RT 18-10713 KH 90-00275 LVI 01-10302 ohjetiedosto joulukuu 1999 1 (24) TOIMITILAKIINTEISTÖN HUOLTOKIRJAN LAADINTA toimitilakiinteistöt, huoltokirja affärsfastigheter, handbok för fastighetsförvaltning office buildings, maintenance manual Tässä ohjekortissa esitetään toimitilakiinteistön huoltokirjan rakenne ja sisältö, laadintaperiaatteet ja laadinnan vaiheet sekä huoltokirjan laadinnasta eri osapuolille aiheutuvat tehtävät. Ohje perustuu ympäristöministeriön toimeksiannosta toteutettuun kehittämishankkeeseen Toimitilakiinteistön huoltokirja. Ohjetta voidaan käyttää uudis- ja perusparannuskohteiden sekä käytössä olevien kohteiden huoltokirjoja laadittaessa. EJS, TSt, RH/1/marraskuu 1999/5000/Vla/Rakennustieto Oy SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO 2 TAVOITTEET JA HYÖDYT 3 RAJAUKSET 4 LAADINNAN OSAPUOLET JA LAADINTAPERIAATTEET 4.1 Uudis- ja perusparannuskohteet 4.2 Käytössä olevat kohteet 4.3 Nimikkeistöt ja atk-järjestelmät 5 LAADINNAN VAIHEET 6 HUOLTOKIRJAN RAKENNE JA SISÄLTÖ 6.1 Yleistiedot 6.2 Kiinteistönhoidon palvelutuotteet ja vastuurajat 6.3 Kunnossapito 6.4 Kiinteistönhoitosuunnitelma 6.5 Asiakirjaluettelo 6.6 Liitteet 6.7 Arkisto 7 LAADINNASTA AIHEUTUVIA TEHTÄVIÄ JA VASTUITA 7.1 Uudis- ja perusparannuskohteet 7.2 Käytössä olevat kohteet 8 HUOLTOKIRJAN KÄYTTÖÖNOTTO KIRJALLISUUTTA LIITE 1 JOHDANTO Huoltokirja on kiinteistökohtainen asiakirjakokonaisuus, joka sisältää kiinteistön yleisten perustietojen lisäksi hoitoon, huoltoon, kunnossapitoon ja korjauksiin sekä rakennusosien ja laitteiden käyttöikiin liittyviä tietoja. Huoltokirja on väline kiinteistön elinkaaren hallintaan. Huoltokirjan avulla kiinteistö voi saavuttaa yleisesti hyväksytyt kiinteistönpidon tavoitteet: l rakennusosien ja laitteiden tavoitteiden mukainen elinkaari optimaalisin kustannuksin l kustannusten ja toimenpiteiden ennustettavuus ja suunnitelmallisuus l toimivat, viihtyisät, terveelliset ja turvalliset sisäolosuhteet l järkevä energiatalous l ympäristön huomioon ottavat ratkaisut l riskien tuntemus ja hallinta. Maankäyttö- ja rakennuslain mukaan huoltokirja tulee laatia kaikkiin uudis- ja perusparannuskohteisiin, joissa asutaan tai työskennellään pysyvästi. Huoltokirjan laatiminen käytössä olevalle kiinteistölle on pakollista niiltä osin kuin rakennukseen tehdään rakennuslupaa edellyttäviä korjaus- tai muutostöitä. Muissa tapauksissa laatiminen on vapaaehtoista, mutta huoltokirjan hyötyjen vuoksi suositeltavaa. Maankäyttö- ja rakennuslaissa määrätään huoltokirjan luovutuksen ajankohdasta seuraavaa: Loppukatselmusta haettaessa tulee rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeen, jos sellainen on määrätty laadittavaksi, olla riittävässä laajuudessa valmis ja luovutettavissa rakennuksen omistajalle. MRL 153. 2 TAVOITTEET JA HYÖDYT Huoltokirja liiteaineistoineen on oikein ylläpidettynä arvokas tietolähde l kiinteistön omistajalle l ylläpito-organisaatiolle l hoito- ja huolto-organisaatiolle sekä l tilojen käyttäjille. Huoltokirja varmistaa tietojen säilymisen myös vastuuhenkilöiden vaihtuessa.
RT 18-10713 ohjetiedosto 2 Huoltokirjan tavoitteita Huoltokirjan avulla l hallitaan ja ylläpidetään kiinteistönpidossa tarvittavia tietoja, joita ovat mm. kiinteistön perustiedot toteutetut tarkastukset, huollot ja korjaukset energian ja veden vuosikulutukset yleiset tarkastusohjeet ja tuotekohtaiset käyttö- ja huolto-ohjeet l taltioidaan ja valvotaan kiinteistön ylläpidon tavoitteita, esimerkiksi rakennusosien ja laitteiden käyttöiät ja kunnossapitojaksot sekä kunnossapito-ohjelma sisäilmaston tavoiteolosuhteet ja ohjeelliset toiminta-arvot kiinteistönhoidon tavoitteet ja laatutasot energian ja veden kulutus l käynnistetään kiinteistön rakennusosien ja laitteiden sekä piha-alueiden suunnitelmallinen, tarkoituksenmukaisesti mitoitettu kiinteistönhoito ja kunnossapito l ylläpidetään kiinteistönhoidon ja kunnossapidon toimintoja jatkuvasti siten, että kiinteistössä saavutetaan taloudellisesti kiinteistön elinkaaren aikana ylläpidon tavoitteet l edistetään toimivien kiinteistönhoitosopimusten laatimista l edistetään kiinteistönhoitotöiden asianmukaista suorittamista ja valvontaa l selkiytetään hoidon, huollon ja kunnossapidon vastuiden jako eri osapuolten kesken. Kiinteistönhoidon vastuurajaosan avulla selkiintyvät kiinteistön omistajan, käyttäjän ja huolto-organisaation asema ja vastuut kiinteistönhoidossa ja mahdollisissa kiistatilanteissa. Ristiriidat voivat liittyä esimerkiksi takuisiin, reklamaatioihin tai rakennusvirheisiin. Kuva 1. Huoltokirja-aineiston tiedon toimittajat. Hyötyjä l kiinteistönpidon kokonaiskustannukset ovat suunnitelmalliset ja mahdollisimman edulliset l suunnitelmallisella ja tarpeenmukaisella kiinteistön hoidolla, huollolla ja kunnossapidolla saavutetaan rakennusosien ja laitteiden asetettujen tavoitteiden mukainen elinkaari l kiinteistön arvo säilyy l ennalta-arvaamattomien korjaustarpeiden tarve vähenee l energian ja veden kustannukset pidetään tavoitteissa l kiinteistönhoidon tarjouspyyntö- ja tarjousasiakirjat saadaan yksiselitteisiksi ja keskenään vertailukelpoisiksi l kiinteistönhoitosopimukset ovat yksiselitteisiä: osapuolet tietävät, mitä on tarjottu, tilattu ja sovittu l kiinteistönhoitotyön seuranta ja valvonta helpottuvat l ennalta-arvaamaton kiinteistönhoitoyritysten lisälaskutus vähenee l kiinteistönhoidon laatu paranee l terveellisten ja viihtyisien toimintaolosuhteiden ylläpito helpottuu l käyttäjien tyytyväisyys toimintaolosuhteisiin kasvaa l käyttäjien tietämys tilojen hoidosta lisääntyy l tiedonsaanti helpottuu l edistetään kiinteistön omistajan ja tilojen käyttäjien liikeidean toteutumista l huoltokirjan tietosisältöä voidaan hyödyntää kiinteistöä myytäessä. 3 RAJAUKSET Tämän ohjeen käyttökohteita ovat lähinnä liike-, palvelu- ja toimistorakennukset, mutta sitä voidaan hyödyntää myös teollisuus- ja tuotantokiinteistöjen huoltokirjoissa. Ohje on tarkoitettu sekä uudisja perusparannuskohteiden että käytössä olevien kohteiden huoltokirjojen laadintaan. Ohje on laadittu ensisijaisesti kohteeseen, jossa kiinteistön omistaja vastaa kiinteistön ylläpidosta. Ohjetta voi käyttää myös kohteessa, jossa omistaja on luovuttanut kiinteistön kunnossapidon, huollon ym. velvoitteet vuokralaiselle. Näissä tapauksissa kiinteistönomistaja ja vuokralainen sopivat yksityiskohtaisesti tehtävä- ja vastuujaosta. Ohjeen käytössä on otettava huomioon erityyppisistä vuokraustavoista aiheutuvat erot. Tähän laadintaohjeeseen on sisällytetty myös joitakin atk-pohjaisen huoltokirjan laadinnassa huomioon otettavia asioita. Atk-pohjainen huoltokirja on käytön ja ylläpidon kannalta järkevä ratkaisu esimerkiksi silloin, kun kiinteistöt ovat tekniseltä tai toiminnalliselta luonteeltaan vaativia tai omistajalla on useita kiinteistöjä.
3 ohjetiedosto RT 18-10713 4 LAADINNAN OSAPUOLET JA LAADINTAPERIAATTEET 4.1 Uudis- ja perusparannuskohteet Uudisrakennuksen ja perusparannuskohteen huoltokirja laaditaan suunnittelu- ja rakentamisprosessin yhteydessä, ja sen kokoaa erikseen nimetty koordinoija. Huoltokirjan laadinnasta aiheutuu tehtäviä ja velvoitteita rakentamisen kaikille osapuolille, ja se edellyttää tiivistä yhteistyötä. Osa tiedoista kertyy suunnitteluprosessin aikana ja osa vasta rakennusprojektin edetessä, taulukko 1. Uudis- ja peruskorjauskohteen huoltokirjan laadinta sisällytetään osaksi suunnittelu- ja urakkasopimuksia. Sopimuksia laadittaessa on tärkeää sopia huoltokirjan edellyttämistä tehtävistä ja velvoitteista kaikkien osapuolten kesken siten, että kukin toimeksisaaja huolehtii huoltokirjan laatimisesta aiheutuvien tehtävien ja velvoitteiden siirtymisestä suoriteketjussa eteenpäin. Tilaaja sisällyttää huoltokirjan laatimisesta aiheutuvat velvoitteet rakennuttamissopimukseen. Rakennuttaja sisällyttää ne edelleen suunnittelu- ja urakkasopimuksiin. Suunnittelijat osallistuvat huoltokirjan laadintaan ja laativat suunnitelma-asiakirjat siten, että urakoitsijoiden velvoitteet sisältyvät urakoihin. Tehtävät ja velvoitteet mainitaan myös urakkaohjelmissa. Urakoitsijat toimittavat huoltokirjan koordinoijalle ja laatijoille tarvittavat tiedot ja asiakirjat sekä sisällyttävät vaaditut velvoitteet edelleen aliurakkasopimuksiinsa sekä rakennusosien ja laitteiden hankintasopimuksiin. Näin huoltokirjan laadintaketju on sopimusteknisesti aukoton ja jokainen osapuoli on sitoutunut myötävaikuttamaan huoltokirjan laadintaan, kuvat 1 ja 2, luku 7. Koordinoija Uudis- ja perusparannuskohteen huoltokirjaan tulee aineistoa monelta taholta. Kaikki suunnittelijat laativat huoltokirjan osia tai toimittavat siihen aineistoa, kaikki urakoitsijat toimittavat huoltokirjaan huolto-ohjeita jne. Jotta eri tahoilta tulevasta aineistosta syntyisi käyttökelpoinen kokonaisuus, tarvitaan huoltokirjan koordinoija. Tilaajan edustajan tehtävänä on valita huoltokirjan laadinnan koordinoijaksi henkilö, jolla on riittävä asiantuntemus kiinteistön huollosta ja kunnossapidosta sekä hoito- ja huoltotehtävien laadun määrittämisestä. Osaalueita, joista koordinoijalla tulee olla asiantuntemusta ovat esimerkiksi Kuva 2. Esimerkki uudis- ja perusparannuskohteiden huoltokirjan laadinnan osapuolista. Kuva 3. Esimerkki käytössä olevan toimitilakiinteistön huoltokirjan laadinnan osapuolista. l kiinteistön ylläpito l LVI-tekniikan hoito ja huolto l sähkötekniikan hoito ja huolto l tietojärjestelmien (esim. kiinteistöautomaation) hoito ja huolto l rakennustekniikan hoito ja huolto l erityisjärjestelmien hoito ja huolto l ulkoalueiden hoitotehtävät, lumityöt, kasvityöt l kunnossapito, kuntoarvioinnit l ympäristöasiat l energiatalous l elinkaaritalous. Koordinoijaksi sopii tapauskohtaisesti esimerkiksi joku seuraavista: l rakennuttajakonsultti l ylläpidosta vastaava henkilö l rakennuttaja l LVI-suunnittelija l sähkösuunnittelija l arkkitehti l työmaavalvoja l erillinen asiantuntija. 4.2 Käytössä olevat kohteet Käytössä olevan toimitilakiinteistön huoltokirjan laadintaan osallistuvat ensisijaisesti tilaaja, tilaajan valitsema yhteyshenkilö ja huoltokirjan laatija, joka voi olla esimerkiksi kiinteistönpitoon erikoistunut konsultti, kuvat 1 ja 3, luku 7. Huoltokirjan laadinta edellyttää, että tekijä saa riittävän tuen kiinteistön ylläpito-organisaatiolta. Käytössä olevan kiinteistön huoltokirja-aineisto kerätään l tilaajalta ja ylläpito-organisaatiolta saatavista lähtötiedoista (perustiedot, asiakirjat, kiinteistönhoidon laatutavoitteet, kiinteistönhoitosuunnitelma) l laatijan kiinteistökierroksen aikana tarkastamista tiedoista l kiinteistönhoitohenkilökunnan ja tilojen käyttäjien haastatteluista saatavista tiedoista l mahdollisista erillisselvitysten (esimerkiksi kuntoarvio) tiedoista l laatijan kokemusperäisistä tiedoista ja lähdekirjallisuudesta.
RT 18-10713 ohjetiedosto 4 Taulukko 1. Esimerkki uudisrakennuksen ja peruskorjauskohteen huoltokirjan laadinnan vaiheistuksesta. Tilaajalla tarkoitetaan kiinteistön omistajaa tai omistajan tehtävään valtuuttamaa rakennuttajaa. Huoltokirjan tekijöitä ovat koordinoija, eri alojen suunnittelijat, urakoitsijat, aliurakoitsijat tai tavarantoimittajat. Vaihe Huoltokirjan tilaaja Huoltokirjan tekijät Vaihe 1 (hankevaihe)* l Laadintamenettelystä päättäminen l Kiinteistön liikeideasta päättäminen l Käyttöikätavoitteiden asettaminen laajuudeltaan ja uusimiskustannuksiltaan merkittäville rakennusosille ja laitteille l Kunnossapitojaksotavoitteiden asettaminen l Energia- ja muiden ympäristötavoitteiden asettaminen l Huoltokirjan laatimisen sisällyttäminen osaksi rakennuttamista l Laadinnasta aiheutuvista kustannuksista sopiminen l Huoltokirjan koordinoinnin järjestäminen Vaihe 2 l Suunnittelusopimusten tekeminen l Huoltokirjan suunnitelmakohtaisten osien (suunnitteluvaihe)* l Atk-järjestelmien yhteensopivuuden laadinta varmistaminen l Suunnittelukokouksiin osallistuminen l Suunnittelukouksiin osallistuminen (huoltokirjaan vaikuttavat täydennys- ja (huoltokirjaan vaikuttavat täydennys- ja muutosasiat) muutosasiat) l Huoltokirjan tekemiseen liittyvien urakoitsijal Kiinteistönhoidon laatutasojen asettaminen velvoitteiden sisällyttäminen urakkaohjelmiin ja työselostuksiin Vaihe 3 l Työmaakokouksiin osallistuminen l Työmaakokouksiin osallistuminen (rakentamisvaihe)* l Huoltokirja-asioiden valvonta työmaalla l Huoltokirja-aineiston kerääminen työmaalla l Tehtäviä ja vastuita, luku 7. l Alihankkijoiden sekä tavarantoimittajien hoito- ja huolto-ohjeiden kerääminen l Huoltokirjan kokoaminen Vaihe 4 l Huoltokirjan tarkastaminen ja vastaanotto l Huoltokirjan esittely tilaajalle ja (kiinteistön vastaanotto l Huoltokirja-aineiston sisällyttäminen osaksi ylläpito-organisaatiolle ja takuuaika)* kiinteistönhoito- ja huoltosopimuksia l Huoltokirjan tarkistaminen tarvittavilta osin. l Huoltokirjan luovutus l Tarvittavan koulutuksen antaminen huoltokirjan käytöstä Vaihe 5 (takuuajan päättyminen)* l Huoltokirjan tarkastaminen takuuajan l Huoltokirjan päivitys palautteen pohjalta l Muutosten jatkuva tekeminen / teettäminen huoltokirja-aineistoon l Tehtäviä ja vastuita, luku 7 Vaihe 6 (rakennuksen käyttö) l Huoltokirjan ylläpito * rakennushankkeen vaihe Käytössä olevaan toimitilakiinteistöön on usein laadittu kiinteistönhoitosuunnitelma, jota kannattaa hyödyntää huoltokirjan laadinnassa. Käytössä olevan toimitilakiinteistön huoltokirjan tekeminen on vaativa kokonaisuus. On välttämätöntä, että huoltokirjan laatija tuntee hyvin toimitilakiinteistöjen hoito- ja huoltotehtävät ja niiden laadun määrittämisen. Osa-alueita, joista laatijalla tulee olla asiantuntemusta ovat esimerkiksi l kiinteistön ylläpito l LVI-tekniikan hoito ja huolto l sähkötekniikan hoito ja huolto l tietojärjestelmien (esimerkiksi rakennusautomaation) hoito ja huolto l rakennustekniikan hoito ja huolto l erityisjärjestelmien hoito ja huolto l ulkoalueiden hoitotehtävät, lumityöt, kasvityöt l kunnossapito, kuntoarvioinnit l ympäristöasiat l energiatalous l elinkaaritalous.
5 ohjetiedosto RT 18-10713 Taulukko 2. Esimerkki käytössä olevan kiinteistön huoltokirjan laadinnan vaiheista. Vaihe Huoltokirjan tilaaja Huoltokirjan tekijät Vaihe 1 l Päätös kehittää kiinteistönpidon eri osaalueita ja kunnossapitoa sekä saada ylläpitosopimukset vastaamaan paremmin kiinteistön liikeideaa l Laadintamenettelystä, nimikkeistöstä, atk-järjestelmästä, työn sisällöstä, laadinnan vaiheistuksesta ja aikataulusta päättäminen l Päätetään tilaajan oma työpanos huoltokirjaan ja nimetään tilaajaorganisaation edustaja/edustajat huoltokirjaprojektissa Vaihe 2 l Huoltokirjan laatimisen tarjouspyyntö l Huoltokirjan tarjouksen laatiminen Vaihe 3 l Huoltokirjan tekijän (tekijöiden) valinta l Huoltokirjan tilaaminen Vaihe 4 l Asiakirjojen luovuttaminen l Asiakirjojen tarkempi läpikäynti l Avustaminen huoltokirjan osien l Kiinteistötarkastus paikan päällä ja tekemisessä suunnitelma-asiakirjojen sekä dokumenttien paikkansapitävyyden tarkastaminen l Lähtötietojen täydentäminen toimeksiantosopimuksen mukaisesti esimerkiksi kiinteistökatselmuksen, kuntoarvion, kuntotutkimusten avulla l Haastattelujen tekeminen l Huoltokirjan kokoaminen Vaihe 5 l Huoltokirjan tarkastus l Huoltokirjan esittely Vaihe 6 l Huoltokirjan vastaanotto l Huoltokirjan tarkistaminen l Huoltokirja-aineiston sisällyttäminen osaksi l Huoltokirjan luovutus kiinteistönhoito- ja huoltosopimuksia l Tarvittavan koulutuksen antaminen tarvittavilta osin huoltokirjan käytöstä Vaihe 7 l Tarvittavien muutosten ja päivitysten l Huoltokirjan päivitys tekeminen tai teettäminen kohdekiinteistössä tehtyjen havaintojen perusteella Vaihe 8 l Huoltokirjan ylläpito 4.3 Nimikkeistöt ja atk-järjestelmät Ennen huoltokirjan laadintaa sovitaan huoltokirjassa käytettävästä nimikkeistöstä ja laitetunnusjärjestelmästä. Yhdenmukainen nimikkeistö suunnitteluasiakirjoista huoltokirjaan sekä atk-pohjaisiin kiinteistönhallintaohjelmistoihin mahdollistaa johdonmukaisen tietojen käsittelyn. Esimerkki toimitilakiinteistön huoltokirjan nimikkeistöstä on liitteenä. Nimikkeistöjä voidaan tarvittaessa muokata kohteen mukaan. Ennen huoltokirjan laadinnan aloitusta varmistetaan, että eri osapuolien atk-järjestelmät ovat yhteensopivia. 5 LAADINNAN VAIHEET Uudisrakennuksen ja perusparannuskohteen huoltokirja syntyy suunnittelu- ja rakentamisvaiheessa. Myös huoltokirjan laadinta voidaan jakaa hanke-, suunnittelu- ja rakentamisvaiheiden sekä takuuajan toimenpiteisiin, taulukko 1. Käytössä olevan toimitilakiinteistön huoltokirjan laadinnan päävaiheet on esitetty taulukossa 2. Laadinnan vaiheisiin vaikuttaa myös kiinteistön lähtötilanne, joka voi olla l kiinteistössä on kiinteistön hoitoa ja huoltoa haittaavia vikoja l korjaushistoriaa ei ole aikaisemmin dokumentoitu l lämmitysenergian, kiinteistösähkön ja veden kulutus ovat korkeita l peruskorjauksien ajoitus on epävarmaa, kunnossapitosuunnitelma puuttuu l piirustuksia ei ole tai ne eivät pidä paikkaansa l tiloissa on huono sisäilmasto, epätasaiset sisälämpötilat, vedosta valitetaan l vuosikorjaukset on toteutettu satunnaisina hätätöinä. Mikäli kiinteistön tilanne on puutteellisesti dokumentoitu, on tilaajan ja huoltokirjan tekijän sovittava lähtötilanteen selvittämisestä, esimerkiksi kuntoarvion tekemisestä, ja tarvittavan selvitystyön kustannuksista.
RT 18-10713 ohjetiedosto 6 6 HUOLTOKIRJAN RAKENNE JA SISÄLTÖ Huoltokirjan laajuuteen ja sisältöön vaikuttavat mm. l laaditaanko huoltokirja uudiskohteeseen vai käytössä olevaan kiinteistöön l kiinteistön omistajan erityistarpeet. Huoltokirjan laadintavaiheessa kaikkia tietoja ei ole välttämättä saatavissa, mutta huoltokirjaan kannattaa varata välilehdet ja taulukkopohjat tms. myöhemmin täydentyville osille jo huoltokirjaa laadittaessa. Tavoitteena on, että huoltokirja on mahdollisimman tarkoituksenmukainen ja kattava, kuva 4. Huoltokirjan sisältö ryhmitellään kiinteistön kannalta tarkoituksenmukaisiin osakokonaisuuksiin, kuva 5. Jaottelulla helpotetaan huoltokirjan käyttöä, kiinteistönhoidon ja kunnossapidon toteutusta, seurantaa ja valvontaa. 6.1 Yleistiedot l Huoltokirjan käyttöohjeet Huoltokirjan käyttöohjeet -kohtaan sijoitetaan toimitilakiinteistön huoltokirjan käyttöohjeet. Käyttöohje kokonaisuudessaan tai käyttöohjetta täydentävät osat, esimerkiksi atk-ohjelmien manuaalit, voidaan sijoittaa myös huoltokirjan liitteeksi. Käyttöohje voi olla l kiinteistölle erikseen laadittu huoltokirjan käyttöohje l ohjekortti KH 90-00276, LVI 01-10303, Toimitilakiinteistön huoltokirjan käyttö kiinteistökohtaisin lisätiedoin ja -ohjein täydennettynä tai l ohjekortti KH 90-00276, LVI 01-10303 Toimitilakiinteistön huoltokirjan käyttö. Ohjekortin KH 90-00276, LVI 01-10303 Toimitilakiinteistön huoltokirjan käyttö sisältöjaottelua voidaan hyödyntää kiinteistökohtaisia huoltokirjan käyttöohjeita laadittaessa. Kiinteistökohtaisen käyttöohjeaineiston laadinnasta sovitaan erikseen tilaajan ja tekijän kesken. 1 Yleistiedot l Huoltokirjan käyttöohjeet l Huoltokirjaan perehdyttäminen l Kiinteistön perustiedot ja järjestelmien yleiskuvaukset l Tehdyt selvitykset ja tutkimukset l Yhteystiedot 2 Kiinteistönhoidon palvelutuotteet ja vastuurajat l Palvelutuotteet l Vastuurajat 3 Kunnossapito l Käyttöiät ja kunnossapitojaksot l Kunnossapito-ohjelma (kuntoarvion PTS) l Korjaushistoria ja korjaushankkeiden takuuajan seuranta 4 Kiinteistönhoitosuunnitelma l Tavoiteolosuhteet ja ohjeelliset toiminta-arvot l Teknisen hoidon ja huollon tarkastustaulukot Päivä- ja viikkotehtävien luettelot Kalenterivuoden tarkastustaulukot 10-vuotiskauden tarkastustaulukot Käyttöpäiväkirja l Talotekniikan huoltosuunnitelma l Ulkoalueiden hoidon tarkastustaulukot ja käyttöpäiväkirja l Paikantamispiirustukset l Kulutusseuranta l Valvonta- ja palauteraportit 5 Asiakirjaluettelo l Kohta 6.5 6 Liitteet l Huoltokirjan käyttöohjeet l Viranomaismääräykset l Tarkastus-, hoito- ja huolto-ohjeet l Konekortit, erityisvaraosat ja -tarvikkeet l Huoltokortit l Urakoitsijoiden ja tavarantoimittajien tuotekohtaiset käyttö-, hoito-, huolto- ja kunnossapito-ohjeet l Poikkeus- ja häiriötilanteiden ohjeet l Tilojen käyttäjien ohjeet l Kiinteistön suojelusuunnitelma l Piirustukset l Pintarakenteet l Laite- ym. luettelot l Huoltokirjassa käytetty nimikkeistö 7 Arkisto l Kohta 6.7 Kuva 4. Esimerkki huoltokirjan rakenteesta ja sisällöstä. Kiinteistönhoitosuunnitelma Ylläpitotiedot l Huoltokirjaan perehdyttäminen Perehdyttämisosan tarkoituksena on varmistaa, että ylläpito-organisaatiolla ja kiinteistönhoitohenkilöstöllä on riittävät perustiedot kohdekiinteistöstä, sen huoltokirjan käytöstä sekä kiinteistön laitteista ja järjestelmistä. Perehdyttämisosa jaetaan seuraavasti: l ylläpito-organisaation perehdyttäminen l kiinteistönhoito-organisaation perehdyttäminen. Liitteet Kuva 5. Esimerkki huoltokirja-aineiston jakamisesta osakokonaisuuksiin. Ylläpitotiedot on tarkoitettu lähinnä kiinteistön ylläpito-organisaation apuvälineeksi, kiinteistönhoitosuunnitelma kiinteistönhoitohenkilökunnan jokapäiväiseen käyttöön. Liitteet on varattu erilaisille suoritusohjeille, kone- ja huoltokorteille, täytetyille lomakkeille ja tarkistuslistoille.
7 ohjetiedosto RT 18-10713 Kuva 6. Esimerkki toimitilakiinteistön huoltokirjan perehdyttämisosasta. Lomake soveltuu kiinteistönhoitohenkilökunnan perehdyttämiseen. l Kiinteistön perustiedot ja järjestelmien yleiskuvaukset Kiinteistön perustiedot -kohdassa esitetään toimitilakiinteistön yleistiedot, kuten omistus, tilavuus, pinta-ala ja tekniset järjestelmät sekä tilat käyttötarkoituksineen siten, että kiinteistöä tuntematonkin saa yleiskuvan kiinteistöstä. Tiedot voidaan esittää lomakkeella KH 90014 Kiinteistön perustietokortti. Kiinteistön perustiedoissa esitetään kiinteistön liikeidea siltä osin, kuin se vaikuttaa kiinteistön ylläpitoon, esimerkiksi tilojen ja palveluiden laatutasoihin. Liikeidean kuvauksessa selvitetään lyhyesti kohteen käyttötarkoitus, tilojen käyttäjät ja asiakaskunta sekä mihin suuntaan kiinteistöä ja siinä tapahtuvaa toimintaa on tarkoitus kehittää. Perustiedoissa voi myös olla lyhyt selvitys kohteen keskeisistä suunnitteluratkaisuista, niiden erityispiirteistä ja niihin liittyneistä tavoitteista, esimerkiksi varauksista toiminnan kasvuun ja kohteen laajennusmahdollisuuksista. Kiinteistön perustietoihin voidaan myös sisällyttää tietoa kiinteistön erilaisista turvateknisistä ratkaisuista esimerkiksi viranomaismääräyksistä johtuvat kiinteistön tilojen käytön, kalustamisen, pintarakenteiden, muutoksien yms. rajoitukset. Järjestelmien yleiskuvauksiin sisällytetään tiivistetyt kuvaukset kiinteistön taloteknisistä järjestelmistä ja laitteista sekä niiden palvelualueista. Kohdassa kuvataan myös sellaiset erityisjärjestelmät ja -laitteet, joiden hoito-, huolto- ja kunnossapito l vaativat normaalia suurempaa työpanosta l edellyttävät kyseisen alan erikoisosaamista l ovat tärkeitä järjestelmien toiminnan häiriöalttiuden tai vikatilanteissa kiinteistön toiminnalle aiheutuvien riskien vuoksi. Tällaisia järjestelmiä tai laitteita ovat mm. l ilmastoinnin jäähdytys-, kostutus ja lämmöntalteenottojärjestelmät l kaasujärjestelmät l rakennusautomaatiojärjestelmät l kylmätekniset järjestelmät l paineastiat l paineilmajärjestelmät l paloilmoitusjärjestelmät l palontorjuntajärjestelmät l raskasöljyn tms. saattolämmitykset l uima-allaslaitteistot l varavoimakoneet l vesi- ja viemäripumppaamot. Järjestelmien ja laitteiden yleiskuvauksen yhteydessä voidaan esittää arvioita järjestelmien ja laitteiden senhetkisestä kunnosta sekä korjaustarpeista. Teknisten laitteiden ja järjestelmien yksityiskohtaisia tietoja ei esitetä tässä yhteydessä, vaan ne kootaan huoltokirjan liiteaineistoon. Perustietoja ja järjestelmien yleiskuvauksia hyödynnetään mm. l lämmön-, sähkön- ja vedenkulutusten seurannassa sekä kulutusluokittelussa l kiinteistönhoitopalveluja kilpailutettaessa l kuntoarvioiden, energiakatselmusten yms. lähtötietoina. Käytössä olevan kiinteistön huoltokirjan tilaaja toimittaa huoltokirjan tekijälle kiinteistön perustiedot ja järjestelmien yleiskuvaukset. Jos tilaajalla ei ole tiedossa kaikkia lähtötietoja, esimerkiksi ulkoalueiden hoidon laajuustietoja, sopivat tilaaja ja tekijä niiden selvittämisestä erikseen. Ulkoalueiden hoidon ja kunnossapidon laajuustiedot voi tekijä selvittää sekä mittaamalla piirustuksista että paikan päällä kiinteistössä. Huoltokirjaan merkitään määrittelyn tarkkuus. Huoltokirjan tekijän on aina varmistettava piirustusten oikeellisuus. Piirustusten mahdollisesta päivittämisestä on sovittava erikseen. l Tehdyt selvitykset ja tutkimukset Tehdyt selvitykset ja tutkimukset -kohtaan kirjataan kiinteistölle jo tehdyt selvitykset ja tutkimukset. Näitä ovat esimerkiksi l kuntoarvio l kuntotutkimukset betonijulkisivujen kuntotutkimus rapattujen julkisivujen kuntotutkimus vesi- ja viemärilaitteistojen kuntotutkimus sähköjärjestelmien kuntotutkimus sisäilmaston kuntotutkimus kosteus- ja homevaurioituneen rakennuksen kuntotutkimus l maaperä- ja pohjavesitutkimukset l asbestikartoitus l radon- ja muut ympäristövaikutusmittaukset l energia-analyysit, energiakatselmukset l energiatodistukset l suojelusuunnitelmat l erillismittaukset, mittauspöytäkirjat l viranomaistarkastukset, esimerkiksi väestönsuojan tarkastukset, palotarkastukset, kunnallisten terveysviranomaisten suorittamat tarkastukset ja sähköverkon määräaikaistarkastukset. Tutkimuksista ja selvityksistä esitetään l tutkimuksen tai selvityksen nimi l suoritusajankohta l tekijän nimi ja osoite l ajankohta, milloin päivitettävä seuraavan kerran l tutkimuksen tai selvityksen säilytyspaikka.
RT 18-10713 ohjetiedosto 8 l Yhteystiedot Yhteystietoihin merkitään tiedot esimerkiksi seuraavista tahoista: l kiinteistön omistaja l suunnittelussa ja rakentamisessa mukana olleet yritykset ja yhteyshenkilöt l ylläpito-organisaatio, kiinteistönhoito ja huolto l kunnallistekniset liittymät (lämpö, vesi, sähkö, puhelin) l kiinteistökohtaiset suojelu- ym. henkilöt l korjaushankkeisiin osallistuneet yritykset l kiinteistön käyttäjät (vuokralaiset). Kiinteistönhoidon ja huollon tietoihin merkitään myös ne toimeksisaajat, joilla on esimerkiksi vuosisopimus. Ylläpito-organisaation, kiinteistönhoidon ja huollon yhteystietoihin merkitään esimerkiksi l kiinteistöpäällikkö l kiinteistönhoitoyritys l siivousliike l ulkoalueiden hoito l lumen kuljetus l jätehuolto l automatiikkahuolto l hissihuolto l kylmälaitehuolto l ammattikeittiölaitteiden huoltoliike l lukkoliike l lasitusliike l putkiliike l sähköliike l antenniliike l uima-allaslaitteiden huoltoliike l huoltokirjan tekijä l kunnallistekniset liittymät (ainakin energia- ja vesilaitoksen hälytysnumerot). Kiinteistökohtaisia yhteyshenkilöitä ovat l suojelujohtaja l väestönsuojien hoitajat l sähkölaitteistojen käytön johtaja l muut erityistehtäviin nimetyt henkilöt. Korjaushankkeiden yhteystietoihin merkitään niihin osallistuneiden yritysten ja yhteyshenkilöiden tiedot. Aikaisempien korjaushankkeiden yhteystiedot toimittaa tilaaja, ja niiden kokoamisesta sovitaan erikseen tilaajan ja huoltokirjan tekijän kesken. Saman vuoden hankkeet yksilöidään hankenumeron avulla, esimerkiksi 971, 972, 973. Samaa hankenumerointia käytetään kohdassa Korjaushistoria ja korjaushankkeiden takuuajan seuranta, jotta hankkeet ja niiden yhteystiedot vastaavat toisiaan. Yhteystiedoista esitetään mm. l yrityksen nimi l osoite l yhteyshenkilö l puhelin- ja faksinumerot l internet- ja sähköpostiosoitteet. Tarvittaessa huoltokirjan yhteystietoihin liitetään kiinteistöön sopimussuhteessa olevien yritysten organisaatiokaaviot. 6.2 Kiinteistönhoidon palvelutuotteet ja vastuurajat Toimitilakiinteistön kiinteistönhoidon laatu voidaan esittää palvelutuotteiden määrittelyssä. Määrittelyjä voidaan täsmentää rakennusosien ja laitteiden tarkastus-, hoito- ja huoltotehtävillä ja niiden ohjeilla sekä tilojen käyttäjien ohjeilla. Vastuurajamäärittelyissä esitetään eri osapuolten tehtävät ja vastuut. Kiinteistön omistaja voi käyttää palvelutuote- ja vastuurajakuvauksia mm. l ostopalvelujen tarjouksia pyydettäessä l kiinteistönhoidon sopimusasiakirjojen ja vuokrasopimusten laadinnassa l sopimustehtävien valvonnassa Suomen Kiinteistöliiton koordinoimassa Isännöinnin ja kiinteistönhoidon sopimushallinnan työkalut -projektissa on palvelutuotteet jaoteltu seuraavassa luettelossa esitettyjen nimikkeiden mukaan. Luettelossa on esitetty palvelutuotteiden otsikkotasot. Kunkin otsikkotason alla on joukko erilaisia palvelutuotteiden nimikkeitä. Palvelut ja niiden kuvaukset valitaan kiinteistökohtaisesti. Huoltokirjan tekijä sopii kiinteistön omistajan tai ylläpito-organisaation kanssa palvelutuotteiden ja vastuurajojen kuvusten laajuudesta. Palvelutuotenimikkeet 1 Isännöinti 11 Kiinteistön hallinto 111 Käyttö- ja toimintasuunnitelma 112 Kokoukset 113 Kiinteistön sopimusasiakirjat 114 Valvonta ja johtaminen 115 Työsuhdeasiat 116 Ilmoitusvelvollisuudet 117 Raportointi hallitukselle 118 Muut hallinnolliset tehtävät 12 Kiinteistön taloudenhoito 121 Talous- ja toimintasuunnitelma 122 Talousarvio ja seuranta 123 Rahaliikenne 124 Kirjanpito ja tilinpäätös 13 Kiinteistön tekninen ja toiminnallinen kunto 131 Kiinteistönhoitotehtävien järjestäminen 132 Kunnossapidon suunnittelu ja seuranta 133 Uuden kiinteistön vastaanotto 14 Vuokraus ja markkinointi 141 Vuokraus 142 Markkinointi 2 Tukipalvelut 21 Käyttö ja käyttäjäpalvelut 211 Tiedotteet ja tiedotteiden jakelu 212 Käyttövuorot 213 Kiinteistön käyttö 214 Muut palvelut 22 Yhtiöpalvelut 23 Tieto ja raportit 231 Suunnitelmat ja systematiikka 232 Tiedonkeruu, kirjaaminen ja tietojen varastointi 233 Raportit 24 Laadun tukipalvelut 25 Dokumenttien hallinta 251 Asiakirjojen hallinta 252 Piirustusten hallinta 26 Riskien hallinta 27 Kulutusten ja sisäolojen hallinta 271 Kulutusten seuranta ja optimointi 272 Mittaukset ja kyselyt 28 Keskitetyt valvontapalvelut 281 Hälytysjärjestelmäpalvelut 282 Keskusvalvomopalvelut 29 Erikoistyöt 291 Kiinteistön erikoistyöt 292 Tuotannon erikoisjärjestelmät 3 Hoito ja huolto 31 Yleishoito ja valvonta 311 Kiinteistön yleishoito 312 Päivystys ja vikailmoitukset 313 Kiinteistön tilojen hoito 32 Aluerakenteiden hoito 321 Kiinteät ulkorakenteet ja varusteet 322 Päällystetyt pintarakenteet 33 Pohjarakenteiden hoito 34 Rakennustekniikan hoito 341 Vesikaton pintarakenteet ja varusteet 342 Julkisivun pintarakenteet ja varusteet 343 Lattiat 344 Perustukset 345 Hissit ja siirtolaitteet 346 Täydentävät sisäosat 347 Yläpohjarakenteet 35 Teknisten järjestelmien hoito 351 Lämmitysjärjestelmät 352 Ilmastointijärjestelmät 353 Vesi- ja viemärijärjestelmät 354 Sähköjärjestelmät 355 Erityisjärjestelmät 4 Ulkoalueiden hoito 41 Ulkopuhtaanapito 42 Lumityöt 43 Kasvityöt 5 Siivous 51 Asuintalon siivous 511 Porraskäytävien siivous 512 Yhteiskäyttötilat 513 Saunaosastot 52 Toimistokiinteistön siivous 521 Tilat a 522 Tilat b 523 Tilat c 524 Tilat d 6 Jätehuolto 61 Jätteen kuljetus 62 Jäteastioiden vuokraus 63 Jäteastioiden pesu, huolto ja korjaus 64 Kierrätyksen järjestäminen 65 Tiedottaminen jätehuollosta 7 Kunnossapito ja korjausrakentaminen 71 Kunnossapidon ja korjausten teettäminen 711 Hankkeiden valmistelu ja hallinto 712 Hankkeiden kilpailuttaminen ja sopiminen 713 Hankkeiden teettäminen ja valvonta 8 Vartiointipalvelut
9 ohjetiedosto RT 18-10713 l Kiinteistönhoidon palvelutuotteet Huoltokirjan tekijä käy läpi kiinteistön omistajan tai ylläpito-organisaation edustajan kanssa palvelutuotenimikkeistön pääotsikot. Niistä rajataan kyseiselle kiinteistölle tarvittavat palvelukokonaisuudet. Huoltokirjan tekijä selvittää kiinteistönomistajan ja tilojen käyttäjien yleiset laatutasotavoitteet näille palvelukokonaisuuksille. Huoltokirjan tekijä jatkaa palvelutuotteiden rajaamista ottamalla huomioon esimerkiksi kiinteistökohtaiset laitejärjestelmät ja ulkoalueiden varusteet. Näin edeten rajautuvat lopulliset kiinteistökohtaiset palvelutuotteet ja niitä kuvaavat nimikkeet. Huoltokirjan tekijä määrittelee kaikki yksittäiset palvelutuotteet yhteistyössä kiinteistönomistajan tai ylläpito-organisaation kanssa. Palvelutuotteiden määrittelyssä esitetään l nimike l kuvaus l ohjeellinen toimitusaika tai -taajuus. Kuva 7. Esimerkki palvelutuotteiden määrittelystä. Nimikkeen on kerrottava, minkä tyyppisestä palvelusta on kyse (esimerkiksi tarkastus, hoito tai huolto). Palvelutuotteiden kuvaus ja ohjeellinen toimitusaika tai -taajuus määrittelevät yhdessä palvelutuotenimikkeen laadun. Kuvaus laaditaan siten, että se kertoo halutun palvelutavan, tavoiteolosuhteen, mitattavissa olevan yksittäisen suureen tai arvioitavissa olevan lopputuloksen. Kuvauksessa ei luetella palveluun liittyviä yksittäisiä tehtäviä eikä anneta suoritusohjeita. Ohjeellinen toimitusaika tai -taajuus määritellään normaaliolosuhteiden perusteella ja niitä korjataan tarpeen mukaan. Kuva 7. l Kiinteistönhoidon vastuurajat Kiinteistönhoidon vastuurajat määritetään kaikille palvelutuotteille. Vastuurajat selventävät kiinteistön omistajan (tilaajan), kiinteistönhoitoyrityksen (toimeksisaajan) ja tilojen käyttäjien keskinäisiä tehtäviä ja vastuita, kuva 8. Kiinteistönhoidon vastuurajamäärittelyn esitystapaan vaikuttaa, onko kyseessä esimerkiksi l uusi kiinteistö, jolle kiinteistönomistaja ei ole vielä ostanut kiinteistönhoitopalveluja l käytössä oleva kiinteistö, jonka voimassaolevat kiinteistönhoitosopimukset on otettava huomioon l uusi kiinteistö, jonka tiloja ei ole vielä vuokrattu l käytössä oleva kiinteistö, jonka käyttäjien kanssa tehdyt vuokrasopimukset on otettava huomioon l kylmänä vuokrattu kohde, jossa vuokralainen ostaa kiinteistönhoitopalvelut. Kuva 8. Esimerkki vastuurajakuvauksesta.
RT 18-10713 ohjetiedosto 10 6.3 Kunnossapito l Käyttöiät ja kunnossapitojaksot Uudiskohde Hankkeen toimeksiantaja, rakennuttaja ja suunnittelijat asettavat yhdessä hankeohjelmavaiheessa käyttöikätavoitteet laajuudeltaan ja kustannuksiltaan merkittäville rakennusosille. Suunnittelun ja rakentamisen edetessä käyttöikä on arviointiperuste yksittäisiä rakennusosia ja laitteita valittaessa. Suunnittelun ja rakentamisen aikana yksittäiset rakennusosat ja laitteet valitaan siten, että hankeohjelmavaiheessa asetetut käyttöikätavoitteet ja myöhemmin asetetut muut rakennusosien, laitteiden ja materiaalien käyttöikävaatimukset täyttyvät. Tavoiteasetannan apuna käytetään elinkaaritarkastelua. Suunnitteluvaiheen alussa rakennuttaja ja suunnittelijat sopivat yhteisesti käytettävien rakennustarvikkeiden ja laitteistojen laatutasot, niiden tavoitteelliset käyttöiät, ohjeelliset kunnossapitojaksot ja arvioidut kunnossapitokustannukset. Suunnittelijat siirtävät tavoitteet toteutusratkaisuihin. Työmaan valvonnassa huolehditaan, ettei sellaisia tarvike-, työtapatai laitteistomuutoksia tapahdu, jotka huonontavat haluttuja laatutasoja. Hankevaiheessa päätettyjen, suunnitelmiin ja sopimuksiin kirjattujen ratkaisujen muuttaminen edellyttää aina tilaajan dokumentoitua päätöstä. Kuva 9. Ohjeelliset kunnossapitojaksot ovat tärkeitä lähtötietoja pitkäaikaiselle kunnossapitosuunnittelulle ja rahoituspäätöksille. Kuva 9. Esimerkkejä kiinteistön rakennusosien ja laitteiden käyttöikä- ja kunnossapitojaksotiedoista. l Kunnossapito-ohjelma (kuntoarvion PTS) Uudisrakennuksen ensimmäinen pitkän aikavälin kunnossapitosuunnitelma on suositeltavaa laatia takuuajan päätyttyä. Kunnossapitosuunnitelma hyväksytään kiinteistön päättävissä elimissä budjetoinnin ja suunnittelun toimintaohjeeksi ja kunnossapito-ohjelmaksi 10-vuotiskaudelle. Kunkin kalenterivuoden kunnossapitotoimenpiteiden käynnistäminen käsitellään ja päätetään aina erikseen. Käytössä olevan toimitilakiinteistön huoltokirjaan liitetään kiinteistölle hyväksytty ajan tasalla oleva kunnossapito-ohjelma (kuntoarvion PTS). Huoltokirjan laatimisen yhteydessä mahdollisesti tehtävä kiinteistön kuntoarvio suoritetaan esimerkiksi ohjekortin KH 90-00246, LVI 01-10279, RT 18-10672 Liike- ja palvelurakennusten kuntoarvio, suoritusohje mukaisesti. Kunnossapito-ohjelman toteutuneet korjaustoimenpiteet siirretään huoltokirjan Korjaushistoria ja korjaushankkeiden takuuajan seuranta -kohtaan. l Korjaushistoria ja korjaushankkeiden takuuajan seuranta Uudisrakennuksen huoltokirjan tähän kohtaan voidaan taltioida tiedot takuuajoista. Myöhemmin siihen taltioidaan tehdyt korjaukset ja niiden takuuajat. Käytössä olevan toimitilakiinteistön huoltokirjan tähän kohtaan kootaan huoltokirjan laadintavaiheessa tiedot jo tehdyistä korjauksista. Jatkossa ylläpito-organisaatio merkitsee korjaushankkeiden tiedot tähän taulukkoon. Tiedot aikaisemmista korjaushankkeista toimittaa huoltokirjan tilaaja. Jos tilaajalla ei ole kyseisiä tietoja, puuttuvien tietojen keräämisestä sovitaan erikseen. Korjauksista merkitään hankkeen numero, korjaustoimenpide, korjauksen tekijä, luovutuspäivämäärä, takuun päättymispäivämäärä ja tieto mahdollisesta takuuajan huoltosopimuksesta. Korjaushankkeiden numeroinnissa käytetään hankkeesta samaa tunnusta kuin Korjaushankkeiden yhteystiedot -kohdassa. Saman vuoden hankkeet yksilöidään hankenumeron avulla, esimerkiksi 971, 972, 973. Käytössä oleva kohde Huoltokirjaan sisällytetään kiinteistön kannalta tarkoituksenmukaisten rakennusosien ja laitteiden käyttöikätavoitteet ja jäljellä olevat käyttöiät. Huoltokirjan laadinnan yhteydessä voidaan koota esimerkiksi seuraavien kohteiden käyttöikätiedot l ikkunapuitteet l julkisivut l laitejärjestelmät l märkätilojen vedeneristykset sekä runko- ja pintarakenteet l piha-alueiden päällysrakenteet l putkistot l vesikatto. Käyttöikätietoja kootessaan huoltokirjan tekijä voi hyödyntää mm. l kiinteistönhoito-organisaatiolta saamiaan tietoja l kuntoarvion ja kuntotutkimusten tuloksia l käyttöikätilastoja l yleisiä kokemusperäisiä tietoja.
11 ohjetiedosto RT 18-10713 6.4 Kiinteistönhoitosuunnitelma l Tavoiteolosuhteet ja ohjeelliset toiminta-arvot Huoltokirjassa esitetään sekä tavoiteolosuhteet että ohjeelliset toiminta-arvot sallittuine poikkeamineen. Toimitilakiinteistön monet tavoiteolosuhteet määräytyvät kiinteistön ja sen tilojen liikeidean perusteella. Tavoiteolosuhteiden ja toiminta-arvojen määrittelyssä huomioidaan lisäksi tilojen viihtyisyys, terveellisyys, turvallisuus ja energiataloudellisuus sekä voimassa olevat viranomaismääräykset. Tavoiteolosuhteita ovat mm. tilojen l sisälämpötila l sisäilman suhteellinen kosteus l ilman nopeus (veto) l ilman vaihtuvuus l hiilidioksidipitoisuus (CO 2 ) l äänitasot (melu) l valaistus. Tavoiteolosuhteiden toteutuminen edellyttää, että kyseisten teknisten järjestelmien ja laitteiden toiminta-arvot on aseteltu oikein ja että järjestelmät ja laitteet hälytysjärjestelmineen ovat kunnossa. Tyypillisiä kiinteistöjen tavoiteolosuhteisiin vaikuttavia toiminta-arvoja ovat mm. l lämmitysverkostojen ohjaukset (säätökäyrät, pudotusjaksot) l lämmitysverkostojen asetukset (menoja paluuveden lämpötilat, verkostojen paineet) l ilmanvaihto- tai ilmastointijärjestelmän käyntiajat ja muut ohjaukset l lämmityksen ja ilmanvaihdon aika-, termostaatti- ja muut ohjaukset l ulko- ja sisävalaistuksen ohjaukset. Muita huoltokirjassa esitettäviä ohjeellisia toiminta-arvoja ja lähtötietoja ovat mm. l kylmän ja lämpimän käyttöveden verkostojen asetukset (lämpötilat, paineet) l ovien lukitukset, kulunvalvontajärjestelmät l autopaikoitusalueiden sähköpisteiden ohjaukset l tilojen koneiden ja laitteiden ohjaukset (esim. jäähdytyslaitteet, kylmätilat, kylmäaltaat, saunojen kiukaat) l tilaustehot (kaukolämpö, sähkö) l energian ja veden kulutustavoitteet l sähköisten sulatusjärjestelmien ohjaukset (ajoluiskat, sadevesikaivot) l sähköisten saattolämmitysten ohjaukset (raskasöljyputkisto). Uudisrakennuksen ohjeelliset toimintaarvot tarkentuvat takuuaikana kiinteistöä käytettäessä. Takuuajan päättyessä huoltokirjan laatijat tarkistavat tavoiteolosuhteet ja ohjeelliset toiminta-arvot. Jos niihin tulee muutoksia, huoltokirjan laatijat korjaavat kyseiset huoltokirjan kohdat. Käytössä olevan kiinteistön tilaaja, kiinteistönhoitoyrityksen edustaja ja huoltokirjan tekijä käyvät yhdessä läpi tavoiteolosuhteet ja toiminta-arvot. Tässä yhteydessä arvioidaan, ovatko käytössä olevat tavoitteet, ohjaukset ja asetukset järkevät vai muutetaanko niitä. l Teknisen hoidon ja huollon tarkastustaulukot Teknisen hoidon ja huollon tarkastustaulukot ryhmitellään seuraavasti l päivä- ja viikkotehtävien luettelot l kalenterivuoden tarkastustaulukot l 10-vuotiskauden tarkastustaulukot. Tarkastustaulukoihin liittyy myös käyttöpäiväkirja. Siihen merkitään poikkeukselliset havainnot ja toimenpiteet, kuva 11. Tarkastustaulukoiden laadinnassa käytetään muistilistana valittua nimikkeistöä. Taulukoihin sisällytetään myös tilojen tarkastukset. Uudiskohteen ja käytössä olevan kohteen tarkastustaulukoiden laadinta eroaa toisistaan huomattavasti: l Uudis- ja peruskorjauskohteen toimenpiteet tarkastustiheyksineen valitaan kiinteistön käyttötarkoituksen, tavarantoimittajilta saatavan tuotekohtaisen tiedon ja kokemusperäisen tiedon avulla. l Käytössä olevan kohteen huoltokirjan taulukoiden tehtävä-, tarkastustiheysym. valinnassa voidaan hyödyntää vakiintuneita käytäntöjä. Huoltokirjan tekijä voi käyttää olemassa olevia piirustuksia ja kiinteistökatselmuksen tietoja ja haastatella kiinteistönhoitajaa. Tekijä käy tilaajan kanssa läpi kiinteistönhoitosopimukset, halutut tavoitearvot ja laatutasot sekä tilojen tarkastustavan. Suoritusohjeet sijoitetaan huoltokirjan liitteiksi. Taulukoissa, suoritusohjeissa ja paikantamispiirustuksissa käytetään yhtenäistä nimikkeistöä ja laitetunnusjärjestelmää. Siten kohde, toimenpide suoritusohjeineen ja kohteen paikantamistieto voidaan yhdistää helposti esimerkiksi kiinteistönhoito-organisaation käyttöön. Päivä- ja viikkotehtävien luettelot Kiinteistönhoidon päivä- ja viikkotehtävien luetteloihin kootaan hoito- ja huoltosopimusten mukaiset yleishoito- ja valvontatehtävät sekä teknisten järjestelmien usein toistuvat tehtävät, kuva 10. Kiinteistönhoito-organisaatio raportoi tarkastus- ja seurantatoimenpiteistä tilaajalle (kiinteistön omistajalle) kiinteistönhoitosopimusten mukaisesti. Poikkeukselliset havainnot merkitään käyttöpäiväkirjaan. Kalenterivuoden tarkastustaulukot Kalenterivuoden tarkastustaulukoiden käyttöjakso on yksi vuosi. Taulukoissa esitetään kaikki säännöllistä tarkastusta, hoitoa ja huoltoa vaativat laite- ja rakennustekniset kohteet, joiden toimenpideväli on enintään yksi vuosi, kuva 12. Taulukoissa esitetään esimerkiksi l kohteen tai tehtävän nimike ja koodi, jonka perusteella tarkastusohje löytyy l laitetunnus l määrätieto niistä kohteista tai tehtävistä, joissa tiedolla on tarkastuksen kannalta oleellinen merkitys l hoidon ja huollon tarkastusväli (kertaa/ vuosi) l toimenpiteen ohjeelliset suorituskuukaudet. Toimenpiteiden suoritusajankohtaan ja -taajuuteen vaikuttavat kiinteistönhoidon laatutavoitteet sekä usein myös vuodenaika. Esimerkiksi mahdolliset talvivauriot on syytä tarkastaa heti keväällä. Talveen valmistelevat toimenpiteet tehdään syksyllä. Sadevesijärjestelmän toimintaa, kaivojen puhtautta jne. seurataan erityisesti syksyllä runsaiden sateiden sekä puiden lehtien varisemisen aikaan. Useimmat ulkoalueiden, ulkovaipan jne. tarkastukset tehdään lumettomina aikoina. Tarkastustiheyden valinnassa huomioidaan, että l tarkastustiheyden tulee olla sellainen, että tarkastuskohde pysyy kunnossa tarkastusten välisen ajan l liiallinen tarkastaminen aiheuttaa turhaa työtä ja kustannuksia l liian harva tarkastaminen voi aiheuttaa suuria vikoja ja vaurioita l tarkastustiheyttä voidaan tarkentaa saatujen kokemusten perusteella. Kiinteistönhoitohenkilökunta kuittaa kalenterivuoden hoidon ja huollon tehtävät suoritetuiksi. Näille kuittauksille varataan taulukoihin oma kohta. Ylläpito-organisaation edustaja käy tarkastustaulukot läpi esimerkiksi neljännesvuosittain. Tarkastettu-merkinnöille varataan taulukoihin omat kohdat. 10-vuotiskauden tarkastustaulukot 10-vuotiskauden hoidon ja huollon tarkastustaulukoihin sisällytetään kohteet, joiden tarkastus-, hoito- ja huoltoväli on yli yhdestä kymmeneen vuoteen, kuva 13. Nämä tehtävät otetaan huomioon, kun laaditaan huolto-organisaation työsuunnitelmaa. Käyttöpäiväkirja Tarkastustaulukoihin liittyy käyttöpäiväkirja, johon kiinteistönhoitohenkilökunta merkitsee poikkeukselliset havainnot, niistä aiheutuneet toimenpiteet sekä käyttäjien tilaamat vikakorjaukset. Paperiversiossa käyttöpäiväkirjamerkinnät voivat olla esimerkiksi tarkastustaulukon kääntöpuolella. Atk-sovellusta suunniteltaessa voidaan huomioida tietojen linkitettävyys taloushallinnon ohjelmasovelluksiin sekä työmääräysten ja toimeksiantojen kohdistaminen suoraan toimenpiteiden suorittajille.
RT 18-10713 ohjetiedosto 12 Kuva 10. Esimerkki päivä- ja viikkotehtävien kuvauksesta. Kuva 11. Esimerkki käyttöpäiväkirjasta. l Talotekniikan huoltosuunnitelma Talotekniikan huoltosuunnitelman tiedot kootaan tavarantoimittajien tuotekohtaisista käyttöohjeista sekä tarkastus-, hoito- ja huolto-ohjeista. Suunnitelmassa esitetään suoritettava toimenpide, suorittaja, suoritustaajuus sekä mahdolliset laitekohtaiset lisäohjeet. l Ulkoalueiden hoidon tarkastustaulukot ja käyttöpäiväkirja Ulkoalueiden hoidon tarkastustaulukoihin kootaan kalenterivuosittain l ulkoalueiden puhtaanapito, kevät- ja syystehtävät l kasvityöt l lumityöt. Ulkoalueiden hoitoon liittyvät poikkeukselliset havainnot ja toimenpiteet merkitään käyttöpäiväkirjaan. l Paikantamispiirustukset Paikantamispiirustukset sisältävät kiinteistön keskeisten hoito- ja huoltokohteiden ja tilojen paikantamistiedot. Tällaisia kohteita ja tiloja ovat esimerkiksi l antennijärjestelmien keskusyksiköt l energiamäärämittarit, sähkömittarit, alamittaukset l erottimet l hoidettavat ulkoalueet määrätietoineen l huippuimurit, poistoilmakoneet, tuloilmakoneet l hälytyskeskukset, kaukovalvonnan alakeskukset l IV-hätäpysäytyspainikkeet l kattokaivot l lumen läjitysalueet l pumppaamot l pääsulut l rakennusautomaatiojärjestelmien keskusyksiköt ja mahdolliset muut integroidut järjestelmät tarvittavilta osiltaan l salaoja-, sadevesi- ja viemäriverkostojen tarkastuskaivot l sprinklerikeskukset l sulatuslaitteistot l tekniset tilat (lämmönjakohuone, kattilahuone, pumppuhuone, vesimittarihuone, sähkökeskus, jakamot, muuntamot, ilmanvaihtokonehuoneet, kylmäkellarit, hissikonehuoneet, valvomot jne.) l termostaattiohjaukset, kellokytkimet, ajastimet, hämäräkytkimet, ulkoanturit l turva- ja valvontajärjestelmien keskusyksiköt l väestönsuojat l äänentoisto- ja merkinantojärjestelmien keskusyksiköt. Paikantamispiirustuksissa käytetään samoja laitetunnusmerkintöjä kuin järjestelmien yleiskuvauksessa, hoidon ja huollon tarkastustaulukoissa ja ohjeellisten toiminta-arvojen taulukoissa. Mikäli pelastuslaitoksen kohdekortti on tehty, se liitetään paikantamispiirustuksiin. Paikantamispiirustukset ryhmitellään esimerkiksi Suomen rakentamismääräyskokoelman osan A2 Rakennussuunnitelmat Määräykset ja ohjeet 1991 (KH RakMK-10147, LVI RakMK-00078, RT RakMK-20875) mukaisesti. Käytössä olevan toimitilakiinteistön huoltokirjan tekijä laatii paikantamispiirustukset. Jos kiinteistöstä ei löydy piirustuksia, huoltokirjan tekijä laatii suuntaaantavat piirustukset merkintöjä varten. Kaikkien merkintöjen paikkansapitävyys on varmistettava paikan päällä. l Kulutusseuranta Kulutusseurantaan sisältyvät kiinteistön lämmön, käyttöveden ja kiinteistösähkön kulutusten seuranta. Uudiskohteen huoltokirjaan merkitään kiinteistön lämmön, käyttöveden ja kiinteistösähkön tavoitteelliset vuosikulutukset. Tavoitekulutusten asettelussa otetaan huomioon kohteen käyttötarkoitus ja erityispiirteet sekä hyödynnetään käytössä olevia tilastotietoja ja kokemusperäisiä tietoja. Käytössä olevan kiinteistön kulutusseurannassa selvitetään huoltokirjan laadintavaiheessa vähintään kolmen edellisen vuoden kuukausittaiset kulutukset. Kulutuksia verrataan vastaavien kiinteistöjen kulutuksiin ja esitetään mahdolliset poikkeamat, niiden aiheuttajat sekä jatkotoimenpide-ehdotukset. Jos tilaajalla ei ole kulutustietoja, sovitaan edellisten vuosien kulutustietojen hankkimisesta erikseen. Tekijä voi tiedustella edellisten vuosien kulutuksia suoraan paikallisilta energia- ja vesilaitoksilta. Tilaaja antaa tekijälle tarvittaessa valtakirjan tietojen hankkimista varten. Kulutuslukemat kirjataan sekä raportoidaan kuukausittain hoito- ja huoltosopimusten mukaisesti. Seurantalomakkeet arkistoidaan liitteisiin. l Valvonta- ja palauteraportit Ylläpito-organisaatio taltioi tähän kohtaan kiinteistönhoito-organisaation päivystys-, huolto- ja korjausraportit. 6.5 Asiakirjaluettelo Luettelossa esitetään, mitä suunnitelmaasiakirjoja (piirustukset, työselostukset jne.) kiinteistöllä on olemassa ja missä niitä säilytetään, Suomen rakentamismääräyskokoelman osa A2 Rakennussuunnitelmat Määräykset ja ohjeet 1991 (KH RakMK-10147, LVI RakMK-00078, RT RakMK-20875) ja Vastaanottotarkastuksessa luovutettavat asiakirjat, KH 01-40011. Digitaalisessa muodossa olevasta aineistosta esitetään myös käytetyt tiedostomuodot ja atk-ohjelmat. Uudisrakennuksen suunnittelijat toimittavat luetteloon kirjattavat piirustusnumerot, päiväykset ym. tiedot huoltokirjan koordinoijan käyttöön. Luetteloon merkitään kaikkien suunnittelualojen loppuasiakirjat sekä rakennuslupa-asiakirjat. Käytössä olevan kiinteistön huoltokirjan tekijä laatii luettelon suunnitelma-asiakirjoista tilaajalta saamiensa tietojen mukaisesti. Asiakirjojen täydentämisestä sovitaan erikseen.
13 ohjetiedosto RT 18-10713 6.6 Liitteet Liitteiksi sijoitetaan asiakirjat, joita ei tarvita jatkuvasti tai jotka sivumäärältään rasittaisivat varsinaisen huoltokirjan käyttöä. l Huoltokirjan käyttöohjeet Huoltokirjan käyttöohje kokonaisuudessaan tai käyttöohjetta täydentävät osat, esimerkiksi atk-ohjelmien manuaalit, voidaan sijoittaa huoltokirjan liitteeksi. Käyttöohje voidaan sijoittaa myös huoltokirjan kohtaan Yleistiedot, kohta 6.1 Yleistiedot. l Viranomaismääräykset Kohdassa esitetään taulukkomuodossa kiinteistöä koskevat viranomaismääräykset. Määräyksistä esitetään esimerkiksi l kohde l toimenpide l suorituksen aikaväli l laki, asetus, määräys l toimenpiteen suorittaja. Määräykset ryhmitellään kunkin ylläpitoorganisaation kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla, esimerkiksi tiheyden mukaan. Kuva 12. Esimerkkejä kalenterivuoden tarkastuksista. l Tarkastus-, hoito- ja huolto-ohjeet Tarkastus-, hoito- ja huolto-ohjeet sisältävät teknisen hoidon ja huollon sekä ulkoalueiden huollon toimenpiteiden suoritusohjeet. Ohjeissa käytetään samaa nimikkeistöä kuin tarkastustaulukoissa. Uudis- ja peruskorjauskohteen suunnittelijat toimittavat oman osa-alueensa ohjeet koordinoijalle huoltokirjaan. Käytössä olevan toimitilakiinteistön huoltokirjan tekijä kokoaa ja laatii ohjeet tai liittää huoltokirjaan tilaajalta saamansa aikaisemmin laaditut ohjeet. Ohjeiden laatimisessa voidaan hyödyntää esimerkiksi ohjekorttia KH 90-00226, LVI 01-10259 Tarkastus- hoito- ja huolto-ohjeet. Poikkeus- ja häiriötilanteiden ohjeet. Yksittäisen ohjeen soveltuvuus toimitilakiinteistökohteeseen tarkistetaan ja laaditaan tarvittaessa lisäohjeet. Ohjeiden yhteyteen voidaan sijoittaa myös huollettavien kohteiden sijaintitieto. Kuva 13. Esimerkkejä 10-vuotiskauden tarkastuksista. osia ja -tarvikkeita ovat mm. l puhaltimien kiilahihnat l ilmastointikoneiden suodattimet l ilmanvaihtokoneen laakerit l tilojen korvausilmaventtiilien suodattimet l lämmitysjärjestelmien pumput. l Huoltokortit Huoltokortti on laitekohtainen, ja se sijoitetaan myös kyseisen laitteen yhteyteen. Huoltokorttiin kirjataan koneen nimi ja numero, huollon päiväys, suorittaja, työ ja varaosat. l Konekortit, erityisvaraosat ja -tarvikkeet Konekortit ovat laitekohtaisia. Ne laaditaan kustannuksiltaan merkittävistä laitteista. Korteissa esitetään laitteiden l tekniset asetusarvot l sijainnit l palvelualueet l valmistajan tiedot. Erityisvaraosista ja -tarvikkeista esitetään tilauksessa tarvittavat tiedot. Erityisvara- Uudis- ja peruskorjauskohteen suunnittelijat laativat oman osa-alueensa konekortit ja toimittavat ne koordinoijalle huoltokirjaan liitettäväksi tai koordinoija laatii kortit suunnittelijoiden luovuttamien asiakirjojen pohjalta. Käytössä olevan toimitilakiinteistön huoltokirjan tekijä liittää huoltokirja-aineistoon kiinteistön laitteiden olemassa olevat konekortit. Puuttuvien konekorttien tietojen keräämisestä, esimerkiksi kiinteistökierroksen yhteydessä, voidaan sopia erikseen. l Urakoitsijoiden ja tavarantoimittajien tuotekohtaiset käyttö-, hoito-, huolto- ja kunnossapito-ohjeet Urakoitsijoiden ja tavarantoimittajien toimittamat ohjeet ovat rakennusosien, kalusteiden, varusteiden ja laitteiden käyttö-, hoito-, huolto- ja kunnossapito-ohjeita. Ne ryhmitellään seuraavasti: l aluerakenteet, pohjarakenteet, rakennustekniikka l LVI-järjestelmät l sähköjärjestelmät, tietojärjestelmät l erityisjärjestelmät.