike % 3) Pääomavuokra = korkokustannus + korjausvastike Tekninen nykyarvo kohdentaa pääomavuokran koron rakennuksiin ja jälleenhankinta-arvo puolestaan korjausvastikkeen. Mitä parempi/uudempi rakennus on, sitä suurempi pääomavuokra. Teknistä nykyarvoa käytetään yleisesti epälikvidien eli ei-markkinaehtoisen rakennuskannan käypänä arvona ja nyt tähän arvopohjaan käytetään 3 % korkoa ja korjausvastikkeena 2 % rakennusten jälleenhankinta-arvosta laskettuna. Keskimääräiset neliövuokrat vaihtelevat siis rakennusten teknisen nykyarvon sekä jälleenhankinta-arvon mukaan. Taulukko 3: Vuoden 2013 rakennusten pääomavuokrat suorassa omistuksessa oleville rakennuksille Povkr kpl 103 m /m2/kk Korko /v ,22 Kvastike /v ,94 Yhteensä /v ,16 Vuodelle 2013 rakennuskohtaisesti laskettu omien rakennusten pääomavuokra on yhteensä noin 7,40 miljoonaa euroa ja keskimääräinen neliövuokra on noin 6,16 /m2/kk. Pääomavuokra jakaantuu korkoon jonka neliöhinta on 3,22 /m2/kk ja korjausvastikkeeseen, jonka neliöhinta on puolestaan 2,94 /m2/kk. Vuokrien määrittelyssä oli kaikkiaan rakennuksia 103 kappaletta, joiden pinta-ala oli reilut m2. Lopullinen hallintokunnilta veloitettava pääomavuokra tarkentuu, kun tilat Kemin kaupungin toimesta kohdistettiin vielä käyttäjille. 6 Pääoma- ja ylläpitovuokra määriteltiin kaikkiin rakennuksiin ja ja lisäksi vuokrien määrittelyssa muutamia rakennuksia lisättiin omaisuuden tunnuslukuihin. 20

21 4.2.3 Rakennusten ylläpitovuokra Pääomavuokran ohella määriteltiin myös rakennusten ylläpitovuokrat. Ylläpitovuokrat pohjautuvat rakennusten vuoden 2009 toteutuneisiin ja vuodelle 2010 budjetoituihin ylläpitokustannuksiin ja ylläpitovuokrat määriteltiin seuraavasti. 1) Määriteltiin kunnossapidon keskimääräinen vuokraosuus Trellum on käyttänyt vuokrahankkeissaan rakennusten ja alueiden kunnossapito-osuutena 0,5 % jälleenhankinta-arvosta laskettuna. Tällä saadaan tasaisemmat vuokrat, kun kunnossapidon vuokraosuuteen ei vaikuta yhden vuoden aikana toteutetut kunnossapitomenot. 2) Määriteltiin kiinteistönhoidon ja käyttökulujen vuokraosuus Ylläpitokustannusten (pl. kunnossapito) määrittelyyn käytettiin vuoden 2011 toteutuneiden ylläpitokustannusten tietoja. Ylläpitokustannuksia muodostettaessa ylläpitovuokran osuus vaihtelee rakennuksittain sen mukaan, kuinka paljon rahaa ylläpitokuluihin on vuonna 2011 mennyt sekä lisäksi tähän laskettiin vielä arvioitu kustannusnousu, joka pohjautui arvioon ylläpitokulujen kustannusmuutoksesta. Seuraavassa on vielä tarkemmin kuvattu ylläpitovuokran määritykseen käytetyt kirjanpidon kustannuspaikat. Taulukko 4: Sisäisen ylläpitovuokran muodostukseen käytetyt kirjanpidon kustannuspaikat Ylläpitovuokra kustannuspaikoittain Hallinto Hallinto 9910, Hallinnon perusvakio 9920, Yleiskustannukset 9930 Kh Yhteistehtävät 8870, Yleishoito ja valvonta 8871, Erityislaitehuolto 8875, Jätehuolto 8877, Ulkoalueiden hoito 8878 Lämpö Lämpöhuolto 8872 Sähkö Sähköhuolto 8873 Vesi Vesihuolto 8874 Kun ylläpitokustannukset olivat vuoden 2011 hintatasossa, muutettiin hinnoittelu vastaamaan vuoden 2013 hintatasoa seuraavasti 1) Hallinto 3 % vuosinousu, jolloin nousu kahdelle vuodelle 6,09 % 2) Kiinteistönhoito 3 % vuosinousu, jolloin nousu kahdelle vuodelle 6,09 % 3) Käyttökulut 5 % vuosinousu, jolloin nousu kahdelle vuodelle 10,25 % Seuraavassa taulukossa on yhteenveto muodostetuista ylläpitovuokrista. 21

22 Taulukko 5: Vuoden 2013 rakennuskohtaiset ylläpitovuokrat m2 ypvkr /v /m2/kk Hallinto ,31 Kp ,73 Kh ,09 Lämpö ,18 Sähkö ,81 Vesi ,21 yhteensä ,34 Vuodelle 2013 laskettu rakennuskohtainen ylläpitovuokra on noin 4,841 miljoonaa euroa ja keskimäärin 4,34 /m2/kk. Nämä ylläpitovuokrat muodostavat myös Tilapalvelun arvioidut menot vuodelle Nyt sisäisille käyttäjille määritelty sisäinen vuokra sisältää kunnossapidon, hallinnon, kiinteistönhoidon, lämmön, sähkön, veden ja jäteveden kustannukset Rakennusten sisäinen vuokra ja toimitilakustannukset Sisäinen vuokra muodostuu siis pääoma- ja ylläpitovuokrasta. Seuraavassa taulukossa on yhteenvetona nyt määritelty rakennuskohtainen sisäinen vuokra vuodelle Taulukko 6: Sisäinen vuokra v Bruttovuokra lkm 104 m /m2/kk Jako Povkr /v ,16 60 % Ypvkr /v ,03 40 % Yhteensä /v , % Yhteenlaskettu sisäinen vuokra on yhteensä 12,38 miljoonaa euroa ja keskimäärin 10,19 /m2/kk. Pääomavuokran osuus sisäisestä vuokrasta on 60 % ja ylläpitovuokran 40 %. Tämän jälkeen rakennukset jaettiin Kemin kaupungin sisäisille käyttäjille ja seuraavassa taulukossa on kuvattu nyt määritellyt toimitilakustannukset Kemin kaupungin eri yksiköille vuodeksi

23 Taulukko 7: Osastojen toimitilakustannukset v Uusi vkr 2013 Povkr Ypvkr Brvkr Suhteelliset osuudet Osasto m2 /v /m2/kk /v /m2/kk /v /m2/kk m2 % Povkr % Ypvkr % Brvkr % Sosiaali- ja terveyspalvelut , , ,00 12,02 12 % 13 % 15 % 14 % Kulttuuriosasto , , ,00 12,34 28 % 30 % 33 % 31 % Koulutusosasto , , ,00 10,42 49 % 49 % 43 % 46 % Tekninen palvelukeskus , , ,00 9,99 7 % 6 % 7 % 7 % Laki- ja sopimusosasto , , ,00 9,48 0 % 0 % 0 % 0 % Kaupunginkansio , , ,00 9,54 1 % 1 % 1 % 1 % Kehittämis- ja rahoitusos , , ,00 9,50 1 % 1 % 1 % 1 % Yhteensä , , , % 100 % 100 % 100 % Kaikkiaan Kemin kaupunki käyttää omassa palvelutoiminnassaan tiloja m2 ja vuoden 2013 talousarvioon nyt lasketut toimitilakustannukset ovat noin 10,1 miljoonaa euroa. Keskimääräinen sisäisen vuokran neliöhinta on 11,09 /m2/kk. Suurin tilankäyttäjä on Koulutusosasto, jolla on tiloja käytössään m2 eli noin 49 % kaikista tiloista. Kalleimmat tilat ovat Kulttuuriosastolla, joka on myös toiseksi suurin tilankäyttäjä vajaalla m2. Seuraavassa on kuvattu miten laskentatavan muutos vaikuttaa vuoden 2013 vuokriin. Vertailun vuoksi vuokrahinnat on laskettu sekä nyt voimassaolevalla vuokralaskentatavalla, että myös nyt kuvatulla uudella tavalla. Taulukko 8: Sisäisten vuokrien muutos nykyiseen laskentatapaan verrattuna Uusi laskentatapa vkr 2013 Vanha laskentatapa vkr 2013 Povkr Ypvkr Brvkr Povkr Ypvkr Brvkr Muutos Osasto /v /v /v /v /v /v Povkr Ypvkr Brvkr Sosiaali- ja terveyspalvelu % 10 % 75 % Kulttuuriosasto % 13 % 91 % Koulutusosasto % 9 % 81 % Tekninen palvelukeskus % 9 % 74 % Laki- ja sopimusosasto % 11 % 75 % Kaupunginkansio % 11 % 76 % Kehittämis- ja rahoitusos % 11 % 75 % Yhteensä % 11 % 82 % Vuokratavan muutoksesta johtuen vuokrat tulevat lähes kaksinkertaistumaan ja muutos johtuu pitkälti pääomavuokran uudesta määrittelystä sekä siitä, että ylläpitovuokra vastaa nyt aiempaa paremmin tilojen todellisia arvioituja menoja vuodelle

24 4.2.5 Sisäisen vuokran toimintatapa Sisäinen vuokrajärjestelmä tuo myös uuden toimintatavan Kemin kaupungin sisälle. Nyt määritelty vuokra toimii Teknisen palvelukeskuksen Tilapalveluyksikön tulona eli se veloittaa sisäisen vuokran muilta käyttäjiltä ja tulouttaa nettona pääomavuokrana saamansa tulon talousarvioon. Aidot sisäiset vuokrat puolestaan toimivat tiloja käyttävien osaston toimintamenoina, jolloin vuokrat ovat samanlainen meno osastoille kuin palkkakulutkin. Sisäisen vuokran toimintatapaa voidaan hahmottaa seuraavan kuvion avulla. Kuva 6: Sisäinen vuokra Kemin kaupungissa 1. Tuloutus = pääomavuokra 6,0 milj. Tekninen palvelukeskus Tilapalvelu 2. Sisäinen vuokra 10,1 milj. - Pääomavuokra 6,0 milj. (tuloutus) - Ylläpitovuokra 4,1 milj. Netto +-0 KAUPUNGIN YLIN JOHTO (kv, kh ja virkamiesjohto) Varallisuus / Tilaresurssit Sisäisen vuokran pelisäännöt 1. Toimitilakustannukset 10,1 milj. Liiketoiminta Kaupungin Palveluosastot m2 Vuokrajärjestelmän osapuolet muodostuvat sisäistä vuokraa perivästä Teknisen palvelukeskuksen Tilapalvelusta, kunnan ylimmästä johdosta sekä vuokraa maksavista kunnan palveluosastoista 7. Nyt vuokriin määritelty tuloutus eli pääomavuokra on noin 6,0 miljoonaa euroa, joka talousarviossa korvaa entisen poiston. Pääomavuokra veloitetaan aitona osana sisäistä vuokraa kaupungin palveluosastoilta ja näin kunnan omistama kiinteistövarallisuus saadaan hinnoiteltua vuotuiseen käyttötalouteen. Nyt määritelty ylläpitovuokra puolestaan muodostaa Tilapalvelun vuodelle 2013 budjetoitavat kustannukset omien käytössä olevien rakennusten osalta ja sillä voidaan tuottaa kaupungin palveluosastojen tiloihin tarvittavat ylläpito- sekä muut palvelut. Ylläpitovuokra voi muuttua kaupungin palveluosastojen tila- ja palvelutarpeiden mukaan, jolloin Tilapalvelun tulot ja menot voivat tämän palvelutarpeen johdosta muuttua. 7 Kulttuuriosasto, Koulutusosasto, Laki- ja sopimusosasto, Kehittämis- ja rahoitusosasto sekä Sosiaali- ja terveyspalvelut, Tekninen palvelukeskus ja Kaupunginkanslia. 24

25 Vuodelle 2013 osastoille budjetoitavat toimitilakustannukset ovat siis yhteensä noin 10,1 miljoonaa euroa, jonka osastot maksavat vuokraa perivälle Tilapalvelut yksikölle. Vuokrasta pääomavuokra palautuu takaisin tulona talousarvioon ja ylläpitovuokralla hallintokunnat saavat tarvitsemansa ylläpitopalvelut. Vaikka pääomavuokra näkyy sekä omaisuuden tulona että osastojen menona ja ylimmän johdon näkökulmasta se on kustannusneutraali, on sillä kuitenkin erittäin tärkeä rooli. Pääomavuokra kytkee kunnan omistaman kiinteistöomaisuuden ja siihen liittyvät investoinnit entistä tiiviimmin osaksi tilankäyttäjien eli kaupungin palveluosastojen käyttötaloutta. Tämän johdosta investointeja mietitään aiempaa tarkemmin, koska niistä aina aiheutuu käyttötalousvaikutuksia. Tässä järjestelmässä investointien vuokravaikutukset tulee laskea jo hankesuunnitteluvaiheessa, jolloin nähdään investointien käyttötalousvaikutukset käyttäjien omissa toimintamenoissa ja tämän jälkeen voidaan ottaa kantaa, onko investointiin varaa vai ei. Mikäli varaa on, voidaan investointi toteuttaa ja yllätyksiä käyttömenojen nousun suhteen ei tule. Sitä vastoin jos varaa ei ole niin investointia ei voida toteuttaa ainakaan esitetyssä laajuudessa ja näin turhilta investoinneilta vältytään. Tämä säästö näkyy sekä investointimenoissa, mutta myös osastojen toiminnassa niin, etteivät menot kasva hallitsemattomasti investointien johdosta. Ylläpitovuokran avulla Teknisen palvelukeskuksen tilahallinta sekä käyttäjät voivat yhteystyössä tarkastella ylläpidon tasoa. Kun sisäistä vuokraa perivä yksikkö toimii nettoyksikkönä, voidaan talousarviovuoden sisällä vaikuttaa ylläpidon tasoon joko nostamalla tai laskemalla, mikä näkyy myös käyttäjien maksamana ylläpitovuokrana. Ylläpitovuokran säästöt näkyvät jo kuluvan vuoden toimitilakustannussäästöinä, jolloin säästyneet rahat voidaan kohdentaa niin halutessa muihin toiminnan resursseihin, joilla palvelutoiminnan tuottavuutta voidaan lisätä. Sitä vastoin osastojen lisäpalvelutarpeet joudutaan ottamaan muusta rahoituksesta, jolloin näitä tilaan liittyviä palvelutarpeita mietitään aiempaa tarkemmin. Mikäli lisätarpeita ilmenee, tulee tilayksikön voida tuottaa näitä tarpeita vastaavat palvelut, vaikka Tilapalvelun menot siitä kasvavat. Tässä suhteessa tilapalvelutarjonnan osalta talouden ohjaus budjettiraamien osalta ei aidossa sisäisen vuokran järjestelmässä toimi, vaan vuokraa perivän yksikön tulee toimia nettobudjetoituna yksikkönä, joka voi tulojen ja menojen osalta sopeuttaa toimintaansa. 25

26 4.3 SISÄISTEN VUOKRIEN TARKISTUS Rakennusten vuokrat tulee tarkistaa vuosittain. Tällöin varmistetaan, että ylläpitovuokran ostovoima säilyy ja pääoman käytölle saadaan riittävä korvaus, joka kannustaa tilojen tehokkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen käyttöön Vuokrakello Vuosittain tapahtuu vuokrien tarkistus voi tapahtua seuraavan aikataulun mukaan. Kuva 7: Vuokrakello 5. Uusien vuokrien periminen alkaa 4. Talousarvion hyväksyminen 3. Talousarviokäsittely 2. Vuokrien vienti osastoittain 1. Rakennuskohtaisten vuokrien tarkistus (po- ja ypvkr) Vuokrien päivitys toteutetaan elokuussa (1), jolloin tuotetaan uudet pääoma- ja ylläpitovuokrat. Elokuussa rakennuskohtaiset sisäiset vuokrat kohdennetaan käyttäjittäin/osastoittain, jolloin saadaan osastokohtaiset toimitilakustannukset (2), Syksyn talousarvio käsittelyssä (3) toimitilakustannukset ja käytettyjen toimitilojen määrä käydään läpi osana talousarviokäsittelyä, jolloin talousarvion hyväksymisen jälkeen (4) määräytyvät lopullisesti osastoilta seuraavana vuonan perittävät sisäiset vuokrat ja toimitilakustannukset. Uusien vuokrien periminen aloitetaan seuraavan vuoden alusta (5) ja vuokrat peritään käyttäjiltä kuukausittain. Oheisella vuokrien määrittelyaikataululla ja prosessilla vuokrien määrittely rytmittyy osaksi koko talousarviokäsittelyä ja vuokrista saadaan näin seuraavan talousarviovuoden tilaresurssien käyttöön liittyvä työkalu. Varsinainen vuokrien tarkistus voidaan suorittaa pääoma- ja ylläpitovuokrien osalta seuraavasti. 26

27 4.3.2 Pääomavuokran tarkistus Varsinainen pääomavuokrien tarkistus voidaan tehdä kahdella erilaisella tavalla. 1) Pääomavuokra tarkistetaan elinkustannusindeksillä aina ennen talousarviosuunnittelua (1 vuoden indeksimuutos). Niihin rakennuksiin, joihin investoidaan, niin vuokrien määrittelyä varten investoinnit lisätään tekniseen arvoon, josta saadaan uusi pääomavuokra (3 % investoinnin hinnasta). Täysin uusissa rakennuksissa ja laajennuksissa pääomavuokra on 5 % investoinnin hinnasta sisältäen pääomavuokran koron 3 % sekä korjausvastikkeen 2 %. Pääomavuokra voidaan siis päivittää elinkustannusindeksillä sekä edellisen vuoden toteutetuilla ja seuraavan talousarviovuoden suunnitelluilla investoinneilla. 2) Pääomavuokran tarkistusta varten rakennusten arvot voidaan myös päivittää vuosittain, jolloin päivityksen yhteydessä arvoihin tehdään indeksitarkistus sekä teknisestä arvosta otetaan kuluminen pois sekä lisätään investoinnit. Sitten uudesta teknisestä arvosta lasketaan pääomavuokra 3 % korkotuottovaatimuksella ja korjausvastike niin ikään 2 % korjausvastikkeella päivitetystä jälleenhankinta-arvosta. Arvojen päivityksen kautta saadaan myös tietoa omaisuuden korjausvelan ja muiden investointitarpeiden kehittymisestä. Oli pääomavuokrien tarkistamistapa kumpi tahansa, on pääomavuokran osalta jatkossa tärkeää laskea aina kunkin investoinnin tuleva käyttötalousmeno aina, ennen kuin varsinaista investointia hyväksytään. Uusi vuokra saadaan laskettua kun investoinnin hinta lisätään alkuperäiseen tekniseen arvoon ja tästä lasketaan 3 % korko. Aivan uusissa rakennuksissa ja laajennuksissa pääomavuokran määrä on 5 % investoinnin hinnasta. Eli uusi vuokra tulisi laskea aina jo hankesuunnitteluvaiheessa tilojen käyttäjille, jolloin nämä voivat jo tässä kohdin ottaa kantaa tulevan investoinnin käyttötalousvaikutuksiin. 27

28 4.3.3 Ylläpitovuokra tarkistus Ylläpitovuokra voidaan niin ikään tarkistaa kahdella eri menetelmällä. 1) Yksinkertaisin tapa päivittää ylläpitovuokra on käyttää kiinteistöjen ylläpitokustannusindeksin vuosimuutosta. Tässä ylläpitovuokra voidaan tarkistaa aina ennen talousarvion määrittelyä, jolloin ylläpitovuokra tarkistetaan viimeisimmän Tilastokeskuksen julkaiseman kiinteistöjen ylläpitokustannusindeksin vuosimuutoksella. Näin indeksimuutos tehdään koko ylläpitovuokraan. Viimevuosina kiinteistöjen ylläpitokustannusindeksi on noussut noin 3 7 % energiakustannusten voimakkaan nousun johdosta, joskin se on nyt ollut tasaantumassa. Tämä vuokrien päivitystapa on yksinkertainen toteuttaa. 2) Toinen vaihtoehto on päivittää ylläpitovuokra, jolloin päivitys tehdään tarkemmin toteutuneiden ylläpitokustannusten kautta. Tällöin talousarvion laadintaohjeissa voidaan palkkakulujen nousulle antaa korotusprosentti, jolla tarkistetaan ylläpitovuokran ylläpito- sekä käyttäjäpalvelut, joko nyt määriteltyyn vuokraan tai edellisvuoden toteutuneisiin ylläpitokustannuksiin. Käyttöpalvelut eli lämpö, sähkö sekä vesi ja jätevesi tarkistetaan toteutuneiden kustannusten kautta huomioiden yksikköhintanousut, samoin kuin ylläpitovuokrien määrityksessä nyt tehtiin. Näin vuokrien tarkistusmekanismi on edellistä tarkempi, mutta jonkin verran työläämpi. Tällä saadaan hyvä työkalu esim. energian säästöön, kun käyttäjien todelliset energiakustannukset vaikuttavat tulevien vuosien ylläpitovuokraan ja yleensä vuokrahinnoitteluun. Ylläpitovuokra voidaan siis jatkossa tarkistaa joko yksinkertaisemmalla indeksinousulla, jolloin toisaalta menetetään mahdollisuus motivoida sisäisen vuokran avulla energiansäästöön. Toinen vaihtoehto on hieman työläämpi, mutta toisaalta tällöin vuokran tarkistuksella saadaan myös työkalu ja tarkempi hinnoittelumekanismi tarvittaville ylläpito- sekä käyttäjäpalveluille. Ensimmäinen vuokrien tarkistusajankohta on siis kevät kesällä 2013, jolloin päivitetään vuoden 2014 sisäiset vuokrat. 28