Tarjouspyyntö Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus AER 24.9.2013 Tarjouspyyntö Osakeyhtiön taloushallintopalvelut Finnish Funding Agency for Technology and Innovation Kyllikinportti 2 P.O. Box 69, FI-00101 Helsinki, Finland +358 295055000 +358-9-6949196
Tarjouspyyntö 2 (13) Sisällysluettelo 1 HANKINTAYKSIKKÖ... 3 2 HANKINNAN KOHDE... 3 3 HANKINTAMENETTELY... 7 4 TARJOAJAN KELPOISUUS... 7 5 PALVELUNTARJOAJAN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET... 8 6 TARJOUKSEN VERTAILUKRITEERIT... 8 7 SOPIMUSKAUSI... 8 8 SOPIMUSEHDOT... 8 9 MAKSUEHTO... 9 10 HANKINTAAN LIITTYVIEN KULUJEN KORVAAMISESTA... 9 11 ALIHANKINNAT JA TARJOAMINEN RYHMITTYMÄNÄ... 9 12 OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET... 10 13 TARJOUKSEN VOIMASSAOLO... 10 14 TARJOUSTIETOJEN JA TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS... 10 15 TARJOUKSEN TARJOUSPYYNNÖN MUKAISUUS... 10 16 TARJOUKSEN TEKEMINEN JA LIITTEET... 11 17 TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET... 11 18 TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN... 11 19 ALLEKIRJOITUS... 12 LIITTEET... 13
Tarjouspyyntö 3 (13) Viite: Kansallinen hankintailmoitus julkaistu HILMA-tietokannassa. Tarjouspyyntö on myös julkaistu osoitteessa http:///tarjouspyynnot/. 1 Hankintayksikkö Tekes teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskuksen (jäljempänä Tekes) tehtävänä on rahoittaa haastavia tutkimus- ja kehitysprojekteja ja edistää yritysten kehittymistä. Vuoden 2014 alusta Tekes aloittaa pääomasijoitustoiminnan, jota varten perustetaan valtion kokonaan omistama ja Tekesin omistajaohjauksessa toimiva osakeyhtiö (jäljempänä Osakeyhtiö). Osakeyhtiötä pääomitetaan vuosittain 20 milj. eurolla ja se tulee tekemään sijoituksia pääomasijoitusrahastoihin. Rahastot tekevät itsenäisesti päätökset sijoituksista kohdeyrityksiin. Osakeyhtiössä tulee olemaan töissä 2 5 työntekijää. Yrityksen budjetoidut liiketoiminnan kulut ovat enintään 500.000 euroa vuodessa. Suurimmat kuluerät tulevat olemaan henkilöstökulut sekä ostettavat asiantuntipalvelut ja muut liiketoiminnan kulut; taseen merkittävimmät erät ovat pitkäaikaiset sijoitukset ja oma pääoma. Toiminnan aloitus vaatii Osakeyhtiötä koskevan erillislain ja 2014 talousarvion hyväksynnän Eduskunnassa. Lisätietoja Tekesistä löytyy Internet-osoitteesta. Valtioneuvoston esitys osakeyhtiötä koskevasta laista perusteluineen on saatavilla eduskunnan Internet-osoitteesta: http://www.eduskunta.fi/triphome/bin/vex3000.sh?tunniste=he+125/2013 2 Hankinnan kohde 2.1Tausta ja tavoite Hankinnan tarkoituksena on järjestää Osakeyhtiölle toimivat, sen toimintaa tukevat, taloushallinto- ja kirjanpitopalvelut. Osakeyhtiö perustetaan vuoden 2013 loppupuolella, ja sen ensimmäinen tilikausi loppuu 31.12.2014. Taloushallintopalveluiden suunniteltu aloitus on joulukuussa 2013, tarkoituksena on että yrityksen varsinainen toiminta alkaa ja työntekijät aloittavat tammikuussa 2014. Sopimus taloushallintopalveluista tehdään perustettavan Osakeyhtiön kanssa.
Tarjouspyyntö 4 (13) 2.2 Hankinnan sisältö / hankinnan kuvaus Hankittava taloushallintakokonaisuus muodostuu seuraavista osista: 1. Kirjanpito i. Kirjanpidon laadinta hyvän kirjanpitotavan mukaisesti sekä tarvittavat tarkistukset ja täsmäytykset kuukausittain. Kirjanpidon tulee olla reaaliaikaisesti seurattava ii. Tulojen ja menojen jaksottaminen kirjanpitoon olennaisuusperiaatteen mukaisesti iii. Kirjanpitojärjestelmässä on mahdollista seurata projekteja tai kustannuspaikkoja tai vastaavia tilikausien yli ja syöttää kuukausi- ja vuositason ennuste- tai budjettitietoja iv. Tilikartan sekä kustannuspaikkojen, projektien tai vastaavien ylläpito v. Tilinpäätöksen laadinta suomalaisen tilinpäätöskäytännön mukaan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä vi. Kirjanpitoaineiston tallennus tilikauden päätyttyä CD/DVD levylle 2. Palkanlaskenta ja maksu i. Palkkojen ja palkkioiden laskenta ja maksaminen työntekijöiden pankkitileille kuukausittain ja hallituksen jäsenille neljännesvuosittain ii. Palkka- ja palkkiolaskelmien toimittaminen joko sähköisesti tai postitse työntekijöille iii. Kuukausittaisten ennakonpidätys- ja sotutilitysten laadinta iv. Vuosi-ilmoitukset viranomaisille, vakuutusyhtiöille ja eläkelaitokselle v. Tarvittavat todistukset ja hakemukset erikseen sovittaessa vi. Palkanmaksupäivä on kuukauden 15. tai viimeinen päivä vii. Palkanmaksun raportointi sähköisessä järjestelmässä 3. Ostolaskujen vastaanotto, hyväksyntäkierrätys ja maksu i. Laskujen vastaanotto ja käsittely sähköisesti ii. Muiden kuin verkkolaskujen käsittely iii. Tilaaja asiatarkistaa ja hyväksyy laskut maksuun taloushallinnon tietojärjestelmässä iv. Laskujen maksu eräpäivinä
Tarjouspyyntö 5 (13) v. Ostolaskujen kirjanpitotiliöinnit 4. Sijoitusten kirjanpitotiliöinnit ja maksut i. Sijoitusten maksu ja kirjaus taloushallinnon tietojärjestelmää käyttäen. Maksun tulee olla perillä enintään viidessä pankkipäivästä järjestelmässä tapahtuneesta hyväksynnästä. Hyväksyntä käsitellään kuten ostolaskut ii. iii. Sijoituksen kirjaaminen kirjanpitoon tilaajan ohjeiden mukaan Palvelun tuottajalla on velvollisuus selvittää tilaajan kanssa pankkitilin kohdistamattomat suoritukset, näitä voi olla sijoitusten pääomanpalautukset kohderahastolta. Tilaaja huolehtii pankkitilin likviditeetistä 5. Matka- ja kululaskujen hallinta ja maksu i. Matka- ja kululaskujen käsittely, tarkistus ja tiliöinti sekä maksaminen sähköisesti hyväksynnän jälkeen ii. Työntekijät syöttävät matka- ja kululaskut suoraan järjestelmään skannatuin tosittein tai vastaava menettely 6. Myyntilaskutus i. Laskujen laadinta ja lähetys postitse, verkkolaskulla tai sähköpostilla ii. Saatavien valvonta sähköisessä järjestelmässä ja maksuhuomautusten lähetys sovittaessa iii. Myyntilaskujen kirjanpitotiliöinnit 7. Raportointi i. Tuloslaskelma ja taseen raportointi reaaliaikaisesti taloushallinnon tietojärjestelmästä, kirjanpidon jaksotukset olennaissuuperiaatteen mukaisesti kuukausittain sovittuna päivänä ii. iii. ALV ja veroilmoitukset sekä verotilin tarkistus Raporttien tarkastelu sähköisessä järjestelmässä porautumismahdollisuudella tositteeseen
Tarjouspyyntö 6 (13) 8. Taloushallinnon tietojärjestelmä Palveluntarjoaja tarjoaa Internet-selaimella käytettävää ohjelmistoa, joka on Osakeyhtiön ja valittujen Tekesin toimihenkilöiden käytettävissä. Ohjelmiston tulee tukea mahdollisimman hyvin hankittavaa palvelukokonaisuutta. Ohjelmistoon tulee voida määrittää eri käyttöoikeustasoja. Ohjelmistoon tulee olla mahdollista syöttää suoraan tai esim. Excel tiedostoja tai vastaavia käyttäen kuukausitasoista budjettia. Ohjelmiston kautta tulee voida lähettää ja vastaanottaa konekielisiä pankkiaineistoja. Järjestelmää tulee voida käyttää suomen kielellä. 9. Palvelun käynnistäminen Palveluntarjoaja valmistelee taloushallinnon tietojärjestelmän käyttöä varten, mm. tallentaa Osakeyhtiön perustiedot, perustaa käyttäjät järjestelmään ja avaa palvelun kannalta tarvittavat palvelut tai yhteydet, näitä ovat mm. pankkiyhteydet ja verkkolasku- ja skannauspalvelut. Palveluntarjoaja kouluttaa Osakeyhtiön ja tarvittavan Tekesin henkilökunnan järjestelmän käyttöön. Koulutuksen kesto on neljä tuntia ja siihen osallistuu kuusi henkilöä. Koulutuksen kesto ja osallistujien määrä on Tekesin arvio, jonka perusteella tarjous tulee antaa. Palveluntarjoajan tulee kuvata tarjouksessa prosessi palvelun käynnistämisestä.
Tarjouspyyntö 7 (13) 2.3. Kirjanpitoaineiston määrä Osakeyhtiössä Kirjanpitoaineistoa muodostuu arviolta seuraavasti: Henkilöstö Palkkalaskelmia Hallituksen jäsenien palkkiot Ostolaskuja Myyntilaskuja Matka- ja kululaskuja Muita tositteita Pankkitilejä Kustannuspaikkoja tai projekteja Järjestelmän käyttäjiä 2 henkilöä vuoden 2014 aikana. Kuukausipalkkalaisia 2 kpl/kk 5 henkilöä 4 krt vuodessa. Kuukausi- ja kokouspalkkio 20 kpl/kk, arviona että 50 prosenttia on verkkolaskuja 1 kpl/kk 10 kpl/kk, maksetaan viikoittain 10 kpl/kk 1 kpl useita, jokaiselle kohderahastolle oma, uusia 3 7 kpl vuodessa, ylitilikautinen seuranta tase- ja tuloslaskelman tileille 6 kpl 3 Hankintamenettely Hankinta suoritetaan kansallisena hankintana, käyttäen avointa hankintamenettelyä. Hankintamenettely toteutetaan vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjousten avaus ja tarjoajien kelpoisuuden tarkastus 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 4. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa Tekesillä on kuitenkin oikeus perustellusta syystä olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. 4 Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee täyttää Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä lomakkeen (liite nro 2) mukaiset vaatimukset.
Tarjouspyyntö 8 (13) 5 Palveluntarjoajan vähimmäisvaatimukset Tekes hakee enintään kolmen hengen tiimiä ja heille varahenkilöitä (yhteensä enintään kuusi henkilöä). Tarjouksessa on nimettävä yksi osakeyhtiön kirjanpitoa ja tilinpäätöksiä tekevä päävastuullinen henkilö. Hänellä on oltava KLT-tutkinto. Palveluntarjoajalla on oltava jatkuvuussuunnitelma toimintaa haittaavien vaikutusten varalle sekä laadunvarmistusjärjestelmä. Palveluntarjoajalla on oltava vastuuvakuutus kirjanpidon ja verotuksen virheitä varten. Jatkuvuussuunnitelma ja laadunvarmistusjärjestelmä kuvataan lyhyesti (yhteensä enintään kaksi A4-sivua). Palvelu tulee tarjota suomeksi. 6 Tarjouksen vertailukriteerit Tarjouksista valitaan hinnaltaan edullisin; hinnan painoarvo vertailussa on 100 prosenttia Tarjouksen hinta on annettava euroina, ilman arvonlisäveroa, seuraavasti: 1. Palvelun käynnistämishinta 2. Palvelun kokonaishinta, pl. palvelun käynnistämishinta, tilikaudelle 2013 2014 Vertailuhinta saadaan laskemalla yhteen palvelun käynnistämishinta ja palvelunkokonaishinta. Hinnan vertailussa käytetään seuraavaa kaavaa: halvin hinta/tarjouksen hinta x 100. Hinnoittelun perusteet tulee määrittää liitteessä (1). 7 Sopimuskausi Palvelun tulee olla käytössä yhtiön perustamisesta, aikaisintaan 1.12.2013 alkaen. Sopimus on voimassa toistaiseksi neljän kuukauden irtisanomisajalla. 8 Sopimusehdot Hankintaan sovellettavat sopimusehdot ilmenevät tarjouspyynnön liitteenä olevasta sopimusluonnoksesta. Toissijaisena sovelletaan JYSE 2009 Palvelut ehtoja. Tarjoaja voi tarjouksessaan tarjota myös omia sopimusehtojaan täydentävinä ehtoina. Ne on mahdollista ottaa sopimukseen siltä osin, kun ne eivät ole ristiriidassa Tekesin omien, sopimusluonnoksesta ilmenevien, tai JYSE 2007 Palvelut ehtojen kanssa.
Tarjouspyyntö 9 (13) Palvelun laskutus perustuu toteutuneen volyymin mukaisesti siten että laskutuksen hinnoitteluna käytetään tarjouspyynnön mukaista hinnoittelutaulukkoa, liite (1). Palvelun kokonaishinta ei saa ylittää tarjouksessa annettua hintaa, jos kirjanpitotapahtumien määrä on yhtä suuri tai alittaa tarjouspyynnön kohdassa 2.3 ilmoitetut määrät. Muiden palveluiden osalta hinnoittelun tulee perustua palveluntarjoajan yleiseen hinnoitteluun. Mikäli tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa ei päästä sopimukseen, jatketaan neuvotteluja toisella sijalla olevan kanssa. 9 Maksuehto Laskutuksen perustuu toimittajan yleiseen hinnastoon 30 päivää netto, joka lasketaan laskun päiväyksestä. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja yms. ei hyväksytä ja niiden tulee sisältyä tarjottaviin hintoihin. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 10 Hankintaan liittyvien kulujen korvaamisesta Tekes ei korvaa työn tekemiseen tarvittavia työvälineitä, eikä tarjouksen tekemisestä aiheutuneita kuluja. Tekes tai perustettava osakeyhtiö korvaa ainoastaan sen pyynnöstä tapahtuvan matkustamisen pääkaupunkiseudun ulkopuolella. 11 Alihankinnat ja tarjoaminen ryhmittymänä Tarjoajan tulee antaa selvitys mahdollisista alihankinnoista. Tarjoaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan. Suoraan työn toteuttamiseen osallistuvat alihankkijat on nimettävä ja niiden osalta on annettava selvitys yrityksen perustiedoista. Palveluntuottajan on ilmoitettava tilaajan hyväksyttäväksi sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamisessa käyttämänsä keskeiset alihankkijat. Perustellusta syystä Tekes voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa
Tarjouspyyntö 10 (13) Toimittajat voivat tehdä tarjouksia ryhmittymänä (laki julkisista hankinnoista 61 ). Jos tarjouksen antajana on ryhmittymä, on tarjouksesta käytävä ilmi selkeästi, mistä tarjouksen osasta kukin ryhmittymän jäsen vastaa. 12 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 13 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 120 päivää jäljempänä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättämispäivästä lukien. 14 Tarjoustietojen ja tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: Julkisuuslain 11 2 momentin 6 kohdan nojalla tarjousvertailussa käytetyt tiedot ovat asianosaisjulkisia ja tarjoaja hyväksyy tämän tarjouksen antaessaan. Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, vertailuhinta ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintapäätös on tehty. Tarjousasiakirjat ovat kaikille julkisia vasta sen jälkeen, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Salassa pidettäviä tietoja määrittäessään tarjoajan tulee ottaa huomioon julkisuuslaissa tarkoitetut salassa pidettäviä tietoja koskevat säännökset ja velvoitteet. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 15 Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus Tarjotun palvelun on oltava tarjouspyynnön mukainen ja tarjoukseen on liitettävä kaikki pyydetyt selvitykset. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset tullaan hylkäämään.
Tarjouspyyntö 11 (13) 16 Tarjouksen tekeminen ja liitteet Tarjous tulee tehdä kirjallisena suomen kielellä. Kaiken tarjousaineiston tulee olla tarjouksen mukana, esim. www-sivuilla oleviin tietoihin ei voi viitata. Tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan nimi, y-tunnus, postiosoite sekä tarjouksen yhteyshenkilö, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tarjoajan tulee huolehtia, että tarjous sisältää seuraavat liitetiedostot: 1) Prosessikuvaus palvelun käynnistämisestä (enintään yksi A4-sivu) 2) Kuvaus tarjottavan tietojärjestelmän keskeisistä ominaisuuksista (enintään kaksi A4-sivua) 3) Jatkuvuus- ja laadunvarmistussuunnitelma (enintään kaksi A4-sivua) 4) CV:t tarjottavista henkilöistä 5) Hintataulukko 6) Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä 7) Selvitys liikesalaisuuksista 17 Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouspyynnöstä voi kysyä lisätietoja 4.10.2013 saakka vain sähköpostitse osoitteesta kilpailutus(at)tekes.fi. Kysymysviesti tulee otsikoida Kysymykset. Tekes kokoaa kysymykset yhteen ja vastaa niihin 9.10.2013 mennessä. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan tällöin osoitteessa: http:///tarjouspyynnot/. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa puhelimitse esitettyihin kysymyksiin. 18 Tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla kaikkine liitteineen perillä Tekesissä viimeistään 18.10.2013 klo 16.00. Tarjous pyydetään toimittamaan ensisijaisesti suojatulla sähköpostiyhteydellä -> Tekes -> Yhteystiedot -> Virallinen luottamuksellinen posti (suojattu yhteys) Lähetyksessä tulee huomioida seuraavat asiat: - Sähköpostin osoitekenttään tai kirjekuoreen tulee selkeästi merkitä tarjoajan nimi ja tarjouksen tunnus:. - Sähköpostin maksimikoko liitteineen on 5 Mt. - Liitetiedostot voivat olla pakattuja (Winzip)
Tarjouspyyntö 12 (13) - Liitetiedostot tulee toimittaa ensisijaisesti.pdf- ja.tif-dokumentteina. Liitetiedostot on mahdollista toimittaa myös.rtf tiedostoina sekä Wordin.doc ja.docx -tiedostoina, Excelin.xls- ja.xlsx tiedostoina sekä Powerpointin.ppt- ja.pptx -tiedostoina. - Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous liitteineen saapuu perille ajoissa. Myöhästynyttä tarjousta ei huomioida. Tekesin sähköpostijärjestelmä lähettää vastaanotetuista viesteistä kuittauksen. - Sähköpostitse lähetettäessä tarjouksen liitteineen katsotaan olevan perillä Tekesissä silloin, kun tarjouksen sisältävä viesti/viestit ja niiden liitteet ovat käytettävissä ja luettavassa muodossa Tekesin kirjaamon sähköpostissa. - Jos tarjous lähetetään usealla viestillä, on huomioitava, että tarjous katsotaan ajoissa saapuneeksi vain, jos kaikki tarjouksen osia sisältävät viestit ovat perillä Tekesissä yllä mainittuun määräaikaan mennessä. Tarjous voidaan toimittaa myös sähköpostitse, osoitteeseen kirjaamo@tekes.fi tai se voidaan jättää postitse tai Tekesin vastaanottoon tuomalla suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Tekes/Kirjaamo PL 69 (Kyllikinportti 2) 00101 Helsinki 19 Allekirjoitus Tekes teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus Asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti. Jukka Häyrynen johtaja
Tarjouspyyntö 13 (13) Liitteet 1. hintataulukko 2. vakuutus velvoitteiden täyttämisestä 3. selvitys liikesalaisuuksista 4. sopimusluonnos 5. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 Palvelut): http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/2 0100217Julkis/JYSE_2009_palvelut.pdf