1(10) Porvoon kaupungin matkojen hallintaohjelmisto Porvoon kaupunki pyytää tarjoustanne matkojen hallintaohjelmistosta kokonaispalveluna. Hankintamenettely Hankintamenettely on avoin. Hankinnan arvo ylittää kansallisen kynnysarvon. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi sekä Porvoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa www.porvoo.fi>hallinto>hankinnat>tarjouspyynnöt nimikkeellä Porvoon kaupungin matkojen hallintajärjestelmä. Hankinnan tausta Porvoon kaupungin työntekijöiden matkojen hallintaan liittyvien toimintojen sähköistämisen tarve on suuri. Toimintojen sähköistäminen tehostaa prosessien hallintaa ja toimivuutta ja vapauttaa näin aikaa rutiininomaisista hallinnollisista tehtävistä organisaation tavoitteita tukevalle toiminnalle. Prosessin automatisointi eri vaiheissa parantaa tietojen oikeellisuutta ja vähentää käsittelyprosessiin kuluvaa aikaa. Uusi toimintatapa karsii turhia työvaiheita ja säästää henkilötyöaikaa. Lisäetuna on, että sähköinen toimintatapa vähentää kaupungin paperin käyttöä sekä ympäristön kuormitusta. Matkojen hallintaohjelmisto ja ajopäiväkirja tulevat olemaan kiinteä osa kokonaistietojärjestelmää, joka integroituu osaksi jo käytössä olevaa ohjelmisto- ja palvelukokonaisuutta. Nykytilan kuvaus Matkalaskut käsitellään nykyisin manuaalisesti ja käsittelyyn kuuluu useita kirjaamisia eri järjestelmiin. Porvoon kaupungilla on käytössään Aditro Intime kirjanpito ja osto- ja myyntireskontrat, Logica Prima palkanlaskenta ja henkilöstöhallinto sekä Logica HRM (+ webtallennus työaikapoikkeamat (Henkka). Porvoon kaupungin henkilöstömäärä 31.8.2012 = 3 600. Tallennettuja (matkalasku)rivejä palkkaohjelmaan 2011 = 11 000 kpl. Matkalaskuja vuonna 2009 = 7 500 kpl. Sopimuskausi 1.2.2013 31.1.2018, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana. Hankinnan kuvaus Sopimus voidaan irtisanoa tilaajan puolelta kolmen (3) kuukauden ja tarjoajan puolelta kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Hankinnan kohteena on matkojen hallintaohjelmisto ja ajopäiväkirja, ohjelmiston käyttöönottoprojekti, koulutus sekä käyttö-, tuki- ja ylläpitopalvelut.
2(10) Ohjelmiston ehdottomat vaatimukset: Matkojen hallintaohjelmisto Ohjelmiston vertailtavat ominaisuudet / toiminnot Matkojen hallintaohjelmistolla tullaan hoitamaan matkalaskujen laadinta, hyväksyntä ja maksatus kaupungin maksuliikenneohjelman kautta sekä aineiston siirto kirjanpitoon. Aineistosta saadaan verottajan vuosi-ilmoitukseen tarvittavat tiedot. - kunnallisen yleisen (koti- ja ulkomaat) virka- ja työehtosopimuksen mukaiset matkakustannusten korvaukset kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaisesti ja verottajan ohjeita noudattaen - matkakustannusten korvausten automatisoitu laskenta matkalaskun laatijan antaminen matkatietojen perusteella o matkakustannusten korvausten muuttuessa ohjelmiston toimittaja päivittää muuttuneet tiedot ohjelmistoon - mahdollisuus ajopäiväkirjan ylläpitoon ja sen kautta kirjattavien matkakustannusten siirtoon hyväksyttäväksi ja maksatukseen - matkaennakoiden hallinta - loppukäyttäjän valittavissa oleva kielipaketti; suomi ja ruotsi - raportointi maksetuista matkakustannusten korvauksista - kunnallisen, tuntipalkkaisen henkilöstön työehtosopimuksen mukaisen eväsrahan maksaminen - matkalaskujen sisältyvien kuittien skannaus liitteeksi - matkasuunnitelman laadinta, jonka saa matkalaskun pohjaksi - maksetuista matkakustannusten korvauksien arkistointikelpoisen aineiston tulostus - raportointi hyväksyjittäin, yksiköittäin, toimialoittain ja koko kaupungin tasolla - ajopäiväkirjan mobiilikäyttö Tarjouksen sisältö Tarjouksessa tulee esittää alustava projektisuunnitelma, sisältäen projektiin käytettävä työmäärä (h) sekä resurssit, jotka tarjoaja osoittaa työtä varten. Tarjoajan tulee esittää erittely ajankäytöstä. Tarjouksessa on kuvattava tarjottavat ohjelmistosovellukset ja niiden käyttöoikeudet järjestelmän / palvelun käyttöönoton prosessikuvaus järjestelmään / palveluun liittyvä koulutus, tuki- ja ylläpitopalvelut käyttöpalvelut SaaS palvelumallilla ja/tai Porvoon kaupungin palvelimille asennettuna Kaupunki asettaa työtä varten tarvittavat työryhmät, jotka osallistuvat projektityöhön valittavan toimittajan kanssa.
3(10) Tilaaja kutsuu 2-3 ensimmäisessä vaiheessa korkeimmat vertailupisteet saanutta tarjoajaa esittely- ja demotilaisuuteen, jossa toimittajat esittelevät alustavan projektisuunnitelman ja tarjotun ohjelmiston ominaisuuksia sekä kokonaispalvelun. Aikataulu Osatarjous Vaihtoehtotarjoukset Muut ehdot Alihankkijat Tarjoajan kelpoisuus Päätös hankinnasta pyritään tekemään niin, että sopimus tulee voimaan viimeistään 1.2.2012. Järjestelmän tulee olla tuotantokäytössä 30.4.2012 mennessä. Ei oteta huomioon. Ei oteta huomioon. Tarjouksen pyytäjä voi perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan käyttämät alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksesta kuin omastaan. Tarjouspyynnössä vaadittavat tilaajavastuulain mukaiset selvitykset ja todistukset on toimitettava myös alihankkijoiden osalta. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Menettelyn yksinkertaistamiseksi Porvoon kaupunki ei tässä hankintaprosessin vaiheessa pyydä toimittamaan todistuksia ja muita selvityksiä, jotka koskevat kohdassa 1 (Yleinen kelpoisuus) tarkoitettuja tietoja. Porvoon kaupunki varaa oikeuden pyytää nähdäkseen seuraavat todistukset ja selvitykset hankinta-prosessin myöhemmässä vaiheessa, kuitenkin viimeistään ennen hankintapäätöksen tekoa: selvitys siitä, että tarjoaja on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että mahdollista verovelkaa koskevat maksusuunnitelma on tehty todistukset eläkevakuutuslain ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta ja selvitys siitä, että mahdollisia erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskevat maksusopimukset on tehty selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista todistus siitä, että tarjoajan luottotiedot ovat häiriöttömät Tarjoajalla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista toimituksista. Riittävänä kokemuksena
4(10) pidetään vähintään kahta (2) ja maksimissaan viittä (5) toteutettua referenssiä viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa lyhyt kuvaus tärkeimmistä nyt kysymyksessä olevaan hankintaa koskevista toteutuneista toimituksista kokonaisarvoineen ja vastaanottajatietoineen viimeksi kuluneilta kolmelta (3) vuodelta. Tarjoajan on nimettävä toimittajan projektipäällikkö ja asiantuntija, jotka voivat toimia myös käytännön työn suorittajana. Tarjoajan työhön nimeämillä asiantuntijoilla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista toimituksista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään kahta (2) ja maksimissaan viittä (5) toteutunutta projektia, joissa nimetty henkilö on toiminut vastuuroolissa, viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa selvitys Porvoolle nimetyistä henkilöistä, heidän koulutustasostaan ja työkokemuksestaan. Tarjoaja voi esittää selvityksenä itse laatimansa selvityksen kunkin henkilön koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä tai jäljennöksen henkilön tutkintotodistuksesta ja ansioluettelosta. Referenssiksi hyväksytään vuonna 2010 tai sen jälkeen hyväksytysti toimitetut vaatimuksen mukaiset toteutukset. Yksilöimättömiä, nimeämättömiä tai puutteellisia tietoja sisältäviä referenssejä ei katsota näytöksi tarjoajan suorituskyvystä tai nimettyjen henkilöiden kokemuksesta. Keskeneräisiä toteutuksia ei kelpuuteta referenssiksi. Tarjouksen sisältö Tullakseen huomioiduksi tarjous on laadittava tämän tarjouspyynnön asiakohtia noudattaen. Tiedot ilmoitetaan liitteellä 1 (tarjouslomake). 1. Tarjoajan referenssikohteet (2-5 kpl kolmelta (3) edelliseltä vuodelta). 2. Tarjoaja nimeää käytettävät asiantuntijat, joilla on hankinnan laatuun nähden riittävä koulutus ja lisäksi kokemusta nyt hankittavaa palvelua sisällöltään ja laajuudeltaan vastaavasta palvelusta (katso edellä kohta tarjoajan kelpoisuus). 3. Projektin konsulttipäivien määrä (kpl) ja hinta ( /pv, alv 0 %). Konsulttipäivän pituus on 7,5 tuntia. 4. Käyttöönottoprojektiin liittyvät kertaluontoiset palvelut (, alv 0 %) 5. Tarjottu kokonaishinta yhden vuoden kustannuksista (, alv 0 %) esim. käyttöoikeudet, tietokantalisenssi ja vuotuinen ylläpito sekä käyttöpalvelu vertailuhintana käytetään käyttöönottoprojektin ja viiden (5) vuoden sopimuskauden kokonaishintaa Tarjousten arviointi Tarjousten arviointi toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa:
5(10) 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajan lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Toisessa vaiheessa vertailusta suljetaan pois tarjous, jos se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin tarjous ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia Kolmannessa vaiheessa 1. ja 2. vaiheen läpäisseet tarjoukset vertaillaan ilmoitetun valintaperusteen mukaisesti. Valintaperusteet Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus A. Kokonaishinta 30 % (max. 30 p.) ml. kertaluontoiset käyttöönottoprojektin kustannukset, ohjelmistolisenssit, käyttö- ja ylläpitokulut /vuosi vertailuhintana käytetään koko sopimuskauden, viisi (5) vuotta, kustannuksia B. Projektisuunnitelman sisältö 40 % (max. 40 p.) tehtävät, aikataulutus, resursointi, hallinnointi, kokonaistuntimäärä, kattavuus, työvaiheiden ja tuotoksien kuvausten ymmärrettävyys ja selkeys C. Ohjelmiston ominaisuudet (vertailtavat) 10 % (max. 10 p.) tarjouspyynnön mukaiset ominaisuudet ja soveltuvuus tilaajan tarpeisiin D. Suunnitelman esittely ja ohjelman demo 20 % (max. 20 p.) käyttöliittymä ja käytön sujuvuus Esittelytilaisuuteen kutsutaan 2-3 vertailukohdista A-C parhaat pisteet saanutta tarjoajaa. Lopullinen valinta tehdään kohtien A-D yhteispisteiden perusteella. Kussakin vertailukohdassa halvin/paras tarjoaja saa maksimipisteet ja muut tarjoajat suhteessa vähemmän (halvin / tarjottu * max. pisteet). Päätöksenteko Hankintapäätös lähetetään tarjoajille tiedoksi sähköpostitse. Sähköpostiosoite tulee ilmoittaa liitteellä 1 (tarjouslomake).
6(10) Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua hankintapäätöksen tiedoksiannosta edellyttäen, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Laskutus Sopimusehdot Porvoon kaupungin laskutusohje löytyy osoitteesta www.porvoo.fi>hallinto>talous>laskutus. Jollei tässä tarjouspyynnössä, sen liitteissä tai liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa muuta mainita, hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JIT 2007. Asiakirjojen julkisuus Luottamuksellisuus Tarjouksen jättäminen ja voimassaolo Solmittavan hankintasopimuksen liitteiden keskinäinen etusijajärjestys on seuraava: tämä tarjouspyyntö liitteineen julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) tarjous liitteineen Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat päätöksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, on siitä erikseen mainittava. Liike- ja ammattisalaisuudet on merkittävä erilliselle liitteelle ja merkittävä selvästi. Hinta ei ole liikesalaisuus. Sopijapuolet huolehtivat omilla vastuualueillaan siitä, että tietosuojaa tai muuta salassapitoa koskevia säädöksiä ja viranomaisten antamia määräyksiä noudatetaan. Tarjouksen tulee olla perillä 17.12.2012 kello 12.00 mennessä. Suomenkieliset tarjoukset liitteineen lähetetään suljetussa kuoressa osoitteeseen: Porvoon Kaupunki Palvelupiste KOMPASSI /Kirjaamo Rihkamatori B 06100 Porvoo Tarjouskuoreen tulee tarjoajan yhteystietojen lisäksi tehdä merkintä Matkojen hallintaohjelmisto. Tarjousaineisto tulee lisäksi toimittaa myös muistitikulle tallennettuna. Mikäli paperiversion ja sähköisen version välillä on ristiriitaa, tulkitaan tarjousta paperiversion mukaan.
7(10) Tarjouksen tulee olla voimassa kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. Yhteydenotto Tarjouksen tekemistä varten mahdolliset lisätiedot tulee kysyä sähköpostilla, osoitteella hankintapalvelut(at)porvoo.fi 5.12.2012 mennessä. Kysymykset ja vastaukset sekä tilaajan tarjouspyyntöön mahdollisesti tekemät tarkennukset julkaistaan osoitteessa www.porvoo.fi>hallinto>hankinnat>tarjouspyynnöt>kysymyksiä ja vastauksia 10.12.2012. Palveluntarjoajan tulee tarkistaa 10.12.2012 jälkeen em. osoitteesta, onko mahdollisilla kysymyksillä ja vastauksilla tai tilaajan tarkennuksilla vaikutusta jätettävän tarjouksen sisältöön. Tuure Marku hankinta-asiantuntija Liitteet 1. Tarjouslomake
8(10) Porvoon kaupungin matkojenhallinta ohjelmisto Tarjouslomake 4.12.2012 Tarjoajan nimi: Y-tunnus: Postiosoite: Postinumero ja toimipaikka Puhelinnumero: Sähköposti: (Hankintapäätös lähetetään tiedoksi tähän osoitteeseen!) Päiväys: Allekirjoitus: Nimenselvennys: Menettelyn yksinkertaistamiseksi Porvoon kaupunki ei tässä hankintaprosessin vaiheessa pyydä toimittamaan todistuksia ja muita selvityksiä, jotka koskevat kohdassa 1 Tarjoajan kelpoisuus tarkoitettuja tietoja. Porvoon kaupunki varaa oikeuden pyytää nähdäkseen seuraavat todistukset ja selvitykset hankintaprosessin myöhemmässä vaiheessa, kuitenkin viimeistään ennen hankintapäätöksen tekemistä. 1. Tarjoajan kelpoisuus 1 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin 2 Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin 3 Tarjoaja on merkitty työnantajarekisteriin 4 Tarjoaja on merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 5 6 Tarjoaja on maksanut verot tai sillä on verovelkaa koskeva maksusuunnitelma, jota on noudatettu Tarjoajalla on eläkevakuutustodistus tai vakuutusmaksuja koskeva maksusuunnitelma, jota on noudatettu 7 Tarjoajan luottotiedot ovat häiriöttömät Täyttyy Ei täyty Työhön sovellettava työehtosopimus tai keskeiset työehdot:
Liite 1. 9(10) Tarjouslomake 4.12.2012 2. Referenssit Referenssiksi hyväksytään vuonna 2010 tai sen jälkeen hyväksytysti toimitetut vaatimuksen mukaiset toteutukset. Yksilöimättömiä, nimeämättömiä tai puutteellisia tietoja sisältäviä referenssejä ei katsota näytöksi tarjoajan suorituskyvystä tai nimettyjen henkilöiden kokemuksesta. Keskeneräisiä toteutuksia ei kelpuuteta referenssiksi. Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät kelpoisuusehdot: Tarjoajalla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista toimituksista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään kaksi (2) ja maksimissaan viisi (5) toteutettua referenssiä viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa lyhyt kuvaus tärkeimmistä nyt kysymyksessä olevaan hankintaa koskevista toteutuneista toimituksista kokonaisarvoineen ja vastaanottajatietoineen. Täyttyy Ei täyty Porvoolle nimetyillä henkilöillä on vaadittu koulutustaso ja/tai ammatillinen pätevyys Tarjoajan työhön nimeämillä asiantuntijoilla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista toimituksista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään kahdesta (2) ja maksimissaan viidestä (5) toteutuneesta projektista vastuuroolissa viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Tarjoajan on nimettävä toimittajan projektipäällikkö ja asiantuntija, jotka voivat toimia myös käytännön työn suorittajana. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa selvitys Porvoolle nimetyistä henkilöistä, heidän koulutustasostaan ja työkokemuksestaan. Tarjoaja voi esittää selvityksenä itse laatimansa selvityksen kunkin henkilön koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä tai jäljennöksen henkilön tutkintotodistuksesta ja ansioluettelosta. Täyttyy Ei täyty
10(10) Tarjouslomake 4.12.2012 3. Ohjelmiston ehdottomat vaatimukset Ohjelmistossa on 1 2 3 Kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaiset matkakustannusten korvaukset kulloinkin voimassa olevan sopimuksen mukaisesti ja verottajan ohjeita noudattaen Matkakustannusten korvausten automatisoitu laskenta matkalaskun laatijan antamien matkatietojen perusteella (Matkakustannusten korvausten muuttuessa ohjelmiston toimittaja päivittää muuttuneet tiedot ohjelmistoon) Mahdollisuus ajopäiväkirjan ylläpitoon ja sen kautta kirjattavien matkakustannusten siirtoon hyväksyttäväksi ja maksatukseen 4 Matkaennakoiden hallinta 5 Loppukäyttäjän valittavissa oleva kielipaketti; suomi ja ruotsi 6 Raportointi maksetuista matkakustannusten korvauksista 7 Tarjoaja hyväksyy yleiset sopimusehdot JIT 2007 Täyttyy Ei täyty 4. Ohjelmiston vertailtavat toiminnot ja ominaisuudet Ohjelmistossa on 1 Kunnallisen, tuntipalkkaisen henkilöstön työehtosopimuksen mukaisen eväsrahan maksaminen 2 Matkalaskuihin sisältyvien kuittien skannaus liitteeksi 3 Matkasuunnitelman laadinta, jonka saa matkalaskun pohjaksi 4 Maksetuista matkakustannusten korvauksista arkistointikelpoisen aineiston tulostus 5 Raportointi hyväksyjittäin, yksiköittäin, toimialoittain ja koko kaupungin tasolla 6 Ajopäiväkirjan mobiilikäyttö Täyttyy Ei täyty 5. Tarjoajan tulee esittää tarjottavan ohjelmiston toimintokuvaus erillisellä liitteellä. 6. Hintatiedot (alv 0 %) Projektin konsulttipäivien määrä (kpl) ja hinta /pv kpl /pv Käyttöönottoprojektiin liittyvät kertaluontoiset palvelut (erittely) Tarjottu kokonaishinta yhden vuoden kustannuksista tuotantokäytössä (erittely)