Seudullinen hankintapalvelukeskus 1(9) Tuusulan kunta Mäntsälän kunta 22.4.2015 TARJOUSPYYNTÖ KÄSIPYYHEAUTOMAATTI-, KÄSIPYYHERULLA- JA VAIHTOMATTOPALVELUISTA 1. Hankinnan kuvaus Seudullinen hankintapalvelukeskus pyytää tarjoustanne käsipyyheautomaatti-, käsipyyherulla- ja vaihtomattopalveluiden hankinnasta, johon osallistuvat Nurmijärven, Tuusulan ja Mäntsälän kunnat. Hankinta on jaettu kahteen osakokonaisuuteen, joihin molempiin kaikki kolme kuntaa osallistuvat. Osakokonaisuudet ovat: A) Vaihtomatot ja niihin liittyvät palvelut sekä B) Käsipyyherullat ja automaatit ja niihin liittyvät palvelut. Hankinnan sopimuskausi alkaa, kun sopimus on allekirjoitettu ja päättyy viimeistään 31.5.2019. Tarjouspyynnössä esitetyt määrät ja hankinta-arvot ovat arvioita. Arvioidut määrät ovat yhteismääriä, joten kaikki kunnat eivät välttämättä tilaa kaikkia tuotteita. Kunnat eivät sitoudu ennalta tiettyihin hankintamääriin, vaan hankkivat tuotteita sopimuskauden aikana tarpeen mukaan. Toimituskohteiden lukumäärä voi muuttua sopimuskauden aikana. Hankinnan kohteet ja niitä koskevat vaatimukset on eritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteillä. 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma-hankintailmoituskanavassa 23.4.2015, EU:n virallisen lehden TED-tietokannassa sekä Nurmijärven kunnan kotisivuilla Internetissä. Osakokonaisuudet otetaan huomioon siten, että tarjoaja voi tarjota yhtä tai molempia osakokonaisuuksia. Molemmista osakokonaisuuksista tehdään oma hankintapäätös.
2(9) Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). Tarjoajan mielestä mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuksia koskevat tekstit/kohdat pyydetään merkitsemään selvästi ei-julkinen -merkinnällä. Hankintamenettely voidaan keskeyttää osittain tai kokonaan todellisesta syystä, kuten esimerkiksi jos yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla tai tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia tai olosuhteet muuttuvat tarjouskilpailun aikana sellaisiksi, että hankintayksikkö ei voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia. 3. Tarjouksen sisältö ja tarjoukselta vaaditut yleiset ehdot Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla. Taulukot on täytettävä ja palautettava tarjouksen liitteenä myös cd/dvd-levylle tai muistitikulle tallennettuna samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos paperisessa tai sähköisessä tarjouksessa on ristiriitoja tai muita eroja, sovelletaan sähköisessä muodossa olevaa tarjousta. Lomakkeiden muotoa tai sisältöä ei saa muuttaa. Lisäksi tarjoukseen liitetään vaaditut selvitykset ja todistukset. Tarjous ja kaikkien sen liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouspyynnössä vaaditun tiedon, selvityksen tai asiakirjan puuttuminen voi johtaa tarjoajan tarjouksen sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Tarjouksessa ei saa asettaa omia ehtoja palvelujen käytön tai tilattavien tuotteiden minimimääristä, hinnoittelun rakenteesta, aikatauluista, sisällöstä tai muita lisäehtoja tai kytkentöjä. Ne tulkitaan tarjouspyynnön vastaisiksi ehdoiksi ja voivat johtaa tarjouskilpailusta poissulkemiseen. Tarjoajaa pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tarjous on laadittu huolellisesti, realistisesti, tarjouspyynnön mukaisesti ja sen ehdot täyttäen. Tarjoajien syrjimättömän kohtelun vaarantavat tulkinnanvaraiset, puutteelliset ja epäselvät tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjottavien tuotteiden on oltava ominaisuuksiltaan tarjouslomakkeella esitettyjen vähimmäisvaatimusten mukaisia, laadukkaita ja käyttötarkoitukseensa sekä julkisiin tiloihin soveltuvia tuotteita. Jos tarjotut tuotteet osoittautuvat sopimuskaudella tarjouspyynnön vastaisiksi laatu-/kestävyysominaisuuksiltaan tai käyttötarkoitukseen sopimattomiksi, valittu toimittaja on velvollinen korvaamaan tuotteet ehdot täyttäviksi ilman, että siitä aiheutuu haittaa tai lisäkustannuksia tilaajalle. Tarjoaja voi liittää tarjoukseen muita tarpeelliseksi katsomiaan selvityksiä. Tarjoajan kelpoisuuteen liittyvät, tarjoukseen liitettävät selvitykset/todistukset sekä hankintaa koskevat ehdottomat vaatimukset sekä vertailuperusteet on esitetty tarjouspyynnön liitteillä. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön ja sopimusluonnoksen ehtoihin tarjouksen jättäessään.
3(9) 4. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kaikki hinnat ilmoitetaan 0 % alv-hintoina, kahden desimaalin tarkkuudella. Hinnat ovat nettohintoja, joihin ei hyväksytä laskutus-, toimitus- tai muitakaan lisiä. Hintavaraumia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajan on tarjottava samoja tuotteita kaikille tässä tarjouspyynnössä mainituille kunnille yhtenäisin hinnoin ja ehdoin. Hinnat ovat kiinteät vähintään kaksi (2) vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta. Sen jälkeen hintaa voidaan yksilöidystä, perustellusta ja todellisesta hyväksyttävissä olevasta palveluntuottamisen kustannuksiin vaikuttavasta syystä tarkistaa korkeintaan kerran kalenterivuodessa sopimuskauden aikana hinnantarkistusneuvotteluin. Mahdollisista hinnantarkistusaikeista on ilmoitettava hankintapalvelukeskukseen viimeistään kolme (3) kuukautta ennen aiotun hintamuutoksen voimaantuloa. Tarkistettu hinta on voimassa vähintään seuraavan 12 kuukautta. Hintojen laskiessa riittää palveluntarjoajan ilmoitus. Hinnan muutosaikeista käynnistetään hinnantarkistusneuvottelut. 5. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Osatarjoukset otetaan huomioon siten, että tarjoaja voi tarjota yhtä tai molempia osakokonaisuuksia. Molemmista osakokonaisuuksista tehdään oma hankintapäätös. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan kumpaankin osa-alueeseen, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Sopimus ei tuota kilpailun voittajalle yksinoikeutta toimittaa hankintayksikölle sopimuksen kohteena olevia tavaroita ja/tai palveluja, jos valitun toimittajan tarjoamat tuotteet eivät sovellu kuntien käyttöön (esim. kuntien omistamat käsipyyheautomaatit). 6. Alihankinta Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos tarjouksentekijä käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset vaaditaan vain tarjouskilpailun voittaneelta tarjouksentekijältä ja ne on toimitettava Seudulliseen hankintapalvelukeskukseen sen jälkeen, kun hankintapäätökset on tehty ja ne ovat edellytyksenä hankintasopimusten tekemiselle. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat tarjouspyyntöliitteissä mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai
4(9) ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. 7. Toimitusehto ja toimitusaika Toimitus vapaasti perille tilaajan ilmoittamaan paikkaan sisälle toimitettuna. Toimitusaika on sopimuskauden alussa enintään 14 vuorokautta tilauksesta, tämän jälkeen toimitukset noudattavat kohteittain sovittuja vaihtovälejä. Toimitukset tapahtuvat arkisin klo 8-14 välisenä aikana sisätiloihin, ellei asiasta ole kunnan/toimituskohteen kanssa muuta erikseen sovittu. Tilauksen yhteydessä sovitaan tarkempi toimitusaika. Toimitusosoitteet sopimuskauden alussa ovat tämän tarjouspyynnön liitteenä. Toimitusosoitteet voivat muuttua sopimuskauden aikana. Tilaajayksiköiden määrä voi lisääntyä tai vähentyä sopimuskauden aikana. Vaaranvastuu siirtyy tilaajalle silloin, kun tavara on toimitettu perille ja toimitus on vastaanotettu (kuitattu vastaanotetuksi). 8. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko, sähköinen laskutus ja toimituksen viivästymissanktio Palveluja koskevat maksut suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta jälkikäteen, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on vähintään 30 pv netto laskun saapumisesta. Laskutuslisiä yms. lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Mikäli tilaajan laskutus tapahtuu ulkomaalaisen yhtiön toimesta, jolla ei ole Suomessa kotipaikkaa, tulee laskun olla EUdirektiivien mukainen veroton lasku. Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta. Laskut toimitetaan annettujen ohjeiden mukaan erikseen sovittavalla tavalla. Jos toimitus tai sen osa viivästyy sovitusta toimituspäivästä, sovelletaan sopimusluonnoksessa todettuja viivästysseuraamussääntöjä. Jälkitoimituksista tai toimitusvaikeuksista on tiedotettava viipymättä tilaajaa. Erillistä rahtia ei jälkitoimitusten osalta hyväksytä. 9. Reklamointi Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. Kunta/tilaaja reklamoi myyjän nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi virheellisestä tuotteesta tai viimeistään seitsemän (7) päivän kuluessa virheellisestä toimituksesta. Reklamointi tehdään kirjallisesti sähköpostitse tai
5(9) sähköisen tilausjärjestelmän kautta siten, että dokumentointi on jatkossa myös tilaajan käytettävissä. Vialliset ja virheellisesti toimitetut tuotteet voidaan palauttaa myyjälle rahtivapaasti. Myyjä korjaa virheellisen toimituksen vaihtamalla tuotteen oikeaan. Virheellisesti tilatut tuotteet voidaan palauttaa, tilaaja maksaa tällöin ainoastaan rahdin. 10. Tarjousten käsittelyvaiheet Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta huomioon. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyvaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta, kun se on allekirjoitettu Molemmista osakokonaisuuksista tehdään oma päätös. 11. Tarjoajan kelpoisuus, tarjousten vertailu, arviointikriteerit, ratkaisuperuste ja etusijajärjestys Hankinnan ratkaisuperuste on molemmissa osakokonaisuuksissa halvin kokonaishinta. Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset ja siihen liittyvät todentamisasiakirjat on esitetty tarjouspyynnön liitteellä. Tarjouspyynnön mukaisuuden täyttyminen arvioidaan niiden osalta, jotka täyttävät kelpoisuusarvioinnin vaatimukset. Tarjouspyynnön mukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia. Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 4) perusteella. Osakokonaisuuden A (vaihtomatot) kohdalla hintavertailu tehdään hintalomakkeella matoista muodostuvan laskennallisen vuosihinnan perusteella.
6(9) Osakokonaisuuden B (käsipyyheautomaatit ja käsipyyherullat) osalta vertailtavana hintana käytetään hintalomakkeen mukaisesti määräytyvää laskennallista vuosihintaa. Vertailussa huomioidaan hintaliitteen mukaisesti määräytyvä vertailuhinta. Hintavertailussa edullisin tarjous saa 100 pistettä. Muut tarjoukset saavat pisteitä seuraavan kaavan mukaisesti: halvin hinta / vertailtava hinta x 100. 12. Hankintapäätökset, -sopimukset, ja sopimuksen syntyminen Seudullinen hankintapalvelukeskus tekee hankinnasta kirjalliset päätökset, jotka perustuvat tällä tarjouspyynnöllä saatujen tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. tekee hankinnasta päätökset Nurmijärven sekä Tuusulan osalta ja Mäntsälän kunta päättää hankinnasta omalta osaltaan. Tehtävät päätökset ovat yhtenevät hankintapalvelukeskuksen päätöksien kanssa. Hankintapäätökset perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille, tiedoksianto tapahtuu sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätökset voidaan lähettää. Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus, joka tulee voimaa, kun sopimus allekirjoitetaan. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi ja EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskeva odotusaika on kulunut umpeen. Tarjous on tarjoajaa sitova tarjouksen voimassaoloajan loppuun saakka, mutta tilaajan puolelta sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Valitun toimittajan tulee allekirjoittaa sopimus viivytyksittä ja viimeistään 14 päivän kuluessa siitä, kun sopimusasiakirjat on toimitettu sopimuskumppanille. 13. Raportointi Tilaajat sopivat raportoinnista myyjän kanssa. Myyjän on toimitettava sopimuskauden toimituksista automaattisesti vuosittain tai pyydettäessä yhteenveto, josta käy ilmi ostetut tuotteet, nimet ja kappalemäärät sekä hinnat yksilöityinä sekä toimituskohteet. Lisäksi sopimuskunnat saavat pyytäessään raportteja Excel-muodossa tilatuista tuotteista ja hinnoista toimituskohteittain ja kunnittain. Raportointi tehdään sähköisesti. 14. Sopimuksen tekeminen Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen pätevyysjärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä:
7(9) 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut) soveltuvin osin 5. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan 15. Hankinnan muut ehdot Seudullinen hankintapalvelukeskus / kunnat pidättävät oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 16. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta. Tilaaja ei palauta sille toimitettuja tarjousmateriaaleja. 17. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 31.8.2015 saakka. 18. Yhteydenpito ja tarjouspyyntöön liittyvien lisätietojen saaminen Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyviä lisätietoja annetaan ainoastaan kirjallisesti. Kilpailutukseen ja tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset kysymykset ja lisätietopyynnöt tulee toimittaa 6.5.2015 klo 14.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankintapalvelukeskus(at)nurmijarvi.fi Kaikkiin tehtyihin kysymyksiin ja tietopyyntöihin vastataan ja vastaukset julkaistaan Nurmijärven kunnan kotisivuilla viimeistään 12.5.2015 osoitteessa: http:///kuntatieto_ja_paatoksenteko/ilmoitustaulu/tarjouspyynnot Tarjoajia pyydetään seuraamaan Nurmijärven kunnan kotisivuja tarjousten jättöpäivään saakka, jotta tarjoajat saavat tietoonsa kysymysten, lisätietopyyntöjen ja vastausten tuottamat mahdolliset täsmennykset ja lisätiedot. 19. Tarjouksen jättäminen Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kuoressa 2.6.2015 klo 14.00 mennessä. Kuoreen tarjoustunnus: Vaihtomatot ja käsipyyhkeet.
8(9) : / : / Myöhästynyttä tarjousta ei käsitellä. 20. Tarjoajan sähköpostiosoite Hankintapäätös annetaan tarjoajille tiedoksi sähköisellä tiedoksiannolla sähköpostitse. Tarjouksessaan tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, jonne hankintapäätös lähetetään. n häiriötön toiminta ja saapuvien viestien seuranta on tarjoajan vastuulla. 21. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liitteet 5-6 Liite 7 Liite 8 Hankinnan kohdekuvaus Tarjoajan kelpoisuus ja soveltuvuus Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus ja asetetut ehdottomat vaatimukset Hintalomake Toimitusosoitteet Sopimusluonnos Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut)
9(9) Kari Ylitie hankintajohtaja / Seudullinen hankintapalvelukeskus