Tarjouspyyntö 23.11.2015 1(7) TARJOUSPYYNTÖ JOUKKOLIIKENTEEN ASIAKASTYYTYVÄISYYSTUTKIMUKSEN KYSYMYSTEN KEHITTÄMISESTÄ Hankintayksikkö: Helsingin seudun liikenne kuntayhtymä (jäljempänä myös HSL) PL 100 00077 HSL Lisätietoa hankintayksiköstä löydät osoitteesta:. 1. Hankinnan kuvaus HSL pyytää tarjoustanne joukkoliikenteen asiakastyytyväisyyskyselyn kysymysten kehittämisestä. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA -ilmoituskanavassa 23.11.2015 Tarjouspyyntöasiakirjat on julkaistu samanaikaisesti osoitteessa www.learnpoint.fi/hsl. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat suomen kielellä ja tarjous tulee antaa suomen kielellä Joukkoliikenteen asiakastyytyväisyystutkimuksen kysymysten kehittäminen Seuraavat kohdat ovat hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksia: HSL tekee joukkoliikenteen asiakastyytyväisyystutkimusta parantaakseen asiakastyytyväisyyttä ja palkitakseen liikennöitsijöitä. Kyselylomakkeita täytetään paperille vuosittain runsaat 50.000 kappaletta siten, että tutkimushaastattelijat käyvät etukäteen suunnitelluilla matkoilla jakamassa kyselylomakkeet ja asiakkaat täyttävät lomakkeen. Tutkimuslomakkeet ovat liikennemuodoittain, yhteensä 5 kappaletta, ja ne ovat tämän tarjouksen liitteenä (bussi, juna, metro, raitiovaunu ja Suomenlinnan lautta). Asty Webissä on aiheeseen liittyviä dokumentteja ja materiaalia. Linkki Asty Webiin on https://hsl.louhin.com/asty/ ja tunnukset, jotka tarvitaan aineiston lataamiseksi: tunnus: HSLreset, salasana: HSLmatka. HSL:n tavoitteena on joukkoliikenteen asiakastyytyväisyystutkimuksen kehittäminen ja digitalisointi. Kyselyä lyhennetään ja samalla tarkistetaan kyselyn toimivuus. Selvitetään riippuvuussuhteet, poistetaan tarpeettomat kysymykset ja lisätään uusia kysymyksiä. 1. Määrittely, haastattelut ja tavoitteiden asetanta hankkeelle. Mitä hankkeelta odotetaan? Mitä asiakastyytyväisyyskyselyllä tavoitellaan? Millaisia asioita kyselylomakkeesta pitäisi selvitä? Millaista strategiaa kyselylomakkeen tulisi tukea? Mitä halutaan mitata? Kuinka monta kysymystä jatkossa pitäisi olla? Mitkä kysymykset ovat tärkeitä? Sisältö: A) Nykytilanteeseen perehtyminen ja HSL:n
Tarjouspyyntö 23.11.2015 2(7) edustajien tapaaminen. Kesto 3 tuntia. B) Haastattelujen suunnittelu ja liikennöitsijöiden (9 kpl) edustajien ja HSL:n edustajien haastattelut, yhteensä 15 kappaletta. Kesto yksi tunti/haastattelu. C) Haastattelujen jälkeen tulokset kootaan, raportoidaan ja käydään läpi HSL:n projektin johtoryhmän kanssa ja yhteystyössä projektin johtoryhmän kanssa tehdään työpöytämallinnus ja tavoiteasetanta tuleville lomakkeille. Valitun toimijan tulee toimia projektin johtoryhmän sihteerinä koko projektin ajan. 2. Nykyisten kysymysten riippuvuussuhteiden selvittäminen, tulkinta ja raportointi. Selvitetään tilastollisella analyysillä nykyisten HSL joukkoliikenteen asiakastyytyväisyystutkimuksen kysymysten väliset riippuvuussuhteet. Riippuvuussuhteet tulee selvittää vähintään seuraavista asioista: A) Kysymysten välillä saman lomakkeen sisällä B) kysymysten ja keskiarvojen välillä ja kokonaisarvosanan ja yleisarvosanan välillä C) kysymysten ja taustatekijöiden välillä (esim. kellonaika, ammattiryhmä jne.) D) Selitysvoiman selvittäminen suhteessa kokonaisarvioon. Näiden pakollisten kohtien lisäksi Toimittaja voi käyttää myös muita analyysimenetelmiä, jos se johtaa parempaan lopputulokseen. 3. Kysymyslomakkeiden määritys ja tarkentaminen. Yhteistyössä projektin johtoryhmän kanssa A) karsitaan päällekkäiset kysymykset B) kehitetään mahdollisia uusia kysymyksiä C) pohditaan keskiarvojen merkitys D) yhtenäistetään lomakkeet mahdollisimman pitkälti eri liikennemuotojen välillä tarkoituksenmukaisuus huomioiden E) muotoillaan ensimmäisen vaiheen lomakkeet, tavoitteena viisi (5) liikennöitsijän toimintaa kuvaavaa kysymystä, viisi (5) HSL:n toimintaa kuvaavaa kysymystä ja kolmesta viiteen (3-5) taustakysymystä. Lopulliset tarkennukset lomakkeisiin tehdään, kun HSL on toteuttanut pilottitutkimuksen uusilla lomakkeilla (pilottitutkimuksen tekeminen ei sisälly tähän tarjouspyyntöön). Myös tähän lomakkeiden tarkennukseen osallistuu valittu toimija. 4. Työpajat. HSL:n valinnan mukaan ylläolevien lisäksi tulee järjestää erikseen sovittavina aikoina yhteensä kolme neljän tunnin työpajaa valmisteluineen. HSL maksaa/järjestää tilat ja tarjoilut. Työ tapahtuu vuonna 2016 erikseen sovittavan aikataulun mukaan. 2. Laskutus ja sopimus Työn kokonaishinta laskutetaan kahdessa osassa, josta 30%, kun sopimus on tehty ja 70% kun työ on kokonaisuudessaan valmis ja tilaaja on sen hyväksynyt. Työstä tehdään sopimus, joka sisältää kilpailutetun työn. - Hankinta sitoo tilaaja vasta, kun sitä koskeva sopimus on allekirjoitettu. - Sopimus laaditaan noudattaen JYSE 2014-palvelut sopimusehtoja. - Hankinnasta tehtävä sopimus laaditaan kyseisten ehtojen ja tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. - Mikäli tarjouspyynnön ehdot ja JYSE 2014 ehdot ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan tämän tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. - Sopimus laaditaan ja sopimusneuvottelut käydään suomen kielellä.
Tarjouspyyntö 23.11.2015 3(7) - Sopimuskausi alkaa, kun sopimus on allekirjoitettu ja on voimassa, kunnes sopimusvelvoitteet on suoritettu. Tilaaja ei tee hankintasopimusta, eikä muutenkaan pane hankintapäätöstä muutenkaan täytäntöön ennen kuin 14 päivää on kulunut siitä, kun tarjouskilpailussa mukana olleet tarjoajat ovat saaneet hankintapäätöksen valitusosoituksineen tiedoksi. 3. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. HSL soveltaa toiminnassaan erityisalojen hankintalakia (349/2007). Koska tämä hankinta kuitenkin alittaa erityisalojen hankintalain 12 :n mukaisen kynnysarvon, hankintalakia ei sovelleta tähän hankintaan. Yleisiä hankintaoikeudellisia periaatteita sovelletaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta yrityksille. Hankintaan liittyvät tilaajan hankinta-asiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Yrityksen halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat yrityksen itsensä vastattavina. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Hankintapäätös toimitetaan sähköpostitse tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. 4. Kysymykset ja lisätiedot Tarjousaikana tarjoajien esittämät kysymykset sekä niihin annetut vastaukset julkaistaan kaikille tarjoajille osoitteessa www.learnpoint.fi/hsl. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan anonyymisti. Kysymykset tulee lähettää osoitteeseen laskenta@learnpoint.fi viimeistään 29.11.2015 klo 12.00. Tilaaja vastaa kysymyksiin viimeistään 2.12.2015. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. 5. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, on tarjoajan ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. HSL harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei voi olla tarjoajan liikesalaisuus. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä mainitulla tavalla, tilaajalla on oikeus
Tarjouspyyntö 23.11.2015 4(7) pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. Tarjouksen laatiminen Palvelua koskevat vaatimukset on esitetty tarjouspyynnön kohdassa 1. Hankinnan kuvaus. Tarjoajaa koskevat vaatimukset, hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1, Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset ja hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset. Työstä vastaavan henkilön referenssivaatimukset on esitetty liitteessä 2, Työstä vastaavan henkilön referenssit. Palvelun hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 3, Hintalomake. Liitteet 1-3 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen tekemisen tueksi on laadittu lisäksi tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo, liite 4, joka tarjoajan on allekirjoitettava ja liitettävä tarjoukseensa. Kansilehdellä on lueteltu kaikki tarjouksen pakolliset liitteet ja tarjoajan tulee merkitä kansilehdelle sanottujen liitteiden numerot ja sijainti tarjouksessaan. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Vaihtoehtoiset tarjoukset ja osatarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. 7. Tarjousten jättäminen Tarjous on, tullakseen käsitellyksi, oltava perillä kirjallisena suljettuna lähetyksenä sekä PDF-muodossa muistitikulle tallennettuna 9.12.2015 klo 12:00 mennessä osoitteessa: Helsingin seudun liikenne kuntayhtymä (HSL) Kirjaamo PL 100 00077 HSL Kuoreen tulee merkitä lähettäjän nimi, yhteystiedot sekä merkintä: Tarjous JOUKKOLIIKENTEEN ASIAKASTYYTYVÄISYYSTUTKIMUKSEN KYSYMYSTEN KEHITTÄMISESTÄ. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjouskopio pyydetään lisäksi toimittamaan edellä mainitun määräajan jälkeen viimeistään 9.12.2015 klo 14.00 mennessä PDF-muodossa (excel lomakkeet voi toimittaa vain excel muodossa) osoitteeseen: laskenta@learnpoint.fi
Tarjouspyyntö 23.11.2015 5(7) Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt, joilta HSL voi pyytää tarjoukseen liittyviä lisätietoja. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 8. Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Sopimus solmitaan tarjouspyynnön ja toimittajan tarjouksen perusteella. 9. Tarjousten valintaperusteet ja vertailu Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. Hinta, painoarvoltaan 80 % Hintaa vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 3) kokonaisvertailuhinnan perusteella. Vertailussa edullisin tarjous saa 80 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen kokonaisvertailuhinta (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen kokonaisvertailuhinnalla (Y) ja kerrottuna 80 pisteellä. Laskukaava: X/Y 80 pistettä. 2. Työstä vastaavan henkilön osaaminen ja kokemus, painoarvoltaan 20 % Vertailu suoritetaan referenssilomakkeiden (tarjouspyynnön liite 2) tietojen perusteella. Vertailussa huomioidaan ainoastaan vähimmäisvaatimukset ylittävät referenssit. Vertailuun voi ilmoittaa referenssejä enintään 5 kpl. Yhdestä asiakkaasta voidaan ilmoittaa vain yksi referenssi. Referenssit pisteytetään sen mukaan miten tilaaja arvioi referenssin vastaavan tilaajan tarvetta. Tilaaja arvostaa, että henkilö on toteuttanut tarjouspyyntöä vastaavia töitä seuraavasti: A) Joukkoliikennealalle toteutettu asiakastyytyväisyyskyselyn suunnittelu
Tarjouspyyntö 23.11.2015 6(7) Mikäli yllä mainittu vaatimus täyttyy, saa referenssistä neljä (4) pistettä. Maksimipistemäärä on 20 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = Asianomaisen tarjouksen työstä vastaavan henkilön referensseistä saama pistemäärä (X) jaettuna parhaimman tarjouksen pistemäärällä (Y) ja kerrottuna 20 pisteellä. Laskukaava: X/Y 20 pistettä. 10. Päiväys ja allekirjoitus Helsingissä, 23.11.2015 Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä (HSL) Suvi Rihtniemi Toimitusjohtaja Tero Anttila Joukkoliikennesuunnitteluosaston johtaja
Tarjouspyyntö 23.11.2015 7(7) Liitteet: 1. Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset ja hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) 2. Työstä vastaavan henkilön referenssit (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) 3. Hintalomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) 4. Kansilehti 5. JYSE 2014 Palvelut 6. Eri matkustusmuotojen tutkimuslomakkeet (5 kpl)