TARJOUSPYYNTÖ Mikroskooppien huoltopalvelut 1(6) Tutkimus- ja analytiikkaosasto Pvm/Datum/Date Dnro/Dnr/ DNo 21.03.2013 Evira/2279/0071/2013 Viite: Kansallinen hankintailmoitus on julkaistu Hilma-tietokannassa xxx. TARJOUSPYYNTÖ MIKROSKOOPPIEN HUOLTOPALVELUISTA 1. Hankintayksikkö Elintarviketurvallisuusvirasto Evira (myöh. Evira) tutkii ja valvoo elintarvikkeiden sekä maa- ja metsätalouden tuotantopanosten laatua ja turvallisuutta, eläinten terveyttä ja hyvinvointi sekä kasvinterveyttä. Eviran toiminnan päämääränä on varmistaa elintarvikkeiden turvallisuus, edistää eläinten terveyttä ja hyvinvointia sekä huolehtia kasvin- ja eläintuotannon edellytyksistä ja kasvinterveydestä. Evira toimii noin 30 paikkakunnalla Suomessa. Eviran päätoimipaikka sijaitsee Helsingin Viikissä. Lisätietoja Evirasta löytyy Internet-osoitteesta www.evira.fi. 2. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on mikroskooppien huoltopalvelu. Eviran tähän hankintaan osallistuvat aluetoimipaikat sijaitsevat Helsingissä, Oulussa, Kuopiossa, Loimaalla ja Seinäjoella. Tarjouspyynnön liitteestä 1 käy ilmi mikroskooppien lukumäärät ja tyypit aluetoimipaikoittain. Laiteluetteloa päivitetään tarvittaessa, vähintään kerran vuodessa. Valitun palveluntarjoajan kanssa tehdään erillinen sopimus, jonka perusteella hankintayksikkö tilaa mikroskooppien huoltopalveluja yksiköittensä tarpeiden mukaan. 3. Hankinnasta ilmoittaminen ja hankintamenettely Hankintamenettely suoritetaan kansallisen kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana avoimessa menettelyssä. Hankintamenettely toteutetaan vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjousajan päättymisen jälkeen saapuneiden tarjousten sulkeminen tarjouskilpailun ulkopuolelle sekä tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu 4. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Livsmedelssäkerhetsverket Evira Finnish Food Safety Authority Evira Mustialankatu 3, 00790 HELSINKI Mustialagatan 3, 00790 HELSINGFORS Mustialankatu 3, FI-00790 HELSINKI, Finland Puh. 020 77 2003 Faksi 020 77 24350 Tel. 020 77 2003 Fax 020 77 24350 Tel. +358 20 77 2003 Fax +358 20 77 24350 etunimi.sukunimi@evira.fi www.evira.fi förnamn.efternamn@evira.fi www.evira.fi firstname.lastname@evira.fi www.evira.fi
2(6) 5. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa Elintarviketurvallisuusvirasto Eviralla on kuitenkin perustellusta syystä oikeus olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. 4. Hankintamenettelystä tarjoajalle aiheutuvat kulut Tarjoaja vastaa itse kaikista hankintamenettelyyn liittyvistä välittömistä ja välillisistä kuluista, eikä hankintayksikkö suorita niistä tarjoajalle mitään korvausta. 5. Tarjousasiakirjojen kieli Kaikkien tarjousasiakirjojen tulee olla suomenkielisiä. 6. Osatarjous ja vaihtoehtoinen tarjous Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon eikä niitä hyväksytä. 7. Tarjoajalta vaadittavat selvitykset kelpoisuudesta ja tarjouskilpailusta poissulkeminen Kelpoisuus Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa yleistieto tarjoajasta. Lisäksi tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteenä oleva (liite 3) vakuutus velvoitteiden täyttämisestä sekä liittää tämän tarjoukseensa. Hankintayksikkö voi tarvittaessa pyytää tarjoajaa koskevia tietoja muilta viranomaisilta selvittääkseen tarjoajan soveltuvuuden. Tällöin hankintayksikkö pyytää samat tiedot kaikista tarjouksen jättäneistä tarjoajista, jotta tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ei vaarannu. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouskilpailusta voidaan lisäksi sulkea pois tarjoajat, joita koskee jokin hankintalain mukainen poissulkeminen. Tarjoajalla on oltava ISO9001- sertifioitu laatujärjestelmä. Selvitys asiasta on liitettävä tarjoukseen. Tarjouskilpailun voittajalta tullaan tarkistamaan kaikki kelpoisuuteen liittyvät asiakirjat ennen sopimuksen solmimista. 8. Sopimuskausi Puitejärjestely on voimassa määräaikaisena 2 ensimmäistä vuotta ja tämän jälkeen on tilaajalla mahdollisuus käyttää 1 + 1 optiovuotta.
3(6) 9. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus ja sisältö Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Tarjouspyynnönmukaisuudella tarkoitetaan sitä, että asiat (kuten vertailukriteerit) esitetään tarjouksessa tarjouspyynnön mukaisessa järjestyksessä, ja että tarjous sisältää vakuutuksen velvoitteiden täyttämisestä. 9.1. Mikroskooppien määräaikaishuollot 1. Mikroskooppien perusteellinen puhdistus 2. Mikroskooppien mekaanisen toiminnan tarkastus 3. Mikroskooppien voitelu 4. Mikroskooppien sähkön tarkastus 5. Mikroskooppien säätäminen 6. Mikroskooppien köhleröinti (mikroskooppien säätöjen ja asetusten tarkastaminen) 7. Mikroskooppien tarvikkeiden vaihto tarvittaessa 8. UV-mikroskooppien UV-lamppujen säätöjen ja käyttökunnon tarkastaminen 9.2. Erikoistilojen erityisvaatimukset 9.3 Toimitusaika Turvalaboratorio välineitä tulee viedä sisälle turvalaboratorioon mahdollisimman vähän, ulostuonti on mahdollista vasta desinfioinnin jälkeen huollon tekijällä tulee olla suojavarusteet (saatavilla Evirasta) ja tämän tulee liikkua sulkujen kautta liikkuminen turvalaboratoriossa on mahdollista ainoastaan opastajan seurassa Tarjoajan tulee tarjota huoltotapahtuma viimeistään kuukauden sisällä asiakkaan yhteydenotosta. 10. Tarjoushinta Palvelun hinta on ilmoitettava kiinteänä arvonlisäverottomina kokonaishintoina tarjouspyynnön liitteenä olevalla excel-taulukolla (Liite 1). Hintaan on sisällytettävä kaikki alennukset, toimitus- ja matkakulut, kuljetusmaksut, takuuehdot, työvälineistä aiheutuvat kulut, vakuutukset sekä muut mahdolliset kulut. Tarjoushinta on kiinteä kahdelle ensimmäiselle sopimusvuodelle. Palveluntuottajalla on oikeus ennen optiovuoden käyttöä muuttaa hintaa palvelun yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. Palveluntuottajan on toimitettava hinnanmuutosilmoitus kirjallisesti vähintään neljä (4) kuukautta ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa, jonka jälkeen tilaaja voi päättää optiovuoden käytöstä. Menettelystä sovitaan tarkemmin sopimuksessa. Palveluntuottajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen selvitys kustannusten kehityksestä ja hinnanmuutoksen syistä. Lisäksi tarjouksessa tulee olla varaosahinnasto, jota sovelletaan laitteiden korjauksiin.
4(6) 11. Tarjouksen valintaperuste Tarjouksista valitaan hinnan perusteella edullisin tarjous. 12. Alihankkijat Mikäli hankinnan kohteena olevia palveluja toimitetaan alihankintana, niin kyseiset palveluntarjoajat on nimettävä tarjouksessa. Tarjouksenantaja vastaa tarjoamistaan, mahdollisten alihankkijoiden tuottamista tavaroista ja palveluista kuten itse tuottamistaan tavaroista ja palveluista. 13. Sopimusehdot Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut). 14. Sopimuksen purkaminen Mikäli palveluntarjoajaksi valittu tarjoaja ei pysty huoltamaan kohteena olevia laitteita kuntoon hankintayksikön hyväksymällä tavalla tai laitteen huolto on puutteellista tai huoltotoimenpiteen suorittamisessa on tapahtunut selvä virhe tai laite ei muiden syiden vuoksi tule huollettua, on palveluntarjoajalla mahdollisuus suorittaa korjaava huoltotoimenpiteet ainoastaan yhden kerran sen jälkeen, kun hankintayksikkö on kirjallisesti huomauttanut palveluntarjoajaa asiasta. Uudet huoltotoimenpiteet on suoritettava viimeistään kahden viikon kuluessa siitä hetkestä, kun palveluntarjoaja on saanut hankintayksikön kirjallisen ilmoituksen tiedoksi. Mikäli valittu palveluntarjoaja ei edelleenkään saa huollettua laitetta hankintayksikön hyväksymään kuntoon, niin hankintayksiköllä on oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi ilmoittamalla siitä palveluntarjoajalle kirjallisesti. Mikäli palveluntarjoajaksi valittu tarjoaja ei pysty toimittamaan hankinnan kohteena olevia palveluja sopimuksen mukaisesti sovitussa aikataulussa ja viivästyminen on oleellisesti hankintayksikön toimintaa haittaavaa ja/ tai viivästykset ovat toistuvia, on hankintayksiköllä oikeus tilata huoltopalvelu muualta tai purkaa sopimus huomautettuaan siitä palveluntarjoajaa kirjallisesti. Mikäli palveluntarjoajan sopimusrikkomus on olennainen tai selvä, niin hankintayksikkö voi purkaa sopimuksen välittömästi ilmoittamalla siitä palveluntarjoajalle kirjallisesti. Jos palveluntarjoaja on maksukyvytön, asetetaan konkurssiin tai velkasaneerausmenettelyyn, on hankintayksiköllä oikeus purkaa sopimus välittömästi. 15. Toiminta mahdollisissa toimitusvaikeustilanteissa Mikäli palveluntarjoaja ei pysty sopimuksen mukaisen toimitusajan puitteissa toimittamaan hankinnan kohteena olevaa palvelua tai saa huollettua laitteita asianmukaisesti, on hankintayksiköllä oikeus tilata toiselta palveluntarjoajalta vastaava palvelu. 16. Laskutus
5(6) Laskutus tapahtuu Eviran hyväksymän palvelusuorituksen jälkeen. Laskutusosoitetiedot annetaan sopimuksen yhteydessä. Laskutuksesta on käytävä ilmi laskutuksen perusteet ja laskussa tulee olla palveluntarjoajan nimi sekä yhteystiedot. Lisäksi laskusta tulee käydä ilmi huoltotoimenpiteen suorittaneen henkilön ammattinimike ja etu- ja sukunimi. 17. Maksuehto Edellä sanotulla palveluhankinnalla tulee maksuehtona olla vähintään 21 päivää netto. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 18. Yhteydenpito ja lisätiedot tarjouskilpailun aikana Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi hankintayksikkö ei vastaa lainkaan puhelimitse tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin. Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset kysymykset tulee jättää sähköpostitse 09.4.2013 klo 12:00 mennessä seuraavaan osoitteeseen: kirjaamo@evira.fi. Hankintayksikkö ei vastaa edellä sanotun määräajan päättymisen jälkeen esitettyihin kysymyksiin. Edellä sanottu sähköpostiviesti tulee osoittaa laboratoriomestari Viivi Winberg- Kaleniukselle ja sähköpostiviestin aihealueeseen on ehdottomasti merkittävä Tarjouspyyntöön liittyvä kysymys Evira/2279/0071/2013: Mikroskooppien huoltopalvelut. Vastaukset tarjouksen jättäneiden tarjoajien esittämiin kysymyksiin kootaan yhteen ja ne ilmoitetaan 12.4.2013 mennessä Eviran Internet-sivuilla alla ilmoitetussa osoitteessa. Vastaukset toimitetaan myös tarjoajan pyynnöstä tarjouksen jättäneelle tarjoajalle sähköpostina samansisältöisenä kysyjästä riippumatta ilmoitettuun palautussähköpostiosoitteeseen. Vastaukset mahdollisiin kysymyksiin löytyvät Eviran internet-sivuilta osoitteesta: http://www.evira.fi/portal/fi/evira/asiointi/tarjouspyynnot/ Tarjouksessa tulee mainita tarjouksesta vastaavan henkilön yhteystiedot: puhelinnumero, GSM-numero ja sähköpostiosoite. Mikäli tarjoajan osoite- ja yhteystiedot muuttuvat, niin tarjoajan on ilmoitettava välittömästi voimassa olevat yhteystietonsa hankintayksikölle. 19. Tarjoustietojen ja tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjousmenettelyn tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinta ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on edellä sanotuin tavoin tehty. Kaikki tarjousasiakirjat ovat lähtökohtaisesti kaikille julkisia vasta sen jälkeen, kun sopijaosapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen.