HANKINTAILMOITUS LIITE 1 13.11.2012 PERUSTIETOTEKNIIKKAPALVELUJEN HANKINTA 4911/02.08.00/2012 Espoon kaupunki Asiakirjahallinto, kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki
HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 2(11) SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto... 3 1.1 Hankinnan kohde... 3 2 Kilpailutuksen tavoitteet ja aikataulu... 3 2.1 Tavoitteet ja odotukset perustietotekniikkapalvelujen toimittajalta... 3 2.2 Hankintamenettely ja aikataulu... 4 3 Kilpailutettava kokonaisuus... 5 3.1 Perustietotekniikkapalvelujen kohde... 5 3.2 Muut palvelun tuottamiseen liittyvät asiat... 5 3.3 Sopimuskausi... 6 3.4 Sopimusehdot... 6 4 Alihankkijat... 6 5 Ehdokkailta edellytettävät kelpoisuusehdot... 6 6 Ehdokkaiden valinnassa käytettävät arviointikriteerit... 6 6.1 Moduulien etusija... 6 6.2 Valinta neuvottelumenettelyyn... 7 7 Hinnoittelumalli... 9 8 Asiakirjojen julkisuus... 9 9 Osallistumishakemukset... 10 10 Tarjousten vertailu... 10 11 Lisätiedot... 10 12 Liitteet... 11
HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 3(11) PERUSTIETOTEKNIIKKAPALVELUJEN HANKINTA 1 Johdanto Espoo on Suomen toiseksi suurin kaupunki, joka tarjoaa kuntalaisten elämäntilanteeseen sopivia palveluita molemmilla kotimaisilla kielillä. Asukkaita on yli 250 000. Espoon kaupungin palveluksessa työskentelee noin 14 000 työntekijää sosiaali- ja terveystoimessa, sivistystoimessa, teknisessä ja ympäristötoimessa, palveluliiketoimessa sekä konsernihallinnossa. Espoon kaupunki on Suomen mittakaavassa suuri monipalvelukonserni, jossa palvelutoiminnan jatkuvuus ja tehokkuus edellyttää tieto- ja viestintätekniikkaratkaisuilta toimintavarmuutta ja kapasiteetiltaan riittävää toteutusta. Tällä hankintailmoituksella Espoon kaupunki pyytää osallistumishakemuksia Perustietotekniikkapalvelujen hankintaan. 1.1 Hankinnan kohde Hankinnan kohde ja sen sisältö on määritelty tarkemmin hankintailmoituksen Liitteessä 3. 2 Kilpailutuksen tavoitteet ja aikataulu 2.1 Tavoitteet ja odotukset perustietotekniikkapalvelujen toimittajalta Espoon kaupunki on käynnistänyt vuonna 2009 tuottavuusohjelman, jonka tavoitteena on vuosittain nostaa kaupungin käyttötalouden tuottavuutta 10 % vuositasolla. Perustietotekniikkapalvelujen kilpailutuksella pyritään tukemaan tämän tavoitteen saavuttamista parantamalla merkittävästi perustietotekniikkapalvelujen kustannustehokkuutta sekä mahdollistamalla tuottavuuden parantaminen kehittämällä perustietotekniikkapalveluilla tuettavia toimintoja. Tämän perusteella Espoon kaupunki odottaa toimittajalta Toimintavarmoja ja kapasiteetiltaan riittäviä palveluja Määriteltyjen palvelutasojen mukaista palvelua Lisäarvoa tuottavaa, ketterää ja asiakaslähtöistä toimintamallia Kustannustehokkuutta Yhteistyökykyä toimia monitoimittajaympäristössä Innovatiivista palveluratkaisujen kehittämistä Jatkuvan kehittämisen mallia, joka näkyy jatkuvana kustannustehokkuuden lisääntymisenä ja laadun parantumisena
HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 4(11) Kustannustehokkuudella tarkoitetaan tässä palvelun edullista kokonaishintaa ja toimintamallia, joka vähentää Espoon kaupungin omaa työtä ja mahdollistaa panostamisen palveluprosessien kehittämisen tukemiseen. Lisäarvoa tuottava, ketterä ja asiakaslähtöinen toimintamalli tarkoittaa käytännössä sitä, toimittaja kykenee sopimuksen mukaisesti joustavasti täyttämään Espoon kaupungin sopimuskaudella muuttuvat palvelutarpeet ja että toimittaja oma-aloitteisesti pyrkii parantamaan oman palvelunsa laatua sekä lisäarvoa. Espoon kaupungin tavoitteena on saavuttaa merkittävä parannus perustietotekniikkapalveluilla tuettavien toimintojen tuottavuuteen ja lisäarvoon. Lisäarvoa syntyy, mikäli toimittajan palvelun ansiosta Espoon kaupungin omien työntekijöiden resurssitarve pienenee ja palvelun hallinnointiin kuluvan työpanoksen osuus kokonaisajankäytöstä on pieni. Palvelujen yhteiskäytön lisääntyminen ja muut tulevaisuudessa tapahtuvat muutokset muun muassa palvelujen tuotantotavassa voivat vaikuttaa kilpailutuksen kohteena olevaan toimintaan siten, että palvelutarve voi joko vähentyä tai kasvaa. Muutoksilla voi olla sellaisia vaikutuksia kilpailutuksen kohteena olevaan toimintaan, että ylläpidon tarve voi vähentyä tai kasvaa. Tällaiset muutokset pitää pystyä toteuttamaan joustavasti ja kustannustehokkaasti. 2.2 Hankintamenettely ja aikataulu Perustietotekniikkapalvelujen hankinta suoritetaan neuvottelumenettelyn mukaisesti tässä hankintailmoituksessa kuvatulla tavalla. Ehdokkaita pyydetään ilmoittamaan 14.12.2012 klo 12.00 mennessä halukkuutensa osallistua kilpailutukseen sekä esittämään pyydetyt asiakirjat ja selvitykset toiminnastaan. Espoon kaupunki valitsee osallistumishakemuksen jättäneistä ehdokkaista kolmesta viiteen (3-5) osallistujaa jokaisen moduulin neuvotteluvaiheeseen. Jos ehdokas on kiinnostunut osallistumaan esimerkiksi sekä moduulin 1 että 2 neuvotteluihin, on ehdokkaan jätettävä kaksi osallistumishakemusta, yksi kummankin moduulin osalta. Ehdokkaan on myös ilmoitettava halukkuutensa osallistua optioiksi määriteltyjen moduulien Viestintä- ja ryhmätyöpalvelut ja Elinkaaripalvelut kilpailutukseen. Käytettävyyspalvelut -moduulin (moduuli 3) osallistusmishakemuksessa ehdokas ei voi tarjota optioina esitettyjä kahta moduulia. Neuvotteluissa käydään läpi erityisesti, mitä vaatimuksia ja odotuksia tilaajana toimivalla Espoon kaupungilla on hankittavan moduulin osalta ja mitä ratkaisuvaihtoehtoja ehdokkaalla on Espoon odotuksiin tarjottavana. Neuvottelujen jälkeen Espoon kaupunki toimittaa neuvotteluihin osallistuneille ehdokkaille lopulliset tarjouspyynnöt. Kilpailutus toteutetaan syksyn 2012 ja kevään 2013 aikana niin, että arvioitu palvelun käynnistysprojektin toteutuksen alkuajankohta on syksy 2013.
HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 5(11) Neuvottelumenettelyyn valituista tiedotetaan kaikille osallistumishakemuksen jättäneille. Kilpailutuksen perusteella tullaan solmimaan sopimus kahden tai useamman toimittajan kanssa. Moduulien 1 ja 2 toimittajaksi valitaan yksi yhteinen toimittaja tai kaksi itsenäistä toimittajaa. Moduulin 3 toimittajaksi valitaan toimittaja, joka ei voi olla sama kuin moduulien 1 ja 2 toimittaja(t) eikä voi olla optioina esitettyjen kahden moduulin Viestintä- ja ryhmätyöpalvelut ja Elinkaaripalvelut toimittaja. Ehdokkaalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään osallistumishakemuksesta tai tarjouksesta. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. 3 Kilpailutettava kokonaisuus 3.1 Perustietotekniikkapalvelujen kohde Perustietotekniikkapalvelujen kohde on kuvattu hankintailmoituksen Liitteessä 3. Palveluita tarkennetaan neuvotteluissa. 3.2 Muut palvelun tuottamiseen liittyvät asiat Palvelun asiakasrajapinnassa käytettävä kieli on suomi ja ruotsi ja toiminnallisessa dokumentaatiossa käytettävä kieli on suomi. Tekninen dokumentaatio voidaan sovittavalla laajuudella tuottaa ja ylläpitää englannin kielellä. Toimittajan vastuulle palveluun kuuluva ja sen puitteissa ylläpidettävä dokumentaatio määritellään neuvotteluissa. Toimittajalta edellytetään myös valmiutta toimia yhteistyössä kolmansien osapuolien kanssa perustietotekniikkapalvelujen tuottamiseen ja kehittämiseen liittyvissä asioissa. Espoon kaupunki määrittelee palvelun tuotannossa käytettävän palvelunhallintajärjestelmän. Espoon kaupungin vaatimuksesta tarjoajan ja toimittajan työntekijöistä sekä alihankkijoista voidaan suorittaa turvallisuusselvitykset.
HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 6(11) 3.3 Sopimuskausi Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimus on irtisanottavissa aikaisintaan päättyväksi 30 kk sopimuskauden jälkeen kuuden kuukauden irtisanomisajalla. 3.4 Sopimusehdot Sopimuksessa tullaan noudattamaan tarjouspyynnön sopimusehtoja ja tietyiltä, hankintasopimusluonnoksessa määritellyiltä osin JIT2007 yleisiä sopimusehtoja (JIT2007 - Yleiset ehdot) sekä JIT2007 erityisehtoja. 4 Alihankkijat Ehdokkaalla on oikeus käyttää alihankkijoita. Ehdokkaan tulee osallistumishakemuksessaan ilmoittaa aikeistaan käyttää alihankkijoita palvelun tuottamiseen. Espoon kaupunki hyväksyy aina erikseen ehdokkaan tai tarjoajan käyttämät alihankkijat. Toimittaja vastaa sopimuksellisesti alihankinnoista kuten omasta työstään ja alihankkijat toimivat toimittajan työnjohdon alaisuudessa. 5 Ehdokkailta edellytettävät kelpoisuusehdot Kelpoisuusehdot on määritelty Liitteessä 2. Vain kelpoisuusehdot täyttävät ehdokkaat pääsevät osallistumishakemusten vertailuun. Ehdokkaat, jotka eivät täytä kelpoisuusehtoja, suljetaan pois tarjouskilpailusta. 6 Ehdokkaiden valinnassa käytettävät arviointikriteerit 6.1 Moduulien etusija Ehdokkaan on osallistumishakemuksessaan määritettävä, mitä moduulia 1-3 (ks. hankintailmoituksen Liite 3) ehdokkaan osallistumishakemus koskee. Mikäli ehdokas on halukas osallistumaan useampaa moduulia koskeviin neuvotteluihin, tulee ehdokkaan jättää itsenäinen osallistumishakemus jokaisen moduulin osalta. Käytettävyyspalveluiden (moduuli 3) toimittajaksi valitaan yksi tarjoaja, joka ei voi toimittaa hankinnan muita moduuleita. Jos jokin ehdokas toimittaa osallistumishakemuksensa kaikkiin kolmeen moduuliin, on ehdokkaan osallistumishakemuksissaan yksilöitävä, haluaako ehdokas ensisijaisesti tarjota moduuleita 1 ja/tai 2 vai moduulia 3. Ilmoitus on ratkaiseva siinä tapauksessa, että yksi ehdokas on esittänyt parhaat tarjoukset neuvottelumenettelyssä sekä moduulin 1 ja/tai 2 osalta että moduulin 3 osalta. Moduulin 3 toimittaja ei voi olla sama kuin moduulien 1 ja/tai 2 toimittaja.
HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 7(11) 6.2 Valinta neuvottelumenettelyyn Osallistumishakemusten vertailussa kolmesta viiteen (3-5) parhaiten menestynyttä ehdokasta tulee saamaan moduuleittain neuvottelukutsun ja neuvottelujen jälkeen myös varsinaisen tarjouspyynnön. Ehdokkaat valitaan neuvotteluvaiheeseen osallistumishakemuksien perusteella seuraavin valintakriteerein ja painoarvoin: Moduulien 1 Taustapalvelut ja 2 Loppukäyttäjäpalvelut ehdokkaiden valinnassa käytetään seuraavia kriteerejä a) Suomessa hankinnan kohteena olevan palvelun tuottamiseen osallistuvan henkilöstön osaaminen (30p) Osaamisen kokonaispistemäärä koostuu henkilöstön sertifioinnin pisteistä kerrottuna kehityssuunnitelman laatukertoimella. Ehdokkaan on toimitettava lista tämän palvelun tuottamiseen osallistuvista henkilöistä (minimi 20 ja maksimi 30 henkilöä) ja merkittävä kunkin kohdalle henkilön omaamat sertifikaatit Liitteen 5 mukaisesti niin, että alla olevan kriteerin toteuma voidaan laskea. Sertifioinniksi hyväksytään Liitteessä 5 luetellut sertifikaatit tai muut vastaavat sertifikaatit.tarvittaessa Espoo päättää sertifikaattien hyväksymisestä. Osallistumishakemukseen tulee myös liittää tiivistelmä henkilöstön kehityssuunnitelmasta ja seurannasta (enintään kaksi A4-sivua), josta käy ilmi alla mainittujen kerroinkriteerien toteutuminen. Jatkoon valituilta ehdokkailta tullaan edellyttämään koko kehityssuunnitelman ja sertifiointitodistusten toimittamista. Sertifioinnin pisteet Kriteeri 0p 0 % henkilöistä on ICT sertifioitu 2p 20 % henkilöistä on ICT -sertifioitu 3p 50 % henkilöistä on ICT -sertifioitu 4 p 80 % henkilöistä on ICT -sertifioitu 5 p koko henkilöstöllä ICT -sertifikaatti Kehityssuunnitelman laatukerroin Kerroinkriteerit 1 ei suunnitelmaa 2 yrityksen koulutuspolitiikka ja siihen perustuva suunnitelma ovat olemassa
HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 8(11) 5 yrityksen koulutuspolitiikka ja siihen perustuva suunnitelma ovat olemassa, ja toteumaa on seurattu vuosina 2010-2012 6 yrityksen koulutuspolitiikka ja siihen perustuva suunnitelma ovat olemassa, toteumaa on seurattu vuosina 2010-2012, ja vuoden 2013 tavoitetaso ja koulutuskalenteri ovat olemassa. b) organisaation sertifioinnit (20p) Arvostamme organisaation voimassa olevia sertifikaatteja ISO 9001, ISO 27001, ISO 20000. Jatkoon valituilta ehdokkailta tullaan edellyttämään sertifiointitodistuksen kopion toimittamista. Organisaation sertifikaatit pisteytetään seuraavasti: 5p ISO 9001 5p ISO 27001 10p ISO 20000 Pisteet lasketaan yhteen edellä olevan pisteytyksen perusteella c) referenssikohteille lähetetyn asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset (50 p) Ehdokkaan on nimettävä kaksi hankintailmoituksen Liitteen 2 mukaista asiakasreferenssiä osallistumishakemuksessaan. Espoo lähettää referenssikohteiden toimittajasopimuksesta vastaavalle henkilölle kyselyn, jossa selvitetään referenssikohteen tyytyväisyyttä toimittajan osaamiseen ja palveluun liittyen palvelutuotantoon ja palvelujen siirtoon sekä niiden kehittämiseen. Kyselyssä on kymmenen (10) arvioitavaa kohtaa, jotka toimittajasopimuksesta vastannut henkilö arvioi arvosteluasteikolla on 1-5 seuraavasti: 5 = erittäin tyytyväinen 4 = melko tyytyväinen 3 = ei tyytyväinen/ei tyytymätön 2 = melko tyytymätön 1 = erittäin tyytymätön Mikäli referenssikyselyyn ei saada vastausta, Espoo pyrkii ottamaan yhteyttä referenssissä mainittuun yhteyshenkilöön.mikäli vastausta ei silti saada, saa ehdokas tämän kyselyn osalta 0 pistettä. Kohdan c) kokonaispistemäärä on kyselyiden pistemäärän keskiarvo. Kohtien a), b) ja c) yhteenlasketut pisteet muodostavat kunkin osallistumishakemuksen vertailupistemäärän
HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 9(11) Moduulin 3 Käytettävyyspalvelut ehdokkaiden valinnassa käytettävä arviointiperuste Referenssikohteille lähetetyn asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset Ehdokkaan on nimettävä kaksi hankintailmoituksen Liitteen 2 mukaista asiakasreferenssiä osallistumishakemuksessaan. Espoo lähettää referenssikohteiden toimittajasopimuksesta vastaavalle henkilölle kyselyn, jossa selvitetään referenssikohteen tyytyväisyyttä toimittajan osaamiseen ja palveluun liittyen palvelutuotantoon ja palvelujen siirtoon sekä niiden kehittämiseen. Kyselyn arvosteluasteikko on 1-5 seuraavasti: 5 = erittäin tyytyväinen 4 = melko tyytyväinen 3 = ei tyytyväinen/ei tyytymätön 2 = melko tyytymätön 1 = erittäin tyytymätön Mikäli referenssikyselyyn ei saada vastausta, Espoo pyrkii ottamaan yhteyttä referenssissä mainittuun yhteyshenkilöön.mikäli vastausta ei silti saada, saa ehdokas tämän kyselyn osalta 0 pistettä. Tämän kohdan lopullinen pistemäärä on vastausten pisteiden summa edellä kuvatulla asteikolla. 7 Hinnoittelumalli 8 Asiakirjojen julkisuus Palvelun hinnoittelumallit määritellään neuvottelujen pohjalta. Espoon kaupungilla on aina mahdollisuus hankkia laajempia, projekteina toteutettavia kehittämistöitä tapauskohtaisesti kilpailuttamalla. Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. ehdokkaalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun hankintapäätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Ehdokasta pyydetään yksilöimään ja merkitsemään osallistumishakemuksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle osallistumishakemuksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei ole julkinen. Espoon kaupungin kilpailutuksen aikana toimittama tekninen dokumentaatio on luottamuksellista. Ehdokas on velvollinen hävittämään vastaanottamansa dokumentaation tietoturvallisesti hankintapäätöksen voimaantulon jälkeen.
HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 10(11) 9 Osallistumishakemukset Osallistumishakemuksen tulee olla Liitteessä 4 kuvatun rakenteen ja ohjeistuksen mukainen ja sen lukujen numeroinnin tulee noudattaa liitteessä kuvattua numerointia. Mikäli ehdokas on halukas esittämään osallistumishakemuksen ja osallistumaan neuvotteluihin useamman moduulin osalta, tulee ehdokkaan jättää useampi itsenäinen osallistumishakemus, joista jokainen täyttää hankintailmoituksen Liitteessä 4 määritellyn muodon. 10 Tarjousten vertailu Allekirjoitettu osallistumishakemus tulee toimittaa kahtena kappaleena suljetussa kirjekuoressa viimeistään 14.12.2012 klo 12.00 osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Käyntiosoite on Siltakatu 11, 3 krs. (kauppakeskus Entresse) Osallistumishakemus on jätettävä myös sähköisenä CD- ROM -levyllä tai muistitikulla kirjaamoon. Osallistumishakemukseen ja kuoreen on merkittävä ehdokkaan nimi ja teksti: "1268/2011 Perustietotekniikkapalvelujen hankinta, moduuli x (1, 2, tai 3)". Osallistumishakemuksen tulee olla sitovana voimassa 30.6.2013 saakka. Osallistumishakemuksen on oltava suomenkielinen. Myöhästyneitä osallistumishakemuksia ei oteta huomioon eikä niitä oteta käsittelyyn. Tarjousten vertailun tavoitteena on löytää Espoon kaupungille kokonaistaloudellisesti edullisimmat myöhemmin julkaistavan tarjouspyynnön vaatimukset täyttävät perustietotekniikkapalvelujen toimittajat. 11 Lisätiedot Tässä vaiheessa haetaan ehdokkaita tarjousneuvotteluihin, joiden jälkeen lähetetään tarjouspyyntö. Tarjousten vertailu tehdään käyttämällä kokonaistaloudellista edullisuutta. Tarjousten vertailussa käytettävät valintakriteerit ja painoarvot ilmoitetaan tarjouspyynnössä. Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 22.11.2012 klo 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.ict@espoo.fi.
HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 11(11) Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja ilmoitukseen mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 30.11.2012 12 Liitteet Liite 2 - Kelpoisuusehdot (lomake täytetään ja liitetään osallistumishakemukseen) Liite 3 - Hankinnan kohde Liite 4 - Osallistumishakemusmalli Liite 5 - Arviointikriteerit (lomake täytetään ja liitetään osallistumishakemukseen)