POLVIJÄRVEN KUNTA 1/5 TARJOUSPYYNTÖ RUOKAKULJETUKSISTA Polvijärven kunta pyytää Teitä antamaan tarjouksen Polvijärven kunnan keskuskeittiöltä ja Sotkuman koululta tapahtuvista ruokakuljetuksista tässä tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Sopimusaika 1.1.2014-31.12.2016 sekä optiona 1.1.-31.12.2017. Option käytöstä tehdään erillinen päätös 31.8.2016 mennessä. Yleistä Tarjousta pyydetään ruoka- ja keittiötarvikekuljetuksista tapahtuen pääosin arkipäivinä (ma-pe) keskuskeittiöltä koulukeskuksen jakelukeittiölle, kirkonkylän päiväkodille sekä Sotkuman koululta Outilan ryhmäperhepäiväkotiin. Tarjousta ateriakuljetuksista asiakkaiden koteihin kirkonkylässä (ateriapalvelu) ja kirkonkylän pienryhmäkoteihin pyydetään tapahtuen kaikkina viikonpäivinä. Kirkonkylän pienryhmäkodit osoitteineen ilmenevät liitteestä 1. Liitteenä 2 on kuljetusaikataulu (ruoankuljetusajat) kahdelle vuorolle arkisin ja yhdelle vuorolle viikonloppuisin. Kuljetusaikataulusta ilmenevät ajat, jolloin ruoka on valmiina noudettavaksi keskuskeittiöltä ja milloin sen tulee olla perillä kohteissa sekä astioiden ja laatikoiden palautusajat keskuskeittiölle. Tarjouksen voi tehdä myös pelkästään yhdestä vuorosta. Kunta varaa mahdollisuuden neuvotella kuljetusten jakamisesta ja reittimuutoksista ennen sopimuksen tekemistä. Kuljetuksissa tarvittavat astiat järjestää Polvijärven kunta. Kuljettaja lastaa laatikot, ruokaastiat ja keittiötarvikkeet keittiöstä autoon ja määränpäässä autosta sekä purkaa ne jätettäessä keittiölle sovittuun paikkaan. Ruoka-astioiden käsittelyssä ja kuljetuksessa tulee noudattaa varovaisuutta, jotta ruuat ovat tarjoilukunnossa ja astiat siistit. Kuljetusastioiden palautus on kerrottu liitteenä 2 olevassa viitteellisessä kuljetusaikataulussa. Liitteessä 1 ilmoitetut kuljetettavien laatikoiden määrät ovat arvioita ja vaihtelevat päivittäin. Postiosoite Puhelin ja faksi Sähköposti PL 6 Vaihde 04010 46000 etunimi.sukunimi@polvijarvi.fi 83701 POLVIJÄRVI Faksi (013) 631 781
2/5 Hankintamenettely ja tarjoajien arviointi Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Hankintaprosessi pitää sisällään seuraavaa: - Ilmoitus tarjouspyynnöstä on julkaistu valtuuston päätöksen 21.1.2013 25 mukaisesti Outokummun Seutu -paikallislehdessä sekä julkisten kuulutusten ilmoitustaululla, kunnan nettisivuilla ja Hilma julkiset hankinnat tietokannassa - Tarjousten vastaanottaminen 31.10.2013 klo 15.00 mennessä - Tarjousten avaaminen, arviointi ja vertailu - Kunnanhallituksen päätös hankinnasta - Hankintapäätöksestä ilmoittaminen - Hankintasopimus/hankintasopimuksen seuranta. Tarjoajien ja mahdollisten alihankkijoiden kelpoisuuden arviointi: Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouskilpailusta voidaan lisäksi sulkea pois tarjoajat, joita koskee jokin hankinta-asetuksen mukainen poissulkeminen. Tarjousten ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen: Tarjous voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, mikäli 1. tarjousta ei ole toteutettu ja kirjoitettu siten, kuin tarjouspyynnössä on esitetty. 2. tarjous ei vastaa tarjouspyynnön muodollisia vaatimuksia, kuten sitä ei ole annettu määräajassa tai pyydetyssä muodossa. 3. tarjous ei vastaa edellytettyjä vaatimuksia. 4. tarjoukseen liitettävät tiedot ja selvitykset puuttuvat. Tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja palvelun laadulle asetetut vaatimukset, vertaillaan jäljempänä esitettyjen valintaperusteiden mukaisesti. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja taustat. Tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Kaluston ja kuljettajajärjestelyn selvitykset Tarjoajan on annettava selvitys ruokakuljetuksiin käytettävästä kuljetuskalustosta. Kaluston on vastattava lainsäädännön ja terveysviranomaisen vaatimuksia ruuankuljetukseen käytettävästä kuljetuskalustosta.
3/5 Terveysviranomaisille on annettava mahdollisuus tarkastaa kuljetuskalusto ennen hankintasopimuksen tekemistä. Kuljettajalla on oltava riittävästi tietoa hygieniaosaamisen eri osa-alueilta. Kuljettaja on vaitiolovelvollinen ruokakuljetusten yhteydessä saamiensa tietojen osalta. Tarjoajan on selvitettävä kuljettajajärjestelynsä (vakituinen vai vaihtuva kuljettaja, sijaisjärjestelyt). Kuljettajan sijainen on opastettava reitille ennen sijaisuuden alkua. Sijaista koskevat samat vaatimukset kuin vakituista kuljettajaa. Kuljetusaikataulua on noudatettava sekä ruuan hygieenisen laadun säilymisen että kiinteiden ruokailuajankohtien vuoksi. Edellytämme kuljetusliikkeeltä 10 %:n veloituksen vähennystä kuljetuksen lähdön myöhästyessä, ellei muuta ole sovittu keskuskeittiön kanssa. Korvaavan kuljetuksen järjestäminen veloitetaan tarjoajalta. Reitti-, toimipiste tai aikataulumuutokset ovat sopimusaikana mahdollisia. Laskutuksen tulee muuttua viimeistään 2 kuukauden kuluttua ilmoituksesta vastaamaan mahdollisesti pienentynyttä toimituspaikkojen määrää. Toimituspaikkojen lisäykset voi veloittaa heti muutoksen tapahduttua. Varaamme mahdollisuuden irtisanoa jonkin toimitusreitin sopimusaikana, jos kohde jää pois kunnan toimituksista. Molemminpuolinen irtisanomisaika näissä tapauksissa on 3 kk ennen kohteen toimituksen loppumista. Sopimuksen tekemisen perusteet Valintakriteerinä on kuljetusten kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavilla kriteereillä: 1. Hinta 60 %:n painoarvo 2. Kuljetusten täsmällisyys 20 %:n painoarvo (arviointi: kokemus tarjoajan toiminnasta ja/tai tarjoajan ilmoittaman yrityksen selvitys yritykselle toimitetusta vastaavasta kuljetuspalvelusta), 3. Kuljettajien siisteys ja palveluasenne 20 %:n painoarvo (arviointi: kokemus tarjoajan toiminnasta ja/tai tarjoajan ilmoittaman yrityksen selvitys yritykselle toimitetusta vastaavasta kuljetuspalvelusta). Hinnoittelu Kuljetuksen hinta on ilmoitettava verottomana (alv. 0 %) ruuan kuljetuksesta ja astioiden palautuksesta /kuljetuskerta toimituspaikkaa kohti - koulukeskuksen (2. vuoro oltava edullisempi kuin 1. vuoro) - päiväkodin - ateriapalvelun ja - pienryhmäkotien kuljetuksista.
4/5 Ateriapalvelun ja pienryhmäkotien osalta ilmoitetaan myös viikonloppu- ja juhlapyhien hinnat. Sotkuman koulun ja Outilan ryhmäperhepäiväkodin välisistä kuljetuksista tulee myös ilmoittaa kuljetuksen hinta /kuljetuskerta (alv 0 %). Koulujen loma-aikoina (syysloma, joululoma, talviloma ja kesäloma) ei ruokaa toimiteta koulukeskukselle. Samoin on päiväkodin ja Sotkuman ryhmäperhepäiväkotien lomien aikana. Kouluilla voi olla työpäiviä satunnaisesti myös lauantaisin, näitä ruokakuljetuksia tarvitaan 0-4 kertaa vuodessa. Loma-aikojen ja lauantaipäivien kuljetushinnat on ilmoitettava erikseen kuten edellä, jos ne poikkeavat koulujen toiminta-ajan hinnoista. Tarjottua hintaa on mahdollista tarkistaa tarjoajan ja Polvijärven kunnan välisten neuvottelujen jälkeen siten, että uusi hinta tulee voimaan aikaisintaan kolmen (3) kuukauden kuluttua neuvottelujen jälkeen tehdystä ilmoituksesta seuraavan täyden kuukauden alusta lukien. Laskutus Laskut tulee lähettää kuukausittain. Kuljetukset veloitetaan kuljetuspaikoittain eriteltynä. Laskusta tulee selvitä kuljetuskertojen määrät, laskutusaika ja kilometrihinnat + mahdollinen pudotusmaksu. Polvijärven kunnalle tulevat laskut osoitetaan osoitteeseen Polvijärven kunta, keskuskeittiö, PL 6, 83701 POLVIJÄRVI. Lasku voidaan lähettää myös sähköisesti. Sopimusehdot Hankinnoissa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja. Polvijärven kunta pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista sekä myös oikeuden hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty edellä olevia vaadittuja selvityksiä. Samoin pidätetään oikeus hylätä tarjous, jos sitä ei ole kirjoitettu siinä muodossa kuin tarjouspyyntö edellyttää. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin ja tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja ei käsitellä. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on: Hankintasopimus, tarjouspyyntö liitteineen ja tarjous. Hankintaa koskevan sopimuksen syntyminen edellyttää erillisen kirjallisen hankintasopimuksen laatimista. Sopimus ei synny vielä tilaajan tarjouksen hyväksymistä koskevalla päätöksellä tai tätä koskevalla ilmoituksella asianosaisille.
Tehtävä sopimus päättyy sopimusajan tai optioajan päättyessä ilman irtisanomista. Sopimuskauden aikana sopimus on irtisanottavissa noudattaen kunnan puolelta yhden kuukauden irtisanomisaikaa ja tarjoajan puolelta kolmen kuukauden irtisanomisaikaa. 5/5 Lisätiedot Lisätietoja tarjouspyynnöstä saa pääemäntä Eeva Kilpi-Nevalaiselta, puh. 04010 46115. Tarjousten jättöaika Tarjoukset pyydetään toimittamaan viimeistään 31.10.2013 klo 15.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteella Polvijärven kunta, kunnanhallitus, PL 6, 83701 POLVIJÄRVI. Kuoren päälle merkki Ruokakuljetustarjous. Polvijärvellä 3. lokakuuta 2013 POLVIJÄRVEN KUNNANHALLITUS Pauli Vaittinen kunnanjohtaja Heikki Hallikainen kunnankamreeri LIITTEET Tarjoukseen liitettävät tiedot ja selvitykset 1. - Luettelo kirkonkylän pienryhmäkodeista - Kuljetettavien laatikoiden määrä päivittäin (noin) - Kirkonkylän ateriapalveluna toimitettavien yksittäisten aterioiden määrät 2. Ruoankuljetusajat (kuljetusaikataulut)
LIITE 1 LUETTELO KIRKONKYLÄN PIENRYHMÄKODEISTA: (yksi pudotus/rivi) Kuntola - Niemelä Onnela Polvijärventie 20 B Nissilä Jääskeläntie 5 Jääskelä Jääskeläntie 4 Rukkimetsikkö Rukkitie 12 A 3 - iso laatikko/yllämainittu pienryhmäkoti sekä yksittäiset ateriapalveluannokset asukkaille (määrä vaihtelee ryhmäkodeittain) Vanhustentalot Kallioniementie 16 - yksittäiset ateriapalveluannokset yhtenä pudotuksena Päivätoiminta Rukkitie 12 A 1 - kaksi kuljetuslaatikkoa - vain arkisin KULJETETTAVIEN LAATIKOIDEN MÄÄRÄ PÄIVITTÄIN (NOIN): Pienryhmäkoteihin viedään noin 4 laatikkoa (määrä riippuu tilattujen tuotteiden määrästä). Outilan ryhmäperhepäiväkotiin viedään päivittäin 2 laatikkoa. (Laatikoiden koko vaihtelee). Kuljetus lähtee Sotkuman koululta, kuljetusmatka on vajaa kilometri. Koulukeskukselle ja päiväkotiin ruoka viedään pääasiallisesti lämpö- ja kylmävaunuissa. KIRKONKYLÄN ATERIAPALVELUNA TOIMITETTAVIEN YKSITTÄISTEN ATERIOIDEN MÄÄRÄT: Yksittäisiä ateriapalveluannoksia on tällä hetkellä noin 20 kappaletta.
LIITE 2 Polvijärventie 20 83700 POLVIJÄRVI ALUSTAVAT AIKATAULUT ENSIMMÄINEN VUORO: Koulukeskus / ruokailu alkaa 10.20 1. vuoro valmiina 9.55 koululla viimeistään 10.10 2. vuoro valmiina 11.10 koululla 11.20 Päiväkoti valmiina yhtä aikaa koulukeskuksen 1. vuoron kanssa Paluukuormat valmiina (aikaisintaan): päiväkoti klo 13.10 koulukeskus ma to klo 13.15; perjantaisin klo 13.30 Kuorman palautus keskuskeittiölle klo 13.45 mennessä TOINEN VUORO (arkisin): Pienryhmäkodit ja päivätoiminta valmiina 10.20 ensimmäiset perillä 10.40 Ateriapalvelu ja vanhustentalot valmiina 10.40 ensimmäiset perillä 10.50 Kaikki samassa autossa, laatikoiden palautus saman tien keskuskeittiölle. KOLMAS VUORO (viikonloppuisin): Kaikki samassa autossa, laatikoiden palautus saman tien keskuskeittiölle. Pienryhmäkodit ja ateriapalveluannokset kaikki valmiina 10.50 ----------------------------------------------- Ryhmäperhepäiväkoti Outila valmiina Sotkuman koulun keittiöllä 10.30 Ajat eivät ole välttämättä lopullisia, niitä voidaan muokata tilanteen mukaan, jos esitetään perustellut syyt muuttamiseen!
POLVIJÄRVEN KUNTA TARJOUKSEEN LIITETTÄVÄT TIEDOT JA SELVITYKSET Rekisteritiedot ja todistukset * Veroviranomaisen antama todistus verojen maksamisesta (todistus saa olla enintään 2 kuukautta vanha) * Todistus tai valaehtoinen ilmoitus siitä, että toimittaja on merkitty ammatti- tai elinkeino-rekisteriin. (saatavana www.ytj.fi) * Selvitys vakuutuksista Selvitykset toimituksista ja teknisestä suorituskyvystä * Selvitys toimittajan kuljetuskalustosta