Espoon kaupungin hankintapalvelut LIITE 5 1 (9) VIRVE-PÄÄTELAITTEIDEN HANKINTA 1. SOPIJAPUOLET Tilaaja Espoon kaupunki /Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos Vantaan kaupunki /Keski-Uudenmaan pelastuslaitos Porvoon kaupunki /Itä-Uudenmaan pelastuslaitos Toimittaja Yritys X osoite 2. YHTEYSHENKILÖT 3. SOPIMUKSEN KOHDE Sopijapuolet nimeävät yhteyshenkilöt hoitamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvia asioita. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa tämän sopimuksen toteutumista. Yhteyshenkilöt, heidän yhteystietonsa sekä vastuualueensa on lueteltu kaupunkikohtaisissa liitteissä. Sopijapuolet pitävät tiedot ajan tasalla ja ilmoittavat muutoksista toisen sopijapuolen vastaaville henkilöille viipymättä. Hankinnan kohteena on Virve-päätelaitteiden (täydentyy päätöksestä) hankinta Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen, Keski- Uudenmaan pelastuslaitoksen ja Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksen tarpeisiin. Toimittaja sitoutuu siihen, että tuotteet ja palvelut ovat hankinnan yksilöinnin (liite 1) mukaisia koko sopimuskauden ajan. Mikäli tuotteiden ominaisuuksiin tulee muutoksia, on muutokset hyväksytettävä Tilaajalla (katso kohta 7). 4. SOPIMUKSEN SYNTYMINEN JA KESTO Sopimus syntyy, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimuskausi on kaksi vuotta + kahden vuoden mahdollinen optio.
Espoon kaupungin hankintapalvelut LIITE 5 2 (9) Tilaaja ilmoittaa option käyttöönottamisesta kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 5. HINNAT JA MAKSUEHTO SEKÄ LASKUTUS 6. HINTOJEN TARKISTAMINEN Hinnat ovat sopimuksen liitteellä (hintaliite). Maksuehto on vähintään 21 vuorokautta netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Mikäli laskun maksaminen on viivästynyt laskussa olevien tietojen puutteellisuuden takia, ei Tilaajalla ole velvollisuutta maksaa viivästymisen johdosta aiheutuneita seuraamuksia (esim. viivästyskorkoa). Laskutuskäytännöt sovitaan kunkin Tilaajan osalta kaupunkikohtaisesti erikseen. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alkaessa mahdollisuus verkkolaskutukseen. Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät vähintään 31.12.2013 asti. Tämän jälkeen hintoihin voidaan tehdä tarkastuksia. Hinnantarkastukset tulee tehdä kolme (3) kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Hinnoissa on huomioitava myös kustannusten lasku. Hinnantarkistusesitys on tehtävä kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Espoon kaupungin Hankintapalveluille (PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI). Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Tilaajalla on pyydettäessä oikeus saada Toimittajalta kaikki tarvittavat tiedot hinnanmuutosten tarkistamista varten. Hintojen tarkistaminen on mahdollista ainoastaan todellisia kustannusten muutoksia vastaavasti. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan korottaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Jos hinnanmuutoksista ei päästä yksimielisyyteen, Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantu-
Espoon kaupungin hankintapalvelut LIITE 5 3 (9) 7. KORVAAVAT TUOTTEET 8. TILAAMINEN 9. TOIMITUSEHTO lopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Sopimuksessa mainittuihin hintoihin sisältyvät sopimuksen allekirjoituspäivänä voimassa olevat viranomaisten määräämät julkiset maksut lukuun ottamatta arvonlisäveroa. Arvonlisävero lisätään hintoihin kulloinkin voimassaolevien säännösten mukaisesti. Mikäli viranomaisten määräämien maksujen suuruus tai kantoperuste muuttuu joko säädösmuutosten tai verotuskäytännön muuttumisen takia, muuttuvat tuotteiden hinnat vastaavasti. Toimittaja on velvollinen huolehtimaan siitä, että Tilaajan yhteyshenkilöllä on saatavilla voimassa oleva nettohinnasto. Toimittaja voi Tilaajan suostuessa korvata sopimuksen mukaiset tuotteet toisilla tuotteilla. Mikäli Tilaaja hyväksyy korvaavan tuotteet tulee korvaava tuote saada alkuperäisen tuotteen hinnalla tai korvaavan tuotteen hinnalla, mikäli korvaava tuote on alkuperäistä tuotetta edullisempi. Tilaaja voi tilata tuotteita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Tilaaja ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Optiona olevien tuotteiden ja palveluiden tilaamisesta Tilaaja päättää tapauskohtaisesti erikseen. Tilaus tehdään joko ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. Tilaustavat tarkennetaan sopimuksentekovaiheessa kaupunkikohtaisesti. Toimitusehto TOP kaupunki Finnterms 2001 (vapaasti perillä purettuna tilaajan osoittamaan paikkaan, kuljetus vakuutettuna toimittajan lukuun, ei pientoimitus-/laskutuslisiä). 10. RAPORTIT Tammikuun loppuun mennessä on toimitettava edellisen vuoden myyntiraportti edellisen vuoden ostoista tuote- ja kaupunkikohtaisesti. Toimittajan on toimitettava myös raportti saaduista reklamaatioista / virheellisistä toimituksista.
Espoon kaupungin hankintapalvelut LIITE 5 4 (9) 11. KESTÄVÄ KEHITYS 12. TAKUU Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti. Tuotteiden takuuaika on vähintään 24 kuukautta. Takuu alkaa siitä päivästä, jona Tilaaja on hyväksynyt ja vastaanottanut tavaran. Takuuaikaa jatketaan sillä ajalla, jolla tavara ei ole ollut Tilaajan käytettävissä johtuen tavaran virheen korjaamisesta. Toimittaja on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan kustannuksellaan poistamaan kaikki takuuaikana ilmenevät virheet tai toimittamaan uuden tavaran virheellisen tilalle. Toimittajan vastuu ei ulotu virheisiin, jotka ovat aiheutuneet tavanomaisesta kulumisesta tai Tilaajan tuottamuksesta. 13. TAVARAN VIRHE Toimittaja on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan poistamaan sellaiset tavarassa ilmenevät virheet, jotka ovat olleet tavarassa vaaranvastuun siirtyessä ja joita Tilaaja ei ole kohtuudella voinut havaita vastaanottotarkastuksessa. Tilaajan tulee ilmoittaa virheestä kirjallisesti Toimittajalle kohtuullisessa ajassa siitä kun Tilaaja on havainnut virheen. Mikäli Toimittaja ei oikaise virhettä kohtuullisessa ajassa Tilaajan reklamaatiosta, on Tilaaja oikeutettu tekemään tai teettämään tarpeelliset korjaukset Toimittajan vastuulla ja kustannuksella. 14. KORVAUSVASTUU VIRHEELLISEN TUOTTEEN AIHEUTTAMASTA VAHIN- GOSTA Toimittaja vastaa virheellisen tuotteen sekä Tilaajalle että kolmannelle mahdollisesti aiheuttamasta vahingosta. Tapauksissa, joissa Tilaaja on laillisessa korvausvastuussa kolmanteen henkilöön nähden, vahinkotapaukset hoidetaan siten, että Tilaaja hoitaa korvauskäsittelyn oman hallintomenettelynsä mukaisesti. Mikäli vahinko on edellä mainitussa tapauksessa aiheutunut
Espoon kaupungin hankintapalvelut LIITE 5 5 (9) siitä, että Toimittaja on laiminlyönyt sopimusvelvoitteensa, on Tilaajalla oikeus kohdistaa Toimittajaan korvausvaade. 15. TOIMITTAJAN TALOUDELLISEN TILANTEEN SEURANTA 16. ALIHANKINNAT Tilaajalla on oikeus seurata sopimuskauden aikana Toimittajan taloudellisia edellytyksiä sopimuksen täyttämiseen. Toimittajan on toimitettava Tilaajalle 12 kuukauden välein sopimuskauden aikana seuraavat selvitykset: - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty sekä 17. VAHINGONKORVAUS - todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos Toimittaja ei toimita määräajassa kyseisiä selvityksiä. Ennen sopimuksen purkamista Tilaajan tulee kirjallisesti huomauttaa Toimittajaa laiminlyönnistä ja ilmoittaa sopimuksen purkamisen uhasta, ellei laiminlyöntiä korjata Tilaajan vaatimassa kohtuullisessa ajassa. Toimittajan tulee ilmoittaa käyttämänsä alihankkijat. Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä kieltää tietyn alihankkijan käyttäminen. Toimittaja vastaa alihankkijoidensa osuudesta kuten omastaan. Toimittaja on velvollinen ottamaan huomioon salassapitoa koskevat määräykset myös alihankintasopimuksia tehdessään. Sopijapuolella on oikeus saada toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta korvaus kaikista välittömistä kuluista ja vahingoista. Korvausvaatimukset on esitettävä kirjallisesti.
Espoon kaupungin hankintapalvelut LIITE 5 6 (9) 18. VIIVÄSTYSSAKKO 19. SALASSAPITO 20. YLIVOIMAINEN ESTE Mikäli tavaran toimittaminen viivästyy sovitusta, on Tilaajalla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan 1 prosenttia jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan tavaran tai sen osan hinnasta, joka viivästymisen vuoksi on jäänyt saamatta, ja sitä peritään enintään 10 viikolta. Tilaaja noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot sikäli kuin ne ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijapuolen hallussa ilman aineistoa koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen aineiston saamista toiselta sopijapuolelta tai (d) jonka sopijapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Toimittaja ei saa käyttää sopimusta tai Tilaajien nimeä markkinoinnissa ilman Tilaajien lupaa. Lakon, saarron, työsulun, yleisen energia- tai vedenjakelun keskeytymisen tai muun näihin verrattavan poikkeuksellisen tilanteen vallitessa osapuolet vapautuvat velvoitteistaan siltä ajalta, jolloin mainitut olosuhteet vallitsevat. Ylivoimaisen esteen olemassaolosta on annettava viranomaisen todistus tai muu, sopijapuolten yhdessä luotettavaksi katsoma selvitys. Sopijapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen esteeseen, ellei hän ole viipymättä antanut siitä ilmoitusta tie-
Espoon kaupungin hankintapalvelut LIITE 5 7 (9) 21. SOPIMUKSEN PURKAMINEN 22. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN don saatuaan. Esteen lakkaamisesta on myös ilmoitettava viipymättä. Alihankinnan viivästys em. syystä katsotaan myös ylivoimaiseksi esteeksi. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut Tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Tätä sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman kaikkien sopijapuolten kirjallista suostumusta.
Espoon kaupungin hankintapalvelut LIITE 5 8 (9) 23. SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN 24. ERIMIELISYYDET 25. SOPIMUKSEN PÄÄTTYMINEN 26. MUUT EHDOT Sopijapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopijapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisissä neuvotteluissa. Ellei neuvotteluissa löydetä ratkaisua, erimielisyydet ratkaistaan Espoon käräjäoikeudessa. Tähän sopimukseen ja tähän hankintaan liittyviin vakuuksiin sovelletaan Suomen lakia. Tilaaja tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, Tilaajan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes Tilaaja on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Tähän sopimukseen sovelletaan lisäksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT niiltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu. 27. TARJOUSKILPAILUASIAKIRJOJEN KESKINÄINEN PÄTEMISJÄRJESTYS 28. ALLEKIRJOITUKSET 1. Tämä sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö pvm 3. Jyse 2009 TAVARAT 4. Tarjous pvm Tämä sopimus on laadittu kahtena samasanaisena kappaleena, yksi allekirjoittavalle kaupungille ja yksi Toimittajalle. (Muille kaupungille lähetetään kopio allekirjoitetusta sopimuksesta).
Espoon kaupungin hankintapalvelut LIITE 5 9 (9) Espoossa..2012 Espoon kaupungin hankintapalvelut Toimittaja Marjo Ojala va. hankintapalvelujen johtaja Allekirjoittaja X titteli x yritys x LIITTEET Liite 1 Hankinnan yksilöinti Liite 2 Hintaliite Liite 3 Kaupunkikohtaiset liitteet (yhteyshenkilöt ja laskutustiedot)