ORGANISAATIOVIESTINNÄN KEHITTÄMINEN AMMATTIOPISTOSSA SÄHKÖISEN JULKAISUJÄRJESTELMÄN AVULLA

Tuomas Puro ORGANISAATIOVIESTINNÄN KEHITTÄMINEN AMMATTIOPISTOSSA SÄHKÖISEN JULKAISUJÄRJESTELMÄN AVULLA Opinnäytetyö Tradenomi AMK-jatkotutkinto Toukokuu 2008

KUVAILULEHTI Opinnäytetyön päivämäärä 20.5.2008 Tekijä(t) Tuomas Puro Koulutusohjelma ja suuntautuminen Pk-yrittäjyyden ja liiketoimintaosaamisen koulutusohjelma. Nimeke Organisaatioviestinnän kehittäminen ammattiopistossa sähköisen julkaisujärjestelmän avulla Tiivistelmä Tämä opinnäytetyö on kehittämistehtävä, joka toteutettiin toimintatutkimuksena. Työn tarkoituksena oli parantaa viestintää Etelä-Savon ammattiopistossa, joka tunnettiin työn alkaessa Mikkelin ammattiopistona. Työn lähtökohtana oli Mikkelin ammattiopiston liiketalouden yksikön käytössä ollut opiskelijoille suunnattu internetpalvelu. Tavoitteena oli vanhaa järjestelmää ja siitä saatuja kokemuksia hyödyntäen luoda uusi, julkaisujärjestelmään pohjautuva internetpalvelu, joka palvelisi sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Opinnäytetyön viitekehys jakautuu kolmeen osioon, joissa käsitellään organisaation, viestinnän ja organisaatioviestinnän teoriaa. Tarkoituksena on selvittää, millaisia erilaisia käsityksiä näistä käsitteistä on tieteellisessä kirjallisuudessa ja sitä kautta ymmärtää paremmin kehitettävää kohdetta. Teoriaosassa esitellään aiheeseen liittyvää käsitteistöä. Organisaation ja viestinnän käsitteiden tarkempi tarkastelu osoittaa, että ne eivät ole lainkaan yksiselitteisiä. Teoriaosuuden jälkeen käsitellään uuden järjestelmän kehittämiseen liittyvät vaiheet. Kehittämistyö alkaa vanhan järjestelmän kuvaamisesta ja sen ongelmakohtien ja hyvien puolien selvittämisestä. Tätä varten toteutettiin kysely, jossa selvitetään palvelun käyttäjien mielipiteitä ja käyttötottumuksia. Seuraavana kerron uuden järjestelmän suunnittelusta ja käytännön toteutuksesta. Kehittämistehtävän ensisijaisena tuotoksena syntyi uusi koko ammattiopiston käyttöön suunniteltu julkaisujärjestelmään pohjautuva www-palvelu. Keskeisenä ajatuksena palvelun oli hajautettu ylläpito. Valmis järjestelmä oli käytössä yhden vuoden, minkä jälkeen toteutettiin uusi kysely. Kyselyssä selvitettiin uuden järjestelmän toimivuutta ja sitä, oliko se onnistunut tavoitteessaan parantaa viestintää. Uuden rakennetun järjestelmän käytön myötä saatu myös paljon palautetta, joka voi olla hyödyllistä, kun uudistuneelle organisaatiolle rakennetaan viestintään liittyviä palveluita. Työni lopuksi esitän keskeisimmät havainnot kehitysehdotuksina uusien viestintäjärjestelmien suunnittelua ja kehittämistä varten. Asiasanat (avainsanat) organisaatioviestintä, organisaatio, viestintä, kvalitatiivinen tutkimus, toimintatutkimus, ammatilliset oppilaitokset Sivumäärä Kieli URN 136 s. + liitteet 55 s. suomi URN:NBN:fi:mamkopinn200881555 Huomautus (huomautukset liitteistä) Toimeksianto: Etelä-Savon Ammattiopisto Ohjaavan opettajan nimi Jukka Selin Opinnäytetyön toimeksiantaja Etelä-Savon ammattiopisto

DESCRIPTION Date of the master's thesis May 20, 2008 Author(s) Tuomas Puro Degree programme and option Master degree programme in Entrepreneurship and Business competence within Name of the bachelor's thesis Developing organizational communication with a content management system in a vocational college Abstract This master s thesis was a development project which was carried out as an action research. Its purpose was to improve communication in the South Savo Vocational College, formerly known as Mikkeli Vocational College. The basis of this work was an internet service that had been used by students in the college. The goal was to create a new internet service based on a content management system (CMS), which would serve both internal and external communication. The theoretical framework consisted of three parts which dealing with the theories of organization, communication and organizational communication theory. The aim was to clarify various views on these concepts found in the scientific literature. A closer look at the concepts of organization and communication revealed that they were not unambiguous at all. After the theoretical part this work described the stages of creating the new system. The process began by describing the old system and its benefits and drawbacks. To achieve this, an inquiry revealing the users opinions and conventions was made. After that I described the planning and implementation of the new content management system. The main output of the development project was a new CMS-based internet service that was designed to be used in the entire college. One of the key features was the distributed maintenance of content. The completed system was in use for one year. After that a new inquiry was made to investigate how functional the system was and if it really improved the communication in the organization. After the deployment of the new system there has been a lot of feedback, that can be useful in building new communication services for the renewed organization. The end of the work presented the most significant observations as development suggestions for planning and implementing new communicational services. Subject headings, (keywords) organizational communication, organization, communication, content management system, qualitative study, action research, vocational colleges Pages Language URN 136 p. + app. 55 p. Finnish URN:NBN:fi:mamkopinn200881555 Remarks, notes on appendices On assignment of South Savo Vocational College Tutor Jukka Selin Master s thesis assigned by South-Savo Vocational College

SISÄLTÖ 1 JOHDANTO... 1 2 ETELÄ-SAVON AMMATTIOPISTO... 3 2.1 Toimeksiantajaorganisaatio... 3 2.2 Toimeksiantajaorganisaatiossa tapahtuneita muutoksia... 4 2.3 Organisaation toimintaympäristö... 7 2.4 Liiketalouden yksikkö... 8 3 OPINNÄYTETYÖN ETENEMINEN JA TOTEUTUS... 9 3.1 Tavoitteet... 10 3.2 Tutkimusote... 10 3.3 Tutkimusmenetelmät... 12 3.4 Kehittämisongelman rajaus... 16 3.5 Tiedonkeruumenetelmät... 16 3.6 Opinnäytetyöprosessin eteneminen... 18 4 ORGANISAATIO... 20 4.1 Organisaatioiden ja organisaatiotutkimuksen historia... 22 4.2 Klassinen organisaatioteoria... 25 4.3 Modernit organisaatioteoriat... 29 4.4 Postmoderni organisaatiokäsitys... 37 5 VIESTINTÄ... 46 5.1 Viestinnän peruskäsitteitä... 46 5.2 Viestintä prosessina... 48 5.3 Viestintä merkityksen välittämisenä... 60 5.4 Ihmisen viestien käsittely... 65 5.5 Onnistunut viestintä... 67 6 ORGANISAATIOVIESTINTÄ... 69 6.1 Viestinnän suunta... 70 6.2 Organisaatioviestinnän kokonaisviestinnän malli... 71 6.2.1 Profilointi... 73 6.2.2 Perustoimintojen tuki... 74 6.2.3 Informointi... 77 6.2.4 Kiinnittäminen... 79

6.3 Verkko organisaatioviestinnän työkaluna... 80 6.4 Organisaatioviestinnän kaksoisfunktio... 83 6.5 Organisaatioviestintä koulussa... 84 6.5.1 Ammattiopisto organisaationa... 84 6.5.2 Viestintä ja organisaatioviestintä oppilaitoksessa... 89 7 UUDEN SÄHKÖISEN VIESTINTÄJÄREJSETLMÄN SUUNNITTELU... 91 7.1 Lähtötilanteen kartoitus... 92 7.2 Vanhan järjestelmän rakenne... 93 7.3 Käytetyt tekniset ratkaisut... 94 7.4 Käytännön ongelmia... 95 7.5 Lähtötilannekysely... 96 7.6 Käyttäjiltä tullut palaute... 99 7.7 Käyttäjien havaitsemat ongelmat... 102 7.8 Käyttäjien antamat parannusehdotukset... 104 8 UUDEN JÄRJESTELMÄN TOTEUTUS... 106 8.1 Koottujen lähtötietojen analysointi teoreettisen viitekehyksen valossa... 106 8.2 Uuden järjestelmän suunnittelu ja vaatimusmäärittely... 108 8.3 Järjestelmän käytännön toteutus... 115 9 UUDESTA JÄRJESTELMÄSTÄ SAATU PALAUTE JA SEN ARVIOINTI... 122 9.1 Palvelua haittaavat ongelmat... 124 9.2 Parannusehdotukset... 127 9.3 Arvio uuden järjestelmän toimivuudesta... 128 10 POHDINTA... 130 10.1 Asetettujen tavoitteiden toteutuminen ja kehitysehdotukset... 130 10.2 Kehitysehdotukset... 133 LÄHTEET... 137 LIITTEET

LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 LIITE 7 LIITE 8 LIITE 9 LIITE 10 LIITE 11 LIITE 12 LIITE 13 LIITE 14 LIITE 15 Ruutukaappaus vanhasta järjestelmästä. Ruutukaappaus vanhasta koko MASTin aloitussivuista. Lähtötilanteen kartoituskyselyn lomake henkilöstölle Lähtötilanteen kartoituskyselyn lomake opiskelijoille Henkilöstön lähtötilannekyselyn tulokset Opiskelijoiden lähtötilannekyselyn tulokset Uuden järjestelmän vaatimusmäärittely Tietokannan luomiseen käytetty SQL-lause Uuden järjestelmän tietokannan rakennekaavio Käyttötapaukset Uuden www-palvelun rakennekaavio Uutta järjestelmää kuvaava kaavio Mainostoimiston luoma visuaalinen ilme Henkilöstön loppukyselyn tulokset Opiskelijoiden loppukyselyn tulokset

1 1 JOHDANTO Aihe opinnäytetyöhöni syntyi käytännön tarpeesta kehittää viestintää omassa työyhteisössäni, joka tuolloin oli Mikkelin ammattiopisto; lyhyemmältä nimeltään MAST. Aloitin työt tässä organisaatiossa vuonna 2004; samana syksynä alkoivat myös jatkoopintoni Mikkelin ammattikorkeakoulussa. Työnkuvaani kuului tuolloin, niin kuin vieläkin, pääasiassa tietoteknisten aineiden opettaminen oppilaitoksemme liiketalouden yksikössä. Lisäksi tehtäviäni oli oman koulutusyksikön kotisivuilla toimivan ilmoitustaulutyylisen www-palvelun ylläpito. Silloinen www-palvelu oli tehty oppilastyönä ja siinä oli monia hyviä piirteitä, jotka soveltuivat suhteellisen pienen yksikkömme käyttöön. Samalla kuitenkin ilmeni tarvetta kehittää palvelua. Kehitysideoita tuli monesta suunnasta. Myös oman yksikkömme ulkopuolelta oltiin hyvin kiinnostuneita samankaltaisesta www-palvelusta. Samaan aikaan käytiin keskusteluja koko oppilaitoksen www-sivujen uusimisesta. Silloisen MASTin www-sivut olivat vanhahtavat ja ne eivät palvelleet eri koulutusyksiköissä ja toimipisteissä opiskelevia oppilaita kovinkaan hyvin. Näistä ajatuksista syntyi ajatus kokonaan uudesta www-palvelusta, joka korjaisi vanhentuneet oppilaitoksen sivut ja edistäisi viestintää koko organisaatiossa ja eteenkin sen yksittäisissä koulutusyksiköissä. Tässä uudessa palvelussa olisi huomioitu paremmin koko organisaation tarpeet ja samalla viety sisäistä ja ehkä ulkoistakin viestintäämme askel eteenpäin. Työn keskeisenä lähtökohtana on työyhteisöjen tavallinen ongelma-alue: viestintä. Suuressa oppilaitoksessa, jossa työskentelee satoja työntekijöitä ja opiskelee tuhansia opiskelijoita, on tiedon kulku ja viestitä merkittävä asia. Etenkin kun on kyse ns. asiantuntijaorganisaatiosta, jossa kaikki toiminta pyörii tiedon ympärillä. Viestinnän sujuva toiminta on kaikkien toimijoiden etu. Erityisesti siitä hyötyvät asiakkaana olevat opiskelijat, joista suuri osa on nuoria ja heille peruskoulun jälkeen avautuu aivan uusi maailma, jossa uuden informaation hallinta saattaa tuottaa ongelmia. Toisaalta toimiva viestintä hyödyttää henkilöstöä. Epätietoisuus viestien perille menemisestä ja epätietoisuus yleensä aiheuttaa stressiä, informaatioähkyä ja uupumusta. Tietenkin yksilöiden tiedonhallintakyky on ratkaisevaa, mutta yhtälailla viestintäympäristö. Työn tarkoituksena on perehtyä organisaatioviestintään, jotta sitä voitaisiin kehittää työyhteisöni kaltaisessa asiantuntijaorganisaatiossa. Organisaatioviestintään perehty-

2 minen lähtee liikkeelle siitä, että määritellään huolellisesti käsitteet organisaatio ja viestintä. Jotta pystyn tekemään ehdotuksia organisaatioviestinnän kehittämiseksi, on nähtävä, millainen on nykyinen tietämys sekä organisaatioista että viestinnästä. Viitekehys osoittautui yllättävänkin kiinnostavaksi ja ajankohtaiseksi, ottaen huomioon toteutuksen aikana tapahtuneen organisaatio uudistuksen. Organisaation ja viestinnän osalta on historian saatossa tehty mittavat määrät tutkimustyötä. Sekä organisaation että viestinnän käsitteet ovat sikäli hankalia, että niihin liittyy paljon erilaisia sekä, konnotatiivisia, eli kuulijan subjektiivisesti ymmärtämiä, että denotatiivisiä, eli yhteisöllisesti samalla tavalla ymmärrettäviä merkityksiä. Toisin sanoen ne ovat moniselitteisiä. Näin niitä käytettäessä on olemassa aina se vaara, että tapahtuu sekaannusta. Aulan (1999, 4) mukaan niiden suhteen täydelliseen yksimielisyyteen ei voida päästä, eikä sitä tulisi edes yrittää. Tämän vuoksi eheän kokonaiskuvan saaminen näistä käsitteistä oli melko vaikeaa. Tähän teoreettiseen viitekehykseen tutustuminen onkin työn lähtökohta. Tämän lisäksi tutkin lähemmin työyhteisöni sähköistä viestintää ja sen toimintaa, jotta voisin löytää ongelmakohtia ja niistä mahdollisia kehittämisalueita. Tämän raportin alussa esittelen toimeksiantajaorganisaation, koska se antaa tarvittavaa taustatietoa koko tämän työn tekemisen syille. Näin on myös helpompi ymmärtää millaiseen ympäristöön kehittämistehtävää lähdettiin tekemään. Toimeksiantajan kerron myös työn tekemisen aikana tapahtuneesta organisaatiomuutoksesta. Yritän myös lyhyesti selvittää sitä, millainen on oppilaitoksen toimintaympäristö. Seuraavassa luvussa kerron enemmän opinnäytetyön käytännön toteutuksesta, sen tavoitteista ja käytetyistä tutkimusmenetelmistä. Esittelen siinä myös sekä laadullisen että määrällisen tutkimusmenetelmän kriteerit ja tarkastelen oman työni toteutusta niiden valossa. Esittelen myös teoreettisen viitekehyksen ja työn tutkimusongelmat. Tämän jälkeen aloitan teoreettisen viitekehyksen tarkastelun. Viitekehys koostuu kolmesta osa-alueesta, joissa käsittelen: 1) organisaatioteoriaa, 2) viestinnän teoriaa sekä 3) organisaatioviestinnän teoriaa. Näitä käsittelen kutakin omana lukunaan. Organisaatiota käsittelevässä luvussa yritän selvittää organisaatiotutkimuksen eri puolia ja sitä, millaisia käsityksiä tieteellisen tutkimuksen piirissä on muodostanut organisaatioista. Luon katsauksen organisaatiotutkimuksen historiaan ja siihen, miten tämän päivän organisaatiokäsitykseen on tultu. Myös viestinnän ja organisaatioviestinnän teoriasta pyrin antamaan kokonaiskuvan.

3 Teoriaa seuraakin sitten käytäntö. Kuvaan oman työni toteutuksen peilaten sitä teoreettiseen viitekehykseen. Pyrin siinä löytämään teoriasta esiin tulevat yhtymäkohdat, joita voi soveltaa oman organisaation viestinnän parantamisessa. Seitsemännessä luvussa kerron uuden järjestelmän suunnittelun vaiheista ja selvitän sähköisen viestintäjärjestelmän lähtötilanteen. Kahdeksannessa luvussa kuvailen uuden järjestelmän toteutuksen vaiheita selvitysten analysoinnista aina käytännön toteutukseen. Lopuksi vielä analysoin uudesta järjestelmästä saatua palautetta ja työni tuloksia. Tarkoitus on selvittää onko kehittämishanke johtanut oikeasti tilanteen parantumiseen ja esitän tulevat kehitysehdotukset. 2 ETELÄ-SAVON AMMATTIOPISTO Tässä luvussa esittelen toimeksiantajaorganisaation. Kerron myös merkittävästä organisaatiomuutoksesta, joka tapahtui tämän työn tekemisen aikana. Sillä on ollut merkittävä vaikutus tähän työhön. Avaan jonkun verran myös sitä, millaisessa toimintaympäristössä oppilaitos toimii. 2.1 Toimeksiantajaorganisaatio Toimeksiantajaorganisaatio työtä aloittaessani oli Mikkelin ammattiopisto eli lyhyemmin MAST. Kyseessä on koulutuksen järjestäjäorganisaatio, jonka perustehtävä on järjestää 2. asteen koulutusta Etelä-Savon alueella. MAST on käynyt läpi useita organisaatiomuutoksia lähivuosina ja koko historiansa aikana. Näistä viimeisin ja samalla hyvin merkittävä uudistus tapahtui tämän työn ollessa loppusuoralla. Näin ollen myös organisaation nimi muuttui. Tällä hetkellä Mikkelin ammattiopistoa ei ole enää olemassa vaan se tunnetaan nimellä Etelä-Savon Ammattiopisto eli Esedu. Käytän tässä työssä toimeksiantajaorganisaatiosta pääsääntöisesti lyhennettä Esedu. Silloin kun käytän vanhaa nimeä MAST, haluan korostaa kyseessä olevan toiminnan liittyvän vanhan organisaation aikaan. Organisaatiomuutosta kuvailen tarkemmin vielä tuonnempana. Esedu on monialainen ammatillinen oppilaitos, jossa opiskelee vuosittain yli 6000 henkilöä. Päätehtävänä on järjestää monipuolisia koulutus- ja kehittämispalveluja

4 nuorille, aikuisille, yrityksille ja organisaatioille. Esedun opetustoiminta on jakautunut seitsemälle koulutusalalle, joilla se tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet ammatillisiin tutkintoihin ja koulutuksiin. Nämä alat ovat: kulttuuriala luonnontieteiden ala luonnonvara- ja ympäristöala matkailu-, ravitsemis- ja talousala sosiaali-, terveys- ja liikunta-ala tekniikan ja liikenteen ala yhteiskuntatieteiden, liiketalouden ja hallinnon ala. Perusopetuksen lisäksi toimintaan kuuluu kansainvälistä toimintaa opiskelija- ja opettajavaihdon sekä erilaisten projektien muodossa. Tämän lisäksi Esedu on mukana paikallisissa, kansallisissa ja kansainvälisissä hankkeissa, joita valmistelee ja koordinoi hankeyksikkö. Esedun hallinto on järjestynyt siten, että ylläpitäjä ja lainsäädännön tarkoittama koulutuksen järjestäjä on Etelä-Savon koulutuksen kuntayhtymä (ESKKY). Tähän järjestäjäorganisaatioon kuuluu 11 kuntaa: Hirvensalmi, Joroinen, Juva, Kangasniemi, Mikkeli, Mäntyharju, Puumala, Rantasalmi, Ristiina ja Suomenniemi. Ylintä päätösvaltaa kuntayhtymässä käyttää, pääsääntöisesti kahdesti vuodessa kokoontuva yhtymäkokous, johon jäsenkuntien edustajat nimeävät edustajansa. Yhtymäkokous valitsee kuntayhtymän hallituksen. Oppilaitoksen toimintaa johtaa rehtori. Oppilaitoksen opetustoiminta on jaettu kahteen toimialaan: nuorten eli ikäneutraaliin koulutukseen sekä aikuiskoulutukseen. Toimialoja johtavat apulaisrehtorit. Oppilaitos on tiimiorganisaatio, jossa on 28 opetustiimiä ja 12 tukipalvelutiimiä. Kullakin koulutusalalla eli klusterilla on lisäksi kehitysjohtaja. (Esedu 2007.) 2.2 Toimeksiantajaorganisaatiossa tapahtuneita muutoksia ESKKY on käynyt läpi kuluneen kahden vuoden aikana suuren organisaatiomuutoksen. Itse asiassa Esedu on tämän organisaatiomuutoksen lopputulos. Esedu eli Etelä-

5 Savon Ammattiopisto muodostui Mikkelin ammattiopiston ja Mikkelin Aikuiskoulutuskeskuksen yhdistyessä 1.8.2007. Toimeksiantajan nimi siis muuttui kesken työni tekemistä. Käytän toimeksiantajasta tässä työssä selvyyden vuoksi sen nykyistä nimeä: Esedu. On kuitenkin mielestäni aiheellista kertoa tässä yhteydessä, mistä organisaatiouudistuksessa oli kyse. Uudessa organisaatiossa on siirrytty perinteistä linjaorganisaatiosta tiimiorganisaatiota muistuttavaan rakenteeseen. Ennen organisaatiouudistusta oli ESKKYn alaisuudessa kaksi erillistä koulutusorganisaatiota: Mikkelin ammattiopisto (MAST) ja Mikkelin Aikuiskoulutuskeskus (MAKK). MASTilla oli hoidettavanaan nuorison 2. asteen ammatillinen koulutus, kun taas MAKKilla oli ammatillinen aikuiskoulutus. Jako ei kuitenkaan ollut täysin selkeä, sillä MASTin eri koulutusaloilla oli myös omaa aikuiskoulutustaan. Näin ollen ESKKY:n sisällä oli eräänlainen kilpailutilanne. Yhteistyötä MASTin ja MAKKin välillä oli jossain määrin. Silloista ESKKYn organisaatiota kuvaa kuva 1. KAUPUNKIKONSERNI ETELÄ-SAVON KOULUTUKSEN KUNTAYHTYMÄ JÄSENKUNNAT Yhtymäkokous Hallitus Kuntayhtymän johtaja Johtoryhmä Tarkastuslautakunta KUNTAYHTYMÄPALVELUT Järjestäjähallinto ky:n johtaja Kehittämispalvelut ky:n johtaja Talous- ja tukipalvelut talousjohtaja MIKKELIN AMMATTIOPISTO Rehtori Yhteiset palvelut Johtoryhmä -rehtori MIKKELIN AIKUISKOULUTUSKESKUS Rehtori Yhteiset palvelut Johtoryhmä -rehtori Maa- ja puutarhatalous Metsäala Tekniikka ja liikenne Kauppa ja hallinto Sosiaalija terveysala Matkailu ravitsemis ja talousala Kulttuuri Juvan yksikkö Oppisopimuskeskus Oppisopimustiimi Palvelualat Tekniset alat Heinolan aik.koul. Aikuiskoulutustiimi -kj -kj -kj -kj -kj -kj -kj -kj Oppisopimusjohtaja -kj -kj -kj -kj = koulutusjohtaja ASIAKKAAT TYÖELÄMÄ KUVA 1 ESKKYn organisaatio vuonna 2007 ennen organisaatiouudistusta (Antikainen, 2007)

6 Organisaatiouudistuksen jälkeen tilanne muuttui siten, että enää ei ollutkaan kahta erillistä koulutuksen tarjoajaa vaan yksi: Etelä-Savon Ammattiopisto. Koko organisaation toiminta on jaettu toiminnallisiin tiimeihin. Päätehtävä, eli opetuspalvelut on jaettu kahteen toimialaan: ikäneutraaliin, eli pääosin nuorille tarjottavaan koulutukseen ja aikuiskoulutukseen. Toimialojen johdossa toimivat apulaisrehtorit. Aiemmat koulutusyksiköt muuttuivat uudistuksen myötä klustereiksi. Klusterit toimivat nyt joko ikäneutraalin tai aikuiskoulutuksen apulaisrehtorin alaisuudessa. Klustereiden toiminta on jaoteltu tiimeihin. Opetustyö klustereiden sisällä on jaettu opetuspalvelutiimeille ja tukitoimia varten on omat tiiminsä, jotka eivät kuulu ikäneutraaliin eivätkä aikuiskoulutuksen alle vaan toimivat kuntayhtymän oppilaitoksen rehtorin alaisuudessa. Tiimien toimintaa johtavat tiimivastaavat. Sen lisäksi, että opetusklustereiden toimintaa johtavat apulaisrehtorin, on niiden kehittämistoiminnan vastuu klusterin omalla kehitysjohtajalla. Seuraava kuva (kuva 2) havainnollistaa vallitsevia esimiessuhteita uudistuneessa organisaatiossa. Rehtori Klusterit Apulaisrehtori (I) Apulaisrehtori (A) X X X X X X X Klusterit X X X X X Klusterit Opetuksen tuen tiimit Johtamispalvelutiimi Hankepalvelutiimi Puhtauspalvelutiimi Kiinteistöpalvelutiimi Tietohallintopalvelutiimi Henkilöstöpalvelutiimi Hallinto-ja talouspalvelutiimi Kehitysjohtaja X X X X X Merkkien selitykset: X =Klusteri =Tiimivastaava Esimerkki opetusklusterista =Tiimi KUVA 2 Esedun tiimiorganisaation esimiessuhteet (Antikainen 2007)

Kun edellä esitetty kasvatetaan koko Esedun mittoihin, on seurauksena varsin laaja tiimiorganisaatio: kaikkiaan 28 opetuspalvelutiimiä ja 12 tukipalvelutiimiä. Seuraavassa kuvassa näkyy tiimiorganisaatio kokonaisuudessaan: 7 Kielten ja viestinnän tiimi Tieto ja viestintätekniikan tiimi Valmentavan koulutuksen tiimi Tekstiili-ja vaatetusalan tiimi Muotoilun ja media-alan tiimi Maaseututiimi Metsätiimi Metsäkonetiimi KULTTUURI- KLUSTERI Luonnovara-alan aikuiskoulutustiimi Puutarhatiimi LUONNONVARA- KLUSTERI Merkonomitiimi Liiketalouden aikuiskoulutustiimi LIIKETALOUS- KLUSTERI Datanomitiimi JORY LAAJENNETTU J O R Y Hiustiimi SOSIAALI- JA TERVEYSKLUSTERI Kasvutiimi Kuntoutustiimi TEKNIIKKA- JA LIIKENNEKLUSTERI Hoitotiimi SoTen aikuiskoulutustiimi Rakennustiimi Metallitiimi Sähkötiimi Puhdistuspalvelujen koulutustiimi MaRatan aikuiskoulutustiimi Ravitsemispalvelujen koulutustiimi 2 IKÄNEUTRAALI-TAI I+ A TIIMI AIKUISKOULUTUSTIIMI Kotitalouspalvelujen koulutustiimi MATKAILU-RAVITSEMIS- JA TALOUSKLUSTERI Ravitsemispalvelujen koulutustiimi 1 OPETUKSEN TUKI Aikuiskoulutuksen tukipalvelutiimi Johtamispalvelutiimi JOHTAMISPALVELUT JA KESKITETYT TUKIPALVELUT Puhtauspalvelutiimi Opiskelijapalvelutiimi Oppisopimuspalvelutiimi Ravitsemispalvelutiimi Ravintolapalvelutiimi Hankepalvelutiimi Kiinteistöpalvelutiimi Hallinto-ja talouspalvelutiimi Kuljetustiimi Tietohallintopalvelutiimi Henkilöstöpalvelutiimi Tekniikan Autotiimi aikuiskoulutustiimi TUKIPALVELUTIIMI KUVA 3 Esedun tiimiorganisaatio 1.7.2007 jälkeen (Antikainen 2007) Vielä tässä vaiheessa on vaikea arvioida organisaatiouudistuksen vaikutuksia. Periaatteessa edelleen johto on rehtorin käsissä. Ikäneutraalilla puolella tässä tehtävässä on oma apulaisrehtori. Arkiseen päätöksentekoon tiimiorganisaatio saattaa tuoda helpotusta. Kun päätäntävaltaa on siirretty enemmän opetustyön kanssa tekemisissä oleville tiimeille, voidaan mahdollisesti toimia joustavammin. 2.3 Organisaation toimintaympäristö Koulut ovat organisaatioiden joukossa oma lukunsa. Osittain tämä varmasti johtuu siitä, että niiden tärkein tehtävä ei ole tavoitella taloudellista voittoa. Suomessa koulut useimmin toimivat julkisella sektorilla, mutta niiden tehtävä on erilainen kuin monen muun julkishallinnon toimijan. Koulutuksen tavoitteena on kasvattaa uutta sukupolvea yhteiskuntaan ja edistää korkeaa sivistystasoa ja osaamistasoa. (Helakorpi 2001, 5.)

8 Ammatillisen koulutuksen keskeinen tavoite on myös varmistaa osaavan työvoiman saatavuus (Opetusministeriö 2007, 10). Itsenäisenä yksikkönä koulu ei voi tätä tehdä vaan se vaatii verkostoitumista ja yhteistyötä. Koulun toimintaa säätelevätkin monet sidosryhmät: yhteiskunnan vaatimukset ja odotukset, oppilaiden vanhemmat, valtio opetusministeriön ja opetushallituksen säännösten kautta ja erilaiset viranomaissäädösten kautta, työelämän ja työpaikkojen toiveet ja odotukset jne. Kuvio 4 havainnollistaa tätä. YRITYKSET YMPÄRISTÖ VANHEMMAT OPISKELIJAT VALTIO HENKILÖSTÖ STRATEGINEN JOHTO OPETTAJAT EU YHTEIS- KUNTA MUUT OPPI- LAITOKSET KUVA 4 Ammattiopiston toimintaympäristö Koulutuksen perustehtävää tehdään kuvan ympyrän sisällä johdon, opetushenkilöstön, muun henkilöstön ja opiskelijoiden kesken pitkä tovi. Nuorelta perustutkintoa hakevalta opiskelijasta 120 opintoviikon pituisen tutkinnon suorittamiseen kuluu useimmiten kolme vuotta, joillakin enemmän. (Esedu 2007.) Tuossa ajassa opiskelijat tulevat tutuiksi henkilöstölle. Kuvio ei voi toimia ilman viestintää. 2.4 Liiketalouden yksikkö

9 Tätä opinnäytetyötä aloittaessani ensisijainen kehittämisen kohde oli vain yhden entisen MASTin koulutusyksikön viestintä. Nyt organisaatiouudistuksen myötä, kun toiminta on jaettu koulutusyksiköiden sijaan tiimeihin klustereihin, tuota toimintayksikköä ei enää ole olemassa. Nykyisellä organisaatiorakenteella järjestelmää olisi lähdetty kehittämään joko liiketalouden klusterille tai Päämajankujan toimintayksikölle. Vaikka organisaation rakenne ja esimiessuhteetkin ovat muuttuneet, on päivittäinen työ opetuksen ja oppilaiden kannalta pysynyt melko lailla samana. Edelleenkin liiketalouden klusteri vastaa ikäneutraalin koulutuksen osalta merkonomien ja datanomien kouluttamisesta. Lisäksi mukaan on tullut liiketalouden aikuiskoulutustiimi. Merkonomitiimi Datanomitiimi Liiketalouden aikuiskoulutustiimi LIIKETALOUS- KLUSTERI KUVA 5 Esedun Liiketalousklusteri ja sen tiimit (Antikainen 2007) 3 OPINNÄYTETYÖN ETENEMINEN JA TOTEUTUS Tässä luvussa kerron opinnäytetyöprosessin vaiheista aiheen valinnasta sen toteutukseen asti. Ensin kuvaan opinnäytetyön tavoitteet ja aiheen valintaan ja rajaukseen liittyvät seikat. Sitten esittelen kehittämisongelman ja aliongelmat. Kuvaan myös käyttämääni tutkimusmenetelmää sekä tiedonkeruumenetelmiä. Lopuksi havainnollistan koko prosessin vaiheittaista etenemistä.

10 3.1 Tavoitteet Lyhyesti sanottuna kehittämistehtävän tavoitteena oli parantaa oman työyhteisöni viestintää kehittämällä jo käytössä www-pohjaista viestintäjärjestelmää. Kehitystyön alkaessa mielenkiintoni kohdistui liiketalouden yksikön toimintaan, sillä en kovin hyvin ollut tuolloin muiden yksiköiden toiminnasta. Muutenkin kehittämishankkeen eteenpäin vieminen tuntui helpommalta suhteellisen pienen yksikön sisällä. Toisaalta ymmärrykseni organisaatiostamme on parantunut ja osaltaan siinä on auttanut tämän työn tekeminenkin. Toisaalta merkittävän organisaatiomuutoksen ollessa samaan aikaan käynnissä, ovat tutuiksi käyneet asiat muuttuneetkin aivan toisenlaiseksi. Lisäksi matkan varrella on tullut esiin se, että monien yhdistymisien kautta syntyneessä organisaatiossa on edelleen hyvin erilaisia toimintamalleja ja menettelytapoja, jotka on tuotu mukana vanhoista organisaatioista. Www-palvelu herätti kyllä mielenkiintoa heti alkumetreillä myös liiketalouden yksikön ulkopuolella. Varhaisessa vaiheessa ilmeni organisaatiomme muista yksiköistä toiveita saada samankaltainen sähköinen viestimisympäristö, ja lopulta kiinnostusta oli koko organisaation tasolla. Hanketta lähdettiin kuitenkin viemään läpi matalalla profiililla vain liiketalouden yksikössä, ajatellen sen toimivan eräänlaisena pilottina, josta saatuja kokemuksia voitaisiin sitten soveltaa muissakin yksiköissä. 3.2 Tutkimusote Perinteisesti tutkimusta aloitettaessa on valittava joko kvantitatiivinen tai kvalitatiivinen tutkimusote. Se kumman puolelle tutkija kallistuu, riippuu paljon hänen omasta maailmankuvastaan ja myös tutkittavasta aiheesta. Näiden kahden otteen eroja selvittäessään Metsämuuronen (2001, 167) toteaa, että kvantitatiivinen tutkimusote pohjautuu selvästi positivistiseen tai postpositivistiseen tieteen ihanteeseen. Näiden ihanteiden ajatuksena on se, että kaikki mikä näkyy ja mitä voi konkreettisesti tavoittaa on totta. Käsitys todellisuudesta on naivin realistinen. Tämä käsitys on ollut vallalla luonnontieteissä ja sosiaalitieteissä jo 400 vuoden ajan. Tutkimiseen on kuulunut objektiivisuus, toistettavuus ja perinteiset koejärjestelyt. (Metsämuuronen 2001, 164.) Kvalitatiivinen eli laadullinen ote taas Metsämuurosen (2001, 167) mukaan pohjau-

11 tuu eksistentiaalis-fenomenologis-hermeneuttiseen tieteenfilosofiaan. Siinä katsantokanta on subjektiivinen, kriittinen ja tulkinnallinen. Tutkimustieto hankitaan tutkijan ja tutkittavan välisestä vuorovaikutuksesta. Tuloksiin vaikuttavat siis tutkijan arviot ja tulkinta. (Metsämuuronen 2001, 165-166.) Laadullisen tutkimuksen kohteena on ihminen tai ihmisen maailma. Varto (2005) puhuu elämismaailmasta, jolla hän tarkoittaa sitä kokonaisuutta, jossa ihmistä voidaan tarkastella. Tutkimuksen kohteena ovat käytännössä ihmisten sosiaaliset suhteet, yhteisöt, vuorovaikutus jne. (Varto 2005, 28,29.) Tämän pohjalta juuri laadullinen lähestymistapa on sopiva organisaatioviestinnän tutkimiseen. Puhdas jako kvantitatiiviseen ja kvalitatiiviseen otteisiin asetetaan nykyisin usein kyseenalaiseksi ja niiden raja on jo hämärtynyt. Alasuutarin mukaan vastakkain asettelu ei ole välttämättä tarpeen. Hänen mukaansa näitä kahta voidaan pitää jatkumona, ei vastakohtina. (Alasuutari 1999, 26-32.) Alasuutarin näkemyksen mukaan ei ole välttämättä mielekästä edes jakaa tutkimusmenetelmiä puhtaasti kvalitatiiviseen tai kvantitatiiviseen lokeroon. Sekä laadullista että määrällistä analyysia voidaan hyvin soveltaa saman tutkimuksen sisällä. (Alasuutari 1999, 18, 22.) Hannu Heikkinen mainitsee artikkelissaan, että toimintatutkimuksessa on luontevaa yhdistää määrällisiä ja laadullisia menetelmiä (Syrjälä 2006, 37). Puhtaasti kvalitatiivinen ja puhtaasti kvantitatiivinen ote ovat ikään kuin kaksi ääripäätä, joiden väliin kaikki tutkimuksen osuvat. Tutkimuksessa on yleensäkin siirrytty yhä enemmän laadulliseen suuntaan. (Syrjälä 2006, 37; Eskola & Suonranta 1998, 10.) Niinpä tästäkin työstä löytyy piirteitä molemmista. Kvantitatiivisia piirteitä lomakekyselyn yhteydessä, kun pyrin selvittämään palvelun käytön sen hetkistä tilannetta. Tämä antaa toki jonkinlaisen kuvan siitä, missä mennään. Toisaalta kehitysideat pulpahtavat esiin palavereissa, keskusteluissa ja käyttäjien palautteessa, ehkä jopa joskus rivien välissä. Näiden kommenttien erittelyssä ja tulkinnassa tulee vastaan laadullisen tutkimuksen piirteet. Jos kuitenkin pitää tutkimusote valita, niin tämän tutkimuksen ote on laadullinen eli kvalitatiivinen. Laadullisessa tutkimuksessa ei tutkimusongelma ole aina tutkimuksen alussa täsmällisesti ilmaistavissa (Hirsijärvi & Hurme 2004, 16). Näin oli omankin työni suhteen. Jo alkuvaiheessa oli olemassa kuitenkin selkeä käytännön tarve. Tutki-

mus lähti siis liikkeelle hyvin käytännöllisestä tilanteesta. Tutkimusongelmakin kirkastui vähitellen prosessin aikana. 12 Tutkittavaan aihealueeseen liittyy yksilöiden kokemukset ja heidän suhteensa organisaation. Kyse on myös kuten Alasuutari (1999, 34) esittää arvoituksen ratkaisemisesta. 3.3 Tutkimusmenetelmät Työni on luonteeltaan toimintatutkimus. Toimintatutkimuksella tarkoitetaan todellisessa maailmassa tehtävää pienimuotoista interventiota ja sen vaikutusten lähempää tutkimista (Choen & Mannion 1995, 186). Pienimuotoisimmillaan se on yksilön oman työn kehittämistä josta se laajenee organisaatioiden ja yhteisöverkostojen yhteiskunnalliseksi ja poliittiseksi toiminnaksi, yhteisten asioiden kehittämiseksi (Syrjälä 2006, 17). Toimintatutkimus luokitellaan tavallisesti laadulliseksi tutkimusmenetelmäksi vaikka se ei varsinaisesti ole menetelmä vaan lähestymistapa tai asenne, jossa tutkimus kytketään toiminnan kehittämiseen (Syrjälä 2006, 37). Toimintatutkimukseen liitetään erilaisia määreitä. Sen sanotaan olevan interventioon perustuva, käytännönläheinen, osallistava, reflektiivinen ja sosiaalinen prosessi. (Syrjälä 2006, 27) Sille ominaista on se että se on tilanteeseen sidottua ja osallistuvaa, edellyttää yhteistyötä ja itsensä tarkkailua (Metsämuuronen 2003, 181). Toimintatutkimuksessa tutkija itse on aktiivisesti mukana kehittämisprosessissa (Heikkilä 2004, 15). Sen tarkoituksena on ensin tutkia sosiaalista todellisuutta ja sitten muuttaa sitä. Toiseksi sen tarkoitus on muuttaa todellisuutta jotta sitä voitaisiin tutkia. Näin syntyy toimintatutkimuksen sykli, jossa tutkittava kohde on jatkuvan kehittämisen kohteena. Uusi ja ehkä parempi käytäntö on aina tilapäinen, kun toimintaympäristö muuttuu, luodaan uusi, vielä parempi käytäntö. (Syrjälä 2006, 29.) Toimintatutkimus poikkeaa perinteisestä tutkimuskäsityksestä, jossa tutkija pyrkii olemaan mahdollisimman huomaamaton, jottei häiritsisi tutkittavaa kohdetta. Toimintatutkimuksen lähtökohtana on se että jos sosiaalista todellisuutta yritetään muuttaa, alkaa näkyä jotain uutta. (Syrjälä 2006, 27.) Toimintatutkimuksen isän Kurt Lewinin sanoin: Jos haluat ymmärtää jotain, yritä muuttaa sitä. (Cohen & Mannion 1994, 184). Toimintatutkimuksen keskeinen työkalu on siis interventio, se että yritetään aiheuttaa muutos sosiaaliseen todellisuuteen.

13 Toimintatutkimus on käytännönläheistä. Se on tutkimusta, jonka avulla pyritään ratkaisemaan ymmärtämään ja parantamaan käytäntöjä sekä ratkaisemaan käytännön ongelmia. (Metsämuuronen 2006, 102.) Toimintatutkimukseen liittyy olennaisesti tutkijan läheinen vuorovaikutus tutkittavan kohteen kanssa. Tämän vuoksi toimintatutkimukset ovatkin usein tapaustutkimuksia, joissa tutkimuksen kohteena on yksi nimenomainen organisaatio, kuten tämän työn kohdalla. (Bryman 1989, 170.) Toimintatutkimuksessa tutkija käy dialogia tutkittavan kohteen kanssa. Toisinaan hän tai he ovat itse tutkittavan työyhteisön jäseniä. (Syrjälä 2006, 30.) Tällöin tutkimus on myös osallistavaa. Työntekijä tai tekijät voivat itse osallistua oman toimintansa kehittämiseen Anttilan mukaan toimintatutkimus soveltuu parhaiten erilaisten organisaatioiden toimintojen kehittämiseen. Pyrkimyksenä on saada tietoa tiettyä tilannetta ja tarkoitusta varten, ei niinkään luoda yleistettävää teoriaa. (Anttila 2008, 82.) Keskeistä toimintatutkimuksessa on reflektoiva ajattelu. Reflektointi on totuttujen toiminta- ja ajattelumallien perusteiden pohdintaa. Kun toimintaa pohditaan uuden tiedon valossa, voidaan omaksua uusia ja parempia tapoja toimia. Huippuosaaminen edellyttää juuri tällaista ajattelutapaa. (Syrjälä 2006, 34.) Antilan mukaan reflektointi on toimintatutkimuksen keskeinen metodi. Sen tulee olla kriittistä itsereflektiota, vuorovaikutteista reflektiota sekä yhteisöllistä reflektiota. (Anttila 2008, 83.) Toimintatutkimus on myös prosessi. Sosiaalista toimintaa ei voi pysäyttää vaan ne ovat jatkuvassa muutostilassa. Tämä on pulmallista perinteisen tutkimuksen kannalta, koska se vastaa kysymykseen: miten asiat ovat nyt? Samalla perinteinen tutkimus pyrkii yleistämään asioiden olotilan perusteet. Toimintatutkimus sen sijaan huomioi prosessimaisen asioiden luonteen ja vastaa kysymyksiin: miten asiat ovat olleet? ja miten ne tulevat olemaan? Se myös ottaa huomioon prosessin sijoittumisen tiettyyn tilanteeseen, eikä välttämättä pyrikään yleistämään tuloksia. (Syrjälä 2006, 36.) Asioiden tila tulevaisuudessa on aina erilainen ja näin toimintatutkimuksen sykli jatkaa pyörimistään.

14 reflektointi suunnittelu havainnointi toiminta KUVA 6 Toimintatutkimuksen sykli (Syrjälä 2006, 37) Choenin ja Manionin (1995, 188-189) mukaan toimintatutkimusta voidaan hyödyntää oppilaitoksissa silloin, kun: 1. pyritään löytämään lääke tietyssä tilanteessa havaittuun ongelmaan 2. halutaan tarjota koulutusta työyhteisön sisällä 3. halutaan lisätä työskentelyyn uusia näkökulmia 4. halutaan parantaa kommunikointia työntekijöiden ja tutkijoiden välillä ja 5. halutaan antaa mahdollisuus subjektiiviselle ja impressionistiselle lähestymistavalle ratkaista ongelma. Näistä viidestä kohdasta voisi nostaa esille eritoten ensimmäisen ja neljännen. Viestinnän laadun kehittäminen on ainainen ongelma, johon tällä työllä pyrin jotain helpotusta löytämään. Toisaalta uudenlainen tapa viestiä tuo työhön uudenlaisia näkökulmia. Ehkä juuri asiakas- eli opiskelijalähtöisiä, näkökulmia.