Lifecare pilotointi Espoossa Marjaana Mäenpää ja Eveliina Cammarano

Transkriptio

1 Lifecare pilotointi Espoossa Marjaana Mäenpää ja Eveliina Cammarano

2 Miksi Espoo lähti pilottiin mukaan? Espoon aikuissosiaalityö halusi työkalun sähköiseen prosessiin Tiedon Lifecare työpöytien esittely herätti kiinnostuksen, olisiko tästä työkaluksi sähköiseen prosessiin Sähköistä prosessia on suunniteltu aikuissosiaalityössä pitkään Aikaisemmin hakemusjono on ollut paperinen Osa työntekijöistä haki vireillepanoja hakutyökalulla Effican koontityökalun avulla esimiehet seurasivat toimeentulotuen jonotilannetta Aikuissosiaalityö siirtyi monitilaympäristöön: tarkoituksena tehdä osa työstä etänä ja asiakkaita tavataan Espoon kaupungin muissa toimipisteissä ja asukastaloissa

3 LifeCaren hyödyt sähköistä prosessia ajatellen Asiakkaan tilanteen kokonaisnäkymä ja jononhallinta Lifecaresta katsotaan kaikki vireillepanot LifeCare mahdollistaa päätöksentekon eri ympäristössä, minne hakemukset tulevat ja missä maksetaan Sähköinen arkistointi Hakemukset tulevat joko sähköisesti Omapalveluun, siirretään manuaalisesti etotusta tai tulevat paperihakemuksina Paperiset hakemukset skannataan ja tuhotaan

4 Pilotointi Pilotointiaika , jatkettiin Pilotoinnissa keskityttiin asiakasnäkymien katselun testaukseen Tiiminäkymä ei sellaisenaan istunut aikuissosiaalityön prosessiin, sitä kehitettiin pilotin ajan Käyttöönoton laajennukset ja koulutukset oli suunniteltu Effica-käyttäjille kevään ja syksyn 2017 aikana, määrämuotoiset lomakkeiden koulutusten yhteyteen Maaliskuussa tehtiin versiopäivitys 9.6 ja Lifecare lakkasi toimimasta Lifecare työpöydät saatiin jälleen toimimaan kesäkuussa

5 Mitä hyvää Lifecaressa Työpöytä toimii hyvin: Kun tarvitsen esim. päättää selvityksiä nyt vuodenvaihteessa kun organisaatio muuttuu niin näen yhdellä tiedolla kaikki päätettävät. Tiedonhuolto helpompaa, keskeneräiset työt näkyvät listalla, oman työn hallinta paranee Lifecare käyttö on nopeampaa, kun ensin on tottunut käyttämään sitä. Asiakkaan taloudellisen tuen suunnitelmat ja muut kirjaukset näkyvät hyvin kertomukset -osiosta. Toimi myös hyvin palveluneuvonnan aikana. Tietoihin ei voi tosin vielä luottaa kun on niin paljon keskeneräisiä, lukitsemattomia kirjauksia. Ne kun saadaan kaikki kuitattua niin näkymän tietoihin voi luottaa. Yleisilme on Lifecarissa tosi hyvä ja raikas. Sovelluksessa käytettävät värit ovat käyttäjäystävälliset ja miellyttävät. Välilehtiin ei ole lisätty liikaa tietoa vaan tiedostojen luvussa on hyödynnetty ihmisten luonnollista silmäilyreitin kulkua, jonka ansioista saa nopeallakin silmäyksellä kiinni asioista. Voi nähdä kerralla asiakkaan maksut ja dokumentit Lifecare on ulkoasultaan selkeä ja miellyttävä. Suurempi fontti on paljon parempi kuin Efficassa oleva pieni fontti ja lukuisat rivit tapahtumia. Peruskoulutus helppoa ja nopeaa

6 Pilotin aikaisia kokemuksia Olisi tärkeää ratkaista, miten hakemusten käsittelijät merkataan. Pitäisikö Lifecaren näyttää toinen käsittelijä, jotta näkisi kenen nimissä asiakkaan hakemus on. Jononhallinnan kannalta tiimijonon pitäisi löytyä paremmin. Mietin olisiko etusivun "meneillään oleviin prosesseihin" voinut saada esim. huomiovärejä niin että kun palvelutarpeenarviointiprosessin 3 kk:n aikaraja lähenee loppuaan (esim. 2 vko:a aikaisemmin) muuttuisi teksti esim. punaiseksi. Etuuskäsittelijän näkökulmasta Lifecare ei nopeuttanut työntekoa ja vaikutti välillä ylimääräiseltä työvälineeltä. Tosin osa tiedoista oli helpommin saatavilla ja nähtävillä, kuten asiakkaan asiointikieli ja koko talon vireillepanot.. Lifecare ei ole vielä ensisijainen paikka etsiä tietoa. Syynä varmaankin vain se, että kun on käyttänyt Efficaa lähes 9 vuotta, sen avaa automaattisesti heti sähköpostin jälkeen.. Käytettiin lähinnä asiakkaan tietojen katseluun Hitaus ja satunnaiset virheilmoitukset. En pidä värityksestä Omat vireillepanot pitäisi löytyä helpommin

7 Miten etenemme Espoossa Tavoitteena ottaa Lifecare tuotantokäyttöön ja laajentaa käyttöönottoa sosiaalityössä syksyn aikana Tiiminäkymää on kehitetty ja edelleen kehitetään Jatkossa tullaan seuraamaan Toimeentulotuen hakemusten jonoa Ei paperijonoja Shl-mukaisten vireillepanojen jonoa Hakemukset, ilmoitukset, yhteydenotot Jonoa voi seurata joko tiimikohtaisesti tai omaa jonoaan Minun muistutukset Effican lisäpiirre Maksatuksen käytössä Palvelee hyvin sähköistä prosessia, koska päätöksen teko on tämän jälkeen paikasta riippumatonta Kaikki päätökset ovat sähköisesti listalla

8 Mitä opimme pilotoinnista, mitä tekisimme toisin Pilotoinnista pitäisi aina tehdä sopimus, jossa sovitaan roolit ja vastuut Tuotteen vaihe määriteltävä tarkemmin, kun pilotointi aikaa Korjausten määrä ja sisältö Projektin hallinta vrs. versiopäivitys Aikataulutus Tiedottaminen