Lapin ammattikorkeakoulu Oy. GREEN CARE Lappi -hanke TARJOUSPYYNTÖ. Graafinen suunnittelu. Lapin ammattikorkeakoulu Oy

Transkriptio

1 Viite: 03/2014/GCG Lapin ammattikorkeakoulu Oy GREEN CARE Lappi -hanke TARJOUSPYYNTÖ Graafinen suunnittelu Lapin ammattikorkeakoulu Oy Jokiväylä 11 C, Rovaniemi

2 Sisältö 1.1 GREEN CARE Lappi hanke Hankinnan kohde Hankinnan kohteen kuvaus Hyväksyntä Graafinen toteutus Tilaajan aineistotoimitus Huomioitavaa tarjouksen osalta Hankinta- ja ilmoitusmenettely Sopimuskausi ja hankinnan aikataulu Osatarjoukset Vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen sisältö Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjousten käsittely Palvelun tuottajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen Palvelutuottajan valinta- ja tarjousten vertailuperusteet Oikeudet lopputulokseen Muut tiedot Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen ja palveluiden kieli Laskutus- ja maksuehdot (9)

3 3.4 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu Hankintasopimuksen solmiminen Tarjouksen jättäminen Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Muut ehdot Lisätiedot ja kysymykset (9)

4 GRAAFINEN SUUNNITTELU Lapin ammattikorkeakoulu Oy (Lapin AMK) hallinnoima GREEN CARE Lappi hanke pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön mukaisesta graafisesta suunnittelusta. Hankintalain tarkoittama hankintayksikkö on Lapin ammattikorkeakoulu Oy (Y-tunnus ) / Teollisuus- ja luonnonvara-ala. 1.1 GREEN CARE Lappi hanke Green Carella tarkoitetaan luonnon ja maaseutuympäristön hyödyntämistä hyvinvoinnin lähteenä. Alan palvelut perustuvat muun muassa luonnon, viherympäristön, eläinten ja maatilan töiden tavoitteelliseen käyttöön. Menetelmiä voidaan soveltaa erilaisille asiakasryhmille esimerkiksi sosiaali- ja terveysalalla, kuntoutuksessa, kasvatusalalla, työhyvinvointipalveluissa sekä matkailussa. Green Care Lappi hanke on Lapin ELY-keskuksen myöntämällä Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahaston rahoituksella toteutettava kehittämishanke. Hankkeen hallinnoijana ja toteuttajana on Lapin ammattikorkeakoulu. Hanke toteutetaan vuosina Green Care Lappi -hankkeen yhtenä tavoitteena on mallintaa Lapissa tapahtuvaa luontolähtöistä hyvinvointitoimintaa ja jakaa hyviä käytänteitä. Muun muassa tätä tarkoitusta varten Green Care Lappi - hankkeessa toteutetaan nettisivut, sekä Green Care sähköinen työkirja ja julkaistaan Lapin Green Care toimijoista kirja. Hankkeen nettisivuilla ( esitellään Green Care toimintaa, tapahtumia ja välitetään tietoa sekä esitellään aiheen toimintaan liittyviä hankkeita. Green Care sähköisen työkirjan tavoitteena on antaa ohjeita Green Care toimijoille ja yrittäjille palveluiden muotoiluun, laadun varmistamiseen sekä toiminnan kehittämiseen. Lapin Green Care toimijoiden esittelyä ja toimintaa tuodaan esiin syksyllä 2014 julkaistavalla kirjalla. Kirjaan koostetaan noin 15 yrityksen tiedot niiden Green Care toiminnan osalta. Jokaista varten varataan kirjaan kirjan koosta riippuen tilaa yhdestä kahteen sivua. Esittelyt koostuvat informatiivisista tekstilaatikoista ja muutamasta toimintaa esittelevästä kuvasta. Lisäksi kirjaan tulee muutama sivu yleistä tietoa Green Caresta Lapissa. Kokonaislaajuus arviolta ~A5 koossa 40 sivua, mikäli koko on suurempi, voi sivumäärä puoliintua (samalla aukeamalla kaksi esittelyä). 1.2 Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat GREEN CARE Lappi hankkeen graafiset suunnittelut, esittelevän esitteen ulkoasun suunnittelusta ja toteutuksesta (painettavan kirjan työstäminen). Tarvittaessa samaa ilmettä voidaan tarvittavilta osin hyödyntää myös muissa toiminnoissa hankkeessa, mm. internet-sivut ja työkirja Hankinnan kohteen kuvaus Hankinnan kohde on jaettu eri osa-alueisiin suunnittelun ja toteutuksen osalta seuraavasti: a) Kuvakirjajulkaisun graafisen ilmeen suunnittelu b) Kuvakirjajulkaisun graafinen toteutus 1. Taittotyö, johon kuuluu tekstien ja kuvien asettelu aukeamille 2. Taustojen grafiikka, johon voi hyödyntää hankkeelta saatavaa yrityksiä ja organisaatioita koskevaa kuva-aineistoa sekä tarvittaessa muuta kuva-aineistoa joka soveltuu Green Care aiheeseen. c) Graafisten osien toteuttaminen/sovittaminen nettisivuille sekä Green Care työkirjassa (sähköinen julkaisu). 4 (9)

5 1.2.2 Hyväksyntä Tilaaja osallistuu hyväksyjän roolissa graafiseen suunnitteluun Graafinen toteutus Graafista toteutusta pitää voida hyödyntää sekä painetussa että sähköisesti julkaistavassa materiaalissa. Graafisen aineiston tulee olla kokonaisuudessaan soveltuva painotuotteisiin. Tilaaja osallistuu graafisen ilmeen suunnitteluun esim. lyhyen työpajan tai suunnitelupalaverin muodossa ennen varsinaisen toteutuksen aloittamista Tilaajan aineistotoimitus Tilaajan vastuulla on toimittaa aineistot seuraavasti: 1) Valmiit tekstit jokaisesta yrityksestä ja organisaatiosta 2) Kuva-aineistoa jokaisesta yrityksestä ja organisaatiosta 3) Tarvittavan ohjeistukseen esimerkiksi rahoittajan vaatimuksista (logot, ynm.) 1.3 Huomioitavaa tarjouksen osalta Tarjouksessa tulee huomioida erityisesti, että 1) Tarjous sisältää graafisen materiaalin kokonaisvaltaisen suunnittelun ja toteutuksen 2) Materiaalin ja idean tulee olla hyödynnettävissä painettavassa ja sähköisessä muodossa 3) Toimittajan tulee sitoutua tarjouksesta ilmi käyvään aikatauluun. 1.4 Hankinta- ja ilmoitusmenettely Hankintamenettelynä käytetään rajattua menettelyä ja hankinta ei ylitä julkista hankintaa koskevan hankilain mukaista kansallista kynnysarvoa (30 000, alv 0%). Tarjousta pyydetään viideltä mahdolliselta toimittajalta. Hankintailmoitus on julkaistu Lapin AMKin verkkosivuilla osoitteessa sekä toimitettu potentiaalisille tarjoajille sähköpostitse, Hankinnassa noudatetaan pienhankintaohjeistusta (Lapin AMK) ja sopimusehtoja julkisista hankinnoista (JYSE 2009, Tavarat ja Palvelut). 1.5 Sopimuskausi ja hankinnan aikataulu Hankinnan kohteesta tehdään kirjallinen hankintasopimus (tilaus) ja hankinta tulee olla toteutettuna viimeistään tai hankintasopimuksen mukaisessa aikataulussa. Hankinnan toteutus voi alkaa kun hankintasopimus on allekirjoitettu (tilaaja ja toimittaja), mutta aikaisintaan kun hankintapäätös on saanut lain voiman. Hankinnan tavoitteellinen aikataulu: mennessä hankintailmoitus julkaistaan Lapin AMKin sivuilla ja toimitetaan tarjoajille tarjousten jättöpäivämäärä, klo 15: tarjousten avaustilaisuus (ei ole julkinen tilaisuus), klo 15: alustava hankintapäätöspäivämäärä sopimuskausi alkaa, kuitenkin vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman. 1.6 Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. 5 (9)

6 1.7 Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään vain jos ne täyttävät esittelyvideolle annetut tavoitteet. 2 TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjous kootaan alla olevan luettelon mukaisesti kansioon ja siihen tulee sisältyä selvitys seuraavista asioista: 1. Lyhyt yrityskuvaus, maks. yksi (1) A4. 2. Tarjouksen yhteyshenkilö yhteystietoineen 3. Palveluntuottajan vastuuhenkilö yhteystietoineen 4. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot (Liite 1) - Selvitys rahoituksellisesta ja taloudellisesta tilanteesta - Todistus vastuuvakuutuksesta ja vakuutusmaksuista - Vakuutus muista vaadituista selvityksistä 5. Alihankkijoiden käyttäminen - Alihankkijaa käytettäessä tulee ilmoittaa, mikä osa tullaan teettämään alihankintana (alihankkija / alihankinnan kohde), (Liite 2) - Alihankkijan osalta tulee tarjoajan vakuuttaa, että alihankkija on merkattu sijoitusmaassaan ammatti- ja elinkeinorekisteriin, sekä on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa Suomen tai sijoitusmaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut - Alihankkijan osalta tulee ilmoittaa myös muut vastaavat tiedot kuin tarjoajalta 6. Tarjouksen hintatiedot (Liite 3) - Tarjouksen hintatiedot tulee esittää arvonlisäverottomina (alv 0%) kokonaishintoina - Kokonaishintojen on sisällettävä kaikki tarjouspyynnön mukaisten palvelutoimenpiteiden aiheuttamat kustannukset - Hinnat ovat kiinteät saakka 7. Laatu (Liite 4) - Tarjottavien palveluiden laatu 8. Mahdollisten liike- ja ammattisalaisuuksien ilmoittaminen - Tarjouspyynnön kohdan 3.7 mukaisesti 9. Tarjouksen voimassaoloaika - Tarjouksen tulee olla voimassa saakka 10. Muut ehdot 11. Muu mahdollinen informaatio 12. Sähköinen tiedoksiantaminen (Liite 5) 13. Tarjouksen päiväys ja allekirjoitus. 2.1 Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoushinta ilmoitetaan arvonlisäverottomana (alv 0 %) tarjouslomakkeen liitteellä 3. Tarjoushinnan tulee sisältää kokonaishinta työn menestykselliseen suorittamiseen. Hinnoitteluihin tulee sisällyttää arvio kaikista kuluista sekä muista erityisistä korvauksista (KSE 1995 mukaisesti). Tarjouksessa annettuja kokonaishintoja ei suunnittelu- ja toteutusvaiheessa saa ylittää. 2.2 Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. tarjoajien soveltuvuuden toteaminen 2. tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen 3. tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu 6 (9)

7 2.2.1 Palvelun tuottajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset Palvelun tuottajan soveltuvuus määritellään tämän tarjouspyynnön kohdassa tarjouspyynnön sisältö kohdissa 1 5 pyydettyjen tietojen ja selvitysten sekä tarjouspyynnön liitteellä 1 esitettyjen yksilöintitietojen perusteella. Tarjouspyynnön sisältökohdassa tai erillisellä liitteellä kysyttyjen tietojen puuttuminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen Tarkistetaan, että tarjouksessa on esitetty kaikki tarjouspyynnössä edellytetyt tiedot. Tämä tarkoittaa sekä tarjouspyynnön liitteillä että itse tarjouspyynnössä yksilöityjä tietoja. Puutteelliset tarjoukset hylätään Palvelutuottajan valinta- ja tarjousten vertailuperusteet Arviointi suoritetaan siten, että hyväksyttävistä tarjouksista palvelujen hinta ja laatu pisteytetään erikseen. Pisteytys tehdään siten, että jokaisen kriteerin osalta parhaalle tarjoajalle annetaan maksimipisteet ja muille suhteessa tähän ellei toisin ole mainittu painoarvon osalta. Mikäli jokin tarjouspyynnössä eritellyistä palveluista on sellainen, ettei tarjoaja itse sitä pysty tuottamaan, pitää tarjouksesta kuitenkin käydä ilmi miten ja millä hinnalla tarjoaja palvelun järjestää. Tarjouksista tullaan hyväksymään kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi osoittautunut tarjous seuraavassa esitetyin vertailuperustein / painoarvopistein (maks. 100 pts) Hinta, painoarvo 60 pts, Liite 3 - Edullisin saa maksimipisteet ja seuraavat suhteellisesti (edullisin tarjous / vertailtava tarjous * 60 pts) Tarjottavien palvelujen laatu, painoarvo 40 pts, Liite 4 - Referenssilista - Aikataulutettu työsuunnitelma (tulee liittää tarjouksen liitteeksi) 2.3 Oikeudet lopputulokseen Lapin AMK saa ajallisesti ja alueellisesti rajoittamattomat käyttö-, hyödyntämis- ja julkaisuoikeudet videoon, kuvamateriaaleihin, grafiikkaan ja teksteihin, ellei kolmannen oikeudesta muuta johdu. Oikeudet luovutetaan vastikkeetta. Tekijänoikeus jää tekijälle. Lapin AMKlla on oikeus luovuttaa oikeudet kolmannelle tarjoajaa enemmälti kuulematta tai tarjoajan oikeuden sitä estämättä ilman rojalti- tai muitakaan maksuvelvoitteita tarjoajaa ja/tai tekijää kohtaan. 3 MUUT TIEDOT 3.1 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. 3.2 Tarjouksen ja palveluiden kieli Kaikissa tarjouksen asiakirjoissa tulee käyttää suomenkieltä. Mahdolliset sopimusneuvottelut käydään suomen kielellä, sekä kaikki palvelut ja palvelun tuottamiseen liittyvät dokumentit on oltava saatavissa suomen kielellä. 3.3 Laskutus- ja maksuehdot Hankinnan maksuehto on 21 pv netto. Viivästyskorko on kulloinkin voimassa oleva Suomen Pankin vahvistama viivästyskorko. Laskutusoikeus syntyy kun toimitus on hyväksytty yksimielisesti. 3.4 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on 1. Sopimus 7 (9)

8 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoista (JYSE2009, Tavarat ja Palvelut) 4. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijaosapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Rovaniemen käräjäoikeus. 3.5 Hankintasopimuksen solmiminen Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus (tilaus) valitun palveluntuottajan kanssa ja se astuu voimaan kummankin sopijaosapuolen allekirjoitettua sen. 3.6 Tarjouksen jättäminen Tarjous liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään klo 15:00 mennessä osoitteeseen. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Sanna Vinblad Viirinkankaantie ROVANIEMI Kuoreen on merkittävä tunnus Tarjous: GREEN CARE Lappi Graafinen suunnittelu. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei käsitellä. 3.7 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat kaikille julkisiksi niiltä osin, kuin ne eivät ole salassa pidettäviä silloin, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin välttämätöntä, pyydetään liike- ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittamaan erillisellä liitteellä, joka pyydetään merkitsemään selkeästi. Liitteessä pyydetän myös ilmoittaman lyhyt perustelu siitä, mihin perustuen kyse on liike- ja ammattisalaisuudesta. Tuotteen hintaa tai alennusprosenttia ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). 3.8 Muut ehdot Tilaajalla on oikeus hylätä tai rajata tarjoukset / hankinta tarpeisiinsa tai määräraharaameihinsa sopimattomina. Myös tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset, sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä hylätään. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Palveluntarjoajan tulee noudattaa kaikissa työntekijöiden työsuhteissa voimassa olevaa valtakunnallista työehtosopimusta sekä työturvallisuutta koskevia säännöksiä. Tarjouksen antaja on sopimusoikeudellisten periaatteiden nojalla vastuussa siitä, että se kykenee toimimaan tarjouksen mukaisesti. 3.9 Lisätiedot ja kysymykset Hankinnan valmistelijoina toimivat Sanna Vinblad ja Kalle Santala. 8 (9)

9 Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä sähköpostitse osoitteeseen viimeistään klo Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: GREEN CARE Lappi Graafinen suunnittelu. Vastaukset ovat luettavissa verkkoosoitteessa: viimeistään Tarjouspyynnön liitteet on saatavissa excel-formaatissa sähköpostiosoitteesta, mainitse otsikkokentässä Liitteet: GREEN CARE Lappi Graafinen suunnittelu. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Tilaaja ei vastaa muille kuin edellä mainittuun osoitteeseen toimitettuihin kysymyksiin. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Sanna Vinblad projektipäällikkö GREEN CARE Lappi -hanke LIITTEET Tarjouslomakkeet 1 5 (palautettava tarjouksen mukana allekirjoitettuna) 1. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot 2. Alihankkijoiden käyttäminen 3. Tarjouksen hintatiedot 4. Tarjottavien palveluiden laatu 5. Sähköinen tiedoksiantaminen 9 (9)