SANELUJÄRJESTELMÄ JA SANELUNPURKUPALVELU Perusturvakuntayhtymä Karviainen (jäljempänä tilaaja ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa 10.2.2017 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti sanelujärjestelmästä ja sanelunpurkupalvelusta. 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Hankinnan kohteena on jäljempänä tarkemmin määritelty sanelujärjestelmä ja sanelunpurkupalvelu. Tilaajan tarkoituksena on siirtyä käyttämään sanelunpurussa yksinomaan ostopalvelua. Tällä hetkellä lääkärien vastaanotoilla (25 lääkäriä) on käytössä ylivuotopalvelu, vuodeosastoilla (61 sairaansijaa) ja työterveyshuollossa (3 lääkäriä) kaikki sanelut on purkanut ulkoinen palveluntuottaja. Vuosittainen sanelujen määrä on ollut n. 7 500 sanelua. Kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteessä 1 Palvelunkuvaus. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. 2. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on 1.4.2017 31.12.2018. Lisäksi tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 3. HANKINTAMENETTELY Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankinta on lain 107 mukainen E listan palvelu (Terveydenhuollon hallinnollinen palvelu). Hankinnassa käytetään vuoden 2007 hankintalain mukaista kansallista avointa menettelyä. Tilaaja voi perustellusta syystä keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä.
4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen posti@karviainen.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Sanelupalvelu. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 16.2.2017 kello 12.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internetsivuilla osoitteessa www.karviainen.fi/hankinnat 17.2.2017. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2A, Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1, Palvelunkuvaus sekä liitteessä 2B, Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset. Palvelun hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 4 Hintalomake. Liitteet 2A, 2B, 3 ja 4 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen tekemisen tueksi on laadittu lisäksi tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo, liite 7, joka tarjoajan on allekirjoitettava ja liitettävä tarjoukseensa. Kansilehdellä on lueteltu kaikki tarjouksen pakolliset liitteet ja
tarjoajan tulee merkitä kansilehdelle sanottujen liitteiden numerot ja sijainti tarjouksessaan. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset on annettava suomen kielellä. 7. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 27.2.2017 klo 12. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB -muistitikulla samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjousmerkintä Sanelupalvelu pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa. Postiosoite: Perusturvakuntayhtymä Karviainen, PL 114, 03101 Nummela Käyntiosoite: Vihdin kunnanvirasto, Asemantie 30, 03100 Nummela Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 8. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hinnoitteluperusteet on tarkemmin kuvattu liitteessä 4 Hintaliite ja liitteessä 5 Sopimusluonnos
9. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille tässä tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, hyväksytään tarjousten vertailuun. Valintaperusteena käytetään hintaa. Tarjoukset pisteytetään alla olevalla tavalla siten, että kokonaispistemäärä voi enintään olla 100 pistettä (sanelujärjestelmä enintään 40 pistettä ja sanelunpurku enintään 60 pistettä). Sanelujärjestelmä Halvimman hinnan tarjonnut tarjoaja saa maksimipistemäärän 40 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suhteessa edullisimpaan tarjoukseen laskentakaavan halvin kokonaishinta x 40 /vertailtava tarjous perusteella. Sanelunpurku Halvimman hinnan tarjonnut tarjoaja saa maksimipistemäärän 60 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suhteessa edullisimpaan tarjoukseen laskentakaavan halvin kokonaishinta x 60 /vertailtava tarjous perusteella. Mikäli tarjousvertailussa useampi tarjoaja sijoittuu järjestyksessä samalle sijalle, arvotaan järjestys. Arvonta suoritetaan siten, että arvottaville annetaan arvontanumero ykkösestä eteenpäin, siten että aakkosissa yrityksen nimen perusteella ensimmäinen saa numeron 1 jne. Numerot kirjataan samankokoisille paperilapuille, jotka laitetaan läpinäkymättömään laatikkoon. Arvonnassa ensimmäiseksi nostettu on järjestyksessä ensimmäinen. 10. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Nummelassa 9.2.2017 Perusturvakuntayhtymä Karviainen Minna Luoto työikäisten terveyspalvelupäällikkö, hankintakoordinaattori LIITTEET Liite 1 Liite 2A Palvelunkuvaus Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä)
Liite 2B Liite 3 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Liite 7 Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Referenssit Hintalomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Sopimusluonnos Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut) http://vm.fi/documents/10623/307565/jyse+palvelut/564be8e8-8ed1-4b44-a206-701e54f6348e Tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä)