Havaintoja asianajo- ja lakiasiaintoimistojen työsuojeluvalvonnasta. Yhteistyötapaaminen

Transkriptio

1 Havaintoja asianajo- ja lakiasiaintoimistojen työsuojeluvalvonnasta Yhteistyötapaaminen

2 Yhteistyötapaamisen asialista 1. Tilaisuuden avaus, Tiimipäällikkö, ylitarkastaja Sari Roivainen 2. Havaintoja asianajo- ja lakiasiaintoimistojen työsuojeluvalvonnasta Ylitarkastaja Jenny Rintala 3. Yhteistä keskustelua alan haasteista ja hyvistä käytännöistä 4. Toimialan työpaikkojen tiedottaminen valvontahavainnoista 5. Tilaisuuden päättäminen 2

3 Valvonnan toteutuminen Valvonta aloitettiin syksyn 2013 aikana, ja jatkui vuodelle 2016 asti Työneuvoston lausunto (TN ) työaikalain soveltamisesta asianajo- ja lakiasiaintoimistossa työskenteleviin työsuojelun vastuualueen pyynnöstä Tarkastuksia tehtiin yhteensä 58 kpl Joukossa oli sekä pieniä että suuria toimistoja Tieto tarkastuksista levisi alalla nopeasti ja työpaikat olivat hoitaneet asioita kuntoon jo ennen tarkastuksia Tarkastuksiin suhtauduttiin yleensä positiivisesti Tarkastukseen varattiin aikaa yleensä 3 tuntia 3

4 Työsuojelutarkastuksilla käsiteltiin: Työsuojelun yhteistoimintaa Työterveyshuollon järjestämistä ja toteutumista Työn vaarojen selvittämistä ja arviointia Työpaikan toimintakäytäntöjä psykososiaalisen kuormituksen hallintaan Työaikalain soveltamista, työaikakirjanpitoa ja ylitöiden enimmäismääriä 4

5 Työsuojeluviranomaisen Valmeri -työolokysely Valvontahankkeen aikana toteutettiin 36 Valmeri työolokyselyä Kyselyn avulla selvitetään henkilöstön käsityksiä työoloistaan Työpaikan keskiarvoja verrataan muihin saman toimialan työpaikkojen tuloksiin Työpaikan työntekijöitä pyydettiin vastaamaan työolokyselyyn ennen tarkastusta Työsuojeluvaltuutettu toimitti työntekijöille Webropol -linkin kyselyyn Usein eri vastausryhmät (osakkaat, lakimiehet, muu henkilöstö) Kyselyn tulosten yhteenveto käsiteltiin tarkastuksella Yksittäisiä vastauksia ei työnantajan tietoon Tulos tarkastuskertomuksen liitteenä 5

6 6

7 Valmeri työolokyselyn tulos 7

8 Annetut toimintaohjeet Tarkastettava asiat Toimintaohjeita kpl Työsuojelun yhteistoiminta 22 Työterveyshuolto 20 Psykososiaalinen kuormitus 30 Työaikalain soveltaminen 20 Työajan järjestäminen / liukuva työaika 33 Työaikakirjanpito 36 Fyysinen työympäristö 4 8

9 Työnantajan velvollisuudet psykososiaalisen kuormituksen hallinnassa Työnantajan on toimittava ennalta ehkäisevästi Kuormitustekijöiden selvittäminen ja riskin arviointi Toimenpiteet kuormitustekijöiden aiheuttaman vaaran välttämiseksi Työympäristön, työyhteisön tilan ja työtapojen jatkuva tarkkailu Epäily kuormittumisesta - esimiehen on puututtava saatuaan tiedon Selvitettävä kuormittumisen syyt Käytettävissään olevin keinoin ryhdyttävä toimenpiteisiin Työnantajan on toimittava yhteistyössä Työterveyshuolto lakisääteinen asiantuntijataho Työnantajan ja työntekijöiden välinen työsuojelun yhteistoiminta 9

10 TyötervHuoltoL TyöturvallisuusL Toimivat käytännöt psykososiaalisten kuormitustekijöiden hallintaan Tunnistaminen ja arviointi Toimenpiteiden toteutus Jatkuva seuranta Työnantaja on selvittänyt työstä ja työoloista johtuvat haitalliset kuormitustekijät. Tunnistettujen kuormitustekijöiden terveydellinen merkitys on arvioitu Selvittäminen ja arviointi on tehty riittävän kattavasti, järjestelmällisesti ja todennettavasti Tarvittaessa on käytetty asiantuntijaa esim. työterveyshuoltoa Vaarojen arvioinnin perusteella on ryhdytty riittäviin toimenpiteisiin terveydelle haittaa aiheuttavien kuormitustekijöiden poistamiseksi tai vähentämiseksi. Työntekijöillä on riittävät tiedot kuormitustekijöistä ja turvallisista työtavoista Esimiehillä on riittävät valmiudet haitallisen kuormituksen tunnistamiseksi ja käsittelemiseksi Työyhteisön tilaa ja työtapojen turvallisuutta seurataan järjestelmällisesti Työpaikalla on toimivat käytännöt haitallisen kuormittumisen havaitsemiseksi riittävän ajoissa Esimiesten vastuut määritelty Työpaikan ja työterveyshuollon välillä on tiedonvälitys haitallisen kuormituksen ehkäisemiseksi Työpaikkaselvitys kattaa myös psykososiaaliset kuormitustekijät Johtopäätökset työolojen terveydellisestä merkityksestä Työpaikkaselvitys on ajan tasalla Työterveyshuollon toimenpideehdotukset työpaikkaselvityksessä Kirjallinen toimintasuunnitelma Tehty yhteistoiminnassa Terveystarkastukset Asiakirjat työntekijöiden nähtävillä Toimintasuunnitelma tarkistetaan vuosittain Ilmoitukset työterveyshuollolle sairauspoissaoloista Työterveyshuollon lausunto jäljellä olevasta työkyvystä ja työssä jatkamismahdollisuuksista 10

11 Valvontahavaintoja Työsuojelun yhteistoiminta Toimintaohjeita 22 kpl Yleensä ts yhteistoiminta hoidettu hyvin Lähes kaikilla työpaikoilla oli valittu työsuojeluvaltuutettu Työpaikalla ei työsuojelutoimikuntaa, vaikka työpaikalla säännöllisesti työskenteli vähintään 20 työntekijää Usein työsuojeluhenkilöiden tietoja ei ollut muistettu tai tiedetty ilmoittaa työsuojeluhenkilörekisteriin 11

12 Valvontahavaintoja Työterveyshuolto Toimintaohjeita n. 20 kpl Kaikissa oli järjestetty työterveyshuolto Työterveyshuollon toimintasuunnitelma oli yleensä päivitetty Lähes kaikilla työpaikoilla oli työterveyshuollon kanssa sovittu toimintakäytännöistä työkyvyn ylläpitämiseen (mm. varhaisen tuen toimintamallit, sairauspoissaolojen ilmoituskäytännöt ja työhön paluun toimintakäytännöt) Yleisin puute oli, ettei työpaikkaselvitys ollut ajan tasalla tai siinä ei ollut riittävän kattavasti tunnistettu ja arvioitu työpaikan psykososiaalisia kuormitustekijöitä Työterveyshuolto ei aina toiminut asiantuntijatahona työpaikan tukena psykososiaalisen kuormituksen hallinnassa Työterveyshuollon palveluita ei osattu hyödyntää tai ne koettiin riittämättömiksi 12

13 Työn psykososiaaliset kuormitustekijät Esimerkiksi: - liiallinen tai liian vähäinen työn määrä - kohtuuton aikapaine työssä - vuorotyö, yötyö tai työhön sidonnaisuus - runsas työhön liittyvä matkustaminen - liikkuva työ - puutteet työvälineissä tai työskentelyolosuhteissa - epäselvät tehtävänkuvat, tavoitteet tai vastuut sekä epäselvä työnjako TYÖN JÄRJESTELYIHIN LIITTYVÄT KUORMITUSTEKIJÄT Esimerkiksi: - yksintyöskentely - toimimaton yhteistyö tai vuorovaikutus - huono tiedonkulku - esimiehen tai työtovereiden puutteellinen tuki - häirintä ja muu epäasiallinen kohtelu, tasapuolisen kohtelun vastainen tai syrjivä kohtelu Esimerkiksi: - yksitoikkoinen työ - työn sirpaleisuus - jatkuva valppaana olo - työn laadulliset vaatimukset - liiallinen tietomäärä - jatkuvat keskeytykset - kohtuuton vastuu - vaikeat vuorovaikutustilanteet asiakastyössä TYÖN SISÄLTÖÖN LIITTYVÄT KUORMITUSTEKIJÄT TYÖYHTEISÖN SOSIAALISEEN TOIMIVUUTEEN LIITTYVÄT KUORMITUSTEKIJÄT 13

14 Psykososiaaliset kuormitustekijät alan työsuojeluriski Keskeisimpinä kuormitustekijöinä nousi esille töiden kasautuminen, asiakkaiden tarpeista johtuvat tiukat aikataulut, epäsäännölliset työajat asiakastyön vaatimuksista johtuen, työhön sidonnaisuus, laadulliset vaatimukset ja suuri vastuu vaativassa työssä Myös työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen liittyvät kuormitustekijät, kuten puutteellinen esimiestuki, toimimaton yhteistyö ja vuorovaikutus havaittiin tarkastuksilla aiheuttavan haitallista työkuormitusta Työntekijöiden käsitykset psykososiaalisista kuormitustekijöistä vaihtelivat usein sen mukaan oliko työntekijä osakas, lakimies tai tukitehtävissä 14

15 Valvontahavaintoja Psykososiaalinen kuormitus Noin joka toisessa oli epäkohtia psykososiaalisen kuormituksen toimintakäytännöissä Työnantaja ei ollut selvittänyt ja arvioinut psykososiaalisia kuormitustekijöitä riittävän järjestelmällisesti eikä kattavasti Työkuormitusta arvioitiin vain yleisellä tasolla Eri henkilöstöryhmien ja työtehtävien psykososiaalisia kuormitustekijöitä ei ole tunnistettu Työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen liittyviin kuormitustekijöihin ei kiinnitetty riittävästi huomiota Osassa havaittiin tarvetta selvittää tarkemmin työaikoihin liittyviä haittatekijöitä kun lakimiesten työ jää kokonaan tai osittain työaikalain ulkopuolelle 15

16 Työnantajan velvollisuus selvittää ja arvioida kuormitustekijät Käsiteltävä työsuojelun yhteistoiminnassa Ylitarkastaja Jenny Rintala, ESAVI

17 Riskien arviointi työpaikalla työkirja

18 Mikä ei ole riittävä vaarojen arviointi? Ei ole riittävää, että on selvitetty vain oireiden esiintymistä (esim. työuupumuskyselyt, työkyky -kyselyt) Pelkästään ns. mainemittari / hyvän työpaikan mittari ei ole riittävä Suppeat vakuutusyhtiöiden kyselyt (fokus ei työn kuormitustekijöissä) Yritysriskien arviointi (tietovuodot, varkaudet, työsuhderiskit, avainhenkilöriskit) 18

19 Valvontahavaintoja Psykososiaalinen kuormitus (2) Valtaosassa työpaikkoja psykososiaalinen työkuormitus oli melko hyvin hallinnassa Tarkastuksilla syntyi käsitys, että alan työpaikoilla on viime vuosina panostettu työntekijöiden työhyvinvointiin Alan tyypillisten kuormitustekijöiden aiheuttamaa terveysvaaraa vähentää myös se, että lakimiehet kokevat työssä olevan runsaasti työn voimavaratekijöitä (mm. joustavat työajat, työtehtävien haastavuus ja monipuolisuus, työn kokemista merkitykselliseksi ja mahdollisuudet oppia ja kehittyä työssä) Vain pienessä osassa tarkastuskohteista tuli esille, että työpaikalla esiintyi sellaista haitallista työkuormitusta, joka edellytti työnantajalta toimenpiteitä terveysvaaran vähentämiseksi 19

20 Psykososiaalinen kuormitus Esimiesten osaamisessa puutteita Yleensä työpaikoilla seurattiin jatkuvasti työntekijöiden kuormittumista erilaisin keinoin Muutamalla tarkastuksella syntyi kuitenkin käsitys, ettei työpaikalla ollut toimivia käytäntöjä havaita työntekijän haitallinen kuormittuminen riittävän ajoissa Erityisesti tuli esille, että kaikilla esimiehillä ei ole riittävää osaamista tunnistaa haitallisen kuormittumisen hälytysmerkkejä Tarkastajat painottivat työsuojelutarkastuksilla, että työnantajan on huolehdittava siitä, että esimiesten vastuut ja velvollisuudet haitallisen työkuormituksen tunnistamisessa ja käsittelemisessä on selkeästi määritelty ja esimiehillä on asianmukaiset edellytykset hoitaa tehtäviään 20

21 Työaikalain soveltaminen Työaikalain soveltaminen vaihtelevaa Osassa työpaikoista oli selvää, että työaikalaki soveltuu lähtökohtaisesti kaikkiin lakimiehiin osakkaita lukuun ottamatta, kun toisissa työaikalakia ei sovellettu ollenkaan toimiston lakimiehiin Erityisesti katsottiin, että työaikalakia ei voi soveltaa asianajajiin Työnantajat olivat usein kytkeneet ratkaisun työaikalain soveltamisesta työpaikalla käytössä olevaan tehtävänimikkeeseen (junior associate, associate, senior associate, counsel, specialist counsel, senior counsel, senior advisor..) Työpaikoilla suhtauduttiin kriittisesti työneuvoston lausuntoon 21

22 Työaikalain soveltaminen Noin kolmasosalle työnantajia annettiin toimintaohje työaikalain soveltamisesta Työnantajan näkemys työaikalain soveltamisesta ei perustunut työntekijäkohtaiseen arviointiin, vaan yleisesti lakimiesten tai asianajajan työn luonteeseen ja itsenäisyyteen Saman toimiston asianajajien tai samalla nimikkeellä toimivien lakimiesten työtehtävät samoin kuin heidän asemansa ja työskentelyolosuhteensa poikkesivat merkittävästi toisistaan Työpaikkatarkastuksilla saatujen tietojen perusteella oli ilmeistä, ettei lakimiehillä eikä asianajajilla lähtökohtaisesti ole sellaista johtamiseen rinnastettavaa itsenäistä päätösvaltaa, että he jäävät kokonaan työaikalain ulkopuolelle (poikkeusluettelon 1 kohta) 22

23 Työaikalain soveltaminen (poikkeusluettelon 1 kohta) Osa lakimiehistä voidaan tapauskohtaisesti katsoa jäävän kokonaan työaikalain ulkopuolelle edellyttäen, että työntekijäkohtaisessa arvioinnissa todetaan, että työ on yrityksen johtamista tai johtamiseen välittömästi rinnastettavaa itsenäistä työtä Työntekijällä tulee tällöin olla erityistä asiantuntemusta ja johtamiseen rinnastettavaa itsenäistä päätösvaltaa ja hänen tulee myös päättää itsenäisesti työnsä organisoinnista ja työajoistaan Esimerkiksi isossa toimistossa työoikeusryhmän vetäjänä toimiva lakimies, jolla on itsenäistä päätösvaltaa, ja laajat oikeudet ja tosiasialliset mahdollisuudet työnsä organisointiin Itsenäinen päätösvalta korostui tietyillä lakimiehillä ja asianajajilla, ja tyypillisesti he toimivat Counsel tai Senior Counsel nimikkeillä 23

24 Työaikalain soveltaminen (poikkeusluettelon 3 kohta) Tarkastuksilla todettiin, että työaikalain piirissä olevien lakimiesten työ voi suoritusolosuhteidensa vuoksi osittain jäädä työaikalain ulkopuolelle työaikalain 2 :n poikkeusluettelon 3 kohdan perusteella Kyseinen poikkeus ei koske kiinteällä työpaikalla (toimistolla) tehtyä työtä, ellei se ole hyvin vähäistä ja lyhytaikaista Toimiston ulkopuolella tehty työ, esimerkiksi asiakastapaamiset, voi jäädä työaikalain ulkopuolelle edellyttäen, että toimiston ulkopuolella suoritettavan työn ajankohta on työntekijän itsensä päätettävissä ja työnantajalla ei ole tosiasiallista mahdollisuutta valvoa päivittäisen työajan käyttöä Oikeudenkäynnit ovat työaikalain piirissä koska työnantajalla on tieto lakimiehen osallistumisesta istuntoon ja siten mahdollisuus valvoa työajan järjestelyjä (Työneuvoston lausunto) Työpaikoilla ei pidetty mielekkäänä erotella toimistolla ja toimiston ulkopuolella tehtyä työtä 24

25 Valvontahavaintoja Työajan järjestelyt Työajan järjestelyissä oli epäkohtia melkein kaikissa toimistoissa Liukuvan työajan reunaehtoja ei ollut sovittu, vaikka lakimiehillä oli käytännössä liukuvaan työaikaan kuuluvaa oikeutta määrätä säännöllisen työajan sijoittamisesta ja pituudesta Niillä työpaikoilla, joilla oli sovittu liukuvasta työajasta, havaittiin usein puutteita liukuvan työajan reunaehdoissa Työpaikalla ei ollut sellaista liukuvan työajan edellyttämää liukumasaldon enimmäiskertymän seurantaa jonka avulla työntekijät voivat huolehtia siitä, että työaika tasoittuu liukumarajojen puitteissa, ja työnantaja valvoa, että sovittuja liukumarajoja noudatetaan 25

26 Työaikakirjanpito Työaikakirjanpito kunnossa vain 40 %:ssa toimistoja Kaikissa toimistossa työaikaa seurattiin, mutta seuranta ei täyttänyt työaikakirjanpidon vaatimuksia Lakimiesten tehdyt tunnit kirjattiin laskutusjärjestelmään Osa työntekijöistä ei kirjaa ns. hallinnollisia tunteja, jolloin järjestelmästä ei käy ilmi tosiasiallisesti tehdyt työtunnit Kirjauksista ei käynyt ilmi ovatko säännöllisen työajan ylittävät työtunnit liukumatunteja vaiko ylityötunteja Työaikalain tarkoittamat ylityötunnit eivät olleet luettavissa järjestelmästä ilman erillisiä laskutoimenpiteitä Monessa tapauksessa työpaikalla ei ollut selkeää käsitystä siitä, miten ylityö muodostuu liukuvassa työajassa ja näin ollen todellisten tehtyjen ylitöiden määrä jäi tarkastuksella usein epäselväksi 26

27 Apuvälineitä ja materiaalia Tyosuojelu.fi > Työolot > Psykososiaalinen kuormitus Tyosuojelu.fi > Työsuhde > Työaika Psykososiaalinen kuormitus työpaikalla esite Riskien arviointi työpaikalla -työkirjan vaaratekijälomake Psykososiaaliset kuormitustekijät ja työkirja