Valtiokonttorin rooli suunnittelu- ja seurantatoimintojen kehittämisessä Taustaa Nykyinen tarjonta (Netra, Tahti, Kieku) Miten edetään? 15.9.2009 1
Valtion ohjausprosessit Strateginen suunnittelu Hallitusohjelman valmistelu/päivitys Valtiotason strategiasuunnittelu HSA:n valmistelu/päivitys Poikkihall. ohjelmien valmistelu/päivitys Muut strategiat Hallinnonalojen ja virastojen strategia/ PTSsuunnittelu Tarve tukea ohjausprosessia laajalla järjestelmäratkaisulla ja yhtenäisillä prosesseilla Toiminnan ja resurssien suunnittelu Kehys- ja linjausvalmistelut Osavuosiraportointi KTSsuunnittelu (TTS) Toiminnan ja resurssien seuranta ja analysointi Jatkuva seuranta LTS-suunnittelu (TAE ja Tulossopimus) Tilinpäätös- ja kertomusvalmistelut Tavoitteena on sähköistää, virtaviivaistaa ja yhtenäistää suunnitteluja seurantaprosessia. Samalla tavoitteena on tarjota välineet tulossuunnitteluun, taloussuunnitteluun ja keskeisten resurssien käytön suunnitteluun sekä ohjauksessa ja johtamisessa tarvittavan tiedon raportointiin ja analysointiin. 15.9.2009 2
Kokonaisuuteen liittyvät osa-alueet - yhteisen käyttöliittymän ja näkymien avulla? Toiminnan suunnittelu (jo Netrassa) Tulossuunnittelu Ohjausasiakirjakatselu Talous- Suunnittelu (osin Kiekussa) Suunnittelu Seuranta Raportointipalvelut (osin jo Netrassa, Tahtissa ja Kiekussa) 15.9.2009 Muut palvelut? (esim. riskienhall., hankehall.) Sisäinen Muu resurssisuunnittelu Ennakointipalvelut? Ulkoinen Ohjausinformaatiotarjonta 3
Kieku
Suunnittelu ja seuranta yhteisten tietojärjestelmien tukemana Taloushallinto Henkilöstöhallinto Kirjanpito ja käyttöomaisuuskirjanpito (SAP) Tilaustenhallinta Käteiskassa ja kassanhallinta Yhteisrekisterit (SAP/LOGICA) Palvelussuhteen hallinta (SAP/ LOGICA) Palkkausja palkitseminen (SAP/ LOGICA Tulojen käsitteleminen (SAP) Sisäinen laskenta (SAP) Netra Sähköinen kierrätys ja arkistointi Rekrytointi (Heli) Osaamisen hallinta (SAP) Menojen maksaminen (SAP) Keskuskirjanpito (KKP) Suunnittelu ja seuranta Matkahallinta Tahti Itsepalvelutoiminnallisuus (SAP) Integraatioratkaisu (SAP NetWeaver) vihreä = Kieku-hankinnassa mukana olleet Kieku-järjestelmän osa-alueet keltainen = Ei mukana Kieku-hankinnassa, mutta näiden valmistelutyö on aloitettu punainen = Ei mukana Kieku-hankinnassa eikä valmistelutyötä ole aloitettu harmaa = Olemassa olevia järjestelmäpalveluita, jotka eivät olleet mukana Kieku-hankinnassa, mutta ovat osa yhteistä tietojärjestelmäkokonaisuutta 15.9.2009 5
Valtionhallintoon yksi yhteinen talousja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä Ae Eko b Meritt Ad Eko a Raindance a Prima d r Persoc Meritt a Raindance f x Prima Ade Eko f x Raindace n Meritt f Meritt yade Eko b Ade Eko Pria z n Personec d Prima smeritt x Ade Eo g Raindance c Personec Meritt b Personec z g Prima Ade g Eko c Prima d Meritt b Raindance z Personec Ade a Eko m Raindance g Ade Eko g Prima a Prima b 15.9.2009 6
Kohti yhteistä toimintamallia Talous- ja henkilöstöhallinnon yhteiset tavat toimia Yhteinen toimintamalli Yhteiset tietojärjestelmät Yhteiset prosessit ja toimintatavat Harmonisoidut tietorakenteet ja - luokittelut Virka A Virka B Virka C Tili 1 Tili 2 Kieku-tietojärjestelmä (SAP/Logica) Muut yhteiset järjestelmät (Rondo, Travel, Tilha jne.) 15.9.2009 7
Mikä on yhteinen toimintamalli? > Yhteiset prosessit yhteinen tapa toimia (määritellyillä osa-alueilla) Työnjaon ja roolitusten yhtenäistäminen Palvelusopimusten yhtenäistäminen > Tiedon yhtenäistäminen tiedon harmonisointi (määritellyin osin) Yhteiset tietorakenteet (esim. taloushallinnon seurantakohderakenne ja luokittelut) Yhteiset tietosisällöt (esim. yhteiset koodistot) 15.9.2009 8
Taloushallinnon prosessit Tulojen käsitteleminen: Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Ulkoinen ja sisäinen laskutus Massalaskutus Verkkokauppa Menojen maksaminen: Menotositteen hyväksymiskierto Menotositteiden ostoreskontrakäsittely Maksatusaineiston muodostaminen Maksuunpano Kirjanpito: Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kausien vaihteet Valtuuskirjanpito Sisäinen laskenta: Seurantakohderakenteen ja sisäisen budjetin ylläpitäminen Sitoumien, toteumien ja ennusteiden ylläpitäminen Analysointi ja raportointi Muut mahdollistavat: Perustietojen ylläpito Toimittajarekisteri Asiakasrekisteri = Kiekun ytimessä = ei kuulu Kiekuun 15.9.2009 9
Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen: Henkilöstöpolitiikan johtaminen Henkilöstösuunnittelu Muutosjohtaminen Palkkaus- ja palkkausmallien suunnittelu Henkilöstöstrategian luominen Henkilöstön kehittämisohjelmat Henkilöstöjohtaminen Työnantaja- ja ammattiyhdistyssuhteet Osaamisen hallinta: Osaamisen arviointi Suorituksen johtaminen Osaamisen kehittäminen Tietämyksen hallinta Seuraajasuunnittelu Työhyvinvointi: Työterveys ja työsuojelu Palkkaus ja palkitseminen: Palkkausjärjestelmän ylläpitäminen Tulospalkkaus Luontoisedut Palkanlaskenta Palvelussuhteen hallinta: Palvelussuhteen luominen Henkilö- ja virkatietojen ylläpitäminen Työaikojen hallinta Lomien ja poissaolojen hallinta Palvelussuhteen päättäminen Rekrytointi: Ennen haun aloittamista Henkilöhaku - valmistelu Henkilöhaku - valinta Perehdyttäminen 15.9.2009 = Kiekun ytimessä = ei kuulu Kiekuun 10
Kieku-raportointi > Sisältää talous- ja henkilöstöinformaatiota > Kieku-raportoinnilla selkeä linkki virastojen johdon raportointiin sekä Netra- ja Tahtiraportointiin. Kieku-raportointi palvelee ensisijaisesti virastojen tarpeita Netra ja Tahti täydentävät Kiekuraportointia ja ovat myös konserniraportointijärjestelmiä sisältävät lisäksi osin erilaista tietoa kuin Kieku 15.9.2009 11
Kieku-raportointi > Perusjärjestelmän (ECC) standardiraportit valmiita standardiraportteja, jotka ovat saldo- ja tapahtumatasoisia. Esim. tilitapahtumat tai tilien saldolistaukset. > ECC:n määrämuotoiset, räätälöidyt raportit (ABAP) Järjestelmän määrämuotoiset raportit tehdään manuaalisesti ohjelmoimalla, jotta raporttien ulkoasu saadaan vastaamaan edellytettyjä kriteerejä. > Tietovarastoraportointi (BI) Business Intelligence (BI) raporteilla voidaan joustavasti toteuttaa moniulotteisia raportointitarpeita, käyttäjät voivat muokata raporttien näkymää tarvitsemaansa muotoon. 15.9.2009 12
Kieku-raportoinnin käyttäjät Perusjärjestelmien raportoinnin käyttäjinä talous- ja henkilöstöhallinnon ammattilaiset > Tietovaraston ja tietovarastoraportoinnin toteutuksessa otetaan huomioon eri näkökulmia: Talous- ja henkilöstöhallinnon ammattilaisille: Taloushallinnon perusprosesseja tukeva raportointi perusjärjestelmien raportointia täydentämässä Johdolle ja controllereille: Analyysiraportointi (näkökulmien vaihtaminen, porautuminen ) Esimiehille: Henkilöjohtamista tukeva raportointi 15.9.2009 13
Kieku-budjetointi ja sisäinen laskenta > Kiekuun toteutettava budjetointi ei vielä palvele taloussuunnittelun tarpeita On lähinnä valmiiden budjettitietojen kirjausalusta ja mahdollistaa budjetti- ja toteumalukujen vertailun raporteilla > Kieku-budjetoinnilla selkeä kytkös Netran tulostietojärjestelmään, joka palvelee tulostavoitteiden suunnittelussa ja tulosraportoinnissa sekä Tahtiin, joka tukee henkilöstökulujen budjetointia > Myös sisäinen laskenta tulee tarvitsemaan jatkokehittelyä Nyt ensimmäisessä vaiheessa tehtävä toteutus ei vielä riitä kattamaan kaikkia kustannuslaskennan 15.9.2009 tarpeita 14
Suunnittelu- ja seurantatoimintojen kehittäminen lähivuosina > Jako kahteen: > Suse1 ja Suse2 (ratkaisu tehtiin vuonna 2007 tehdyn esiselvityksen perusteella) Suse1 : VN:n budjetointi- ja kehysmenettelyn prosessit ja järjestelmä Hankintaprojekti parhaillaan käynnissä Toteutus 2009-2011 15.9.2009 15
Eteneminen Suse2 : Ministeriö-virasto suunnittelu- ja seurantaprosessit Jatkoeteneminen avoin (rahoitus puuttuu) -> eteneminen pienin askelin? Taustalla Perustan muodostaa Kieku-tietojärjestelmä (uusitut talous- ja henkilöstöhallinnon tietorakenteet) ja sen jatkokehittäminen Jatkokehitettävänä Netran tulossuunnittelujärjestelmä (= 1. osa Susea) ja luodut tulosohjauksen tietorakenteet Hyödynnettävänä myös Netran raporttikehittäminen ja Netra/Tahti portaali-, raportointi- ja suunnitteluteknologia Selvitettävää Nykyisten (jo hankittujen) järjestelmien suomat mahdollisuudet Prosessikokonaisuuden (Taha, Heha, Suse) tarkempi kuvaus Kuvataan lisäksi hyviä käytäntöjä ja malleja sekä ohjeistusta erityyppisille virastoille liittyen suunnittelun ja seurannan prosesseihin Muutoin jatko avoin? 15.9.2009 16
Suunnittelun ja seurannan tuen hahmotus: Prosessi- ja käyttäjänäkökulma Prosessi Suunnittelu- ja Seuranta Tahti Suse? Netra Sisäinen laskenta/ Controller Talous- ja henkilöstöhallinnon perusprosessit Kiekutietojärjestelmä Talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntija Johto Julkinen Käyttäjä 15.9.2009 17