VARTOINTIPALVELUN HANKINTA Perusturvakuntayhtymä Karviainen (jäljempänä tilaaja tai hankintayksikkö ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa 24.10.2017 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti vartiointipalvelusta, johon kuuluu sekä tuntityönä tehtävä vartiointi että vartijan hälytyskäynnit (jäljempänä palvelu ). 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Hankinnan tavoitteena on järjestää erikseen nimettävien tilaajan toimintayksiköiden vartiointipalvelu. Palveluun sisältyy sekä hälytysvartiointia, etukäteen tilattua paikallisvartiointia ja piirivartiointia. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteessä 1, Hankinnan kohteen kuvaus. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään vastaamaan siitä, että palvelutuotanto täyttää tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt vähimmäisvaatimukset sekä muut tarjouksessa annetut sitoumukset kaikilta osin viimeistään sopimuskauden alkaessa. Hankinta jaetaan kahteen osaan hälytysvartioinnin riittävän lyhyiden vasteaikojen varmistamiseksi. Tarjoaja voi jättää tarjouksen joko vain toiseen tai molempiin osiin. Osa A: Vartiointipalvelu Karkkilan kaupungin alueella Osa B: Vartiointipalvelu Vihdin kunnan (pääosin Nummelan) alueella Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan molempiin hankinnan osiin, joiden kanssa se tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. 2. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on 2 vuotta ja se alkaa 1.1.2018 ja päättyy 31.12.2019 lukuun ottamatta osoitteessa Ojakkalantie 10, Nummela sijaitsevaa toimipistettä, jossa sopimuskauden toivotaan alkavan 1.12.2017. Lisäksi tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
3. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EUkynnysarvon alittava palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen posti@karviainen.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Vartijapalvelu. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 31.10.2017 kello 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internetsivuilla osoitteessa www.karviainen.fi/hankinnat viimeistään 2.11.2017. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
6. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 3A, Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1, Hankinnan kohde, sekä liitteessä 3B, Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset. Palvelun hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 5 Hintalomake. Liitteet 3A, 3B ja 5 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen tekemisen tueksi on laadittu lisäksi tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo, liite 8, joka tarjoajan on allekirjoitettava ja liitettävä tarjoukseensa. Kansilehdellä on lueteltu kaikki tarjouksen pakolliset liitteet ja tarjoajan tulee merkitä kansilehdelle sanottujen liitteiden numerot ja sijainti tarjouksessaan. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. 7. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 17.11.2017 klo 14. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB -muistitikulla samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjousmerkintä Vartiointipalvelu pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa. Postiosoite: PL 114, 03101 Nummela Käyntiosoite: Asemantie 30, 03101 Nummela Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 8. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen.
4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 9. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille tässä tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, hyväksytään tarjousten vertailuun. Valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellisuutta. Tarjoukset pisteytetään alla olevalla tavalla siten, että kokonaispistemäärä voi enintään olla 100 pistettä. 1. HINTA 90 PISTETTÄ Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 5) perusteella Vertailussa halvin tarjous saa 90 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 90. 2. LISÄLAATU 10 PISTETTÄ Laatua vertaillaan seuraavasti: o tarjoajalla on sertifioitu laatujärjestelmä 3 p o tarjoajan henkilökunta puhuu sujuvaa suomen kieltä ja välttävää englannin kieltä 3 p o tarjoajan henkilökunta on suorittanut toimialaan liittyvää erityisja/tai lisäkoulutuksen 100 % henkilökunnasta 4 p vähintään 50 % henkilökunnasta 2 p Vertailussa lasketaan tarjoajan saamat yhteispisteet. Eniten pisteitä saanut tarjoaja saa 10 pistettä. Muut saavat pisteitä seuraavasti: vertailtava pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä x 10. Mikäli tarjousvertailussa useampi tarjoaja sijoittuu järjestyksessä samalle sijalle, arvotaan järjestys. Arvonta suoritetaan siten, että arvottaville annetaan arvontanumero ykkösestä eteenpäin, siten että aakkosissa yrityksen nimen perusteella ensimmäinen saa numeron 1 jne. Numerot kirjataan samankokoisille paperilapuille, jotka laitetaan läpinäkymättömään laatikkoon. Arvonnassa ensimmäiseksi nostettu on järjestyksessä ensimmäinen jne. 10. ALIHANKKIJAT Alihankkijoiden käyttäminen palveluntuotannossa ei ole sallittua.
11. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Vihdissä 24.10.2017 Perusturvakuntayhtymä Karviainen Minna Luoto terveyspalvelupäällikkö, hankintakoordinaattori LIITTEET Liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus Liite 2 Vartiointikohteet Liite 3A Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 3B Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 4 Referenssilomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 5 Hintalomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 6 Henkilöstölomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 7 Sopimus Liite 8 Tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 9 Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut) http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08 _muut_julkaisut/20140701julkis/jyse_2014_palvelut.pdf