Multisite -projektit uhasta mahdollisuus? Johtamiseväitä projektipäällikölle TTY / Projektinhallintapäivä 23.8.2011 Olli-Pekka Mäkirintala olli-pekka.makirintala@altonova.fi 040 5541031
Olli-Pekka Mäkirintala Aloitti ohjelmistotuotannon kehittämisen jo 25 v. sitten TkL (Ohjelmistotuotanto), KTM, Certified Scrum Master, Certified Scrum Product Owner, TTY / Väitös ketteristä menetelmistä (johtamiskäytännöistä) työn alla Business ja teoria tausta: -Ohjelmistot, IT, Tuotanto -Uusien liiketoimintojen kehitys -Globaalien verkostojen johtaminen Erityisalueet: - sw, laatu, henkilöstön kehitys ja valmennus, hankintatoimen kehittäminen, kestävä kehitys Coachingin perusteet: Ashridge Masters of Executive Coaching 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 2
Perusteita myös kirjassa Luova ote huippusuoritukseen (Eija Mäkirintala 2011, Talentum) (http://www.talentumshop.fi/talecom /servlets/productservlet?action=produ ctinfo&productid=25810&backur) 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 3
Terminologiaa HANKE Usein julkisella puolella käytetty termi Joskus käsitetään pitkäaikaisemmaksi kuin projekti PROJEKTI Perinteinen sw-maailman termi Pyritty määrittelemään tarkasti (mikä on projekti?) MOLEMPIA PITÄÄ KUITENKIN JOHTAA SAMOJEN PERIAATTEIDEN MUKAISESTI => ONKO TERMEILLÄ VÄLIÄ? => KÄYTÄ SITÄ, JONKA ASIAKKAASI JA TIIMISI YMMÄRTÄÄ 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 4
Hajautus voi olla... Maantieteellinen Sama campus, mutta eri rakennus Sama firma, mutta eri osasto/yksikkö tms. Eri campukset / sama maa Kansainvälinen Henkinen/juridinen Monta sidosryhmää (asiakas, yhteistyökumppani, hyväksyntäorganisaatio,...) 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 5
Multi-site uhka vai mahdollisuus 1. Yleensä neuvotaan välttämään... 2. Mutta, joskus se on välttämätöntä 3. Ja jopa hyödyllistä Erilaisen osaamisen hyödyntäminen Enemmän tekijöitä ja muita resursseja Paikallistuntemus Oman osaamisen lisääntyminen Uudet näkökulmat Aikaeron hyödyntäminen Voi edistää yhteistyötä yrityksen sisällä Kustannussäästöt... 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 6
Multi-site uhka vai mahdollisuus 1. Rakenna toimiva hajautettu tiimi 2. Keskity johtajana olennaiseen johtaminen keskiöön 3. Varmista, että työkalut ym. tukevat hajautettua toimintaa 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 7
Miten luon toimivan tiimin... Kommunikoi riittävästi! F2F tarvittaessa ja aina, kun porukka vaihtuu (jos suinkin mahdollista) Tele / video usein järkevä, mutta muista rajoitteet (body language!) 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 8
Miten luon toimivan tiimin... Vuorovaikuta arvostavasti Aseta ja johda tavoitteet hyvin Arvosta tiimiäsi ja tunne jäsenet Varmista selkeys ja ymmärrettävyys (rajapinnat, tehtävät) Auta, älä häiritse 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 9
Tavoitteet (projektissa) Hyvä tavoite: Konkreettinen Mitattava Sopivasti haastava Aikataulutettu Motivoiva Kommunikoi tavoite selkeästi ja usein -> Sitoutuminen Muista: Tavoite on kuitenkin vain väline, ei itsetarkoitus Tavoitteen muotoilu on taitolaji 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 10
Sitoutumisen merkitys Sitoutuminen ei välttämättä ratkaise onnistumista, mutta sen puute on kyllä selkeä epäonnistumisen riski 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 11
Organisoinnissa huomioitavaa 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 12
Luo ketteryyttä systeemisellä toimintatavalla Visio / tavoite / rajapinnat selväksi Tiedä, miten vaikutat missäkin -> Luo itseohjautuva systeemi Seuraa tilannetta ja reagoi tarvittaessa Muuta tavoitettakin tarvittaessa (asiakkaankin kanssa) 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 13
Hajautetussakin ympäristössä...muista olla lean Tee tänään, mikä pitää tehdä tänään Tee huomenna se, minkä voit tehdä huomenna 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 14
Zoomaus hajautuksen hallinnan apuvälineenä Lähennä tarvittaessa -> Yksityiskohdat haltuun Loitonna tarvittaessa -> Hahmota kokonaisuus 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 15
Ratkaisukeskeinen vs. perinteinen malli Jatkuva parantaminen ja/tai uudet innovatiiviset ratkaisut Ongelman määrittely Seuraava askel Toimenpide ongelman korjaamiseksi Toimenpiteiden määritys (Vahvuudet, sekä tarkistus, että tiedossa olevat ongelmat korjataan) Seuraava askel Tavoitetilan kuvaus Perinteinen jatkuva parantaminen 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 16
Monen paikan palaverit (multi-site) - Erityiskysymyksiä Valmistaudu hyvin Video vai puhelinneuvottelu vai F2F ( face-to-face eli kaikki paikan päälle) F2F saattaa olla kallis ja hankala, mutta se voi säästää sopivassa kohtaa paljon kustannuksia Mieti, mitä välineitä kaikki osapuolet voivat käyttää Muista, että välineiden laatutasossa voi olla paljon eroja Aikataulu Mikä on palaverin pitoaika, jos USA, Aasia ym. mukana Kieli- ja kulttuurierot Älä oleta, vaan varmista asioita Kysy paljon Mukana eri yhtiöitä, organisaatioita Päätösten ymmärtäminen (ja jopa yksinkertaisetkin termit) kannattaa varmistaa Päätökset Seuranta vaatii panostusta 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 17
Kuolemansyntejä... Projektia ei aloiteta kunnolla Johtamiseen ei panosteta Tehdään päätöksiä, joita ei ymmärretä tai toteuteta Blokkiutuminen Arvostavan kommunikoinnin puute Ei huomioida käytännön rajoitteita Työkalut ym...eivät tue hajautettua toimintaa Rajapinnat eivät ole selkeitä Tavoite epäselvä, tekeminen hämärää 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 18
Projektin johtajan kysymyslistaa Mitä saavutit eilen / viime viikolla? Mitä aiot tehdä tänään, tällä viikolla? Mikä estää hyvän suorituksen? Mitä itse voit tehdä asian eteen? Mitkä ovat ongelmat? Mitkä ovat ratkaisut? Miten voin auttaa? Kuka muu voi auttaa? 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 19
Tiivistettynä hajautetussakin projektin johtamisessa olennaista: Basics in place Keep it simple Muista rautalanka Aseta selkeä tavoite Organisoi projekti järkevästi Luo selkeät tehtävät/rajapinnat Luo kumppanuussuhde eri paikkojen/organisaatioiden välille Panosta aloitukseen Panosta vuorovaikutukseen koko projektin ajan Käytä yksinkertaisia seurantamenetelmiä visuaalisia, jos mahdollista Kiinnitä huomiota esteiden poistamiseen kontrollin sijasta eli auta, älä häiritse Muista big picture mutta myös yksityiskohdat tarvittaessa Poista turha työ voiko prosessin tehdä helpommin Analysoi riskit tee toimenpiteet Opi kokemuksista mikä meni hyvin, mikä tehdään seuraavaksi toisin... 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 20
23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 21
Ja oli projektiympäristö mikä tahansa, niin muistakaa Kiitoksia! Olli-Pekka Mäkirintala 040 5541031 Olli-pekka.makirintala@altonova.fi 23/08/2011 Altonova Oy - www.altonova.fi 22