1 (6) TARJOUSPYYNTÖ KOULUTARVIKKEISTA Äänekosken kaupunki pyytää tarjoustanne. Tuoteryhmä Koulutarvikkeet Tarjouspyynnön sisältö ja laajuus Hankintakausi 1.8.2013 31.7.2015 Tarjouspyyntö koskee liitteenä olevan tarvikeluettelon mukaisia koulutarvikkeita lukukausina 1.8.2013-31.7.2015 Äänekosken ja Saarijärven kaupungeille sekä Kannonkosken, Kivijärven, Konneveden, Kyyjärven ja Laukaan kunnille. Kunnissa on kouluja ja niissä oppilaita seuraavasti: - Kannonkoski: kouluja 1 ja oppilaita 175 - Kivijärvi: kouluja 1 ja oppilaita 114 - Konnevesi: kouluja 4 ja oppilaita 288 - Kyyjärvi: kouluja 1 ja oppilaita 147 - Laukaa: kouluja 14 ja oppilaita 2400 - Saarijärvi: kouluja 10 ja oppilaita 1041 - Äänekoski: kouluja 10 ja oppilaita 2163. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hankintakauden jatkamiseen tarjouspyynnön mukaisilla ehdoilla yhdellä vuodella. Ratkaisu hankintakauden jatkamisesta tehdään viimeistään marraskuussa 2014. Hankintayksikkö Hankintamuoto Äänekosken kaupunki, opetuspalvelut. Avoin menettely Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-palvelussa 22.1.2013. Ennakkoilmoitus on julkaistu 30.11.2012. Tarjous Suomenkielinen tarjous, josta on käytävä ilmi tarjoajan virallinen nimi, kotipaikka, Y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite ja allekirjoitus, on tehtävä tarjouspyynnön liitteen mukaisesti. Liitteessä mainitut määrät ovat vain osa kokonaishankinnasta ja toteutuvat määrät saattavat poiketa oleellisestikin liitteen määristä. Tarjouksesta tulee ilmetä a-hinnat ja yhteishinnat tarvikkeittain sekä liitteen mukaisten tarvikkeiden yhteishinta. Hinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa.
2 (6) Hinnan tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisen kustannukset, toimistokulut sekä laskutus- ja muut vastaavat lisät. Varaumia ei hyväksytä. Tarjoajan tulee valita valikoimastaan laadultaan, hinnaltaan ja toiminnallisilta ominaisuuksiltaan tarkoituksenmukaisin tuote kuhunkin tarjoamaansa kohtaan. Mikäli tuotteen nimike, pakkauskoko tms. poikkeaa tuotevalikoimastanne, mutta vastaa mainittua tuotetta, tulee se sijoittaa kyseisen tuotteen tilalle. Toimituserien suuruudet ja pakkauskoot on ilmoitettava kunkin tarjotun tuotteen kohdalla. Tarjottujen tuotteiden tarkemmat laatumerkinnät tehdään yleisnimikkeen jälkeen, ettei syntyisi epäselvyyttä siitä, mitä laatua on tarkoitettu. Tarjouksen yhteydessä tulee toimittaa näytekappaleet liitteessä tummennetuista tuotteista. Tarjoukseen on liitettävä voimassaoleva hinnasto, josta selviää liitteeseen kuulumattomien tuotteiden alennusprosentti. Hinnaston voimassaoloaika on ilmoitettava. Tarjouksessa tulee vahvistaa tarjouksen olevan tarjouspyynnön mukainen. Hintojen muutokset Hintoja ei muuteta hankintakaudella. Paperituotteiden laatuvaatimukset, minimi Hinnan tarkistamisesta voidaan neuvotella, mikäli hankintakautta jatketaan yhdellä vuodella. Perusvihkot paperi 60 g/m 2 Kirjoitusvihkot paperi 80 g/m 2 Harjoitusvihkot paperi 80 g/m 2 Piirustuspaperit, valkoinen 120 g/m 2 Piirustuslehtiöt 120 g/m 2 Vesivärilehtiöt 140 g/m 2 Värillinen piirustuspaperi 130 g/m 2 Askartelukartonki 240 g/m 2 Tilausjärjestelmä Täydennystilaukset Raportointi Tarjoajalla pitää olla selainpohjainen tilausjärjestelmä, jonka kautta kaikki tilaukset voidaan tehdä. Järjestelmässä tulee olla tarjolla kaikki tuote-, saatavuus- ja hintatiedot. Tarjoajan tulee sitoutua toimittamaan myös lukuvuotta 2014 2015 varten päätilauksen jälkeen tehtävät täydennystilaukset. Toimitusten on oltava samaa laatua kuin perushankintaa varten tarjotut tuotteet. Toimittajan tulee antaa raportti ostoista vuosittain kesäkuun ja lokakuun loppuun mennessä. Alihankkijoiden käyttö Tarjouksesta tulee ilmetä käyttääkö tarjoaja palveluissa alihankkijoita.
3 (6) Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Alihankkijoiden Y- tunnukset on ilmoitettava. Osatarjous Ei hyväksytä. Vaihtoehtoinen tarjous Ei hyväksytä. Toimitusehto Toimitusaika Maksuehto Laskutus Toimitusehto on rahtivapaasti tilaajan ilmoittamiin osoitteisiin. 31.5.2013 mennessä ja 31.5.2014 mennessä. Maksuaika 30 pv netto. Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta hankintayksikön antamien ohjeiden mukaisesti. Laskutus on tehtävä kouluittain. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Muut ehdot Tarjousasiakirjat ovat suomenkielisiä. Tarjoajan halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. Hankinnoissa noudatetaan julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja 2009. Tarjouspyynnössä mukana olevat kunnat noudattavat omia hankintasääntöjään. Tarjouksen tekijä sitoutuu tarjouksen jättäessään tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja, ei käsitellä. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Nämä tiedot hankintayksikkö tarkistaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi). Tarjouksessa tulee ilmoittaa, kuinka hankintayksikkö voi tarkistaa Y- tunnuksella löytyvät perustiedot yrityksestä, jos tarjoajalla ei ole suomalaista Y-tunnusta. Tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos hän käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Selvitysten toimittaminen on edellytyksenä hankintasopimuksen tekemiselle. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hylätä kaikki tarjoukset tai keskeyttää hankinnan. Tarjouksen liitetiedot Tarjoukseen on liitettävä seuraavat suomenkieliset asiakirjat:
4 (6) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 1. Veroviranomaisen antama todistus verojen ja maksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. Todistus on esitettävä myös alihankkijoiden osalta. 2. Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. Todistus on esitettävä myös alihankkijoiden osalta. 3. Selvitys tarjoajan vastuuvakuutuksesta, joka koskee tarjottuja palveluja. Tarjouksessa pyydetään lyhyesti selvittämään seuraavat asiat: 2. Reklamaatioiden käsitteleminen. 3. Virheellisesti toimitettujen/tilattujen tuotteiden palautusjärjestelmä. 4. Toimitus- ja laskutusjärjestelmä. Tarjoajien kelpoisuuden tarkistamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu. Tarjous voidaan sulkea pois hankintalain (348/2007 52-54 ) mukaisesti. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan pääpaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarkistetaan, että Hankintapäätöksen tekemisen perusteet 1. Tarjous on laadittu siten, kuin tarjouspyynnössä on määritetty. 2. Tarjous täyttää tarjouspyynnön muodolliset vaatimukset; esimerkiksi se on annettu määräajassa ja pyydetyssä muodossa. 3. Tarjous vastaa pyydettyjä kaupallisia vaatimuksia. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta laatiessaan on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnön; tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Jokainen tarjouspyynnössä mukana oleva kunta tekee omalta osaltaan hankintapäätöksen.
5 (6) Tarjousehdot täyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien perusteiden mukaan: 1. Hinta 70 % - liitteen mukaisten tarvikkeiden yhteishinnaltaan edullisin tarjous saa 70 pistettä - muiden tarjousten pistearvo lasketaan kaavalla halvin hinta / tarjouksen hinta * 70 2. Valikoiman laajuus 30 % Arvioidaan tarjoajan valikoiman laajuutta tarjouksesta saatavien tietojen perusteella. - valikoima on kattava: 30 pistettä - valikoima on osin puutteellinen: 20 pistettä - valikoima on puutteellinen: 10 pistettä - tieto puuttuu: 0 pistettä Hankintasopimus Tarjouspyyntö ja tarjous muodostavat hankintasopimuksen perustan. Sopimus hankintayksikön ja hyväksytyn tarjouksen tekijän välille syntyy, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimuksen purkaminen Hankintasopimuksen irtisanominen Sopimusasiakirjojen järjestys on 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten tavarahankintojen yleiset sopimusehdot 2009 4. Tarjous Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (3 viikkoa) korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Hankintayksikkö voi sanoa hankintasopimuksen irti kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla sopimuskauden aikana ilman korvauksia, mikäli ostaja ei ole tyytyväinen palveluun tai toimittajan toimintatapoihin. Asiakirjojen julkisuus Sopimuksenteon jälkeen tarjoukset ovat julkisia. Asianosaisella on viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :n mukaan oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn; ei kuitenkaan viranomaisen järjestämässä tarjouskilpailussa toisen tarjouksen tekijän liike- tai ammattisalaisuutta koskevista tiedoista tarjouksen hintaa lukuun ottamatta.
6 (6) Tarjouksen voimassaolo ja määräaika Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tällaiset tiedot tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tarjouksen kokonaishinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.5.2013 saakka. Suomenkieliset tarjoukset pyydetään toimittamaan viimeistään maanantaina 18.2.2013 klo 12.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa merkinnällä "Koulutarvikkeet 2013-2015 osoitteella Äänekosken kaupunki, Opetuspalvelut, PL 24, 44101 Äänekoski. Tarjous liitteineen on lähetettävä myös sähköisesti osoitteella eija.rantanen@aanekoski.fi. Määräajan jälkeen saapuneita, puutteellisesti laadittuja tai epäselviä tarjouksia ei oteta huomioon. Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset tiedustelut ja kysymykset pyydetään lähettämään viimeistään 1.2.2013 sähköpostitse osoitteeseen eija.rantanen@aanekoski.fi. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan viimeistään 6.2.2013 internet-osoitteessa www.aanekoski.fi/ajankohtaista/julkiset hankinnat. Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistaan internet-osoitteessa www.aanekoski.fi/ajankohtaista/ajankohtaistakaupungista/julkiset hankinnat. Äänekoski Äänekosken kaupunki, opetuspalvelut Opetus- ja kasvatusjohtaja Ville Härtsiä Liite: Tarvikeluettelo