Tarjouspyyntöä korjattu 29.1.2018: Kalusteiden vaatimuksia kohdassa 2. täydennetty. TARJOUSPYYNTÖ: KATAJAN KOULUN IRTOKALUSTEET JA RAUDASKOSKEN KOULUN JUHLASALIN TUOLIT Tämä tarjouspyyntö koskee Ylivieskan kaupungin (jäljempänä myös Hankintayksikkö tai Tilaaja ) Katajan koulun irtokalusteiden ja Raudaskosken koulun juhlasalin tuolien hankintaa. Tarjoaja jättää tarjouksensa täyttämällä ja toimittamalla tarjouspyynnön liitteenä 1 olevan tarjouslomakkeen siinä edellytettyine liitteineen. Tarjous liitteineen on jätettävä viimeistään 2.2.2018 kello 12:00 Suomen aikaa mennessä. 1. Hankintayksikkö Hankintayksikkö on Ylivieskan kaupunki. Ks. lisää Hankintayksiköstä www.ylivieska.fi. 2. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat Ylivieskan kaupungin Katajan koulun irtokalusteet ja Raudaskosken koulun juhlasalin tuolit. Katajan koulun peruskorjaus on valmistunut ja uudet tilat on otettu käyttöön joulukuussa 2017. Tiloihin hankitaan uudet kalusteet ja tavoitteena on, että tila on kalustettu uusilla kalusteilla maaliskuun 2018 aikana. Tällä hetkellä tiloissa on käytössä vanhat kalusteet. Raudaskosken koulun juhlasalin tuolien osalta tavoitteena on, että uudet kalusteet on toimitettu ja asennettu käyttövalmiiksi maaliskuun 2018 aikana. Hankintayksikön tavoitteena on toteuttaa laadukas ja kestävä kalustehankinta, joka tehokkaasti vastaa koulun vaatimuksia ja on yhtenäinen ja kattava kokonaisuus. Koulun tilojen ja kalusteiden tulee soveltua monipuolisten pedagogisten ratkaisujen toteuttamiseen. Hankittavien kalusteiden tulee olla kestäviä, käytännöllisiä ja kokonaisuutena yhteensopiva sekä yhtenäinen kokonaisuus, jolla edistetään Hankintayksikön tavoitteita luoda viihtyisä ja helposti muunneltavissa oleva kouluympäristö. Kaikilta hankinnan kohteena olevilta kalusteilta edellytetään, että ne soveltuvat käyttötarkoitukseensa opetustoiminnassa sekä tilojen mukaisiin käyttötarkoituksiin; ovat ulkoisesti ja ulkonäöltään yhtenäisiä (mm. värimaailma, mallisto jne.); ovat tuoteturvallisuudeltaan voimassaolevien lakien ja määräysten mukaisia; sekä ovat helposti puhdistettavissa ja hoidettavissa. Hankintaan sisältyy kalusteiden sijoittelun suunnittelu, kalusteiden toimitus, kokoamis- ja asennuspalvelut. Lisäksi toimittajan tehtäviin kuuluu pakkausjätteiden poisvienti. Tarjouskilpailun voittanut toimittaja suorittaa kalusteiden sijoitussuunnittelun. Sijoitussuunnitelma on tehtävä ja annettava 3D -muotoisena. 1(6)
Hankinnan sisältöä ja toimituksen laajuutta on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä. Kalusteiden tilakohtainen luettelo on liitetty tarjouspyynnön liitteeksi 4, joka toimii samalla hintalomakkeena. Katajan koulun irtokalusteiden alustava sijoittelu on nähtävissä pohjapiirustuksista tarjouspyynnön liitteistä 6, 7 ja 8. Pohjapiirustusten tarkoituksena on auttaa tarjoajia hahmottamaan hankittavien irtokalusteiden alustavat tilakohtaiset sijoituspaikat Katajan koulussa. Valitun toimittajan tehtävänä on suunnitella yhdessä Hankintayksikön kanssa lopullinen kalustekokonaisuus ja värimaailma sekä kalusteiden tarkoituksenmukainen sijoittelu kalustettaviin tiloihin. Kalusteiden lopullinen määrä voi hieman vaihdella/muuttua sijoitussuunnittelun yhteydessä verrattuna tarjouspyynnön liitteessä 4 ilmoitettuihin kappalemääriin. Hankintayksikkö ja valittu toimittaja yhdessä suunnittelevat ja valitsevat lopullisen kalustekokonaisuuden. Kaikkien kalusteiden tulee täyttää seuraavat vaatimukset: - Oppilaspöytien kannet koivulaminaattia ja akustoivia - Työpöytien (opettaja, avustaja, muut työpöydät, ryhmätyöpöydät, neuvottelupöydät) kannet koivuviilua. Työpöytien kannet voivat olla tarvittaessa myös koivulaminaattia siten, että kalusteiden kokonaisuus on toimiva ja yhtenäinen - Kaikki kalusteissa olevat pyörät/rullat tulee olla lukitusmahdollisuudella - Ruokalan pöytien kannet harmaata laminaattia - Kaikkien pöytien jalat tummanharmaaksi maalattuja. Pöytien jalat voivat olla myös vaalean harmaita tai hopeanharmaita, kunhan kalusteiden kokonaisuus on toimiva ja yhtenäinen - Istuinkalusteissa käytettävien tekstiilien tulee olla kestävyydeltään vähintään 50 000 martindalea Loput yksityiskohtaiset vaatimukset kalusteille löytyvät tarjouspyynnön liitteen 4 hintalomakkeesta. Sopimus hankinnasta tehdään yhden (1) tarjoajan kanssa. Sopimus ei tuota toimittajalle yksinoikeutta hankinnan toteuttamiseen Hankintayksikölle. 3. Sopimuskausi Sopimuskausi alkaa hankintasopimuksen allekirjoituksesta valitun toimittajan kanssa. Tavoitteena on, että kalusteet ovat molempien tilojen (Katajan sekä Raudaskosken koulut) tiloissa asennettuina ja käyttövalmiina maaliskuun 2018 aikana. Lopullinen kalusteiden toimitusaikataulu sovitaan valitun toimittajan kanssa. Toimitusaika voi kuitenkin olla enintään kaksi (2) kuukautta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien. 4. Hankintamenettely Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki ). Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Tarjoaja osallistuu hankintamenettelyyn palauttamalla Hankintayksikölle täytetyn tarjouslomakkeen kaikkine edellytettyine liitteineen tarjousten jättämiselle varatun määräajan kuluessa. 2(6)
Kyseessä on hankintalain 57 :n mukainen nopeutettu menettely. Nopeutetun menettelyn perusteena on odottamattomista olosuhteista johtuva kiireinen aikataulu. Katajan koulun rakennustyöt ovat jo valmistuneet ja tiloihin tarvitaan uudet kalusteet pikimmiten. Kalusteet tarvitaan Hankintayksikön käyttöön nopealla aikataululla johtuen siitä, että Hankintayksikkö joutuu järjestämään hankintaa koskevan kilpailutuksen uudelleen aikaisemman keskeytyneen hankintamenettelyn vuoksi. Käsillä olevan aikataulun vuoksi hankintamenettelyn toteuttaminen normaaleilla hankintalain mukaisilla määräajoilla on käytännössä mahdotonta. Tarjouksen tekemisestä tai menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille palkkiota. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla ainoastaan suomen kielellä. Tarjous liitteineen on laadittava suomen kielellä. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Hankintayksiköllä on hankintalain mukaisin perustein oikeus keskeyttää hankintamenettely sopimusta tekemättä. 5. Hankintamenettelyn kulku Hankinnassa noudatettavan avoimen menettelyn vaiheet ovat: 1. Hankintailmoitus Hankinnasta on 17.1.2018 lähetetty julkaistavaksi EU-hankintailmoitus Euroopan Unionin virallisen lehden täydennysosassa ja Tenders Electronic Daily -portaalissa. Hankintailmoitus on julkaistu myös HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi 2. Tarjousten vastaanottaminen Tarjoukset on toimitettava Hankintayksikölle viimeistään 2.2.2018 kello 12:00 Suomen aikaa mennessä 3. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen 4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 5. Tarjousten vertailu ja hankintapäätös, päätöksestä tiedottaminen 6. Sopimuksen allekirjoittaminen Tarjoajan huomiota kiinnitetään siihen, että sopimus ei synny vielä hankintapäätöksestä ilmoittamalla, vaan vasta, kun odotusaika (14 päivää) ja valitusaika on kulunut ja kirjallinen sopimus on molempien osapuolten allekirjoittama. 6. Katajan kouluun tutustuminen Tarjoajilla on halutessaan mahdollisuus tutustua Katajan kouluun tarkemmin, esimerkiksi mahdollisten tarkemittausten suorittamista varten. Tutustuminen Katajan kouluun (osoitteessa Katajantie 23 84100 Ylivieska) järjestetään yhteisesti 22.1.2018 klo. 12.00-16.00. Osallistujien tulee ilmoittaa osallistumisestaan etukäteen Tilapalvelun rakennuspäällikkö Leena Löytynojalle sähköpostiosoitteeseen leena.loytynoja@ylivieska.fi ja rehtori Risto Ojalle osoitteeseen risto.oja@edu.ylivieska.fi. Katajan kouluun tutustuminen on vapaaehtoista, eikä tutustuminen ole edellytys tarjouksen jättämiselle. 3(6)
Katajan koulun pohjakuvat DWG -muodossa voi halutessaan tilata sähköpostitse osoitteesta asko.somero@ylivieska.fi. 7. Lisäkysymykset Lisätietoja tarjouspyynnön sisältöön liittyvistä asioista voi pyytää sähköpostiosoitteesta info@hankintajuristit.fi viimeistään 23.1.2018 kello 12:00 Suomen aikaa mennessä. Puheluihin ei voida vastata. Lisäkysymyksiä koskevan sähköpostin aihekenttään pyydetään kirjoittamaan Lisäkysymys: Kalustehankinta. Vastaukset esitettyihin kysymyksiin toimitetaan kaikille kysymyksiä esittäneille sekä niille, jotka ovat ilmoittaneet yhteystietonsa em. sähköpostiosoitteeseen ja ilmoittaneet haluavansa lisäkysymyksiin annettavat vastaukset. Muutoin kuin kirjallisesti lisäkysymysten vastausten yhteydessä annetut tiedot eivät sido Hankintayksikköä. Tarjoajan huomiota kiinnitetään erityisesti siihen, että tarjoajalla on velvollisuus tutustua huolellisesti lisäkysymyksiin annettuihin vastauksiin ennen tarjouksen jättämistä. 8. Yleiset ohjeet tarjoajalle tarjouksen jättämistä varten Tarjouksen saapumishetkeksi lasketaan tarjouksen saapuminen Hankintayksikölle, ei sen lähettämisen hetki. Tarjoaja vastaa tarjouksen oikea-aikaisesta toimittamisesta. Tarjous on jätettävä tarjouspyynnön liitteenä toimitetulla tarjouslomakkeella liitteineen. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida. Tarjoajan on vastattava kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin kohtiin. Vaatimuksiin pyydetään yksiselitteinen vastaus Kyllä. Joissain yksilöidyissä kohdissa edellytetään asiakirja-aineiston tai selvitysten toimittamista. Tällöin pyydetään yksilöimään liitenumero tarjouslomakkeessa yksilöidyillä tavalla, jotta oikeat asiakirjat on mahdollista varmasti löytää tarjouksestanne. Kilpailun voittajalta tullaan tarkistamaan kaikki soveltuvuuteen liittyvät asiakirjat sekä päätöksenteon jälkeen että sopimuskauden kestäessä. Hankintayksikkö varaa myös oikeuden tarkastaa tiedot ja asiakirjat milloin tahansa hankintamenettelyn aikana. Ulkomaisen yrityksen on toimitettava pyydettäessä vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 80 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois myös tarjoajat, joita koskee hankintalain 81 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoajat, jotka eivät täytä Hankintayksikön tarjoajan soveltuvuudelle asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjoukseen ei saa liittää mitään ylimääräistä materiaalia, jota tarjoajan ei ole edellytetty toimittavan. 9. Tarjousten toimittaminen 4(6)
Tarjoaja jättää tarjouksen täyttämällä ja toimittamalla tarjouspyynnön liitteenä 1 toimitetun tarjouslomakkeen siinä edellytettyine liitteineen. Täytetty tarjouslomake edellytettyine liitteineen on toimitettava Hankintayksikölle viimeistään 2.2.2018 kello 12:00 Suomen aikaa mennessä sähköpostitse osoitteeseen: info@hankintajuristit.fi Merkitkää sähköpostin aihekenttään: Tarjous: Kalustehankinta. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida. 10. Tarjousten valinta Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjoaja, jonka tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin, voittaa tarjouskilpailun. Tarjouksen vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: Hinta, painoarvo 70 % Tarjoaja ilmoittaa tarjouspyynnön liitteen 4 hintalomakkeella hinnat kaikille pyydetyille kalusteille. Halvin vertailuhinta saa painoarvoa vastaavan määrän pisteitä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan suhteessa halvimpaan (halvin vertailuhinta / vertailtava vertailuhinta x painoarvo) Laatu, painoarvo yhteensä 30 % Laatua arvioidaan seuraavin kriteerein ja painoarvoin: Kalusteille myönnettävä takuuaika, painoarvo 15 % Kalusteissa käytettävien tekstiilien kestävyys, painoarvo 15 % Vertailukriteerien tarkempi sisältö ja pisteytys on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä 1 toimitetulla tarjouslomakkeella. Jokainen alakohta pisteytetään erikseen. Alakohdasta eniten pisteitä saanut tarjoaja saa alakohdan painoarvoa vastaavan määrän pisteitä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan suhteessa eniten pisteitä saaneeseen (tarjoajan pisteet / korkein pistemäärä x painoarvo) Enimmäispistemäärä vertailussa on 100 pistettä. Eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan tarjouskilpailun voittajaksi. 11. Optio Varsinaisen hankinnan kohteen lisäksi tarjoajien tulee tarjota optiona Katajan koulun vanhojen kalusteiden poisvientiä ja kierrätystä. Poisvietäviä vanhoja kalusteita on määrällisesti arviolta 15 opetusluokan verran: 200 pulpettia ja istuinta, 15 opettajan työpistettä tuoleineen, 30 pöytätasoa ja 5(6)
hyllyä/laatikostoa sekä 70 oppilaan ruokalan kalustus. Hankintayksikkö päättää erikseen, tilaako se valitulta toimittajalta Katajan koulun vanhojen kalusteiden poisviennin ja kierrätyksen. Optio ei vaikuta vertailuun, mutta option tarjoaminen on tarjoajille pakollista. 12. Sähköinen tiedoksianto ja hankintasopimus Hankintalain 127 :n 1 momentin mukaan Hankintayksikkö voi antaa päätöksen tiedoksi sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouslomakkeessa sille varatussa kohdassa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi. Sopimus ei synny vielä hankintapäätöksestä ilmoittamalla, vaan vasta, kun odotusaika (14 päivää) ja valitusaika on kulunut, ja kun Hankintayksikkö ja hankintapäätöksellä valittu tarjoaja ovat molemmat allekirjoittaneet sopimuksen. 13. Asiakirjojen julkisuus Hankintamenettelyyn osallistuvan tarjoajan toimittamat tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Mikäli tarjoaja katsoo, että joku osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteinen ja sellaisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää luottamukselliset tiedot erillisessä liitteessä, johon on merkitty merkintä LUOTTAMUKSELLINEN. Tarjoajan on esitettävä peruste tiedon liike- ja ammattisalaisuuden luonteelle. Tarjouksessa esitettävät vertailuun vaikuttavat hinnat ovat kuitenkin aina julkisia eikä niitä voi merkitä luottamuksellisiksi. 14. Allekirjoitukset Ylivieskassa 17.1.2018 Ylivieskan kaupunki LIITTEET 1. Tarjouslomake (palautetaan täytettynä liitteineen) 2. ESPD-tiedosto 3. ESPD-pdf 4. Hintalomake 5. Sopimusmalli 6. Katajan koulu pohjapiirros I kerros 7. Katajan koulu pohjapiirros II kerros 8. Katajan koulu pohjapiirros III kerros 9. Katajan koulu asemapiirros 10. JYSE 2014 Tavarat -ehdot (huhtikuu 2017) 6(6)