Kieku- henkilöstöhallinnon toimintamallin tarkentaminen palvelussuhteen hallinnassa Perustelut toimintamallin tarkentamiselle ja tarkennetun toimintamallin käyttöönotto Lasse Skog Valtiokonttori 17.9.2013 Lasse Skog
Taustaa Ennen Kiekua - Palkanlaskenta ja siihen liittyvät henkilöstöhallinnon tehtävät sekä järjestelmien pääkäyttäjätehtävät on hoidettu pääosin palvelukeskuksessa, - Tiedonsiirto on tapahtunut portaalin tai lomakkeiden kautta - kun virasto on ollut asiakkaana henkilöstöhallinnon palveluissa Kiekun myötä osa tallennustehtävistä siirtyi virastoille - kun noudatetaan periaatetta tieto tallennetaan siellä missä se syntyy - Osa tallennuksesta on tehty sähköisten lomakkeiden avulla, osa suoraan SAP-järjestelmään tallentaen Kiekua käyttäviltä virastoilta on saatu palautetta toimintamallista - Toimeenpantiin ensimmäisten palautteiden perusteella selvitystyö - Päähavainnot selvityksestä olivat, että SAP-käyttö koettiin vaikeana, se vaatii paljon perehtymistä ja päivittäistä käyttöä sujuakseen, toimintatapa työllistää enemmän kuin aiemmin - Toimintamallin ohjeistus on koettu hajautetussa ympäristössä haastavaksi Lasse Skog 2
Taustalla Kiekulle asetetut tavoitteet Tuottavuusnäkökulma - Toimintamallia on kehitettävä suuntaan, jolla varmistetaan tavoitellun tuottavuuskehityksen aikaansaaminen nyt käytössä oleva malli ei sitä näytä varmistavan - Kaavailtu muutos tuo tehokkuushyötyjä pidemmälle viedyn keskittämisen ja volyymikäsittelyn kautta Asiakastyytyväisyysnäkökulma - Virastolle tavoitellaan helpommin omaksuttavissa ja hallittavissa olevaa työvälineistöä jotta virasto voi keskittyä viraston henkilöstöhallinnon sisältöön Palvelukeskus tarjoaa palvelussuhteen hallintaan ja palkanlaskentaan liittyvät yhtenäiset peruspalvelut SAP:n ja Logica-moduulien avulla - Kaavailtu muutos tuo em. hyödyt asteittain Osaamisnäkökulma - SAP-käytön osaaminen yhteen paikkaan vs. kaikkiin virastoihin Lasse Skog 3
Taustalla Kiekulle asetetut tavoitteet Prosessinäkökulma - Sujuva prosessi - Tieto tallennetaan siellä missä se syntyy- periaate - Tiedon eheyden varmistaminen rekrytoinnista palkanmaksuun asti ja toisaalta päällekkäisten kontrollien välttäminen - Kaavailtu tiedon toimitustavan ja automatisoinnin muutos parantaa prosessin yhdenmukaisuutta ja laatua Työnjakonäkökulma - Usein samankaltaisena toistuvaa tekemistä kannattaa koota palvelukeskukseen -> palvelukeskuskäytön lisääminen Kiekun käyttöönottojen yhteydessä - Palkeiden palvelussa keskitytään valtionhallinnon yhtenäisiin volyymipalveluihin ja yhteisiin asiantuntijapalveluihin - Kaavailtu muutos tukee järkevää resurssien kohdentamista ja käyttöä virastojen ja palvelukeskuksen välillä Lasse Skog 4
Linjaus Kieku- henkilöstöhallinnon toimintamallin tarkentamisesta Nyt asia on linjattu prosessinomistajien (VM, VK), Palkeiden ja Kieku-toimialan kesken - Toimintamallin muutosta pilotoidaan VM2:n pienten virastojen kanssa (VER, Vatt, VRK) ja Palkeiden (1.9 alk.) oman palvelun osalta sekä mahdollisuuksien mukaan TORI-käyttöönoton yhteydessä (1.1.2014) - Toimintamallin muutos otetaan käyttöön Kieku- käyttöönotoissa Erä1:stä (UM, YM, PLM) alkaen (1.4.2014) - Tuotannossa olevien virastojen osalta muutoksen aikataulu määritetään erikseen pilottivirastojen ja Erä 1:n virastojen kokemusten pohjalta - Ei muutoksia virkamiehen toiminteisiin - Ei muutoksia taloushallintoon Lasse Skog 5
Nykyinen Kieku- henkilöstöhallinnon toimintamalli = Tieto siirtyy automaattisesti Viraston virkamiehet P O R T A A L I Lomat Poissaolot Työajanhallinta Palkeiden ammattikäyttäjät Työnantajanäkökulmaan liittyvät kysymykset, Ohjaukset, tulkinta Viraston ammattikäyttäjät SAPHCM Välitaulu Logica, palkat Viraston käytössä Palvelukeskuksen käytössä Lasse Skog 6
Uusi Kieku-henkilöstöhallinnon toimintamalli = Tieto siirtyy automaattisesti Viraston virkamiehet Työnantajanäkökulmaan liittyvät kysymykset, ohjaukset, tulkinta Viraston ammattikäyttäjät P O R T A A L I Portaalissa olevien Sähköisten lomakkeiden päivitys, lisäys Viraston käytössä Työajanhallinta Poissaolot Lomat Katseluoikeudet Palkeiden ammattikäyttäjät Tuotantoprosessi (palkanlaskenta ja siihen liittyvä henkilöstöhallinto) Välitaulu Logica, SAPHCM palkat Palvelukeskuksen käytössä Lasse Skog 7
Eteneminen ja jatkotoimet Tarkempi läpikäynti Erä1- virastojen kanssa Viestintä strategisessa ohjausryhmässä 20.9 sekä yleisempi viestintä aiheesta tämän jälkeen Vaikutukset Erä 1:n käyttöönottoon - Mm. koulutuksiin, ohjeistuksiin, käyttövaltuuksiin, työnjakoon Palkeiden kanssa, palvelusopimukseen Kieku-palvelusuhteen hallinnan muutosprojekti - Prosessin tarkempi suunnittelu ja kuvaaminen - Työnjako, roolit, vastuut ja valtuudet sekä osaamistarpeet Virastojen ammattikäyttäjät ja esimiehet ja palkeiden palvelutuotanto - Tarvittavat kehitystoimet Kieku-ratkaisuun ml. virastokäyttöön suunnattavat sähköiset lomakkeet - Siirtymäajan suunnitelma Lasse Skog 8