TARJOUSPYYNTÖ 38 / 2009 Kainuun maakunta -kuntayhtymä Kainuun maakunta kuntayhtymä IT-turvahuoneratkaisu Tarjouspyyntö Hankintamenettely: Asiakirjat liitteineen Hankintapäällikkö Laila Härkönen Hankintatoimisto Puh. 044 2704728 sähköposti: hankintatoimisto@kainuu.fi Kainuun maakunta kuntayhtymä Osoite Puhelin Telefax Sähköposti Internet Sotkamontie 13 08-6155 41 08-6156 2071 hankintatoimisto@kainuu.fi www.kainuu.fi 87140 Kajaani Y-tunnus 1905652-2 etunimi.sukunimi@kainuu.fi
Hankintatoimisto Sotkamontie 13 87140 Kajaani IT-TURVAHUONERATKAISU TARJOUSPYYNTÖ 38/2009 1. Yleistä 2. Tarjouspyynnön kohde 3. Nykytilan kuvaus 4. Tarjouksen tekeminen/ sisältö 5. Tarjousten käsittely ja tarjoajien kelpoisuus 6. Hankintamenettely ja hankintapäätöksen julkisuus 7. Tarjousehdot 8. Valintaperusteet 9. Tarjouksen voimassaoloaika 10. Tarjouksen jättö- ja toimitusaika LIITTEET Liite 1. Kainuu_tarjouspyynto_38_2009_liite1.doc (vaatimusmäärittely) Liite 2. Kainuu_tarjouspyynto_38_2009_liite2.xls (hintaerittely) Liite 3 Kainuu_tarjouspyynto_38_2009_liite3.pdf (hankinnan kohde) Liite 4. Kainuu_tarjouspyynto_38_2009_liite4.xls (vakuus)
Kainuun maakunta kuntayhtymä Tarjouspyyntö 38 / 2009 1(8) IT-TURVAHUONERATKAISU 1. Yleistä Kainuun maakunta kuntayhtymä aloitti toimintansa 1.1.2005. Hallintokokeilu kestää 31.12.2012 asti. Maakunnan tehtävänä on huolehtia hallintokokeilulaissa määritellyistä maakunnan suunnittelusta, alueiden kehittämisestä, terveydenhuollosta, sosiaalihuollosta ja II asteen koulutuksesta sekä niiden rahoituksesta. Maakunnan toimialat ovat aluekehitystoimiala, koulutustoimiala ja sosiaali- ja terveydenhuollon toimiala sekä yhteiset palvelut. Lisätietoja löytyy osoitteesta www.kainuu.fi. Hallintokokeilulaki löytyy osoitteessa www.finlex.fi. 2. Tarjouspyynnön kohde Pyydämme tarjoustanne IT-turvahuoneratkaisun toimituksesta, käyttöönotosta, koulutuksesta, konsultoinnista ja mahdollisesta muusta IT-turvahuoneratkaisuun liittyvästä työstä. IT-turvahuoneratkaisun tulee sisältää seuraavat kokonaisuudet - Palosuojattu IT-tila IT-turvahuone - Sisäiset ratkaisumallit - Jäähdytysratkaisu - Sammutusratkaisu - Sähkönsyöttö- ja jakeluratkaisu - Palvelinlaitekaappiratkaisu - Etähallinta- ja valvontaratkaisu - Verkkokaapelointiratkaisu palvelinkaappeihin - Asennuksen vaiheistus - Toteutuksen koordinointivastuu yhdessä Tilaajaan ja pääurakoitsijan kanssa Tarkempi kuvaus tarjouspyynnön kohteesta liitteessä Kainuu_tarjouspyynto_38_2009_liite3.pdf. 3. Nykytilan kuvaus Tilaajalla on käytössä Kajaanissa kolme IT-laitetilaa osoitteissa Pohjolankatu 13 ja 20 sekä Sotkamontie 13. Tiloissa sijaitsevat Tilaajan palvelin- ja tietoliikennelaitteet, mitkä palvelevat keskeisiä kuntayhtymän sekä kuntien keskitettyjä tietojärjestelmiä, esim. taloushallinto, henkilöstöhallinto, terveyskertomus, AD-kotihakemistot, sähköposti. Tilaajan käytössä on: - IBM BladeCenter -korttipalvelinkehikkoja (E-malli) 6 kpl - IBM Blade -korttipalvelimia 65 kpl - IBM xseries- ja HP Proliant -räkkipalvelimia 80 kpl
Kainuun maakunta kuntayhtymä Tarjouspyyntö 38 / 2009 2(8) - IBM N series N6040-, IBM DS4300- sekä HP EVA4000 levyjärjestelmät - Cisco Catalyst 4500 kytkin 2 kpl (molemmat rungot sisältävät 3 kpl 48-porttisia kytkinmoduleita), Cisco Catalyst 2960G-24 6 kpl, Cisco Catalyst 2960G 48 2 kpl, Cisco Catalyst 3750G-24 2 kpl Palvelinten käyttöjärjestelminä on käytössä Windows Server 2000/2003 sekä RedHat- Linux. Palvelinten ylläpidosta vastaa Tilaajan oma tietohallinto ja korkean käytettävyysvaateen vuoksi laiteylläpitosopimus on laadittu 24/7 4h palvelu- ja vasteajoille. Palvelinten laitevalvontaan käytetään IBM Director- sekä IBM Tivoli ohjelmistoja. 4. Tarjouksen tekeminen Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöasiakirjassa ja sen liitteissä esitettyjen ohjeiden ja vaatimusten mukaisesti. Tarjouksessa tulee toimittaa selvitykset kohtien 4.1-4.6 mukaisesti. Tarjouksessa on annettava kaikki selvitykset tarjottavasta IT-turvahuoneratkaisusta sellaisella tarkkuudella, että tarjouksen perusteella voidaan varmistaa tuotteiden soveltuvuus sen käyttötarkoitukseen. Toimittajaa pyydetään vastaamaan vaatimusmäärittelyn ohjeen mukaisiin kohtiin. Vaatimusmäärittely on tarjouspyynnön liite 1 (Kainuu_tarjouspyynto_38_2009_liite1.doc). Toimittajan tulee olla valmis esittelemään tarjouksensa ja tuotteensa Tilaajan luona. Toimittajan tulee varautua myös testiympäristön järjestämiseen Tilaajalle. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksen tulee sisältää tiedot ehdottomien vaatimusten täyttymisestä. Tilaaja hylkää tarjouksen, elleivät ehdottomat vaatimukset toteudu. 4.1. Toimittajaa koskevat ehdottomat vaatimukset Vakuutus lakisääteisten velvoitteiden täyttymisestä Toimittaja sitoutuu resursseillaan pyydettyyn aikatauluun Toimittaja pystyy asettamaan oman projektipäällikkönsä hankkeeseen Toimittaja pystyy asettamaan hankkeeseen sellaisia henkilöitä, joilla on osaamista ja kokemusta vastaavanlaisesta hankkeesta ja hankkeessa käytettävistä toteutusvälineistä Toimittaja pystyy toimittamaan nykyaikaisen IT-turvahuoneratkaisun ja sen käyttöä koskevan dokumentaation Toimituksen yhteydessä Tilaaja saa Toimittajan tekemät asennuspöytäkirjat (hyväksytyn vastaanoton edellytys) Toimittaja pystyy tarjoamaan tuki- ja ylläpitopalvelua 24/7 neljän tunnin vasteajalla Toimittaja pystyy tarjoamaan käytönaikaisen tuen suomen kielellä ja suomessa noudatettavana virka-aikana Referenssit vastaavista toimituksista (myös toimitusajankohdat) tai muu luotettava selvitys siitä, että tarjotut ratkaisut varmasti toimivat Tilaajan määrittelemässä käyttöympäristössä koko sopimuskauden ajan Toimittaja täyttää liitteen 4. (Kainuu_tarjouspyynto_38_2009_liite4.xls).
Kainuun maakunta kuntayhtymä Tarjouspyyntö 38 / 2009 3(8) Hankintapäätöksen jälkeen sopimuskumppaniksi valitun tarjoajan on toimitettava ennen sopimuksen allekirjoittamista kaupparekisterinote sekä todistukset verojen ja maksujen suorittamisesta. 4.2. Tarjousten kelpoisuusvaatimukset Tarjousasiakirjat on toimitettava allekirjoitettuina ja hyväksyttyinä sellaisen henkilön toimesta, jolla on Toimittajan puolesta riittävä valtuutus. Tarjousten on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ja sisällettävä Toimittajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat tiedot. Tarjousasiakirjat liitteineen on toimitettava suomen kielellä. 4.3. Toimitettavan ratkaisun ehdottomat ja muut vaatimukset Liitteenä olevassa vaatimusmäärittelyssä (liite 1) on kuvattu ehdottomat vaatimukset joihin tarjottua IT-turvahuoneratkaisua tullaan vertaamaan. Tarjoukseen on liitettävä selkeä ja kattava suomenkielinen tuotekuvaus. 4.4. Toteutusprojekti ja koulutussuunnitelma Tarjoukseen tulee liittää kuvaus käyttöönottosuunnitelmasta (projektisuunnitelma) ja koulutussuunnitelmasta aikatauluineen. Käyttöönottosuunnitelman pitää sisältää Toimittajaa ja Tilaajaa koskevat käyttöönoton työvaiheet (tehtävät) ja työmäärät. Lisäksi koulutussuunnitelmasta pitää käydä selville tarjottu koulutuksen taso ja koulutuspäivien lukumäärä. Kainuun keskussairaalan lisärakennus valmistuu vuoden 2009 loppuun mennessä. Arvioitu IT-turvahuoneratkaisun toimitus ja käyttöönotto on maaliskuussa 2010. Tarkempi käyttöönottoaikataulu sovitaan valituksi tulleen Toimittajan kanssa toimitussopimuksessa. 4.5. Tuotetuki- ja ylläpitopalvelu Tarjouksen tulee sisältää kuvaus tuote- ja ylläpitopalveluiden sisällöstä. Tilaaja edellyttää mahdollisuutta 24/7-palveluaikaan neljän tunnin vasteajalla. 4.6. Hinnat Toimittajan on hinnoiteltava kaikki tarjoamansa tuotteet ja palvelut erikseen tarjouspyynnön liitteen 2 mukaisesti (Kainuu_tarjouspyyntö_39_2009_liite2.xls). Hinnat on esitettävä ilman arvonlisäveroa. Hinnat eivät saa olla sidottuja valuuttamuutoksiin tai indekseihin tarjouksen voimassaolonaikana. Hinnat on ilmoitettava kiinteinä. Hintojen mahdolliset muutokset astuvat voimaan vasta maakunnan / hankintarenkaan hyväksymisen jälkeen. Tarjoukseen on sisällyttävä kaikki tarjottuun ratkaisuun liittyvät kustannukset. Matkatai majoituskustannuksia, menetetyn matka-ajan kustannuksia, päivärahoja tai vastaavia ei erikseen korvata, vaan niiden tulee sisältyä tarjottavan ratkaisun hintaan. Tarjottujen hintojen pitää kattaa koko toimitus tuotantoon ottoon asti. Tarjouksen liitteeksi pyydetään toimittamaan voimassaoleva palveluhinnasto.
Kainuun maakunta kuntayhtymä Tarjouspyyntö 38 / 2009 4(8) 5. Tarjousten käsittely Tarjousten vertailun toteutus: 1. Tarjousten avaus, avaustilaisuus ei ole julkinen 2. Toimittajien kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu 6. Hankintamenettely ja hankintapäätöksen julkisuus Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus www.hankintailmoitukset.fi tietokannassa Ilmoitus julkisesta hankinnasta. Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjous tulee pyrkiä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tarjouksen hintaliite tai hintaerittelyliitteet eivät ole salaisia. 7. Tarjousehdot 7.1 Sopimusehdot Hankinta vahvistetaan valituksi tulleen Toimittajan kanssa aina erillisellä toimitussopimuksella. Hankinnassa noudatetaan JIT2007 sopimusehtoja, ellei tässä tarjouspyynnössä liitteineen toisin määrätä tai toimitussopimuksessa erikseen kirjallisesti toisin sovita. Pätemisjärjestys asiakirjoilla on seuraava: 1) Tarjous 2) Hankintasopimus 3) Yleiset sopimusehdot (JIT 2007 Yleiset ehdot) 4) Erityisehtoja laitehankinnoista (JIT 2007 Laitteet) 5) Erityisehtoja palveluista (JIT 2007 Palvelut) 6) Erityisehtoja konsultointipalveluista (JIT 2007 Konsultointi) Ylläpitosopimuksen osalta noudatamme myös JIT2007 sopimusehtoja. Tilaaja on oikeutettu sopimussakkoon, mikäli toimitus viivästyy sovitusta aikataulusta tai ei täytä tarjouspyyntö- ja tarjousasiakirjoissa (liitteineen) kuvattuja vaatimuksia ellei tarjouksesta muuta käy ilmi ja ellei tämä ole hankintasopimukseen kirjattu (toimituksen kohde). Kaikki projektin aikana ilmi käyvä Tilaajan tieto on salassa pidettävää ja luottamuksellista. Takuuaika on 12 kk laskettuna hyväksytystä IT-turvahuoneratkaisun käyttöönotosta.
Kainuun maakunta kuntayhtymä Tarjouspyyntö 38 / 2009 5(8) Ylläpidon ehdoista sovitaan takuuaikana allekirjoitettavalla ylläpitosopimuksella, lähtökohtana Tilaajalla JIT2007-sopimusehdot. Toimittajan tulee tarjota ylläpito vähintään sopimuskauden ajaksi hyväksytystä tuotantoonotosta alkaen. Mikäli Toimittaja käyttää toimituksessa alihankkijoita, sitoutuu se tehtävässä sopimuksessa vastaamaan näiden työstä kuten omastaan. Tilaaja ei ole missään sopimussuhteessa Toimittajan mahdollisiin alihankkijoihin, vaan Toimittajan tulee huolehtia alihankintasopimuksista itsenäisesti. Tuki- ja ylläpitosopimuksessa noudatetaan irtisanomista tilaajan osalta 3 kk ja toimittajan osalta 12 kk. Sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti sopijaosapuolten välisillä neuvotteluilla. Mikäli neuvotteluissa ei päästä ratkaisuun, ratkaistaan erimielisyydet Kajaanin käräjäoikeudessa. Sopimuksen siirto-oikeus Kainuun maakunta kuntayhtymän toiminta perustuu määräaikaisena vuoden 2012 loppuun saakka jatkuvaan Kainuun hallintokokeiluun (Laki Kainuun hallintokokeilusta 343/2003). Käyttöoikeus varataan samoilla hankinta-, ylläpito- ja sopimusehdoilla organisaatiolle tai organisaatioille, jotka mahdollisesti jatkavat Kainuun maakunta kuntayhtymän tehtäviä tai osaa niistä Kainuun hallintokokeilun aikana ja/tai sen päättymisen jälkeen. Tarjouksen hyväksyminen edellyttää IT-turvahuoneratkaisun käyttöoikeuksien siirtomahdollisuutta veloituksetta mahdollisesti muuttuvalle organisaatiolle tai niiden osille. 7.2 Maksuehdot Maksu sovitaan erillisen aikataulun mukaisesti maksuerinä siten, että vähintään 20 % maksusta tapahtuu hyväksytyn vastaanoton jälkeen. Jokainen maksuerä edellyttää Tilaajan hyväksyntää. Maksuehto on 30 vrk netto, kunkin maksuerän hyväksymisen jälkeen. Tilaaja ei vastaa matka-, matka-aika-, päiväraha-, posti-, yms. kustannuksista, vaan Toimittajan tulee sisällyttää ne tarjouksensa hinnoitteluun. Käyttö-, ylläpito- ja tukipalvelujen osalta maksuehto on 30 pv netto laskun saapumisesta neljä (4) kertaa vuodessa. Laskutuslisiä ei hyväksytä. Maksun myöhästymisen viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 8. Valintaperusteet Tilaaja noudattaa valinnassaan kokonaistaloudellista edullisuutta ja käyttää siinä seuraavia arviointikriteerejä: A) Miten tarjottu ratkaisu vastaa tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjä vaatimuksia. Painoarvo on 60 pistettä. B) Kokonaishinta. Painoarvo on 40 pistettä.
Kainuun maakunta kuntayhtymä Tarjouspyyntö 38 / 2009 6(8) 9. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa 31.12.2009 saakka. 10. Tarjouksen jättöaika ja toimitusosoite Tarjoukset tulee toimittaa edellä pyydetyllä rakenteella liitteineen. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen toimitetaan tarjoajille pyydettäessä osoitteesta hankintatoimisto@kainuu.fi. Tiedostoversion on vastattava tarjouksessa mukana olevaa paperiversiota. Tarjouksen liitteeksi pyydetyt tiedostot palautetaan täytettynä tarjouksen mukana cd:llä. Paperiversio on määräävä, jos tiedot ovat poikkeavia. Kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa kolmena kappaleena suomenkielellä 4.8.2009 klo 12.00 mennessä seuraavaan osoitteeseen: Hankintapäätös Kainuun maakunta kuntayhtymä Hankintatoimisto Sotkamontie 13 87140 Kajaani Kuoreen merkintä IT-turvahuoneratkaisu 38/2009. Lisätietoja Kaikki tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee osoittaa kirjallisena sähköpostilla osoitteeseen hankintatoimisto@kainuu.fi 9.7.2009 klo 12:00 mennessä. Vain tähän osoitteeseen lähetettyihin kysymyksiin vastataan. Kysymykset vastauksineen laitetaan hankintayksikön www-sivuille osoitteeseen http://maakunta.kainuu.fi/tarjouspyynnot viimeistään kaksi viikkoa ennen tarjousajan umpeutumista. Tarjoajan velvollisuus on tarkistaa mahdolliset lisätiedot hankintayksikön sivuilta http://maakunta.kainuu.fi/tarjouspyynnot itsenäisesti koko tarjouskierroksen ajan. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan sähköisesti ja hankintapäätös on kuitattava välittömästi vastaanotetuksi. Kajaanissa Laila Härkönen Hankintatoimisto Kainuun maakunta kuntayhtymä laila.harkonen@kainuu.fi