LAPPICA OY Laboratoriotutkimukset (1) Toimitusjohtaja Anne Kunnari Sivu 1/13
SISÄLTÖ 1 Tilaaja... 3 2 Hankinnan kohde... 3 3 Sopimuskausi... 3 4 Ilmoitus- ja hankintamenettely... 3 5 Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset... 4 5.1 Vaatimus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä... 4 5.2 Vaatimus alihankintasuhteista... 4 5.3 Tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet... 5 5.4 Vaatimus tarjoajan vakavaraisuudesta... 5 5.5 Tarjottavan palvelun tuottamiseen liittyvät vaatimukset... 5 6 Hankinnan kuvaus ja ehdottomat vaatimukset... 6 7 Hinnat ja hinnoitteluperusteet... 7 8 Hintojen sitovuus... 7 9 Laskutus- ja maksuehdot... 7 10 Raportointi... 8 11 yleiset Sopimusehdot... 8 12 Hankinnan erityisehdot... 9 13 OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET... 9 14 Tarjouksen voimassaoloaika... 9 15 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus... 9 16 Tarjouksen sisältö... 10 17 Tarjousten käsittely... 11 18 Hankinnan valintaperuste... 11 19 Hankintapäätöksen täytäntöönpano... 11 20 Lisätietojen pyytäminen... 12 21 Tarjousten jättäminen... 12 22 Allekirjoitus... 13 Liitteet... 13 Sivu 2/13
1 TILAAJA Lappica Oy Y-tunnus: 2791111-1 Postiosoite: 96100 ROVANIEMI 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat laboratoriotutkimuspalvelut Lappica Oy:n toimipisteessä arkipäivisin klo 7:30 13:00 ja palvelun tuottajan tiloissa muina aikoina. Tutkimukset tehdään palveluntuottajan tarvikkeilla ja laitteilla. 3 SOPIMUSKAUSI Hankinnan sopimuskausi on 1.9.2017 31.8.2019. Sopimuskausi alkaa aikaisintaan 1.9.2017, kuitenkin vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja sopimuksen allekirjoittamisesta. Tilaaja varaa oikeuden yhteen (1) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen ajalla 1.9.2019-31.8.2020. Option käyttömahdollisuudesta sovitaan erikseen tilaajan toimesta vähintään neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen optiovuoden käyttöönottoa. Optiossa on kyse tilaajien oikeudesta, ei velvollisuudesta. 4 ILMOITUS- JA HANKINTAMENETTELY Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassaolevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on hankintalain mukainen kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinta suoritetaan käyttämällä avointa hankintamenettelyä. Hankinnasta on tehty hankintailmoitus 25.4.2017 HILMA palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoitus on julkaistu myös Lappica Oy:n verkkosivuilla osoitteessa www.lappica.fi/tietoa-meista/avoimet-tarjouspyynnot. Sivu 3/13
5 TARJOAJAN SOVELTUVUUTTA KOSKEVAT VAATIMUKSET 5.1 Vaatimus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä Tarjoaja on huolehtinut Suomen tai sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisten verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta ja on merkitty ammatti- tai elinkeinorekisteriin (Suomessa kaupparekisteriin), ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Mikäli tarjoaja on säännöllinen palkanmaksaja, tarjoajan tulee olla merkittynä työnantajarekisteriin. Lisäksi tarjoajaa ei koske hankintalain 80 :n mukainen poissulkemisperuste. Vaatimukseen annettava selvitys: Tarjoajan tulee allekirjoittaa ja liittää tarjouksensa liitteeksi Vakuutus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä (LIITE 1). Valitun tavarantoimittajan on ennen sopimusneuvottelujen aloittamista esitettävä ne todistukset, jotka annettu vakuutus korvaa. 5.2 Vaatimus alihankintasuhteista Tarjoajan tulee sitoutua vastuulliseksi palveluntuottajaksi. Palveluntuottajalla on oikeus käyttää alihankkijoita, mutta ei kuitenkaan siirtää palveluntuottajan vastuuta alihankkijoille. Alihankkijoita koskevat samat tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin palveluntuottajaa ja alihankkijoiden työn tulee olla tarjouspyynnössä kuvatun laatutason mukaista. Tarjoajan tulee erikseen pyydettäessä kyetä osoittamaan, että tarjouksessaan nimeämänsä alihankkijat ovat sitoutuneet toimimaan kyseisen tarjoajan alihankkijana hankinnan kohteen toimittamisessa tarjouspyynnössä esitetyin ehdoin. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Vaatimukseen annettava selvitys: Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, tarjouksessa tulee ilmoittaa alihankkijoiden tiedot sekä mikä osuus hankinnan kohteen toimittamisesta tullaan teettämään alihankintana. Alihankintaa koskevat tiedot tulee ilmoittaa ja liittää tarjouksen liitteeksi (LIITE 2). Sivu 4/13
5.3 Tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet Tarjoaja sitoutuu siihen, että se täyttää tilaajavastuulaissa palveluntuottajalle asetetut vaatimukset koko sopimuskauden ajan. Palveluntuottajan on annettava tilaajalle vähintään kahdentoista (12) kuukauden välein sopimuskauden aikana tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset omasta toiminnastaan ja mahdollisista aliurakoitsijoista. Tiedot on toimitettava tilaajalle pyytämättä. Tarjoaja voi ladata Liitteen 1 sijasta tarjoukseen liitteeksi Tilaajavastuu-raportin, josta selviää kaikkien edellä mainittujen vaatimusten täyttyminen. 5.4 Vaatimus tarjoajan vakavaraisuudesta Tarjoajan on omattava riittävät taloudelliset edellytykset ja oltava taloudellisesti vakavarainen hankinnan kohteen toimittamiseksi. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n riskimittarin riskiluokituksessa on 1 4 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. Vaatimukseen annettava selvitys: Tilaaja tarkistaa tarjoajan tiedot Suomen Asiakastieto Oy:stä. Jos tarjoajan tietoja ei ole Suomen Asiakastieto Oy:n rekisterissä, tarjoajan tilanne arvioidaan pyydettäessä toimitettavien tilinpäätöstietojen ja/tai muun vastaavan selvityksen perusteella. Tarjoajat, joiden riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on 5 tai muiden selvitysten perusteella arvioidaan vastaavan kyseistä riskiluokitustasoa, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoajat, joiden riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja ei kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt vakavaraisuuden parantamiseksi. 5.5 Tarjottavan palvelun tuottamiseen liittyvät vaatimukset Tarjoajan tulee tarjouksessaan nimetä päävastuullinen palvelujen yhteyshenkilö sekä hänelle varahenkilö. Yhteyshenkilö toimii yhdyshenkilönä palvelun toteutuksen kaikissa vaiheissa sekä vastaa kaikista asiakassuhteista tilaajaan nähden. Päävastuullisella yhteyshenkilöllä tulee olla kokemusta terveydenhuollon palvelujen tuottamisesta toiselle terveyden- tai työterveyshuollon palvelun järjestäjälle. Päävastuullisen yhteyshenkilön varahenkilöllä tulee olla vastaava osaaminen. Sivu 5/13
Mikäli päävastuulliseksi nimetty palvelun yhteyshenkilö siirtyy pois valituksi tulleelta palveluntarjoajalta, tai muutoin vaihtaa tehtävänkuvaansa siten ettei voi enää toimia yhteyshenkilönä, tulee tästä välittömästi ilmoittaa tilaajalle kirjallisesti esim. sähköpostilla. Palvelun tarjoaja vastaa, että henkilöstöllä on tarvittava pätevyys toimia itsenäisesti laboratoriotyössä. Palvelun tarjoaja vastaa oman palvelunsa tuottamiseen tarvittavista viranomaisluvista. 6 HANKINNAN KUVAUS JA EHDOTTOMAT VAATIMUKSET Hankinnan kohteena on Tilaajan päivittäisessä potilastyössään tarvitsemat laboratoriotutkimuspalvelut tarvikkeineen ja laitteineen. Tarjouspyyntö koskee tarjouspyynnön liitteessä mainittuja laboratoriotutkimuksia (LIITE 3). Ko. liitteen laboratoriotutkimuksille on ilmoitettava hinta, lisäksi tarjouksesta on käytävä ilmi alennusprosentti kaikille muille ko. listan ulkopuolisille laboratoriotutkimuksille. Palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan laboratoriopalvelut Tilaajan osoitteessa:, 96200 Rovaniemi, arkipäivisin (ma-pe) klo 7.30 13.00 ja palvelun tuottajan tiloissa muina aikoina Palveluntuottaja tuottaa palvelua omilla tarvikkeillaan ja laitteillaan Lappica Oy:ltä vuokraamissaan tiloissa. Vuokratila 14 m2 ja vuokra 15.00 /m2 + alv24%, sisältää sähkö-, lämmitys- ja vesimaksut. Lappica Oy:llä on käytössään SoftMedic-potilastietojärjestelmä. Palveluntuottajan järjestelmän on pystyttävä vastaanottamaan sähköiset laboratoriolähetteet sekä lähettämään tutkimuspalautteet sähköisesti. Järjestelmien välisistä rajapinnoista ja muutoksista sekä potilasrekisterin suojaamisesta vastaa palveluntuottaja. Palveluntuottaja vastaa laboratoriopalveluiden noudattavan yleisesti käytössä olevia laatuvaatimuksia. Sivu 6/13
7 HINNAT JA HINNOITTELUPERUSTEET Tarjouksen hintatiedot on ilmoitettava liitteessä 3, muualla tarjouksessa ilmoitettuja hintatietoja ei huomioida. Hinnat on esitettävä arvonlisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina. Hinnat tulee esittää euromääräisenä kahden (2) desimaalin tarkkuudella /h tai /tutkimus. Tarjouksessa esitettyihin hintatietoihin on sisällytettävä kaikki tilaajalle hankinnasta kohdistuvat kustannukset. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta periä mitään muita kustannuksia, kuten pientoimitus- tai laskutuslisiä. 8 HINTOJEN SITOVUUS Hintojen ja alennusprosenttien tulee olla sitovina voimassa 1.9.2017 31.8.2018. Mahdolliselle optiokaudelle palveluntuottajan on mahdollista neuvotella hintojen tarkistamisesta. Kaikista mahdollisista hintojen muutoksista tulee tehdä kirjallinen esitys hankintasopimuksen yhteyshenkilölle, josta ilmenee hinnanmuutostarpeen perustelut. Palveluntuottajan on tehtävä esitys mahdollisen optiokauden hinnanmuutoksista viimeistään 30.4.2018 mennessä. Hintojen tarkistamisperusteiksi hyväksytään viranomaisten määräämät uudet julkiset maksut tai olemassa olevien maksujen korotuksesta aiheutuvat kohtuulliset välittömät kustannukset, raaka-aineiden hintojen muutokset ja maahantuojan, valmistajan tai muun vastaajan toimijan hinnaston muutokset. Tilaajan niin vaatiessa on palveluntuottajan esitettävä tilaajalle asianmukainen selvitys kustannusten kehityksestä. Mikäli muutoksista ei päästä yksimielisyyteen, tilaaja varaa oikeuden irtisanoa sopimus päättymään siten, että hankinnan kohteesta ehditään järjestää uusi tarjouskilpailu ja saada lainvoimainen hankintapäätös. Irtisanomisaikana noudatetaan ennen hinnantarkistamisehdotusta voimassa olleita hintoja. 9 LASKUTUS- JA MAKSUEHDOT Tarjouksen maksuehdon on oltava 21 pv netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Sivu 7/13
Laskutus suoritetaan jälkikäteen ja laskun maksamisen edellytyksenä on, että palvelu tai sen osa on hyväksytysti suoritettu ja tilaaja on vastaanottanut laskun. Laskutusvaluutta on euro. Laskutuslisää, toimisto- tai käsittelykuluja ei hyväksytä. Lappica Oy ottaa laskut vastaan ensisijaisesti verkkolaskuna osoitteeseen: VERKKOLASKUTUSOSOITE Lappica Oy 003727911111 TeliaSonera Finland Oyj (verkkolaskuoperaattori) 003703575029 (välittäjätunnus) PAPERILASKUTUSOSOITE Lappica Oy 003727911111 PL 299 02066 DOCUSCAN 10 RAPORTOINTI Valittu toimittaja sitoutuu toimittamaan tilaajalle raportin, josta ilmenee tilaajalle sopimuskaudella hankittujen laboratoriotutkimusten hankintamäärät sekä hankinnan kokonaisarvo (alv 0 %) 11 YLEISET SOPIMUSEHDOT Hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Tavarat ja Palvelut) siltä osin kuin tarjouspyynnössä ei toisin mainita. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Palveluntuottajan tulee noudattaa kaikkien työntekijöiden työsuhteissa voimassa olevaa alan valtakunnallista työehtosopimusta sekä työturvallisuutta koskevia säännöksiä. Tarjouksen antaja on sopimusoikeudellisten periaatteiden nojalla vastuussa siitä, että se kykenee toimimaan tarjouksensa mukaisesti. Sivu 8/13
12 HANKINNAN ERITYISEHDOT Kaikki palvelut on toimitettava suomen kielellä. Tarjous ja sen liitetiedot on laadittava suomen kielellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada tilaajalta korvausta tarjouksen tekemisestä aiheutuneista kustannuksista. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista, mikäli tarjoukset ovat liian kalliita tai muusta syystä epäedullisia tai hankinta osoittautuu tarpeettomaksi. 13 OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 14 TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA Tarjouksen on oltava voimassa kaksi (2) kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä laskettuna. 15 TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA- ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tähän hankintaan ja sitä koskeviin asiakirjoihin sovelletaan hankintalainsäädännön ohella lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat tulevat pääsääntöisesti julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asianosaisilla on kuitenkin oikeus saada tieto tarjousasiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Salassa pidettäviä asiakirjoja ovat muun muassa asiakirjat, jotka Sivu 9/13
sisältävät tietoja yksityisistä liike- ja ammattisalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen niistä aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa. Jos jokin osa tarjouksen materiaalista sisältää tarjoajan käsityksen mukaan liike- tai ammattisalaisuuden johdosta luottamuksellista materiaalia, tulee tällainen materiaali toimittaa erillisellä liitteellä ja merkitä liite merkinnällä LIIKESALAISUUS. Vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjoajan ilmoitus tarjouksen tietyn osan kuulumisesta liikesalaisuuden piirin ei kuitenkaan sido tilaajaa, vaan tilaaja joutuu harkitsemaan tämän em. lakien perusteella 16 TARJOUKSEN SISÄLTÖ 1. Tarjoajan esittely Tarjoajan lyhyt yleiskuvaus / toiminta-ajatus Tarjouksen yhteyshenkilö yhteystietoineen Palveluntuottajan vastuuhenkilö yhteystietoineen 2. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot Tarjouspyynnön kohta 5.1, Vakuutus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä Tarjouspyynnön kohta 5.2, Tarjoajan alihankkijat 3. Tarjouksen hintatiedot Hintatiedot ilmoitetaan tarjouspyynnön kohdan 7 mukaisesti liitteellä 3. Hintojen sitovuuden hyväksyminen tarjouspyynnön kohdan 8 mukaisesti 4. Sitoutuminen tarjouspyynnön kohdissa 9-14 esitettyihin ehtoihin ja ehdoissa pyydettyjen tietojen ilmoittaminen 5. Mahdollisten liike- tai ammattisalaisuuksien ilmoittaminen Tarjouspyynnön kohdan 15 mukaisesti ilmoitettuna 6. Muu mahdollinen informaatio 7. Tarjouksen päiväys ja allekirjoitus Sivu 10/13
17 TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Voittaneen tarjoajan soveltuvuutta koskevien todistusten ja selvitysten tarkastaminen 6. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 7. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 18 HANKINNAN VALINTAPERUSTE Hankinnan valintaperusteena on halvin vertailuhinta. Hintavertailu suoritetaan tarjouspyynnön hintalomakkeen (Liite 3) mukaisesti. Hintavertailuun pääsee, kun tarjoaa kaikkia pyydettyjä tuotteita. 19 HANKINTAPÄÄTÖKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANO Hankintapäätös lähetetään sähköisesti tarjoajan sähköpostiosoitteeseen, joka tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, sähköpostin lähettämispäivänä. Tarjoaja on vastuussa siitä, että antamansa yhteystieto on oikea ja virheetön ja sitä luetaan säännöllisesti koko hankintaprosessin ajan. Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankinnasta solmitaan kirjallinen hankintasopimus valitun palveluntuottajan kanssa. Hankintasopimus tulee voimaan, kun se on allekirjoitettu molempien sopimuskumppaneiden toimesta ja ilmoitettu hankinnan sopimuskausi on alkanut. Sivu 11/13
20 LISÄTIETOJEN PYYTÄMINEN Mahdolliset tarjouspyyntöä ja hankintaa koskevat yksilöidyt tiedustelut tulee toimittaa 5.5.2017 mennessä sähköpostiosoitteeseen laskutus@lappica.fi. Tiedusteluihin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite TIEDUSTELU 1. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Tilaaja julkaisee vastaukset esitettyihin kysymyksiin keskitetysti yhdellä kertaa viimeistään 10.5.2017 Internet-osoitteessa: www.lappica.fi/tietoa-meista/avoimet-tarjouspyynnot/. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin puhelimitse. 21 TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjousasiakirjojen tulee olla perillä sähköisesti viimeistään 29.5.2017 osoitteessa: laskutus@lappica.fi Otsikko merkinnällä: TARJOUS 1 sekä tarjoavan yrityksen nimi ja osoite. Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Sivu 12/13
22 ALLEKIRJOITUS Lappica Oy Anne Kunnari Toimitusjohtaja LIITTEET LIITE 1: Vakuutus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä LIITE 2: Tarjoajan alihankkijat LIITE 3: Hintaliite Sivu 13/13