VANHUSTEN KOTIIN KULJETETTAVAT ATERIAT (Dno 536/05.05.00/2012) Kirkkonummen kunta (jäljempänä tilaaja) pyytää tarjousta jäljempänä määritellyn kotiin toimitettavan ateriapalvelun hoitamisesta ajalle 1.1.2013 31.12.2014 ja lisäksi mahdolliselle kahden vuoden optiokaudelle 31.12.2016 saakka. Ateriapalvelu on tarkoitettu asiakkaille, joiden toimintakyky on alentunut eivätkä itse pysty valmistamaan ruokaansa. 1. Hankinnan kuvaus Tarjouspyyntö koskee Kirkkonummen kunnan perusturvan hyväksymien / osoittamien vanhusten ja vammaisten ateriapalvelua. Kotiateriapalvelun tavoitteena on tarjota maukkaita ja ravitsemuksellisesti täysipainoisia aterioita niille toimintakyvyltään heikentyneille asiakkaille, jotka eivät kykene itse valmistamaan aterioita ja järjestämään ateriointia muuten riittävästi. Pyydämme tarjousta hintaliitteen mukaisesti eriteltynä: lämpimien aterioiden kotiinkuljetuksesta niille asiakkaille, jotka eivät pysty tai muista lämmittää ruokaansa. Palvelutuottajaksi valittava vastaanottaa tilaukset ja peruutukset sekä kuljettaa ateriat asiakkaille sisälle kotiin lämpiminä ja hoitaa laskutuksen. Lämpimien aterioiden syöjiä on 40 kpl, jotka tilaavat aterian pääsääntöisesti päivittäin. Kuljetus tulee olla järjestettynä jokaisena päivänä. kylmistä aterioista, joiden syöjiä on 40 kpl ja joukossa voi olla vähemmän säännöllisesti tilaavia. Kylmien aterioiden hinta pyydetään erikseen ja niitä tulee toimittaa vähintään kolme kertaa viikossa. Asiakkaiden ja toimitettavien aterioiden määrä saattaa lisääntyä sopimuskauden aikana. 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen Tarjouskilpailu suoritetaan avoimena menettelynä. Kyseessä on EU- kynnysarvon ylittävä hankintalain liitteen B-mukainen toissijainen palveluhankinta. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-ilmoituspalvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla Kirkkonummen kunnan internet-sivulla osoitteessa hankinnat
3. Tarjousten käsittely Tarjoajien ja tarjousten arviointi toteutetaan kolmessa vaiheessa: a) Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen b) Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen c) Tarjousten vertailu 4. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä soveltuvuuden todentamiseksi toimitettava tarjouksen liitteenä ko. asiakirjat ja/ tai selvitykset: 1. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä toimitettava ytj-ote (www.ytj.fi) 2. Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta toimitettava todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä toimitettava työeläkekassan, vakuutusyhtiön/-öiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta 3. Tarjoajalla on oltava voimassaoleva vastuuvakuutus toimitettava vakuutusyhtiön/ vakuutusyhtiöiden todistus toiminnan vastuuvakuutuksen voimassaolosta 4. Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. toimitettava vahvistetut tilinpäätösasiakirjat edelliseltä tilikaudelta tai vaihtoehtoisesti luotettavat muut selvitykset/ todistukset vakavaraisuudesta ja maksukyvystä esim. Suomen asiakastieto Oy:n luottoluokitusraportti Mikäli Tarjoaja käyttää alihankkijaa on näidenkin täytettävä yllä mainitut rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä toimitettava soveltuvuuden todentamiseksi ennen sopimuksen allekirjoittamista edellä olevissa kohdissa 1 4 mainitut asiakirjat ja/tai selvitykset. 5. Lisäksi jos tarjoaja käyttää alihankintatyötä tai hän tulee käyttämään sitä, tai käyttää vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa on toimitettava selvitys alihankintatyöhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista ennen sopimuksen allekirjoitusta Alihankkijoita koskevat samat soveltuvuusvaatimukset kuin itse tarjoajaakin.
Todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta (3 kk) vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Em. tarjoajan soveltuvuusehtojen täyttymättömyyden lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois, mikäli tarjoaja on konkurssissa tai keskeyttänyt liiketoimintansa tai sille on vahvistettu velkajärjestely vireillä on konkurssi- tai velkajärjestelymenettely, velkasaneerausohjelman vahvistamismenettely, tai hakemus yhtiön purkamiseksi tarjoaja on päätetty asettaa selvitystilaan tarjoaja on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta (hankintalain 53 :n mukaiset poissulkemisperusteet) muut hankintalain 54 :n mukaiset poissulkemisperusteet Vaadittujen todistusten/ selvitysten puuttuminen tarjouksen liitteinä voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois seuraavista tarjousten käsittelyvaiheista. Lisäksi voittaneen tarjoajan/ tarjoajien sekä alihankkijan on varauduttava toimittamaan tilaajille vastaavat selvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista sekä sopimuskauden aikana pyydettäessä. 5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Toisessa vaiheessa tarkistetaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden tarjoajien osalta, jotka täyttivät soveltuvuutta koskevat vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä mahdolliset liitetiedostot täytetty vaaditulla tavalla. Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Kaikkien liitteiden ja esitettyjen dokumenttien on myös oltava suomenkielisiä. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liiteasiakirjoissa olevat ehdot. Tarjousten vertailuun hyväksytään vain ne tarjoajat, jotka täyttävät soveltuvuusehdot ja tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut ehdot. Tarjoaja vastaa täysin siitä, että tarjous on kaikilta osin tarjouspyynnön mukainen. Päätös tarjoajan soveltuvuudesta sekä tarjouksen tarjouspyynnön vaatimusten mukaisuudesta tehdään ennen tarjousten vertailua.
6. Tarjouksen muut hylkäämisperusteet Mikäli tarjouksessa esitetyt erityisehdot ovat ristiriidassa tarjouspyyntöasiakirjojen ehtojen kanssa, tarjous hylätään. Myöhästyneet, määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset hylätään. Lisäksi pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään jätetyistä tarjouksista perustellusta syystä. 7. Palvelun toiminnalliset ehdottomat vähimmäisvaatimukset Kotiin kuljetettuihin aterioihin kuuluu pääruoka lisäkkeineen, johon kuluu proteiiniosuus (kalaa, kanaa tai lihaa), pasta tai peruna tai riisi ja tuoresalaatti sekä jälkiruoka. Mahdollisessa kasvisvaihtoehdossa on turvattava liharuokaa vastaa proteiinimäärä esim. palkokasvien, soijan tai maitotuotteiden avulla. Keittoaterioihin kuuluu keitto, tuore sämpylä tai leipäviipaleet sekä tuoreannos (esim. tomaattia, paprikaa, kurkkua, juuresta). Vähimmäisannoskoot ovat erillisessä liitteessä. Tarjottava ruoka tulee olla ikäihmisten mieltymysten mukaista kotiruuan omaista ruokaa. Osa asiakkaista tarvitsee myös erityisruokavaliota (esim. diabetes, laktoositon, gluteeniton, sappi- ja kihtiasiakkaat ja soseutetut ateriat). Erityisruokavaliosta ei laskuteta eri hintaa. kylmissä aterioissa pitää olla viimeinen käyttöpäivä. Palveluntuottaja hoitaa yhteydet asiakkaaseen tai asiakkaan asioita hoitavaan henkilöön tai viranomaiseen, kuljettaa ateriat asiakkaan kotiin, laskuttaa asiakasta (kunnan määrittelemän asiakasmaksun verran) sekä laskuttaa kuntaa sopimushinnan ja asiakasmaksun erotuksen verran toteutuneista aterioista. Palvelutuottaja sitoutuu ilmoittamaan havaitsemistaan asiakkaan palvelun- tai avuntarpeesta kotihoitotoimistoon, omaiselle tai hätäkeskukseen välittömästi. Ruokalistat vähintään viideksi viikoksi suunnitellaan siten, että ravintosisältö täyttää kohderyhmien ravintosuositukset (laskettu esim. Aterix-ohjelmalla). Joka päivä on tarjolla vähintään 2 eri kylmää ja lämmintä ateriavaihtoehtoa, joiden on oltava lihaa, kalaa tai kanaa sisältäviä (ei keitto tai kasvis). 7.1 Lämpimiä aterioita koskevat ehdottomat vähimmäisvaatimukset Perusturvan osoittamille tai hyväksymille asiakkaille viedään lämmin ateria klo 11.00 14.00 välisenä aikana joka päivä, jotka on tarkoitus syödä heti. Kotihoidon henkilöstöllä tulee olla mahdollisuus poikkeustilanteessa peruuttaa / muuttaa toimituksen ajankohtaa ko. toimituspäivän sisällä. Aterian kuljetus- ja tarjoilulämpötila tulee olla vähintään 60 astetta.
7.2. Kylmiä aterioita koskevat ehdottomat vähimmäisvaatimukset Kylmät ateriat tulee toimittaa pääsääntöisesti ma - pe klo 8-16 välisenä edeltä käsin sovittuna aikana. Yli tunnin muutoksesta on ilmoitettava asiakkaalle puhelimitse etukäteen. Kunta edellyttää, että aterioita toimitetaan kolme kertaa viikossa arkipäivisin (aterioiden toimitusväli ei kuitenkaan saa olla pidempi kuin 3 päivää). 7.3 Toimitusprosessille asetetut vähimmäisvaatimukset Aterioiden kuljetukseen tulee olla soveltuva katkeamattoman kylmäketjun turvaava kuljetuskalusto. Tuotteiden toimituslämpötilojen tulee olla voimassa olevan elintarvikelainsäädännön mukaisia: maa- ja metsätalousministeriön asetus (1367/2011) eräiden elintarvikehuoneistojen elintarvikehygieniasta. Kylmäketjun tulee olla katkeamaton asiakkaan kotiin asti. Palveluntuottajalla tulee olla elintarvikeviranomaisten hyväksymä omavalvontasuunnitelma. VAATIMUS: Omavalvontasuunnitelman kuvaus on liitettävä tarjoukseen. Valitun palveluntuottajan on toimitettava tarjouksen liitteenä Valviran vaatima toimintaprosessin omavalvontasuunnitelma. Lämpimän aterian on oltava valmistuksesta tarjoiluun lämmöltään vähintään 60 astetta. Tilausjärjestelmä / tilausmenettelyt: Tilausjärjestelmän tulee olla ajantasainen, selkeä ja helppokäyttöinen. VAATIMUS: Tilausjärjestelmän kuvaus ja aterioiden tilauslomake on liitettävä tarjoukseen. Asiakkaalla itsellään tulee olla mahdollisuus peruuttaa yksittäisen asiakkaan tilaus päivää ennen toimitusta. Palveluntuottajalla tulee olla yhteydenpitoa varten puhelinnumero, johon muutosilmoitukset tehdään. 7.5 Asiakaspalvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset Henkilöstö: Kotiinkuljetuksesta huolehtivien henkilöiden tulee olla henkilökohtaisilta ominaisuuksiltaan vanhusten palveluun soveltuvia, tehtäväänsä hyvin perehdytettyjä ja luotettavia sekä kyettävä kommunikoimaan asiakkaiden kanssa myös ruotsin kielellä. Henkilöstöä sitoo sama asiakastietojen salassapitovelvollisuus kuin kaupungin henkilöstöä. Vaatimukset koskevat myös alihankintana tuotetun palvelun henkilöstöä. Ilmoitusvelvollisuus asiakkaan tilasta: Mikäli asiakas ei avaa ovea aterian toimittamisaikaan, tai hän kohdattaessa vaikuttaa huonovointiselta ja ulkopuolista apua tarvitsevalta, tulee kuljettajan ottaa välittömästi yhteyttä kotihoidon henkilöstöön, annettuun puhelinnumeroon.
Reklamointi ja virheellisen tuotteen vaihtaminen: Virheellinen tai matkalla vaurioitunut ateria on korvattava tai hyvitettävä. 7.6 Muut palvelun toteuttamiselle asetetut vaatimukset Avaimet ja niiden säilytys: Palveluntuottajan tulee ottaa vastaan asiakaan kotiavaimet asiakkaan niin halutessa. Palveluntuottajan tulee säilyttää asiakkaiden avaimia sopimusluonnoksessa olevien ohjeiden mukaisesti. Asiakkaiden tietosuoja: Asiakasrekisteriä tulee pitää henkilötietolain velvoitteiden mukaisesti. Raportointi ja asiakaspalautteen keruu: Laskuilla tulee eritellä asiakkaiden ja aterioiden määrät. Palveluntuottajalla tulee olla valmius raportoida asiakastoimituksista tilaajalle pyydettäessä asiakkaittain eriteltynä. Asiakaspalautekysely tulee tehdä vähintään vuosittain ja raportoida tulokset tilaajalle. Hankintapäätös ja sopimuksen tekeminen Sopimusaika Hintojen tarkistus Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille sähköisesti. Sopimus aterioiden toimittamisesta tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman palveluntuottajan kanssa. Sopimus osapuolten välillä syntyy, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus voidaan tehdä vasta sen jälkeen, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen tekemiseen liittyvistä kuluista eikä ole oikeutettu korvaukseen, vaikka hankinta peruuntuisi tai keskeytyisi. Sopimuskausi on 1.1.2013 31.12.2014 sekä mahdolliset optiovuodet 1.1.2015 31.12.2016. Laskutus Tarjouksen mukaisten hintojen tulee olla voimassa koko sopimuskauden (2013 2014). Hintoja voidaan tarkistaa ennen optiovuoden alkamista ilmoittamalla siitä elokuun loppuun mennessä tilaajalle. Hintojen tarkistaminen pitää perustua elintarvikkeiden, kuljetuskustannusten tai muiden palveluun sisältyvien osatekijöiden yleiseen kustannuskehitykseen. Laskutus tehdään kuukausittain aina seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä. Laskulla tulee eritellä asiakkaiden ja toimitettujen aterioiden määrät. Maksuehto on vähintään 21 päivää netto hyväksyttävän laskun saapumisesta lukien.
Tarjoushinnat Tarjousten vertailu Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Tilaajan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen. Tarjouksessa tulee ilmoittaa hinnat / ateria (alv 0 %) sisältäen kuljetuskustannukset sekä kaikki muut kustannukset (esim. laskutuskustannukset) eriteltyinä hintaliitteen mukaisesti. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Ne tarjoukset jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset vertaillaan. Ratkaisuperiaatteena on, että hyväksytyksi tulee tarjous, joka on kunnalle kokonaistaloudellisesti edullisin. Osa- tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Hinnan painoarvo on 60 pistettä. Eri ateriahinnoille (kylmä/kuuma/viikonloppu) on annettu painokertoimet aterioiden kulutusmäärien perusteella. Hintapisteet lasketaan kaavalla: halvin painotettu hinta saa 60 pistettä ja se jaetaan muilla tarjotuilla painotetulla hinnalla * 60. Laadun maksimipistemäärä on 40 ja se muodostuu: - Ateria vaihtoehtojen määrä, sisältö ja monipuolisuus, max. 20 pistettä - aterioiden todettu laatu, max. 20 pistettä (edellyttää 5-10 lista-aterian toimittamista koeryhmälle erikseen sovittuun paikkaan yhden viikon aikana) Hintaliitteessä on kerrottu tarkemmin laatupisteiden perusteista, jotka lasketaan yhteen. Hankintapäätös Perusturvajohtaja tekee hankintapäätöksen kokonaistaloudellisesti edullisemmasta palveluntuottajan valinnasta. Perusturvalautakunta päättää erikseen asiakkailta perittävistä maksuista. Tarjouksen toimittaminen Tarjousten on oltava perillä suljetussa kirjekuoressa viimeistään 30.10.2012 klo 12.00 mennessä osoitteella: Kirkkonummen kunta Perusturvan kirjaamo Ervastintie 2 Kuoreen merkintä Kotiateriapalvelut Tarjouksen on oltava voimassa koko sopimuskauden 31.12.2014 saakka.
Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset pyydetään toimittamaan sähköpostitse 5.10.2012 mennessä osoitteella: kirjaamo.perusturva@kirkkonummi.fi Vastaukset kysymyksiin sekä mahdolliset tarjouspyyntöön tehdyt tarkennukset julkaistaan kunnan internetsivuilla osoitteessa /hankinnat viimeistään 12.10.2012. KIRKKONUMMEN PERUSTURVALAUTAKUNTA Liisa Ståhle perusturvajohtaja Tarjouksen liitteinä toimitettavat asiakirjat tarjouspyynnön kohdan 4. lisäksi ateriatuotannon yleiskuvaus (valmistusmaa, raaka-aineiden alkuperämaa, tuotantolaitoksen ja henkilöstön kuvaus) Vähintään viiden viikon ruokalistat ravintoarvolaskelmineen yrityksen käyttämä asiakastyytyväisyysmittauslomake/järjestelmäkuvaus Ruuanvalmistuksen ja palveluprosessin omavalvontasuunnitelma (jälk. 1.9.2012 vaadittava, Valviran ohjeistuksen mukainen) hintaan sisältyvä erityisruokavalioluettelo toiminnan vastuuhenkilö tilausjärjestelmän kuvaus ja aterioiden tilauslomake