1 HUS-Servis liikelaitos Toiminnan tunnusluvut 2012 ** Tunnuslukuja on oikaistu heijastamaan laskentaperusteiden muutoksia vertailuajankohtaan nähden. Oikaistut tunnusluvut antavat oikaisemattomia oikeamman kuvan toiminnan todellisesta kehityksestä. Laskelmissa vuoden 2011 toimintatuottoja on oikaistu asiakaspalautusten osalta vuoden 2012 tasoon, koska 2011 asiakaspalautuksen määrä oli vain 75% operatiivisesta tuloksesta ja vuonna 2012 osuus oli 98,2%. Lisäksi talousarvion henkilöstökuluja ja toimintakuluja on oikaistu KVTES:n vuosilomamuutoksella, jonka vaikutus oli talousarviossa jäänyt huomioimatta. 1
*Laskelma on oikaistu KVTES:n vuosilomamuutoksella, jonka vaikutus oli talousarviossa jäänyt huomioimatta. OLENNAISET TAPAHTUMAT TILIKAUDELLA JA ARVIO TULEVASTA KEHITYKSESTÄ Kuvaus HUS-Servisin toiminnasta HUS-Servis auttaa asiakasorganisaatioita onnistumaan perustehtävässään kilpailukykyisillä asiointi-, henkilöstö-, talous- ja tekstinkäsittelypalveluilla. HUS-Servis tuottaa asiakkailleen hyötyä ja hyvän palvelukokemuksen. Olennaiset tapahtumat tilikaudella Yhteenveto HUS-Servisin tuotteiden kysyntä kasvoi edellisvuoteen verrattuna heijastaen HUS:n sairaanhoitopalveluiden kysynnän kasvua. Toimintatuottojen kasvu edelliseen vuoteen verrattuna oli 2,7% (1,35 miljoonaa euroa) ylittäen talousarvion 1,9%:lla (0,96 miljoonaa euroa). Sekä euromääräisesti että suhteellisesti suurinta kysynnän lisääntyminen oli tekstinkäsittelypalveluissa. Kasvu johtui sekä palveluiden siirrosta HUS-Servisin tuotettavaksi että olemassa olevien asiakkaiden kysynnän lisääntymisestä. Myös talouspalveluiden myynti lisääntyi huomattavasti, mihin vaikutti erityisesti laskutus- ja perintäpalveluiden kysynnän kasvu. Vain henkilöstöpalveluissa euromääräinen myynti alitti edellisen vuoden, mikä sekin johtuu enimmäkseen aikaisempaa edullisemmasta hinnoittelusta eikä kysynnän laskusta. Asiakkaista suurimman talousarvioylityksen (1,22 miljoona euroa) aiheutti HYKS-sairaanhoitoalue. Eniten talousarvioin alitti Porvoon sairaanhoitoalue (0,48 miljoonaan euroa) johtuen tekstinkäsittelyn siirron viivästymisestä HUS-Servisin tuotettavaksi. Taloudellisesti HUS-Servisin vuosi oli kokonaisuudessaan varsin onnistunut. HUS-Servisille asetettiin talousarviossa tehostamistavoitteeksi 2,1%. Muilla HUS:n yksiköillä tavoite oli 1,5%. Tulostavoite (nolla) saavutettiin (ylijäämä 4 714 euroa). Tilinpäätöksen valmistelun yhteydessä 2
huomattiin virhe konsernin lomapalkkojen budjetoinnissa, mikä aiheutti yllättävän negatiivisen tulosvaikutuksen myös HUS-Servisin tulokseen. Ilman ennakoimatonta lomapalkkavelan muutosta ja asiakashyvityksiä tilikauden operatiivinen ylijäämä olisi ollut noin 190 000 euroa. Tuottavuuden kehitys HUS-Servisissä on ollut lähellä talousarviossa asetettua 2,1%:n tehostumistavoitetta, kun arvioinnissa otetaan huomioon saneluiden noin 7% kasvanut keskimääräinen pituus. Tekstinkäsittelyn lisäksi tehokkuus on parantunut erityisesti ostolaskujen käsittelyssä. Tuottavuuden hyvää kehitystä heijastavat myös henkilötyövuosiin suhteutetut tuotot ja kulut; toimintatuotot per henkilötyövuosi ovat aavistuksen (0,1%) talousarviota ylempänä ja kulut per henkilötyövuosi 0,8% talousarviota alempana. Henkilöstökulujen suhde muihin kuluihin on juuri talousarvion mukainen, vaikka talousarvion ylittäneeseen kysyntään onkin osin vastattu henkilötyötunteja lisäämällä. Toiminnallisesti vuoden 2012 suurin muutos ja ponnistus on tehty digisanelun edistämisessä. Kaksitoista uutta sairaalaa otti digisanelun käyttöön vuoden aikana. Vuoden lopussa digisanelussa oli mukana kaikkiaan viisitoista sairaalaa ja yli 70% HUS-Servisiin saapuneista saneluista oli digisaneluita. Muita merkittäviä saavutuksia tilikaudella oli verkko-oppimispalveluiden laajamittainen käyttöönotto sekä osto- ja myyntilaskutuksen sähköistämisasteen nostaminen. Sähköisten potilastietojen käyttöä sairaaloissa on pyritty tukemaan ja tästä seurauksena HUS-Servisin tekemien arkistohakujen määrä laski hieman edelliseen vuoteen verrattuna. Asiakastyytyväisyysmittauksessa HUS-Servisin arvosana (3,78/5) pysyi samalla tasolla kuin viime vuonna. Palvelut toteutettiin palvelulupauksen mukaisesti lukuun ottamatta tekstinkäsittelyn ruuhkaa syksyllä. HUS-Servis asetti kaksi omaa ympäristötavoitetta vuodelle 2012: kopiopaperin kulutuksen vähentäminen 10 % ja sähköenergian kulutuksen vähentäminen 9 % vuoteen 2016 mennessä. Kopiopaperin kulutus oli peräti 17 % pienempi kuin vuonna 2011. Myös sähkön säästämisessä on kuljettu oikeaan suuntaan. Tekstinkäsittelypalvelut Tekstinkäsittelyssä jatkui digisanelun laajentaminen. Digisaneluun tuli vuoden aikana yhteensä 12 sairaalaa aikaisemman kolmen lisäksi. Vuoden lopussa oltiin tilanteessa, jossa digisaneluita tuli purettavaksi 72 % ja kasettisaneluja 28 %. Digisaneluun siirtyminen muutti hoitohenkilökunnan toimintaprosesseja, mikä vaikutti myös saneluiden purkupalveluiden kysyntään. Purkupalveluiden kysyntä muuttui enemmän 24/7-luonteiseksi ja lääkärit pyysivät aikaisempaa enemmän pika- ja kiiresaneluja. Muutos hankaloitti kysynnän ja tarjonnan yhteensovittamista, mikä johti saneluiden ruuhkautumiseen syys-lokakuussa. Ruuhka jouduttiin purkamaan hätätyönä, palkkaamalla uutta henkilöstöä sekä vuokratyövoiman avulla. Ruuhkautumisen ehkäisemiseksi tulevaisuudessa tehtiin useita toimenpiteitä. Digisaneluiden seurantaan suunniteltiin tunneittain päivittyvä sanelujen viiveseuranta ja päivittäinen sairaalakohtainen sanelujenpurku- ja jonoseuranta sekä sairauspoissaoloseuranta. Lisäksi uusien sanelijoiden perehdytysprosessia tehostettiin. Digisanelu on parantanut päivystysaikaisten sanelujen prosessia ja tehostunut dokumentointi parantaa hoitotietojen ajantasaisuutta. Potilaan nopeampaa hoitoprosessia voidaan tukea, koska sanelut valmistuvat aikaisempaa nopeammin. Tekstinkäsittely-yksikössä pilotoitiin suoritepalkkausta. Tulokset olivat kannustavia; suoritetasot nousivat pilotin aikana yli 10%. Suoritepalkkaus suunnitellaan otettavaksi käyttöön koko yksikköön digisanelun osalta vuonna 2013. Lisäksi aloitettiin etätyön pilotointi. 3
Asiointipalvelut Monialapalvelua kehitettiin edelleen aulapalvelun, arkiston, postituksen ja potilaskuljetuksen kesken. Puhelunvälittäjien informaatiojärjestelmää yhtenäistettiin HUS laajuisesti ja jatkettiin keskitetyn puhelunvälityspalvelun prosessien kehittämistä. Puhelinvaihteen palvelutason mittauksesta saatiin erinomaiset tulokset. HUS:n puhelinvaihde- ja puhelinvaihdeverkkotekniikan uusimista ja kehitystä jatkettiin yhteistyössä Tietohallinnon kanssa. Potilasasiakirjapalveluissa sairauskertomuksen hallintajärjestelmän parannukset otettiin käyttöön syksyllä. Kätilöopiston ja Psykiatriakeskuksen arkistojen muuttoja valmisteltiin ja muutto tapahtuu alkuvuonna 2013. Sähköisten potilasasiakirjojen tulostamisen tarpeellisuutta arkistoinnin näkökulmasta selvitettiin ja asiakirjojen tulostamista arkiston toimesta pilotoitiin. Asiointipalvelut tuotettiin Jorvin ja Peijaksen sairaaloissa sijaitseville Espoon ja Vantaan yksiköille; kesällä 2012 käynnistyi potilaskuljetuspalvelut Espoon terveyskeskuksen osastoille Jorvin sairaalassa. Helsingin kaupunki osti monialapalvelut HUS-Servisiltä Haartmanin sairaalaan. Henkilöstöpalvelut Palkka- ja palvelussuhdepalveluissa jatkettiin prosessien kehittämistyötä. Tätä työtä tukevana kehittämishankkeena käynnistettiin lisäksi Työsuojelurahaston osarahoittama Vaikuttavuutta henkilöstötuottavuuden kehittämiseen -projekti. Projektin tulosten odotetaan näkyvän mitattavana tehollisen työajan lisääntymisenä, esimiesindeksin parantumisena ja hyvänä asiakastyytyväisyytenä. Rekrytointipalvelut koulutti edelleen HUS:n esimiehiä sähköisen rekrytointijärjestelmän (KuntaRekry) hyödyntämisessä. Koko HUS:n työpaikkailmoitukset ja niihin eri menetelmillä tulleiden työpaikkahakemusten hakijatiedot saatiin rekrytointi- ja keskuskirjaamotiimien yhteistyönä integroitua näkymään sähköisesti KuntaRekrystä. Muutos parantaa rekrytointiprosessin läpinäkyvyyttä ja hakijamäärien seurantaa. HUSPlussan uusina toimintoina otettiin käyttöön esimiehille automaattisesti lähtevät heräteviestit, uuden työntekijän koeajan päättymisestä sekä huomioitavista henkilöstön merkkipäivistä. HUS:n palveluksessa olevan terveydenhuollon ammattihenkilöstön tutkintotiedot ja ammatinharjoittamisoikeudet tarkistettiin Valviran rekisteristä. Tarkistus tehdään jatkossa säännöllisesti. Prima-palkkajärjestelmässä tehtiin palvelimen vaihto, joka nopeutti Priman käyttöä erityisesti palkka-ajojen ja muiden massa-ajojen osalta. Palkka-aineistojen ja pysyvästi säilytettävien tietojen arkistointi sähköisesti aloitettiin. Työvuorojen suunnittelu- ja laskentaprosessi sekä arkistointi sähköistettiin. Lisäksi testattiin vuoden 2013 alussa käyttöönotettava työaikapankki. Koulutuspalveluissa uudet verkko-oppimispalvelut käynnistyivät ensimmäisen suuren verkkokurssin LOVen (Lääkehoidon osaaminen verkossa) myötä. Verkkokoulutukseen osallistui runsaat 1 200 hoitohenkilöstöön kuuluvaa, joista noin 1 000 opiskeli saadakseen tai päivittääkseen suonensisäiseen lääkehoitoon tarvittavan lupansa (iv-lupa) ja 200 saadakseen nimikesuojatun hoitohenkilöstön lääkeluvan. Lukuihin sisältyy noin 200 kuntien perusterveydenhuollon ja yksityisten toimijoiden hoitohenkilöä. Moodle-oppimisympäristöön pohjautuvia verkko-oppimisen palveluja laajennettiin edelleen vuoden aikana, pilotteina mm. Kontrastiaineiden ja Akutologian lääkehoidon erikoisosiot. Hallintoasiakirjapalveluissa keskuskirjaamo toteutti yhdessä yhtymähallinnon kanssa HUS:n hallituksen ja valtuuston esityslista- ja pöytäkirjajakelujen sähköistämisen. Muutos on parantanut toimintavarmuutta, vähentänyt tarvittavaa työpanosta ja nopeuttanut kokousaineistojen jakelua ja 4
tiedottamista. Lisäksi se on tuonut säästöä kuntayhtymälle paperikopioiden tarpeen vähentyessä ja tukee näin myös HUS:n ympäristöohjelman toteutumista. Talouspalvelut Talouspalvelujen tavoitteena on hoitaa taloushallinnon prosessit yhteistyössä asiakkaiden kanssa tehokkaasti ja laadukkaasti. Palvelutaso on pysynyt korkeana vuosittain tehdyn asiakastyytyväisyyskyselyn mukaan. Erityisesti kiitosta sai talouspalveluiden henkilöstön asiantuntemus ja ystävällinen asiakaspalvelu. Sähköisten osto- ja myyntilaskujen määrä kasvoi vuonna 2012 ja on nyt noin 50 % myyntilaskuissa ja yli 40 % ostolaskuissa. Kuluttajille otettiin käyttöön kuluttajan verkkolasku eli e-lasku. Talouspalvelut kilpailutti HUS:n lasku- ja asiakaskirjeoperaattorin vuoden 2012 aikana, mistä odotetaan kertyvän huomattavia säästöjä vuodesta 2013 alkaen. Talouspalvelut osallistui myös HUS:ssa käynnissä olleisiin läpilaskutuksen kilpailutus- ja kehitysprojektiin, toiminnanohjauksen (ERP) kehityshankkeeseen sekä tilauksellisten ostolaskujen kehityshankkeeseen. Talouspalveluissa riskienhallinnassa onnistuttiin tilikaudella hyvin. Panostusta tarvitaan edelleen erityisesti tietojärjestelmien toimintaan ja mahdollisten virhetilanteiden pikaiseen korjaamiseen, versiovaihtojen suunnitelmallisuuteen ja hyvään yhteistyöhön Tietohallinnon kanssa. Tulevaisuuden näkymät Vuonna 2013 HUS-Servisissä panostetaan edelleen kaikkien palveluprosessien kustannustehokkuuden jatkuvaan parantamiseen ja henkilöresurssien käytön tehostamiseen. Palveluja kehitetään jatkuvasti yhteistyössä asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa. Projektikulttuurin kehittämisellä tavoitellaan kehittämisessä tarpeellisten osapuolten entistä tehokkaampaa yhteistyötä ja kehittämisen tuloksellisuutta. Uusiin toimitiloihin muuton tavoitteena on saada HUS-Servisille nykyistä toimivammat, viihtyisämmät sekä paremmin työskentelyä, yhteistyötä ja työtyytyväisyyttä tukevat tilat. Keskittämällä toimintoja yhteen kiinteistöön voidaan palveluiden sisäistä ja palvelualueiden välistä yhteistyötä tehostaa sekä johtamista helpottaa. Keskittämällä toimintoja ja tilankäyttöä tehostamalla tavoitellaan myös kustannussäästöjä pidemmällä aikavälillä. Kyseessä on merkittävä muutos henkilöstölle, joten muutosprosessi suunnitellaan ja toteutetaan henkilöstön kanssa yhdessä ja toteutuksessa hyödynnetään työhyvinvoinnin ja työtilojen asiantuntijoita. Palvelujen toimintavarmuus turvataan. Toinen merkittävä ja ponnistuksia vaativa hanke on Kuntayhtymän yhteinen talous-, henkilöstö- ja materiaalihallinnon toiminnanohjauksen (ERP) kehittämishanke, jonka tavoitteena on kehittää toiminnan ohjausta ja prosesseja HUS-tasoisesti. Vuonna 2013 hankkeen suunnitteluvaiheessa HUS-Servisin asiantuntijoiden panos tulee olemaan merkittävä. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Sisäinen valvonta on osa johtamista ja siihen sisältyy kaikki ne toiminnat, joilla tavoitellaan liikelaitokselle asetettujen tavoitteiden toteuttamista säädösten ja ohjeistuksen mukaisesti. HUS-Servis liikelaitoksen päätöksenteossa ja hallinnossa noudatetaan lakia, HUS:n hallintosääntöä, liikelaitoksen johtosääntöä ja sisäistä toimintaohjetta sekä yhtymähallinnon oheistusta. Toimitusjohtaja on delegoinut hankintavaltuuksia, laskujen hyväksymisoikeuksia sekä henkilöstöhallinnon päätöksenteko-oikeuksia alaiselleen henkilöstölle. Päätökset tehdään delegointipäätösten mukaisesti. Palvelukuvauksissa on kuvattu tehtävät ja vastuut asiakkaiden ja 5
HUS-Servisin välillä. Prosessien kehittämisessä panostetaan laadun varmistukseen. Sisäisessä valvonnassa noudatetaan yhtymähallinnon sisäisen tarkastusyksikön ohjeistusta. Sisäisen valvonnan kannalta keskeisiä toimintoja ovat päätöksentekomenettely, sopimukset ja hankintatoimi sekä laskutus ja niihin liittyvät järjestelmät. Hankintatoimessa noudatetaan hankintalakia ja HUS:n hankintaohjetta sekä hyödynnetään HUS-Logistiikan hankintalakimiehen palveluja. Talousarvioon asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan soveltuvin osin kuukausittain tai neljännesvuosittain johtokunnassa, johtoryhmässä ja vastuualueiden ohjausryhmissä. Raportointi sisältää talous-, henkilöstö- ja suoritetietojen toteumat ja ennusteet. Lisäksi tuottavuutta, taloudellisuutta ja laatua seurataan omilla mittareilla. Sisäisten palvelusopimusten toteutumista seurataan ja raportoidaan kuukausittain. Palvelujen kilpailukykyä ja parhaita käytäntöjä verrataan muihin toimijoihin. Liikelaitoksen riskit liittyvät toimintaympäristön muutoksiin, talouteen, tietotekniikkaan ja henkilöstöön. Riskien hallinnan keinot on määritelty. Vuonna 2012 toteutui erityisesti talouteen liittyviä riskejä. Taloudelliset riskit toteutuivat lomapalkkavelan aiheuttamana ennakoimattomana lomapalkkakustannusten nousuna tilinpäätöksen yhteydessä joulukuussa 2012. Nousu (noin 414 000 euroa) oli HUS-Servisissä merkittävä, koska liikelaitoksen oma operatiivinen tulos ilman yhtymähallinnon ja muita palautuksia kääntyi positiivisesta (n. 190 000 euroa) negatiiviseksi (n. 220 000 euroa). Liikelaitoksen ennustettua heikompi tulos vaikutti mm. henkilöstön tulospalkkaukseen. Tulospalkkioita ei voitu maksaa, vaikka kriteerit olisivat täyttyneet, koska ylijäämää ei syntynyt. Lomapalkkavelan arviointi ja jaksottaminen tapahtuu HUS:ssa keskitetysti yhtymähallinnon toimesta, joten HUS-Servisissä ei voitu riskin toteutumiseen vaikuttaa. Henkilökunnan ikääntyminen ja sen myötä lisääntyvät poissaolot tuovat haasteita resursoinnille ja osaamisen hallintaan. Tiimityön kehittämisen ja varahenkilöiden avulla hallitaan palvelujen haavoittuvuutta. Lisäksi panostetaan osaamisen turvaamiseen. Vuonna 2012 toteutettiin jatkuvuuden hallinnan itsearviointi Huoltovarmuuskeskuksen HUOVI-jatkuvuudenhallinnan arviointityökalulla. Itsearvioinnin perusteella vuonna 2013 toteutetaan palvelujen jatkuvuussuunnitelmien päivitys sekä riskien hallinnan suunnitelman ml. viestintäsuunnitelman päivitys. Uusiin toimitiloihin nimetään kriisinhallintaryhmä. STRATEGISET PÄÄMÄÄRÄT JA VUODEN 2012 AVAINTAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN Kokonaisuutena arvioiden tilikaudelle asetetut strategiset päämäärät ja avaintavoitteet saavutettiin varsin hyvin. Yksittäisissä arviointikohteissa on sekä tavoitteet ylittäviä että alittavia suorituksia. Vaikka HUS-Servis onnistui pitämään palvelulupauksensa huomattavasti asetettua tavoitetasoa paremmin, ei asiakastyytyväisyysmittauksessa aivan saavutettu asetettua kunnianhimoista tavoitetasoa. Mittauksen tulokset ovat hyvin lähellä edellisvuotta, kun positiivinen kehittyminen aikaisempina vuosina oli selkeäpää. Tämä viittaa siihen, että palveluiden tason alkaa saavuttaa sellaista tasoa, jota on entistä haasteellisempi parantaa. Asiakastyytyväisyyden parantamiseksi on kuitenkin meneillään useita eri toimenpiteitä, joiden vaikutuksen toivotaan näkyvän tulevina vuosina. Talous- ja tuottavuusmittareilla arvioituna vuosi oli onnistunut; tulostavoite saavutettiin, tuottavuusindeksi jäi vain 0,1 prosenttiyksikköä tavoitteesta ja liikelaitoksen osuus sisäisten asiakkaiden toimintakuluista alitti tavoitteen 0,7 prosenttiyksikköä. Taloudellisissa tuloksissa heijastuu mm. onnistuminen prosessien ja toiminnan kehittämisessä sekä toimenpiteet henkilöstön, kyvykkyyden ja johtamisen kehittämisessä. 6
Asiakas ja yhteiskunnallinen vaikuttavuus STRATEGISET TAVOITTEET VUONNA 2012 MITTARI TAVOITETASO 2012 TOTEUMA 2012 Asiakkaan saama hyöty ja hyvä palvelukokemus Asiakastyytyväisyysmittaus: Kokonaisvaikutelman ja kokonaistyytyväisyyden keskiarvo Keskiarvo 4 3,63 Asiakkaan kokema hyöty ja palvelukokemus Keskiarvo 4 3,54 Palvelulupauksen pito %-osuus tuotetuista palveluista, jotka palvelusopimuksen mukaisia Keskiarvo 90 % (Erillinen mittarikortti palveluittain) 98,6 % Yhteistyön toimivuus Asiakastyytyväisyyden yhteistyötä ja tuloksellisuutta kuvaavien mittareiden keskiarvo Keskiarvo 4 3,38 Talous STRATEGISET TAVOITTEET VUONNA 2012 Parantunut tuottavuus MITTARI TAVOITETASO 2012 TOTEUMA 2012 Tuottavuusindeksi: Painotettu suorite/htv Jalostusarvo / henkilöstökulut +2,1% (vrt. 2011) 1,00 +2,0%* 1,00 Tasapainoinen talous Tilikauden tulos 0 4 714 ** Toiminnan kustannustehokkuus Servisin laskutuksen % osuus sisäisten asiakkaiden toimintakuluista vrt. 2011 (2,99%) 2,92% *Painotetun suoritemäärän laskennassa tekstinkäsittelyn suoritteina on tässä luvussa (+2,0%) puretut saneluminuutit. Mikäli suoritteina käytettäisiin purettujen saneluiden kappalemäärää, painotettu suorite/htv luku olisi -1,4%. Ero johtuu siitä, että keskimääräinen sanelun pituus on kasvanut vuodesta 2011 vuoteen 2012 noin 7%. Saneluiden pituudella on merkittävä vaikutus aiheutuneeseen työmäärään, joten saneluiden pituus on kappalemäärää parempi tapa mitata suoritteita tuottavuuden arvioinnissa. **Ilman lomapalkkavelan ennakoimatonta muutosta operatiivinen tulos olisi ollut 190 000 euroa. Prosessit ja rakenteet 7
STRATEGISET TAVOITTEET VUONNA 2012 Ydinprosessien palvelun parantuminen MITTARI TAVOITETASO 2012 TOTEUMA 2012 Erillinen mittarikortti 90% 92,6% Tiedon oikeellisuuden, laadun ja läpinäkyvyyden lisääminen Viivästyskorkomenot Käsinmaksut palkkapalveluissa < 15 000 euroa 276 kpl 7 796 euroa 205 kpl Automaatioasteen lisääminen Sähköisten laskujen % osuus myyntilaskutuksessa 45 % 53,5% Sähköisten tositteiden % osuus kaikista tositteista kirjanpidossa 80 % 100% Henkilöstö, kyvykkyys ja johtaminen STRATEGISET TAVOITTEET VUONNA 2012 Henkilöstö osaaminen kartoitettu ja osaamisen kehittäminen pohjautuu tähän kartoitukseen MITTARI TAVOITETASO 2012 TOTEUMA 2012 Osaamiskartoitus 80 % 71 % Mielekkäät työtehtävät ja hyvä yhteistyö tiimeissä Tiimin toimivuus: Toiminnan parantaminen yhdessä 3,5 3,7 Motivoiva ja kannustava työilmapiiri Työnimu Palkitut kehittämisideat 4,2 10 kpl 4,6 3 8
PALVELUIDEN TOTEUTUMINEN Palvelut ja tuotteet kaikille maksajille HUS-Servisin myynti kokonaisuudessaan oli vuonna 2012 hieman sekä talousarvioita että edellistä vuotta suurempaa. Suurimmat erot ovat syntyneet tekstinkäsittely-, henkilöstö- ja talouspalveluissa. Tekstinkäsittelyssä myyntiä kasvatti kysynnän suuntautuminen aikaisempaa kalliimpiin palveluihin, eli pika- ja kiiresaneluihin. Käyttämällä pika- ja kiiresanelupalveluita asiakkaat ovat pyrkineet nopeuttamaan saneluiden valmistumista ja näin vauhdittamaan hoitoprosessia. Tekstinkäsittelyn myyntiä on lisännyt myös saneluiden kasvanut pituus; verrattuna vuoteen 2011 saneluiden keskipituus on kasvanut 7% 2,9 minuutista 3,1 minuuttiin. Henkilöstöpalveluissa talousarvio on myynnin osalta ylittynyt pääasiassa kahdesta syystä. Ensinnäkin ansioerittelyitä on tehty huomattavasti suunniteltua enemmän johtuen HUS:n lisääntyneestä henkilöstömäärästä. Toinen syy on koulutuspalvelut, joita on myyty suunniteltua enemmän sekä ulkoisille että sisäisille asiakkaille. Vuoteen 2011 verrattuna henkilöstöpalveluiden myynti on laskenut huomattavasti. Suurin syy laskuun on palveluiden halventunut hinnoittelu, joka 9
heijastaa palvelutuotannon tehokkuuden parantumista. Lisäksi eroa aiheuttaa vuonna 2011 järjestetty suuri koulutustapahtuma, jonka tyyppistä vuonna 2012 ei järjestetty. Vuoden 2011 myyntiä tapahtuma lisäsi noin 200 000 eurolla. Talouspalveluissa erityisesti laskutus- ja perintäpalvelut ovat ylittäneet talousarvion ja tuottaneet noin 180 000 euroa ennakoitua enemmän. Vuoteen 2011 verrattuna ostolaskutuspalveluiden veloitukset ovat kasvaneet noin 340 000 euroa. Kasvu heijastaa tehtyä tuotteistuksen ja hinnoittelun muutosta, jolla on pyritty muuttamaan hinnoittelua vastaamaan palvelun tuotantokustannuksia. Asiakaista suurimman talousarvioylityksen (1,22 miljoona euroa) aiheutti HYKS-sairaanhoitoalue. Eniten talousarvioin alitti Porvoon sairaanhoitoalue (0,48 miljoonaan euroa) johtuen tekstinkäsittelyn siirron viivästymisestä HUS-Servisin tuotettavaksi. TALOUDEN TOTEUTUMINEN, RAHOITUS JA INVESTOINNIT Toimintatuotot 10
Toimintakulut ja poistot yhteensä Liikelaitoksen lainatarpeessa tai rahoitusasemassa ei tapahtunut merkittäviä muutoksia tilikauden aikana. Kone- ja laiteinvestoinnit Servisin vuoden 2012 talousarviossa oli varattu 100 000 euroa vuoden aikana päätettäviin pieninvestointeihin. Investointeja toteutettiin noin 26 000 eurolla. Investoinneilla kehitettiin tekstinkäsittelyn toiminnanohjausta sekä puhelinvaihteen toimintaa. HENKILÖSTÖ 11
Henkilöstön riittävyys ja rekrytointi Henkilöstön vaihtuvuus pysyi vuoden 2011 tasolla. Vakinaisen henkilöstön vaihtuvuuden syinä olivat pääasiassa eläköityminen (47 %) ja irtisanoutuminen (45 %). Työkyvyttömyyseläkkeelle jäi kaksi työntekijää. Suurin muutos henkilöstötarpeessa tapahtui tekstinkäsittelyssä, jossa digisaneluun siirtymisen myötä saneltujen tekstien pituus kasvoi 7%. Tekstinkäsittelyssä henkilöstön vaihtuvuus kasvoi, mikä aiheutti osaamisvajetta ja lisäsi henkilöstön tarvetta väliaikaisesti. Tekstinkäsittelyn tilapäisiä rekrytointivaikeuksia lukuun ottamatta HUS-Servisissä ei ollut vaikeuksia uuden työvoiman rekrytoinnissa. Toimistoalan henkilöstöä on hyvin saatavilla. Hyvä oppilaitosyhteistyö tuotti uusia osaajia liikelaitokselle. Henkilöstökustannukset ja vuokratyövoima Henkilötyövuoden hinnan kasvun johtuu pääsääntöisesti lomapalkkavarauksen jaksottamisessa tapahtuneesta virheestä, joka on HUS-Servisin kohdalla aiheuttaa 1,3 % kasvun henkilöstökuluihin. Lisäksi talousarvion mukaiset henkilötyövuodet ylittyivät sekä tekstinkäsittely- että asiointipalveluissa. Tekstinkäsittelypalveluissa digisanelun laajenemisen vaikutus saneltujen tekstien pituuteen oli ennalta arvaamatonta, mikä aiheutti lisärekrytoinnintarpeen. Asiointipalveluissa poissaolojen sijaistamisiin, etenkin jaksotyössä, lisättiin henkilöstöä kolmella sissivakanssilla. Asiointipalveluissa sairauspoissaolot vähenivät 25 % vuoteen 2011 verrattuna, mikä lisäsi osaltaan henkilötyövuosia ja näkyy tuottavuuden mittareilla (suorite/htv) mitattuna negatiivisena muutoksena. Vuokratyövoimaa käytettiin arvioitua enemmän pääasiassa tekstinkäsittelypalveluissa johtuen ennakoimattomasta kysynnän kasvusta digisaneluun siirtymisen myötä. Vuokratyövoimaan käytettiin noin 410 000 euroa, joka ylitti talousarvion 230 000 eurolla ja oli 347 000 euroa enemmän kuin 2011. Tekstinkäsittelypalveluissa pilotoitiin suoritepalkkaus. Suoritepalkkauksen käyttöönottoa edisti digisanelun myötä saatava objektiivinen mittari. Suoritepalkkausta laajennetaan kokemusten perusteella vuonna 2013. Uusista innovaatioista palkittiin vuoden aikana kolme HUS-Servisin työntekijää. Henkilöstön osaaminen 12
Henkilöstön osaaminen on hyvällä tasolla työolobarometrilla (TOB) itse arvioituna (4,0/5). Koulutukseen osallistuneiden prosentuaalinen osuus henkilöstöstä oli 38,5 %. Henkilöstölähtöistä jatkuvan kehittämisen osaamista edistettiin systemaattisesti esimiespäivillä. Lisäksi laskutus- ja perintäprosessin sekä palkkapalvelujen kehittämisessä panostettiin hiljaisen tiedon hyödyntämiseen ja henkilöstötuottavuuden kasvattamiseen. Kehittämishankkeita rahoitti osaltaan mm. Työsuojelurahasto. Työterveyslaitoksen Innovointi projektissa osallistuttiin innovointijohtamismallin kehittämiseen julkiselle sektorille. HUS-Servisin henkilöstölle laadittiin osaamiskartat HUSPlussaan. Samalla kartoitettiin ja määriteltiin liikelaitoksen henkilöstön ydinosaamiset ja kyvykkyydet. Jokaisella vastuualueella kiinnitettiin huomiota perehdytykseen, mikä näkyi hyvänä perehdytyksen arviointina kyselyssä (4,13/5). Tekstinkäsittelyssä perehdytystä parannettiin perustamalla erillinen perehdytysyksikkö tekstinkäsittelypalveluun. Käytyjen tavoitekeskustelujen määrä ei toteutunut täysin tavoitellusti TOB:n mukaan. Käytyjen tavoitekeskustelujen hyödyllisyydessä tapahtui sen sijaan selkeä koheneminen (10,8 %). Esimiespäivät pidettiin kolme kertaa vuoden aikana. Päivillä panostettiin erityisesti palvelujen kehittämiseen osana esimiestyötä. Lisäksi esimiehille järjestettiin valmennusta varhaisen tuen mallista. Jatkuva esimiesten valmennus ja koulutus näkyy HUS-Servisin esimiesindeksissä, joka oli 3,73. Esimiesindeksin tulos on noussut vuosittain. Työhyvinvointi Servisin strategisen hyvinvoinnin ensimmäinen vuosi tuotti tulosta. Keskeisenä toimenpiteenä otettiin käyttöön varhaisen tuen malli jokapäiväiseksi työskentelyvälineeksi esimiestyössä. Esimiehet valmennettiin käymään puheeksiottokeskusteluita. Puheeksiottokeskusteluita käytiin 116 vuoden aikana, eniten asiointi- ja tekstinkäsittelypalveluissa. Sairauspoissaolot kehittyivät erityisen suotuisasti koko HUS-Servisissä. Sekä lyhyiden että pidempien sairauspoissaolojen määrät vähenivät 13 %. Asiointipalveluissa sairauspoissaolot vähenivät 25 % vuoteen 2011 verrattuna. Sairauspoissaoloista johtuvat kustannukset vähenivät 550 000 euroa verrattuna vuoteen 2011. Työn imu säilyi korkeana (4,6/5) ja tyytyväisyys oman tiimin toimintaan hyvänä. Koettu työkyky säilyi hyvällä tasolla. Työkykyä tuettiin kohdennetuilla terveystarkastuksilla, joiden perusteella perustettiin kaksi työkykyä tukevaa ryhmää työterveyshuollon toimesta. Taukoliikunta oli säännöllisessä käytössä staattista toimistotyötä tekevien toimipisteissä. Servisin työhyvinvointi (TYVI) - ryhmä järjesti neljä tapahtumaa vuoden aikana. Tasa-arvo ja kieliohjelma Tasa-arvo-ohjelmaa toteutettiin HUS:n ohjeiden mukaisesti ja HUS-Servisillä on nimettynä oma kielilähettiläs. TILIKAUDEN TULOKSEN KÄSITTELY HUS-Servisin johtokunta esittää, että tilikauden tulos 4713,88 euroa siirretään edellisten tilikausien ylijäämä -tilille. 13
HUS-SERVIS LIIKELAITOKSEN JOHTOKUNTA HUS-Servisin johtokuntaan kuuluivat puheenjohtajana Aarno Turunen (varahenkilö John Liljelund), varapuheenjohtajana Sami Heistaro (varahenkilö Mirja Halonen) sekä jäseninä Mikko Kärkkäinen (varahenkilö Anita Lehtinen-Toivola), Riitta Lahtela-Mällinen (varahenkilö Anna Hyrske) ja Terhi Mäki (varahenkilö Karita Toijonen). Lisäksi johtokuntaan kuuluivat talousjohtaja Mari Frostell ja henkilöstöjohtaja Outi Sonkeri HUS-kuntayhtymän johdon edustajina. Henkilöstön edustajana oli Anja Lehtosaari (varahenkilö Niina Koskela 12.10.2012 alkaen). Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi liikelaitoksen toimitusjohtaja Leena Koponen. Johtokunnan sihteerinä toimi talouspäällikkö Teo Tammi ja 4.5.2013 alkaen Juhana Pollari. Johtokunta kokoontui vuoden 2012 aikana 9 kertaa. Syksyllä toteutettiin johtokunnan ja johtoryhmän yhteinen suunnitteluseminaari. HUS:n valtuusto hyväksyi 17.10.2012 kokouksessaan HUS-konsernin uuden toimintaohjeen. Toimintaohjeen mukaisesti HUS:n ei-sairaanhoidollisille tukipalveluille, joihin myös HUS-Servis lukeutuu, muodostetaan vuonna 2013 yksi yhteinen johtokunta. Näin ollen vuosi 2012 jäi HUS-Servisin oman johtokunnan viimeiseksi täydeksi toimintavuodeksi. 14
TILINPÄÄTÖKSEN LASKELMAT JA TUNNUSLUVUT Tuloslaskelma 15
Tase 16
17
Rahoituslaskelma 18
TILINPÄÄTÖKSEN LAATIMISTA KOSKEVAT LIITETIEDOT Tilinpäätöstä laadittaessa noudatetut arvostus- ja jaksotusperiaatteet ja menetelmät Virhe. Linkki ei kelpaa. Tuloslaskelman liitetiedot Virhe. Linkki ei kelpaa. 19
Taseen liitetiedot Virhe. Linkki ei kelpaa. Virhe. Linkki ei kelpaa. Virhe. Linkki ei kelpaa. Virhe. Linkki ei kelpaa. Virhe. Linkki ei kelpaa. Virhe. Linkki ei kelpaa. 20
Henkilöstöä koskevat liitetiedot Virhe. Linkki ei kelpaa. Virhe. Linkki ei kelpaa. 21