TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) Toimistotyön ergonomiatuotteiden hankinta Espoon kaupunki pyytää tarjousta toimistotyön ergonomiatuotteista. Tuotteiden tulee olla ammatilliseen toimistokäyttöön tarkoitettuja. Toimistotyön ergonomiatuotteiden avulla pyritään ennaltaehkäisemään työntekijöiden tuki- ja liikuntaelinsairauksien syntymistä sekä ehkäisemään oireiden pahenemista. Työterveyshuollon suosituksesta voidaan terveydellisin perustein hankkia yksittäisiä tuotteita myös tämän kilpailutuksen perusteella syntyneiden sopimusten ulkopuolelta. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 3 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Toimistotyön ergonomiatuotteiden hankinta sisältää hiiret, hiirenohjaimet, näppäimistöt, laptop-lisätarvikkeet, erilaiset tuet ja aktiivi-istuimet. Tarjoaja voi tarjota kaikkia tai osaa liitteessä 1 olevista tuotteista. Osatarjoukset huomioidaan. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. Puitejärjestely Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus muodostaa puitejärjestely kolmen toimittajan kanssa. Valittujen toimittajien tulee järjestää asiakkaalle tarpeen mukaan tuotteiden koekäyttömahdollisuus erikseen sovittavalla tavalla. Tuotteita tilataan valituksi tulleilta toimittajilta ensisijaisuusjärjestyksessä siten, että tilaukset tehdään siltä toimittajalta, jonka tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. Jos ensisijainen toimittaja ei pysty toimittamaan tilausta tai tuotevalikoimasta ei löydy haluttua tuotetta, tehdään tilaus toiseksi sijoittuneelta toimittajalta jne. Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimus on määräaikainen 1.9.2013 31.8.2015. Sopimukseen sisältyy 1+1 vuotta kattava optioehto. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan 6 kuukautta ennen
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) sopimuskauden päättymistä. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä Tarjouksen hylkääminen Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen tuotteiden tulee olla tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 1. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 2. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa ja niiden tulee olla sitovina voimassa 31.8.2014 asti. Tarjoukseen tulee liittää hinnasto ja tarjoajan tulee ilmoittaa hinnastohinnoista myönnettävä alennusprosentti muille tuotteille, joita Espoon kaupunki voi lisäksi hankkia sopimuskauden aikana. Koekäyttö ja käytönopastus Tarjoajan on tarvittaessa toimitettava tuote koekäyttöön ja annettava pyydettäessä käytönopastusta. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus arvioituna seuraavasti. Hinta, painoarvo 80 pistettä Hintavertailu suoritetaan rivikohtaisesti. Rivikohtainen halvin tarjoushinta (X) saa täydet 80 pistettä ja muut suhteutetaan siihen kaavalla X/Y x 80. Mikäli tarjoaja ei tarjoa jotain positiota, tarjoaja saa riviltä 0 pistettä. Tarjoajan kokonaispistemäärä saadaan laskemalla rivikohtaiset pisteet yhteen. Suurimman yhteispistemäärän saanut saa 80 pistettä ja muut suhteutetaan siihen. Laatu, painoarvo 20 pistettä Laatua vertaillaan tarjoajan liitteessä 2 ilmoittaman tuoteryhmäkohtaisen valikoiman laajuuden perusteella.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Ilmoitetun valikoimamäärän tulee perustua voimassaolevaan tuotekuvastoon ja hinnastoon. Saman tuotteen eri värivaihtoehtoja ei saa ilmoittaa eri tuotteiksi. Lukumäärältään laajimman valikoiman per tuoteryhmä tarjonnut (X) saa täydet 20 pistettä. Muiden pisteet suhteutetaan tähän kaavalla Y/X x 20. Kokonaispistemäärä saadaan laskemalla rivikohtaiset pisteet yhteen. Suurimman yhteispistemäärän saanut saa 20 pistettä ja muut tarjoukset suhteutetaan siihen. Kolme suurimman yhteenlasketun kokonaispistemäärän saanutta tarjoajaa valitaan sopimustoimittajiksi. Tilaaminen Tilaukset tehdään sähköisen tilausjärjestelmän kautta. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä pdf- muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Valittavan toimittajan tulee ilmoittaa koko sopimuskauden ajan tuotteistetut tuotteet ja niihin tulevat muutokset Espoon kaupungin vahvistamassa muodossa (Excel-taulukko). Verkkolasku Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 3 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT (http://www.vm.fi) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 11.7.2013 klo 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kirjallisena ja lisäksi CD- ROM - levylle tai muistitikulle tallennettuna on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Toimistotyön ergonomiatuotteet. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 1.10.2013 saakka.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 17.6.2013 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.keha@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 19.6.2013. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Reijo Tuori rahoitusjohtaja Liitteet 1. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet 2. Hintaliite 3. Keskeiset sopimusehdot