Hankintapalvelut SOPIMUS / LIITE 4 1 (9) HANKINTASOPIMUS 1. SOPIJAPUOLET Tilaaja Espoon kaupunki osoite Vantaan kaupunki osoite Toimittaja Yritys X osoite 2. YHTEYSHENKILÖT Sopijapuolet nimeävät yhteyshenkilöt hoitamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvia asioita. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa tämän sopimuksen toteutumista. Yhteyshenkilöt, heidän yhteystietonsa sekä vastuualueensa on lueteltu kaupunkikohtaisissa liitteissä. Sopijapuolet pitävät tiedot ajan tasalla ja ilmoittavat muutoksista toisen sopijapuolen vastaaville henkilöille viipymättä. 3. SOPIMUKSEN KOHDE Sopimuksen kohteena ovat kopiopapereiden ostaminen. Tarkempi erittely sopimuksen kohteesta käy ilmi liitteestä 1 Hintaliite Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin. Toimittaja sitoutuu siihen, että se täyttää kaikki tarjouspyynnössä xx.xx.2012 tarjoajalle asetetut vaatimukset koko sopimuskauden ajan.
Hankintapalvelut SOPIMUS / LIITE 4 2 (9) 4. SOPIMUSTA KÄYTTÄVÄT KONSERNIYHTEISÖT Tähän sopimukseen voivat halutessaan liittyä Tilaajan konserniyhteisöt, sen jälkeen kun konserniyhteisö on siitä ensin sopinut Tilaajan sopimuksesta vastaavan yhteyshenkilön kanssa. Tilaajan sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa Toimittajan vastaavalle yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. Konserniyhteisö on oikeutettu käyttämään Tilaajan ja Toimittajan välistä sopimusta välittömästi sen jälkeen, kun konserniyhteisö on ilmoittanut Toimittajalle laskutus-, ym. Toimittajan edellyttämät tiedot. Konserniyhteisöt ovat yhteisöjä, joissa Tilaajalla on määräysvalta. Selvyyden vuoksi todetaan, että konserniyhteisö ei tule tämän sopimuksen sopijaosapuoleksi, eikä se voi siten esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopimukseen. 5. SOPIMUKSEN SYNTYMINEN JA KESTO Sopimus syntyy, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimuskausi on kolme (3) vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta ja sen on suunniteltu alkavan 01.01.2013. Tilaaja varaa oikeuden jatkaa sopimuskautta yhden (1) vuoden optiolla. Tilaaja ilmoittaa option käyttöönottamisesta ennen sopimuskauden päättymistä 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 6. HINNAT JA MAKSUEHTO SEKÄ LASKUTUS Hinnat ovat kiinteinä voimassa ilman arvonlisäveroa (alv 0 %) 30.04.2013 asti. Hinnat ovat sopimuksen liitteenä Liite1 Hintaliite. Maksuehto on vähintään 21 vuorokautta netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskutuskäytännöt on määritelty kunkin Tilaajan osalta kaupunkikohtaisissa liitteissä.
Hankintapalvelut SOPIMUS / LIITE 4 3 (9) 7. HINTOJEN TARKISTAMINEN Toimittaja sitoutuu siihen, että tämän sopimuksen hinnat pysyvät kilpailukykyisinä koko sopimuskauden ajan. Hintoja voidaan tarkistaa molempien sopijapuolten esityksestä sopimuksen voimassaoloaikana. Hintojen tarkistaminen sopimuskauden aikana on mahdollista ainoastaan todellisia kustannusten muutoksia vastaavasti. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hinnoissa on huomioitava myös kustannusten lasku. Mahdollisia hinnantarkistusesityksiä voidaan tehdä 2 kertaa kalenterivuodessa: Huhtikuussa ja Lokakuussa. Hinnantarkistusesitys on tehtävä kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet. Esitys on tehtävä vähintään kaksi (2) kuukautta ennen sitä ajankohtaa, josta lukien hinnanmuutos astuu voimaan. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Tilaajalla on pyydettäessä oikeus saada Toimittajalta kaikki tarvittavat tiedot hinnanmuutosten tarkistamista varten. Toimittajan tulee ennen sopimuksen allekirjoittamista ja sopimuskauden aikana pyydettäessä esittää kustannusrakenteensa mikäli Tilaaja niin vaatii. Mikäli hintojen muutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, on molemmilla sopijapuolilla oikeus kirjallisesti irtisanoa sopimus päättymään kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olleita hintoja. Sopimuksessa mainittuihin hintoihin sisältyvät sopimuksen allekirjoituspäivänä voimassa olevat viranomaisten määräämät julkiset maksut lukuun ottamatta arvonlisäveroa. Arvonlisävero lisätään hintoihin kulloinkin voimassaolevien säännösten mukaisesti. Mikäli viranomaisten määräämien maksujen suuruus tai kantoperuste muuttuu joko säädösmuutosten tai verotuskäytännön muuttumisen takia, muuttuvat tuotteiden hinnat vastaavasti. 8. TILAAMINEN Kukin Tilaaja tilaa tämän sopimuksen mukaisia tuotteita sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Tilaustavat on kuvattu kunkin Tilaajan osalta erikseen kaupunkikohtaisissa liitteissä.
Hankintapalvelut SOPIMUS / LIITE 4 4 (9) 9. TOIMITUSEHTO Toimitusehto: TOP kaupunki Finnterms 2001. Lisäksi Toimittaja vastaa pakkausjätteiden pois kuljetuksesta. Toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa pientoimituslisää. Toimitusehdot on määritelty tarkemmin Espoon ja Vantaan kaupunkikohtaisissa liitteissä. 10. TOIMITUSAIKA Toimitusaika on enintään kaksi (2) työpäivää tilauksen vastaanottamisesta 11. RAPORTIT Toimittaja sitoutuu antamaan tilaajalle vähintään kaksi kertaa vuodessa kaupunkikohtaiset raportit. Raporttien tulee olla toimipiste- ja tuotekohtaiset ja niistä tulee käydä ilmi ostojen euromääräinen arvo (alv 0) ja toimitusmäärät riiseinä. 12. KESTÄVÄ KEHITYS Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti. 13. TAVARAN VIRHE Toimittaja on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan poistamaan sellaiset tavarassa ilmenevät virheet, jotka ovat olleet tavarassa vaaranvastuun siirtyessä ja joita Tilaaja ei ole kohtuudella voinut havaita vastaanottotarkastuksessa. Tilaajan tulee ilmoittaa virheestä kirjallisesti Toimittajalle viikon kuluessa siitä kun Tilaaja on havainnut virheen. Mikäli Toimittaja ei oikaise virhettä kohtuullisessa ajassa Tilaajan reklamaatiosta, on Tilaaja oikeutettu tekemään tai teettämään tarpeelliset korjaukset Toimittajan vastuulla ja kustannuksella.
Hankintapalvelut SOPIMUS / LIITE 4 5 (9) 14. KORVAUSVASTUU VIRHEELLISEN TUOTTEEN AIHEUTTAMASTA VAHINGOSTA Toimittaja vastaa virheellisen tuotteen sekä Tilaajalle että kolmannelle mahdollisesti aiheuttamasta vahingosta. Tapauksissa, joissa Tilaaja on laillisessa korvausvastuussa kolmanteen henkilöön nähden, vahinkotapaukset hoidetaan siten, että Tilaaja hoitaa korvauskäsittelyn oman hallintomenettelynsä mukaisesti. Mikäli vahinko on edellä mainitussa tapauksessa aiheutunut siitä, että Toimittaja on laiminlyönyt sopimusvelvoitteensa, on Tilaajalla oikeus kohdistaa Toimittajaan korvausvaade. 15. TOIMITTAJAN TALOUDELLISEN TILANTEEN SEURANTA Tilaajalla on oikeus seurata sopimuskauden aikana Toimittajan taloudellisia edellytyksiä sopimuksen täyttämiseen. Toimittajan on toimitettava Tilaajalle 12 kuukauden välein sopimuskauden aikana seuraavat selvitykset: - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty sekä - todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos Toimittaja ei toimita määräajassa kyseisiä selvityksiä. Ennen sopimuksen purkamista Tilaajan tulee kirjallisesti huomauttaa Toimittajaa laiminlyönnistä ja ilmoittaa sopimuksen purkamisen uhasta, ellei laiminlyöntiä korjata Tilaajan vaatimassa kohtuullisessa ajassa. 16. ALIHANKINNAT Toimittajan tulee ilmoittaa käyttämänsä alihankkijat. Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä kieltää tietyn alihankkijan käyttäminen. Toimittaja vastaa alihankkijoidensa osuudesta kuten omastaan.
Hankintapalvelut SOPIMUS / LIITE 4 6 (9) Toimittaja on velvollinen ottamaan huomioon salassapitoa koskevat määräykset myös alihankintasopimuksia tehdessään. 17. VAHINGONKORVAUS Sopijapuolella on oikeus saada toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta korvaus kaikista välittömistä kuluista ja vahingoista. Korvausvaatimukset on esitettävä kirjallisesti. 18. VIIVÄSTYSSAKKO Mikäli tavaran toimittaminen viivästyy sovitusta, on Tilaajalla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan 5 prosenttia jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan tavaran tai sen osan hinnasta, joka viivästymisen vuoksi on jäänyt saamatta, ja sitä peritään enintään 15 viikolta. 19. SALASSAPITO Tilaaja noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot sikäli kuin ne ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijapuolen hallussa ilman aineistoa koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen aineiston saamista toiselta sopijapuolelta tai (d) jonka sopijapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle.
Hankintapalvelut SOPIMUS / LIITE 4 7 (9) Toimittaja ei saa käyttää sopimusta tai Tilaajien nimeä markkinoinnissa ilman Tilaajien lupaa. 20. YLIVOIMAINEN ESTE Lakon, saarron, työsulun, yleisen energia- tai vedenjakelun keskeytymisen tai muun näihin verrattavan poikkeuksellisen tilanteen vallitessa osapuolet vapautuvat velvoitteistaan siltä ajalta, jolloin mainitut olosuhteet vallitsevat. Ylivoimaisen esteen olemassaolosta on annettava viranomaisen todistus tai muu, sopijapuolten yhdessä luotettavaksi katsoma selvitys. Sopijapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen esteeseen, ellei hän ole viipymättä antanut siitä ilmoitusta tiedon saatuaan. Esteen lakkaamisesta on myös ilmoitettava viipymättä. Alihankinnan viivästys em. syystä katsotaan myös ylivoimaiseksi esteeksi. 21. SOPIMUKSEN PURKAMINEN Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut Tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin.
Hankintapalvelut SOPIMUS / LIITE 4 8 (9) Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. 22. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN Tätä sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman kaikkien sopijapuolten kirjallista suostumusta. 23. SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Sopijapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopijapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. 24. ERIMIELISYYDET Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisissä neuvotteluissa. Ellei neuvotteluissa löydetä ratkaisua, erimielisyydet ratkaistaan Espoon käräjäoikeudessa. Tähän sopimukseen ja tähän hankintaan liittyviin vakuuksiin sovelletaan Suomen lakia. 25. SOPIMUKSEN PÄÄTTYMINEN Tilaaja tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, Tilaajan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes Tilaaja on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. 26. MUUT EHDOT Tähän sopimukseen sovelletaan lisäksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT niiltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu.
Hankintapalvelut SOPIMUS / LIITE 4 9 (9) 27. TARJOUSKILPAILUASIAKIRJOJEN KESKINÄINEN PÄTEMISJÄRJESTYS 1. tämä sopimus liitteineen numerojärjestyksessä 2. tarjouspyyntö liitteineen ja mahdollisine täydennyksineen 3. JYSE 2009 TAVARAT 4. tarjous 28. ALLEKIRJOITUKSET Tämä sopimus on laadittu kahtena samasanaisena kappaleena, yksi allekirjoittavalle kaupungille ja yksi Toimittajalle. Espoossa x. päivänä x kuuta 2012 Espoon kaupungin Hankintapalvelut Toimittaja Hankintajohtaja X Yritys X titteli LIITTEET Liite 1 Hintaliite Liite 2 Kaupunkikohtaiset liitteet Liite 3 Muut liitteet Liite 4 JYSE 2009 TAVARAT