Tarjouspyyntö 1 (5) Ajoneuvorenkaiden hankinta Porvoon kaupungin kuntatekniikka pyytää tarjoustanne ajoneuvoihin ja työkoneisiin hankittavista renkaista, niiden vanteelle vaihdoista, alle laitosta ja paikkauksista. Hankintamenettely Hankintamenettely on avoin. Hankinnan arvo ylittää kansallisen kynnysarvon. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) ja Porvoon internet-sivuilla (www.porvoo.fi>hallinto>hankinnat>tarjouspyynnöt) nimikkeellä Ajoneuvorenkaiden hankinta. Osatarjous Vaihtoehtotarjous Hankintojen suuruus Ei hyväksytä. Ei hyväksytä. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on noin 10 000 vuodessa. Sopimuskausi 1.1.2013 31.12.2014 (+ 2 vuoden optio ajalle 1.1.2015 31.12.2016). Option käytöstä sovitaan erikseen yhdessä tarjoajan kanssa. Päätös option käytöstä tehdään 31.8.2014 mennessä. Hinnat Tarjouksessa tulee esittää (liite 1) arvonlisäverottomat hinnat ajalle 1.1.2013 31.12.2013. Toisen sopimusvuoden ja mahdollisten optiovuosien osalta tarjoajalla on vuosittain mahdollisuus esittää hinnantarkistusta, jonka perusteena voi olla esim. alan yleisen kustannuskehityksen muutos. Hintamuutoksia ei hyväksytä yksipuolisella ilmoituksella. Hinnantarkistusilmoitus tulee toimittaa tilaajalle 31.10.xx mennessä. Tarjottujen renkaiden hintojen tulee sisältää renkaiden alle asennus. Rengastöille pyydetyt hinnat eivät ole mukana tarjousten hintavertailussa. Rengastyöt tulee pystyä tarjoamaan ja pyydetyt hinnat tulee ilmoittaa, jotta tarjous voidaan ottaa mukaan tarjouskilpailuun. Laskutus Kaupungin laskutusohje löytyy osoitteesta www.porvoo.fi>hallinto>talous>laskutus.
Tarjouspyyntö 2 (5) Maksuehto on 21 pv netto, hyväksyttävän laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain 4 1. mom. mukainen. Laskutus- tai muita lisiä ei hyväksytä. Palvelu voidaan laskuttaa, kun se on hyväksyttävästi vastaanotettu. Laskun viitteeksi tulee merkitä kuntatekniikka/tilaaja/rekisteritunnus. Alihankinta Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan käyttämänsä alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksesta kuin omastaan. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää tarjoajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Sopimuskauden aikana tapahtuvat muutokset alihankkijoissa tulee ilmoittaa ja hyväksyttää tilaajalla. Tarjouksen liitteenä tulee toimittaa seuraavat selvitykset ja todistukset: selvitys siitä, että tarjoaja on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskevat maksusuunnitelma on tehty todistukset eläkevakuutuslain ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskevat maksusopimukset on tehty selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista Em. todistukset eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. Todistukset tulee toimittaa myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Tarjouksen sisältö Tullakseen huomioiduksi on tarjous laadittava tämän tarjouspyynnön asiakohtia noudattaen. Tarjoajan tulee tarjota kaikki pyydetyt hintapositiot. Hintatiedot (alv 0 %) ilmoitetaan tarjouslomakkeella (liite 1). Tarjottujen renkaiden tulee ominaisuuksiltaan vastata liitteellä 1 mainittuja tilaajan käytössä tällä hetkellä olevia renkaita.
Tarjouspyyntö 3 (5) Tarjouksen liitteenä tulee toimittaa tiedot tarjotuista renkaista tai www-osoite, josta tiedot ovat helposti löydettävissä. Tarjousten käsittely Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta käsittelyyn. Määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten hintavertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset ja kyky suoriutua hankinnan toimittamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jota koskee hankintalain 53 :n tai 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden tarjousten osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Vertailusta suljetaan pois tarjous, jos se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin tarjottu tuote ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia Kolmannessa vaiheessa tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle ja tarjouksen muodolle asetetut vaatimukset vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti. Valintaperuste Tilaaja valitsee sopimustoimittajaksi hinnaltaan halvimman tarjoajan. Vertailuhinta = kaikkien pyydettyjen rengastyyppien yhteenlaskettu kokonaishinta. Päätöksen teko Hankintapäätöksen tekee kaupungininsinööri Risto Lindblad. Hankintapäätös lähetetään kaikille tarjoajille tiedoksi kirjallisesti sähköpostilla. Tarjoajan tulee tarjouksessaan (liite 1) ilmoittaa sähköpostiosoite, johon päätös voidaan lähettää tiedoksi.
Tarjouspyyntö 4 (5) Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua päätöksen lähetyspäivästä, edellyttäen, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus katsotaan syntyneeksi vasta kun molemmat sopijapuolet ovat sen allekirjoituksillaan vahvistaneet. Sopimusehdot Porvoon kaupunki sisällyttää solmittaviin puite- ja ostopalvelusopimuksiin oikeuden tarkastaa sopimuskumppaneitaan ennalta ilmoittamatta todentaakseen sopimukseen sekä sopimuksen kohteena olevaan palveluun sovellettavien lakien ja asetusten noudattamisen. Jollei tässä tarjouspyynnössä, sen liitteissä tai solmittavassa hankintasopimuksessa ole muuta mainittu, sovelletaan hankinnassa julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 Tavarat. Solmittavan hankintasopimuksen liitteiden keskinäinen etusijajärjestys on seuraava: tämä tarjouspyyntö liitteineen julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 Tavarat (päivitetty 21.10.2010) tarjous liitteineen Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun hankintapäätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Porvoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia Luottamuksellisuus Sopijapuolet huolehtivat omilla vastuualueillaan siitä, että tietosuojaa ja muita salassapitoa koskevia säädöksiä sekä viranomaisten antamia määräyksiä noudatetaan. Tarjouksen jättäminen ja voimassaolo
Tarjouspyyntö 5 (5) Suomenkieliset tarjoukset liitteineen tulee jättää suljetussa kuoressa ma 29.10.2012 klo 12.00 mennessä osoitteella: Porvoon kaupunki Hankintapalvelut Raatihuoneenkatu 9 06100 Porvoo tai sähköpostilla osoitteella hankintapalvelut@porvoo.fi. Tarjouskuoreen / sähköpostin otsikkokenttään pyydämme tekemään merkinnän Ajoneuvorenkaiden hankinta. Tarjouskuoreen tulee merkitä myös tarjoajan nimi ja yhteystiedot. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.1.2013 saakka. Yhteydenotto Tarjouksen tekemistä varten mahdolliset lisätiedot tulee kysyä sähköpostilla osoitteella juha.pelkonen(at)porvoo.fi pe 19.10.2012 mennessä. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan ma 22.10.2012 osoitteessa www.porvoo.fi>hallinto>hankinnat>tarjouspyynnöt>kysymyksiä ja vastauksia. Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös tilaajan mahdollisista tarkennuksista tarjouspyyntöaineistoon. Tarjoajien tulee ennen tarjouksen jättämistä tarkistaa em. osoitteesta, 22.10.2012 jälkeen, onko esitetyillä kysymyksillä ja vastauksilla tai tilaajan mahdollisilla tarkennuksilla vaikutusta tarjouksen sisältöön. Juha Pelkonen katurakennusmestari Liite 1. Tarjouslomake