RYHTIWEB HUOLTOKIRJAN LAADINTA, KÄYTTÖÖNOTTO JA YLLÄPITO

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "RYHTIWEB HUOLTOKIRJAN LAADINTA, KÄYTTÖÖNOTTO JA YLLÄPITO"

Timo-Pekka Hovinen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 RYHTIWEB HUOLTOKIRJAN LAADINTA, KÄYTTÖÖNOTTO JA YLLÄPITO

2 2 Sisällys SISÄLLYS RYHTIWEB HUOLTOKIRJA RYHTIWEB HUOLTOKIRJAN LAATIMINEN LAITTEISTO JA OHJELMISTOVAATIMUKSET UUDEN HUOLTOKIRJAN LAADINNAN ALOITUS, KÄYTTÖOIKEUDET TYÖN KÄYNNISTÄMINEN HUOLTOKIRJAN LAATIMINEN Uudis ja perusparannuskohteet Käytössä olevat kohteet HUOLTOKIRJAN VALMISTUMINEN JA LUOVUTUS HUOLTOKIRJAN KÄYTTÖ JA YLLÄPITO TAKUUVUOSI RYHTIWEB HUOLTOKIRJAN SISÄLTÖ... 6

4 HUOLTOKIRJAN LAATIMINEN... 4 2.4.1 Uudis ja perusparannuskohteet... 4 2.4.2 Käytössä olevat kohteet... 5 2.

3 3 1 RyhtiWeb Huoltokirja Huoltokirja on rakennuksen kiinteistönpitoa tukeva kiinteistökohtainen asiakirja ja ohjelmistokokonaisuus. Siihen kootaan kiinteistöhoidon, huollon ja kunnossapidon lähtötiedot, tavoitteet ja ohjeet kiinteistönpidosta vastaaville sekä tilojen käyttäjille annettavat ohjeet. Siinä esitetään kunnossapitojaksot, tarkastusten ja huoltojen ohjelmat sekä hyvän energiatalouden ja sisäilmaston edellyttämiä hoito, huolto ja kunnossapitotehtäviä. Huoltokirja päivitetään säännöllisesti. Huoltokirja on panostusta laatuun ja elinkaareen. Huoltokirjan tavoitteet: Kiinteistötietojen hallinta ja ylläpito Ylläpidon laatutason ja vastuiden tarkempi määrittely Kiinteistökannan jatkuva (ennakoiva) hoito ja huolto Suunnitelmallinen korjaustoiminta Huolto ja korjaushistorian kautta arvokasta palautetietoa Elinkaaren aikana syntyvien kustannusten hallinta ja ohjaus Lopputuotteena Ryhti huoltokirja avaa uudet mahdollisuudet ylläpidon ja kiinteistötietojen hallinnalle. Tästä asiakkaalle koituvia hyötyjä ovat: Tietojen hyödyntäminen tehokasta ja helppoa Selkeät ylläpidon tehtävämääritykset Raportit päätöksentekoa varten Toimintaprosessien ja pelisääntöjen kuvaus Säännöllinen toimintojen auditointi RyhtiWeb Huoltokirjaan pääsee osoitteesta ( Käyttäjätunnistuksen perusteella jokainen palvelun käyttäjä saa omaan näkymäänsä luettelon kaikista niistä kiinteistöistä, joiden tietoihin hänellä on käyttöoikeus. 2 RyhtiWeb Huoltokirjan laatiminen 2.1 Laitteisto ja ohjelmistovaatimukset RyhtiWeb huoltokirja on Internet pohjainen, jossa huoltokirjan laite ym. tietojen vieminen sekä käyttö ja ylläpito tapahtuu Internetin kautta. Tuetut selaimet ovat Microsoft IE5 tai uudempi tai Netscape Navigator 6. Suosittelemme työaseman tehoksi vähintään Pentium 200 MHz /32 Mt RAM. Lisäksi erilaisten tulosteiden tulostamiseen tarvitaan laser tai mustesuihkutasoinen kirjoitin. 2.2 Uuden huoltokirjan laadinnan aloitus, käyttöoikeudet Ole yhteydessä toimeksiantajaasi Senaatti kiinteistöissä ja sovi hänen kanssaan menettelystä lomakkeiden Sovelluksen käyttöoikeusmäärittely: Ryhti ohjelmisto, "Salassapitosopimus" ja mahdollisesti "Suostumus taustatarkistuksiin" täyttämiseksi. Senaatti kiinteistöjen edustaja myöntää käyttöoikeudet ja lähettää eteenpäin allekirjoitetun palvelupyynnön myönnettyjen käyttöoikeuksiesi toteuttamiseksi.

Siinä esitetään kunnossapitojaksot, tarkastusten ja huoltojen ohjelmat sekä hyvän energiatalouden ja sisäilmaston edellyttämiä hoito, huolto ja kunnossapitotehtäviä.

4 4 2.3 Työn käynnistäminen Työn tilaaja (Senaatti kiinteistöjen edustaja) nimeää huoltokirjahankkeelle koordinaattorin, jona toimii esimerkiksi tilaajan nimeämä kiinteistön ylläpidon asiantuntija. Koordinaattori vastaa hankkeesta ja sen etenemisestä sovitussa aikataulussa. Koordinaattori antaa tarkemmat ohjeet huoltokirjan laadintaprosessista ko. kohteessa sekä vastaa huoltokirjan esittelystä ja käytön opastuksesta. Tarkemmat ohjeet koordinaattorin tehtävistä ja vastuista löytyy kohdasta kumppaneille. Huoltokirjan laadinnan aloituskokouksessa nimetään hankkeeseen osallistuvat henkilöt/tahot sekä heidän tehtävänsä. 2.4 Huoltokirjan laatiminen Huoltokirjaa laadittaessa tulee muistaa, että huoltokirja tehdään ennen kaikkea kiinteistön ylläpitovaihetta varten ja sillä luodaan pohja kiinteistön oikealle käytölle ja systemaattiselle ylläpidolle. Tämän vuoksi kaikki tiedot, mm. LVIjärjestelmäkuvaukset, tulee esittää ylläpidon näkökulmasta ja ylläpitovaiheessa tarvittavalla tarkkuudella Uudis ja perusparannuskohteet Uudis ja perusparannuskohteissa huoltokirja laaditaan osana suunnittelu ja rakentamisprosessia, jolloin huoltokirja voidaan ottaa käyttöön heti rakennuksen valmistuessa. Huoltokirjan laadinnan ohjaus ja seuranta tulee sisällyttää jokaisen suunnitteluja työmaakokouksen asialistalle. Tällöin voidaan ajoissa puuttua mahdollisiin ongelmiin sekä varmistaa työn eteneminen rakennushankkeen mukana. Sopimuksia laadittaessa on tärkeää sopia huoltokirjan edellyttämistä tehtävistä ja velvoitteista kaikkien osapuolten kesken siten, että kukin tietää tehtävänsä ja lisäksi tuntee kokonaisuuden, johon hänen tehtävänsä liittyy. Huoltokirjan laadintaan osallistuvien vastuita kuvataan kohdassa kumppaneille. Lyhyesti huoltokirjan osapuolten tehtäviä voidaan kuvata seuraavasti: tilaajalla tarkoitetaan hankkeeseen ryhtyjää. Tilaaja määrittää yhdessä koordinaattorin kanssa huoltokirjan sisällön vaatimukset. Myös isännöitsijän kytkeminen huoltokirjaprojektiin tilaajan ylläpitovaiheen edustajana on tärkeää. huoltokirjan koordinoija ohjaa huoltokirjan tekemistä ja kokoaa tiedoista toimivan kokonaisuuden kukin suunnittelija ja urakoitsija vastaa huoltokirjan laatimisesta omalta osaltaan. Osapuolet tuottavat ja toimittavat koordinaattorille huoltokirjamateriaalia oman suunnittelualan osalta / urakka alueensa osalta.

kohteessa sekä vastaa huoltokirjan esittelystä ja käytön opastuksesta. Tarkemmat ohjeet koordinaattorin tehtävistä ja vastuista löytyy kohdasta www.senaatti.fi kumppaneille.

5 Käytössä olevat kohteet Käytössä olevan kohteen huoltokirjan laadintaan osallistuvat tilaajan edustaja, tilaajan valitsema yhteyshenkilö sekä huoltokirjan laatija, joka voi olla esimerkiksi kiinteistön ylläpidon asiantuntija. Käytössä olevan kiinteistön huoltokirja aineisto kerätään tilaajalta ja ylläpito organisaatiolta saatavista lähtötiedoista (perustiedot, asiakirjat, kiinteistönhoidon laatutavoitteet, kiinteistönhoitosuunnitelma) laatijan kiinteistökierroksen aikana tarkastamista tiedoista kiinteistönhoitohenkilökunnan ja tilojen käyttäjien haastatteluista saatavista tiedoista mahdollisista erillisselvitysten (esimerkiksi kuntoarvio) tiedoista laatijan kokemusperäisistä tiedoista ja lähdekirjallisuudesta. Huoltokirjan laadinta edellyttää, että tekijä saa riittävän tuen kiinteistön omistajalta ja ylläpito organisaatiolta. 2.5 Huoltokirjan valmistuminen ja luovutus Huoltokirjan valmistumista seurataan tilannekatsauksien perusteella, joita käsitellään esim. työmaakokouksissa. Valmiista huoltokirjasta pidetään erillinen luovutustilaisuus, johon tulee kutsua tilaajan edustaja (isännöitsijä) sekä kohteen huoltoorganisaation edustaja. 3 Huoltokirjan käyttö ja ylläpito Huoltokirjan käyttö ja ylläpitovaiheessa eri osapuolet ja heidän edustajansa saavat rooliensa mukaisen käyttöoikeuden ja näkymän huoltokirjaan. Tässä yhteydessä laadintavaiheen käyttöoikeudet poistetaan ja kiinteistön omistajan, huoltopalveluyritysten sekä kiinteistön käyttäjien edustajille luodaan heidän rooliansa vastaavat käyttöoikeudet. Roolien kautta hallitaan eri osapuolten pääsyä ja näkymiä huoltokirjan tietoihin. Rooleja ovat mm: kiinteistön omistaja isännöitsijä käyttäjä/vuokralainen huoltoyhtiö urakoitsija/suunnittelija huoltokirjan ylläpitäjä/laatija 3.1 Takuuvuosi Huoltokirjan koordinaattorin tehtävänä on tukea, arvioida ja raportoida huoltokirjan käyttöä takuuajan kuluessa. Lisäksi huoltokirjan koordinaattori varmistaa takuuajan (1 krt / vuosi), että huoltokirjaa on käytetty oikein.

6 6 4 RyhtiWeb huoltokirjan sisältö YLEISTIEDOT Kiinteistö ja laitetiedot HUOLTO Huoltotehtävät ja vastuut Huoltosuunnitelma Erillistyöt Ryhti huolto ohjeet Valmistajien huolto ohjeet Huollon seuranta VIKAILMOITUKSET Ilmoitusten käsittely Työmääräimet KULUTUSSEURANTA Kulutustiedot Yleistiedot sisältävät oleellisimmat tiedot kiinteistöstä ja sen ylläpidolle asetetuista vaatimuksista. Yleistiedot palvelevat ensisijaisesti kiinteistön omistajan, huolto organisaation sekä kiinteistön käyttäjien tarpeita. Huolto ja kunnossapitotiedot sisältävät kiinteistön ylläpidon jokapäiväiset ja määrävälein toteutettavat tehtävät ja toimenpiteet. Kulutusseurannan avulla seurataan kiinteistön energian ja veden kulutusta. Raporttien avulla voidaan puuttua poikkeamiin. Tiedot ovat kiinteistön huoltomiehen tai kiinteistönhoitajan jokapäiväisten arkirutiinien työkalu sekä työskentelyä helpottava apuväline. ILMOITUSTAULU KUNNOSSAPITO PTS tiedot HUOLTOKIRJADOKUMENTIT Asiakirjaluettelot Paikantamispiirustukset Vaikutusaluepiirustukset Pintamateriaalit ja rakenneosat Ohjeet ja määräykset Raportit Valokuvat Asiakirjaluettelot, piirustukset ja muut dokumentit sisältävät kiinteistön ylläpitoa tukevaa aineistoa järjestelmistä, niiden käytöstä ja hoidosta ylläpidosta vastaavien henkilöiden tarpeisiin.

Yleistiedot palvelevat ensisijaisesti kiinteistön omistajan, huolto organisaation sekä kiinteistön käyttäjien tarpeita.

Samankaltaiset tiedostot

Suunnitelmallinen kiinteistönpito asunto-osakeyhtiössä. Taloyhtiö 2014 1.4.2014 Helsingin Messukeskus Rakennusneuvos Erkki Laitinen

Suunnitelmallinen kiinteistönpito asunto-osakeyhtiössä Taloyhtiö 2014 1.4.2014 Helsingin Messukeskus Rakennusneuvos Erkki Laitinen Taloyhtiöillä ja muilla rakennusten omistajilla edessä suuria haasteita.