HOIVA- JA SAIRAALASÄNKYJEN KORJAUS- /HUOLTOPAVELUT TKS119e

HOIVA- JA SAIRAALASÄNKYJEN KORJAUS- /HUOLTOPAVELUT TKS119e Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia hoiva- ja sairaalasänkyjen korjaus-/huoltopalveluista Nokian ja Ylöjärven kaupungeille sekä Kangasalan, Pirkkalan ja Vesilahden kunnille. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy 11.11.2015

2 (10) Sisältö 1 Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy... 3 2 Hankinnan kohde... 3 3 Hankintamenettely... 3 4 Hankinnan vaatimukset... 3 5 Hankinnan arvo... 3 6 Sopimuskausi***... 3 7 Osatarjoukset***... 4 8 Vaihtoehtoiset tarjoukset***... 4 9 Palveluvaatimukset***... 4 10 Palvelun tilaaminen... 4 11 Vasteaika***... 5 12 Viivästyssakko ja virhe palvelussa***... 5 13 palvelun hinnoittelu***... 5 14 Palvelumaksu***... 6 15 Lisät ja kulut***... 6 16 Maksuehto***... 6 17 Laskutus***... 6 18 Tarjoukset***... 6 19 Tarjousten voimassaoloaika***... 6 20 Alihankkijat***... 7 21 Tarjouksen sisältö***... 7 22 Tarjoajan kelpoisuus***... 7 23 Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet... 8 24 Sopimusehdot... 9 25 Tarjousten palautus***... 9 26 Lisätiedot... 10 27 Allekirjoitus... 10 28 Liitteet... 10

3 (10) 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (jäljempänä Asiakas) on Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien omistama hankintaosakeyhtiö, joka tuottaa julkisia hankintapalveluja. Asiakas on hankintalain 11 :n tarkoittama yhteishankintayksikkö 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat Kangasalan, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian ja Ylöjärven kaupunkien tarvitsemat hoiva- ja sairaalasänkyjen korjaussekä huoltopalvelut. Palvelun tarkempi määrittely on tämän tarjouspyynnön kohdassa 9 Palveluvaatimukset*** sekä tarjouspyynnön liitteessä 1. 3 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta (hankintalain 15 ) on julkaistu HILMA -palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) 16.11.2015. 4 HANKINNAN VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavien Tuotteiden ja palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 5 HANKINNAN ARVO Hankinnan ennakoitu arvo on 15 000 euroa/vuosi (alv 0 %). Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on noin 75 000 euroa (alv 0 %) mukaan lukien mahdollinen optiokausi. 6 SOPIMUSKAUSI*** 1.1.2016 31.12.2018 + 2 vuoden optio. Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen Asiakkaan ja tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan (jäljempänä Palveluntuottaja) kesken 1.6.2018 mennessä. Mikäli optiokausi otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin 31.12.2020 saakka.

4 (10) 7 OSATARJOUKSET*** Osatarjouksia ei hyväksytä. 8 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 9 PALVELUVAATIMUKSET*** Palvelulla tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä Palveluntuottajan suorittamaa määräaikaishuoltopalvelua tai korjauspalvelua. Palveluntuottajan vastuulla on Tilaajan laitekannan kartoitus sopimuskauden alussa ja laiterekisterin ylläpito koko sopimuskauden. Laiterekisteristä Tilaajan tulee saada tiedot laitteiden korjaushistoriasta ja -kustannuksista. Sopimuskauden aikana kohteita / huollettavia laitteita voi tulla jonkin verran lisää tai poistua käytöstä. Palveluntuottajan tulee nimetä yhteyshenkilö joka vastaa Kehyskuntien korjaus- ja huoltopalvelusta. Palveluntuottajalla tulee olla riittävät resurssit Palvelun suorittamiseen myös loma-aikoina. Tilaajalle tulee lähettää sähköisesti tai tekstiviestillä tieto työn aloituksesta, arvioidusta aikataulusta, kustannusarviosta sekä työn valmistumisesta. Palveluntuottajan tulee toimittaa käyntikohtainen raportti sähköisesti viimeistään 48 tunnin kuluttua Palvelun suorittamisesta. Tilaajan kanssa sovitaan kohdekohtaisesti kenelle raportit toimitetaan. Palveluntuottajan tulee raportoida Kehyskuntakohtaisesti vuosittain. Raportissa tulee käydä ilmi vähintään seuraavat asiat: o käyntikerrat kohteittain o kokonaiskustannukset kohteittain (kiinteistöittäin) ja koko Kehyskunnan alueella yhteensä. Kaiken Palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomenkielellä. 10 PALVELUN TILAAMINEN Tämän tarjouskilpailun perusteella Kehyskuntien eri toimipisteet tai vastaavat (Tilaajat; Tilaajina voivat toimia myös Kehyskuntien määräysvallassa olevat Oy:t, säätiöt ja muut yhteisöt) tilaavat tarvitsemansa tässä tarjouspyynnössä kilpailutetun vaatimusten mukaisen Palvelun suoraan tarjouskilpailun perusteella valitulta Palveluntuottajalta. Tilaukset tehdään puhelimella tai sähköpostilla.

5 (10) 11 VASTEAIKA*** Vasteaikavaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1. 12 VIIVÄSTYSSAKKO JA VIRHE PALVELUSSA*** Jos palvelu viivästyy Palveluntuottajasta johtuvasta syystä, Tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon. Tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että Palveluntuottajan viivästyksestä olisi aiheutunut Tilaajalle vahinkoa. Ellei toisin ole sovittu, viivästyssakko on suuruudeltaan viisi (5) prosentti viivästyneen Palvelun arvonlisäverottomasta arvosta jokaiselta alkavalta 24 tunnilta pituiselta ajanjaksolta, jolla Palveluntuottaja ylittää sovitun vasteajan. Viivästyssakkoa peritään enintään kymmeneltä (10) vuorokaudelta. Jos Palvelussa on virhe, Palveluntuottaja omalla kustannuksellaan selvittää virheen syyn ja korjaa sen viivytyksettä. Palveluntuottaja vapautuu vastuusta osoittamalla, ettei virhe johdu Palveluntuottajan vastuulla olevasta seikasta. Tällöin Palveluntuottaja on oikeutettu veloittamaan virheen selvitys- ja korjaustyöstä tavanomaisen hinnoittelunsa mukaisesti. 13 PALVELUN HINNOITTELU*** Tarjottavan korjaus- ja huoltopalvelun hinnoittelu on ilmoitettava euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %) tarjouspyynnön liitteellä 1. Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Liitteessä 1 on tarkemmat ohjeet korjaus- ja huoltopalvelun hinnoittelun ilmoittamiselle. Tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää tarjouspyynnön kohdassa 14 Palvelumaksu*** määritelty Asiakkaalle tilitettävä palvelumaksu. Palveluhintojen hintojen tulee olla kiinteät vähintään sopimuskauden kaksi (2) ensimmäistä vuotta. Tämän jälkeen Palveluntuottajalla on mahdollisuus ehdottaa hinnanmuutosta enintään yhden (1) kerran vuodessa, mukaan lukien optiokausi. Hinnanmuutosehdotus tulee esittää kirjallisesti Asiakkaalle ja siinä on selvitettävä perusteet hinnanmuutokselle. Hinnanmuutos astuu voimaan aikaisintaan yhden (1) kuukauden kuluttua siitä päivästä, jolloin hinnanmuutos on Asiakkaan puolelta hyväksytty. Asiakkaan on ilmoitettava kantansa hinnanmuutosehdotukseen kuukauden kuluessa ehdotuksen vastaanottamisesta. Mikäli kuitenkin kiinteän hintakauden aikana alan yleisessä hintatasossa tapahtuu oleellisia muutoksia, jotka eivät olleet Palveluntuottajan tiedossa tai kohtuudella ennakoitavissa tarjousta hinnoitellessa, on Palveluntuottajalla tarvittaessa mahdollisuus neuvotella hinnanmuutoksista Asiakkaan kanssa.

6 (10) Ensimmäinen hinnanmuutosehdotus voidaan tehdä aikaisintaan 1.12.2017. 14 PALVELUMAKSU*** Asiakas aloittaa palvelumaksun perimisen Palveluntuottajalta sopimuksen ensimmäisestä voimassaolo päivästä. Palvelumaksun suuruus on 1,0 prosenttia (+ alv 24 %) Palveluntuottajan Palvelun arvonlisäverottomasta kokonaismyynnistä Kehyskunnille. Kaikkien tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää tässä kohdassa kuvattu palvelumaksu. Palveluntuottaja maksaa Asiakkaalle palvelumaksun yksi (1) kertaa vuodessa. Palvelumaksu maksetaan Asiakkaalle jälkikäteen laskutusjakson päätyttyä. Palveluntuottaja lähettää sopimuskauden aikana suoritetusta Palvelusta Asiakkaalle kerran vuodessa yhteenvetoraportin, josta näkyy laskutusjakson aikana tilattu Palvelu ja kokonaismyynti (alv 0 %) Kehyskunnittain. 15 LISÄT JA KULUT*** Tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut, myös kohdan 14 Palvelumaksu*** aiheuttamat kustannukset. Toisin sanoen laskutus-, tai muita vastaavia lisiä, matkakorvauksia, hallinto- ja toimistokuluja sekä palvelumaksulisiä ei hyväksytä. Liitteellä 1 on ilmoitettu hinnoittelussa sallitut poikkeukset. 16 MAKSUEHTO*** 21 päivää netto Palvelun hyväksytystä suorittamisesta ja laskun saapumisesta. 17 LASKUTUS*** Tarjoajalla on oltava mahdollisuus sähköiseen laskutukseen. Sähköisestä laskutuksesta sekä laskujen kohdentamisesta Tilaajittain sovitaan Palveluntuottajan kanssa Kehyskunnittain. 18 TARJOUKSET*** Tarjoukset tulee tehdä tarjotun Palvelun osalta liitteenä 1 olevalla tarjouslomakkeella ja tarjoukseen tulee liittää kaikki tarjouslomakkeella sekä Kohdassa 21 vaaditut selvitykset / liitteet. 19 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa vähintään 29.2.2016 asti.

7 (10) 20 ALIHANKKIJAT*** Tarjouksessa on ilmoitettava, minkä osan sopimuksesta Tarjoaja aikoo antaa alihankintana kolmannelle taholle sekä nimettävä mahdolliset sopimusaikana käytettävä alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. 21 TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjoukseen on liitettävä: - tarjouspyynnön liite 1 täydennettyinä Tarjoajan tiedoilla - tarjoukseen on liitettävä palvelukuvaus Tarjoajan resursseista (Palvelua suorittavan henkilöstön määrä), varahenkilöjärjestelmästä (esim. miten loma-aikoina sijaisuudet hoidetaan), ammattitaidosta ja tarvittavista luvista - tarjoukseen on liitettävä kuvaus Tarjoajan toimintatavasta reklamaatioiden vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi ja korjaavien toimenpiteiden suorittamiseksi (esim. miten toimitaan jos korjauksessa on aiheutunut vika tai korjattu laite hajoaa heti niin miten toimitaan) - Tarjoajan sähköpostiosoite hankintapäätöksen lähettämistä varten Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa alla vaaditut todistukset tai Tilaajavastuu.fi sivuilta tulostetut tilaajavastuu raportit, joista käy ilmi vähintään vastaavat tiedot: - verovelkatodistus - ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä - tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä - tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta Edellä mainitut selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. 22 TARJOAJAN KELPOISUUS*** Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajalla tulee olla lakien ja asetusten veloittamat oikeudet suorittaa sähköja muita asennus/korjaustöitä. Tarjoajalla tulee olla Sähkötyönjohtaja ja riittävät oikeudet omaavat asentajat, joita aiotaan käyttää Palvelun suorittamisessa Kehyskunnissa. Tarjoajalla tulee olla vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. Vakuutuksen on korvattava vahingot vähintään 500 000 euroon saakka.

8 (10) Tarjoajalla on oltava riittävästi palvelukykyä, jotta se pystyy toteuttamaan hankinnan vaaditulla tavalla. Tarjoajan palvelukykyä arvioidaan annetun palvelukuvauksen perusteella. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Kaiken tarjoajan palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomen kielellä. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. Palveluntuottajan tulee esittää Asiakkaalle ennen sopimuksen allekirjoitusta sillä hetkellä voimassa olevan Tilaajavastuulain 5 :n mukaiset selvitykset. 23 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Vertailuperusteena on hinnaltaan halvin tarjous. Alla on esitetty vertailuhinnan laskentakaavat ja painoarvot. Määräaikaishuollon vertailuhinta painoarvo 70 % Korjauspalvelun vertailuhinta painoarvo 30 % Määräaikaishuoltohinta: Määräaikaishuolto /sänky x 600 kpl + Määräaikaishuoltokäynnin hinta (Kangasala) /kerta x 40 kertaa + Määräaikaishuoltokäynnin hinta (Nokian kaupunki) /kerta x 48 kertaa + Määräaikaishuoltokäynnin hinta (Pirkkala) /kerta x 25 kertaa + Määräaikaishuoltokäynnin hinta (Vesilahti) /kerta x 10 kertaa + Määräaikaishuoltokäynnin hinta (Ylöjärvi) /kerta x 25 kertaa = Määräaikaishuollon vertailuhinta Määräaikaishuoltohinnan vertailupisteet = (pienin vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta) * 70 Korjauspalvelun hinta: Korjauspalvelun hinta (vasteaika arkisin 24 h) /h x 5 h + Korjauskäynnin hinta (Kangasala) /kerta + Korjauskäynnin hinta (Nokian kaupunki) /kerta + Korjauskäynnin hinta (Pirkkala) /kerta + Korjauskäynnin hinta (Vesilahti) /kerta + Korjauskäynnin hinta (Ylöjärvi) /kerta = Korjauspalvelun vertailuhinta Korjauspalveluhinnan vertailupisteet = (pienin vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta) * 30

9 (10) Vertailuhinnan pisteet = määräaikaishuoltohinnan vertailupisteet + korjauspalveluhinnan vertailupisteet 24 SOPIMUSEHDOT Hankinnassa noudatetaan liitteen 2 mukaisia julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1-2) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 25 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Tarjoukset on palautettava viimeistään 3.12.2015 klo 14.00 mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Suupantie 2 Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Hoiva- ja sairaalasänkyjen korjaus- /huoltopalvelut TKS119e. Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Asiakkaalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien Asiakkaan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja.

10 (10) 26 LISÄTIEDOT Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjousten laadintaa ja tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään 20.11.2015 mennessä sähköpostilla alla mainittuun osoitteeseen. Sähköpostin otsikkona tulee olla "Lisätietopyyntö: Hoiva- ja sairaalasänkyjen korjaus-/huoltopalvelut TKS119e". lisatiedot@kuhaoy.fi Kaikki Asiakkaalle esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa Asiakkaan internet-sivuilla 25.11.2015 mennessä osoitteessa: http://www.kuhaoy.fi/tarjouspyynnot ja ovat näkyvillä tarjousten viimeiseen jättöpäivään asti. 27 ALLEKIRJOITUS Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Kaisa Kokkonen hankinta-asiantuntija 28 LIITTEET Liite 1: Tarjouslomake Liite 2: JYSE Palvelut (2014)