Viite: 17/2014/XRF Lapin ammattikorkeakoulu Oy TARJOUSPYYNTÖ MinLAPPI hanke (950000) Kannettava XRF -analysaattori Lapin ammattikorkeakoulu Oy Jokiväylä 11 C, 96300 Rovaniemi
Sisältö 1 Kannettava xrf-analysaattori... 4 1.1 Hankinnan kohde... 4 1.2 Yleiset vaatimukset... 4 1.3 Hankintamenettely... 4 1.4 Hankinnan aikataulu... 4 1.5 Osatarjoukset... 5 1.6 Vaihtoehtoiset tarjoukset... 5 2 Tarjouksen sisältö... 5 2.1 Tarjoushinnan ilmoittaminen... 5 2.2 Tarjousten käsittely... 5 2.2.1 Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset... 6 2.2.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen... 6 2.2.3 Tarjoajien valinta- ja tarjousten vertailuperusteet... 6 2.3 Laitteiden vertailuajankohdan varaaminen... 6 3 Muut tiedot... 7 3.1 Tarjouksen voimassaoloaika... 7 3.2 Tarjouksen ja palveluiden kieli... 7 3.3 Laskutus- ja maksuehdot... 7 3.4 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu... 7 3.5 Hankintasopimuksen solmiminen... 7 3.6 Tarjouksen jättäminen... 7 3.7 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus... 8 2 (8)
3.8 Muut ehdot... 8 3.9 Lisätiedot ja kysymykset... 8 3 (8)
1 KANNETTAVA XRF-ANALYSAATTORI Lapin ammattikorkeakoulu Oy / hankintapalvelut pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön mukaisesti MinLAPPI-hankkeelle hankittavista analysaattorista. MinLAPPI-hankkeessa kehitetään mineralogian koulutukseen ja tutkimukseen liittyvää laboratorioympäristöä. MinLAPPI hanke on osarahoitettu Lapin Liiton ja Digipolis Oy:n rahoituksella. Rahoituslähde on aluekehitysrahasto EAKR, tavoite 2 Pohjois-Suomi. Hankintalain tarkoittama hankintayksikkö on Lapin ammattikorkeakoulu Oy (Y-tunnus 2528792-5) ja tarjouspyynnön kohteena olevat hankinnat sijoitetaan Teollisuus ja Luonnonvaran yksikköön Kemiin. 1.1 Hankinnan kohde Tarjouspyyntö koskee kannettavaa XRF -analysaattoria. 1.2 Yleiset vaatimukset Hankinnan kohteet tulee olla toimittajan / valmistajan vakiotuotteita, joihin toimittajalla on riittävä kokemus asentaa, kouluttaa ja huoltaa tarjoamaansa tuotetta. 1.3 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä ja hankintailmoitus on julkaistu 23.12.2014 HILMA-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, lain muutos 321/2010) ja hankinta-asetusta (614/2007) sekä hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009, Tavarat) ellei toisin ole ilmoitettu tässä tarjouspyynnössä. 1.4 Hankinnan aikataulu Hankinnan tavoitteellinen aikataulu: 23.12.2014 mennessä hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisellä ilmoituskanavalla (HILMA) http://www.hankintailmoitukset.fi 12.1.2015 tarjousten jättöaika päättyy klo 16:00 13.1.2015 tarjousten avaustilaisuus (ei avoin tilaisuus) 14.-15.1.2015 tarjottujen laitteiden vertailu 22.1.2015 arvioitu päätöksen tekopäivä 4 (8)
1.5 Osatarjoukset Ei hyväsytä. 1.6 Vaihtoehtoiset tarjoukset Ei hyväksytä. 2 TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjous kootaan alla olevan luettelon mukaisesti kansioon ja siihen tulee sisältyä seuraavat selvitykset: 1. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot (Liite 1) - Selvitys rahoituksellisesta ja taloudellisesta tilanteesta - Todistukset toimitetaan pyydettäessä 2. Tarjouksen yhteyshenkilö yhteystietoineen (Liite 2) - kommunikaatio tilaajien ja toimittajan välillä käydään suomen kielellä 3. Alihankkijoiden käyttäminen - Alihankkijaa käytettäessä tulee ilmoittaa, mikä osa tullaan teettämään alihankintana (alihankkija / alihankinnan kohde), (Liite 3) - Alihankkijan osalta tulee tarjoajan vakuuttaa, että alihankkija on merkattu sijoitusmaassaan ammatti- ja elinkeinorekisteriin, sekä on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa Suomen tai sijoitusmaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut 4. Tarjouksen hintatiedot (Liite 4) - Tarjouksen hintatiedot tulee esittää arvonlisäverottomina (alv 0%) nettohintoina liitteen mukaisin erittelyin - Hinnat ovat kiinteät 31.3.2015 saakka 5. Takuuaika - Takuuaika alkaa kun toimitus on käyttöönotettu hyväksytysti - Takuuaika on vähintään 12 kk, lukuun ottamatta kulutustarvikkeet - Takuuaikana toimittaja ei ole oikeutettu veloittamaan mitään maksuja käynneistä, varaosista tai muistakaan takuuaikaiseen työhön ja tarvikkeisiin (mekaniikka / ohjelmisto) liittyvistä kustannuksista - 1. vuoden jälkeen toimittaja / valmistaja tekee laitteeseen vuosihuollon, joka sisältyy hankintahintaan 6. Mahdollisten liike- ja ammattisalaisuuksien ilmoittaminen - Ilmoitetaan erikseen tarjouspyynnön liitteenä 7. Tarjouksen voimassaoloaika - Tarjouksen tulee olla voimassa 31.3.2015 saakka 8. Muu mahdollinen informaatio 9. Sähköinen tiedoksiantaminen (Liite 5) 10. Tarjouksen päiväys ja allekirjoitus. 2.1 Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoushinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina (alv 0 %) tarjouslomakkeen liitteellä 4. Tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä 31.3.2015 saakka. 2.2 Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan seuraavissa vaiheissa: 1. tarjoajien soveltuvuuden toteaminen 5 (8)
2. tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen 3. tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu 2.2.1 Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset Tarjoajan soveltuvuus määritellään tämän tarjouspyynnön kohdassa tarjouspyynnön sisältö kohdissa 1 pyydettyjen tietojen ja selvitysten sekä tarjouspyynnön liitteellä 1 esitettyjen yksilöintitietojen perusteella. Tarjouspyynnön sisältökohdassa tai erillisellä liitteellä kysyttyjen tietojen puuttuminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 2.2.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen Tarkistetaan, että tarjouksessa on esitetty kaikki tarjouspyynnössä edellytetyt tiedot. Tämä tarkoittaa sekä tarjouspyynnön liitteillä että itse tarjouspyynnössä yksilöityjä tietoja. Puutteelliset tarjoukset hylätään. 2.2.3 Tarjoajien valinta- ja tarjousten vertailuperusteet Mikäli jokin tarjouspyynnössä eritellyistä toiminnallisuuksista on sellainen, ettei tarjoaja itse sitä pysty tuottamaan, pitää tarjouksesta kuitenkin käydä ilmi miten ja millä hinnalla tarjoaja palvelun järjestää. Tarjouksista tullaan hyväksymään kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi osoittautunut tarjous seuraavassa esitetyin vertailuperustein / painoarvopistein (maks. 100 pts) Hinta, painoarvo 40 pts, Liite 4 - Edullisin saa maksimipisteet ja seuraavat suhteellisesti (edullisin tarjous / vertailtava tarjous * 40 pts) - Teknillisistä ominaisuuksista on annettu minimivaatimukset liitteessä 4 - Hintaliite toimitetaan tarjouksen liitteenä suljetussa kirjekuoressa, kirjeessä merkintä Liite 4 / Hintaliite - Hintavertailu tehdään viimeisenä kohtana ennen kokonaisvertailupisteytyksen laskentaa Käytettävyys, painoarvo 20 pts (tarjottavat laitteet laitetaan järjestykseen käytettävyyden mukaan, paras saa 10 pistettä, seuraavaksi paras 9, jne..) - Laite helppo ottaa käyttöön: käynnistäminen ja ohjelmien selkeys käytössä (10 pts) - Laitteen fyysinen käytettävyys (10 pts) Mittaus ja analysointi, painoarvo 20 pts (vertailu tapahtuu tunnettujen referenssinäytteiden analyysituloksen vertaamiseen ja mittaamisen käytännön tekemiseen, eri laitteet voivat saada tasapisteet tässä osiossa suoritusten ollessa samanarvoisia) - Mittaaminen referenssikappaleilla (10 pts), mittaamisen aloittaminen vs. soveltuvuus mittaamiseen - Analysointi referenssikappaleista (10 pts), nopeus vs. tuloksen luotettavuus - Referenssinäytteet voivat olla mm. teräsnäytteitä, mineraaleja tai vastaavia materiaaleja kuitenkin maksimissaan 8 referenssinäytettä, jotka mitataan ja analysoidaan kaikilla tarjotuilla laitteilla Takuuaika ja huolto, painoarvo 20 pts - Takuu vähintään 1 vuosi käyttöönotosta ja laitteen huolto 1. vuoden jälkeen kuuluu hintaan (5 + 5 pts) - Huolto Suomessa (perushuollot) ja suomen kielellä (5 + 5 pts) 2.3 Laitteiden vertailuajankohdan varaaminen Tarjottaville laitteille järjestetään vertailu Kemissä 14.-15.1.2015. Alustavasti aikoja on varattavissa klo 8.00 11.00 ja 12.00 15.00 väliseksi ajaksi päivittäin ja tarvittaessa järjestetään lisäaikoja vertailua varten kyseisille päiville. Tarjoajat ilmoittavat ajankohdan milloin haluavat vertailun tapahtuvan ja jos samalle ajalle on tulossa kaksi tai useampi tarjoajaa niin ensin varannut saa ajan. Ajat varataan osoitteesta hankintapalvelut@lapinamk.fi ja otsikko XRF vertailuajankohdan varaaminen. vahvistaa sähköpostilla vertailuajan. Vertailuaika tulee varata viimeistään 12.1.2015 klo 16.00. 6 (8)
3 MUUT TIEDOT 3.1 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa 31.3.2015 saakka. 3.2 Tarjouksen ja palveluiden kieli Kaikissa tarjouksen asiakirjoissa tulee käyttää suomenkieltä (lukuunottamatta esitteet). Mahdolliset sopimusneuvottelut käydään suomen kielellä. 3.3 Laskutus- ja maksuehdot Hankinnan maksuehto on 21 pv netto. Viivästyskorko on kulloinkin voimassa oleva Suomen Pankin vahvistama viivästyskorko. Laskutus tulee tehdä verkkolaskutuksena ensisijaisesti. Laskutusoikeus syntyy hyväksytyn käyttöönoton yhteydessä (vastaanottotarkastus). 3.4 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on 1. Sopimus (Tilaus) 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoista (JYSE2009, Tavarat) 4. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijaosapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Rovaniemen käräjäoikeus. 3.5 Hankintasopimuksen solmiminen Hankintapäätös (tilaus) voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus (tilaus) valitun tavarantoimittajan kanssa ja se astuu voimaan kummankin sopijaosapuolen allekirjoitettua sen. 3.6 Tarjouksen jättäminen Tarjous liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään 12.1.2015 klo 16:00 mennessä osoitteeseen. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Petri Ronkainen Tietokatu 1 94600 KEMI Kuoreen on merkittävä tunnus Tarjous: XRF 17.2014. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei käsitellä. 7 (8)
3.7 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat kaikille julkisiksi niiltä osin, kuin ne eivät ole salassa pidettäviä silloin, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin välttämätöntä, pyydetään liike- ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittamaan erillisellä liitteellä, joka pyydetään merkitsemään selkeästi. Liitteessä pyydetän myös ilmoittaman lyhyt perustelu siitä, mihin perustuen kyse on liike- ja ammattisalaisuudesta. Tuotteen hintaa tai alennusprosenttia ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). 3.8 Muut ehdot Tilaajalla on oikeus hylätä tai rajata tarjoukset / hankinta tarpeisiinsa tai määräraharaameihinsa sopimattomina. Myös tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset, sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä hylätään. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjouksen antaja on sopimusoikeudellisten periaatteiden nojalla vastuussa siitä, että se kykenee toimimaan tarjouksen mukaisesti. 3.9 Lisätiedot ja kysymykset Hankinnan valmistelija on Petri Ronkainen / hankintapalvelut. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä sähköpostitse osoitteeseen hankintapalvelut@lapinamk.fi viimeistään 7.1.2015 klo 13.00. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: XRF 17.2014. Vastaukset ovat luettavissa verkko-osoitteessa: http://lapinamk.fi/fi/esittely/ajankohtaista/avoimet-kilpailutukset/kysymykset-ja-vastaukset viimeistään 8.1.2015. Tarjouspyynnön liitteet on saatavissa excel-formaatissa hankintapalvelut@lapinamk.fi sähköpostiosoitteesta, mainitse otsikkokentässä Liitteet: XRF 17.2014. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Tilaaja ei vastaa muille kuin edellä mainittuun osoitteeseen toimitettuihin kysymyksiin. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Petri Ronkainen koordinaattori LIITTEET Tarjouslomakkeet 1 5 (palautettava tarjouksen mukana allekirjoitettuna) 1. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot 2. Yhteyshenkilö 3. Alihankkijoiden käyttäminen 4. Tarjouksen hintatiedot 5. Sähköinen tiedoksiantaminen 8 (8)