Tarjouspyyntö. Tarjouspyyntö WiFiUs-koordinointi

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö WiFiUs-koordinointi the Finnish Funding Agency for Innovation Kyllikinportti 2 P.O. Box 69, FI Helsinki, Finland

2 Tarjouspyyntö 2 (12) Sisällysluettelo 1 HANKINTAYKSIKKÖ HANKINNAN KOHDE SOPIMUSKAUSI HANKINTAMENETTELY TARJOAJAN KELPOISUUS TARJOTTAVIEN HENKILÖIDEN/TIIMIN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET TARJOUKSEN VERTAILUKRITEERIT LAATU HENKILÖIDEN OSAAMINEN HINTA SOPIMUSEHDOT MAKSUEHTO HANKINTAAN LIITTYVIEN KULUJEN KORVAAMISESTA ALIHANKINNAT JA TARJOAMINEN RYHMITTYMÄNÄ OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET TARJOUKSEN VOIMASSAOLO TARJOUSTIETOJEN JA TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS TARJOUKSEN TARJOUSPYYNNÖN MUKAISUUS TARJOUKSEN TEKEMINEN JA LIITTEET TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN ALLEKIRJOITUKSET LIITTEET... 12

3 Tarjouspyyntö 3 (12) Viite: EU-hankintailmoitus julkaistu HILMA-tietokannassa. Tarjouspyyntö on myös julkaistu osoitteessa 1 Hankintayksikkö Innovaatiorahoituskeskus Tekes (jäljempänä Tekes) Tekesin tehtävänä on rahoittaa haastavia tutkimus- ja kehitysprojekteja ja edistää yritysten kehittymistä. Autamme yrityksiä muuttamaan kehittämiskelpoisen idean liiketoiminnaksi tarjoamalla rahoitusta ja asiantuntijapalveluja. Toiminnallamme edistämme yritysten kansainvälistä kilpailukykyä, autamme kasvattamaan tuotantoa ja vientiä ja luomme perustaa työllisyydelle ja yhteiskunnan hyvinvoinnille. Asiakkainamme on vuosittain noin yritystä ja 50 yliopistoa, korkeakoulua ja tutkimuslaitosta. Projektirahoitukseen käytettävissämme on vuosittain noin 600 miljoonaa euroa, millä voimme käynnistää runsaat tutkimus- ja kehitysprojektia. Tekesin toimipisteet ovat Helsingissä ja kuudessa kaupungissa ulkomailla. Alueverkostossa ELY-keskusten innovaatiot ja kansainvälistyvä liiketoiminta -yksiköt tarjoavat Tekesin palveluja osana Tekesin verkostoa. Tekesin tehtävissä Suomessa ja ulkomailla työskentelee noin 400 henkeä, joista 90 ELY-keskuksissa. Lisätietoja Tekesistä löytyy Internet-osoitteesta. 2 Hankinnan kohde 2.1 Tausta ja tavoite WiFiUs (Wireless Innovation between Finland and US) on virtuaalinen instituutti, jonka tavoitteena on pitkäaikainen tutkimusyhteistyö Suomen ja Yhdysvaltojen välillä langattoman tiedonsiirron ongelmien ratkaisuun sekä osaamisen ja innovaatioiden kehittämiseen. WiFiUs-instituutin ovat käynnistäneet Tekes, Suomen Akatemia ja Yhdysvaltain kansallinen tiedesäätiö NSF (National Science Foundation) vuonna WiFiUs-instituutin puitteissa on järjestetty kaksi rahoitushakua, joiden tuloksena Tekes ja Akatemia ovat rahoittaneet yhteensä yhdeksää projektia. Ensimmäiset projektit alkoivat syksyllä Kaikki rahoitetut projektit ovat olleet noin kaksivuotisia. Projektit ovat olleet yhteisprojekteja suomalaisen ja yhdysvaltalaisen tutkimusryhmän välillä siten, että Tekes tai Akatemia on rahoittanut suomalaista tutkimusryhmää ja NSF on rahoittanut projektin yhdysvaltalaista vastinparia.

4 Tarjouspyyntö 4 (12) WIFIUS-instituutin toimintaan kuuluu mm. tiivis tutkimusyhteistyö, tiedonvaihto projektien välillä ja yhteisten demonstraatioiden luominen. Tässä hankinnassa haetaan koordinaattoria WiFiUs-toiminnalle Suomessa. Lisätietoja: Hankinnan sisältö / hankinnan kuvaus Hankinnan laajuus on noin 0,2-0,3 htv/vuosi. Arvio työmäärästä on Tekesiä sitomaton arvio. Koordinaattorin töitä tehdään yhdessä Tekesin asiantuntijoiden ja ohjelmapäälliköiden kanssa. WiFiUs-koordinaattorin tehtäviä ovat mm.: - suunnitella ja järjestää tapahtumia WiFiUs-projekteille. Tapahtumajärjestelyt hoidetaan yhteistyössä Tekesin kilpailuttaman tapahtumajärjestäjän kanssa. - seurata projektien tuloksia ja tiedottaa niistä - jakaa tietoa Wifius-tutkimusyhteistyöstä tapahtumien ja viestinnän kautta - ylläpitää WiFiUs-www-sivustoa - edistää projektien välistä yhteistyötä - toimia linkkinä Yhdysvaltojen koordinaattoriin ja tehdä hänen kanssaan yhteistyötä - järjestää joka toinen vuosi Suomessa yhteinen tapaaminen WiFiUstutkijoille - koordinaattorilta odotetaan oma-aloitteisuutta ja ideoita WiFiUs-verkoston sekä Suomen ja Yhdysvaltojen välisen yhteistyön kehittämiseksi Tarjouspyynnössä kuvatut tehtävät voivat tarkentua ja muuttua jonkin verran sopimuskauden aikana. Eri tehtävien painotukset, kohdentuminen ja sisältö sovitaan yhdessä Tekesin asiantuntijoiden kanssa sopivin väliajoin työn etenemisen mukaan. Jokaisen kalenterivuoden vaihteessa tai muulloin sovittavana ajankohtana Tekes ja sopimustoimittaja pitävät vuosipalaverin, jossa käsitellään seuraavan vuoden toiminnan sisältöä ja toimintaan käytettävissä olevaa määrärahaa. Työ vaatii matkustamista ensisijaisesti Suomessa, mutta jonkin verran matkustelua myös Yhdysvaltoihin. Matkustamisesta sovitaan Tekesin yhteyshenkilön ja valitun toimittajan kesken erikseen etukäteen. Matkustukseen sovelletaan kulloinkin voimassa olevan Valtion matkustussäännön mukaisia periaatteita. Valtion matkustussääntö 2014: nalaitos/ valtio/matkustussaeaentoe_suomi.pdf

5 Tarjouspyyntö 5 (12) Työssä tarvitaan sujuvaa suomen ja englannin kielen osaamista. Tarjottavan tiimin koko on 1-2 henkilöä. Päävastuullisen koordinaattorin työpanos on vähintään 20 % tehtävän työn määrästä. 3 Sopimuskausi Sopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa kaksi vuotta. Sopimus on mahdollista irtisanoa kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla aikaisintaan vuoden kuluttua sen voimaantulosta. 4 Hankintamenettely Hankinta suoritetaan EU-hankintana, käyttäen avointa hankintamenettelyä. Hankintamenettely toteutetaan vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjousten avaus ja tarjoajien kelpoisuuden tarkastus 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 4. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa Tekesillä on kuitenkin oikeus perustellusta syystä olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. 5 Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee täyttää Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä lomakkeen (liite nro 3) mukaiset vaatimukset. 6 Tarjottavien henkilöiden/tiimin vähimmäisvaatimukset - sujuva suomen ja englannin kielen suullinen ja kirjallinen taito kaikilla tiimin jäsenillä

6 Tarjouspyyntö 6 (12) - vähintään yhdellä tarjottavista henkilöistä tulee olla vähintään yhden vuoden kokemus suomalais-yhdysvaltalaisen tutkimusyhteistyön koordinoinnista viimeisen kolmen vuoden ajalta ( ) - vähintään yhdellä tarjottavista henkilöistä tulee olla laaja (vähintään 20 henkilöä) tietoliikenteen alueen suomalaisten verkosto 7 Tarjouksen vertailukriteerit Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Vertailukriteerit ja niiden painoarvot ovat seuraavat: 7.1 Laatu Henkilöiden osaaminen Henkilöiden osaamisen painoarvo vertailussa 60 %. Jokaisesta palveluun tarjottavasta henkilöstä tulee ilmoittaa liitteenä olevan henkilön taulukon mukaiset tiedot. Vertailussa arvioidaan henkilöiden koulutuksen ja kokemuksen soveltuvuutta hankinnan kohteeseen nähden. Vertailukriteerit ovat: 1) Pääkoordinaattorin työkokemus suomalais-yhdysvaltalaisen tutkimusyhteistyön koordinoinnista (Alakriteerin painoarvo 33,33 %) Kokemus arvioidaan seuraavin pistein: - alle 2 vuoden kokemus, 1 piste vuoden kokemus, 3 pistettä - yli 5 vuoden kokemus, 5 pistettä 2) Syvällinen asiantuntemus langattomien verkkoteknologioiden kehityksestä ja tulevaisuudesta (Alakriteerin painoarvo 33,33 %) Arvioimme koulutustasoa, työhistoriaa, monipuolisia tehtäviä tietoliikenteen tutkimuksessa, kokemusta kansainvälisistä yhteishankkeista sekä Wifius-asiantuntemusta. 3) Laaja tietoliikenteen alueen suomalaisten tutkijoiden verkosto (Alakriteerin painoarvo 33,33 %)

7 Tarjouspyyntö 7 (12) Arvioimme suomalaisen tutkimusorganisaatioverkoston kattavuutta ja tutkijaverkoston monialaista osaamista tietoliikenteen alueella. Kukin rivi (alakriteeri) on vertailussa samanarvoinen eli kullakin alakriteerillä on sama painoarvo Haastatteluoptio Tarjouspyynnön mukaisen, vähimmäisvaatimukset täyttävän tarjouksen jättäneille järjestetään mahdollisesti myös haastattelu/tarjouksen esittelytilaisuus, mikäli Tekes katsoo haastattelun tarpeelliseksi tarjoukset arvioituaan. Tilaisuuden tarkoitus on tarjouksen ja tarjottavan henkilön esittely. Tilaisuudessa ei neuvotella tarjousten sisällöstä. Haastattelu arvioidaan osana henkilöiden osaaminen kohtaa Tekes lähettää tarjoajille haastattelukutsut, mikäli haastattelut järjestetään. Haastattelut pidetään Tekesin tiloissa Länsi-Pasilassa, Kyllikinportti 2, Helsinki. 7.2 Hinta Hinnan painoarvo vertailussa on 40 %. Tarjouksen hinta on annettava euroina, ilman arvonlisäveroa, seuraavasti: Hinta ilmoitetaan tarjouspyynnön liitteellä 1 Hintataulu. Vertailuhinta muodostuu käyttäen tiimin arvioitua vuosittaista kokonaistyöaikaa 66 htp (= 0,3 htv). Päävastuullisen koordinaattorin työajan tulee olla vertailussa vähintään 13 htp. Loput vuosittaisesta työajasta eli 53 htp voi jakautua toiselle tiimin jäsenelle tarjoajan harkinnan mukaisesti. Taulukkoon täytetään henkilöiden työmääräarvio sekä päivähinta. Hinnan vertailussa käytetään seuraavaa kaavaa: halvin hinta/tarjouksen hinta * Sopimusehdot Hankintaan sovellettavat sopimusehdot ilmenevät tarjouspyynnön liitteenä olevasta sopimusluonnoksesta. Lisäksi sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa, JYSE 2009 Palvelut.

8 Tarjouspyyntö 8 (12) Sekä sopimusluonnoksen että JYSE 2009 Palvelut sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, jotka tarjoajan on hyväksyttävä sellaisenaan. Tarjoaja ei saa liittää tarjoukseensa omia sopimusehtojaan. Mikäli tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa ei päästä sopimukseen, jatketaan neuvotteluja toisella sijalla olevan kanssa. 9 Maksuehto 30 päivää netto, mikä lasketaan laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 10 Hankintaan liittyvien kulujen korvaamisesta Tekes ei korvaa työn tekemiseen tarvittavia työvälineitä, eikä tarjouksen tekemisestä aiheutuneita kuluja. Tekes ja toimittaja sopivat palvelussa tarvittavista matkoista etukäteen. Tekes korvaa toimittajalle kohtuulliset matka- ja majoituskustannukset valtion matkustussäännön mukaisesti. Toimittaja ei kuitenkaan veloita matkakuluja matkoista, jotka ovat enintään 30 kilometriä toimittajan toimipisteestä. Toimittaja ei myöskään veloita alle 30 km pituisen matkan matka-aikaa. Yli 30 km pituisen matkan matka-ajasta voi toimittaja veloittaa enintään puolet. Matka-ajan hinnoittelu määräytyy kyseisen toimeksiannon tuntihinnan mukaan. Seminaarikuluista ja muista mahdollista kuluista sovitaan etukäteen Tekesin yhteyshenkilön kanssa. Pääsääntöisesti Tekes vastaa näistä kuluista. 11 Alihankinnat ja tarjoaminen ryhmittymänä Tarjoajan tulee antaa selvitys mahdollisista alihankinnoista. Tarjoaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan. Suoraan työn toteuttamiseen osallistuvat alihankkijat on nimettävä ja niiden osalta on annettava selvitys yrityksen perustiedoista.

9 Tarjouspyyntö 9 (12) Palveluntuottajan on ilmoitettava tilaajan hyväksyttäväksi sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamisessa käyttämänsä keskeiset alihankkijat. Perustellusta syystä Tekes voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa Toimittajat voivat tehdä tarjouksia ryhmittymänä (laki julkisista hankinnoista 61 ). Jos tarjouksen antajana on ryhmittymä, on tarjouksesta käytävä ilmi selkeästi, mistä tarjouksen osasta kukin ryhmittymän jäsen vastaa. 12 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 13 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 120 päivää edellä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättämispäivästä lukien. 14 Tarjoustietojen ja tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: Julkisuuslain 11 2 momentin 6 kohdan nojalla tarjousvertailussa käytetyt tiedot ovat asianosaisjulkisia ja tarjoaja hyväksyy tämän tarjouksen antaessaan. Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, vertailuhinta ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintapäätös on tehty. Tarjousasiakirjat ovat kaikille julkisia vasta sen jälkeen, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Salassa pidettäviä tietoja määrittäessään tarjoajan tulee ottaa huomioon julkisuuslaissa tarkoitetut salassa pidettäviä tietoja koskevat säännökset ja velvoitteet. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

10 Tarjouspyyntö 10 (12) 15 Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus Tarjotun palvelun on oltava tarjouspyynnön mukainen ja tarjoukseen on liitettävä kaikki pyydetyt selvitykset. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset tullaan hylkäämään. 16 Tarjouksen tekeminen ja liitteet Tarjous tulee tehdä kirjallisena suomen kielellä. Kaiken tarjousaineiston tulee olla tarjouksen mukana, esim. www-sivuilla oleviin tietoihin ei voi viitata. Tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan nimi, y-tunnus, postiosoite sekä tarjouksen yhteyshenkilö, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tarjoajan tulee huolehtia, että tarjous sisältää seuraavat liitetiedostot: 1) Hintataulu 2) Henkilön taulukko 3) Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä 4) Selvitys liikesalaisuuksista 17 Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouspyynnöstä voi kysyä lisätietoja saakka vain sähköpostitse osoitteesta kilpailutus(at)tekes.fi. Kysymysviesti tulee otsikoida Kysymykset Tekes kokoaa kysymykset yhteen ja vastaa niihin mennessä. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan tällöin osoitteessa: Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa puhelimitse esitettyihin kysymyksiin. 18 Tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla kaikkine liitteineen perillä Tekesissä viimeistään klo

11 Tarjouspyyntö 11 (12) Tarjous pyydetään toimittamaan ensisijaisesti suojatulla sähköpostiyhteydellä -> Tekes -> Yhteystiedot -> Virallinen luottamuksellinen posti (suojattu yhteys) Lähetyksessä tulee huomioida seuraavat asiat: - Sähköpostin osoitekenttään tai kirjekuoreen tulee selkeästi merkitä tarjoajan nimi ja tarjouksen tunnus: Wifius. - Sähköpostin maksimikoko liitteineen on 5 Mt. - Liitetiedostot voivat olla pakattuja (Winzip) - Liitetiedostot tulee toimittaa ensisijaisesti.pdf- ja.tif-dokumentteina. Liitetiedostot on mahdollista toimittaa myös.rtf tiedostoina sekä Wordin.doc ja.docx -tiedostoina, Excelin.xls- ja.xlsx tiedostoina sekä Powerpointin.ppt- ja.pptx -tiedostoina. - Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous liitteineen saapuu perille ajoissa. Myöhästynyttä tarjousta ei huomioida. Tekesin sähköpostijärjestelmä lähettää vastaanotetuista viesteistä kuittauksen. - Sähköpostitse lähetettäessä tarjouksen liitteineen katsotaan olevan perillä Tekesissä silloin, kun tarjouksen sisältävä viesti/viestit ja niiden liitteet ovat käytettävissä ja luettavassa muodossa Tekesin kirjaamon sähköpostissa. - Jos tarjous lähetetään usealla viestillä, on huomioitava, että tarjous katsotaan ajoissa saapuneeksi vain, jos kaikki tarjouksen osia sisältävät viestit ovat perillä Tekesissä yllä mainittuun määräaikaan mennessä. Tarjous voidaan toimittaa myös sähköpostitse, osoitteeseen kirjaamo(at)tekes.fi tai se voidaan jättää postitse tai Tekesin vastaanottoon tuomalla suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Tekes/Kirjaamo PL 69 (Kyllikinportti 2) Helsinki

12 Tarjouspyyntö 12 (12) 19 Allekirjoitukset Innovaatiorahoituskeskus Tekes Reijo Kangas johtaja, Älykäs elinympäristö Asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti. Liitteet 1. hintataulu 2. henkilön taulukko 3. vakuutus velvoitteiden täyttämisestä 4. selvitys liikesalaisuuksista 5. sopimusluonnos 6. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2007 Palvelut): Julkis/JYSE_2009_palvelut.pdf