Miten toimintakulttuuria muutetaan ja digitalisaation avulla saadaan säästöjä? Kunnanjohtaja Mikael Grannas Sipoo
MUUTOS Mitä eroa kuvissa on? Hän katsoo menneisyyteen Hän katsoo tulevaisuuteen
Innovaatiokolmio kuntasektorilla Toiminta Toimii Ei toimi KUNTA- LAINEN Talous Teknologia Toimii, mutta toimittaja-ansa ja väärä johtamisjärjestelmä 23.9.2016 Mikael Grannas 3
Sipoon kunnan organisaation visio HALLINTO-ORGANISAATIOSTA ITSEOPPIVAAN ASIANTUNTIJAORGANISAATIOON MUUTOSPROSESSIN TYÖNIMI: OPERAATIO INDUKTIOLIESI 23.9.2016 Mikael Grannas 4
Sipoon muutoksen ajurit 23.9.2016 Mikael Grannas 5
Taloudelliset tavoitteet Päätavoite Tehostamme ja kehitämme toimintaamme siten, että kunnan kustannusrakenne paranee vähintään 10 milj. vuodesta 2013 vuoteen 2020 Kattilankansi 5,6 milj. vuosina 2015-2017 Induktioliesi vähintään 5 milj. vuosina 2015-2020 Liesikopla KJ CDO, Digipomo ODO, Organisaatiokehittäjä HDO, Yhteisövalmentaja Osastokoordinaattorit 7 henkilöä, 20 % työajasta =1 päivä/viikko Osastojen muut kehittäjät, osallistuvat eri kehitysprojekteihin 23.9.2016 Mikael Grannas 6
Mitä muutos tarkoittaa Rutiinityöt automatisoitu Henkilökunta keskittyy vaativimpiin tehtäviin sekä toiminnan kehittämiseen ICT on strateginen ja keskeinen osa toimintaa Vuorovaikutus kuntalaisten kanssa lisääntyy ja muuttaa muotoaan Palveluiden tuottamisprosessit uusittu digiaikaan digi first Verkostoyhteistyö ja ohjaus lisääntynyt huomattavasti (alihankkijat, omistajaohjaus, kolmas sektori, naapurikunnat jne.) 23.9.2016 Mikael Grannas 7
Digitalisaation viisi suurinta haastetta kuntasektorilla Hallinto-organisaation kulttuuri Johtaminen Osaaminen Prosessit Kumppanit 23.9.2016 Mikael Grannas 8
Sipoon periaatteita Muutosjohtaminen Arvot edellä Turvallisuus Rohkeus Esimerkillä johtaminen Rekrytoidaan tulevaisuuteen Motivaatio 20-60-20 sääntö Asiakas Polku Digitalisaatio Palvelut ohjaavat digitalisaatiota Teknologiaa ihmisten ehdoilla Monikanavaisuus Ratkaisut certified by mummo Käytämme niitä työkaluja, joita kuntalaisetkin käyttävät Kokeillen eteenpäin 23.9.2016 Mikael Grannas 9
Kehityspolku Esimerkki kotihoito (v1 2014) Ambitiotaso 3 sektori mukaan Social rewards Muuttunut tavoitetila Turva-automatiikkaa Raportointi pois toimistosta Tavoite tila Mobiili raportointi Virtuaalinen yhteisö Sensori teknologia Asiakasajan tuplaaminen ja asiakasturvallisuuden kasvattaminen 2018 Aika Toiminta Teknologia 14.4.2016 Mikael Grannas 10
Kehityspolku Esimerkki kotihoito (v2 2015) Ambitiotaso Yhteisöllisyyden kehittäminen Turvallisuuden lisääminen Vaikuttavampi kotihoito Kotielämän helpottaminen Itsenäisenä kotona Aktivointi Yritysyhteistyö Kuvapuhelut Vapaaehtoistyön kehittäminen Robotiikka Raportointi pois toimistosta Lääkkeen jaosta poissiirtyminen Suurella sydämellä Työnjako, lahjoitukset Aktiivisuusranneke GPS ranneke, kodin sensorit Toiminnanohjausjärjestelmä - Asiakasajan tuplaaminen - 2 vuotta pidempään kotona 2020 Mobiili raportointi, Koneellinen lääkeannosjakelu Aika Toiminta 23.9.2016 Mikael Teknologia Grannas 11
Johtajuuden muutospolun ensimmäinen versio Ambitiotaso Asiakkaat mukana kehitystyössä laajassa skaalassa Palkitsemisjärjestelmä Työkalut käytössä Suoritteet tunnistettu ja mitattavia Arvoihin ankkuroitu tuloksellinen johtajuus Uusi JoRy työtapa Muutoshalukkuus tunnistettu JoRyn johtajuuslupaus Johtajuuden vaikuttavuus tunnistettu Johtoryhmän yhteinen tila Yhteiset tavoitteet Viestintäkonsepti Hankkeet näkyviin Henkilöstön erityisosaaminen tunnetaan ja on käytössä Osastojenväliset tietovirrat tunnistettu ja mallinnettu 2015 2016 2017 2018 Palvelualttiuden, avoimuuden ja kekseliäisyyden kautta parempaan tuotokseen Aika 23.9.2016 Mikael Grannas 12 Toimintapolun askel
Johtajuuden muutospolun toinen versio 19.8.2016 Ambitiotaso 1. Liesikoplan perustaminen 7. Asiakkaat mukana kehitystyössä 5. Palvelulähtöinen kokonaisarkkitehtuuri 3. Uusi JoRy työtapa v.2 4. Palkitsemisjärjestelmä v2 9. Vuorovaikutuskonsepti 13. Henkilöstön erityisosaaminen hyödyntäminen 11. Muutoshalukkuuden edistäminen 10. Tulevaisuusorientoitunut johtajuus 8. Strategisen työskentelyn kehittäminen 6. Osastojenvälisten rajapintojen purkaminen 12. Tavoitteiden mittaaminen Arvoihin ankkuroitu tuloksellinen johtajuus 14. Johtoryhmän yhteinen tila Palvelualttiuden, avoimuuden ja kekseliäisyyden kautta parempaan tuotokseen 2. Johtajuuslupaus v2 Aika Liesikoplan toimintaan kuuluva askel 23.9.2016 Mikael Grannas 13 Toimintapolun askel
Henkilöstö mukana muutoksessa Kuntien talous heikkenee, myös Sipoon. Siitä huolimatta laadukkaat palvelut pitää tuottaa jatkossakin, mutta pienemmillä resursseilla. Kansalliset muutokset tuovat merkittäviä muutoksia kuntien toimintaan, mutta monet kysymykset ovat vielä avoinna Sipoossa emme halua irtisanoa tai lomauttaa henkilökuntaa kaikki on otettu mukaan toiminnan kehittämiseen Jokaisella henkilöllä oikeus sekä velvollisuus kehittää toimintaansa Älä anna muutoksen lamauttaa - voimme itse vaikuttaa moneen asiaan 23.9.2016 Mikael Grannas 14
Oikeus tehdä virheitä Jos organisaatio ei salli virheitä, ei synny kehitystä Virheistä tulee paras oppi, jos ne käydään avoimesti läpi Myös hyvä erhe on palkinnon arvoinen 23.9.2016 Mikael Grannas 15
Sipoon verkostoja Toisilta oppiminen ja yhdessä tekeminen Muut kunnat Euroopassa Toisilta oppiminen Muut kunnat Suomessa Eurocities Knowledge Society Forum Muut toimialat Suomessa Yhdessä tekeminen Sipoo 23.9.2016 Mikael Grannas 16
Säästöjä?
Tuloksia Viimeisimmässä keskisuurten kuntien tarvevakioidussa kustannusvertailussa Sipoon SoTe toiseksi paras Viimeisimmässä Kuntaliiton Arttu kuntalaiskyselyssä huipputulokset Tuloskehitys: -2,3M (2013), -2,5M (2014), +7,5M (2015) Kustannus per asukas 2015 laskenut vuoden 2012 tasolle HRM Partnersin johtoryhmäselvityksessä selkeästi yli keskiarvon (ainoa kunta) Mutta kehityspotentiaalia on tunnistettu vielä runsaasti 14.4.2016 Mikael Grannas 18
Miltä näyttää se 10 m :n tavoite? 2013 2015 2018 m /asukas m /asukas m /asukas Asukkaita 18914 19395 21400 Toimintatuotot 20,1 1 063 20,6 1062 21,9 1023 Toimintakulut -114,1-6 033-113,7-5862 -119,2-5570 Toimintakate -93,9-4 965-93,1-4800 -97,3-4547 Poistot -9,2-486 -8,3-428 -9,8-458 "Toimintakate II" -103,1-5 451-101,4-5228 -107,1-5005 Toimintakatteen kehitys: Perusvuosi 2013 /asukas -5 451-5 451 Vertailuvuosi /asukas -5228-5005 Erotus /asukas 223 446 Kerrottuna asukasluvulla --> rakenteellinen vaikutus tuloslaskelmaan m 4,3 9,6
Tuloksia kehitysprojekteista Jokaisella Induktioliesiprojektilla on kannattavuusarvio Luotu palkitsemisjärjestelmä, joka on kytketty taloudelliseen tulokseen Mitattavuuden vaikeus: Vuonna 2015 käynnistyi 25 projektia, joista 6 voitu palkita nykyisen järjestelmän mukaisesti (säästö 730k ) Esimerkiksi HTV säästö toteutuu vasta eläköitymisen tai työsuhteen loppumisen kautta Parannettu palkitsemisjärjestelmää Aalto Yliopiston kanssa sekä henkilöstöä osallistuttamalla Uudessa järjestelmässä myös muut strategiset tavoitteet Digitalisaatio yksin ei tuo säästöjä, vaan vasta kuin sen mahdollistama uusi toimintatapa on saatu etabloitua voi odottaa taloudellista hyötyä 23.9.2016 Mikael Grannas 20
Esimerkkejä
Paperittomat poliittiset kokoukset 1 HTV-säästö Nopeampaa Joustavampaa 23.9.2016 Mikael Grannas 22
On-line kokoukset Jopa 75% työajan säästöä 23.9.2016 Mikael Grannas 23
Live-stream henkilöstölle Osallisuus Tasa-arvoisuus Läpinäkyvyys Tiedon nopeus 23.9.2016 Mikael Grannas 24
Johtoryhmän kommunikaatio 23.9.2016 Mikael Grannas 25
Raportointi ja lääkkeiden jako 23.9.2016 Mikael Grannas
Vapaaehtoistyön kehittäminen 23.9.2016 Mikael Grannas
Aktivointi 23.9.2016 Mikael Grannas
Lisää turvallisuutta 23.9.2016 Mikael Grannas
Helpottaa elämää kotona 23.9.2016 Mikael Grannas
Lisää yhteenkuuluvuutta 23.9.2016 Mikael Grannas
#fiksaasipoo #fixasibbo Käyttää SoMen geotägejä Työllistää työttömiä Aktivoi asukkaita Säästöä Toimii läpinäkyvästi on-line SoMe:ssa ja www.fiksaasipoo.fi 23.9.2016 Mikael Grannas 32 Kansallisissa uutisissa 20.5.16
Tilojen varaus (www.sipootalo.fi) 23.9.2016 Mikael Grannas 33
Uusi tapa rakentaa (www.nikkilansydan.fi) 23.9.2016 Mikael Grannas 34
STAY CURIOUS, STAY FOOLISH -STEVE JOBS KIITOS! 23.9.2016 Mikael Grannas 35