Tarjouspyyntö. TEKES Tarjouspyyntö kansainvälisten toimittajavierailuiden järjestämisestä

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö TEKES Tarjouspyyntö kansainvälisten toimittajavierailuiden järjestämisestä Tekes the Finnish Funding Agency for Innovation Kyllikinportti 2 P.O. Box 69, FI Helsinki, Finland

2 Tarjouspyyntö 2 (13) Sisällysluettelo 1 HANKINTAYKSIKKÖ HANKINNAN KOHDE TAUSTA JA TAVOITE HANKINNAN SISÄLTÖ / HANKINNAN KUVAUS SOPIMUSKAUSI HANKINTAMENETTELY TARJOAJAN KELPOISUUS TARJOTTAVAN HENKILÖN/TIIMIN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET TARJOUKSEN VERTAILUKRITEERIT LAATU HENKILÖN/TIIMIN OSAAMINEN ALUSTAVA TOTEUTUSSUUNNITELMA HINTA SOPIMUSEHDOT MAKSUEHTO HANKINTAAN LIITTYVIEN KULUJEN KORVAAMISESTA ALIHANKINNAT JA TARJOAMINEN RYHMITTYMÄNÄ OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET TARJOUKSEN VOIMASSAOLO TARJOUSTIETOJEN JA TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS TARJOUKSEN TARJOUSPYYNNÖN MUKAISUUS TARJOUKSEN TEKEMINEN JA LIITTEET TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN ALLEKIRJOITUKSET LIITTEET... 13

3 Tarjouspyyntö 3 (13) Viite: EU-hankintailmoitus julkaistu HILMA-tietokannassa. Tarjouspyyntö on myös julkaistu osoitteessa 1 Hankintayksikkö Innovaatiorahoituskeskus Tekes (jäljempänä Tekes). Tekesin tehtävänä on rahoittaa haastavia tutkimus- ja kehitysprojekteja ja edistää yritysten kehittymistä. Autamme yrityksiä muuttamaan kehittämiskelpoisen idean liiketoiminnaksi tarjoamalla rahoitusta ja asiantuntijapalveluja. Toiminnallamme edistämme yritysten kansainvälistä kilpailukykyä, autamme kasvattamaan tuotantoa ja vientiä ja luomme perustaa työllisyydelle ja yhteiskunnan hyvinvoinnille. Asiakkainamme on vuosittain noin yritystä ja 50 yliopistoa, korkeakoulua ja tutkimuslaitosta. Projektirahoitukseen käytettävissämme on vuosittain noin 600 miljoonaa euroa, millä voimme käynnistää runsaat tutkimus- ja kehitysprojektia. Tekesin toimipisteet ovat Helsingissä ja kahdeksassa kaupungissa ulkomailla. Alueverkostossa ELY-keskusten innovaatiot ja kansainvälistyvä liiketoiminta -yksiköt tarjoavat Tekesin palveluja osana Tekesin verkostoa. Tekesin tehtävissä Suomessa ja ulkomailla työskentelee noin 400 henkeä, joista 90 ELY -keskuksissa. Lisätietoja Tekesistä löytyy Internet-osoitteesta. 2 Hankinnan kohde 2.1 Tausta ja tavoite Tekes järjestää kansainvälisten toimittajien vierailuja Suomeen tutustumaan paikalliseen innovaatiojärjestelmään. Vierailujen tarkoituksena on tuoda esille suomalaista innovaatioympäristöä kansainvälisille toimittajille ja tehdä Tekesin innovaatiorahoitustoimintaa tutuksi kansainvälisessä toimintaympäristössä.. Vierailutoiminnan tavoitteena on, että suomalaisen innovaatioympäristön tunnettavuus kasvaa kansainvälisesti medioiden tekemien juttujen kautta. Tämä lisää myös suomalaisten yritysten tunnettavuutta ja edesauttaa niiden markkinoille menoa ja sijoituksien saamista. Kansainvälisten toimittajavierailujen hankinta palvelutoimintana tukee Tekesin strategian painottumista alkaviin, pieniin ja keskisuuriin yrityksiin.

4 Tarjouspyyntö 4 (13) 2.2 Hankinnan sisältö / hankinnan kuvaus Tekes arvioi hankinnan suuruudeksi neljän vuoden aikana euroa. Hankinta sisältää erikseen sovittavat, vuositasolla arviolta 2-5 kertaa Tekesin toimeksiannosta toteutettavien kansainvälisten toimittajavierailujen järjestämistehtävät. Kukin kansainvälisen toimittajavierailun erikseen annettava toimeksianto sisältää: 1. mediakohderyhmää kiinnostava ohjelman suunnittelun 2. kohderyhmään kuuluvien medioiden ja potentiaalisten kutsuttavien etsimisen 3. kutsuprosessin ja etukäteisinformaation ohjelmasta toimittajille 4. kutsutun vierailuryhmän toimittajien matkajärjestelyt; lennot, hotellit, ateriat, sekä paikalliskuljetukset 5. aikataulukoordinaation ja isännöinnin vierailun aikana paikan päällä aikatauluvastuulla 6. artikkeliseurannan: tarjoaja toimittaa mediaraportoinnin kirjallisesti vierailun jälkeen julkaistuista artikkeleista. Toimittajaryhmien koko on 6-10 toimittajaa kussakin vierailussa ja heidän tulee olla eri puolilta maailmaa. Tekes saattaa tilata vierailuja yhteistyökumppaniensa kuten esimerkiksi Teollisuussijoituksen kanssa. Kustakin tilatusta ja järjestettävästä vierailusta Tekes antaa tavoitteet projektin aluksi. Tämän jälkeen yhteistyötä ylläpidetään palaverein ja sähköpostein. Hankittava palvelu ei vaadi matkustelua, mutta työtä tehdään englanniksi ja suomeksi, joten em. kielien sujuva hallinta on edellytyksenä palvelun tuottamiselle. Työ tehdään tarjoajan omissa tiloissa ja kukin vierailu raportoidaan kirjallisesti mediaseurannan avulla. Tarjouspyynnön mukaisten kansainvälisten toimittajavierailujen lisäksi Tekes voi järjestää myös itse muita viestintäpalvelujaan koskevien sopimusten mukaisia, ja myös ohjelmiensa edellyttämiä tämän tarjouskilpailun ulkopuolelle jääviä pienimuotoisempia toimittajavierailuja, joissa saattaa olla mukana kansainvälisiä toimittajia. 3 Sopimuskausi Sopimus on voimassa toistaiseksi kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Sopimus mahdollista irtisanoa aikaisintaan vuoden kulutta sen voimaantulosta. 4 Hankintamenettely

5 Tarjouspyyntö 5 (13) Hankinta suoritetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankinnan arvo ylittää EUkynnysarvon. Hankintamenettely toteutetaan vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjousten avaus ja tarjoajien kelpoisuuden tarkastus 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 4. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa. Tekesillä on kuitenkin oikeus perustellusta syystä olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Mikäli Tekes ei voi tehdä sopimusta tarjouskilpailun voittaneen palveluntarjoajan/toimittajan kanssa, voi se tehdä sopimuksen tarjouskilpailussa toiseksi sijoittuneen kanssa. 5 Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee täyttää Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä -lomakkeen (liite nro 3) mukaiset vaatimukset. 6 Tarjottavan henkilön/tiimin vähimmäisvaatimukset Tiimin vastuulliselta vetäjältä vaaditaan tiedotus- tai viestintäalan alan opistotasoisen tutkinnon lisäksi kokemus vähintään viiden vastaavanlaisen tilaisuuden järjestämisestä sekä sujuvaa suomen ja englannin kielten taitoa. Jokaiselta muulta tiimiin esitettävän henkilön edellytetään omaavan sujuvan suomen ja englannin kielen taidot, vähintään tiedotus-/ viestintäalan ammattitutkinto ja riittävä (2v) työkokemus viestintäalalta. Tarjoaja voi tarjota yhtä henkilöä tai tiimiä. Tiimissä voi olla enintään 5 nimettyä henkilöä, joista jokaisesta on täytettävä tarjouspyynnön liitteen 2 mukainen lomake (henkilön liite). 7 Tarjouksen vertailukriteerit Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Vertailukriteerit ja niiden painoarvot ovat seuraavat:

6 Tarjouspyyntö 6 (13) 7.1 Laatu Henkilön/tiimin osaaminen Henkilön/tiimin osaamisen painoarvo vertailussa 30 % Jokaisesta palveluun tarjottavasta henkilöstä ilmoitetaan tarjouspyynnön liitteen 2 mukaiset tiedot. Vertailussa arvioidaan tiimin jäsenten koulutuksen ja kokemuksen soveltuvuutta hankinnan kohteeseen nähden. Koulutuksen ja kokemuksen ollessa sekä vähimmäisvaatimuksina että vertailukriteereinä, ei vertailussa huomioida näiden ominaisuuden kestoa vaan ainoastaan sisältöä. Kumpikin osaamisen alakriteeri on keskenään samanarvoinen vertailussa ja niillä on sama painoarvo. Koulutuksen osalta Tekes arvostaa tiimin tiedotus- ja viestintäalan koulutuksen monipuolisuutta ja koulutuksen osuvuutta palvelun tarpeisiin nähden. Kokemuksen osalta Tekes arvostaa tiimin vierailujärjestelyjen/- tapahtumien läpiviennin ja asiakkuuksien monipuolisuutta (yksityinen/ julkinen tilaaja) sekä järjestettyjen vierailujen kohteiden toimialoittaista monipuolisuutta. Laadun vertailussa Tekes käyttää seuraavia laskukaavoja ja pisteytystapaa: Alakriteerit pisteytetään asteikolla 0 5 (0=täysin puutteellinen vastaavuus 1=heikko, 2=tyydyttävä, 3=melko hyvä, 4=hyvä, 5=erinomainen). Kun alakriteerit ovat keskenään samanarvoisia, niiden saamat pisteet lasketaan yhteen, ja muunnetaan asteikolle käyttäen seuraavaa kaavaa: tarjouksen pisteet / parhaat pisteet * 100. Siten eniten yhteenlaskettuja pisteitä saanut tarjous saa 100 pistettä kyseisestä kriteeristä ja muut laskukaavan mukaisesti suhteessa vähemmän. Haastatteluoptio Tarjouspyynnön mukaisen, vähimmäisvaatimukset täyttävän tarjouksen jättäneille järjestetään mahdollisesti myös haastattelu/tarjouksen esittelytilaisuus, mikäli Tekes katsoo haastattelun tarpeelliseksi tarjoukset arvioituaan. Tilaisuuden tarkoitus on tarjouksen ja tarjottavan henkilön esittely. Tilaisuudessa ei neuvotella tarjousten sisällöstä. Jos haastatteluoptio otetaan käyttöön, vaikuttaa se henkilön/tiimin osaamisen vertailukriteeriin 10 %:n painoarvolla, siten että henkilön/tiimin kokemuksen ja osaamisen vertailun painoarvoksi jää 20 %. Haastattelussa arvioidaan henkilön tai tiimin esiintymistaitoja.

7 Tarjouspyyntö 7 (13) Tekes lähettää tarjoajille haastattelukutsut, mikäli haastattelut järjestetään. Haastattelut pidetään Tekesin tiloissa Länsi-Pasilassa, Kyllikinportti 2, Helsinki Alustava toteutussuunnitelma Alustavan toteutussuunnitelman painoarvo vertailussa 40 % Tarjoajaa pyydetään tekemään toteutussuunnitelma on vuoden 2014 Slush -tapahtuman yhteyteen järjestettävästä kansainvälisestä toimittajavierailusta, jonka ajankohta on Suunnitelmassa esitetään vähintään seuraavat vertailtavat asiat: 1 Suunnitelmassa esitetään, millä perustein ja mistä medioista sekä miltä maantieteellisiltä alueilta toimittajia kutsuttaisiin. Suunnitelmassa tulee olla myös englanninkielinen kutsutiedote, jonka jakelusta ilmenee, mitä viestintäkanavia ja medioita / toimittajia ollaan kutsumassa vuoden 2014 Slush -tapahtumaan. 2 Suunnitelmassa esitetään millainen 4 päivän ohjelma järjestetään (1.päivä toimittajien viimeinen mahdollinen saapumispäivä Suomeen ja 4. päivä ensimmäinen mahdollinen poistumispäivä Suomesta) ja miten vierailun järjestämistyö ja vierailuisännöinti käytännössä hoidettaisiin. 3 Millainen oheisohjelma vieraille tarjotaan yhtenä iltapäivänä vierailun kuluessa teemalla: suomalaiset start up -yritykset. 4 Suunnitelmassa kuvataan toimittajavieraiden (6 englantia puhuvaa henkilöä, yksi kultakin tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 1) mukaiselta maantieteelliseltä alueelta) matka- ja majoitusjärjestelyt (lennot, majoitukset ja maakuljetukset ohjelman aikana) ja kerrotaan, miten toteutettaisiin palautteen ja mediaseurannan järjestäminen / raportointi tilaajalle. Huom.! Tekes ei hyödynnä hävinneiden tarjousten alustavia toteutussuunnitelmia varsinaista vuoden 2014 Slush - tapahtumaa järjestäessään. Alustavan toteutussuunnitelman enimmäispituus on 5 A4-sivua. Laadun vertailu Toteutussuunnitelman kukin alakriteeri on vertailussa samanarvoinen eli kullakin alakriteerillä on sama painoarvo. Arvioinnissa kiinnitetään erityinen huomio suunnitelman loogisuuteen ja tehokkuuteen, esitettyjen ohjelmajärjestelyjen laadukkuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen sekä esitystapaan.

8 Tarjouspyyntö 8 (13) Laadun vertailussa käytetään seuraavia laskukaavoja ja pisteytystapaa: Alakriteerit pisteytetään asteikolla 0 5 (0=täysin puutteellinen vastaavuus 1=heikko, 2=tyydyttävä, 3=melko hyvä, 4=hyvä, 5=erinomainen). Kun alakriteerit ovat keskenään samanarvoisia, niiden saamat pisteet lasketaan yhteen, ja muunnetaan asteikolle käyttäen seuraavaa kaavaa: tarjouksen pisteet / parhaat pisteet * 100. Siten eniten yhteenlaskettuja pisteitä saanut tarjous saa 100 pistettä kyseisestä kriteeristä ja muut laskukaavan mukaisesti suhteessa vähemmän. 7.2 Hinta Hinnan painoarvo tarjousten vertailussa on 30%. Tarjouksen hinta on annettava euroina, ilman arvonlisäveroa, seuraavasti: - hinnasta tulee selvitä toimittajakohtaiset vierailun päivähinnat liitteen 1 mukaisin maantieteellisin aluein. - tämän lisäksi tarjouksessa esitetään omina erinään alustavan toteutussuunnitelman mukaisen esimerkkivierailun raportoinnin kulut sekä vierailuisännöinnin/ -emännöinnin työkulu 4 päivän esimerkkivierailun läpiviennin osalta (kokonaishinta ja tuntihinta). Hinta ilmoitetaan tarjouspyynnön mukaisella hintaliitteellä (tarjouspyynnön liite 1). Hinnan vertailussa käytetään seuraavaa kaavaa: halvin hinta/tarjouksen hinta * Sopimusehdot Hankintaan sovellettavat sopimusehdot ilmenevät tarjouspyynnön liitteenä olevasta sopimusluonnoksesta. Lisäksi sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa, JYSE 2009 Palvelut. Sekä sopimusluonnoksen että JYSE 2009 Palvelut sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, jotka tarjoajan on hyväksyttävä sellaisenaan. Tarjoaja ei saa liittää tarjoukseensa omia sopimusehtojaan. Mikäli tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa ei päästä sopimukseen, jatketaan neuvotteluja toisella sijalla olevan kanssa. 9 Maksuehto 30 päivää netto, mikä lasketaan laskun päiväyksestä.

9 Tarjouspyyntö 9 (13) Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 10 Hankintaan liittyvien kulujen korvaamisesta Tekes ei korvaa työn tekemiseen tarvittavia työvälineitä, eikä tarjouksen tekemisestä aiheutuneita kuluja. Tekes ja toimittaja sopivat palvelussa tarvittavista toimittajan matkoista etukäteen kunkin vierailuohjelman yhteydessä. Tekes korvaa toimittajalle kohtuulliset matka- ja majoituskustannukset valtion matkustussäännön mukaisesti. Kustannukset korvataan niiden matkojen osalta, jolloin tarjoaja liikkuu toimittajaryhmän mukana. Toimittaja ei kuitenkaan veloita matkakuluja matkoista, jotka ovat enintään 30 kilometriä toimittajan toimipisteestä. 11 Alihankinnat ja tarjoaminen ryhmittymänä Tarjoajan tulee antaa selvitys mahdollisista alihankinnoista. Tarjoaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan. Suoraan työn toteuttamiseen osallistuvat alihankkijat on nimettävä ja niiden osalta on annettava selvitys yrityksen perustiedoista. Palveluntuottajan on ilmoitettava tilaajan hyväksyttäväksi sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamisessa käyttämänsä keskeiset alihankkijat. Perustellusta syystä Tekes voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa Toimittajat voivat tehdä tarjouksia ryhmittymänä (laki julkisista hankinnoista 61 ). Jos tarjouksen antajana on ryhmittymä, tarjoajan on vastattava kokonaisuudesta kaikilta osin. 12 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 13 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 120 päivää edellä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättämispäivästä lukien.

10 Tarjouspyyntö 10 (13) 14 Tarjoustietojen ja tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: Julkisuuslain 11 2 momentin 6 kohdan nojalla tarjousvertailussa käytetyt tiedot ovat asianosaisjulkisia ja tarjoaja hyväksyy tämän tarjouksen antaessaan. Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, vertailuhinta ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintapäätös on tehty. Tarjousasiakirjat ovat kaikille julkisia vasta sen jälkeen, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Salassa pidettäviä tietoja määrittäessään tarjoajan tulee ottaa huomioon julkisuuslaissa tarkoitetut salassa pidettäviä tietoja koskevat säännökset ja velvoitteet. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 15 Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus Tarjotun palvelun on oltava tarjouspyynnön mukainen ja tarjoukseen on liitettävä kaikki pyydetyt selvitykset. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset tullaan hylkäämään. 16 Tarjouksen tekeminen ja liitteet Tarjous tulee tehdä kirjallisena suomen kielellä. Kaiken tarjousaineiston tulee olla tarjouksen mukana, esim. www-sivuilla oleviin tietoihin ei voi viitata. Tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan nimi, y-tunnus, postiosoite sekä tarjouksen yhteyshenkilö, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tarjoajan tulee huolehtia, että tarjous sisältää seuraavat liitetiedostot: 1. Hintataulukko 2. Henkilön taulukko 3. Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä 4. Selvitys liikesalaisuuksista 5 Alustava toteutussuunnitelma

11 Tarjouspyyntö 11 (13) 17 Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouspyynnöstä voi kysyä lisätietoja saakka vain sähköpostitse osoitteesta kilpailutus(at)tekes.fi. Kysymysviesti tulee otsikoida Kysymykset Tekes kokoaa kysymykset yhteen ja vastaa niihin mennessä. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan tällöin osoitteessa: Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa puhelimitse esitettyihin kysymyksiin. 18 Tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla kaikkine liitteineen perillä Tekesissä viimeistään klo Tarjous pyydetään toimittamaan ensisijaisesti suojatulla sähköpostiyhteydellä -> Tekes -> Yhteystiedot -> Virallinen luottamuksellinen posti (suojattu yhteys) Lähetyksessä tulee huomioida seuraavat asiat: Sähköpostin osoitekenttään tai kirjekuoreen tulee selkeästi merkitä tarjoajan nimi ja tarjouksen tunnus: Tarjous. Sähköpostin maksimikoko liitteineen on 5 Mt. Liitetiedostot voivat olla pakattuja (Winzip) Liitetiedostot tulee toimittaa ensisijaisesti.pdf- ja.tif-dokumentteina. Liitetiedostot on mahdollista toimittaa myös.rtf tiedostoina sekä Wordin.doc ja.docx - tiedostoina, Excelin.xls- ja.xlsx tiedostoina sekä Powerpointin.ppt- ja.pptx - tiedostoina. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous liitteineen saapuu perille ajoissa. Myöhästynyttä tarjousta ei huomioida. Tekesin sähköpostijärjestelmä lähettää vastaanotetuista viesteistä kuittauksen. Sähköpostitse lähetettäessä tarjouksen liitteineen katsotaan olevan perillä Tekesissä silloin, kun tarjouksen sisältävä viesti/viestit ja niiden liitteet ovat käytettävissä ja luettavassa muodossa Tekesin kirjaamon sähköpostissa. Jos tarjous lähetetään usealla viestillä, on huomioitava, että tarjous katsotaan ajoissa saapuneeksi vain, jos kaikki tarjouksen osia sisältävät viestit ovat perillä Tekesissä yllä mainittuun määräaikaan mennessä. Tarjous voidaan toimittaa myös sähköpostitse, osoitteeseen kirjaamo@tekes.fi tai se voidaan jättää postitse tai Tekesin vastaanottoon tuomalla suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen:

12 Tarjouspyyntö 12 (13) Tekes/Kirjaamo PL 69 (Kyllikinportti 2) Helsinki 19 Allekirjoitukset Innovaatiorahoituskeskus Tekes Ulla Hiekkanen-Mäkelä Johtaja Markkinointi ja viestintä Asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti.

13 Tarjouspyyntö 13 (13) Liitteet 1. hintataulukko Liite 1 2. henkilön taulukko Liite 2 3. vakuutus velvoitteiden täyttämisestä Liite 3 4. selvitys liikesalaisuuksista Liite 4 5. sopimusluonnos Liite 5 6. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2007 Palvelut): Julkis/JYSE_2009_palvelut.pdf