Taloushallinnon robotti paiskii jo hommia Päivi Lahti
Ohjelmistorobotiikka Ohjelmistorobotiikan (Robotic Process Automation, RPA) avulla automatisoidaan tietotyöläisen manuaalisia rutiinitehtäviä Ohjelmistorobotti on ikään kuin virtuaalinen työntekijä joka käyttää tietokonetta ja sen sovelluksia käyttäjän roolissa Robotit suorittavat mm. etsintää, hakua, yhdistelyä, päivitystä ja tiedon tarkastusta yhdessä tai useassa järjestelmässä Robotti toimii sille annettujen sääntöjen mukaisesti ja suorittaa annettuja tehtäviä nopeasti ja tarkasti 2
Hyödyt 3
Esiselvitys Talpassa Alkuvuodesta 2016 tehtiin esiselvitys ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä toimintojen tehostamisessa ja laadun parantamisessa Selvityksessä keskityttiin osto- ja myyntilaskujen käsittelyyn liittyviin manuaalisiin rutiinitehtäviin Selvityksessä tunnistettiin yhteensä 58 tehtävää/osaprosessia, joita voisi olla mahdollista automatisoida ohjelmistorobottien avulla Tehtäviä analysoitiin haastatteluiden perusteella laadullisilla mittareilla ja työmäärän mukaan. 4
Pilotointiin valitut osaprosessit Pilotointiin valittiin kolme ostoprosessin vaihetta: Ostolaskujen automaattisen käsittelyn tehostaminen Ostolaskujen kierron valvonta Ostoreskontran täsmäytys Valitut ovat selkeitä, sisältävät useita ohjelmia ja soveltuvat hyvin pilotiksi SAP, BIP, Tasa-arkisto, PDF, Excel, Outlook Pilotoinnilla haluttiin selvittää ohjelmistorobotiikan soveltuvuutta ja hyötyjä rutiinitehtävien automatisoinnissa Talpassa 5
Ostolaskujen automaattikäsittelyn tehostaminen Ostolaskujen automaattikäsittelyssä lasku kohdistuu tilaukseen TILAUS-laskentatunnistekentän avulla tai vaihtoehtoisesti SOPIMUS-tiedon perustella mikäli TILAUSkenttä on tyhjä. Tavoitteena oli tehostaa ostolaskujen automaattista käsittelyä poistamalla prosessissa esiintyviä pullonkauloja (useita tarkistuksia/toimenpiteitä). 6
Kauden päättymisen huomioiva muistutusviesti ja listaus jaksotettavista ostoveloista Kauden 1.-5. arkipäivänä robotti lähettää muistutusviestin tarkastajille/hyväksyjille, joilla on edellisen kuun laskuja käsittelemättä Kuukauden sulkemisen jälkeen robotti tekee listauksen avoinna olevista ostoveloista jaksotusta varten 7
Ostoreskontran täsmäytys Kauden suljettua robotti täsmää tasetilit (8 kpl) osren ja pääkirjan välillä, vie saldot erilliselle täsmäytyslomakkeelle, tallentaa lomakkeen Tasa-järjestelmään ja informoi ostolaskuasiantuntijatiimiä kun täsmäytys on kaikkien yritysten (34 kpl) osalta tehty lähettää täsmäysten hyväksyjille (esimiehille) linkin Tasajärjestelmään ja seuraa esimiesten hyväksymistä Tasa-järjestelmässä ja lähettää notifikaatin kun hyväksyntä suoritettu. 8
Pilotointiin valittujen tehtävien hyödyt Ostolaskujen automaattikäsittelyn tehostaminen Nopeuttanut ja tehostanut laskujen kiertoa, vähentänyt manuaalista työtä. Parhaimmillaan robotti käsitellyt 25% sen käsittelyyn tulleista laskuista, k.a. 17% Ostolaskujen kierron tehostettu valvonta reskontran sulkuajan lähestyessä (kuun 1-5 arkipäivä) + muistutusviesti laskujen käsittelijöille 2016 tp 60% vähemmän kierrossa olevia laskuja kuin 2015 tp Jaksotettavien listaus Helpottaa ja nopeuttaa jaksotusten tekemistä Ostoreskontran täsmäytys Vapautuu aikaa rutiinitehtävistä (yht. 2,5 htp/kk), inhimilliset virheet poistuvat, esimiesten aikaa säästyy dokumenttien tarkastuksesta 9
Tarkempi RPA-analyysi Tarkoituksena analysoida kaikkien ydinprosessien soveltuvuus robotisoitaviksi Prosessikohtaisissa työpajoissa analysoitiin kohteet, saavutettavat hyödyt ja automatisoinnin helppous Lopputuotoksena prosessikohtaiset helppous-hyötyanalyysit sekä ehdotus ohjelmistorobotiikan seuraaviksi kohteiksi. 10
11
Seuraavat vaiheet Ohjelmistorobotiikka jatkuvana palveluna osaksi Talpan palvelutuotantoa Hankesuunnitelma Talpan osaamisen kasvattaminen Tavoitteena Vähentää manuaalityötä Parantaa palveluiden laatua Parantaa riskienhallintaa Tuotantoprosessien johtamista tiedolla Toimitaan sujuvasti ja kustannustehokkaasti 12
Kiitos