HAUTAUSPALVELUJEN JA VAINAJIEN SIIRTOKULJETUSTEN HANKINTA Perusturvakuntayhtymä Karviainen (jäljempänä tilaaja tai hankintayksikkö ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa 7.11.2017 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti palvelusta, johon kuuluu sekä hautauspalvelu että vainajien siirtokuljetukset (jäljempänä palvelu ). 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Hankinnan tavoitteena on järjestää sekä Tilaajan vastuulla olevien vainajien hautaus että vainajien siirtokuljetus. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteessä 1, Hankinnan kohteen kuvaus. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään vastaamaan siitä, että palvelutuotanto täyttää tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt vähimmäisvaatimukset sekä muut tarjouksessa annetut sitoumukset kaikilta osin viimeistään sopimuskauden alkaessa. Hankinta jaetaan neljään osaan seuraavasti: Osa A: Hautauspalvelu / arkkuhautaus Osa B: Hautauspalvelu / uurnahautaus Osa C: Vainajien siirtokuljetus arkisin Osa D: Vainajien siirtokuljetus viikonloppuisin ja arkipyhäisin Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjoaja voi jättää tarjouksen joko kaikkiin hankinnan osiin, kahteen osaan tai vain yhteen osaan. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan jokaiseen hankinnan osaan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. 2. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on 2 vuotta ja se alkaa 1.1.2018 ja päättyy 31.12.2019. Lisäksi tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 3. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EUkynnysarvon alittava palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016).
Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen posti@karviainen.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Hautauspalvelu. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 16.11.2017 kello 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internetsivuilla osoitteessa www.karviainen.fi/hankinnat viimeistään 21.11.2017. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2A Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty
tarjouspyynnön liitteessä 1, Hankinnan kohde, sekä liitteessä 2B, Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset. Palvelun hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 3 Hintalomake. Liitteet 2A, 2B, ja 3 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen tekemisen tueksi on laadittu lisäksi tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo, liite 5, joka tarjoajan on allekirjoitettava ja liitettävä tarjoukseensa. Kansilehdellä on lueteltu kaikki tarjouksen pakolliset liitteet ja tarjoajan tulee merkitä kansilehdelle sanottujen liitteiden numerot ja sijainti tarjouksessaan. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. 7. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 27.11.2017 klo 14.00. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB -muistitikulla samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjousmerkintä Hautauspalvelu pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa. Postiosoite: PL 114, 03101 Nummela Käyntiosoite: Asemantie 30, 03101 Nummela Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 8. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
9. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille tässä tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, hyväksytään tarjousten vertailuun. Valintaperusteena käytetään halvinta hintaa. Halvin hinta on perusteltu vertailuperiaate palvelulle tiukoiksi asetettujen vähimmäisvaatimusten vuoksi. Mikäli tarjousvertailussa useampi tarjoaja sijoittuu järjestyksessä samalle sijalle, arvotaan järjestys. Arvonta suoritetaan siten, että arvottaville annetaan arvontanumero ykkösestä eteenpäin, siten että aakkosissa yrityksen nimen perusteella ensimmäinen saa numeron 1 jne. Numerot kirjataan samankokoisille paperilapuille, jotka laitetaan läpinäkymättömään laatikkoon. Arvonnassa ensimmäiseksi nostettu on järjestyksessä ensimmäinen jne. 10. ALIHANKKIJAT Mikäli palveluntuottaja käyttää alihankkijoita, vastaa palveluntuottaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omastaan. Alihankkijoita koskevat samat kelpoisuusehdot ja palvelua koskevat laatuvaatimukset kuin tässä tarjouspyynnössä on palveluntuottajalta edellytetty. Palveluntarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan palvelutoiminnassaan käyttämänsä alihankkijat. Palveluntarjoajan on myös jatkossa hyväksytettävä tilaajalla käyttämänsä alihankkijat. Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Palveluntuottaja vastaa tilaajavastuulain mukaisesti velvoitteiden selvittämisestä ja täyttämisestä käyttämiensä alihankkijoiden osalta. Palveluntuottaja toimittaa tilaajalle nähtäväksi tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset myös alihankkijoista 12 kk:n välein pyytämättä. 11. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Vihdissä 6.11.2017 Perusturvakuntayhtymä Karviainen Minna Luoto terveyspalvelupäällikkö LIITTEET Liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus Liite 2A Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä)
Liite 2B Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 3 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Hintalomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Sopimus Tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut) http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08 _muut_julkaisut/20140701julkis/jyse_2014_palvelut.pdf