OSALLISTUMISPYYNTÖ: OY HELSINGIN ASUNTOHANKINTA AB:N JA KIINTEISTÖ OY AURORANLINNAN HUONEISTOREMONTIT, KEITTIÖIDEN UUSIMISTYÖT SEKÄ KYLPYHUONEREMONTIT PUITEJÄRJESTELYNÄ Tämä osallistumispyyntö koskee Oy Helsingin Asuntohankinta Ab:n ja Kiinteistö Oy Auroranlinnan (jäljempänä myös Hankintayksiköt ) huoneistoremonttien, keittiöiden uusimistöiden sekä kylpyhuoneremonttien hankintaa puitejärjestelynä. Hankintamenettelynä on rajoitettu menettely. Ehdokas osallistuu hankintamenettelyyn täyttämällä osallistumispyynnön liitteenä 1a, 1b tai 1c toimitetun osallistumishakemuslomakkeen sekä toimittamalla osallistumishakemuslomakkeessa vaaditut liitteet. 1. Hankintayksiköt Hankintayksiköinä ovat Oy Helsingin Asuntohankinta Ab ja Kiinteistö Oy Auroranlinna. Oy Helsingin Asuntohankinta Ab on Helsingin kaupungin kokonaan omistama yhtiö, joka omistaa noin 3500 pääosin pientä huoneistoa. Asuntokannassa on yksiöitä 2206 kpl, kaksioita 996 kpl, kolmioita 205 kpl, neliöitä ja isompia huoneistoja 117 kpl, jotka sijaitsevat noin 900:ssa eri asunto-osakeyhtiössä eri puolilla Helsinkiä. Vuosittainen vähäistä suurempien remonttien määrä on arviolta noin 300 400 kappaletta. Keittiöremontteja toteutetaan vuokrahuoneistoissa vuosittain noin 100 kappaletta. Kiinteistö Oy Auroranlinna on Helsingin kaupungin täysin omistama yhtiö, joka omistaa noin 2000 asuntoa yli 60 kohteessa eri puolilla Helsinkiä sekä yhdessä kohteessa Kirkkonummella. Yhtiön omistamista kiinteistöistä on lisätietoja yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.auroranlinna.fi. Vuosittainen vähäistä suurempien remonttien määrä on arviolta noin 300 400 kappaletta. Hankintayksikkö toteuttaa omistamissaan vuokrahuoneistoissa vuosittain noin 100 keittiöremonttia. 2. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat Hankintayksiköille suoritettavat huoneistokorjaukset, keittiöiden uusimistyöt sisältäen kalusteiden toimituksen ja asennuksen sekä kylpyhuoneremontit. Hankinnoista perustetaan useamman toimittajan puitejärjestely. Hankinta on jaettu seuraaviin osa-alueisiin: 1. Pienet huoneistoremontit Osa-alueen hankinnoissa on kysymys pienistä huoneistoremonteista. Pienillä huoneistoremonteilla tarkoitetaan huoneistoremontteja, joihin ei sisälly kylpyhuoneremontteja eikä huoneiston keittiökalusteiden tai muiden säilytyskalusteiden toimittamista ja uusimista. Hankittaviin urakoihin voi sisältyä seuraavia tehtäviä: - Maalaustöitä
- Pienkorjauksia - Lattiatöitä sisältäen mahdollisesti vanhan lattiapinnan purkutyöt - Muuttosiivouksia (normaali pesu tai erityispesu) Hankittavien töiden kesto on enintään seitsemän työpäivää. 2. Keittiöremontit sisältäen kalusteiden toimittamisen Osa-alueen hankinnoissa on kysymys urakoista, joiden pääsisältönä on keittiö- ja/tai muiden säilytyskalusteiden toimittaminen ja asennus. Mikäli huoneistoon on samanaikaisesti tarpeen tehdä myös muita remontointitöitä, sisältyvät myös nämä tehtävät osa-alueen hankintoihin. Hankittaviin urakoihin voi siten sisältyä keittiö- ja muiden säilytyskalusteiden toimittamisen ja asentamisen lisäksi seuraavia tehtäviä: - Maalaustöitä - Pienkorjauksia - Lattiatöitä - Muuttosiivouksia (normaali pesu tai erityispesu) - Rakennustöitä - Laatoitustöitä - Putkitöitä - Sähkötöitä - Ilmanvaihtotöitä - Telinetöitä - Viimeistelysiivoustöitä - Urakkaan liittyviä kiinteistönhoitotöitä 3. Kylpyhuoneremontit Osa-alueen hankinnoissa on kysymys urakoista, joiden pääsisältönä ovat kylpyhuoneremontit. Mikäli huoneistoon on samanaikaisesti tarpeen tehdä myös muita remontointitöitä, sisältyvät myös nämä tehtävät osa-alueen hankintoihin. Hankittaviin urakoihin voi siten sisältyä kylpyhuoneremonttien lisäksi seuraavia tehtäviä: - Maalaustöitä - Pienkorjauksia - Lattiatöitä - Muuttosiivouksia (normaali pesu tai erityispesu) - Rakennustöitä, - Laatoitustöitä - Putkitöitä - Sähkötöitä - Ilmanvaihtotöitä, - Telinetöitä, - Viimeistelysiivoustöitä - Urakkaan liittyviä kiinteistönhoitotöitä 2
Hankintayksikkö pidättää oikeuden kilpailuttaa tämän puitejärjestelyn ulkopuolelta erikseen keittiöja kylpyhuoneremontit, joissa remontoidaan yhtäaikaisesti vähintään 4 huoneistoa. Tilaaja voi halutessaan myös käyttää tätä puitejärjestelyä. Mikäli asuinhuoneistojen kiinteistöissä suoritetaan putkiremontteja, eivät näiden kokonaisremonttien yhteydessä tehtävät huoneistoremontit sisälly tähän sopimukseen. Hankinnan kohdetta kuvataan tarkemmin tarjouspyynnössä liitteineen. Hankittavat yksittäiset urakat määritellään puitesopimuskauden aikana tilausten yhteydessä. Osallistumishakemuksen voi tehdä joko yhteen tai useampaan osa-alueista. Ehdokas voi jättää hakemuksen myös kaikkiin osa-alueisiin. Tällöin ehdokkaan tulee toimittaa vaaditut tiedot jokaisen osaalueen osalta. Hankinnasta perustetaan osa-alueittain puitejärjestely, johon valitaan mukaan osa-alueittain kymmenen (10) tarjoajaa, mikäli hyväksyttäviä tarjouksia saadaan näin monta. Hankinnan kohdetta ja tilausten määräytymistä puitesopimuskauden aikana tullaan kuvaamaan tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin. Muissa asiakirjoissa esitetyt volyymiarviot eivät ole Hankintayksikköä sitovia. Puitesopimus ei tuota urakoitsijoille yksinoikeutta hankinnan kohteena olevien töiden suorittamiseen. 3. Sopimuskausi Puitesopimus syntyy, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Tavoitteena on, että puitesopimuskausi alkaa 1.2.2015. Puitesopimuskausi päättyy 31.1.2017. Lisäksi hankintaan sisältyy kaksi (2) optiovuotta. Optiovuosien käyttöönotto on täysin hankintayksikön harkinnassa. Hankintayksikkö ilmoittaa ensimmäisen optiovuoden käyttöönotosta viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen varsinaisen puitesopimuskauden päättymistä ja jälkimmäisen optiovuoden käyttöönotosta viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen ensimmäisen optiovuoden päättymistä. 4. Kuvaus hankinnassa sovellettavan rajoitetun menettelyn kulusta Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, jäljempänä hankintalaki ). Hankinnassa noudatetaan rajoitettua menettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon halukkaat tarjoajat voivat pyytää saada osallistua jättämällä osallistumishakemuksen; ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Hankintamenettelyn vaiheet ovat: 1. Hankintailmoitus HILMA:ssa Hankinnasta on julkaistu 19.9.2014 EU- hankintailmoitus HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 2. Osallistumishakemusten vastaanottaminen 3
Osallistumishakemukset on toimitettava hankintayksikölle viimeistään 20.10.2014 klo 12:00 Suomen aikaa mennessä 3. Osallistumishakemusten tarkastaminen 4. Tarjoajanvalintapäätös: sähköpostitse tapahtuva ilmoitus kaikille osallistumishakemuksen jättäneille. Tarjouspyyntö lähetetään sähköpostitse samanaikaisesti kaikille tarjouskilpailuun valituille. 5. Tarjousten vastaanottaminen 6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 7. Tarjousten vertailu, hankintapäätös, päätöksestä ilmoittaminen 8. Sopimuksen allekirjoittaminen. Ehdokkaan huomiota kiinnitetään siihen, että sopimus ei synny vielä hankintapäätöksestä ilmoittamalla, vaan vasta, kun valitusaika ja odotusaika (21 päivää) on kulunut ja kirjallinen sopimus on molempien osapuolten allekirjoittama. Molemmat hankintayksiköt tulevat tekemään omat puitesopimukset valittujen toimittajien kanssa. Hankintayksiköillä on hankintalain mukaisin perustein oikeus keskeyttää hankintamenettely. 5. Lisäkysymysten esittäminen ilmoittautumisaikana Lisätietoja osallistumishakemuksen sisältöön liittyvistä asioista voi pyytää sähköpostiosoitteesta toimisto@helsinginasuntohankinta.fi viimeistään 3.10.2014 klo 12:00 Suomen aikaa mennessä. Lisäkysymyksiä koskevan sähköpostin aihekenttään pyydetään kirjoittamaan Lisäkysymys: Huoneistoremontit. Lisäkysymyksiä koskevassa viestissä pyydetään lisäksi yksilöimään, mitä osa-aluetta kysymys koskee. Ehdokkaiden lisäkysymyksiin vastataan internetosoitteessa http://www.auroranlinna.fi/asuntohankinta/index.php kohdassa uutiset. Ehdokkaan huomiota kiinnitetään erityisesti siihen, että ehdokkaalla on velvollisuus tutustua huolellisesti lisäkysymyksiin annettuihin vastauksiin ennen osallistumishakemuksen jättämistä. Puheluihin ei voida vastata. 6. Yleiset ohjeet yritykselle osallistumishakemuksen jättämistä varten Osallistumishakemusten saapumishetkeksi lasketaan ilmoituksen saapuminen hankintayksikölle, ei sen lähettämisen hetki. Ehdokas vastaa osallistumishakemuksensa oikea-aikaisesta toimittamisesta. Myöhästyneitä osallistumishakemuksia ei huomioida. Vastaukset pyydetään antamaan kaikkien osallistumishakemuslomakkeen kohtien kysymyksiin. 4
Vaatimuksiin pyydetään yksiselitteinen vastaus Kyllä. Joissain yksilöidyissä kohdissa edellytetään asiakirja-aineiston tai selvitysten toimittamista. Tällöin pyydetään yksilöimään liitenumero osallistumishakemuslomakkeessa yksilöidyillä tavalla, jotta oikeat asiakirjat on mahdollista varmasti löytää osallistumishakemuksestanne. Kilpailun voittajalta tullaan tarkistamaan kaikki soveltuvuuteen liittyvät asiakirjat sekä päätöksenteon jälkeen että sopimuskauden kestäessä. Hankintayksikkö varaa myös oikeuden tarkastaa tiedot ja asiakirjat hankintamenettelyn aikana. Ulkomaisen ehdokkaan on toimitettava vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset ehdokkaat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois myös ehdokkaat, joita koskee hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Ehdokkaat, jotka eivät täytä hankintayksikön ehdokkaan soveltuvuudelle asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava hankintalain 56 :n mukaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Osallistumishakemukseen ei saa liittää mitään ylimääräistä materiaalia, jota ei ole pyydetty osallistumishakemuslomakkeessa toimittamaan. 7. Osallistumishakemuksen jättäminen Ehdokas jättää osallistumishakemuksen täyttämällä osallistumispyynnön liitteenä toimitetun osallistumishakemuslomakkeen 1a, 1b tai 1c. Täytetty osallistumishakemuslomake liitteineen on palautettava viimeistään 20.10.2014 klo 12:00 Suomen aikaa mennessä osoitteeseen: Oy Helsingin Asuntohankinta Ab Tukholmankatu 2, 3. krs, 00250 HELSINKI Merkitkää kirjekuoreen vasempaan alareunaan: Osallistumishakemus: Huoneistoremontit. Myöhästyneitä tai sähköpostitse tai faxilla toimitettuja osallistumishakemuksia ei huomioida. 8. Asiakirjojen julkisuus Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat osallistumishakemukset ja muut tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinnat ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Mikäli tarjoaja katsoo, että joku osa osallistumishakemuksesta on liikesalaisuuden luonteinen ja sellaisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita osallistumishakemuksessa ja esittää luottamukselliset tiedot erillisessä liitteessä, joka on merkitty LUOTTA- MUKSELLISEKSI. Tarjoajan on esitettävä peruste tiedon liike- ja ammattisalaisuuden luonteelle. Tarjouksessa esitettävät vertailuun vaikuttavat hinnat ovat kuitenkin aina julkisia. Kaikki tarjousasiakirjat, lukuun ottamatta salassa pidettäviä tietoja, ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. 9. Allekirjoitukset 5
Helsingissä 19.9.2014 Leena Raineranta toimitusjohtaja Oy Helsingin Asuntohankinta Ab ja Kiinteistö Oy Auroranlinna LIITTEET 1a. Osallistumishakemuslomake 1a, Osa-alue 1 Pienet huoneistoremontit (palautetaan täytettynä liitteineen, mikäli ehdokas jättää osallistumishakemuksen osa-alueeseen 1) 1b. Osallistumishakemuslomake 1b, Osa-alue 2 Keittiöremontit sisältäen kalusteiden toimittamisen (palautetaan täytettynä liitteineen, mikäli ehdokas jättää osallistumishakemuksen osaalueeseen 2) 1c. Osallistumishakemuslomake 1c, Osa-alue 3 Kylpyhuoneremontit (palautetaan täytettynä liitteineen, mikäli ehdokas jättää osallistumishakemuksen osa-alueeseen 3) 2a. Asiakastyytyväisyyskysely, Osa-alue 1 Pienet huoneistoremontit (palautetaan täytettynä liitteineen, mikäli ehdokas jättää osallistumishakemuksen osa-alueeseen 1) 2b. Asiakastyytyväisyyskysely, Osa-alue 2 Keittiöremontit sisältäen kalusteiden toimittamisen (palautetaan täytettynä, mikäli ehdokas jättää osallistumishakemuksen osa-alueeseen 2) 2b. Asiakastyytyväisyyskysely, Osa-alue 3 Kylpyhuoneremontit (palautetaan täytettynä, mikäli ehdokas jättää osallistumishakemuksen osa-alueeseen 3) 6