Talpa-päivä Tervetuloa!

Transkriptio

1 Talpa-päivä Tervetuloa!

2 Talpa-päivän ohjelma, aamupäivä Tervetuloa Talpan toimitusjohtaja Tuija Kuivalainen Joja näkyy ja tuntuu Aihetta avaavat Kanslian Sami Rantanen ja Mari Rajantie sekä Talpan Anita Andsten. Taloushallinnon robotti paiskii jo hommia Päivi Lahti kertoo, mitä seuraavaksi. Tauko Talpan asiakaspalvelussa puhaltavat uudet tuulet Mihin suuntaan, sen paljastaa Harri Numminen. Kansallinen tulorekisteri käytössä vuonna 2019 Kari Kalliolta kuulemme, mitä Katre tarkoittaa kaupungin näkökulmasta. Kello Lounas, Ravintola27 7. krs

3 Iltapäivällä kaksi vaihtoehtoista tilaisuutta kello Välitilinpäätösinfo /Saldo 1. krs. Palkkahallinnon palvelut -ajankohtaista /Liksa 5. krs. Palkanlaskenta- ja palvelussuhdeasiat keskittyvät Talpaan 1.6./ Eija Keränen Mikä muuttuu 1.6. Valmistautuminen muutokseen yhteistyössä & syksyn suunnitelmia. Palvelukuvaus yhteistyön välineenä/ Merja Paalanen Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät ja johtamisjärjestelmän muutos/ Kristiina Lindqvist Hr-työpöydän ja palvelukseenoton käyttö Esimiestietojen ylläpito Hijat-käyttöoikeudet Tauko Toimialakohtaiset tapaamiset/ Maija Husso, Päivi Quandt ja Virpi Nguyen Merkkipäivämuistamisten aikataulut, palkanlaskennan aikataulut, sähköiset asiointilomakkeet

4 Tällainen on Helsingin uusi johtamisjärjestelmä

5 Pormestarimalli Erotetaan virkamiesvalmistelu ja poliittinen päätöksenteko toisistaan ottamalla käyttöön pormestarimalli Valtuusto valitsee pormestarit ja apulaispormestarit vaalikaudeksi kerrallaan Pormestari toimii kaupunginhallituksen puheenjohtajana ja apulaispormestarit toimialalautakuntien puheenjohtajina sekä kaupunginhallituksen jäseninä Pormestari ja apulaispormestarit ovat päätoimisia luottamushenkilöitä Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia

6 Toimialamalli Toimialamallin tavoite: Palvelujen asukaslähtöisyys paranee Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen strateginen ohjaus tehostuu Hallintokuntien rajoja poistetaan yhdistämällä lautakuntia ja virastoja laajemmiksi toimialoiksi Toimialaa alempi organisaatiotaso ovat palvelukokonaisuudet, joita on vähemmän kuin nykyisin virastoja Lautakuntarakenne uudistetaan siirtymällä toimialalautakuntiin Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia

7 Helsingin organisaatio Tarkastuslautakunta Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Pormestari pj, 4 apulaispormestaria + 10 jäsentä Keskushallinto Kaupunginkanslia + liikelaitokset Elinkeinojaosto Konsernijaosto Johtokunnat: Palvelukeskus Rakentamispalvelu Taloushallinto Työterveys Kasvatus- ja koulutuslautakunta Apulaispormestari pj Kaupunkiympäristölautakunta Apulaispormestari pj Kulttuuri- ja vapaaaikalautakunta Apulaispormestari pj Sosiaali- ja terveyslautakunta Apulaispormestari pj Suomenkielinen jaosto Ruotsinkielinen jaosto Ympäristö- ja lupajaosto Rakennusten ja yleisten alueiden jaosto Kulttuurijaosto Liikuntajaosto Nuorisojaosto Sosiaali- ja terveysjaosto Toimialajohtaja Pelastuslautakunta Toimialajohtaja Toimialajohtaja Varhaiskasvatus ja esiopetus Perusopetus Lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö Ruotsinkieliset palvelut Hallinto- ja tukipalvelut Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia HKL-johtokunta Toimialajohtaja Maankäyttö ja kaupunkirakenne Rakennukset ja yleiset alueet Palvelut ja luvat Hallinto- ja tukipalvelut Kulttuuri Liikunta Nuoriso Hallinto- ja tukipalvelut Luottamushenkilöelin Virkamieshallinto Perhe- ja sosiaalipalvelut Terveys- ja päihdepalvelut Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut Hallinto- ja tukipalvelut 7

8 Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala BRUTTO TA-kirjassa Varhaiskasvatus ja esiopetus Perusopetus Lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö Ruotsinkieliset palvelut (Svenska servicehelheten) Varhaiskasvatus ja esiopetus (10 aluetta) Leikkipuisto- ja koululaisten iltapäivätoiminta Perusopetuksen alueelliset palvelut (4 aluetta) Perusopetuksen kohdennetut palvelut Esi- ja perusopetuksen oppilashuollon palvelut Lukiokoulutus Ammatillinen koulutus Vapaa sivistystyö Toisen asteen opiskelijahuollon palvelut Varhaiskasvatus (Småbarnspedagogik) Perusopetus (Grundläggande utbildning) Vapaa sivistystyö ja lukiokoulutus (Fri bildning och gymnasieutbildning) Toimialan hallinto

9 Kaupunkiympäristön toimiala BRUTTO TA-kirjassa TA-kohdan nimi? NETTO TA-kirjassa TA-kohdan nimi? Maankäyttö ja kaupunkirakenne Maankäytön yleissuunnittelu Asemakaavoitus Maaomaisuuden kehittäminen ja tontit Liikenne- ja katusuunnittelu Kaupunkitila- ja maisemasuunnittelu Rakennukset ja yleiset alueet Rakennetun omaisuuden hallinta (osa brutossa) Tilapalvelut Ylläpito (osa brutossa) Rakennuttaminen Asuntotuotanto NETTO TA-kirjassa Palvelut ja luvat Asukas- ja yrityspalvelut Kaupunkimittauspalvelut Rakennusvalvontapalvelut Ympäristöpalvelut Pysäköinninvalvonta ja pysäköintipalvelut Toimialan hallinto Pelastuslaitos BRUTTO TA-kirjassa Liikenneliikelaitos Tilikauden tulos > 0 Kuntayhtymien maksuosuudet (HSL ja HSY) BRUTTO TA-kirjassa

10 Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala Kulttuuri Liikunta Nuoriso Kaupungin-kirjasto Kaupunginmuseo Kaupunginorkesteri Kaupungin taidemuseo Yleiset kulttuuripalvelut NETTO TA-kirjassa Liikuntaan aktivointi Liikuntapaikat Ulkoilupalvelut Itäinen nuorisotyö Läntinen nuorisotyö Pohjoinen nuorisotyö Toimialan hallinto Kulttuurin laitosavustukset BRUTTO TA-kirjassa Liikunnan laitosavustukset BRUTTO TA-kirjassa

11 Sosiaali- ja terveystoimiala BRUTTO TA-kirjassa Perhe- ja sosiaalipalvelut Lapsiperheiden hyvinvointi ja terveys Lastensuojelu Nuorten palvelut ja aikuissosiaalityö Vammaistyö Terveys- ja päihdepalvelut Terveysasemat ja sisätautipoliklinikka Päivystys Psykiatria- ja päihdepalvelut Suun terveydenhuolto Sairaala-, kuntoutusja hoivapalvelut Selvitys, arviointi ja sijoitus Etelän palvelualue Idän palvelualue Lännen palvelualue Pohjoisen palvelualue Kaupunginsairaala Kuntoutuksen osaamiskeskus Toimialan hallinto Vastaanottokeskukset NETTO TA-kirjassa Apotti NETTO TA-kirjassa HUS-maksuosuus BRUTTO TA-kirjassa

12 Keskushallinto Vaalien järjestäminen, Keskusvaalilautakunnan käytettäväksi BRUTTO Tarkastuslautakunta ja -virasto BRUTTO Kaupunginhallitus Kaupunginhallituksen käyttövarat BRUTTO Kaupunginhallituksen avustukset BRUTTO Kaupunginkanslia BRUTTO Keskitetysti maksettavat menot Toimielinten kustannukset, Kaupunginkanslian käytettäväksi BRUTTO Keskitetysti maksettavat henkilöstömenot, Kaupunginkanslian käytettäväksi BRUTTO Maksuosuudet, korvaukset ja jäsenmaksut, Kaupunginkanslian käytettäväksi BRUTTO Keskitetty hanketoiminta, Kaupunginkanslian käytettäväksi NETTO Työmarkkinatuen kuntaosuus, Kanslian käytettäväksi BRUTTO Korkeasaaren eläintarha NETTO Stara Tilikauden tulos > 0 ja peruspääoman tuotto 8 % Palvelukeskus Tilikauden tulos > 0 ja peruspääoman tuotto 8 % Taloushallinto Tilikauden tulos > 0 ja peruspääoman tuotto 8 % Työterveys Tilikauden tulos > 0 ja peruspääoman tuotto 8 % 12

13 Kansliapäällikkö, toimialajohtajat Keskushallintoa johtaa kansliapäällikkö, toimialaa johtaa toimialajohtaja Kansliapäällikkö ja toimialajohtajat nimitetään seitsemän vuoden määräajaksi Kansliapäällikkö on toimialajohtajien esimies Kansliapäällikkö on kaupunginhallituksen esittelijä ja toimialajohtajat toimialalautakuntien esittelijöitä. Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia

14 Yksityiskohtainen organisaatio Yhteiset organisaatiotasojen nimitykset ovat: Ydintoiminnassa Toimiala Palvelukokonaisuus Palvelu Yksikkö Käytössä hallinto- ja tukipalvelussa Taso 5 Taso 6 Taso 7 Organisaatiotasojen nimitykset on tarkoitettu lähinnä sisäiseen käyttöön hallinnollisiin tarkoituksiin Vaikka organisaatiotasoille on yleiset nimitykset, niin toimialoilla on mahdollista antaa organisaatioyksiköille niitä sisällöllisesti kuvaavia nimiä asiakaslähtöisyyden toteutumiseksi Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia

15 Osallisuus ja vuorovaikutus Uuteen johtamisjärjestelmään kytkeytyvä Helsingin osallisuus- ja vuorovaikutusmalli on valmisteltavana Tehdään kaupunkilaisten osallistumisen linjaukset: miten osallistumisen ja kuulemisen kokeiluja otetaan käyttöön Esim. osallistuva budjetointi, asukas- ja käyttäjäraadit, verkkoosallistuminen Tavoitteena on lisätä asukkaiden ja palveluiden käyttäjien osallistumista palveluiden kehittämiseen Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia

16 Henkilöstön asema Henkilöstön palvelussuhde turvataan, jos työ loppuu organisaatiomuutoksen takia Suuri osa henkilöstöstä jatkaa nykyisissä tehtävissä Henkilöstöltä odotetaan tarvittaessa valmiutta siirtyä tehtävästä toiseen Henkilöstöperiaatteet täydennetään muutosprosessin aikana: siirtyminen uuteen organisaatioon tai uusiin tehtäviin, rekrytoinnin ja palkkauksen periaatteet Uudet tehtävät täytetään ensisijaisesti nykyisellä henkilökunnalla Haettaviksi menevät tehtävät päätetään erikseen Palkka määräytyy uuden tehtävän ja kaupungin uudelleensijoittumisperiaatteiden mukaan Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia

17 Organisaatiomuutos, talouden järjestelmät ja prosessit

18 Miten Laske muuttuu Päättyvien virastojen tunnisteet lakkaavat käyttötalouden ja investointien osalta Uudet tunnisteet toimialan mukaisena, esim Kasko 14-alkuiset Tuotannossa on jo uudet tulosyksiköt ja kustannuspaikat, muut valmistunevat ajallaan Liittymät on pitänyt muuttaa Tulosyksikkörakenne tiukasti toimintasäännön mukainen Kustannuspaikkoja voi olla jatkossa useita tulosyksiköllä Pääosa kustannuksista ja tuloista seurataan sisäisillä tilauksilla Sisäinen laskutus ei suotavaa toimialan sisällä (kym) Käyttöoikeudet tullaan muuttamaan, kysely tulossa toimialoittain Kulttuuri ja vapaa-aika

19 Miten Tasku muuttuu Taskun tuotannossa uudet tunnisteet käyttötaloudessa ok Investointihierarkia työn alla Suunnittelu uusille tunnisteille (U-hierarkia) Koskee myös jatkavia pel, tav, sote Raportointihierarkiassa vanha ja uusi yhdistetty (Y-hierarkia)

20 talousarviomuutos Muutettu talousarvio kvstossa 28.6, tehdään kansliassa Päättyvien virastojen käyttämättäjääneet määrärahat siirretään ennusteen perusteella toimialoille Tavoitteet siirretään toimialoille Tulosbudjetit tehtävä elokuun loppuun mennessä taskuun vuoden 2017 osalta Raami vuodelle 2018 julkaistaan kesäkuun khn listalla Talousarvio vuodelle 2018 tehdään elokuun loppuun mennessä taskuun ja tekstit uudella työkalulla

21 Ennustaminen ja tilinpäätös Elokuun ennuste tehdään uusille tunnisteille 7 kuukauden määrärahaa vasten Alkuvuoden ennusteet muutetaan välitilinpäätöksen toteuman mukaiseksi yhdistettyä tuloslaskelmaa varten Tilinpäätöksessä näytetään kaikki ta-kohdat, vanhat ja uudet

22 Johtamisjärjestelmän uudistaminen Anita Andsten

23 Helsingin organisaatio Tarkastuslautakunta Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Pormestari pj, 4 apulaispormestaria + 10 jäsentä Keskushallinto Kaupunginkanslia + liikelaitokset Elinkeinojaosto Konsernijaosto Johtokunnat: Palvelukeskus Rakentamispalvelu Taloushallinto Työterveys Kasvatus- ja koulutuslautakunta Apulaispormestari pj Kaupunkiympäristölautakunta Apulaispormestari pj Kulttuuri- ja vapaaaikalautakunta Apulaispormestari pj Sosiaali- ja terveyslautakunta Apulaispormestari pj Suomenkielinen jaosto Ruotsinkielinen jaosto Ympäristö- ja lupajaosto Rakennusten ja yleisten alueiden jaosto Kulttuurijaosto Liikuntajaosto Nuorisojaosto Sosiaali- ja terveysjaosto Toimialajohtaja Pelastuslautakunta Toimialajohtaja Toimialajohtaja Varhaiskasvatus ja esiopetus Perusopetus Lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö Ruotsinkieliset palvelut Hallinto- ja tukipalvelut Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia HKL-johtokunta Toimialajohtaja Maankäyttö ja kaupunkirakenne Rakennukset ja yleiset alueet Palvelut ja luvat Hallinto- ja tukipalvelut Kulttuuri Liikunta Nuoriso Hallinto- ja tukipalvelut Luottamushenkilöelin Virkamieshallinto Perhe- ja sosiaalipalvelut Terveys- ja päihdepalvelut Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut Hallinto- ja tukipalvelut 23

24 Organisaatio ; Laske, Talpa ja toimialat Kasvatus- ja koulutus 1400 Kasko 4900 Varhaiskasvatusvir Opetusvirasto 5100 Sk työväenopisto 5200 Rk työväenopisto Kaupunkiympäristö 2800 Kymp 6500 Hgin tukkutori 7100 Ympäristökeskus 7200 Kpkisuunn.virasto 7300 Asuntotuotantotsto 7400Rakennusvalvontavir Rakennusvirasto 8000 Kiinteistövirasto Kulttuuri- ja vapaa-aika 2900 Kuva 5300 Kpginkirjasto 5500 Hgin kulttuurikeskus 5700 Kpginmuseo 5800 Kpginorkesteri 6000 Nuorisoasiainkeskus 6100 Liikuntavirasto 6200 Hgin taidemuseo Sosiaali- ja terveys 3900 Sote Pelastuslaitos 7000 Korkeasaari 5900

25 Organisaatio ; Laske, Talpa ja Lasken ulkopuolinen Tarkastusvirasto 1100 Kaupunginkanslia Kaupunginkanslia 1700 Tietokeskus osa 2500 Hankintakeskus 8800 Oiva HKL Yleishallinto Liikelaitokset 8900 Talpa 9000 Stara 9200 Työterveys 9500 Palvelukeskus Hki - sis. osa 2500 Hankintakeskus OY:t 2000 Hki yhteinen Rahastot 3200 Asuntotuotantorahasto 3300 Urheilu- ja ulkoilulaitosrahasto 3400 Vakuutusrahasto 3500 Innovaatiorahasto

26 Talpan organisaatio Taloushallinnon palvelut Palkkahallinnon palvelut Keskitetyt palvelut Kaupunginkanslia Kaupunkiympäristö Tarkastusvirasto Keskushallinto Kaupunkiympäristö Prosessit ja järjestelmät Kasvatus ja koulutus Kulttuuri ja vapaa-aika Kasvatus ja koulutus Kulttuuri ja vapaa-aika Sisäiset palvelut Sosiaali ja terveys Sosiaali ja terveys Asiakaspalvelu Kaupunki ja konserni Talous HR

27 JoJaan valmistautuminen Järjestelmämuutokset ja testaukset: mm. Laske, Hijat, BIP, M2, Maksuliikenne ja kassajärjestelmä Käyttöoikeudet uusiin organisaatioihin Tiedotusta erikseen järjestelmittäin Sisäisten erien kuukausittainen täsmääminen ja eliminointi Tase-erittelytaulukot kuukausittain Kierrossa olevien ostolaskujen tehostettu valvonta Myyntireskontran siivousta, mm. vanhentumassa olevat saatavat, pienet jäännöserät

28 Palkanlaskenta- ja palvelussuhdeasiat sekä HR Henkilösiirrot ilmoitettava 5.5. mennessä Käyttökatkot Hijat HR-työpöytä Palvelussuhdeasioiden hoito kaikkien toimialojen osalta jatkossa Talpassa HR-neuvonta esimiehille sekä erekry- ja eläkeneuvonta Talpaan 1.6. alkaen Oma tilaisuus ajankohtaisista asioista klo 13 kokoushuone Liksassa 5 krs.

29 Ostolaskut Laskut käsiteltävä ja hyväksyttävä viiveettä ja ajallaan Sisäiset laskut tarkastettuina ja hyväksyttyinä mennessä Muutkin laskut selvitettyinä ja maksuun päättyvissä yrityksissä kesäkuun loppuun mennessä Uudet organisaatiot BIP:iin CM-sopimusten päivitykset Laskutusosoitteet muuttuvat Uudet laskutusosoitteet Helmi-intrasta Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Ostolaskupalvelut > Laskutusosoitteet Laskentatunnisteiden muutokset laskujen tiliöinnissä uusien toimialojen osalta

30 Myyntilaskutus Toukokuun laskutus ajoissa, välitilinpäätöksen aikataulu Luottotappiokirjaukset tilanteessa Kesäkuuta koskevat aineistot uusilla tunnisteilla Ilmoitukset aineistojen lähettämisestä, toukokuun ja kesäkuun aineistot erikseen Sopimukset tallennetaan uusiin yrityksiin, laskentatunnisteiden vastaavuudet virastoilta Toimialojen sisällä ei pääsääntöisesti sisäistä laskutusta Päättyvien yritysten myyntireskontraa ylläpidetään loppusyksyyn saakka (suoritukset, muistutukset, perintä) Kirjanpidon tapahtumat kuukausittain muistiotositteella ao. toimialalle Ennen tilinpäätöstä avoimet saatavat siirretään ao. toimialan reskontraan

31 Maksuliikenne, matkahallinta Toukokuun tiliotteet tiliöitynä ja reskontran ulkopuoliset maksut mennessä Lomakkeiden laskentatunnisteet 1.6. alkaen (ennakko- ja pohjakassa sekä maksukorttitilityslomakkeet, reskontran ulkopuoliset maksut) Maksuliikenne ohjelman automaattitiliöintien päivitykset; vastaavuudet virastoilta M2 käyttökatko M2:n muutoksista tarkemmin tilinpäätösinfon yhteydessä

32 Välitilinpäätös tilanteesta Tulot ja menot, saamiset ja velat sekä rahoitustapahtumat tilinpäätöksen tarkkuudella Välitilinpäätöksen määräpäiviä Myyntireskontra Ostoreskontra Muistiot kirjattuna Raportit Laskesta Taseet nollataan päättyvissä yrityksissä päivälle ja avataan toimialoille Välitilinpäätöksen info klo 13 Auditoriossa

33 Onnistumisen edellytykset Yhteistyö Talpan ja toimialojen kesken; yhteyshenkilöt toimialoilta Yhtenäiset prosessit Järjestelmät toimivat Tiedon kulku ja yhdessä tekeminen

34 Taloushallinnon robotti paiskii jo hommia Päivi Lahti

35 Ohjelmistorobotiikka Ohjelmistorobotiikan (Robotic Process Automation, RPA) avulla automatisoidaan tietotyöläisen manuaalisia rutiinitehtäviä Ohjelmistorobotti on ikään kuin virtuaalinen työntekijä joka käyttää tietokonetta ja sen sovelluksia käyttäjän roolissa Robotit suorittavat mm. etsintää, hakua, yhdistelyä, päivitystä ja tiedon tarkastusta yhdessä tai useassa järjestelmässä Robotti toimii sille annettujen sääntöjen mukaisesti ja suorittaa annettuja tehtäviä nopeasti ja tarkasti

36 Hyödyt

37 Esiselvitys Talpassa Alkuvuodesta 2016 tehtiin esiselvitys ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä toimintojen tehostamisessa ja laadun parantamisessa Selvityksessä keskityttiin osto- ja myyntilaskujen käsittelyyn liittyviin manuaalisiin rutiinitehtäviin Selvityksessä tunnistettiin yhteensä 58 tehtävää/osaprosessia, joita voisi olla mahdollista automatisoida ohjelmistorobottien avulla Tehtäviä analysoitiin haastatteluiden perusteella laadullisilla mittareilla ja työmäärän mukaan

38 Pilotointiin valitut osaprosessit Pilotointiin valittiin kolme ostoprosessin vaihetta: Ostolaskujen automaattisen käsittelyn tehostaminen Ostolaskujen kierron valvonta Ostoreskontran täsmäytys Valitut ovat selkeitä, sisältävät useita ohjelmia ja soveltuvat hyvin pilotiksi SAP, BIP, Tasa-arkisto, PDF, Excel, Outlook Pilotoinnilla haluttiin selvittää ohjelmistorobotiikan soveltuvuutta ja hyötyjä rutiinitehtävien automatisoinnissa Talpassa

39 Ostolaskujen automaattikäsittelyn tehostaminen Ostolaskujen automaattikäsittelyssä lasku kohdistuu tilaukseen TILAUS-laskentatunnistekentän avulla tai vaihtoehtoisesti SOPIMUS-tiedon perustella mikäli TILAUSkenttä on tyhjä. Tavoitteena oli tehostaa ostolaskujen automaattista käsittelyä poistamalla prosessissa esiintyviä pullonkauloja (useita tarkistuksia/toimenpiteitä)

40 Kauden päättymisen huomioiva muistutusviesti ja listaus jaksotettavista ostoveloista Kauden arkipäivänä robotti lähettää muistutusviestin tarkastajille/hyväksyjille, joilla on edellisen kuun laskuja käsittelemättä Kuukauden sulkemisen jälkeen robotti tekee listauksen avoinna olevista ostoveloista jaksotusta varten

41 Ostoreskontran täsmäytys Kauden suljettua robotti täsmää tasetilit (8 kpl) osren ja pääkirjan välillä, vie saldot erilliselle täsmäytyslomakkeelle, tallentaa lomakkeen Tasa-järjestelmään ja informoi ostolaskuasiantuntijatiimiä kun täsmäytys on kaikkien yritysten (34 kpl) osalta tehty lähettää täsmäysten hyväksyjille (esimiehille) linkin Tasajärjestelmään ja seuraa esimiesten hyväksymistä Tasa-järjestelmässä ja lähettää notifikaatin kun hyväksyntä suoritettu

42 Pilotointiin valittujen tehtävien hyödyt Ostolaskujen automaattikäsittelyn tehostaminen Nopeuttanut ja tehostanut laskujen kiertoa, vähentänyt manuaalista työtä. Parhaimmillaan robotti käsitellyt 25% sen käsittelyyn tulleista laskuista, k.a. 17% Ostolaskujen kierron tehostettu valvonta reskontran sulkuajan lähestyessä (kuun 1-5 arkipäivä) + muistutusviesti laskujen käsittelijöille 2016 tp 60% vähemmän kierrossa olevia laskuja kuin 2015 tp Jaksotettavien listaus Helpottaa ja nopeuttaa jaksotusten tekemistä Ostoreskontran täsmäytys Vapautuu aikaa rutiinitehtävistä (yht. 2,5 htp/kk), inhimilliset virheet poistuvat, esimiesten aikaa säästyy dokumenttien tarkastuksesta

43 Tarkempi RPA-analyysi Tarkoituksena analysoida kaikkien ydinprosessien soveltuvuus robotisoitaviksi Prosessikohtaisissa työpajoissa analysoitiin kohteet, saavutettavat hyödyt ja automatisoinnin helppous Lopputuotoksena prosessikohtaiset helppous-hyötyanalyysit sekä ehdotus ohjelmistorobotiikan seuraaviksi kohteiksi

44

45 Seuraavat vaiheet Ohjelmistorobotiikka jatkuvana palveluna osaksi Talpan palvelutuotantoa Hankesuunnitelma Talpan osaamisen kasvattaminen Tavoitteena Vähentää manuaalityötä Parantaa palveluiden laatua Parantaa riskienhallintaa Tuotantoprosessien johtamista tiedolla Toimitaan sujuvasti ja kustannustehokkaasti

46 Talpan asiakaspalvelun kuulumiset Harri Numminen

47 Asiakaspalvelu alkaen Asiakaspalvelun tehtäväkenttä laajenee Taloushallintopalvelun asiakaspalveluun keskitetään Helsingin kaupungin talouden ja HR-toimintojen neuvontaa Kaksi tiimiä: Asiakaspalvelu talous Asiakaspalvelu HR

48 Asiakaspalvelu osana keskitettyjä palveluja

49 Asiakaspalvelu talous Asiakaspalvelu talous-tiimin tehtävä Talpassa 1.6. alkaen Nykyisen keskitetyn asiakaspalvelun tehtävät: taloushallinnon asiakaspalvelu (service desk) kuntalaisille ja Talpan asiakkaille Keskitetyssä asiakaspalvelussa vastataan Talpaan saapuviin laskutusta ja ostolaskuja koskeviin puheluihin ja sähköposteihin Rekisterit: Lasken toimittaja-, asiakas- ja nimikerekistereiden ylläpito

50 Puheluiden määrät 50

51 Sähköpostien määrät Huom. Ei sisällä outlookin kautta lähetettyjä viestejä. 51

52 Asiakaspalvelu Keskimääräiset odotusajat

53 Asiakaspalvelu Puheluiden luokitukset

54 Palautejärjestelmä Sähköisten lomakkeiden eli palautejärjestelmän kautta tulevat viestit hoidetaan asiakaspalvelussa Palkanlaskennan lomake Laskutuksen lomakke Asiakaspalvelussa myös tehdään tikettejä osastoille. Kirjattujen määrä = 1245 kpl Lomakkeiden kautta tulleet yhteydenotot

55 Asiakaspalvelu HR Asiakaspalvelu HR-tiimin tehtävä Talpassa 1.6. alkaen Esimiesten neuvonta hr-asioissa sopimusten, kaupungin yhteisten ohjeiden mukaisesti ja esimiestyön tukeminen Eläkeneuvonta kaupungin työntekijöille erekry-neuvonta toimialojen pääkäyttäjille ja työnhakijoille sekä erekryn käyttäjätunnukset toimialojen pääkäyttäjille ja esimiehille M2 järjestelmän ylläpito ja neuvonta toimialojen yhteyshenkilöille Työmatkasetelit

56 Asiakaspalvelu Päivittäistä HR-neuvontaa esimiehille palkkaus (mm. palkan määräytyminen, palkkiot) työaika (mm. työaikamuodot, liukuva työaika, osa-aikatyö) vuosiloma sairaus- ja työtapaturmalomat virka- ja työvapaat sekä perhevapaat palvelussuhteen alkaminen (mm. työhöntulotarkastukset, koeaika, huumausainetestit, määräaikaisuuden perusteet) palvelussuhteesta eroaminen virkamatkat henkilöstöedut

57 Asiakaspalvelu Tikettijärjestelmän kilpailutus ja käyttöönottoprojektin toteuttaminen Tikettijärjestelmän esiselvitys ja vaatimusmäärittely kevään 2017 aikana palvelumuotoilun avulla Tikettijärjestelmään ohjataan kaikki Talpaan tulevat tehtäväpyynnöt Tavoitteena: Asiakaspalvelun parantaminen Tuottavuuden parantaminen Tehtäväpyyntöjen ja asiaohjauksen hallinta Asiakaskohtaisen datan ja oman toiminnan tiedot (esim. vasteajat) tuottaminen toiminnan kehittämistä varten

58 Tiketöinti: nykytila

59 Tiketöinti: tavoitetila (luonnos)

60 Asiakaspalvelu Sähköisten lomakkeiden kehittäminen Kehitetään edelleen sähköisiä lomakkeita tehtäväpyyntöjä varten tikettijärjestelmäprojektin yhteydessä Ohjataan yhteydenottoja lomakkeille Suunnitellaan lomakkeet siten, että niissä on kaikki tarvittava tieto tehtäväpyynnön toteuttamiseksi Selvitetään automaation/robotiikan hyödyntäminen tehtäväpyyntöjen käsittelyssä

61 Asiakaspalvelu Livechatin käyttöönotto Tavoitteena ottaa käyttöön livechat asiakaspalvelussa syksyn aikana Sähköinen tunnistautuminen tarvittaessa

62 Asiakaspalvelu Asiakastyytyväisyyden mittaaminen Asiakaspalvelun jatkuvan palvelun asiakastyytyväisyyden mittaaminen Määritykset tehty kevään aikana yhteistyössä Innolinkin kanssa Tekninen toteutus palvelukeskuksella Kysely osalle asiakaspalveluun soittaneista Käyttöönotto kevään aikana Asiakastyytyväisyyskysely syksy

63 Asiakaspalvelu Asiakkuudenhallintamallin suunnittelu ja toteutus Talpan asiakkuuksien hallinta eri tasoilla ja asiakaspalvelussa Tikettijärjestelmän hyödyntäminen Suunnitellaan ja otetaan käyttöön asiakkuuden vuosikello Asiakastapaamiset eri tasoilla Asiakastyytyväisyyden mittaaminen Hinnoittelu Asiakasraportointi Talpa-päivä Ym

64 Talpan asiakaspalvelun yhteystiedot Asiakaspalvelu Talous (Service Desk) Puhelinpalvelu arkisin klo puh , talpa.asiakaspalvelu@hel.fi Palkanlaskennan lomakkeet Laskutuksen lomakkeet HR-neuvonta: Puhelinpalvelu arkisin klo 9 15, paitsi keskiviikkoisin klo puh kysymyslomakkeella - hr-neuvonta@hel.fi erekry-neuvonta: Puhelinpalvelu arkisin klo 9 11, paitsi keskiviikkoisin klo puh tyopaikat@hel.fi Eläkeneuvonta: Puhelinpalvelu arkisin klo Maija Siponen, puh , maija.siponen@hel.fi - Kirsi Kuusisto-Hämäläinen, puh , kirsi.kuusisto-hamalainen@hel.fi M2 Puhelinpalvelu arkisin klo 9 12 M2 yhteyshenkilöille - puh Työmatkasetelit Puhelinpalvelu ma-ti-ke klo 9-11 ja puh , matkaseteli@hel.fi

65 Kansallinen tulorekisteri -hanke Kari Kallio

66 Mikä on kansallinen tulorekisteri (Katre)? Valtiovarainministeriön perustama hanke Hankkeen tarkoituksena on luoda kansallisen palveluarkkitehtuurin toimintoihin keskeisenä osana sisältyvä rekisteri, johon kertyvät palkansaajien ja etuudensaajien tulotiedot Hankkeen yhteiskunnallisena tavoitteena on: Keventää työnantajien hallinnollista taakkaa Tehostaa viranomaisten toimintaa Parantaa viranomaistoiminnan laatua ja läpinäkyvyyttä

67 Palkanmaksuun liittyy tällä hetkellä huomattava määrä erilaisia raportointivelvoitteita (epäyhtenäiset aikataulut, tietosisällöt ja tekniset formaatit) Verohallinto Kela Työeläkevakuuttajat Vahinkovakuutusyhtiöt Työttömyyskassat EK Tilastokeskus Ammattiyhdistykset Ulosottovirastot Muut Kausiveroilmoitus Työnantajasuoritusten tilitys Vuosiilmoitukset Sairauspäivärahahakemus Työnantajan maksama palkka Kuukausiansioilmoitus Vuosiansioilmoitus JA Alkamis- /päättymisilmoitukset Vuosiilmoitus palkoista Ilmoitus tapaturmasta Palkkatodistukset Palkkalaskelmat Tuntipalkkatilastot Kuukausipalkkatilastot Työaikatiedustelut Työssäkäyntitilastot Palkkatiedustelu /tp Palkkatiedustelu /kkp Työvoimakustannukset Jäsenmaksutilitys Ulosottotilitys Palkansaaja Palkka-aineisto toimitetaan palkanlaskentaan Maksut Palkanlaskija laskee palkat palkanmaksupäivittäin Palkanlaskennassa laaditaan erillisiä ilmoituksia kuukausittain, kausittain ja vuosittain Palkanlaskija laatii palkkalaskelman Tilitoimiston arkisto Työnantaja Raportointi Tiedonvälitystä sidosryhmien välillä Kuva: RTE-Hanke,

68 Kansallinen tulorekisteri (Katre) Palkansaaja Tietojen hyödyntäjät urot Rajapinta Tulotiedot Kela Pankit KaPa/ Palveluväylä Tapaturmavakuutusyhtiöt Tulorekisteri Työeläkevakuuttajat Palkkalaskelmat Työnantaja 5 Työnantaja 4 Työnantaja 3 Työnantaja 2 Työnantaja 1 Tulotiedot Verohallinto Työttömyyskassat jne Kunnat: sosiaalitoimi ym. (Kunnat ja kaupungit yht. 320 kpl) 68

69 Hankkeella tavoiteltavat hyödyt: 1. Työnantajien toiminnan helpottuminen a) Kuukausi-ilmoitusten, palkkalaskelmien ja vuosi-ilmoitusten toimittaminen sähköisesti. b) Nykyisten tietojen toimitusten vähentäminen. 2. Tulonsaajan toiminnan helpottuminen a) Henkilökohtaisten palkka- ja etuustietojen ajantasainen saatavuus. b) Tulonsaajan ei tarvitse itse toimittaa tietoja viranomaisille. 3. Viranomaistahojen toiminnan helpottuminen a) Tiedot viranomaisten käytettävissä. Keskinäinen tietojen vaihto ja sen viiveet jäävät pois. 4. Kustannushyödyt kansallisella tasolla a) Yksi keskitetty rekisteri yhden toimijan vastuulla vähentää kustannuksia. b) Päällekkäisten erillisratkaisujen merkittävä vähentyminen. c) Palvelun kehittäminen on tehokasta.

70 Hankkeen vastuut Verohallinto vastaa toteutusvaiheen hankkeen ohjauksesta ja sidosryhmäyhteistyöstä. Valtiovarainministeriö johtaa lainsäädäntömuutosten valmistelua koko hankkeen ajan. Valtiovarainministeriö vastaa strategisista ja poliittisista asioista. Verohallinto on valinnut tulorekisterin toteutusvaiheen päävastuulliseksi järjestelmätoimittajaksi Digia Finland Oy:n.

71 Kaupungin rooli hankkeessa Helsingin kaupunki on yhdessä kuntaliiton ja KT:n kanssa edustanut kuntia tietojen luovuttajana ja hyödyntäjänä. Helsingin kaupungilla on edustaja hankkeen ohjausryhmässä ja alatyöryhmissä Ohjausryhmä: Tuija Kuivalainen, Talpa Toiminnallisuus ja liittymät: Timo Hakala, Sote, Kari Kallio, Talpa Tulokoodisto ja sanasto: Irmeli Mäkitalo, Kanslia Lainsäädäntö: Ritva Leppäniemi-Myllynen, Kanslia, Mikko Kilpiä, Sote Teknologia, palvelut ja arkkitehtuuri: Ari Andersin, Kanslia Määrittelytyöhön ja katselmointeihin ovat lisäksi osallistuneet Nina Brunou, Sote, Katri Paananen-Hirvonen, Kanslia, Sari-Anna Pennanen, Kanslia, ja Saija Selkälä, Sote

72 Hankkeen aikataulu Kansallisen tulorekisterin perustamishankkeen aikataulu on ja se on vaiheistettu seuraavasti: rekisterin ja sen hallinnoinnin vaatimusmäärittely 11/2014-4/2016. Vaihe on päättynyt. Hankintaprosessi 12/2015 9/2016. Vaihe on päättynyt. Toteutusvaihe: Rekisterin määrittely, suunnittelu, toteutus ja testaus 11/2016 3/2020 Tulorekisterin I käyttöönotto (Palkat) Tulorekisterin sovellushallintaan siirto (Palkat) Tulorekisterin II käyttöönotto (Etuudet) Tulorekisterin sovellushallintaan siirto (Etuudet)

73 Tulorekisterin sidosryhmät

74 Toteutusaikataulu

75 Tietojen hyödyntäjien käyttöönotto Tietojen hyödyntäjät 1. käyttöönotossa ( ): Verohallinto Työeläkeala Kela TVR Tietojen hyödyntäjät 2. käyttöönotossa ( ): Työttömyyskassat Tapaturma- ja liikennevakuutusyhtiöt Kunnat Koulutusrahasto Tilastokeskus TEM (palkkatuki ym.) STM (työsuojelu)

76 Miten muutokset vaikuttavat kaupungin toimintaan? Palkansaajien ja palkkionsaajien ansiotiedot ilmoitetaan alkaen tulorekisteriin Palkanlaskentajärjestelmään rakennetaan tarvittavat liittymät Tulotietojen käyttö kaupungilla alkaa Järjestelmiin rakennetaan tarvittavat liittymät tai toimitaan tulorekisterin käyttöliittymällä Käyttäjät: SOTE (Apotti), asiakasmaksujen määräytyminen ja toimeentulotuki KASKO, päivähoitomaksujen määräytyminen KYMP, vuokralaisten tulotiedot

77 Viestintäsuunnitelma

78 Välitilinpäätösinfo 2017 Talpa auditorio

79 Tervetuloa Tervetuloa /Elina Tirkkonen Välitilinpäätös Välitilinpäätöksen tavoite, aikataulut, ohjeistus Anne Puukko Talpan terveiset välitilinpäätökseen Palkkahallinnon palvelut Mirja Kiikonen Myyntilaskutus Marja Suomela Ostolaskut Anne Räsänen Maksuliikenne Tuula Autio M2-matka- ja kulunhallinta Heidi Kortelainen Kysymykset ja keskustelua

80 Välitilinpäätös 2017 on yhteistyötä Elina Tirkkonen

81 Välitilinpäätös Tärkeä osa johtamisjärjestelmäuudistusta Tiukka aikataulu, jota noudatetaan Edellyttää meiltä kaikilta sitoutumista ja asioiden ennakointia Välitilinpäätös edellyttää paljon yhteistyötä ja keskustelua virastojen, toimialojen ja Talpan kesken

82 Välitilinpäätös 2017: tavoite, aikataulut ja ohjeistus Anne Puukko

83 Välitilinpäätöksen 2017 tavoite Virastojen ja liikelaitosten tuloksen oikeellisuus Koko kaupungin tulos Välitilinpäätös tehdään kaupungin sisäisiin tavoitteisiin Lopettavien ja yhdistyvien virastojen taseet siirretään vastaanottavaan virastoon tai toimialalle kirjanpidon päiväyksellä Määrärahojen uudelleenjako toteutetaan välitilinpäätöksen toteumatietojen pohjalta Välitilinpäätöslaskelmien ja talousarvion toteumavertailujen oikeellisuus tärkeä

84 Aikataulu välitilinpäätökseen Myyntireskontra suljetaan Ostoreskontra suljetaan HKL:n kirjanpitoaineisto Talpaan Muistiot kirjattu KOM poisto- ja purkuajot Sisäisen laskennan purku- ja vyörytysajot Virastokohtaiset raportit Laskesta Konsolidoinnin summaukset ja eliminoinnit Tase-erittelytaulukot Avaavat taseet toimialoille Tilinpäätöslaskelmat

85 Välitilinpäätösohje päivitetty - tutustu huolella! Välitilinpäätösohje ja aikataulu löytyy Helmen Välitilinpäätös 2017 sivustolta lähetetty sähköpostitse pe asiakasvirastoille Sisältää mm. Välitilinpäätöksen laajuus Välitilinpäätösaikataulu (liitteenä) Prosessikohtaisia määräpäiviä Jaksotukseen liittyvää ohjeistusta Aineiston toimittamiseen liittyviä aikatauluja Mallipohjat (HKL) Neuvoa ohjeen tulkintaan voi kysyä Talpasta viraston omalta palvelualueelta, kirjanpidon yhteyshenkilöiltä sekä Kaupunkiyhteiset-palvelualueelta

86 Kerralla oikein ja aikataulussa Välitilinpäätöksessä panostetaan ennakointiin, virastokohtaisen sisällön oikeellisuuteen ja aikataulussa pysymiseen Välitilinpäätös 2017 työtila: käytössä vain Talpa palvelukeskus ja HKL tase-erittelytaulukot HKL:n toimittamat vtp-materiaalit Käyttöoikeuspyynnöt mennessä sähköpostitse YHT Talpa Keskuskirjanpito Ulkoisen ja sisäisen laskennan virastokohtaiset raportit tulostettavissa ke

87 Jaksota, täsmäytä Myyntilaskut tulee saada liikkeelle hyvissä ajoin välitilinpäätöksen vuoksi Ostolaskujen kiertoa tehostettava Välitilinpäätöstä laadittaessa raportoidaan aktiivisesti LASKESTA välitilinpäätöslukuja, jotta lukujen oikeellisuudesta voidaan varmistua Kuukausittain tehdyt tilien täsmäytykset - helpottavat välitilinpäätöstyötä Virastokohtaiset tase-erittelytaulukot: tehdään maaliskuusta lähtien kuukausittain Panostetaan jaksotuksiin!

88 Täsmäytykset Reskontrat Reskontrien siivous Luottotappiot Sisäiset erät (ajallisesti sama kausi, oikea velallinen, toimintatapa) Täsmäytykset kuukausittain; - Vanha OR maksetaan tyhjäksi kesäkuun aikana - Vanha MR siirretään uuteen organisaatioon lokakuussa mennessä tilanteesta VTP-aikataulun mukaisesti Kuukausittain 2017 KOM-täsmäytykset ja Konsolidointi, kaupunkiyhteensä Kuukausittain 2017 Tase-erittelytaulukot Kuukausittain 2017 Pankki- ja lähetetilit, välitilit Selvitystilit nollaksi Sisäisten maksut Välitilinpäätöksessä kuten tilinpäätöksessä Maksuun mennessä

89 Tase-erittelytaulukot - uutta Talpan kirjanpidossa Maaliskuun 2017 kirjanpidon tilanteesta lähtien Talpan kirjanpidon yhteyshenkilö vastaa tase-erittelytaulukon laadinnasta Tehdään virasto- ja toimialakohtaisesti Tase-erien sisällön seuraaminen kuukausittain Tileille kuulumattomat erät oikaistava viipymättä Jaksotusten purkujen seuranta Tilinpäätöksen tase-erittelyjen laadinta helpottuu Tase-erittelytaulukko tallennetaan kuukausittain Y-asemalle Täsmäytyslomakkeet tallennetaan liitteeksi Y-asemalle Tilintarkastajilla oikeudet Y-asemalle, tarkastusmahdollisuus sähköisestä materiaalista Virastojen tekemät tasetilien täsmäytyslomakkeet toimitettava kirjanpidon yhteyshenkilölle viipymättä kk-katkon jälkeen. Tase-erittelytaulukot korvaavat välitilinpäätöksessä käytössä olleet tasetilien yhteenvetotaulukot

90 Aikataulu Täsmäytykset Tase-erittelytaulukot uutena Selvittelytilit nolliksi Jne

91 Palkkahallinnon terveiset välitilinpäätökseen Mirja Kiikonen

92 Siirtyvien palkkojen jaksotus Talpa jaksottaa käyttäen laskennallista prosenttia Laaditaan jaksotusmuistio käyttäen menotilinä yhtä laskentatunnistetta Lähetetään virastoon hyväksyttäväksi Muistion palautus takaisin palkkakirjanpitoon TAI Virasto/liikelaitos itse jaksottaa käyttäen maksupäivän aineistoa sekä omaa arviointia Aineisto maksupäivästä saatavilla 9.6. (Kari Kallio) Jaksotusmuistio palkkakirjanpitoon tallennettavaksi Tuntipalkkojen ja Pelastuslaitoksen osalta sovimme työskentelytavan erikseen. Sähköposti: Yht Talpa Palkkakirjanpito

93 Palkkioiden jaksotus Toukokuun palkkiot maksetaan (7.6. maksuajoa ei ajeta) Palkkiolaskelmat viim vanhoilla tilitunnisteilla palkkiosihteereille YHT Talpa Palkkiot / talpa.palkkiot@hel.fi Talpa laatii jaksotusmuistion saadusta ansiotiedostosta. Olennaiset erät jaksotetaan Muistio lähetetään hyväksyttäväksi ja se on palautettava välittömästi palkkakirjanpitoon Muistio pitää tallentaa Sähköposti: Yht Talpa Palkkakirjanpito

94 Tulospalkkiot välitilinpäätökseen ei jaksoteta tulospalkkiovarausta Vuoden 2016 tulospalkkiot on maksettu mennessä Helmikuussa maksettujen tulospalkkioiden jäljelle jäävät loppusaldot puretaan huhtikuulle Maalis- huhtikuussa maksettujen tulospalkkioiden jäljelle jäävät loppusaldot puretaan toukokuulle Toukokuussa maksettujen tulospalkkioiden jäljelle jäävän loppusaldon siirto sovitaan erikseen.

95 Maksumääräys palkat mennessä maksetut maksumääräyspalkat kirjataan toukokuulle maksupäivän palkka-ajo päättyy Ajalla ei makseta maksumääräyspalkkoja Seuraavan kerran maksumääräyspalkkoja maksetaan 1.6. ja kirjaus tulee uusilla laskentatunnisteilla.

96 Lomapalkkavelka Keskitettyä laskelmaa virastojen osalta ei tehdä. Poikkeuksena ovat seuraavat siirrot Oiva liikelaitos lakkaa ja siirtyy kansliaan Palvelukeskus liikelaitokseen siirtyy virastoista henkilöstöä Rakentamispalvelu liikelaitos syntyy 1.6.

97 Myyntilaskutuksen terveiset välitilinpäätökseen Marja Suomela

98 Myyntilaskutuksen aikataulu Välitilinpäätöksessä 2017 on tavoitteena, että kaikki kausille 1 5/2017 kuuluvat kaupungin sisäiset myyntilaskut on maksettava toukokuun 2017 aikana, jotta avoimia laskuja ei jäisi myyntireskontraan välitilinpäätöshetkellä. Kautta koskevat laskutuspyynnöt tai laskuerät toimitetaan Talpaan hyvissä ajoin, kuitenkin viimeistään: Sisäisiä myyntien osalta pe Sisäiset myyntilaskut laaditaan Talpassa ti mennessä. Ulkoisia myyntien osalta pe Ulkoiset myyntilaskut laaditaan Talpassa ma mennessä. Kesäkuuta koskeva laskutusaineisto on toimitettava erikseen. Myyntireskontra suljetaan ma klo

99 Laskutus virastossa tai liikelaitoksessa Virasto tai liikelaitos, joka laskuttaa itse, vastaa siitä, että ajalle suoriteperusteisesti kuuluvat myynnit kirjautuvat toukokuulle: Sisäiset myyntilaskut on laadittava siten, että ne ovat toimitettavissa maksajalle Talpaan hyvissä ajoin, mutta viimeistään ti Ulkoiset myyntilaskut on laadittava siten, että niitä vastaavat myyntisaamiset ja tulot on kirjattu kirjanpitoon viimeistään ma Täsmäytykset mahdollisine saldokyselyineen on tehtävä siten, että täsmäytyksissä havaittuja eroja koskevat hyväksytyt oikaisu- ja jaksotusmuistiot ovat toimitettavissa Talpaan tallennettaviksi to mennessä

100 Jaksotukset Myyntireskontran sulkemisen jälkeen kaudelle 5/2017 kuuluva olennainen myynti, josta ei ole saatu maksua, on kirjattava viimeistään pe muistiotositteella tuloihin, arvonlisäverovelkoihin sekä siirtosaamisiin kaudelle 5/2017. Jaksotusmuistio laaditaan Talpassa, jos Talpa ei ehdi käsitellä määräaikaan mennessä toimitettua laskutuspyyntöä. Muissa tapauksissa virasto tai liikelaitos laatii muistion. Oikaisu- ja jaksotusmuistot toimitetaan virastoon tai liikelaitokseen hyväksyttäväksi viimeistään ke Hyväksytyt muistiot tulee toimittaa Talpaan tallennettaviksi to mennessä

101 Myyntilaskut - yhteystiedot Keskushallinto ja tekninen Sähköposti YHT Talpa Keskushallinto Tekninen Oy Kirjanpito ja Laskutus Talpa.KeskhallTeknOyKpitoLaskutus@hel.fi Palvelupäällikkö Pasi Rauhaniemi puh Palvelukoordinaattori Sini Jääskeläinen puh Sivistys ja varhaiskasvatus Sähköposti YHT Talpa Sivistys Vaka Kirjanpito ja Laskutus Talpa.SivistysVakaKpitoLaskutus@hel.fi Palvelupäällikkö Marja Suomela puh Palvelukoordinaattori Marjo Hakanen puh Sosiaali- ja terveysvirasto Sähköposti: YHT Talpa Sote Laskutus Talpa.SoteLaskutus@hel.fi Palvelupäällikkö Elina Tirkkonen puh Palvelukoordinaattori Vuokko Hottinen puh

102 Myyntilaskut - yhteystiedot Talhan palvelualueet Keskushallinto ja tekninen Sini Jääskeläinen puh Sivistys ja varhaiskasvatus Marjo Hakanen puh Yhteissähköpostilaatikot YHT Talpa Keskushallinto Tekninen Oy Kirjanpito ja Laskutus Talpa.KeskhallTeknOyKpitoLaskutus@hel.fi YHT Talpa Sivistys Vaka Kirjanpito ja Laskutus Talpa.SivistysVakaKpitoLaskutus@hel.fi Sosiaali- ja terveysvirasto Sari Hallikainen puh YHT Talpa Sote Laskutus Talpa.SoteLaskutus@hel.fi

103 Ostolaskujen terveiset välitilinpäätökseen Anne Räsänen

104 Ostolaskut Aikataulu Huomioitavaa laskujen käsittelyssä Muistiotositteet Kierrolle jääneet ostolaskut ja jaksotukset Yhteiset tavoitteet Yhteystiedot

105 Ostolaskujen aikataulu Ke BIP-kierrossa olevien kausille 1-4/2017 kuuluvien epäselvien laskujen siivous -> hyvityslaskut pyydetään tarvittaessa Ke Kaupungin sisäiset ostolaskut maksajalla Ti Kauden 5/2017 sisäisten laskujen viimeinen maksatusajo klo 8 Ma Ostoreskontra suljetaan klo 12 Ke Sisäisten saamisten ja velkojen vertailu ja täsmäytys vastapuolen kanssa. Sisäisten ja ulkoisten laskujen jaksotusmuistiot lähetetään virastoon hyväksyttäväksi. Ke klo 12 mennessä käyttöomaisuushankintoja (450001) koskevat oikaisumuistiot oltava Talpassa To Sisäisten ja ulkoisten laskujen hyväksytyt jaksotusmuistiot oltava Talpassa Pe Kaikki muistiotositteet kirjattuina kaudelta 5/

106 Ostolaskut huomioitavaa laskujen käsittelyssä mennessä vastaanotetuista tavaroista ja palveluista tehdään asianmukainen menokirjaus kauden 5/2017 kirjanpitoon. Tavaran ja palvelun toimituspäivä ratkaisee mille kaudelle meno kuuluu (laskun päiväyksellä/eräpäivällä ei ole merkitystä). Ostolaskut käsitellään heti niiden saavuttua tarkastajan / hyväksyjän Bippiin. Epäselvät laskut tulee selvittää välittömästi ja pyytää tarvittaessa hyvityslasku. Helsingin kaupungin sisäisillä laskuilla käytetään eräpäivää HETI, kaikki sisäiset laskut tulee olla tarkastettuina ja hyväksyttyinä ma klo 20 mennessä

107 Ostolaskut huomioitavaa laskujen käsittelyssä Jokaisen laskun tarkastajan ja hyväksyjän on määriteltävä sijainen BIP-järjestelmään lomien ym. poissaolojen ajaksi. Kausille 1-5/2017 kuuluvia laskuja ei saa jäädä tarkastamatta / hyväksymättä edellä mainituista syistä. Talpassa kierron valvontaa tehostetaan seuraamalla, että laskut eivät seiso tarkastajalla tai hyväksyjällä. Kierron valvontaa on tehostettava myös virastoissa. Sairastumistapauksissa varahenkilöasetus tehdään Talpassa. Varahenkilöasetus pyydetään soittamalla asiakaspalvelunumero BIP sovellusneuvontanumero tai sähköpostilla talpa.ostolaskut@hel.fi palvelualueen sähköposti

108 Ostolaskut - muistiotositteet Ostolaskuihin liittyviä muistiotositteita kannattaa tehdä sitä mukaa, kun huomaa virheitä kirjanpidon raporteilta. Muistiotositteet toimitetaan päivittäin Talpaan taloushallinnon palveluihin omalle palvelualueelle tallennettavaksi. Muistiotositteet lähetetään ensisijaisesti hyväksyjän sähköpostista palvelualueen s-postiin

109 Ostolaskut reskontran sulkeuduttua kierrolle jääneet sisäiset laskut, jaksotukset Kierrolle jääneistä, kaupungin sisäisistä laskuista (kumppanit ) laaditaan Talpassa esitiliöidyt muistiotositteet. Laskut kirjataan muistiotositteella siirtovelkatilille ostolaskujen tulosyksikölle (xx98950). Talpa lähettää muistiot asiakasvirastoihin täydennettäviksi ja hyväksyttäviksi. To mennessä virasto palauttaa muistiot hyväksyjän sähköpostista palvelualueiden sähköposteihin. Jaksotettujen laskujen tiliöintiä ei muuteta tasetiliksi Bipissä, koska Talpa peruuttaa kirjauspäivällä laaditut jaksotusmuistiot kirjauspäivällä. Siirtovelka- ja siirtosaamiskirjausten purussa on huomioitava uudet tulosyksiköt ja kumppanikoodit. Mikäli virastolla on tiedossa kaudelle 5/2017 kuuluva oleellinen meno, josta laskua ei ole vielä saatu, viraston tulee pyytää Talpaa jaksottamaan meno

110 Kirjausesimerkki kaupungin sisäiset Kaikki kiertoon jääneet laskut jaksotetaan Vuodelle 2016 kirjataan muistio Tili Tulosyks. Kump K xx9850 xxxx D virastolta saatava menotiliöinti Hyvityslaskut kirjataan siirtosaamistilille Tili Tulosyks. Kump D xx9850 xxxx K virastolta saatava menotiliöinti

111 Ostolaskut reskontran sulkeuduttua kierrolle jääneet ulkoiset laskut, jaksotukset Kierrolle jääneet, kaudelle 1-5/2017 kuuluvat ulkoiset laskut jaksotetaan virastojen antamien eurorajojen mukaan kaudelle 5/2017. Talpa laatii jaksotusmuistiot ja lähettää ne virastoihin täydennettäväksi ja hyväksyttäväksi. Jaksotettujen laskujen tiliöintiä ei muuteta tasetiliksi Bipissä, koska Talpa peruuttaa kirjauspäivällä laaditut jaksotusmuistiot kirjauspäivällä. Siirtovelka- ja siirtosaamiskirjausten purussa on huomioitava uudet tulosyksiköt ja kumppanikoodit. Mikäli virastolla on tiedossa kaudelle 5/2017 kuuluva oleellinen meno, josta laskua ei ole vielä saatu, viraston tulee pyytää Talpaa jaksottamaan meno

112 Ostolaskut Tase-tilit jaksotuksille Jaksotusmuistiot tehdään kumppaneittain käyttäen oikeaa tasetiliä SIIRTOVELAT SIIRTOSAAMISET KUMPPANI (Veloituslaskut) (Hyvityslaskut) tytäryhteisöt jäsenkuntayhtymät osakkuus- ja muut omistusyhteysyhteisöt kunnat ja ulkopuoliset kuntayhtymät valtio Ei kumppania, muut

113 Yhteiset tavoitteet Kaupungin sisäiset laskut on maksettu mennessä Laskut pyydetään toimittajalta heti Laskut tarkastetaan ja hyväksytään heti Reklamaatiot hoidetaan heti Kiertoon ei jäisi kausille 1-5/2017 kuuluvia laskuja Jaksotettavia on mahdollisimman vähän

114 Ostolaskut - yhteystiedot Keskushallinto ja tekninen Sähköposti YHT Talpa Keskushallinto Tekninen Oy Ostolaskut Talpa.KeskhallTeknOyOstolaskut@hel.fi Palvelupäällikkö Pasi Rauhaniemi puh Palvelukoordinaattori Sari Benchbana puh Sivistys ja varhaiskasvatus Sähköposti YHT Talpa Sivistys Vaka Ostolaskut Talpa.SivistysVakaOstolaskut@hel.fi Palvelupäällikkö Marja Suomela puh Palvelukoordinaattori Marita Lappalainen puh Sosiaali- ja terveysvirasto Sähköposti: YHT Talpa Sote Ostolaskut ja Kirjapito Talha.SoteOstolaskutjaKirjanpito@hel.fi Palvelupäällikkö Elina Tirkkonen puh Palvelukoordinaattori Anne Räsänen puh

115 M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmä Heidi Kortelainen

116 M2 MATKA- JA KULUHALLINTA JÄRJESTELMÄN UUSI YMPÄRISTÖ ALKAEN M2 matkahallintajärjestelmä on suljettuna välisenä aikana, ellei toisin ilmoiteta. Kaikki mobiilin käyttäjät sekä muut M2 järjestelmän käyttäjiltä katkaistaan yhteys klo: 16:00 M2 mobiilin käyttäjät M2 ympäristöön kirjaudutaan uudelleen: Eli kertaalleen pitää jokaisen mennä uuden M2:n näytölle kertakirjautumisella 5.6 jälkeen ja sen jälkeen joko vaihtaa itselleen M2-salasana (jota myös Mobiilissa käytetään) tai käyttää QR-koodi kirjautumista Mobiiliin. Mitään uutta asentamista Mobiili-laitteella ei tarvita- vain uusi kirjautuminen. Tämän hetken tiedoilla uusi M2 järjestelmä on käytössä

117 MATKALASKUT alkaen uusi M2 järjestelmä on rakennettu uuteen ympäristöön uusien organisaatioiden mukaisesti. Uusi M2 ympäristö tarkoittaa seuraavaa: -vanha M2 ympäristö suljetaan klo: 16:00 -vanhaan M2 ympäristöön jää kaikki historia, mutta ei näy enää matkustajille -vanhaan M2 ympäristöön jää oikeudet Talpan pääkäyttäjille -kaikki suunnitelmat jotka ovat tehty ja hyväksytty ennen kesäkuuta, mutta matka toteutuu vasta toukokuun jälkeen nämä suunnitelmat käsitellään seuraavasti: tulosta vanhasta ympäristöstä suunnitelma ennen Matkasta tehdään matkan jälkeen uusi matkalasku uuteen M2 järjestelmän ympäristöön ja hyväksytty suunnitelma skannataan matkalaskuun -matkat jotka toteutuvat ennen , matkalaskut pitää olla Talpassa viimeistään hyväksyttyinä liitteineen mennessä

118 MATKAENNAKOT -matkaennakkoja ei voi hakea poikkeuksellisesti toukokuun 2017 aikana. Toimintapa jatkuu normaalisti uuden M2 järjestelmän käyttöönoton jälkeen -itse maksetut osallistumismaksut matkustajat voivat hakea toukokuun 2017 aikana kuluveloituksena ja kuluveloitukseen selitteeseen merkintä mitä matkaa (matkalaskun numero/suunnitelman numero) osallistumismaksu koskee MATKATILITAPAHTUMAT -vanhaan M2 ympäristöön jäävät matkatili tapahtumat eivät siirry uuteen M2 ympäristöön, joten vanhaan M2 ympäristöön jäävät matkatilitapahtumat oikaistaan muistiolla matkojen kuluiksi

119 Helsingin kaupungin Eurocard luottokortti ostot -luottokortti ostojen siirto vanhaan M2 järjestelmään estetään alkaen -pyydetään välttämään luottokortin käyttöä välisenä aikana -luottokortti ostot pitää olla hyväksyttyinä kuitteineen M2 järjestelmässä ja Talpassa viimeistään mennessä -jos ostoja on tehty aikana ostot jäävät odottamaan siirtoa uuteen M2 järjestelmään -vanhaan M2 järjestelmään jääneet ostot oikaistaan muistiolla Talpan toimesta

120 KULUVELOITUKSET/KILOMETRIVELOITUKSET -kuluveloitukset/kilometriveloitukset pitää olla Talpassa viimeistään hyväksyttyinä liitteineen mennessä M2 MOBIILI -Kaikki ajo kilometrit M2 mobiililla pitää olla lähetettynä ja hyväksyttynä M2:ssa viimeistään tämän jälkeen ei mobiililla saa lähettää kilometrejä M2:seen - katko kestää tämän hetken tiedoilla , ajaa voi mutta kilometrejä ei saa lähettää M2 järjestelmään, välisenä aikana - ajoja voi kerätä puhelimeen ja lähettää uuteen M2 järjestelmään alkaen, varmistus on hyvä tehdä ja laittaa muistiin ajo kilometrit

121 M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmä yhteystiedot Sähköposti: Palvelu numero: arkisin 9:00-12:00 M2 ryhmä: Hannele Huhtala Heidi Kortelainen Anna-Maija Salmi Heli Mäntyharju Uusi M2 ympäristö projektipäällikkö: Timo Pitkänen

122 Maksuliikenteen terveiset välitilinpäätökseen Tuula Autio

123 Maksuliikenteen tärkeät päivämäärät Toukokuun tiliotteet tulee olla tiliöityinä Ne siirretään kirjanpitoon Talpan toimesta Reskontran ulkopuoliset maksut tulee olla maksuliikenteessä viimeistään maanantaina , mikäli ne halutaan vielä toukokuun kirjanpitoon. Huomioikaa postin kulku, reskontran ulkopuoliset maksut toimitetaan aina alkuperäisinä tositteina, skannatut toimeksiannot eivät kelpaa

124 Maksuliikenteen tärkeät päivämäärät Maksatusajo ulkoisille toimittajille maksetaan normaalisti Toukokuun viimeinen sisäinen maksuajo tehdään sisäiseen pankkiin Sisäistä maksatusajoa ei ajeta enää , eikä silloin saa toimittaa maksuaineistoa Talpan ohjelman pääkäyttäjät huolehtivat sisäisen pankin nollauksesta

125 Keskustelua & kysymyksiä

126 Työniloa välitilinpäätöksen tekoon! Kiitos! Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Kirjanpitopalvelut > Välitilinpäätös 2017