KARKKILAN KAUPUNKI VUODEN 2018 TALOUSARVION LAADINTAOHJEET
Karkkilan kaupunki Sivu 1 / 7 LAADINTAOHJEET VUODEN 2018 TALOUSARVIOLLE Taloudelliset puitteet ja valmisteluaikataulu Talousarvion lähtökohtana ovat Karkkilan kaupungin strategia ja valtuustotason asettamat strategiset päämäärät. Talousarvion tavoitteena on vakaan talouden turvaaminen. Myöskään investoinnit eivät saa aiheuttaa hallitsematonta käyttökustannusten nousua. Talousarviokehys on annettu ohjeelliseksi vain käyttötalouden osalta. Investointiosan menokehys todetaan erikseen talousarvion laadinnan yhteydessä. Kaupunginhallitus antaa talousarviolle kehykset 5.6.2017. Kehykset rajaavat lautakuntien sekä kaupunginhallituksen toimintamenojen toimielinten enimmäismäärät ja toimintatuottojen vähimmäismäärät. Kehykset ovat toimintakatteen osalta sitovat. Toimielimien tulee laatia kaupunginhallituksen antaman kehyksen puitteissa, toimialajohtajien johdolla, ehdotukset talousarvioksi ja käsitellä ne asianomaisessa toimielimessä. Keskusvaalilautakunnan, tarkastuslautakunnan ja kaupunginhallituksen osalta talousarvio valmistellaan suoraan kaupunginhallitukselle. Talousarvion yhteydessä tulee laatia myös: taloussuunnitelma vuosille 2019 2020 valtuuston strategisia tavoitteita tukevat toiminnalliset tavoitteet käyttötalousosan tekstit ja tunnusluvut selvitys lautakuntakohtaisista investoinneista ja niiden perustelut Näiden lisäksi huomioidaan sisäiset tulot ja sisäiset menot. Henkilöstöpalvelut valmistelevat talousarvioon edellisvuosien tapaan kaupungin henkilöstöä koskevan osuuden toimialoilta saatavan tiedon pohjalta. Toimialojen tulee toimittaa lautakunnissa hyväksytyt talousarvioehdotuksensa sekä muu aiemmin mainittu materiaali osoitteeseen taloustuki@karkkila.fi viimeistään 29. syyskuuta 2017. Investointeihin ja sisäiseen laskutukseen liittyvästä aikataulutuksesta määrätään ohjeessa myöhemmin erikseen. Materiaalin saatuaan talouspalvelut kokoavat talousarvioehdotuksista yhteenvedon, josta kaupunginjohtajan johdolla johtoryhmässä laaditaan kaupunginjohtajan budjetti. Tasapainotetun budjetin perusteella kaupunginhallitus tekee ehdotuksen vuoden 2018 veroprosenteista valtuustolle, joka tekee asiasta päätöksen marraskuussa. Veroprosenttien päättämisen lisäksi varsinaista talousarviota käsitellään kaksi kertaa marraskuun kaupunginhallituksen kokouksissa, jonka jälkeen se viedään joulukuun valtuustoon hyväksyttäväksi. Tarkempi talousarvioprosessin kuvaus käy ilmi kuviosta 1. Toimialojen tulee aloittaa tekstien ja taulukoiden valmistelu välittömästi hyödyntämällä tehtyjä valmiita teksti- ja taulukkopohjia (Y:\Kla_Yhteiset\Talousarviot\TA2018\Tekstit).
Karkkilan kaupunki Sivu 2 / 7 Kuva 1. Talousarvioprosessi 2018 Lähtökohtatiedot Talousarviokehys: Talousarvion kehyksenä käytetään kaupunginhallituksen 13.6.2016 hyväksymää kehystä. Kehys perusteluineen löytyy erillisestä liitteestä LIITE 1. Toimintakertomuksen strategiset tavoitteet Uuden valtuuston aloittaessa kautensa 1.6.2017, tulee sen päättää kaupungin uudesta strategiasta. Uusi strategia tullaan saattamaan valmiiksi ja valtuuston hyväksyttäväksi ennen joulua 2017. Vuoden 2018 talousarvio tulee laatia uuden strategian pohjalta. Pyrkimyksenä on, että uuden strategian jalkautetut toiminnalliset strategiset tavoitteet ovat valmiina viimeistään samaan aikaan kuin toimialojen talousarvioehdotukset. Ulkoiset toimintatuotot ja toimintakulut Toimielimet käsittelevät budjettia laatiessaan omat myynti-, maksu- ja muut tulonsa sekä tekevät niihin kaikki mahdolliset tarkastukset tulojen lisäämiseksi. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että toimialajohtajien johdolla tarkistetaan, että toimielimen toimintatuotot vastaavat vähintään kaupungille toiminnoista aiheutuvia kustannuksia. Vaihtoehtoisesti veloitetaan määräysten (lakien/asetusten) asettamat enimmäisveloitukset. Hintojen tarkistuksessa tulee ottaa huomioon palvelutuotannon suoritemäärän muutokset ja kustannustason kasvu. Inflaation ennustetaan olevan vuonna 2017 noin 1,3 % (Lähde:VM 10.5.2017). Toimielimien tulee tarkastaa budjettia laatiessaan omat toimintakulunsa ja pyrkiä rajoittamaan niiden kasvua kaikilla mahdollisilla keinoilla laiminlyömättä kuitenkaan määräysten (lakien/asetusten) asettamia velvollisuuksia.
Karkkilan kaupunki Sivu 3 / 7 Palkat Kehyksessä on huomioitu kilpailukykysopimuksen ja vuoden 2018 palkkaratkaisun taloudelliset vaikutukset. Palkkamenojen korotusten osalta 0 % ja lomarahojen leikkaus 30 %. Keva julkaisee arvion eläkemaksujen suuruudesta kesäkuun lopulla. Henkilöstöpalvelut ovat lähettäneet palkkajärjestelmästä ajetut henkilöstötiedot toimialajohtajille ja palvelupäälliköille tarkistettaviksi. Toimialojen tehtävä on käydä lävitse henkilöstölistauksen oikeellisuudet ja ilmoitettava mahdollisista virheistä sekä poikkeamisista henkilöstöpalveluihin (laura.simila@karkkila.fi) 11.8.2017 mennessä. Myös tiedossa olevat vuoden 2017 ja 2018 tiedossa olevat kokemuslisien korotukset tulee huomioida. Henkilöstöpalvelut syöttävät tämän jälkeen kootusti kaikki palkkatiedot Budnettiin 1.9.2017 mennessä. Toimialojen tulee tarkistaa syötetyt tiedot Budnettista ja varmistaa tietojen oikeellisuus 29.9.2017 mennessä. Mikäli palkkojen osalta halutaan siirtää eri kustannuspaikoille vuodesta 2017 poikkeavalla tavalla, tulee muutokset ilmoittaa palkkatoimistoon ja talousjohtajalle. Toimialojen tulee huomioida henkilöstökulujen budjetoinnissa keskitetysti syötettyjen palkkatietojen lisäksi mahdolliset kokouspalkkiot ja palkkatukityöllistämiseen liittyvät määrärahat sekä mahdolliset sijaistamisen aiheuttamat palkkakulut esimerkiksi kesäaikana. Henkilöstön lisäykset ovat sallittuja vain erittäin pakottavista syistä. Myös avoimiksi tulevien vakanssien kohdalta on pohdittava mahdollisuutta uudelleen järjestää työtehtävät siten, että vakanssia ei tarvitsisikaan täyttää. Niitä varten on laadittava erikseen liitteen (LIITE 2) mukainen henkilöstösuunnitelma -lomake. Palkkojen sosiaali- ja eläkevakuutusmaksut vuonna 2018 (Kuntatalousohjelma 2018 2021, kevät 2017): SOSIAALITURVAMAKSUT % Sairasvakuutusmaksut 0,98 Työttömyysvakuutusmaksu 2,75 Muut sos.vakuutusmaksut 0,7 ELÄKEVAKUUTUSMAKSUT KuEL 21,75 Opettajien eläkemaksu 16,8 Työnantajan maksut keskim. 25,68 Palkkojen sosiaali- ja eläkevakuutusmaksutiedot tarkistetaan elokuussa 2017. Tietohallintoon ja -tekniikkaan liittyvät kulut Toimialat käyvät toimialajohtajien johdolla läpi seuraavan vuoden it-hankintatarpeensa ja toimittavat tiedon ja perustelut niistä osoitteeseen tietohallintojohtaja@karkkila.fi 18.8.2018 mennessä. Rutiinihankintoja laajemmista kehittämishankkeista tulee tehdä myös projektikuvaus sekä kannattavuuslaskelma tai muu selvitys hyöty- ja kustannusvaikutuksista. It-tarpeiden kartoituksen jälkeen kaupungin tietohallinnon johtoryhmä Kartio käsittelee ehdotetut it-hankinnat 24.8.2018. Kartion käsittelyssä priorisoidaan it-hankinnat tarpeellisuuden mukaan sekä arvioidaan henkilöstöresurssit toteuttaa hankkeita. Tietohallintojohtaja ja Tieran it-palveluhenkilöstö tukevat tarvittaessa toimialojen it-kustannusten arviointia. Tietohallinnon osalta varataan keskitetysti hallinnon toimialalla määrärahat tietohallinnon asiantuntijapalveluihin ja kaupungin yhteisten it-palvelujen (esim. Tieran infra- ja tukipalvelujen) järjestämiseen. Muuten it-budjetoinnissa lähtökohtana on omistajavastuu: se jonka tarkoituksia jokin tietojärjestelmä
Karkkilan kaupunki Sivu 4 / 7 tai laite palvelee, vastaa hankintojen, ylläpidon, päivitysten ym. kustannuksista ja budjetoinnista. Toimialojen budjetoimia it-kustannuksia voivat olla esimerkiksi pääte- ja oheislaitteet, ohjelmistolisenssit, monitoimilaitteiden vuokrat tai muiden omaa toimialaa koskettavien it-laitteiden ja -palvelujen hankinnat. Toimialojen it-hankinnat tulee tehdä kaupungin sopimustoimittajilta. Vuotta 2018 koskevat it-hankintojen määrärahat tulee olla selvillä ja päätettynä asianomaisessa toimielimessä muiden talousarvioehdotusten tavoin 29.9.2017 mennessä. Sisäinen laskutus Arvonlisävero Investoinnit Sisäisten vuokrien sekä sisäisen ruokalaskutuksen budjetointiprosessista vastaa tekninen toimiala. Hallinnon kustannusvyörytysten osalta budjetointivastuu on hallinnon toimialalla. Sisäisinä laskutuserinä käsitellään sisäisenä siirtohinnalla tarkoitettua palvelun tai tuotoksen hintaa, jolla kunnan yksiköt luovuttavat suoritteita toisilleen. Näitä ovat mm. sisäiset vuokrat, siivouspalvelumenot ja ruokapalvelumenot. Sisäiset erät ovat talousarviossa valtuustoon nähden sitovia eriä. Vyörytyserät eivät ole määrärahoja vaan kustannuslaskennallisia eriä. Näitä ovat keskitetysti hoidettujen toimien, kuten mm. talous-, henkilöstöhallinnon ja atk-toimen korvaukset. Kaupunginjohtoryhmä käsittelee teknisen ja hallinnon toimialan valmistelemat sisäisten vuokrien, ruokalaskutuksen ja hallinnon vyörytysten laskutusperiaatteet sekä alustavat kustannusvaikutukset 21.8.2017 ja 4.9.2017. Sisäiset laskutusperiaatteet esitellään kaupunginhallitukselle 22.9.2017 talousseminaarissa. Sisäisten laskutusperiaatteiden laadinnassa on erittäin tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että laskutusperiaatteet sidotaan tasausmenettelyin toteutuneisiin kustannuksiin. Lisäksi periaatteista on hyvä keskustella avoimesti toimialojen välillä, jotta mahdollisia väärinymmärryksiä ei synny. Sisäisen laskutuksen erät tulee olla syötettynä Budnettiin 29.9.2017 mennessä. SÄHKÖ-LÄMMITYS- JA VESIMAKSUT, MUUT TOIMINTAKULUT Sähkö- lämmitys- ja vesimaksut otetaan talousarvioehdotukseen 0 % korotettuna vuoden 2017 talousarvioon verrattuna. Maksujen tarkistustarvetta arvioidaan syksyllä erikseen. Tarkistuksesta aiheutuvat muutokset korjaa talousyksikkö. Näistä muutoksista on ilmoitettava sisäisten laskutuserien käsittelyn yhteydessä johtoryhmälle. Talousarvioehdotuksen määrärahoihin ei sisällytetä arvonlisäveroa. Yli 10 000 euron hankintoja, jotka tuottavat kaupungille tuloa tai ovat palvelutuotannon käytössä useamman tilikauden ajan, pidetään investointeina. Investointihankkeet käsitellään erikseen käyttötaloudesta. 10 000 euron hankintaraja perustuu kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeeseen kunnan ja kuntayhtymän suunnitelmanmukaisista poistoista. Ohjeen mukaan kunta voi kirjata hyödykkeestä aiheutuneen menon tilikauden kuluksi, mikäli hankintameno ennen rahoitusosuuden vähentämistä alittaa enintään 10 000 (pienhankinta), eikä kirjaustavalla ole olennaista vaikutusta tilikauden tulokseen eikä taloudellisesta asemasta annettavaan kuvaan. Irtaimen käyttöomaisuuden liittyvien investointien hankintamääräraha on tarkoitettu sellaisen irtaimen hankintaan, jonka käyttöikä on yli 3 vuotta ja hankintahinta yli 10 000 euroa. Jos hyödyke koostuu useasta eri komponentista, joiden yhteenlaskettu hankintameno ylittää hintarajan, niin sitä pidetään myös
Karkkilan kaupunki Sivu 5 / 7 investointina. Tällaisia voi olla esimerkiksi kerralla hankittava hyödykeryhmä (mm. atk-laitteet) tai ensikertainen kalustaminen. Investointikohde ei kuitenkaan voi olla yhdistelmä useasta eri hyödykkeestä, jotka koskevat useita toimipisteitä (esimerkiksi usean eri koulun teknisen työn parantaminen). Investointihankkeista tulee täyttää liitteen 3 mukainen esitys. Esitykset tulee toimittaa tekniselle johtajalle ja talousjohtajalle 18.9.2017 mennessä. Investointihankkeissa on esitettävä perustelujen lisäksi mahdollisuudet valtionavustuksiin tai muihin vastaaviin tukiin. Tarveselvityksestä on käytävä ilmi investoinnin tarkoitus/tarve sekä kuvaus siitä tavoitellaanko investoinnilla palvelutuotannon määrän lisäystä, palvelukyvyn parantamista vai tuotannon tehostamista. Lisäksi tarveselvityksestä on käytävä ilmi hankkeen kokonaiskustannus sekä arvio hankkeen toteutuksen myötä saatavasta euromääräisestä hyödystä. Lomake investoinnin tarveselvitystä varten löytyy osoitteesta (Y:\Kla_Yhteiset\Talousarviot\TA2018\Tekstit). Toimialajohtajat toimittavat lautakunnissa käsitellyt rakentamiseen ja kunnostukseen liittyvät investointihankkeet lautakuntien hyväksymien tarveselvityksien kanssa tekniselle johtajalle 27.9.2017 mennessä. Teknisen lautakunnan tulee tarkastella investointien realistisuutta suunnittelu- ja toteutusresurssien valossa. Tekninen lautakunta jaksottaa tarvittaessa investointihankkeet taloussuunnittelukaudelle. Tekninen toimiala toimittaa teknisessä lautakunnassa hyväksytyt investointihankkeet talouspalveluihin viimeistään 6.10.2017. Muut irtaimeen omaiseen liittyvät investoinnit toimialat toimittavat vastaavineen selvityksineen lautakuntakäsittelyn jälkeen suoraan talouspalveluihin 30.9.2017 mennessä. Tämän jälkeen kaupunginjohtoryhmä käy investointikohteet läpi ennen kuin ne viedään kaupunginjohtajan budjettiesityksenä kaupunginhallitukseen. Riskien hallinta ja sisäinen tarkastus Riskien hallinnan osalta Karkkilan kaupunki on tilinpäätöksen 2016 yhteydessä tarkastellut riskienhallintaa kuntaliiton suositteleman pohjan avulla, minne on kirjattu eri osastojen merkittävimpiä riskejä. Talousarvion laadinnan yhteydessä tulee riskit uudelleenarvioida. Talousarviotietojen syöttäminen Tiedossa olevat kustannuspaikka- ja tilikarttarakennemuutokset tulee olla selvitettynä 12.6.2017 men nessä. Muutokset tulee toimittaa taloustoimistoon. Euromääräiset talousarvioehdotukset syötetään tietokantaan Budnet-ohjelmaa käyttäen 19.6. 29.9.2017. Toimialat toimittavat listan käyttöoikeuksia tarvitsevista ihmisistä talouspalvelun sähköpostiosoitteeseen 23.6.2017 mennessä. Ohjelman käyttöopastusta saa tarvittaessa talouspalveluista. Budjetoinnin tukena on suositeltavaa käyttää aiempien vuosien tilitasolla olevia toteumatietoja, jotka ovat saatavissa kaupungin intranetistä löytyvästä TANE-ohjelmasta. TANE-sovelluksen kautta on mahdollista hyödyntää vuosien 2014 2017 tilitietoja. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää vuoden 2016 tilinpäätöslukuihin ja vuoden 2017 talousarvion toteumatietoihin. Jos näissä vuoden 2017 osalta on tehty kirjanpitovientejä sellaisille kirjanpitotileille, jotka puuttuvat toimielimen vuoden 2018 talousarvioehdotuksesta, tulee nämä kirjaukset selvittää. Jos poikkeavat kirjaukset johtuvat tiliöintivirheestä, tulee virhe korjata ja ohjeistaa tiliöinnin suorittamista vastaisuuden varalle. Budjetointia tehtäessä tulee huomioida myös tiedossa olevat toimintaan kohdistuvat muutokset vuonna 2018, kustannustason muutos sekä mahdolliset muutokset kuntalaisille tuotettavissa palvelumäärissä. Budnettiin laadittava vuoden 2018 talousarvioehdotus ei saa ylittää kaupunginhallituksen antamaa vuoden 2018 talousarvioraamia toimintakatteen osalta. Mikäli talousarvioraamista poiketaan, on toimielimen laadittava siitä kirjallinen selvitys kaupunginhallitukselle.
Karkkilan kaupunki Sivu 6 / 7 Talousarviossa käytetään 31.12.2016 virallista väkilukumäärää, joka on 8 911. TALOUSARVIOEHDOTUKSEN LAADINTA-AIKATAULU Lisätiedot PVM (jolloin tehtävä TEHTÄVÄT suoritettu) Talousarviokehyksen ja yleisohjeiden käsittely - touko/kesäkuu 2017 johtoryhmä Talousarviokehysten esitys kaupunginhallitus 5.6.2017 Kustannuspaikka ja tilikarttamuutokset taloustoimistossa 12.6.2017 Budnetti auki tietojen syöttämistä varten 19.6.2017 Lautakuntien tehtävä investointiehdotukset tekniselle lautakunnalle ja irtaimistoon liittyvät talousjohtajalle. HETI tai 18.9. mennessä It -investointihankkeet tietohallintojohtajalle 18.8.2017 Tiedot sisäisistä kustannuksista ja muutoksista 4.9.2017 Sisäiset laskutuserät käytettävissä 29.9.2017 Talousarvioseminaari 22.9.2017 Talousarvioehdotus jätettävä 29.9.2017 Lisätietoja tarvittaessa antaa talousjohtaja Sari Laine sari.laine@karkkila.fi ja talouspalvelut osoitteessa taloustuki@karkkila.fi LIITTEET LIITE 1 KEHYS LIITE 2 HENKILÖSTÖSUUNNITELMALIMAKE LIITE 3 HANKESUUNNITELMA