Tarjouspyynnön liite 9 HANKINTASOPIMUS/ SIIVOUS- JA PUHDISTUSAINEET, KEITTIÖN PUHDISTUSAINEET, SIIVOUSTARVIKKEET, ROSKAPUSSIT JA JÄTESÄKIT SEKÄ PEHMOPAPERIT 1. SOPIJAPUOLET Tilaaja Toimittaja Siuntion kunta Puistopolku 1 02580 Siuntio y-tunnus 0131156-4 Nimi y-tunnus 2. YHTEYSHENKILÖT Tilaajan yhteyshenkilö: Kerstin Ekström, palveluesimies p. 044 386 1037 kerstin.ekstrom@siuntio.fi Toimittajan yhteyshenkilö: 3. TILAAJATOIMIPISTEET Sopijapuolten yhteyshenkilöt hoitavat ja kehittävät tämän sopimuksen piiriin kuuluvia asioita. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa tämän sopimuksen toteutumista. Sopijapuolet pitävät tiedot ajan tasalla ja ilmoittavat muutoksista toisen sopijapuolen vastaaville henkilöille viipymättä. Yhteyshenkilöillä ei ole yhteyshenkilöasemansa perusteella oikeutta muuttaa tätä sopimusta. Toimipisteitä on sopimuksen voimaan tullessa Siuntiossa 1. Toimipisteiden/toimituskohteiden määrä voi muuttua sopimuskauden aikana. 4. SOPIMUKSEN KOHDE JA TARKOITUS Tämä sopimus on hankintalain 5 :n 1 kohdan tarkoittama hankintasopimus, jolla vahvistetaan tarjouspyynnössä edellytetyt ja hankintapäätöksessä hyväksytyssä tarjouksessa tarjotut hankintaan liittyvät ehdot ja mahdolliset muut ehdot, joista on sovittu jäljempänä ilmenevällä tavalla. Sopimus koskee Siuntion kunnan siivous- ja puhdistusaineiden, keittiöiden puhdistusaineiden, siivoustarvikkeiden sekä jätesäkkien ja roskapussien sekä pehmopapereiden hankintoja sopimuskaudella.
5. TOIMITETTAVIEN TUOTTEIDEN MÄÄRITTELY Toimitettavat tuotteet on jaettu Toimitettavia tuotteita ovat: 1) siivous- ja puhdistusaineet 2) keittiöiden puhdistusaineet 3) siivoustarvikkeet 4) jätesäkit ja roskapussit 5) pehmopaperit Tuotteiden on oltava ominaisuuksiltaan laadukkaita, ammattikäyttöön tarkoitettuja, tarjouspyynnössä esitettyjen tuoteryhmäkohtaisten vähimmäisvaatimusten mukaisia ja käyttötarkoitukseen soveltuvia. Jos tarjotut tuotteet vaihtuvat sopimuskaudella, tarjoajan on toimitettava vähintään vastaava tuote tilalle, ilman että tuotteen vaihtuminen aiheuttaa lisäkustannuksia tilaajalle. 6. TUOTTEIDEN TILAAMINEN Tilaajatoimipisteet tilaavat tuotteita tarpeen mukaan sopimuskauden aikana. Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tilaaminen tapahtuu toimittajan sähköisen tilausjärjestelmän kautta tai sähköpostitse. Toimituskohteiden lukumäärät osakokonaisuuksittain sopimuskauden alkaessa ilmenevät tarjouspyynnöstä. Toimituskohteiden osoitteet löytyvät sopimuksen liitteeltä x. Toimittajalla on suomenkielinen nimetty yhteyshenkilö, jonka kautta tilaajan edustajat asioivat toimittajan kanssa. 7. TUOTETAKUU Tuotteilla on valmistajan tuotetakuu, jonka perusteella toimittaja huolehtii viallisten tuotteiden vaihtamisen tai korvaamisen. 8. TOIMITUSTAPA/TOIMITUSEHTO Toimitusehto on vapaasti perille kunnan toimipisteeseen (tilauskohtaisesti) toimitettuna. Toimitusehto koskee koko sopimuskautta. 9. TOIMITUSAIKA Toimitusaika volyymituotteiden osalta on enintään 2 viikkoa tilauksesta. Muiden tuotteiden osalta toimitusaika sovitaan erikseen tapauskohtai-
sesti. Jälkitoimituksista tai toimitusvaikeuksista on tiedotettava viipymättä tilaajaa. Erillistä rahtia ei jälkitoimitusten osalta hyväksytä. Toimitukset tapahtuvat arkisin klo 8-16 välisenä aikana, ellei toisiin kunta- tai tilauskohtaisesti sovita. Tilauksen yhteydessä sovitaan tarkempi toimitusaika 10. VAKUUTUKSET JA VAARANVASTUUN SIIRTYMINEN Toimittaja vakuuttaa tarvittaessa toimitettavan tavaran. Vaaranvastuu siirtyy tilaajalle sen jälkeen, kun tavara on toimitettu perille ja toimitus on vastaanotettu (kuitattu vastaanotetuksi). 11. VIIVÄSTYSSEURAAMUS Jos toimitus tai sen osa viivästyy sovitusta toimituspäivästä, vähennetään laskun koko loppusummasta 1 % kultakin alkavalta viivästyspäivältä. Viivästyspäiviksi lasketaan arkipäivät maanantai perjantai. Jos tilaus sisältää varasto-/volyymituotteiden lisäksi tuotteita, joiden toimitusajasta sovitaan erikseen, käsitellään näitä viivästyssanktion osalta erillisinä tilauksina. 12. SOPIMUKSEN VALVONTA, REKLAMAATIOT, PALAUTUKSET, VAIHDOT Sopijaosapuolet valvovat omalta osaltaan sopimuksen noudattamista. Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. Kunta/tilaaja reklamoi virheellisestä tuotteesta myyjän nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi virheen havaittuaan tai viimeistään 7 päivän kuluessa virheellisen toimituksen vastaanottamisesta. Reklamointi tehdään kirjallisesti sähköpostitse tai sähköisen tilausjärjestelmän kautta, siten että dokumentointi on jatkossa myös tilaajan käytettävissä. Vialliset ja virheellisesti toimitetut tuotteet voidaan palauttaa myyjälle rahtivapaasti. Myyjä korjaa virheellisen toimituksen vaihtamalla tuotteen oikeaan. Toimittaja ei laskuta tilaajaa virheellisestä ja palautetusta tuotteesta tai hyvittää tilaajan jo maksaman laskun tai vaihtaa tuotteen oikeaan. Tilaaja ilmoittaa virheellisestä tilauksesta välittömästi virheen havaittuaan ja sopii menettelytavoista virheellisen tilauksen korjaamiseksi. Virheellisesti tilatut tuotteet voidaan palauttaa toimittajalle. Tällöin tilaaja maksaa rahdin. 13. HINNAT Tarjoushinnat ovat arvonlisäverottomia kiinteitä nettohintoja. Tarjottavista tuotteista osa on nettohinnoiteltu. Muissa kuin nettohinnoitelluissa tuotteissa alennusprosentit tuoteryhmittäin ovat tuoteryhmä A x %
tuoteryhmä B y % tuoteryhmä C z % jne... Hinnat ovat kiinteät hankinnan osalta vähintään 30.9.2012 saakka. Sen jälkeen hintaa voidaan yksilöidystä, perustellusta syystä tarkistaa kerran kalenterivuodessa sopimuskauden aikana hinnantarkistusneuvotteluin. Tuotehintojen laskiessa riittää toimittajan ilmoitus. Hinnan korotusaikeista käynnistetään hinnantarkistusneuvottelut. Mahdollisista hinnankorotusaikeista on ilmoitettava hankintapalvelukeskukselle /(kuntaan) viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sen hetkisen hintakauden päättymistä. Hintojen muuttuessa myyjä toimittaa tilaajalle uuden hinnaston sähköisesti. 14. MAKSUAIKA JA EHTO Maksuaika on 21 päivää netto. Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. 15. LASKUTUS, LASKUTUSLISÄT, TOIMITUS- JA KÄSITTELYMAKSUT YMS. LISÄT Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta. Laskut toimitetaan annettavien ohjeiden mukaisesti Siuntion kuntaan. Laskutus tilauskohtaisesti. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelymaksuja yms. lisiä ei peritä. 16. VIIVÄSTYSKORKO Laskujen viivästyskorko on korkolain mukainen. 17. RAPORTOINTI Tilaajat sopivat raportoinnista myyjän kanssa. Myyjä toimittaa sopimuskauden toimituksista vuosittain tai pyydettäessä yhteenvedon, josta käy ilmi ostetut tuotteet, nimet ja kappalemäärät sekä hinnat yksilöityinä sekä toimituskohteet. Lisäksi tilaajat saavat pyytäessään Excel-muotoisia raportteja tilatuista tuotteista ja hinnoista toimituskohteittain ja kunnittain. Raportointi tapahtuu sähköisesti. 18. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on yksi vuotta ja kolme kuukautta ja se on suunniteltu alkavaksi 01.10.2011. Sopimuskausi päättyy 31.12.2012. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi kaksi (1+1) optiovuotta.
Tilaaja päättää optioiden käytöstä erikseen. Optioiden käyttämisestä ilmoitetaan viimeistään 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Tilaajalla on oikeus irtisanoa puitesopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla kuitenkin siten, että sopimus päättyy aikaisintaan 30.6.2012. 19. SOPIMUKSEN TÄYDENTÄMINEN TAI MUUTTAMINEN JA SOPIMUKSEN SIIRTO KOLMANNELLE OSAPUOLELLE Sopimusta koskevia vähäisiä yksityiskohtia, joista ei ole etukäteen erikseen sovittu tai tarjouspyynnössä tai tarjouksessa mitään todettu, voidaan sopia erikseen sillä edellytyksellä, että se ei luo osapuolille uusia velvollisuuksia tai aiheuta lisäkustannuksia. Sopimus voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle, jos molemmat sopimusosapuolet sen hyväksyvät. 19. ALIHANKINTYÖN JA TILAAJAVASTUULAIN MUKAISET SELVITYKSET Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Toimittajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos käyttää tai alkaa sopimuskauden aikana käyttämään tilaajavastuulain tarkoittamaa alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset toimitetaan Seudulliseen hankintapalvelukeskukseen ennen alihankintatyön käyttöönottoa. Alihankintatyön jatkuessa pitempään, on toimittajan toimitettava uudet selvitykset aina 12 kuukauden välein Seudulliselle hankintapalvelukeskukselle. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat tarjouspyynnön liitteessä 2 mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. 20. SALASSAPITO, TIETOJEN ANTAMINEN JA ARKISTOINTI Tähän sopimukseen liittyvien asiakirjojen julkisuuteen, niistä tietojen antamiseen kolmannelle osapuolelle ja arkistointiin sovelletaan hankintalakia, viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia sekä kuntalakia. 21. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN
Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus noudattaen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa kuitenkin siten, että sopimus päättyy aikaisintaan 30.6.2012. 22. SOPIMUKSEN PURKAMINEN JA PURKUPERUSTEET SEKÄ SANKTIOT Sopimus voidaan purkaa välittömästi, jos toinen sopijapuoli on rikkonut olennaisesti sopimusta eikä ole 14 päivän kuluessa siitä, kun toinen sopijaosapuoli on asiasta huomauttanut kirjallisesti ja toisen osapuolen tietoon saattanut, korjannut asiaa. 23. YLIVOIMAINEN ESTE Ylivoimainen este on sopimuksen solmimisen jälkeen tapahtunut sellainen ennalta arvaamaton seikka, joka ei ollut osapuolten tiedossa sopimushetkellä ja joka estää tai tekee kohtuuttomaksi sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttämisen. Tällaisia ovat mm. tulipalo, luonnonmullistus, liikekannallepano, sota, kapina, takavarikko, muuttuneet uudet lainsäännökset tai viranomaismääräykset, vientilisenssien epääminen, käyttövoiman rajoitukset, valtakunnallinen lakko tai työsulku tai näihin rinnastettava tekijä. Osapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen tekijään, ellei hän ole antanut kirjallista ilmoitusta viipymättä siitä tiedon saatuaan ja viimeistään viikon kuluessa sen alkamisesta. 24. SOPIMUSERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN JA OIKEUSPAIKKA Sopimuserimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Jos neuvottelemalla ei päästä yhteisymmärrykseen, ratkaistaan asia Länsi-Uudenmaan käräjäoikeudessa. 25. MUUT EHDOT Sopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Toimittajan tarjous liitteineen 5. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2009 Tavarat) soveltuvin osin Tästä sopimuksesta on laadittu kaksi yhtäpitävää kappaletta, yksi kullekin sopijapuolelle. Päiväys ja allekirjoitukset: Paikka ja aika Siuntiossa XX.XX.2011
Siuntion kunta Yritys X Catharina Lindström tekninen johtaja Sopimuksen liitteet: