Hallinto-osasto Pvm/Datum/Date Dnro/Dnr/ DNo Virastopalveluyksikkö Evira/9187/0071/2014

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ Vuokravaate- ja pesulapalvelut 1(9) Hallinto-osasto Pvm/Datum/Date Dnro/Dnr/ DNo Virastopalveluyksikkö Evira/9187/0071/2014 Viite: EU-hankintailmoitus on julkaistu HILMA-tietokannassa. TARJOUSPYYNTÖ VUOKRAVAATE- JA PESULAPALVELUSTA 1. Hankintayksikkö Elintarviketurvallisuusvirasto (jatkossa Evira) tutkii ja valvoo elintarvikkeiden sekä maa- ja metsätalouden tuotantopanosten laatua, turvallisuutta, eläinten terveyttä ja hyvinvointia sekä kasvinterveyttä. Evira toimii noin 30 paikkakunnalla Suomessa. Eviran päätoimipaikka sijaitsee Helsingin Viikissä. Lisätietoja Evirasta löytyy Internet-osoitteesta 2. Puitejärjestelyn kohde Elintarviketurvallisuusvirasto Evira pyytää tarjoustanne Eviran toimialoja koskevista vuokravaate- ja pesulapalveluista. Tarjouskilpailussa puitejärjestelyyn valitaan vain yksi palveluntarjoaja, jonka kanssa tehdään puitesopimus. Eviran eri paikkakunnilla sijaitsevat yksiköt hankkivat vuokravaate- ja pesulapalvelut valitulta palveluntarjoajalta erikseen tehtävän puitesopimuksen perusteella. Eviran tähän puitejärjestelyyn kuuluvat aluetoimipaikat sijaitsevat Helsingin Viikissä, Kuopiossa, Loimaalla, Oulussa ja Seinäjoella. Tarjouspyynnön liitteestä 2 käy ilmi vuokravaatteiden lukumäärät ja tyypit. Vuokravaatepalvelu toteutetaan kokonaispalveluna, joka sisältää seuraavat toimialakohtaiset vuokravaatteet: Laboratorioalan työvaatteet Teknisen alan työvaatteet Virastopalvelun työvaatteet Edellä mainittujen toimialakohtaisten vuokravaatteiden lisäksi tarjoajan tulee tarjota seuraavat palvelut, jotka sisältyvät tekstiilien ja vuokravaatteiden hintoihin. tekstiilien ja vuokravaatteiden hankinta alkukartoitus, opastus ja käyttökoulutus vuokravaatteiden vuokraus käyttäjäkohtaisesti vuokravaatteiden sovitukset ja mittamuutokset käyttäjien mukaan Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Livsmedelssäkerhetsverket Evira Finnish Food Safety Authority Evira Mustialankatu 3, HELSINKI Mustialagatan 3, HELSINGFORS Mustialankatu 3, FI HELSINKI, Finland Puh Faksi Tel Fax Tel Fax etunimi.sukunimi@evira.fi förnamn.efternamn@evira.fi firstname.lastname@evira.fi

2 2(10) käytettyjen tekstiilien ja vuokravaatteiden nouto ja puhtaiden toimitus nimettyyn paikkaan ennalta sovittuina ajankohtina tekstiilien ja vuokravaatteiden asianmukainen puhdistus tekstiilien ja vuokravaatteiden laadun tarkistus ja ylläpito (korjaukset ja uusiminen) käytöstä poistettavien tekstiilien ja vuokravaatteiden hävitys Lisäksi tarjoajan tulee tarjota hyllytyspalvelua. Tarjoajan pitää toimittaa maksuton raportti Eviran tilaamista palveluista 2 kertaa vuodessa. Pesulapalvelulla tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä jäljempänä mainittuja vaatteita ja pyykkejä sekä pesulapalvelua. Pesulapalveluiden tulee sisältää seuraavat palvelut: Vuokravaatteiden pesulapalvelut Likaisen kilopyykin noudot ja puhtaiden vuokravaatteiden toimitus hankintayksikön nimeämään paikkaan ennalta sovittuina ajankohtina ja käyttövalmiina. Hyllytyspalvelu Eviran henkilöstö saattaa muuttua aluetoimipaikoittain hankintakauden, jonka vuoksi myös palveluntarve mahdollisesti muuttuu hankintakauden aikana Eviran henkilöstön lukumäärän mukaan. 3. Hankinnasta ilmoittaminen ja hankintamenettely Puitejärjestelystä on julkaistu EU-hankintailmoitus HILMA-tietokannassa ja Eviran internet-sivuilla. Hankintamenettely suoritetaan avoimessa menettelyssä EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana. Palveluntarjoajalle esitetyt pakolliset vaatimukset on esitetty liitteessä 3. I. Hankintamenettely tarjousaikana: 1. Tarjousaika alkaa siitä hetkestä, kun hankinnasta on julkaistu EU-hankintailmoitus Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa. Vastaukset mahdollisesti esitettyihin kysymyksiin löytyvät tarjousajan päättymiseen asti Eviran internet-sivuilta osoitteesta: Mikäli tarjouspyynnöstä ei ole esitetty määräajassa yhtään kysymystä, niin silloin edellä sanotussa internet-osoitteessa ei ole kysymys-vastaus -koostetta. II. Hankintamenettely tarjousajan päättymisen jälkeen toteutetaan vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjousajan päättymisen jälkeen saapuneiden tarjousten sulkeminen tarjouskilpailun ulkopuolelle sekä tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu. 4. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksestä ilmoittaminen. 5. Puitesopimusten tekeminen puitejärjestelyyn valittujen tarjoajien kanssa.

3 3(10) Elintarviketurvallisuusvirasto Eviralla on kuitenkin oikeus olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista ja hankinta voidaan myös jättää kokonaan toteuttamatta, mikäli hankintayksiköllä ei ole käytössä riittäviä määrärahoja. 4. Hankintamenettelystä tarjoajalle aiheutuvat kulut Tarjoaja vastaa itse kaikista hankintamenettelyyn liittyvistä välittömistä ja välillisistä kuluista, eikä hankintayksikkö suorita niistä tarjoajalle mitään korvausta. 5. Tarjousasiakirjojen kieli Kaikkien tarjousasiakirjojen tulee olla suomenkielisiä. 6. Tarjoajan kelpoisuus ja vaadittavat selvitykset Tarjouksessa tulee olla yleistieto tarjoajasta ja tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteenä oleva (liite 3) vakuutus velvoitteiden täyttämisestä. Hankintayksikkö voi tarvittaessa pyytää tarjoajaa koskevia tietoja muilta viranomaisilta selvittääkseen tarjoajan soveltuvuuden. Tällöin hankintayksikkö pyytää samat tiedot kaikista tarjouksen jättäneistä, jotta tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ei vaarannu. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouskilpailusta voidaan siis sulkea pois tarjoajat, joita koskee jokin hankintalain mukainen poissulkeminen. 7. Tarjouksen voimassaoloaika 8. Hankintakausi Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään asti. Puitejärjestely on voimassa määräaikaisena sopimuksen allekirjoittamisesta vuotta. Sopimuskausi on yhteensä kuitenkin korkeintaan neljä (4) vuotta. 9. Tarjouksen vähimmäisvaatimukset Vuokravaatepalveluiden on täytettävä seuraavat vähimmäisvaatimukset: Tarjottavien tekstiilien ja vuokravaatteiden tulee olla teollisesti huollettavia, laadukkaita ja käyttäjän kannalta käyttömukavia. Vuokravaatteiden on oltava ominaisuuksiltaan suunniteltu suojaamaan käyttäjää työssä, johon vuokravaatteet on hankittu. Vuokravaatepalvelun tulee täyttää vähintään työvaatteille asetetut toimialakohtaiset vaatimukset, työvaatteita ja henkilön suojaimia koskeva lainsäädäntö sekä tekstiilejä koskevat hygienia- ja paloturvallisuusvaatimukset. Vuokravaatepalvelun tarjoajalla tulee olla vuokravaatemallisto tai -tuoteluettelo, josta löytyy vuokravaatteita myös ulkona työskenteleville henkilöille Suomen eri sääolosuhteisiin [esimerkiksi kesävaatemallista ja talvivaatemallisto].

4 4(10) Vuokravaatepalvelun tulee sisältää tekstiilien ja vuokravaatteiden suunnittelu ja hankinta. Kunnassa on tehtävä tarvekartoitus sopimuskauden alussa. Kartoituksessa selvitetään vähintään millaisia tekstiilejä ja vuokravaatteita eri toimialat ja tehtävät vaativat ja montako puhdasta vaatekertaa kukin käyttäjä tarvitsee viikon aikana. Vuokravaatepalveluun kuuluu vaatemallien käyttäjäkohtaiset sovitukset ja niiden pohjalta mahdolliset mittamuutokset vuokravaatteisiin ennen tekstiilien ja vuokravaatteiden toimittamista. Tarjoajan tulee pystyä tarjoamaan myös mittatilausvaatteita henkilöille, joille normaalin malliston mukaiset vaatteet eivät sovellu. Tarjoajan tulee tarjota henkilökohtaiset vuokravaatteet kaikille käyttäjille. Tarjoajan tulee varmistaa henkilökohtaiset vuokravaatteet esim. tarjoajan omalla vaatteiden merkkausjärjestelmällä. Tarjouksessa on kuvattava, miten henkilökohtaiset vuokravaatteet voidaan taata käyttäjille. Vuokravaatepalvelun tulee sisältää opastus palvelun käyttäjille. Opastuksessa tulee selvittää, miten käyttäjien tulee toimia erilaisissa reklamaatio ja määrä/kokomuutoksissa. Vuokravaatepalvelun toimittajan kuuluu toimittaa vaatteiden toimituksen yhteydessä säkki tms. keräilyväline likaisille vuokravaatteille ja tekstiileille. Toimittaja vastaa tekstiilien ja vuokravaatteiden asianmukaisesta puhdistamisesta, laaduntarkastuksesta ja ylläpidosta. Mikäli ne eivät vastaa ennalta sovittua laatua eli niissä on esimerkiksi repeämä tai pinttynyt tahra, toimittaja joko korjaa tekstiilin tai vuokravaatteen niin, että se täyttää sovitun laadun vaatimukset tai vaihtaa sen uuteen. Tarjouskilpailussa valittu toimittaja vastaa käytöstä poistettavien tekstiilien ja vuokravaatteiden asianmukaisesta hävittämisestä. Vuokravaatepalvelun tulee lisäksi sisältää kerran vuodessa tapahtuva raportointi asiakkaalle. Raportista tulee ilmetä toimipaikkakohtaisesta volyymi ja kustannukset (euroa/vuosi alv 0 %). Pesulapalveluiden on täytettävä seuraavat vähimmäisvaatimukset: Tarjottavan pesulapalvelun tulee sisältää vuokravaatteiden ja muiden pyykkien asianmukainen teollinen pesu ja viimeistely. Pesulapalveluun sisältyy likaisten pyykkien nouto ja palautus puhtaana ja käyttövalmiina Eviran sovittuihin aluetoimipaikkoihin. Pesulapalveluun kuuluu, että Toimittaja toimittaa pyykin palautuksen yhteydessä säkin tms. keräilyvälineen likaiselle pyykille. 10. Tarjouksen valintaperuste Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteina ovat seuraavat vertailuperusteet: 1. hinta painoarvo 50 % 2. kokonaispalvelu painoarvo 30 % 3. ympäristöystävällisyys painoarvo 10 % 4. toimitusaika painoarvo 10 % Tarjousten vertailusta voi saada enintään 100 pistettä. Tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus arvioidaan: Hinta - Muut tarjoukset: halvin kokonaishinta / tarjouksen kokonaishinta x 50 pistettä. - Palvelun toteutussuunnitelma, mahdollisuus saada maksimissaan 30 pistettä.

5 5(10) Kokonaispalvelu Tarjoajan kokonaispalvelua arvioidaan seuraavilla arviointiperusteilla ja painoarvoilla: kuvaus kuntakohtaisesta aloituskartoituksesta, 3 pistettä kuvaus käyttäjäkohtaisesta vaatteiden sovituksesta, 3 pistettä kuvaus Vuokravaatepalvelun käyttökoulutuksesta, 3 pistettä kuvaus hyllytyspalvelusta, 3 pistettä kuvaus jakelupalvelusta (toimituksesta ja likaisten vaatteiden noudosta), 2 pistettä mahdollisuus muuttaa toimituspäiviä erityistilanteissa Tilaajan tarpeen mukaisesti, 2 pistettä kuvaus toimitusten seurannasta, 2 pistettä kuvaus toimitusvarmuudesta, 2 pistettä kuvaus toimitusten varmistuksesta normaalista poikkeavissa tilanteissa, 3 pistettä kuvaus Toimittajan yhteyshenkilöistä ja heidän tehtävistään Asiakkaaseen ja tilaajiin, 3 pistettä kuvaus reklamaatioiden käsittelystä ja seurannasta, 2 pistettä kuvaus asiakastyytyväisyyden seurannasta prosessin kuvaus ja miten seuranta toteutetaan, 2 pistettä Pisteiden saanti edellyttää, että tarjoaja liittää tarjouksen mukaan palvelukuvauksen, josta käy ilmi miten tarjoaja toteuttaa edellä mainittujen kohtien palvelut. Mikäli tarjoaja ei toimita pyydettyä palvelukuvausta, saa tarjoaja automaattisesti kohdasta 0 pistettä. Mahdollisuus saada 30 pistettä. Suhteellinen painoarvo lasketaan siten, että tarjouksen kokonaispalvelupistemäärä / korkein kokonaisuuspistemäärä x 30 pistettä. Kokonaispalvelun toteuttaminen mahdollisimman vähän ympäristöä kuormittaen: Ympäristöystävällisyys Tarjoajan ympäristöystävällisyyttä arvioidaan seuraavilla arviointiperusteilla ja painoarvoilla: mahdollisuus toimittaa Vuokravaatepalvelu ja Pesulapalvelu toimipisteeseen yhtäaikaisesti samalla autolla, 3 pistettä yli 33 % tarjoajan tarjoamista vuokravaatteista ja tekstiileistä täyttää EU ympäristömerkin vaatimukset tekstiileille, 3 pistettä linkki Euroopan ympäristömerkin vaatimuksiin: ja valitse listalta Tekstiilit. miten tarjoaja huomioi ympäristötekijät nykyisessä toiminnassaan, esim. pesuaineet ja päästöt, 2 pistettä pesumenetelmien kehittäminen ympäristöä säästävään suuntaan, 1 piste käytöstä poistettavien tuotteiden hävittäminen ympäristöystävällisesti, 1 piste Pisteiden saanti edellyttää, että tarjoaja liittää tarjouksen mukaan palvelukuvauksen, josta käy ilmi miten tarjoaja toteuttaa edellä mainituissa kohdissa mainitut asiat. Mikäli tarjoaja ei toimita pyydettyä palvelukuvausta, saa tarjoaja automaattisesti kohdasta 0 pistettä. Mahdollisuus saada 10 pistettä. Suhteellinen painoarvo lasketaan siten, että tarjouksen kokonaispalvelupistemäärä / korkein kokonaisuuspistemäärä x 10 pistettä. Lyhin tarjottu ensitoimitusaika saa 10 pistettä. Toimitusaika - Muut tarjoukset: lyhin ensitoimitusaika / tarjouksen ensitoimitusaika x 10 pistettä. Edellä mainittujen kohtien (hinta, kokonaispalvelu, ympäristöystävällisyys ja toimitusaika) pisteet lasketaan tarjoajittain yhteen ja tarjousten vertailusta eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan Toimittajaksi.

6 6(10) 11. Tarjouksen sisältö Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen koskien niin tarjoajan soveltuvuutta kuin hankinnan kohdetta ja hankinnalle asetettuja ehtoja. Tarjouksesta tulee käydä ilmi, että siihen sisältyy kaikki jäljempänä sanotut asiat: - Tarjoajan tuoteluettelo - Tarjoajan tulee esittää tarjouksessaan varasuunnitelma, jolla tarjoaja osoittaa toimitusten jatkuvuuden poikkeavissa olosuhteissa. 12. Vuokravaate- ja pesulapalveluiden tilaaminen 13. Tarjoushinta Hankintayksikön eri yksiköt tilaavat tarvitsemansa palvelun valitulta toimittajalta. Liitteessä on suuri osa tarvittavista tekstiileistä ja vuokravaatteista, mutta Eviran eri yksiköt voivat tilata myös muita toimittajan tuoteluettelon tekstiilejä ja vuokravaatteita samoilla hinnoitteluperiaatteilla kuin liitteen tuotteita. Vuokravaatepalvelujen ja pesulapalvelujen hinnat on ilmoitettava kiinteinä arvonlisäverottomina kokonaishintoina tarjouspyynnön liitteenä olevan exceltaulukon mukaisesti. Hintaan on sisällytettävä kaikki alennukset, toimitus- ja matkakulut, kaapituslisät, kuljetusmaksut, pientoimituslisät, takuuehdot, työvälineistä aiheutuvat kulut, vakuutukset sekä muut mahdolliset kulut. Myös sovituspalvelu ja palvelun aloitusvaiheessa käyttöönottomaksu sisältyy hintaan. Hinnat ovat arvonlisäverottomia nettohintoja. Sopimuksen hintaliitteessä esitetyt hinnat ovat osapuolia sitovina voimassa vähintään saakka. Hinnan määräytyminen: esimerkiksi jos käyttäjän vaatetarve on yksi vaate viikossa, hänelle varataan kolmen vaatteen kiintiö; yksi päällä, yksi kaapissa ja yksi pesussa. Koko kiintiöstä veloitetaan viikkovuokra. Vaatteesta voidaan periä korvaus, jos Asiakkaan toimipiste/työntekijä kadottaa vaatteen, tai jos se rikkoutuu käytössä käyttökelvottomaan kuntoon 14. Laskutus Laskutus tapahtuu Eviran hyväksymän palvelusuorituksen jälkeen. Laskutusosoitetiedot annetaan sopimuksen yhteydessä. Laskutus perustuu kierrossa olevaan vaatemäärään. Laskutuksesta on käytävä ilmi laskutuksen perusteet ja laskussa tulee olla palveluntarjoajan nimi sekä yhteystiedot. Lasku on toimitettava sähköisenä verkkolaskuosoitteeseen: OVT-tunnus Y-tunnus: FI Verkkolaskuoperaattori: OpusCapita Group Oy 15. Maksuehto

7 7(10) Edellä sanotulla palveluhankinnalla tulee maksuehtona olla vähintään 21 päivää netto laskun saapumisajankohdasta laskettuna. 16. Toimitusehto ja paikat TOP FIN01, Eviran toimipaikoissa (Helsingin Viikissä, Kuopiossa, Loimaalla, Oulussa ja Seinäjoella. Vuokravaate- ja pesulapalveluihin liittyvät palvelut sekä myös vaatteiden ja pyykin noutopalvelu toimitetaan Eviran tai Eviran aluetoimipaikan sisätiloihin siten kuin puitesopimuksessa tarkemmin sanotaan. 17. Vaatteiden seuranta ja raportointi Toimittaja toimittaa veloituksetta Tilaajan toivoman aikataulun mukaisesti henkilöiden vaatekiintiöstä ja toimipisteiden kokonaiskiintiöstä sekä laskutuksen euromäärästä raportin (euromääräinen raportointi sovittava yhdessä Tilaajan kanssa). 18. Tuotevastuu Toimittajalla on tuotevastuu tuotteista tuotevastuulain määräämässä laajuudessa. Vaatteen normaalista kulumisesta johtuva vaihto kuuluu palvelun hintaan. 19. Toimitusaika Tarjoaja noutaa vaatteet huoltoon ja toimittaa puhtaat vaatteet kerran viikossa sovittuna viikonpäivänä hankintayksikön nimeämään paikkaan. Vuokravaatteiden pesulapalveluiden kierron pituus on yksi (1) viikko. Lisätilauksena tilattujen vaatteiden toimitusaika on n. kaksi (2) viikkoa. Mittatilausvaatteiden toimitusaika on kahdeksan (8) viikkoa. 20. Toimituksen viivästyminen ja viivästyssakko Toimituksen viivästyessä hankintayksiköllä tai vastaavalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan kaksi (2) prosenttia jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla palveluntarjoaja ylittää sovitun toimitusajan. Poikkeuksena tästä on ensitoimituksen viivästymisen viivästyssakko, joka on suuruudeltaan 10 prosenttia tai vähintään 1000 euroa. Viivästyssakko lasketaan sellaisenaan tavaran tai sen osan hinnasta, jota ei ole viivästymisen takia voitu ottaa käyttöön, ja sitä peritään enintään 15 viikolta. Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus vähentää viivästyssakot Toimittajalle tapahtuvista maksusuorituksista. 21. Osatarjous ja vaihtoehtoinen tarjous 22. Alihankkijat Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Mikäli hankinnan kohteena olevia palveluja toimitetaan alihankintana, niin kyseiset palveluntarjoajat on nimettävä tarjouksessa ja alihankkijoina toimivien palveluntarjoajien

8 8(10) on täytettävä samat kelpoisuusvaatimukset kuin mitä tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan vuokravaatepalvelujen ja pesulapalvelujen osalta (tarjouspyynnön kohta 6). Tarjouksenantaja vastaa tarjoamistaan, mahdollisten alihankkijoiden tuottamista palveluista kuten itse tuottamistaan palveluista. 23. Yhteydenpito ja lisätiedot tarjouskilpailun aikana Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi hankintayksikkö ei vastaa lainkaan puhelimitse tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin. Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset kysymykset tulee jättää sähköpostitse klo 12:00 mennessä seuraavaan osoitteeseen: Hankintayksikkö ei vastaa edellä sanotun määräajan päättymisen jälkeen esitettyihin kysymyksiin. Edellä sanottu sähköpostiviesti tulee osoittaa yksikönjohtaja Ben Rydmanille (Virastopalvelut, Helsingin Viikki) ja sähköpostiviestin aihealueeseen on ehdottomasti merkittävä Tarjouspyyntöön liittyvä kysymys Evira/9187/0071/2014: Vuokravaate- ja pesulapalvelut. Vastaukset tarjouksen jättäneiden tarjoajien esittämiin kysymyksiin kootaan yhteen ja ne ilmoitetaan mennessä Eviran Internet-sivuilla alla ilmoitetussa osoitteessa. Vastaukset toimitetaan myös tarjoajan pyynnöstä tarjouksen jättäneelle tarjoajalle sähköpostina samansisältöisenä kysyjästä riippumatta ilmoitettuun palautussähköpostiosoitteeseen. Vastaukset mahdollisiin kysymyksiin löytyvät Eviran internet-sivuilta osoitteesta: Tarjouksessa tulee mainita tarjouksesta vastaavan henkilön yhteystiedot: puhelinnumero, GSM-numero ja sähköpostiosoite. Mikäli tarjoajan osoite- ja yhteystiedot muuttuvat, niin tarjoajan on ilmoitettava välittömästi voimassa olevat yhteystietonsa hankintayksikölle. 24. Tarjoustietojen ja tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta ( /621) (jäljempänä julkisuuslaki) mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjousmenettelyn tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi vasta hankintamenettelyn päättymisen jälkeen. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinta ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on edellä sanotuin tavoin tehty. Näin ollen kaikki tarjousasiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia sen jälkeen, kun sopijaosapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Tarjousasiakirjat on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa.

9